Module 13, section 1 : Créez et

organisez votre service !

Hélène DUTHU
10/08/09 27/12/2024
Table des matières

Objectifs 3
Introduction 4
1. Comment évaluer vos besoins ? 5
1.1. Apprenez à connaître la (ou les) structures dont vous allez conserver et
classer les archives ........................................................................................................5
1.1.1. Connaître l'histoire ..................................................................................................................5
1.1.2. La structure actuelle ...............................................................................................................6

1.2. Evaluez les besoins de "stockage" organisé des documents ...........................7

1.2.1. Les documents déjà existants .................................................................................................7
1.2.2. ... et à l'avenir ? ........................................................................................................................8
1.3. De quel type de conservation aurez-vous besoin ? ...........................................8
1.4. Quels sont vos besoins en personnel ? ..............................................................8
1.4.1. Le niveau de qualification .......................................................................................................9
1.4.2. Combien de personnes ?... ......................................................................................................9

1.5. ... et quels sont vos moyens financiers ? ............................................................9

2. Propositions pratiques 11
2.1. L'élaboration d'un programme de travail .......................................................11
2.1.1. La définition de priorités .......................................................................................................11
2.1.2. La définition d'un échéancier ...............................................................................................12

2.2. Les moyens à mettre en oeuvre .......................................................................12

2.2.1. Les moyens financiers ...........................................................................................................12
2.2.2. Les locaux et le matériel ........................................................................................................13
2.2.3. Le personnel ..........................................................................................................................13
2.2.4. La déontologie .......................................................................................................................14

3. Informatiser ? 15
3.1. La problématique .............................................................................................15
3.2. Le cahier des charges .......................................................................................15
4. Evaluation des connaissances 17
Mentions légales 20

2
Objectifs

Description du module :
1. Ce module a pour objectif de vous donner des conseils dans l'organisation d'un service d'archives
définitives et de vous aider à réfléchir aux différents points que vous devrez aborder et aux
difficultés que vous devrez résoudre.
2. De nombreuses publications sur l'organisation du travail et la gestion de services existent sur le
marché et il ne nous a pas paru indispensable de rentrer dans tous les détails d'une organisation
parfaite.
3. De rares publications ou articles sont consacrés de façon plus pointue à la gestion et à
l'organisation d'un service d'archives. Vous trouverez leurs références dans les éléments
bibliographiques.
Le but du module est de :
Proposer des solutions susceptibles de s'adapter aux situations rencontrées dans la création et
l'organisation d'un service d'archives.
L'apprenant doit être en mesure de :
Relever le défi de la création et de l'organisation d'un service d'archives.
Positionnement :
1. Ce module est situé après les modules de base sur les archives (notions fondamentales, collecte,
traitement, communication et valorisation). Il est souhaitable de bien maîtriser ces notions avant
d’aborder le module " Création et gestion d’un service ".
2. La gestion d’un service demandant la mise en œuvre de l’ensemble des connaissances
archivistiques, le module renvoie en outre à tous les autres modules.
Conseils d'apprentissage :
Il est nécessaire de suivre les différentes étapes du module et d’effectuer les exercices proposés qui
permettent de vérifier que l’on a bien assimilé les informations données dans le cours. Si l’apprenant est
en situation de création ou de gestion d’un service, il devra mettre en perspective les recommandations
du cours avec sa propre situation.

3
Introduction

« Comment monter un service à partir de rien ? Par quoi commencer ? Comment convaincre

»
les décideurs de l'intérêt, voire de la nécessité de se doter d'un service d'archives, et de lui
donner les moyens de travailler ? De qui s'entourer ? Quels outils utiliser ? Comment
organiser le travail quand on a réussi à obtenir des locaux et du personnel ?...

