Guide Utilisateur

Commande d’achats
Module – Achats

GESPOH

GÉNÉRALITÉS SUR LA FONCTION 2

Documentation éditeur 2
Personnalisation Client 3
Notes utilisateurs 3

DONNÉES UTILISÉES SUR LA FONCTION 4

Données de base 4
Données de flux 4
Conseils d’utilisation 4
Paramétrage 4
Personnalisation Client 5

PROCÉDURE DE SAISIE 6
Documentation éditeur 6
Personnalisation Client 8
Notes utilisateur 8

FORUM AUX QUESTIONS 9

Cas n°1 : Problème rapprochement des besoins 9
GÉNÉRALITÉS SUR LA FONCTION

Documentation éditeur
La fonction « commande » permet d’enregistrer des commandes d’achats auprès de fournisseurs.
La création d’une commande d’achats permet l’envoi d’un bon de commande au fournisseur, de générer un en cours
de stocks (entrée prévisionnelle) et de préparer la réception d’articles gérés en stock ou de prestations.

Il existe plusieurs types de commande :

- Commande normale
- Commande ouverte (commande sous forme de contrat)

Les commandes d’achats peuvent être créées :

 Manuellement en saisie de commande directe
 Avec la prise en compte de besoins initiés dans le système (suggestions d’approvisionnements, demandes
signées, demandes non concernées par la gestion de signature).
o Par la fonction demande d’achat en générant la commande à partir d’une demande totalement
signée ou non concernée par la gestion de signature.
o Par les fonctions de planning global en transformant une suggestion (POS) issue du traitement de
réapprovisionnement MRP ou hors MRP
o Par la fonction plan de l’acheteur permettant de sélectionner les demandes d’achats et de
compléter manuellement la saisie de commande pour un ou plusieurs fournisseurs.

Les étapes de la saisie d’une commande d’achats

 Etape 1 : Sur l’en-tête, saisie du fournisseur, de la date et du site émetteur de l’ordre
 Etape 2 : Sur le premier onglet, modification éventuelle des éléments nécessaires à la réception et à la facturation
chargés depuis la fiche fournisseur
 Etape 3 : Sur le deuxième onglet, saisie des lignes articles avec quantités, unité d’achat de la commande, prix et
éléments de remise et de frais à la ligne (mise à jour par la base tarifs possible), date de réception prévue.
 Etape 4 : Sur le troisième onglet, enregistrement éventuels d’éléments de pied de facture
 Etape 5 : Edition du bon de commande
 Etape 6 : Sur le troisième onglet, la mise à jour éventuelle des informations issues de l’Accusé de Réception
(ARC) du fournisseur

Remarques :
o Si les articles sont gérés en stock, le stock projeté est mis à jour lors de la création de la
commande (POF).
o Si la gestion d’engagement est activée (paramétrage), l’engagement est mis à jour lors de
création de la commande.
o Si le contrôle d’en-cours fournisseur est activé, le système vérifie le dépassement de l’en-cours
fournisseur lors de la création de la commande.

GESPOH – Commande d’achat 2/9

 o Si le budget et le besoin du contrôle budgétaire sont activés, le système vérifie sur chaque ligne
en saisie le dépassement budgétaire.
o Les différentes mises à jour de la commande peuvent être enregistrées dans les avenants. Le n°
d’avenant est incrémenté automatiquement par le système avec un numéro affecté

Personnalisation Client
 A documenter selon le périmètre du projet
o Description du mode de saisie des commandes par type de flux achats
 Directe,
 Sur la base d’une demande d’achats ou d’une suggestion
 Mode de valorisation
o Procédure de gestion des acomptes
o Saisie de texte en-tête et lignes

Notes utilisateurs
 A documenter selon le périmètre du projet

GESPOH – Commande d’achat 3/9

DONNÉES UTILISÉES SUR LA FONCTION

Données de base
 Fournisseurs,
 Articles,
 Article site,
 Tarifs achat,
 Transporteur,
 Sections analytiques

Données de flux
 Les demandes d’achat
 Les appels d’offres
 Les suggestions d’achat
 Les lignes de commandes client de type « contremarque »

Conseils d’utilisation
 Dans le cas de besoins fréquents de modification des informations en provenance des données de base et/ou le
paramétrage (régime, condition de paiement, prix, sections analytiques, …), il est recommandé d’analyser et
modifier les données d’origine.
 Dans le cas de commandes de marchandises soumises à la gestion de calcul de besoin, les commandes d’achat
sont saisies par les approvisionneurs. Les acheteurs régissent les contrats et les tarifs.
 Dans le cas de l’existence d’une procédure de validation de la commande, il est recommandé d’utiliser la gestion
de signature.

Paramétrage
 Transactions de saisie
 Signatures
 Eléments de facturation
 Détermination de taxes
 Contrôle budgétaire
 Habilitations (code acheteur et restriction d’accès)

GESPOH – Commande d’achat 4/9

Personnalisation Client
 A documenter selon le périmètre du projet
o Description des cas d’emploi des transactions de saisie
o Ergonomie de saisie de la commande
o Cas de gestion des signatures et procédure de gestion des signatures
o Critères de contrôle budgétaire
o Critères de filtres d’accès aux données dans le cas de la gestion du code acheteur

GESPOH – Commande d’achat 5/9

PROCÉDURE DE SAISIE

Documentation éditeur
Cette procédure ne concerne que les commandes directes (manuelles)

 Etape 0 : Initialisation de l’enregistrement de la commande à créer

o Cliquer sur l’icône croix violette (nouveau) dans la barre des boutons
o Le système réinitialise tous les champs de l’écran pour une nouvelle saisie

 Etape 1 : Sur l’en-tête,

o Saisir le site de commande, site émetteur de l’ordre (obligatoire)
o Saisir la date de commande, par défaut elle correspond à la date du jour (obligatoire)
o Sélectionner le fournisseur (obligatoire)
Remarque :
 En cas d’existence d’une observation (voir la fiche fournisseur), le contenu de ce champ est
affiché dès la saisie du code fournisseur.
 En cas de dépassement de l’en-cours contrôlé du fournisseur, le message d’avertissement,
bloquant ou non en fonction du paramétrage, s’affiche dès la saisie du code fournisseur.
 Si le fournisseur est un fournisseur inter-site, l’indicateur inter-site sera coché
automatiquement. Si le site du fournisseur appartient à une société différente de la société de
la commande, l’indicateur inter-société sera activé également.

