Introduction et rôle de secrétaire
MODULE I : INTRODUCTION AU RÔLE DE
SECRÉTAIRE BUREAUTIQUE
CHAPITRE 1 : DÉFINITION DU RÔLE
I- Définition
II- Rôles
1- Importance et portée du rôle dans l'entreprise
2- Compétences essentielles et interpersonnelles du secrétaire bureautique
a- Compétences essentielles
b- Compétences interpersonnelles
c- Erreurs courantes à éviter
3- Quelques taches administratives
4- Attentes et objectifs professionnels
5- Évolution du rôle avec la technologie
CHAPITRE 2 : LES OUTILS DE BASE DU SECRÉTAIRE BUREAUTIQUE
I- Logiciels de traitement de texte présentation
II- Outils de messagerie électronique
III- Systèmes de gestion de fichiers
IV-Calendriers et gestion du temps
CHAPITRE 3 : COMMUNICATION INTERNE
I- Techniques de communication
TAF : Exposé sur les techniques de communication
1- Le public du secrétaire
II- Gestion des informations confidentielles
III- Interaction avec divers départements
CHAPITRE 4 : FORMATION ET DÉVELOPPEMENT PROFESSIONNEL
I- Opportunités de formation continue
II- Ateliers et séminaires pertinents
III- Mentorat et réseautage
IV-Planification de carrière et promotion interne
Secrétariat bureautique I
Introduction et rôle de secrétaire
CHAPITRE 1 : DÉFINITION DU RÔLE
I. Définition
Le secrétaire bureautique est un professionnel chargé des tâches administratives au sein
d’une entreprise ou d’une organisation, qu’elle soit privée ou publique. Voici un aperçu de
son rôle et de ses responsabilités :
Gestion administrative :
o Prendre en charge les appels téléphoniques et filtrer les communications.
o Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails.
o Assurer le classement et l’archivage des dossiers.
Organisation et coordination :
o Tenir à jour l’agenda du service et de la hiérarchie.
o Préparer les déplacements et les rendez-vous de la direction.
o Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus.
Accueil et communication :
o Accueillir physiquement les visiteurs, clients et prestataires.
o Gérer les relations avec les différents interlocuteurs.
Qualités et compétences requises :
Organisation et rigueur.
Sens du contact et relationnel.
Gestion des priorités et patience.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Capacité à communiquer rapidement et efficacement.
Le secrétaire bureautique est un collaborateur polyvalent, apprécié pour ses
compétences administratives, son sens de l’anticipation et sa capacité à gérer les
situations de stress dans l’urgence
II. Rôles
1. Importance et portée du rôle dans l'entreprise
Le secrétaire bureautique joue un rôle crucial dans le bon fonctionnement d'une
entreprise. Il est le point central de la communication interne et assure la gestion
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Introduction et rôle de secrétaire
efficace des informations. Sa présence contribue à l'organisation et à l'efficacité des
processus administratifs.
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Introduction et rôle de secrétaire
Voici pourquoi son rôle est essentiel :
Communication centrale** : Le secrétaire bureautique est souvent le premier point de
contact pour les clients, les collègues et les visiteurs. Il gère les appels téléphoniques,
les courriels et les rendez-vous, assurant ainsi une communication fluide au sein de
l'entreprise.
Gestion des informations : Le secrétaire bureautique collecte, organise et distribue les
informations importantes. Il gère les documents, les rapports et les fichiers,
garantissant que tout est accessible et à jour.
Coordination des activités : Le secrétaire bureautique planifie les réunions, les
événements et les déplacements. Il s'assure que tout se déroule sans accroc et que les
ressources nécessaires sont disponibles.
Soutien administratif: Le secrétaire bureautique assiste les cadres et les employés en
effectuant des tâches administratives telles que la rédaction de courriers, la préparation
de présentations et la gestion des fournitures de bureau.
2. Compétences essentielles et interpersonnelles du secrétaire bureautique
Un bon secrétaire bureautique doit posséder une gamme de compétences variées,
allant de la maîtrise des outils informatiques à d'excellentes capacités de
communication. La discrétion, l'organisation, et la capacité à gérer plusieurs tâches
simultanément sont également indispensables.
Compétences essentielles
Maîtrise des outils informatiques: Il doit être à l'aise avec les logiciels de traitement
de texte, les tableurs, les bases de données et les outils de messagerie électronique.