On est assailli par une foule d'interrogations quand on aborde "le monde des archives". Créer ex nihilo un
service d'archives, organiser son fonctionnement, assurer sa rapide opérationnalité apparaissent comme
autant de défis impossibles à relever.
Heureusement, il existe des solutions pour s'organiser et optimiser son travail.
La bonne marche d'un service d'archives repose sur :
de bonnes connaissances archivistiques
une bonne organisation et une saine gestion
mais aussi sur beaucoup de bon sens et sur un sens des réalités sûr.
Trois recommandations préalables :
il vous faut recueillir un maximum d'informations pertinentes sur l'organisation (passée et
présente) de votre structure (entreprise privée ou service public) ;
si on vous en donne les moyens, nous vous conseillons de vous entourer de collaborateurs
motivés. Même s'ils ne sont pas formés à l'archivistique, leur motivation leur permettra d'acquérir
rapidement un minimum de notions de classement et de méthode indispensables au traitement
des archives ;
vous devez enfin organiser le travail et vous organiser vous-même pour être pleinement efficace
avec les moyens dont vous disposez. C'est là que le bon sens peut parfois faire des merveilles.
Une fois mises en œuvre, ces différentes qualités vous permettront d'organiser un service et de bien le
gérer.
Viendra ensuite le temps de la valorisation, de la reconnaissance du travail par votre hiérarchie et par le
public : ce sera l'aboutissement d'un travail qui paraît souvent ingrat, mais qui est tellement enrichissant
sur le plan de la connaissance !

4
1. Comment évaluer vos besoins ? I

Introduction
Même si cela doit vous paraître une perte de temps, alors que vous êtes impatient de passer à l'action (de
classement et d'organisation), la première étape, indispensable, est une étape de réflexion qui doit
vous permettre :
d'évaluer la situation,
de commencer à poser des solutions et des scenarii possibles de développement.
La réflexion dépendra beaucoup de la tâche que l'on attend de vous : s'agit-il uniquement des archives
définitives (ce qui est déjà beaucoup) ou également des archives en cours de création ?
Les réponses à ces questions sont déterminantes pour dégager les solutions que vous aurez à mettre en
œuvre.
Notre succès, en tant qu'archivistes, se définit d'abord en fonction de l'aide que nous apporterons à notre
organisme dans la réalisation de ses objectifs. Notre contribution à l'organisme qui nous emploie dépend
donc directement de notre connaissance de ce milieu et de ses besoins.
En amorçant notre travail d'archivistes, nous sommes tous portés à vouloir déterminer d'abord nos
propres besoins. Erreur. Comment connaître nos besoins sans d'abord mieux connaître notre organisme,
ses volontés, ses moyens, ses carences et ses ressources ? Nous devons, d'abord et avant tout, travailler à
la solution des problèmes archivistiques de notre organisme. C'est pourquoi nous devons toujours
définir nos besoins en fonction de cet objectif.
Que l'on travaille pour une administration gouvernementale, une municipalité, une entreprise
industrielle, une société commerciale ou même une association, nous ne sommes pas embauchés pour
résoudre nos problèmes d'archivistes, mais plutôt les problèmes archivistiques de notre organisme.

1.1. Apprenez à connaître la (ou les) structures dont vous allez

conserver et classer les archives
Introduction
Il est rarissime que l'on crée un service d'archives en même temps qu'une entreprise ou un organisme
public. La structure dont vous vous occupez est donc arrivée à un moment particulier de son
développement, de son histoire, et vous aurez besoin de savoir où elle en est avant de passer à l'action.
Cette connaissance sera pour vous un point de départ précieux pour envisager l'avenir.

1.1.1. Connaître l'histoire

On dit souvent que la compréhension du passé sert à celle du présent. Connaître l'histoire de la
structure dans laquelle vous travaillez vous permettra de comprendre ses évolutions récentes comme
les raisons de son organisation actuelle.
Vous vous demandez sans doute où vous allez retrouver cette histoire puisque les archives,
précisément, ne sont pas disponibles ou qu'elles ne sont pas classées.

5
1. Comment évaluer vos besoins ?

