PARTIE 1 : Généralités sur

l’archivage
1- C’est quoi l’archivage ?

L’archivage est l’action d’archiver. C’est l’ensemble des techniques et moyens employés pour
recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu’à leur destruction éventuelle.

Il s’agit de « l'ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen
ou long terme des informations, dans le but de les exploiter ultérieurement.

Les archives concernent l’ensemble des documents produits ou reçus par une entreprise
durant tout l’exercice de son activité.
Elles doivent par conséquent être conservées : elles retracent toute l’activité économique et
sociale de l’entreprise. Quant à leurs supports, ils sont variés :
 Documents papiers
 Documents photographiques
 Données électroniques

La théorie archivistique du cycle de vie du document organise le cycle de vie du document à

travers trois périodes :

Les archives courantes :

Les archives courantes ou actives correspondent aux documents actifs c'est-à-dire à
l'ensemble des documents nécessaires à l'activité de l'entreprise. Elles sont utiles pour les
affaires courantes de l'entreprise.

Les archives intermédiaires :

Les archives intermédiaires ou semi-actives représentent quant à elles les documents
conservés pour des besoins d'ordre administratif.

Les archives définitives :

Les archives définitives sont les documents conservés définitivement considérés comme
ayant une valeur historique ou juridique.
l’archivage des documents papiers correspond à une procédure qui peut s’avérer complexe si
les règles et les bonnes pratiques ne sont pas respectées. Quelle que soit la forme ou l’activité
de l’entreprise la gestion des archives est une nécessité. Elle ne s’entreprend donc pas à la
légère, bien qu’elle repose sur des actions a priori simples :
 Ranger
 Classer
 Conserver

1
 1-

L’objectif de l’archivage

L’objectif de l’archivage étant :

- De conserver et de garder les documents de l’entreprise en bon état,
- De les retrouver ou les restituer à tout moment.

C’est pourquoi, il ne se réduit pas à un simple stockage en vue de respecter la durée de

conservation des papiers, mais repose bien sur une gestion globale de l’archivage papier qui
s’inscrit dans une politique d’archivage efficace et pérenne, depuis la création jusqu’à
la destruction des archives.

2- Méthodes et normes d’archivage

La procédure d’archivage demande davantage de rigueur et de logique, car elle comprend :

 Le traitement des documents : de leur création à leur destruction
 Leur conservation dans de bonnes conditions : éviter toute dégradation ou perte
accidentelle
 Leur accessibilité : rendre les archives courantes et intermédiaires disponibles pour les
consulter ou les restituer.

Le système garantit la prise en charge du document de sa création à son archivage. Il offre de

nombreuses possibilités comme la mise en place de procédures et de droits d’accès.
Quant à la réglementation à respecter, il existe des normes ISO spécifiques à l’archivage et en
particulier la norme ISO 15489 qui permet de garantir :
 Le choix d’un plan de classement et sa mise en œuvre en respectant la réglementation.
 La conservation des documents avec la mise en sécurité des documents afin de les
préserver de tout risque de perte et de dégradation.
 L’organisation et la gestion des documents par le service des archives documentaires.

2
 3- Comment archiver ?

L’archivage papier :
Il faut veiller à ce que les documents archivés le soient dans de bonnes conditions de conservation et
surtout puissent être retrouvés facilement en cas de besoin.
a- Préparation matérielle :
Il s’agit d’éliminer tout ce qui peut empêcher la bonne conservation des documents :
 Les pièces métalliques : trombones, agrafes, épingles,

Trombones

Agrafes

Epingles

 Les pochettes plastiques : elles « mangent » l’encre des documents,

 Les classeurs à anneaux : ils prennent beaucoup trop de place.

Il est donc préférable de mettre ces documents dans des chemisettes, elles-mêmes regroupées
dans des chemises cartonnées, puis dans des boîtes d’archive qu’il faut étiqueter :

Clients
Année :2018
N° 201 à N° 300

3
 b- Préparation intellectuelle :
Il sera certainement demandé de remplir un bordereau de versement indiquant :
-L’objet du dossier,
-Le type de document (facture, étude,…),
-Les dates de début et de fin du dossier.

