Comptabilité générale : les concepts de base et opérations
courantes
Chapitre n° : Les documents commerciaux
Section I : La vente commerciale
1. Définition :
La vente est un contrat par lequel une personne s’engage à livrer une chose et
l’autre à la payer.
La vente est conclue dès que l’accord sur la marchandise vendue et sur le prix
est réalisé, même si la chose n’est pas encore livrée ni le prix payé : donc la promesse
de vente suffit pour que la vente soit conclue.
2. Les effets de la vente :
L’acheteur devient propriétaire de la chose vendue et en court les risques
notamment les risques de détérioration, perte ou vol ;
Le vendeur doit livrer la chose vendue c’est à dire la mettre à la disposition de
l’acheteur ; L’acheteur doit payer le prix ainsi que les frais accessoires de vente :
emballage, transport…
Le vendeur doit garantir à l’acheteur l’absence de tous vices cachés.
Si l’un des contractants n’exécute pas ses obligations, il est condamné à verser des
dommages et intérêts.
Section II : Formalisme contractuel
La loi n° 30-85 stipule dans son article 37 relatif à la facturation que : « Les
personnes effectuant les opérations soumises à la taxe sont tenues de délivrer à leurs
acheteurs ou clients des factures ou mémoires sur lesquels elles doivent
obligatoirement mentionner, en plus des indications habituelles d’ordre commercial :
1. le numéro d’identification attribué par le service des taxes sur le chiffre d’affaires
2. les noms, prénoms et adresse des acheteurs ou clients ;
3. tous renseignements utiles quant aux prix, quantité et nature des
marchandises vendues ou des services rendus ;
4. d’une manière distincte, le montant de la taxe réclamée en sus du prix ou
comprise dans le prix et les modalités de paiement se rapportant à ces factures ou
mémoires …
A partir de cet article, il s’avère indispensable de tenir des documents
commerciaux
Page 1 sur 10
Comptabilité générale : les concepts de base et opérations
courantes
1. Définition des documents commerciaux
Ce sont des écrits constatant les opérations effectuées avec un fournisseur
ou un client et d’une façon générale avec toute personne en relation d’affaires avec
l’entreprise.
2. Utilité des documents commerciaux
Les documents commerciaux sont utiles pour l’enregistrement comptable (une
opération de vente ne peut être enregistrée sans pièce justificative) et constituent un
moyen de preuve en cas de litige en les présentant à l’appréciation du juge.
Enfin la loi impose la rédaction d’un écrit pour pouvoir effectuer des contrôles
fiscaux.
3. Etablissement des doubles
Il est recommander de préciser clairement et par écrit les accords passés entre les
partenaires (clients – fournisseurs - banque…..) Cet écrit doit être établit au moins en
deux exemplaires : l’un remis au tiers et l’autre et gardé par l’entreprise qui doit le
classer et le garder au moins pendant 10 ans
4. Normalisation des documents commerciaux
Au début les documents commerciaux se présentent sous forme de simple lettre,
l’usage a peu à peu uniformisé le contenu des documents commerciaux ; on
parle donc de normalisation des documents commerciaux qui présente les
avantage suivants :
Facilité de création des documents,
Facilité d’exploitation,
Facilité de classement
L’usage de documents normalisés n’est pas obligatoire mais il est
préférable. On distingue ainsi : Devis, le bon de commande, le bon de livraison, bon
de réception, facture et l’avoir.
Section III : Description des documents commerciaux
1. Le devis
C’est une prise de contact, une consultation auprès de divers fournisseurs sur la
disponibilité, le prix, la qualité de la marchandise demandée. Il ne s’agit
nullement d’un achat et n’engendre aucun engagement de la part des parties
(demandeur, destinataire), ce document permet d’avoir une idée sur l’organisation
de la société et de porter un jugement sur son contrôle interne et la
Page 2 sur 10
Comptabilité générale : les concepts de base et opérations
courantes
justification du choix du fournisseur (comparaison entre les fournisseurs) ( même
présentation que le bon de commande)
2. Le bon de commande
C’est un document émanent toujours du client, établi en son titre et adressé
au fournisseur en tant que demande d’achat des articles spécifiés avec les conditions
convenues.
On peut le présenter comme suit :
Page 3 sur 10
Comptabilité générale : les concepts de base et opérations
courantes
Une commande est un ordre par lequel est déclenché un processus de
réalisation ou de mise à disposition de certains produits ou services, dans des
conditions déterminées. Une commande engage les deux parties : celui qui
commande (donneur d’ordre) et celui qui accepte la commande.