Plusieurs pistes s'ouvrent à vous pour obtenir les sources d'information sur l'organisme ou
l'entreprise : que l'on travaille dans la gestion des documents actifs ou que l'on entreprenne le
traitement d'un nouveau versement d'archives, les données obtenues à partir des publications
officielles de son employeur sont essentielles à une bonne compréhension du contexte de création et
d'utilisation des documents.
Ces connaissances sont indispensables pour gérer un service. On retrouvera ces données
principalement dans :
les publications de l'organisme ou de l'entreprise : rapports annuels, énoncés de politiques,
manuels de gestion, publications de présentation (y compris commerciales) donnent de
précieuses indications, à la fois sur les missions, mais aussi sur les différentes implantations
(cette dernière indication peut permettre de localiser des archives en perdition ou en
déshérence) ;
les annuaires administratifs ou téléphoniques qui vous donneront peut-être, s’ils sont détaillés,
les noms de personnes qui ont exercé des responsabilités dans l’entreprise ou le service ;
les différents organigrammes établis qui vous permettront de mieux comprendre où se situe tel
ou tel service producteur d'archives, à quel niveau hiérarchique, à quelle direction il était
rattaché ;
auprès des agents un peu anciens dans l’entreprise ou le service, susceptibles de vous donner
leur point de vue de l’évolution de la structure et de de vous fournir des informations oubliées
des textes écrits.

Recherchez sans attendre : Conseil

la date de création de la structure,

les objets définis par les statuts,
les missions et attributions,
le mode de fonctionnement actuel.

Exemple

Pour une société minière, des archives vont se trouver :

au siège social (qui a pu changer de localisation au cours du temps),
dans les différents centres d’exploitation.
Certains documents, comme la correspondance entre le siège social et les centres d’exploitation,
doivent se retrouver de chaque côté (d’un côté en correspondance reçue, donc en document original,
de l’autre côté en correspondance envoyée, donc en copie).
D’autres documents d’ampleur plus générale, comme les actes de constitution de la société, le
documents d'organisation, de comptabilité générale, les dossiers de personnel…, ne se trouvent qu’au
siège social.

1.1.2. La structure actuelle

L’organisation actuelle de votre environnement de travail vous permettra d’établir un réseau
d’interlocuteurs pour la mise en place de relations et de versements réguliers.

6
 1. Comment évaluer vos besoins ?

Quelques conseils utiles : Conseil

Demandez à rencontrer les différents responsables.

Insistez pour rencontrer des responsables de haut niveau : ce sont eux qui auront une vue
générale des missions, des objectifs de développement, de l’organisation.
Sachez les convaincre de vous consacrer un peu de temps. Ils prendront peu à peu conscience
de votre travail et constitueront pour vous les premiers maillons d'un réseau intéressant pour
l'avenir.

Exemple

Reprenons notre société minière :

elle a pour organe principal une Direction générale, puis un service de la comptabilité, un service
du personnel, un service commercial, un service juridique, un service technique ;
on y trouve aussi des centres d’exploitation.
Chacun des responsables de ces services, y compris celui de la direction générale, devra être
rencontré et désigner un interlocuteur permanent pour les archives.
La rencontre permettra de les interroger sur :
le fonctionnement,
l’organisation,
la production de tel ou tel type de documents.

1.2. Evaluez les besoins de "stockage" organisé des documents

Introduction
Il est indispensable, à ce stade de votre réflexion, de procéder à une estimation de capacité de
conservation.
De quelle place aurez-vous besoin ?

1.2.1. Les documents déjà existants

Maintenant que vous connaissez bien votre structure, son histoire et son organisation, vous devez être
à même de savoir :
si le stock de dossiers que l’on vous a chargé de classer semble complet (par un premier
sondage)
et, surtout, de vérifier s’il n’existe pas d’autre lieu de stockage ;
si tel est le cas, voyez si vous pouvez tout rassembler en un même lieu, plus pratique et plus sûr.
Si les dossiers sont en vrac, en paquets, entassés, empilés, vous devez :
évaluer l’ensemble en mètres cubes,
puis convertir les mètres cubes en mètres linéaires ;
cette précision vous servira à savoir de combien de mètres linéaires de conservation vous aurez
besoin : pour cette évaluation, vous devez savoir que 1 m3 = 12 ml (mètres linéaires) en
moyenne.

7
1. Comment évaluer vos besoins ?

1.2.2. ... et à l'avenir ?