L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE :

Cette forme de conservation des documents nécessite les supports suivants :

 Disques durs classiques
 Bandes magnétiques
 Cartouches magnétiques
 Disques optiques…

Ce type de classement présente plusieurs avantages :

 Outil économique, facile, simple
 Forte sécurité
 Utilisation réduite du papier
 Rapidité de fournir l’information demandée

4- QUAND ARCHIVER ?

L’archivage doit se faire régulièrement, en fonction de la façon dont les dossiers s’accroissent.
Il est primordial à certaines occasions :
-Le changement de personnel,
-Les locaux devenus insalubres,
-La réorganisation d’un service,
-Le déménagement ou le réaménagement des bureaux.

6- LES ETAPES DE L’ARCHIVAGE :

1. Le dépoussiérage
2. Le classement
3. Le conditionnement
4. Le catalogage
5. La numérisation (qui permet de pouvoir visionner certaines archives sur ordinateur)

7- L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE :
Système d’Archivage Electronique
La vocation d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) est de permettre la
conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute
modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de
besoin.
Le Système d’Archivage Electronique prend en charge des archives, c’est-à-dire des
documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de
conservation légales.

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 L’objectif est de préserver les documents numériques archivés selon 5
axes :
 Pérennité (durabilité) : préserver le document pendant une durée définie, et mettre en œuvre
tous les moyens permettant d’assurer sa lisibilité au fil des ans. Cela implique d’utiliser un
format de fichier pérenne, et de réaliser des conversions régulières de formats.
 Intégrité (totalité): être en mesure de prouver qu’un document n’a pas été modifié depuis son
versement dans le SAE. Pour cela sont mis en place le calcul d’empreinte, l’horodatage et la
journalisation de l’ensemble des opérations réalisées. Les journaux sont eux-mêmes archivés
et conservés aussi longtemps que les documents.
 Confidentialité : 2 dispositifs permettent de répondre à ce besoin :
 1/ le cloisonnement logique et physique des documents
2/ la gestion des habilitations (autorisations), qui consiste à définir des droits d’accès
personnalisés aux documents en fonction de leur sensibilité. Par exemple seul le service
Ressources Humaines accède aux dossiers du personnel.
 Disponibilité : les documents archivés doivent être accessibles et exploitables par les
utilisateurs du dispositif. L’indexation des documents et leur classement dans une
arborescence structurée facilite les recherches par les utilisateurs.
 Réversibilité : l’entreprise doit pouvoir récupérer l’ensemble de ses documents, données et journaux
de preuve en cas de changement de dispositif.

L’archivage Cloud

L’archivage cloud constitue la meilleure solution pour stocker dans un environnement

sécurisé vos fichiers. Il présente l’avantage d’être facilement accessible à partir de
n’importe quel appareil. L’accès est sécurisé pour éviter les piratages.

E-signature

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La signature numérique ou digitale - digital signature en anglais - est une technique de
validation mathématique de l’authenticité et de l’intégrité d’un message, d’un logiciel
ou d’un document électronique.
Une e-signature (signature électronique) est une version numérique d'une signature
manuscrite classique.

La signature numérique est une solution à la falsification d’identité dans les

communications électroniques. Elle constitue un élément supplémentaire prouvant
l’origine, l’identité et l’état d’un document électronique, d’une transaction ou d’un message
et démontre le consentement éclairé du signataire.

