TERMES DE REFERENCE
POUR LE RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT POUR LA DEFINITION ET LA
VALIDATION DES BESOINS D’INFORMATION EN VUE DE LA MISE EN PLACE D’UN
SYSTEME INTEGRE DE GESTION CONFRME AU MANUEL DE PROCEDURES 2023-
ECODEV
A. INTRODUCTION ET CONTEXTE
Ecodev est une organisation non gouvernementale mauritanienne créée en 1999 par un
groupe de cadres mauritaniens ayant travaillé en équipe sur des programmes de
développement.
Elle est engagée dans le développement et s'implique dans toute initiative visant à améliorer
les conditions de vie des populations, notamment les couches vulnérables et contribue par
ses actions à la mise en œuvre des politiques nationales et sectorielles en parfaite
adéquation avec les objectifs mondiaux de développement durable (OMD et ODD). Ecodev
initie et met en œuvre des projets de développement dans plusieurs domaines, tels que le
développement économique local, l’appui aux filières, la sécurité alimentaire et de protection
de l'environnement ou encore de promotion de l'accès aux services financiers de proximité et
aux services sociaux de base, sur tout le territoire de la Mauritanie. Elle envisage une
extension de ces activités dans les pays du G5 sahel dans les années à venir.
Ecodev a mis en place depuis 2012 un système d’information développé en interne qui lui a
permis d’avoir un premier modèle organisationnel de partage de l’information et d’archivage
de certaines données. La prise en considération de ce système a mobilisé l’ensemble des
équipes et plus particulièrement les chefs de projets et les équipes administratives. Ce
système tourne aujourd’hui mais reste peu utilisé et surtout n’est plus en adéquation avec le
nouveau manuel de procédures développé en 2022 et validé au cours de l’AG d’Avril 2023.
B. OBJECTIFS DE LA MISSION ET RESULTATS ATTENDUS
1. Objectifs
Partant d’une modélisation du manuel de procédures 2023, cette mission vise, à travers une
mise au point sur le système d’information existant en y apportant les modifications
pertinentes, à établir le cahier des charges pour la mise en place du système d’information
intégré pour la gestion des activités de l’ONG Ecodev.
Spécifiquement, l’étude conceptuelle vise à :
• Faire une analyse détaillée des fonctionnalités du futur système ;
• L’établissement /définition des modèles de circulation des données ;
• Définir un dispositif d’échange entre les utilisateurs intervenants dans le cadre du
système;
• Proposer un choix technologique approprié.
2. Résultats attendus
Avec la participation et l’engagement de la totalité de l’équipe et du management d’Ecodev,
à terme le système de gestion doit permettre, entre autres :
- La gestion administrative du Courrier, du Personnel, des Missions, des Immobilisations
etc.
- La gestion du plan d’activité et de ses modifications ;
- La gestion du budget et de ses modifications ;
- La gestion et l’exécution des recettes et des dépenses du budget par nature
(Personnel, Commande, Subvention, etc.) ;
- La gestion et le suivi des marchés ;
- La gestion et le suivi des avancements des travaux ;
- La modification et la suppression des données avec traçabilité ;
- Le suivi-évaluation ;
- La production des situations ; etc.
C. ACTIVITES ET PLAN DE TRAVAIL
1. Les activités à mener par le consultant
Dans le cadre de sa mission, le Consultant aura à réaliser les activités suivantes :
• Un état de lieux et Diagnostic du système de gestion en place à tous ces niveaux
(Technique, Administratif, Financier, Comptable, Passation des marchés,
etc.) notamment :
a. Analyser le processus proposé dans le manuel de procédures :
Expression de besoins, achats, devis, facturation, gestion de stocks
(entrées et sorties), circuit de validation et d’enregistrement etc. -
b. Analyser les écarts par rapport au système de fonctionnement actuel
c. Analyser le système d’information existant et voir est-ce qu’il peut être
adapté ou il faut proposer un nouveau système ;
d. Dans le cas d’un nouveau système faire des propositions, les comparer et
aider Ecodev à choisir la plus adaptée
• Une proposition d’amélioration (conceptuelle et fonctionnelle du SI en place) sur la
base du diagnostic/ état des lieux. Notamment à travers :
e. Définir les étapes et le processus pour arriver à cette « amélioration
proposée » ;
f. Proposer le couts et processus de paramétrage qui correspondent à cette
« amélioration proposée » ;
g. La description des schémas de circulation des données et de validation
(profils, personnes et niveaux hiérarchiques…) en lien avec
« l’amélioration proposée ».