Pour disposer d’une capacité de conservation qui permette de "tenir" pendant plusieurs années, il est
nécessaire de prévoir une capacité d’accroissement qui tienne compte des versements à venir.
Cette estimation doit être réalisée en parcourant les différents bureaux et en additionnant le métrage
linéaire (en centimètres, mètres, puis kilomètres) produit annuellement. Le chiffre obtenu est
cependant à pondérer par l’estimation des éliminations à faire et à multiplier par le nombre
d’années envisagé.
Le stockage n’est pas tout. Il faut aussi prévoir :
des locaux de travail pour le personnel (et en prévoir suffisamment, même si l’équipe est très
maigre au départ),
ainsi que des lieux de consultation des documents, voire d’exposition.

Exemple

Pour la société minière, créée en 1950, vous avez actuellement 100 ml d’archives et vous êtes sûr que
tout a été regroupé au siège social, qu’il n’y a donc plus rien dans les différents centres d’exploitation,
que des archives courantes.
Les cinq services implantés au siège de la société, interrogés, ont estimé produire chaque année,
chacun, 10 mètres linéaires. Les centres d’exploitation n’ont que des copies de documents qu’on trouve
dans les services (que l'on pourra donc éliminer). On vous propose un local pouvant contenir 500
mètres linéaires.
Évaluer vos besoins
Évaluer vos besoins (cf. Helene_anim_01.swf)

1.3. De quel type de conservation aurez-vous besoin ?

L’essentiel de la production d’archives est encore constitué de documents papier, mais il faut prendre
en considération les autres types ou supports de documents :
parchemins,
photographies (noir et blanc, couleurs),
cartes et plans ( à plat, roulés, sur calque),
gravures,
documents électroniques (voir le module 7 : " Gestion et archivage des documents numériques
").
Ils devront être conservés dans des conditions différentes et dans des locaux ou du mobilier
adaptés. Autre impératif : leur bonne conservation exige que l'on prévoie les conditions climatiques
adéquates (voir le module 10 : " Bâtiments et locaux d'archives ").

1.4. Quels sont vos besoins en personnel ?

Introduction
Sans doute pouvez-vous entreprendre le travail seul, avec une table, une chaise et un crayon ! C'est
même sûrement de cette façon que vous commencerez et cela ne doit pas vous effrayer car avec rigueur
et méthode vous obtiendrez des résultats.

8
 1. Comment évaluer vos besoins ?

Il est cependant probable que vous aurez besoin assez vite d'une équipe. Pour la constituer, vous devez
évaluer vos besoins en répondant à deux questions :
quel doit être le niveau de qualification de vos collaborateurs ?
de combien de personnes l'équipe doit-elle être composée ?

1.4.1. Le niveau de qualification

Il est souhaitable de recruter à la fois :
du personnel avec un bon niveau d’études générales (fin d’études secondaires), si vous ne
pouvez pas avoir des personnes spécialement formées au traitement des archives ;
des agents qui ont un sens pratique car ils sont aussi très utiles dans un service d’archives,
notamment pour le rangement concret des dossiers.
En tous les cas, il faut s’assurer que ces agents seront organisés, méthodiques, et qu'ils présentent une
bonne capacité d’adaptation.
Vous devez consulter avec profit le module 13, section 1, chapitre 2.3 : "Propositions pratiques, Le
personnel".

1.4.2. Combien de personnes ?...

On compte en général une personne pour 1000 ml dans un service d’archives déjà structuré.
Dans un service à organiser, il vaut sans doute mieux compter une personne pour 500 ml.
De toute façon, si le métrage est inférieur à ce chiffre, il faut quand même rapidement être au moins
deux, ne serait-ce que pour les permanences (absences, congés) et pour certaines tâches matérielles.

1.5. ... et quels sont vos moyens financiers ?