Communication efficace : Une bonne communication écrite et verbale est essentielle.
Le secrétaire bureautique doit être capable de rédiger des courriels professionnels, de
prendre des notes précises et d'interagir avec tact.
Organisation et gestion du temps : Il doit gérer plusieurs tâches simultanément,
établir des priorités et respecter les délais.
Discrétion et confidentialité : Le secrétaire bureautique traite souvent des
informations sensibles. Il doit respecter la confidentialité et agir avec intégrité.
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a. Compétences interpersonnelle
Les compétences interpersonnelles sont essentielles pour un secrétaire bureautique, car elles
facilitent la communication et la collaboration efficaces au sein de l’entreprise. Voici
quelques-unes des compétences interpersonnelles importantes :
Communication verbale et écrite : La capacité de communiquer clairement et
efficacement avec les collègues, la direction et les clients est fondamentale 1.
Écoute active : Comprendre et répondre aux besoins des autres en écoutant attentivement
est crucial pour résoudre les problèmes et fournir un soutien approprié2.
Empathie : La capacité de comprendre et de partager les sentiments des autres aide à
créer un environnement de travail positif et à gérer les interactions avec sensibilité 2.
Résolution de conflits : Savoir gérer et résoudre les désaccords de manière constructive
est important pour maintenir de bonnes relations de travail2.
Travail d’équipe : Collaborer efficacement avec les autres pour atteindre des objectifs
communs est une compétence clé pour un secrétaire bureautique1.
Adaptabilité : Être flexible et capable de s’adapter aux changements dans
l’environnement de travail est essentiel pour faire face aux défis quotidiens1.
Compétences en service client : Fournir un service exceptionnel et gérer les attentes des
clients internes et externes contribue à la réputation de l’entreprise1.
b. Erreurs courantes à éviter
En tant que secrétaire bureautique, il est important d’être conscient des erreurs
courantes afin de les éviter et de maintenir une efficacité professionnelle. Voici
quelques erreurs à éviter :
Ne pas admettre ses erreurs : Il est crucial d’admettre rapidement une erreur lorsqu’elle
se produit. Cela permet de résoudre la situation et de maintenir la confiance avec vos
collègues.
Mauvaise gestion du temps : Ne pas prioriser les tâches ou mal gérer son emploi du
temps peut entraîner des retards et une baisse de productivité.
Communication inefficace : Une communication claire et précise est essentielle. Évitez
les malentendus en vérifiant toujours que le message est bien compris.
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Manque de discrétion : Traiter des informations confidentielles nécessite une grande
discrétion. Partager des données sensibles peut compromettre la confidentialité et
l’intégrité de l’entreprise.
Résistance au changement : Le refus d’adopter de nouvelles technologies ou méthodes
de travail peut limiter votre efficacité et celle de votre équipe.
Négliger la formation continue : Ne pas se tenir à jour avec les compétences et les outils
peut vous rendre moins compétitif dans votre rôle.
Gestion inadéquate des conflits : Ne pas savoir gérer les conflits peut créer un
environnement de travail tendu et inefficace.
Ne pas déléguer : Essayer de tout faire soi-même peut mener à l’épuisement
professionnel. Il est important de savoir quand et comment déléguer des tâches.
Ne pas suivre les procédures : Ignorer les protocoles établis peut conduire à des erreurs
et des problèmes de conformité.
Manquer de proactivité : Attendre les directives au lieu de prendre des initiatives peut
limiter votre croissance professionnelle et celle de l’entreprise.
En évitant ces erreurs, vous pouvez améliorer votre performance et contribuer positivement à
l’environnement de travail.
3. Quelques taches administratives
Quelques exemples spécifiques de tâches administratives qu’un secrétaire bureautique peut
être amené à réaliser :
Gestion de la correspondance :
o Rédiger, saisir et envoyer des courriers et des e-mails.
o Trier et distribuer le courrier entrant.
o Gérer les envois postaux et les services de messagerie.
Organisation de réunions :
o Planifier et organiser des réunions, des conférences ou des événements.
o Préparer les ordres du jour et les documents nécessaires.
o Prendre des notes ou rédiger des procès-verbaux lors des réunions.
Gestion documentaire :
o Classer et archiver des documents physiques et numériques.
o Mettre à jour des bases de données et des systèmes de gestion électronique de documents.
o Assurer la confidentialité et la sécurité des informations.
