PROCEDURE REF : SMQ-PRD- 001

Date : xx/xx/20xx
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Etats des modifications :

Version Date Résumé des modifications

00 XX/XX/20XX Création
00 XX/XX/20XX Diffusion documents sur réseau

CHAPITRE SOMMAIRE
1 OBJET
2 DOMAINE D’APPLICATION
3 DOCUMENTS DE REFERENCE
4 DEFINITIONS / ABREVIATIONS
5 RESPONSABILITE
6 DESCRIPTION / DEROULEMENT
7 REVUE DES DOCUMENTS DU SMQ
8 DOCUMENTS / ENREGISTREMENTS SMQ

Rédacteur Vérificateur Approbateur

Nom & Prénom

Fonction Comité qualité

Visa

Document rédigée par : Sarra AMAMI

Ce document est la propriété de la société XXXXX. Il ne peut être reproduit ou communiqué sans autorisation
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1. OBJET :

L’objet de la présente procédure est de définir les mesures à prendre pour :

• Maîtriser la rédaction, la vérification et l’approbation des documents qui constituent le SMQ

avant diffusion.
• Revoir et mettre à jour les documents et approuver le document de nouveau.
• Assurer que les modifications et le statut de la version en vigueur des documents sont identifiés.
• Maîtriser la diffusion des documents afin d’assurer la disponibilité au moment opportun du
document en vigueur et nécessaire auprès du personnel concerné.
• Assurer l’identification et la lisibilité des documents.
• Assurer que les documents d’origine extérieure sont identifiés et leur diffusion est maîtrisée.
• Identifier clairement les documents périmés afin d’empêcher toute utilisation non
intentionnelle.
• Conserver les documents périmés.
• Maîtriser la manipulation des enregistrements : identification, protection, classement,
archivage, destruction.

2. DOMAINE D’APPLICATION :

La présente procédure décrit les règles définies au sein de la société XXXX pour la maîtrise des
documents et les enregistrements circulant à l’intérieur de l’entreprise et ce dans le cadre du RMQ
de SMQ.

On appelle document toute description d’activités ou des tâches exécutées au sein de la société
XXXXX.
Cette procédure s’applique à tous les documents internes, externes et enregistrements relatifs au
SMQ de la XXXXX :
• Fiches Processus
• Procédures
• Fiches de fonctions
• Modes opératoires
• Documents généraux
• Documents externes
• Enregistrement
• Instructions

3. DOCUMENTS DE REFERENCE :

Les documents auxquels se réfère la présente procédure sont :

➢ ISO 9001 Système de management de la qualité – exigences
➢ RMQ

4. DEFINITIONS / ABREVIATIONS :

RMQ : Responsable management de qualité.

4.1. Documents :
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• Fiche processus : Document spécifié pour décrire un processus

• Procédure : Manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus
• Fiche de fonction : Document précisant les tâches d’une fonction concernée ainsi que le profil
de ses compétences
• Mode Opératoire : Document décrivant la manière spécifiée d’accomplir une tâche ou une
activité élémentaire.
• Instruction : Document décrivant les consignes de travail
• Document Général : Document à caractère organisationnel ou renfermant des données de
travail.
Exemple de documents généraux : Organigrammes, Politique qualité et sécurité des denrées
alimentaires, Engagement de la Direction, Cartographie des processus...
• Enregistrement : Document où sont consignés les résultats de l’accomplissement d’une tâche.
Une fois remplit il sera considéré comme un enregistrement qui sera maîtrisé selon la présente
procédure.
• Documents externes : Normes en vigueurs, circulaires, réglementation, catalogues
fournisseurs, documents qui parviennent à la société XXXXXX par des tiers.

4.2. Chemin d’élaboration :

• Rédacteur : Personne ayant la responsabilité de rédiger un document qualité et de faire son

auto contrôle, matérialisé par son visa.
• Vérificateur : Personne ayant la responsabilité de vérifier le contenu et la forme d’un
document, matérialisé par son visa.
• Approbateur : Personne autorisant l’application d’un document, matérialisé par son visa

5. RESPONSABILITE :

Cette procédure relève de la responsabilité du RMQ qui veille à son application.