Ils découlent forcément de tout ce qui précède :
la possibilité de recevoir des accroissements d'archives pendant plusieurs années dans des
locaux et sur du mobilier adaptés,
la possibilité de traiter les archives avec du personnel assez nombreux et qualifié.
Si vous avez un aménagement de locaux à prévoir, évaluez le coût :
d'investissement
terrain,
bâtiment,
équipement : rayonnages, bureaux, ateliers ;
de fonctionnement
personnel,
fonctionnement du bâtiment : éclairage, chauffage, eau, consommables, dépenses pour
les fournitures…
Ce n'est sans doute pas la première tâche que l'on vous demandera. Mais, si c'est le cas, sachez vous
entourer des conseils de spécialistes (bureaux d'études, architectes, techniciens…).
Sachez aussi que l'appel à des prestations de services extérieures (pour des opérations telles que la
reliure, la restauration...) est souvent plus économique que la création d'un atelier propre au service,
avec le recrutement d'agents à plein temps.

Conclusion

9
1. Comment évaluer vos besoins ?

En résumé
Au cours de ce premier chapitre, nous vous avons proposé de faire le tour de la situation.
Vous commencez à voir assez clairement dans quelle direction il faut aller : vous engagez-vous dans un
projet peu important ou dans un projet plus ambitieux ?
L’objectif principal et prioritaire qui doit sous-tendre toute votre réflexion et votre action est le
traitement (intellectuel et matériel) des archives, étape indispensable et préalable à leur exploitation,
qu’elle soit scientifique ou culturelle.

10
2. Propositions pratiques II

Introduction
Vous êtes maintenant apte à établir un programme de travail qui, après avoir été validé par votre
hiérarchie, permettra d'engager les différentes phases de réalisation et, bien-sûr, d'obtenir les moyens
nécessaires (budget de réalisation, dotation en matériel et en personnel).

2.1. L'élaboration d'un programme de travail

Introduction
Comme vous ne pourrez pas tout mener de front, vous serez donc amené(e) à définir :
un ordre de priorités (qui pourra varier selon le contexte dans lequel vous vous trouvez)
un calendrier de réalisation de ces différentes tâches.
ATTENTION !
Ne pas confondre calendrier de réalisation et calendrier de conservation !

2.1.1. La définition de priorités

Nous ne traitons ici que de la question des archives mais il peut arriver que vous soyez amené(e) à vous
occuper à la fois des archives et de la documentation : ce sont souvent des domaines que, de l’extérieur,
on a tendance à confondre.
Il vous faudra toutefois bien séparer les deux fonctions et, à notre avis, donner la priorité aux archives.
En effet elles risquent de s’abîmer (parce que plus anciennes que la documentation) et ce sont elles qui
demanderont le plus de temps en traitement intellectuel. Prenez garde par ailleurs que, si vous
commencez par la documentation, vous serez rapidement assailli(e) par des demandes de recherche,
d’élaboration de dossiers documentaires, et vous n’aurez plus de temps à consacrer aux archives.
Suivant le cas, vos priorités seront :
d’ordre matériel : des mesures d’urgence peuvent s'avérer indispensables en matière de
conservation
désinfection,
"mise en quarantaine
conditionnement ;
(Voir à ce sujet le module 8 :" Préservation et restauration ")
ou d’ordre archivistique : éliminations puis classement d’archives définitives, par exemple.
(Voir les trois modules sur la gestion et le traitement des archives à chaque étape du cycle de vie)
Évaluer vos besoins
Évalur vos besoins 2 (cf. Helene_anim_03.swf)

11
2. Propositions pratiques

2.1.2. La définition d'un échéancier

En reprenant, dans l'ordre, les priorités que avez définies, mettez au point un échéancier.

Attention

Ne pas confondre cette notion avec celle de calendrier de conservation, dit aussi tableau de gestion,
étudiée dans le module "Archives courantes et intermédiaires" (modules 4 et 5)

Il est plus facile à élaborer pour les tâches matérielles que pour les tâches intellectuelles. En effet :
on peut mesurer combien on conditionne de liasses en une heure et, en fonction du nombre de
liasses à conditionner, mesurer le temps qu’il faudra y consacrer ;
en revanche, pour les éliminations et les classements, c’est fonction à la fois du volume, mais
aussi de l ’état d’organisation des archives (vrac pour ou dossiers déjà organisés qu’il faut
vérifier et traiter définitivement).
(Voir aussi le module 6 : Traitement des archives définitives)

2.2. Les moyens à mettre en oeuvre

Introduction
Tous les éléments rassemblés doivent vous permettre dʼélaborer des propositions à votre hiérarchie
concernant :
le budget (annuel ou pluri-annuel) : les réalisations que vous pourrez mettre en place dépendront
des finances que vous obtiendrez,
les locaux et le matériel,
le personnel et les règles de conduite qu'il doit respecter dans un service d'archives.