Notations :
A- l’en-tête contenant le nom et l’adresse de l’entreprise qui passe commande
avec les renseignements indispensables :
Registre de commerce,
Identifiant fiscal,
Numéro de téléphone,
Numéro de compte bancaire, CCP…
B- La zone de référence, comportant :
Le nom et adresse du fournisseur,
La date et le numéro de la commande
Les conditions de livraison
Les conditions de paiement
C- Le corps de la commande où se trouve le détail des marchandises commandées :
Référence
Désignation
Unité, quantité
Prix, montant total
Le bon de commande sert à la bonne exécution de la l’acte d’achat selon
les indications mentionnées par le client qui doit le signer (engagement de ce
dernier)
Le bon de commande dont le contenu a été examiné, est établi en plusieurs
exemplaires :
Les deux premiers sont destinés au fournisseur, un exemplaire servant
d’accusé de réception.
La troisième est adressée au service de comptabilité pour vérification de la
facture.
Le quatrième est adressé au magasin pour la vérification de la réception.
Page 4 sur 10
Comptabilité générale : les concepts de base et opérations
courantes
3. Le bulletin de commande
Pour faciliter la passation de la commande, le fournisseur peut fournir à son client
un catalogue avec un imprimé portant ses informations servant et remplaçant le
bon de commande en vue d’anticiper la commande
Ce document comporte les mêmes éléments que le Bon de commande – B et C sont
identiques - sauf le A qui comprend les références du fournisseur.
Le bulletin de commande comme le bon doit être signé par le client
4. Le marché
Document concernant une commande importante avec clauses spéciales de
livraison et de règlement. Quelque fois enregistré et timbré.
5. Le bon de livraison
Après réception de la commande, le fournisseur accuse réception par document
appelé Bon de livraison ou Bulletin de livraison ou bordereau d’expédition
établi avec l’entête du fournisseur.
Il représente une facture provisoire qui accompagne la livraison et se fait en deux
exemplaires au minimum :
un exemplaire reste chez le client
un 2ème exemplaire est signé par le client qui reconnaît avoir reçu la
marchandise et l’ex tourne au fournisseur
Le BL se présente comme suit :
Page 5 sur 10
Comptabilité générale : les concepts de base et opérations
courantes
Notations :
A- L’en-tête :
Nom du fournisseur
Adresse
Numéro du registre de commerce
Numéro de téléphone
Compte courant bancaire
Compte courant postal
B- Le destinataire :
Nom du client
Adresse
C- La zone de références :
Numéro du bon et date de livraison
Référence de la commande
Conditions de paiement
D- Le corps du bon :
Page 6 sur 10
Comptabilité générale : les concepts de base et opérations
courantes
Référence
Quantités livrées
Prix unitaire
Désignation
E- Les réserves :
Après avoir effectué les contrôle de quantité et de qualité, le magasinier
ou le réceptionniste signe le bon de réception qui est retourné au fournisseur. Si les
marchandises livrées ne semblent pas en bon état, des réserves sont mentionnées par
le client sur le bon afin de sauvegarder ses droits en cas d’avaries ou de pertes.
L’acheteur peut confectionner lui-même son propre bon de réception selon ses
procédures et normes internes qui répondent au même objectif que le BL.
Il faut en premier lieu, que la livraison corresponde exactement à la commande.
6. La facture
Document remis par le vendeur à l’acheteur précisant le détail de la marchandise
livrée, le prix et les conditions de paiement, de livraisons, le lieu….etc.
C’est un document juridique indispensable pour effectuer l’enregistrement
comptable et servir de preuve en cas de litige au tribunal.
Elle est faite au minimum en deux exemplaires et qui comprend :
Page 7 sur 10
Comptabilité générale : les concepts de base et opérations
courantes
Notation :
A- L’en-tête :
nom du vendeur,
adresse
numéro du registre de commerce
numéro de téléphone
compte courant postal.
B- Le destinataire :
nom de l’acheteur
adresse
C- La zone de références :
Numéro et date de la facture
Mode et conditions de transport
Conditions de livraison
Conditions de paiement
Page 8 sur 10
Comptabilité générale : les concepts de base et opérations
courantes
D- Le corps de la facture :
Références, désignation des marchandises, prix unitaire, quantité, montant
H.T., réduction, TVA, frais de port, montant des emballages, net à payer.
Page 9 sur 10
Comptabilité générale : les concepts de base et opérations
courantes
Page 10 sur 10