Les responsables des structures sont tenus d’informer le RMQ de toute opportunité d’amélioration
de cette dernière.

6. DESCRIPTION / DEROULEMENT :

6.1. Maîtrise des documents internes :

6.1.1. Descriptif et codification :

Tous les documents de la société XXXXX se présentent sur le même modèle défini ci-dessous avec
un entête et un pied de page toujours identiques. La police du caractère utilisée est « Times New
Roman ».
(Note) Quelques exceptions sont permises pour certains documents considérant ainsi l’aspect
commercial de leur présentation. Dans ce cas seule la référence et la version doivent y être notées
XXX-YYY-Zzz-NN en bas de la page.
Lorsque le document s’agit d’un plan ; la date, la référence et la version doivent, obligatoirement,
être notés en haut ou en bas de la page.
Entête :

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NATURE DU DOCUMENT Ref: XXX-YYY- NNN

Date: JJ/MM/AA
NOM DU DOCUMENT Version : NN
Page : 1/1

Désignations :

❖ Nature du document (YYY) :

• ENG : Enregistrement
• FCH : Fiche
• FIT : Fiche technique
• FON : Fiche de fonction
• DGL : Document Général
• DIA : Diagramme
• INS : Instruction
• LIS : Liste
• MOP : Mode opératoire
• PCS : Fiche Processus
• PLN : Plan
• NTS : Note de service
• PRD : Procédure
• TTB : Tableau
• MMQ : Manuel management de la qualité
• RRV : Revue de direction

❖ Abréviations des Processus (XXX) :

• DIR : Processus direction et stratégie
• SMQ : Processus Système Management de la Qualité
• HSS : Processus hygiène et sécurité sanitaire
• CMA : Processus commercial et marketing
• APR : Processus Approvisionnement
• GRH : Processus Gestion des ressources humaines
• MNC : Processus maintenance
• PRO : Processus Production
• CQP : Processus Contrôle Qualité produit
• EXP : Processus Chargement et Expédition
• CDV : Processus conception et développement

❖ Réf : est la référence du document :

XXX-YYY-Zzz-NNN :
- XXX = Abréviation du Processus
- YYY=Type du document
- Zzz= Z : le thème du document, zz : N° d’ordre du thème.
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- NNN= Chiffres identifiant le numéro séquentiel du document.

Exemple : Dans le cas de la présente procédure, la référence prend la forme suivante :

SMQ -PRD- Q02-001 :
- SMQ = Abréviation du Processus « Management de la qualité »
- PRD = Type du document « Procédure »
- Q02 = Q : Thème de la procédure « Qualité », 02 : N° d’ordre du thème « maitrise des
documents et des enregistrements »
- 001= Numéro séquentiel.

❖ Date : JJ/MM/AA est la date de mise en application de la version

❖ Version : est la version du document, numéro séquentiel (NN)
❖ Page : pagination du document sous la forme Numéro page/Nombre total de pages

Pied de page :

Tous les pieds de pages des documents comportent la mention suivante :

Ce document est la propriété de la société XXXX. Il ne peut être reproduit ou communiqué sans autorisation

Page de garde des procédures :

En première page de chaque document, un historique de version doit figurer avec à chaque fois les
résumés des modifications qui ont été apportées aux documents.
Exemple :

Version Date Résumé des modifications

00 Création
01 Modification : résumé des modifications

La page de garde renferme le sommaire du document :

Exemple :

CHAPITRE SOMMAIRE
1 OBJET
2 DOMAINE D’APPLICATION
3 DOCUMENTS DE REFERENCE
4 DEFINITIONS ET ABREVIATIONS
5 RESPONSABILITE
6 CONTENU
7 DOCUMENTS/ENREGISTREMENTS RMQ
Au bas de la page de garde, un tableau indiquant le Nom et Prénom et la fonction du rédacteur,
vérificateur et de l’approbateur comme suite :

Rédacteur Vérificateur Approbateur

Nom & Prénom

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Fonction

Visa

Page de garde des processus :