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Accueil et réception :
o Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes.
o Gérer le standard téléphonique de l’entreprise.
o Orienter les appels et les visiteurs vers les interlocuteurs appropriés.
Assistance aux équipes :
o Assister les membres de l’équipe dans la préparation de présentations ou de rapports.
o Fournir un soutien logistique pour les déplacements professionnels.
o Gérer les fournitures de bureau et les commandes de matériel.
Planification et gestion du temps :
o Gérer les agendas et les calendriers des membres de la direction.
o Coordonner les rendez-vous et les engagements professionnels.
o Organiser les voyages d’affaires, y compris les réservations de transport et d’hébergement.
4. Attentes et objectifs professionnels
Les attentes envers le secrétaire bureautique incluent la fiabilité, la précision et
la rapidité dans l'exécution des tâches. Les objectifs professionnels peuvent varier
selon l'entreprise, mais ils tournent généralement autour de l'amélioration continue des
compétences et de l'efficacité professionnelle.
Les attentes envers le secrétaire bureautique sont élevées. Voici ce que l'on attend de lui :
Fiabilité: Être ponctuel, respecter les engagements et fournir un travail de qualité.
Précision : Éviter les erreurs dans la rédaction, la saisie de données et la gestion des
documents.
Adaptabilité: S'adapter aux changements technologiques et aux besoins de l'entreprise.
Évolution professionnelle : Le secrétaire bureautique peut évoluer vers des postes de
gestion ou de spécialisation.
5. Évolution du rôle avec la technologie
Avec l'avènement de nouvelles technologies, le rôle du secrétaire bureautique
évolue. Il doit se former aux outils numériques, aux logiciels de gestion et aux
plateformes de communication en ligne. L'adaptation est essentielle pour rester
compétent et efficace dans ce domaine dynamique.
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Introduction et rôle de secrétaire
CHAPITRE 2 : LES OUTILS DE BASE DU
SECRÉTAIRE BUREAUTIQUE
I. Logiciels de traitement de texte présentation
Les logiciels de traitement de texte sont essentiels pour la création de documents
professionnels. Ils permettent de rédiger, de mettre en forme et d'éditer des textes avec
une grande variété d'options de personnalisation. La maîtrise de logiciels tels que
Microsoft Word, Power point, Google Docs ou Libre Office Writer est indispensable.
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Introduction et rôle de secrétaire
I-
II. Outils de messagerie électronique
La messagerie électronique est un moyen de communication vital dans le monde
professionnel. Les secrétaires bureautiques doivent savoir gérer les e-mails, organiser
les dossiers de messagerie, et utiliser les fonctions avancées comme les filtres, les
signatures électroniques et les réponses automatiques.
III. Systèmes de gestion de fichiers
Un bon secrétaire bureautique doit être capable de naviguer efficacement dans
les systèmes de gestion de fichiers. Cela inclut la création de dossiers, le classement
des documents, la sauvegarde des données et l'utilisation de services de stockage en
nuage comme Dropbox ou Google Drive.
IV. Calendriers et gestion du temps
La gestion du temps est cruciale pour un secrétaire bureautique. L'utilisation de
calendriers numériques, tels que Google Calendar ou Microsoft Outlook, aide à
planifier les événements, à fixer des rappels et à coordonner les horaires avec d'autres
membres de l'équipe.
CHAPITRE 3 : COMMUNICATION INTERNE
Une communication interne efficace est la clé du succès d'une entreprise. Elle
permet de maintenir tout le monde informé, de résoudre les problèmes rapidement et
de renforcer la cohésion de l'équipe.
I. Techniques de communication
Les techniques de communication comprennent l'écoute active, la clarté dans l'expression
orale et écrite, et la capacité à adapter son message au public cible. Le secrétaire bureautique
doit également maîtriser l'art de la réunion, savoir prendre des notes et rédiger des comptes
rendus efficaces.
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Introduction et rôle de secrétaire
TAF : Exposé sur les techniques de communication
1. Le public du secrétaire
Le public cible d’un secrétaire bureautique comprend principalement les
professionnels et les départements au sein d’une organisation qui nécessitent un
soutien administratif. Voici quelques exemples de groupes qui interagissent
régulièrement avec un secrétaire bureautique :
La direction :
o Les cadres et les dirigeants comptent sur le secrétaire bureautique pour la gestion de leur
emploi du temps, l’organisation de réunions et la communication efficace.