2.2.1. Les moyens financiers

Une fois les besoins évalués, vous devez élaborer un budget.
La répartition budgétaire peut varier suivant que l'on se trouve dans une structure publique ou dans
une structure privée.
Mais, dans tous les cas, on distinguera :
l'investissement : les infrastructures, le gros matériel, tout ce qui doit avoir une durée de vie
importante, dont l'amortissement se fait sur plusieurs années,
le fonctionnement : dépenses de personnel, fournitures, achat de documentation
professionnelle, moyens bureautiques…

Exemple

Nous reprenons ici les postes de dépenses figurant sur un budget de service d'archives (liste non
exhaustive ) :

Frais de gestion du personnel Indispensable

Mobilier pour le rangement des archives Indispensable

Mobilier de bureau Indispensable

Fournitures pour le conditionnement Indispensable

12
 2. Propositions pratiques

Achat de documentation professionnelle Indispensable

Frais de gestion du bâtiment Indispensable

Désinfection Pas toujours indispensable

Restauration Pas toujours indispensable

Matériel informatique Accessoire

Frais d'impression d'ouvrages Accessoire

Numérisation Accessoire

2.2.2. Les locaux et le matériel

Dans vos propositions vous devez penser :
aux locaux à construire ou à aménager pour la conservation définitive,
aux locaux pour le traitement des documents,
aux locaux de travail pour le personnel,
aux locaux pour la valorisation (expositions, services éducatifs...), pour le public,
au matériel à acquérir pour la conservation définitive,
au matériel pour le traitement des documents (informatique, bureautique…),
à la question de la sécurité.
(Voir aussi les modules 10 : Bâtiments et locaux d'archives, 8 : Préservation et restauration, et 12 :
Valorisation des archives)

2.2.3. Le personnel
Vous devez également exposer vos besoins en personnel. Opterez-vous pour le recrutement d'un
personnel formé ou pour la formation "sur le tas" que vous vous chargerez de faire à partir de votre
propre expérience ?
La réponse à cette question sera fonction :
des moyens que votre structure pourra mettre à votre disposition pour la formation en externe,
mais aussi du temps que vous pourrez éventuellement consacrer à cette formation pour la
formation en interne.

Exemple

Pour assurer une formation en interne, c'est-à-dire par vous même dans votre service, vous pouvez
consacrer une demi-journée par semaine :
à des aspects différents du travail
repérage des grands ensembles et sous-ensembles de dossiers,
rédaction des analyses des dossiers,
cotation,
conditionnement matériel,
rangement,

13
2. Propositions pratiques

récolement…
à la sensibilisation du personnel sur la question du respect de la confidentialité de certains
dossiers que les uns ou les autres risquent d'être amenés à traiter (un dossier "sensible" est, a
priori, un dossier comme les autres : la personne qui le traite en prend connaissance pour
pouvoir le classer, mais elle n’a pas à faire état des différents éléments de ce dossier aux autres
personnes du service, ni évidemment à des personnes extérieures).

Pour plus de détails... Complément

Que faire si on vous envoie du personnel en difficulté ?

Vous risquez (autant ne pas vous le cacher) de voir arriver dans le service des personnes, en difficulté
dans d'autres services de votre structure, qu'on n'a pas choisi de licencier, mais qu'on vous envoie,
puisque vous avez exprimé des besoins en personnel.
C'est malheureusement un cas assez fréquent.
Commencez par essayer de résister, en argumentant sur la perte de temps que constitue pour vous ce
personnel pas du tout formé, sur le fait qu'être archiviste est un métier à part entière. Mais, si vos
arguments n'aboutissent à rien, il vous faudra alors :
vous occuper particulièrement de ces personnes qui ne sont pas spécialement motivées par le
travail sur les archives, encore moins formées,
essayer de voir dans quel domaine ces personnes sont le plus performantes (le classement, le
conditionnement, le rangement matériel...).
Avec un peu de chance, elles trouveront au travail en archives un intérêt qu'elles n'auraient pas
soupçonné et vous aurez gagné du personnel cette fois motivé !