 Etape 2 : Sur l’onglet Gestion,

o En renseignant le code fournisseur en en tête, des éléments de la fiche « fournisseur » se
chargent. Certains de ces éléments sont obligatoires dans la saisie d’une commande.
 Fournisseur facturant
 Tiers payé
 Condition de paiement
 Régime de taxe
 Site de facturation (site financier lié au site de commande)
 Devise et type de cours
Remarque : ces éléments sont modifiables. Néanmoins, ces modifications ne vont pas mettre à jour la fiche
fournisseur et sont propres à la commande en cours de saisie.

o Renseigner le mode de livraison et le transporteur si besoin

o Vérifier les axes analytiques

GESPOH – Commande d’achat 6/9

 Etape 3 : Sur l’onglet Lignes,
o Saisir le code article commandé (sélection en click droit ou F12 ou saisie manuelle du code)
Remarques
 Le système permet de saisir le code article-fournisseur dans le champ article du tableau en
faisant soit une saisie manuelle du code soit un click droit sur la ligne et sélectionner le
bouton article-fournisseur (liste de tous les articles référencés pour ce fournisseur).
 Le système permet de choisir l’article à partir d’une réponse à un appel d’offre en faisant le
click droit sur le champ.
o Vérifier le site de réception qui correspond au site sur lequel l’en cours de stocks est positionné
(par défaut, le site de commande). Possibilité de consulter le stock par site par clic droit sur ce
champ.
o Vérifier l’adresse de réception.
o Vérifier le site d’expédition, en cas de commande inter-site,
o Vérifier l’unité de commande (l’unité d’achat de la fiche article est proposée par défaut).
o Saisir la quantité de commande en unité d’achat, notion obligatoire y compris pour les articles de
type prestation.
o Saisir la date de réception prévue. Cette date est calculée et proposée par défaut en fonction du
délai d’achat défini pour l’article (dans l’ordre au niveau du tarif, au niveau de l’article site, au
niveau d’onglet approvisionnement de la fiche article)
o Vérifier le prix brut (alimenté par les tarifs achat) et modifiable si l’utilisateur est autorisé.
o Saisir la remise (alimenté par les tarifs achat) et modifiable si l’utilisateur est autorisé.

Remarques
 Cette liste n’est pas exhaustive. Elle ne contient que les champs obligatoires et importants
dans la majorité des contextes d’utilisation.
 L’absence de valeur et/ou la saisie bloquante sur certains champs comme le code taxe ou
section analytique, serait une conséquence du paramétrage, notamment des données de
base.
 Il est possible d’accéder ou fonctionnalités suivantes, à partir de click droit sur chaque ligne :
o Saisir du texte à la ligne (alimenté par défaut par le texte achats de la fiche article)
o Solder une ligne de commande
o Dupliquer et/ou éclater la ligne
o Consulter des informations suivantes :
 Situation budgétaire, suivi de la ligne, visualisation DA, explication du prix, …

 Etape 4 : Sur l’onglet Total,

o Mise à jour des éléments de facturation (% ou montant)
 Etape 5 : Création de la commande en cliquant sur le bouton « créer »
 Etape 6 : Edition du bon de commande : Fichier > Imprimer > Liste ou fiche
 Etape 7 : Toute modification de la commande d’achat est possible si elle n’est pas soldée dans sa totalité ou au
niveau de la ligne. Le système peut générer un numéro d’avenant automatiquement (si le paramètre général
d’activation d’une gestion d’avenant est actif).

GESPOH – Commande d’achat 7/9

 Etape 8 : Il est possible d’accéder, à partir des boutons de la barre des menus, à :
o Informations douanières qui peuvent être modifiées si la commande n’est pas soldée, informations
traitées pour la Déclaration d’Echanges de Biens.
o A différentes consultations sur la situation de la commande, sur d’autres commandes passées
auprès du même fournisseur, et la traçabilité graphique de la pièce.
o A la consultation de l’historique des signatures, au paramétrage du circuit de signature et à la
signature.
o Aux textes de pied et d’en tête de la commande.
o Aux adresses d’expédition et de commande.

Remarque
 Il est possible de solder une commande non reçue ou partiellement reçue via le
bouton « Solde » en haut de l’écran

Personnalisation Client
 A documenter selon le périmètre du projet
o Lister l’exhaustivité des champs à saisir dans les lignes de commande en fonction du contexte
d’utilisation et des flux.

Notes utilisateur
 A documenter selon le périmètre du projet

GESPOH – Commande d’achat 8/9

FORUM AUX QUESTIONS

Cas n°1 : Problème rapprochement des besoins

Aucun bouton ou tiroir du picking ne m’indiqu les demandes d’achat (DA) et/ou des suggestions d’achats à
commander (POS)
Procédure à suivre
 Puisque les DA et POS sont en rapport avec un article, il faut attendre la saisie de la référence article. La
proposition de DA et POS à consommer, se fait dès la saisie du code article via une fenêtre qui s’ouvre
automatiquement

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