PARTIE 2 : GESTION ELECTRONIQUE DES

DOCUMENTS

Introduction :
Une entreprise acquiert et produit tout au long de son activité un grand nombre de documents.
Certains sont fondamentaux (les titres de propriété ou les contrats), et doivent être conservés
pour répondre à l’environnement réglementaire. D’autres encore, les documents dits « de
travail » tels que les comptes rendus, les rapports, les documents bureautiques, peuvent être
consultés dans le but de prendre une décision. Par conséquent, la gestion et la conservation
des documents au sein de l’entreprise sont des activités essentielles. Elles répondent à des
objectifs d’ordre juridique et légal, à des enjeux patrimoniaux (constituer une mémoire
d’entreprise et conserver les documents relatifs à l’histoire et à l’activité de l’entreprise) et à
des enjeux stratégiques.
De nos jours, nous constatons une croissance importante de la masse de documents et la
quantité d’informations partagées, au sein des entreprises. La gestion de ces documents, leur
classement fastidieux et pénible, la dépense d’énergie qui en découle, tout ceci demeure un
problème persistant au quotidien. De même, la recherche d’information, devient une tâche
indispensable à la performance et au développement des organisations quelles que soient leurs
tailles, leurs missions, et leurs secteurs d’activité.
L'arrivée et le développement du document numérique a bouleversé les manières d'échanger
et de communiquer. Le passage du document papier au document numérique a permis de
repenser à de nouvelles organisations. En effet, le document numérique comporte des
spécificités que le document papier ne possède pas.
Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) se sont répandues dans les
entreprises à partir des années 1990. Le qualificatif « électronique » rend compte de

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l’évolution des systèmes de gestion de l’information. Ces systèmes n’ont pu voir le jour qu’en
raison des évolutions technologiques qui ont rendu possible l’acquisition de documents sous
forme numérique ; les plates-formes offrent des espaces de stockage plus importants,
l’architecture réseau type Intranet favorise l’accès aux documents.

Chapitre 1 : La gestion électronique des

données

1- Qu’est-ce que la GED ?

La Gestion Electronique de Documents (GED) est définie comme un « ensemble de logiciels
contribuant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition,
rétablissement, diffusion ».

Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et organiser l’ensemble de la
documentation produite par l’entreprise.

2- Avantages de la GED
La mise en place d’une GED dans une entreprise présente notamment les avantages suivants :

 Accès rapide et à distance aux documents : le réseau (l’Intranet le plus souvent) permet
l’accès à la base de GED et rend possible une consultation
immédiate des documents
 Base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise :
les documents produits dans l’entreprise sont tous stockés dans
une même base, prévenant ainsi le risque d’une dispersion des
documents
 Conservation des documents : le système de GED garantit la
conservation des documents produits dans l’entreprise, et assure
la pérennité dans l’accès aux documents.
 Accès omniprésent aux documents : le système GED est
accessible de partout dans l’entreprise, plusieurs personnes peuvent accéder simultanément
aux mêmes documents.
 Réduction des coûts liés au papier : l’existence d’un document papier induit des coûts. La
GED réduit au moins en partie ces coûts.
 Démarche qualité : Tout document produit ou transitant par votre entreprise est enregistré
dans la GED. Ce côté systématique s’inscrit naturellement dans le cadre la démarche qualité

7
 3- Les types de GED

On distingue trois types de GED

La GED administrative
Elle consiste à numériser puis à classer les divers documents administratifs (factures, fiches
techniques, bons de commande, formulaires, devis, etc.). Ces fichiers numérisés pourront être
classés et conservés sur différents supports numériques. Ils pourront être éventuellement diffusés
via le réseau interne de l’entreprise.

La GED bureautique
Elle permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (notamment à partir
des logiciels des suites bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables, voire
modifiables, par tout le personnel depuis n’importe quel poste de travail.

La GED documentaire
Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son, Vidéo etc.) selon
des critères définis pour et par l’entreprise.

Plus développée dans les grandes organisations, la GED documentaire permet un accès efficace à
l’information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires,
etc.).

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 4- Enjeux relatifs à la GED
Enjeux organisationnels et stratégiques
D’un point de vue stratégique, la mise en place d’une solution de GED rend possible une
rationalisation des flux d’informations et donc un gain de temps. Elle permet notamment de :

 Localiser plus rapidement l’information.

 Eviter la perte de documents.
 Eviter le redoublement des processus.
La GED présente également de nombreux avantages pour la production de documents de manière
collaborative. Couplée avec une fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet d’optimiser
le processus d’édition des documents.