2.2.4. La déontologie
Comme d'autres professions, la déontologie (voir à ce sujet le module 3) des archivistes s'appuie sur un
certain nombre de règles de conduite qu'il convient de respecter si l'on veut exercer cette profession de
façon responsable.
Il en va en effet de la responsabilité des archivistes dans plusieurs domaines: les tris et éliminations, le
respect de la confidentialité des documents à l'intérieur de l'organisme, mais aussi à l'extérieur s'il y a
communication au public.
En 1996, lors de l'Assemblée générale de la 13e session tenue à Beijing (Chine), le Conseil international
des Archives a adopté un Code de déontologie présenté et commenté sur le site du CIA (http://www.ica.
org/fr/node/37331).

Conclusion
En résumé
Vous avez déjà mené une réflexion importante sur ce qui doit être fait pour obtenir un service
opérationnel et efficace.
Il est temps de se poser une nouvelle question qui est de plus en plus à l'ordre du jour : celle de
l'informatisation.

14
3. Informatiser ? III

Introduction
Dans le métier des archives comme ailleurs, l'outil informatique est devenu incontournable eu égard
aux services qu'il rend, notamment dans la gestion de la masse documentaire.
Cependant soyez bien persuadé que l'on peut se passer de lui pour travailler efficacement dans les
archives !
Quelle que soit votre situation, informatique ou non, il faut se mettre au travail !

3.1. La problématique
L'informatisation nécessite une réflexion en amont sur les objectifs que l'on se fixe et plus
particulièrement de savoir exactement ce que l'on recherche :
s'agit-il seulement d'optimiser la gestion (espaces, flux des documents, lecteurs...)
ou s'agit-il de se doter d'outils permettant la recherche fine de dossiers ?
Elle nécessite également de prendre en compte les contraintes techniques éventuelles que l'organisme
dont vous dépendez pourra vous imposer, en particulier le choix d'un système d'exploitation.

3.2. Le cahier des charges

Pas de programme d'informatisation sans cahier des charges préalablement établi.
Il commence généralement par un état de la situation informatique du service :
existence préalable d'ordinateurs
logiciel(s) utilisé(s)
existence d'un réseau
données à récupérer.
Il se doit ensuite de définir les objectifs précis de l'informatisation :
établissement d'un récolement permanent
gestion d'une salle de lecture (avec suivi des communications et production de statistiques
périodiques)
gestion des entrées (versements, dons...)
possibilité de gérer des bordereaux de versement ou d'élimination produits par les services
suivi des traitements (conditionnement, restauration, numérisation, élimination)
gestion des espaces (recherche d'emplacements libres)
récupération de données informatiques (préciser dans ce cas avec quel logiciel elles ont été
produites)
aide pour l'établissement d'instruments de recherche

15
3. Informatiser ?

recherche documentaire.
Il doit enfin poser la question de la pérennisation des données et prévoir dans quelles conditions
s'effectuera l'évaluation du fonctionnement du service créé.

Conclusion
En résumé
L'utilisation de l'informatique nécessite beaucoup de rigueur et de cohésion au sein d'un service.
Ce n'est pas la panacée ni la solution de tous les problèmes, mais un outil formidable quand on a des
masses de dossiers à gérer.
Sachez cependant qu'elle a ses contraintes dont l'actualisation des matériels et des logiciels n'est pas la
moindre !