Les employés :
o Les collègues de différents départements peuvent avoir besoin de l’assistance du secrétaire
pour des tâches administratives variées, comme la préparation de documents ou la
planification d’événements.
Les clients et les visiteurs :
o En tant que point de contact initial, le secrétaire bureautique accueille et oriente les clients et
les visiteurs, fournissant des informations et un soutien.
Les fournisseurs et les prestataires de services :
o Les interactions avec les fournisseurs pour la commande et la gestion des stocks de
fournitures de bureau sont également courantes.
Les autres secrétaires et assistants :
o La collaboration avec d’autres secrétaires et assistants est essentielle pour coordonner les
activités interdépartementales et les projets communs.
II. Gestion des informations confidentielles
La discrétion est primordiale lorsqu'il s'agit de gérer des informations confidentielles. Le
secrétaire bureautique doit connaître les protocoles de sécurité et s'assurer que les données
sensibles sont protégées et partagées de manière responsable
III. Interaction avec divers départements
Le secrétaire bureautique interagit avec tous les départements de l'entreprise. Il doit
comprendre les fonctions de chaque département pour faciliter la communication et la
collaboration entre eux.
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Introduction et rôle de secrétaire
CHAPITRE 4 : FORMATION ET DÉVELOPPEMENT
PROFESSIONNEL
I. Opportunités de formation continue
La formation continue est essentielle pour rester à jour avec les dernières
tendances et technologies. Le secrétaire bureautique doit rechercher des opportunités
de formation, telles que des cours en ligne, des ateliers ou des certifications
professionnelles.
II. Ateliers et séminaires pertinents
Participer à des ateliers et des séminaires est un excellent moyen de développer
de nouvelles compétences et de s'informer sur les meilleures pratiques du secteur.
III. Mentorat et réseautage
Le mentorat et le réseautage peuvent ouvrir des portes à de nouvelles
opportunités et fournir un soutien précieux. Le secrétaire bureautique doit chercher à
établir des relations avec des professionnels expérimentés et participer à des
événements de réseautage.
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Introduction et rôle de secrétaire
IV. Planification de carrière et promotion interne
La planification de carrière est importante pour progresser professionnellement.
Le secrétaire bureautique doit établir des objectifs de carrière clairs et travailler avec
sa hiérarchie pour identifier les chemins de promotion interne.
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Introduction et rôle de secrétaire
TABLE DES MATIERES
MODULE I : INTRODUCTION AU RÔLE DE SECRÉTAIRE BUREAUTIQUE.................................................I
CHAPITRE 1 : DÉFINITION DU RÔLE....................................................................................................1
I. Définition................................................................................................................................1
II. Rôles.......................................................................................................................................1
1. Importance et portée du rôle dans l'entreprise..................................................................2
2. Compétences essentielles et interpersonnelles du secrétaire bureautique.......................4
a. Compétences interpersonnelle.......................................................................................5
b. Erreurs courantes à éviter..............................................................................................5
3. Quelques taches administratives........................................................................................6
4. Attentes et objectifs professionnels...................................................................................7
5. Évolution du rôle avec la technologie.................................................................................7
CHAPITRE 2 : LES OUTILS DE BASE DU SECRÉTAIRE BUREAUTIQUE....................................................8
I. Logiciels de traitement de texte présentation........................................................................8
II. Outils de messagerie électronique.........................................................................................9
III. Systèmes de gestion de fichiers..........................................................................................9
IV. Calendriers et gestion du temps.........................................................................................9
CHAPITRE 3 : COMMUNICATION INTERNE.........................................................................................9
I. Techniques de communication.............................................................................................10
1. Le public du secrétaire......................................................................................................10
II. Gestion des informations confidentielles.............................................................................10
III. Interaction avec divers départements..............................................................................11
CHAPITRE 4 : FORMATION ET DÉVELOPPEMENT PROFESSIONNEL..................................................11
I. Opportunités de formation continue....................................................................................11
II. Ateliers et séminaires pertinents..........................................................................................11
III. Mentorat et réseautage....................................................................................................12
IV. Planification de carrière et promotion interne.................................................................12
TABLE DES MATIERES.........................................................................................................................II
Secrétariat bureautique II