Enjeux techniques
D’un point de vue plus opérationnel et technique, la GED garantit :

 L’interopérabilité (la compatibilité) : les documents peuvent être accessibles sur

différentes plates-formes et pour des usages divers.
 La pérennité des documents et de leur support.
 La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion des accès.
 La traçabilité : « retrouver l’historique, l’utilisation, la localisation d’une entité au moyen
d’identifications enregistrées ».
a- L’interopérabilité des formats
Dans l’environnement de l’entreprise, il est important que le document soit réutilisable et
interchangeable. Lors de l’enregistrement d’un document dans un format donné, il faut qu’il puisse
être accessible pour différents acteurs de l’entreprise et pour des usages divers (lecture à l’écran,
impression, stockage, insertion d’objets, modification). L’interopérabilité des formats caractérise
notamment la faculté pour ces formats d’être reconnus et lus sur des plates-formes, des logiciels et des
médias différents.
Les enjeux actuels consistent en la création de standards favorisant l’interopérabilité des fichiers.
L’élaboration du standard XML est sensée répondre à ces objectifs. XML favorise notamment la
diffusion et la consultation des documents sur des applications et des médias divers, tout en conservant
le document dans son intégrité et en garantissant sa pérennité.
Format d’enregistrement et systèmes de lecture
Outre les problèmes d’interopérabilité présentés plus haut, le choix d’un format de document soulève
la question de la pérennité dans l’accès au document. En effet, la lecture de documents numériques
nécessite de recourir à un appareillage spécifique à la fois matériel (micro-ordinateur, lecteur) et
logiciel (système d’exploitation, logiciel d’application). Or, le matériel et les logiciels d’application
évoluent. Certaines versions de logiciels ne sont plus capables de lire les documents produits dans les
versions précédentes. Il s’agit donc de permettre l’adaptation du document aux évolutions techniques
grâce à :
 La migration (changement de support, de version du logiciel)
 La recodification (changement du format de présentation et de structuration)

Le support de stockage
En voici les principaux, les plus performants.

 Support de stockage : disque dur réseaux, la valeur sûre. ...

 Les serveurs, la nouvelle génération de supports de stockage. ...
 La clé USB, un support de stockage mobile. ...
 CD et DVD, deux formats de support de stockage classiques mais sûrs. ...
9
  Les cartes mémoires, pour des besoins assez restreints.

b- La sécurité des données

Les enjeux relatifs à la sécurité des données conservées dans une base de GED sont identifiés comme
suit :
Garantie de l’authenticité des documents : la sécurisation du système de GED permet
d’attester que le document n’a pas subi de modification.
 Préservation de la confidentialité des informations présentes dans la base.
 Protection contre l’altération volontaire des documents : modification, brouillage des
données.
 Protection contre l’altération involontaire des documents : erreurs de saisie par exemple
 Protection contre les dommages physiques (panne de matériel, incendie, etc.).
La valeur légale du document numérique
Le document écrit original est la seule preuve valable pour la loi. Les documents ont en général une
durée de prescription légale de 10 ans. Ces faits sont des freins au développement du document
électronique qui ne remplit pas la condition d’irréversibilité, de non reproductibilité et de localisation
caractérisant le document original.
La valeur légale du document numérique dépend d’une part du type de document numérique produit et
d’autre part de l’ensemble des textes qui s’appliquent à l’activité de l’entreprise.
Deux cas se posent :
 Le document électronique est créé à partir d’un document matériel en utilisant un procédé de
numérisation. Le document numérique créé est alors une copie.
 Le document est créé directement sous forme numérique par l’emploi de procédés
informatiques. Le document numérique produit est ici le document d’origine, qui peut être
considéré comme un original sous réserve de respect des dispositions légales.

Chapitre 2 : La chaîne du document

numérique

1- Qu’est-ce qu’un document numérique ?

Le document numérique peut être créé à l'état natif ou obtenu par un processus de transformation d'un
document physique, on parle dans ce cas de document numérisé.
On distingue trois modes principaux de représentation de l'information de ces documents
électroniques: mode caractère, mode image ( image matricielle composée de pixels), mode vectoriel
( image vectorielle faite de formes possédant divers paramètres tels que hauteur, longueur….).

