Conseils pour réaliser des tableaux de bord efficients
Pour bien piloter ses activités, il est nécessaire de s’appuyer sur l’utilisation
des tableaux de bord. Réalisés avec l’aide des comptes-rendus d’activité de
chaque commercial et les statistiques de ventes, vos « TDB » doivent revêtir
certaines caractéristiques pour être efficaces. Rappel de celles qui sont
essentielles.
· Un bon tableau de bord doit être conçu de manière à ce que vous puissiez mieux
visualiser les processus, le fonctionnement et les actions.
· Il permet de comparer les réalisations aux objectifs, et donc de mesurer les écarts.
· Il doit attirer l’attention sur des dangers ou des opportunités.
· Les meilleurs tableaux de bord portent le nom d’une décision à prendre.
· Grâce à cet outil, vous devez disposer d’informations fiables pour éclairer votre prise
de décision. Des informations qui vous permettront de réorienter les activités et mettre
en œuvre des actions correctives.
· Pour être « lisible » et facilement modifiable, un tableau de bord se doit d’être simple,
clair et synthétique.
· Souvenez-vous que trop d’informations tue l’information ! Afin d’opérer un suivi
efficace, vos tableaux de bord doivent mettre l’accent sur l’essentiel. Il faut ainsi
sélectionner les informations qui sont pour vous prioritaires, et essayer de limiter le
nombre d’indicateurs.
· Ce nombre doit être proportionnel à l’importance du sujet.
· Le tableau de bord doit toujours être présenté de manière homogène dans le temps, et
cela, afin de pouvoir faire des comparaisons dans les mois ou les années à venir.
· Le tableau de bord étant souvent considéré par les commerciaux plus comme un outil
de contrôle qu’un outil de suivi, vous pouvez faire participer votre équipe dans sa
conception. Demandez à chaque commercial d’en établir un et accordez-vous sur un
certain nombre de critères, lesquels doivent être bien sûr, des critères de succès pour
l’équipe.
Calculez le nombre de commerciaux nécessaires à
l’atteinte de vos objectifs
Pour évaluer l’effectif de commerciaux dont vous avez besoin pour atteindre les objectifs
fixés, vous pouvez vous fier à la méthode de René Moulinier (formateur en efficacité
commerciale connu et reconnu), mise en avant dans son ouvrage "Manager les
vendeurs". Celle-ci se décline en 4 étapes. Il ne vous reste plus qu’à les suivre !
1 - Dresser le tableau des clients qu’il est nécessaire de visiter
Par "clients", il faut entendre la visite à tous les éléments du réseau de décision :
prescripteurs, décideurs, utilisateurs, acheteurs, administrateurs de budget... Ce qui
peut multiplier par 3 ou 4 le nombre de visites à effectuer par rapport au nombre de
clients.
2 - Faire l’inventaire des tâches à accomplir par les commerciaux (sans décider de leur
nombre).
Ces tâches ne se limitent pas aux seules visites de vente et aux trajets d’un client à
l’autre. Dans la plupart des métiers, il incombe au commercial d’agir sur
l’environnement de sa vente par des démonstrations, des visites à des prescripteurs, des
conférences d’information, etc. Il faut par conséquent prendre tous ces éléments en
compte. Par ailleurs, il faut garder en tête que certaines tâches sont générées par les
clients. Plus l’entreprise veut en visiter, plus elle doit aligner un effectif commercial
important.
3 - Mesurer le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches.
Cette mesure est plus fidèlement saisie si on la calcule dans un cadre annuel, et
spécialement quand une activité de vente a un caractère mono ou pluri-saisonnier.
Rappelons que certaines tâches sont rendues inévitables de par l’organisation propre à
l’entreprise (comptes-rendus d’activité, participation à des réunions, des formations, des
congrès de vente...). Il faut alors partir d’une hypothèse d’effectif pour mesurer le
volume de temps nécessaire.
4 - Calculer l’effectif qui en résulte
Le nombre optimum recherché ne se détermine pas par la simple division du temps de
travail nécessaire, par le temps de travail produit chaque année par un commercial. Il
faut observer que certaines activités doivent être accomplies simultanément par
l’ensemble de la force de vente ou bien que certains peuvent réaliser des tâches qui sont
inaccessibles aux autres.
Le reporting : pourquoi faire compliqué quand on peut
faire simple ?
Quotidien ou hebdomadaire, le reporting permet de faire un point sur les actions
conduites par vos commerciaux, de résumer les informations transmises aux clients ainsi
que celles collectées auprès d’eux. Mais il permet surtout de vérifier si vos objectifs ont
été ou seront bien atteints.
· Le reporting est un outil de suivi indispensable qui nécessite une réelle réflexion dans
sa conception. Il doit être le plus simple et le plus pratique possible, pour que votre flotte
commerciale l’utilise. Il ne faut donc pas surcharger son contenu, sous peine que vos
forces de vente (qui se plaignent déjà d’avoir trop de tâches administratives) n’en
négligent la saisie.
· Pour être pertinent, il doit se concentrer sur seulement une dizaine de critères. Des
critères basiques qui concernent aussi bien les visites, que les ventes ou le CA réalisés.
· Un bon reporting doit répondre à des questions essentielles. C’est pourquoi, vos
commerciaux doivent vous faire part au travers de leur compte-rendu :
du nombre de visites réalisées auprès de prospects et auprès des clients existants ;
du nombre de visites prévues pour la période suivante ;
du motif du rendez-vous : présentation de l’entreprise, réponse à un appel d’offres,
recherche d’informations… ;
des personnes rencontrées : qui sont-elles ? est-ce des décisionnaires ou seulement des
intermédiaires ? ;
de la qualité des visites : intérêt du client /prospect, suite à donner ;
de l’état des ventes en cours ;
du nombre d’opportunités commerciales identifiées ;
du nombre d’offres présentées ;
de leurs commentaires sur chaque vente : difficultés éventuelles, particularités
financières, potentiel accessible, etc.