2. Plan de Travail / Rencontres et réunion à prévoir
Le processus de déroulement de la mission peut se faire au travers des étapes ci-dessous
décrites :
1. Le Lancement de la mission (la semaine du 26 juin) :
Il se fera avec l’équipe chargée de ce projet et les partenaires d’appui (Représentant
PULSE, président d’Ecodev, SE, Chef de la CCP et chef de l’UGAF)
- Présentation de la compréhension des TDR
- Présentation de la méthodologie
- Validation du calendrier de travail
2. Séances de travail
- Séances de travail avec le Secrétaire Exécutif d’Ecodev
- Séances de travail avec le chef de l’UGAF
- Séance de travail avec le responsable du Système d’information
- Séance de travail avec quelques chefs de projets à Nouakchott
- Visite d’une antenne à l’intérieur du pays (séance de travail avec une équipe
de terrain)
3. Synthèse et debriefing:
En présence de l’équipe chargée du projet citée ci-dessus
- Présentation des premiers résultats
- Analyse et comparaison des options possibles
- Calendrier de remise et validation du rapport
D. INFORMATIONS DISPONIBLES
Ecodev mettra à la disposition du consultant les documents nécessaires à la mission et
assurera la logistique pour la mission de terrain.
E. REPORTING ET LIVRABLES A SOUMETTRE
Le principal livrable sera un cahier des charges détaillé du nouveau système opérationnel et
fonctionnel.
Le consultant devra produire, au plus tard 15 jours après la fin de sa mission, son rapport en
version provisoire et puis en version finale après intégration des recommandations formulées
lors de l’atelier de restitution de l’étude.
Le rapport devra comprendre, notamment :
- Un rappel informatif sur les procédures en place ;
- Le modèle des différentes situations qui seront produites ;
- Les diagrammes de circulation des données (Modèle logique des données).
La Version finale du Cahier des charges du Système intégré de gestion et de suivi et
évaluation sera remise en format dur et en format électronique exploitable.
F. DUREE DE LA MISSION
La durée de la mission est estimée à un (01) mois à partir de la date de notification du
contrat.
G. QUALIFICATION/ PROFIL DE L’EXPERT/CONSULTANT
Un consultant individuel ayant au moins dix (10) ans d’expériences dans la gestion ou la
conception des systèmes d’informations et avoir :
- déjà réalisé des travaux similaire attestés, en Afrique de l’ouest de préférence ;
- une compétence en matière de formation des utilisateurs ;
- une expérience dans la gestion des organisations associatives.
H. MODALITES DE CANIDDATURE ET DE SELECTION
Tout prestataire intéressé, répondant au profil demandé, peut soumettre une proposition
technique dans laquelle sa compréhension de la mission est clairement explicitée. Laquelle
proposition doit comprendre :
➢ Sa compréhension des TDRs, une revue critique, des recommandations et
observations éventuelles ;
➢ La méthodologie de travail préconisée, complétant ou précisant les présents TRD ;
➢ Un chronogramme prévisionnel des tâches pour la réalisation des différentes étapes
de la prestation, précisant de manière détaillée les moyens humains et matériels
affectés à chacune de ces étapes.
➢ Les Curriculum Vitae des ressources humaines engagées pour les fins de la mission
doivent être joints à la proposition.
➢ Un exemplaire de rapport de « mission similaire » constitue un atout de taille.
Les propositions (technique et financière) doivent parvenir à Ecodev, au plus tard le 20 juin
2023 :
Dans leur version physique au siège d’Ecodev à Nouakchott ;
Dans leur version numérique au mail : [email protected]