10
 2- Qu’est-ce que le cycle de vie du document
numérique ?
Le cycle de vie d’un document (Records life-cycle en anglais), est un concept qui permet de définir les
différentes étapes de la vie du document de sa création jusqu’à sa destruction finale.

Les différentes étapes du cycle de vie du document sont :

LA CREATION
 La création du document numérique. Il peut être le résultat d’un traitement automatisé
(création directement sous forme numérique), ou le résultat d’une numérisation de documents
papiers.
 L’enregistrement. On parle également de copie numérique. Cette phase correspond à la «
mémorisation du document pour des utilisations ultérieures (conservation, diffusion,
archivage)» ; on peut également inclure un système de workflow lors de l’enregistrement.
 Le classement. Il est nécessaire de ranger le document dans un espace informatique (serveur,
disque dûr…) accessible aux utilisateurs
 L’indexation. On détermine alors les termes et les expressions clés pour pouvoir retrouver le
document dans le système de classement par la suite.

LA GESTION
La gestion concerne les opérations qui interviennent sur le document après sa création. On parle
souvent de sécurité et de droits d’accès. Il s’agit de rendre le document accessible aux personnes
autorisées. Le document numérique étant facilement reproductible et modifiable, il est également
nécessaire de pouvoir gérer les différentes versions de ce document.

LA DIFFUSION
On distingue deux techniques de restitution du document :
 Le mode push : c’est la mise à disposition des documents que l’utilisateur va chercher dans la
base. Il doit alors se connecter au système de GED. Il lui est possible de visualiser les
documents après une recherche et une sélection (si celui-ci est autorisé à accéder au
document).
 Le mode pull : c’est la distribution du document. Le système transfère automatiquement les
documents (souvent par la messagerie électronique) à des destinataires qui sont désignés
préalablement. Il faut alors bien gérer les listes de diffusion pour que les bonnes personnes
puissent avoir les bons documents.

11
LA CONSERVATION
L’objectif de la conservation des documents est de prouver, de mémoriser, de comprendre et de
communiquer. Il faut donc conserver dans le temps la lisibilité des documents numériques et de ses
composants. Cela implique un choix de formats judicieux.

3- L’acquisition des documents

L’acquisition numérique
Pour que l’information puisse être gérée par un ordinateur, elle doit être disponible sous forme
numérique. Il existe trois modes d’acquisition :
 L’acquisition directe sous forme numérique, que ce soit un texte saisi sur un logiciel de
traitement de texte ou une photo créée avec un appareil numérique.
 La collecte et l’assemblage de documents déjà numériques. Dans ce cas, les documents sont
situés sur différents postes ou serveurs. Il suffit alors de les rassembler, les indexer et les
convertir en un format unique.
 La conservation numérique de documents analogiques. Il existe plusieurs technologies pour
numériser les documents (les scanners, les cartes de numérisation, …)
La numérisation des documents

Les documents sont scannés et traités avec des outils de capture :

LAD : Lecture Automatique des Documents

RAD : Reconnaissance Automatique des Documents

12
 OCR : Reconnaissance Optique des Caractères (Optical Character Recognition)

Qui permettent de transformer l’image d’un texte (qu’il soit scanné ou photographié) en un texte
ASCII. Ce dernier peut être modifié, réutilisé et indexé.

L’indexation des documents numériques

a- Qu’est-ce que l’indexation ?

