2.1. Comment vos documents sont-ils principalement stockés ?
• ☐ Format papier uniquement
• ☐ Format papier et numérique
• ☐ Principalement numérique
2.2. Disposez-vous d’un système de classement structuré ?
• ☐ Oui, bien structuré
• ☐ Partiellement structuré
• ☐ Non, absence de structure claire
2.3. Utilisez-vous actuellement une solution de gestion électronique de documents (GED)
?
• ☐ Oui (préciser le nom du logiciel : __________________________)
• ☐ Non
2.4. Quels outils utilisez-vous pour gérer vos documents numériques ?
• ☐ Dossiers partagés sur serveur interne
• ☐ Plateformes cloud (ex : Google Drive, OneDrive)
• ☐ Aucune solution particulière
2.5. À quelle fréquence rencontrez-vous des problèmes liés à la gestion documentaire ?
• ☐ Quotidiennement
• ☐ Hebdomadairement
• ☐ Mensuellement
• ☐ Rarement
3. Problèmes rencontrés dans la gestion documentaire
3.1. Quels problèmes rencontrez-vous fréquemment ? (Plusieurs réponses possibles)
• ☐ Difficulté à retrouver des documents rapidement
• ☐ Perte ou détérioration des documents papier
• ☐ Temps élevé de traitement des documents
• ☐ Risque de non-conformité réglementaire (archivage, confidentialité)
• ☐ Manque d’espace de stockage physique
• ☐ Coûts élevés liés à l’impression et au stockage papier
• ☐ Faible traçabilité et absence de contrôle des modifications
• ☐ Problème de gestion du courrier
• ☐ Autres : ___________________________________________
3.2. Est-ce que l’absence de digitalisation impacte les performances de votre entreprise ?
• ☐ Oui
• (ex : validation de documents)
4.2. Quels critères sont prioritaires dans le choix d’une solution de digitalisation ?
(classez de 1 à 5, 1 étant le plus important)
• ☐ Facilité d’utilisation
• ☐ Rapidité d’installation et d’adoption
• ☐ Sécurité des données
• ☐ Coût de la solution
• ☐ Compatibilité avec les outils existants
4.3. Disposez-vous d’un budget approximatif pour ce type de projet ?
• ☐ Moins de 10 000 $
• ☐ Entre 10 000 $ et 50 000 $
• ☐ Plus de 50 000 $
• ☐ Non défini
4.4. Quels gains attendez-vous principalement d’une solution de digitalisation ?
• ☐ Gain de temps
• ☐ Réduction des coûts
• ☐ Conformité réglementaire accrue
• ☐ Amélioration de la satisfaction client
• ☐ Autres : ___________________________________________
5. Conclusion et disponibilité pour un échange
5.1. Seriez-vous intéressé(e) par un audit approfondi de vos processus documentaires ?
• ☐ Oui
• ☐ Non
5.2. Souhaitez-vous être contacté(e) pour une présentation d’une offre de service ?
• ☐ Oui
• ☐ Non
5.3. Personne à contacter :
• Nom : ___________________________________________
• Fonction : ___________________________________________
• Téléphone : ___________________________________________
• Email : ___________________________________________
Remarque : Nous vous remercions de votre participation. Vos réponses nous permettront de
concevoir une solution sur mesure, adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise.
6. Gestion des Archives
6.1. Avez-vous un système d’archivage structuré ?
• ☐ Oui
• ☐ Non
5.2. Combien d’années d’archives papier gérez-vous ?
• ☐ Moins de 5 ans
• ☐ Entre 5 et 10 ans
• ☐ Plus de 10 ans
5.3. Est-ce que vos archives actuelles occupent beaucoup d’espace physique ?
• ☐ Oui
• ☐ Non
Interprétation des données collectées : Étapes et conseils
Une fois les réponses au questionnaire reçues, voici comment analyser et interpréter les
données pour identifier les besoins spécifiques des entreprises et concevoir une offre
pertinente :
1. Organisation des données
1. Centralisez les réponses :
Compilez toutes les réponses dans un tableau ou un logiciel d’analyse (Excel, Google
Sheets, ou un outil comme Power BI pour des analyses avancées). Organisez les
réponses par catégorie (problèmes, besoins, priorités, etc.).
2. Segmentez les entreprises :
o Par taille (petites, moyennes, grandes entreprises).
o Par type de documents gérés.
o Par niveau de digitalisation existant (aucune, partielle, avancée).
2. Analyse des réponses
Problèmes identifiés
• Fréquence des problèmes :
Identifiez les problèmes les plus fréquemment mentionnés (par exemple, "perte de
documents" ou "temps élevé de recherche").
Exemple : 70% des entreprises signalent des difficultés à retrouver des documents
rapidement.
• Impact des problèmes :
Analysez l’impact des problèmes sur l’entreprise (productivité, conformité,
satisfaction client). Cela aide à prioriser les problèmes à résoudre.
Exemple : 50% des entreprises estiment que l’absence de digitalisation affecte leur
productivité.
Besoins exprimés
• Intérêts pour les services :
Analysez les services les plus demandés (numérisation, automatisation, mise en place
d’un logiciel GED).
Exemple : 60% des répondants souhaitent numériser leurs archives papier.
• Critères de choix :
Identifiez les priorités dans le choix d’une solution (ex. facilité d’utilisation, coût,
sécurité).
Exemple : Les entreprises privilégient des solutions simples et abordables (80%
priorisent la facilité d’utilisation).
Budget et contraintes
• Disponibilité budgétaire :
Évaluez si les entreprises disposent d’un budget et son ampleur. Cela vous aide à
adapter votre offre.
Exemple : 40% des entreprises ont un budget inférieur à 10 000 €.
• Contraintes majeures :
Notez les limites identifiées (manque de personnel formé, incompatibilité avec les
outils existants).
3. Identification des segments spécifiques
Problèmes communs :
Regroupez les entreprises partageant des problématiques similaires.
Exemple : Les entreprises industrielles ont souvent des problèmes de classement et de
recherche des documents techniques.
Segments prioritaires :
Identifiez les groupes d’entreprises où vos services peuvent avoir le plus d’impact rapidement.
Exemple : Les PME sans GED mais avec un volume important de documents papier
pourraient bénéficier d’une offre de numérisation et structuration simple.
4. Proposition d’une offre adaptée
En fonction des données collectées :
1. Priorisez les solutions :
Mettez en avant des services correspondant aux problèmes les plus fréquents et aux
budgets disponibles (par exemple, un pack de numérisation + GED simple et
abordable).
2. Ajoutez des modules spécifiques :
Proposez des options complémentaires en fonction des besoins identifiés, comme
l’automatisation des flux ou la formation.
5. Rapport et restitution
Préparez un rapport pour chaque client potentiel ou pour le secteur étudié :
• Résumé des problèmes identifiés.
• Analyse des besoins prioritaires.
• Proposition d’une solution adaptée avec une estimation budgétaire.
Exemple concret d’analyse
Résultats du questionnaire :
• 80% des entreprises rencontrent des problèmes de recherche de documents.
• 60% souhaitent numériser leurs archives papier.
• 50% ont un budget limité (<10 000 €).
• 40% ont des contraintes liées à la formation des employés.
Proposition d’offre :
• Service principal : Numérisation et organisation des documents papier (structure et
classement numérique).
• Outils : Logiciel GED simple avec une interface intuitive (ex : gestion locale +
cloud).
• Support : Formation courte des employés.
• Budget estimé : Offrir des packages adaptés (<10 000 €).
Cette démarche permet de répondre efficacement aux attentes des entreprises tout en
démarquant vos services.