Les fiches processus sont présentées de la manière suivante :

Pilote du processus
Finalités

Champs d’application

Services concernés / Acteurs du processus

Entrants (Input) Sortants (Output)

Objectif(s) du processus Indicateurs

Documents de références (documents applicables pour la mise en œuvre du processus)

Rédacteur Vérificateur Approbateur

Nom & Prénom
Fonction
Visa

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Description du logigramme :

Les symboles présentés dans un logigramme sont les suivant :

Début, fin

Action, activité

Contrôle, alternative

Interaction des processus

6.1.2. Création et/ou modification et mise à jour

La direction générale ou le représentant de la direction désigne la personne la plus compétente pour

rédiger un document du système Qualité. Tant que le document est sous forme de projet, sa gestion
est sous la responsabilité du rédacteur. Les utilisateurs sont également appelés à participer à la
rédaction du document.
Une création et/ou une modification peut être requise suite à :

➢ Une modification organisationnelle

➢ Une modification d’autres documents liés au document concerné
➢ Un traitement de non-conformité
➢ Une correction, action corrective, ou d’amélioration
➢ Un constat d’audit
➢ Une revue de direction

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Toute personne concernée par une création et/ou une modification d’un nouveau document doit le
soumettre à la validation auprès du responsable de validation désigné.
Si la création et/ou la modification est retenue :

- Les paramètres d’identification du document seront modifiés en conséquence.

- Validation du contenu du document par le rédacteur
- Vérification du document par le vérificateur
- Approbation du document par l’approbateur (Directeur Général)
- Mise en vigueur du document par RMQ et diffusion aux concernés

Les modifications apportées sur un document qualité seront signalé sur la page de garde au niveau
des états de modifications.

6.1.2 Vérification :

La vérification a pour but de s’assurer que le document :

✓ Répond bien à l’objet
✓ Est cohérent avec les exigences normatives et réglementaires.
✓ Est compatible avec les autres documents du SMQ.
✓ Est faisable
✓ Respecte les règles de rédaction et de gestion des documents

Le vérificateur apporte, si nécessaire une aide et des conseils pour le rédacteur.

Le RMQ procède à la vérification du projet de document afin d’assurer son adéquation avec le
SMQ.
Le responsable contrôle qualité et hygiène procède à la vérification du projet de document rédigé
par le RMQ.

6.1.3. Approbation :

Après avoir vérifié ledit document, le RMQ passe le document à la direction pour approbation après
vérification de sa pertinence et que toutes les conditions nécessaires à l’application de ce dernier
sont réunies
Le Directeur d’usine approuve les documents vérifiés. Il s’assure qu’ils sont compatibles avec les
objectifs du SMQ.
L’approbation des documents autorise leur diffusion .

6.1.4. Diffusion

La diffusion électronique peut être réalisée par l’intermédiaire du réseau interne sous format PDF
sécurisé contre la modification pour les personnes qui disposent de droit d’accès sur le réseau
informatique. Chaque pilote dispose d’un classeur qui contient les documents spécifiques à lui, cette
opération est réalisée par le RMQ.
Le RMQ établit et tient à jour la liste des documents internes référencés.
Lorsque des documents communiqués à des tiers pour lesquels il n’y a pas nécessité de prévoir un
système de contrôle des modifications, il est nécessaire de mentionner sur le document qu’il s’agit
d’une « exemplaire non contrôlé ».
Les fiches processus et procédures seront identifiées par la mention « DIFFUSION
CONTROLEE », aucun autre service n’est autorisé à reproduire les documents du SMQ.
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Lorsque des nouvelles versions du document sont établies et approuvés, le RMQ procède au retrait
de l’ancienne version chez les personnes indiquées sur la liste de diffusion afin de les détruire.
L’originale du document périmé sera identifiée dans un dossier « PERIME » en ligne sur Dropbox.

6.1.5. Classement

Les destinataires ont la responsabilité du classement et de la conservation des documents internes

relatifs au SMQ sous format papier dans un classeur pendant toute la durée de validité.