L’indexation d’un document consiste à décrire celui-ci pour permettre son exploitation. C’est une des
étapes cruciales de la GED. Elle doit être « la représentation la plus fidèle et la plus exhaustive du
contenu, du sens du document afin de faciliter les recherches et d’en garantir la pertinence ». Il est
important de concevoir une politique d’indexation (construction des index et leur maintenance dans de
grandes bases documentaires). Cela va conditionner le bon fonctionnement de la GED
L'indexation des documents numériques est soumise au même principe que celle des documents
traditionnels qui consiste à extraire les concepts les plus représentatifs du document et de les
représenter sous forme d'un index ou d'un modèle.
Pour les documents numériques, cette opération consiste donc à «fournir des informations utiles sur
chaque document et ce dans le but d'en faciliter l'accès par les moteurs de recherche».
Ces informations s'appellent des métadonnées qui ont pour rôle de décrire formellement le document,
et à partir desquelles, les moteurs de recherche vont effectuer leurs requêtes.
Ces métadonnées comportent en général le titre de document, le nom de l'auteur, le type de document
(revue, livre…), Raison sociale, une liste de mots clés et le résumé du document.

Le stockage
Plusieurs enjeux liés à cette étape : la notion de conservation visant à maintenir dans le temps la
disponibilité d’un document. Les problématiques sont donc les suivantes :

 Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il
doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, offrir
un temps d’accès fiable.
 L’organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents
(texte, vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
 La durée de conservation doit permettre une épuration (nettoyage) régulière du système afin
de faciliter le stockage et d’alimenter les archives.
 La possibilité de réviser ou de détruire le document. Un stockage en mode
lecture/écriture/suppression doit être considéré.

13
Le WorkFlow
Le terme « WorkFIow » représente le processus industriel ou administratif au cours duquel des
tâches, des documents et des informations sont traités successivement, selon des règles prédéfinies,
en vue de réaliser un produit ou de fournir un service.
Le but du « WorkFIow » est d'acheminer des documents donc il est primordial de savoir identifier les
acteurs, leurs rôles et leurs tâches à chaque étape du processus. Cette identification se fait par la
modélisation qui permet de représenter une situation afin de mieux la comprendre. Un
« WorkFIow » est donc la modélisation et la gestion informatique des tâches et des acteurs qui
sont impliqués dans la réalisation d'un processus métier.

Ainsi, le WorkFIow permet de décrire le circuit de validation, les tâches, les délais à respecter et les
modes de validation. Le WorkFIow est avant-tout un projet organisationnel avant d'être un projet
informatique.

Le Workflow repose sur 3 concepts, aussi appelés les « 3R » : Rôles, Règles et Routes.

 Les Rôles : ce sont les compétences indispensables pour assumer la responsabilité d'activités
à accomplir et de résultats à obtenir.
 Les Règles : elles regroupent les informations concernant les tâches à réaliser pour accomplir
une activité.
 Les Routes : elles définissent les itinéraires du WorkFIow, c'est-à-dire les chemins des flux
informationnels

4- La démarche d’installation d’une GED, les

composants matériels et logiciels
La mise en place d’un outil de gestion documentaire doit respecter certaines étapes
indispensables à une démarche structurée et maîtrisée.

Définition du périmètre, des objectifs et des enjeux

Au préalable, une réflexion doit être menée pour définir précisément :

 Le périmètre du projet : Quels sont les départements, services ou activités

impactés ? Quels sont les documents (papiers ou informatiques) concernés ? Leur
volumétrie actuelle et prévisionnelle,…,
 Les objectifs du projet : Pourquoi mène-t-on ce projet ? Quelles sont les échéances
à court, moyen et long terme ? Que faut-il formaliser ? A qui ces informations
seront- elles diffusées ? Quelles sont les priorités de diffusion ?…
 Les enjeux du projet : d’un point de vue technique, organisationnel, financier,
humain,…

5- Les composants matériels et logiciels

Pour qu’une G.E.D soit opérationnelle, différents composants hardware et logiciels sont
requis. Cette infrastructure est constituée des éléments suivants :

 Un réseau informatique et des moyens de communication. il s'agit du réseau

général d'entreprise avec des outils banalisés de communication, d'une part,
internes (accès aux applications informatiques , transferts de fichiers, messagerie
14
 interne, etc.,) et, d'autre part, externes (fax, télex, accès à des messageries
publiques, accès à des banques de données externes, etc.)
 Un ou des serveur(s) physique(s) où résideront les informations de l'entreprise
(factures, devis, infos fournisseurs, produits, commandes,)
 Des postes client :les postes de travail seront ceux dont l'entreprise est équipée
 Des logiciels applicatifs spécifiques : pour le traitement numérique des
documents la recherche, la diffusion et la modification de l’information, …
 Des logiciels dans les stations utilisateurs (PC) : les browsers (navigateur Web)
qui permettent d'accéder aux informations et services sont universels et
disponibles gratuitement.