16
 IV
OK

4. Evaluation des connaissances

Exercice 1
Vous venez d'être embauché-e par la municipalité d'Au-Bout-du-Monde afin d'organiser ses archives
laissées à l'abandon depuis toujours. Vous devez donc mettre sur pied un service d'archives.
Parmi les étapes suivantes, laquelle devriez-vous effectuer en premier ?
 Trouver un local et l'aménager

 Évaluer la situation

 Commencer le classement des documents afin de vous y retrouver

Exercice 2
Vous venez d'être embauché-e par la municipalité d'Au-Bout-du-Monde afin d'organiser ses archives
laissées à l'abandon depuis toujours. Vous devez donc mettre sur pied un service d'archives.
Afin d'effectuer votre travail, vous voulez connaître un peu mieux l'histoire de la municipalité
d'Au-Bout-du-Monde. Associer les types de source au genre d'information que vous pouvez y
trouver.

annuaires organigrammes employé(e)s de la municipalité publications de la municipalité

Des renseignements ne Le nom et les La mission et Le niveau hiérarchique

se trouvant pas dans responsabilités des l'évolution de la des producteurs
les documents agent(e)s de la municipalité. d'archives.
officiels. municipalité.

Exercice 3
Vous venez d'être embauché-e par la municipalité d'Au-Bout-du-Monde afin d'organiser ses archives
laissées à l'abandon depuis toujours. Vous devez donc mettre sur pied un service d'archives.
Vous avez évalué la situation et vous avez pris connaissance de l'histoire de la municipalité après
avoir pris connaissance de toute la documentation disponible. Vous êtes maintenant prêt(e) à
mettre sur pied votre service. Vrai ou faux ?

17
4. Evaluation des connaissances

 Vrai

 Faux

Exercice 4
Vous venez d'être embauché-e par la municipalité d'Au-Bout-du-Monde afin d'organiser ses archives
laissées à l'abandon depuis toujours. Vous devez donc mettre sur pied un service d'archives.
Ayant rencontré les agent(e)s de la municipalité, dont les responsables de haut niveau, vous vous
dites que vous pouvez désormais compter sur eux pour vous faire parvenir leurs archives. Avez-
vous raison ?
 Oui

 Non

Exercice 5
Vous venez d'être embauché-e par la municipalité d'Au-Bout-du-Monde afin d'organiser ses archives
laissées à l'abandon depuis toujours. Vous devez donc mettre sur pied un service d'archives.
Vous venez de terminer vos prévisions concernant la quantité de documents d'archives dont vous
êtes responsable, ainsi que la quantité qui devrait s'y ajouter au cours des prochaines années.
Votre supérieur vous rend visite et, ayant été mis au courant de vos données, vous indique qu'il y a
justement un local libre pouvant contenir la quantité de documents estimée. Ce local deviendra le
service d'archives. Que répondez-vous à votre supérieur ?
 L'estimation de la place requise pour les documents ne suffit pas.

 Vous acceptez, satisfait de la promptitude de votre supérieur à vous accorder un lieu de travail.

Exercice 6
Vous venez d'être embauché-e par la municipalité d'Au-Bout-du-Monde afin d'organiser ses archives
laissées à l'abandon depuis toujours. Vous devez donc mettre sur pied un service d'archives.
Vous devez maintenant établir le premier budget du Services d'archives de la municipalité d'Au-
Bout-du-Monde. Parmi les dépenses suivantes, lesquelles sont de l'ordre du fonctionnement ?
Sélectionner tous les énoncés pertinents.
 Des ordinateurs

 Du papier et des crayons

 Des rayonnages

 L'abonnement à une revue archivistique

 Le salaire des employé(e)s

Exercice 7
Vous venez d'être embauché-e par la municipalité d'Au-Bout-du-Monde afin d'organiser ses archives
laissées à l'abandon depuis toujours. Vous devez donc mettre sur pied un service d'archives.

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 4. Evaluation des connaissances

Comme d'autres services de la mairie d'Au-Bout-du-Monde, vous désirez informatiser votre service
et préparez, à cet effet, un cahier des charges. Dans quel ordre devez-vous présenter les éléments
suivants ?

1. Le budget demandé

2. Les conditions d'évaluation du fonctionnement du système qui sera mis en place

3. Les objectifs particuliers de l'informatisation

4. Les types d'ordinateurs requis

5. La pérennisation des données

6. L'état de la situation informatique du service

Réponse :

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