6.1.6. Archivage

Les documents internes sont archivés lorsqu’ils ne sont plus utiles à consulter immédiatement.
L’archivage efficace pour garantir la préservation des informations archivées est assuré par Le
RMQ. (Intégrité et lisibilité).
La durée d’archivage est déterminée par la réglementation et selon les besoins des différentes
structures de la société XX.

6.1.7. Destruction

A l’issue de la durée d’archivage, les documents internes SMQ sont éliminés par incinération ou
destruction mécanique sur décision du responsable RMQ.

6.2. Maîtrise des documents externes :

Il s’agit de tous documents externes ayant une influence sur le système de gestion du SMQ et qui
sont conçus par des entités extérieures à l’entreprise. Ces documents sont utilisés en état par la
société XXXX.

6.2.1 Réception

Les documents d’origine externe, y compris les documents réglementaires, sont pris en charge et
gérés par le RMQ.
Une veille normative est effectuée sur Internet une fois par mois sur le site du bureau de conseil et
au moins une fois chaque 3mois sur les sites officiels nationaux et internationaux pour s’assurer du
bon fonctionnement du site du bureau de conseil.

6.2.2. Enregistrement :

L’introduction, le suivi et la mise à jour de ces documents sont assurés par le RMQ.
Un tableau global de gestion de ces documents est généré automatiquement par celui-ci.
Les documents d’origine externe sont identifiés par :

➢ Un type : « Journal Officiel, Codex, Norme Européenne, Norme ISO, etc. »

➢ Un code : la référence du document « N° d’identification et version »
➢ Description : l’intitulé du document.
➢ Edition : année de mise en vigueur

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6.2.3 Étude du document :

Le RMQ étudie ces documents pour évaluer leur incidence sur les activités concernées. Il notifie
également ces incidences et informe les personnes concernées.

6.2.4 Diffusion des documents :

La diffusion des documents externes est assurée par le RMQ de la même manière que les
documents internes pour le format papier voir chapitre « 6.1.5 Diffusion ». La diffusion
électronique des documents en externe n’est autorisée que par la direction générale sous format PDF
sécurisé.

6.3. Maîtrise des enregistrements :

La maitrise des enregistrements liés au SMQ est définie dans la « liste documents du SMQ » globale
au niveau du RMQ.

6.3.1 Classement

Les destinataires ont la responsabilité du classement et de la conservation des enregistrements

relatifs au SMQ dans un classeur pendant toute la durée de validité. Au-delà de cette durée de
validité l’enregistrement sera archivé.

6.3.2 Archivage

Les enregistrements sont archivés lorsqu’ils ne sont plus utiles à consulter immédiatement.
L’archivage doit être efficace pour garantir la préservation des informations archivées. (Intégrité et
lisibilité).
La durée d’archivage est déterminée par la réglementation et selon les besoins des différentes
structures de la société XXXX.

6.3.3 Destruction

A l’issue de la durée d’archivage, les enregistrements SMQ sont éliminés par incinération ou
destruction mécanique sur décision du responsable concernée.

7. SAUVEGARDE ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS INTERNES ET EXTERNES :

Tous les documents électroniques du système internes et externes sont sauvegardés sous format
électronique sur Dropbox dont la capacité est de 50Go.
Les comptes Dropbox sont sécurisés par mot de passe avec accès autorisé. Au cas de suppression
des documents ; ils seront récupérables en ligne.

8. REVUE DES DOCUMENTS SMQ :

La revue, l’approbation et la mise à jour des documents et des enregistrements du SMQ est assurée
par le RMQ. Il assure la mise à jour sur le document liste des documents du SMQ et la liste des
documents externes.

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Le système documentaire est revu par l’équipe qualité avant sa mise en place en vue de déterminer
les effets sur le SMQ et son incidence sur la qualité des produits et services de la Sté XXXX.
La revue documentaire est faite au minimum une fois par an par le RMQ.

9. DOCUMENTS/ENREGISTREMENTS SMQ :

- Fiche de diffusion des documents du SMQ.

- Liste des documents SMQ.
- Liste des documents externe.

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