Résumé
Un système de Gestion Electronique de Documents ou GED est une application logicielle
capable de gérer les différentes étapes du cycle de vie du document (création, traitement,
diffusion, élimination). La mise en place d’une telle solution répond au besoin de maîtriser et
d’organiser la masse de documents qui circulent dans l’entreprise. Pour réussir un tel projet, il
importe cependant de bien identifier les besoins de l’entreprise et de ses acteurs et de prendre
en considération tous les aspects : le coût, le facteur humain et l’environnement technique du
projet. L’étude des fonctionnalités des solutions de GED et l’analyse comparative de plusieurs
solutions proposées par les éditeurs de logiciels constituent ensuite une étape indispensable à
la réussite du projet.

Lexique
AFNOR (Association Française de Normalisation) qui a édité la norme Z 44-001 portant sur
le classement alphabétique des noms et raisons sociales. Il s’agit d’une règle permettant de
déterminer de manière indiscutable le mot directeur, c’est-à-dire le mot sur lequel on va
classer. L’intérêt de cette règle réside dans son caractère indiscutable : elle met tout le monde
d’accord.

RUBRIQUE OU DÉNOMINATION : mot ou ensemble de mots désignant une personne,

une entreprise, une administration, un lieu, un document, un objet et servant à l’identifier.

Exemple : société BADAOUI et Cie

MOT DIRECTEUR : C’est le mot choisi parmi les mots qui constitue une rubrique et qui va
diriger « le classement alphabétique » et ensuite les recherches. Exemple : le mot
« BADAOUI » de la rubrique « société BADAOUI et Cie ».

15
INDEXAGE : c’est la manière d’écrire une rubrique pour mettre en évidence le mot
directeur. On écrit le mot directeur en majuscule, puis les mots qui le suivent, puis entre
parenthèses les mots qui le précèdent.

Exemple : BADAOUI et Cie (Société)

Archivage : organisation des sauvegardes de manière à ce que les données numériques soient
classées, facilement identifiées, facilement réutilisables.
Dématérialisation : transformation de supports d'informations matériels (documents papier) en
fichiers informatiques.
XML : (Extensible Markup Language) est une famille de langages
Document numérique : objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur ; ce
peut être une image, un fichier…
GED (gestion électronique des documents) : procédé informatisé visant à organiser et gérer
des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Il met
principalement en œuvre des systèmes d’acquisition, de classement, de stockage et de
diffusion des documents.
GED administrative : procédé permettant de classer les documents administratifs sous forme
de fichiers numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de
l'entreprise.
GED bureautique : procédé permettant la production et le partage de documents de travail
collaboratif. Ces documents sont centralisés et consultables par tout le personnel de
l'entreprise via intranet ou extranet.
Indexation : processus destiné à présenter le contenu d’un document au moyen de termes
issus d’un langage documentaire ou de mots-clés libres.
Mot-clé : terme caractéristique d'un thème traité par un document.
Numérisation des documents : technique qui consiste à scanner un document papier pour qu’il
puisse être enregistré sur un support informatique.
Scanneur : périphérique qui permet de convertir une image ou un document sous une forme
numérique.
Serveur : ordinateur qui contient des ressources (fournisseur de données) et les met à la
disposition des postes clients qui en font la demande.
Travail collaboratif : travail qui fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui
visent à atteindre un but commun.
Workflow : circuit documentaire permettant de router un ou plusieurs document(s) vers des
utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs pour relecture/modification/validation soit en mode
simultané (envoi à tous les destinataires en même temps), soit en mode consécutif (envoi aux
destinataires l’un après l’autre).

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