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Descriptions d’emploi

InfoRH propose aux organisations de l’information et des outils qui pourront les aider à réviser leurs
descriptions d’emploi ou en élaborer de nouvelles. Avant d’utiliser les outils, veuillez lire attentivement
l’introduction qui suit; vous y trouverez de l’information utile et importante qui vous aidera à rédiger les
descriptions d’emploi de votre organisation.

Dans cette section :

Pourquoi les descriptions d’emploi sont-elles importantes?

Comment effectuer une analyse d’emploi

Concevoir des tâches intéressantes et stimulantes

Comment élaborer une description d’emploi

Qui approuve les descriptions d’emploi?

Profils de poste et exemples de descriptions d’emploi

Une description d’emploi est un outil fondamental de la gestion RH qui peut contribuer à accroître
l’efficacité d’un employé et l’efficacité organisationnelle.

Le Conseil sectoriel des ressources humaines des services de garde à l’enfance (CSRHSGE) a créé des
normes professionnelles pour les éducatrices et éducateurs à l’enfance, et pour les gestionnaires en
services de garde. Les normes professionnelles décrivent ce qu’une personne exerçant une profession
donnée doit savoir et être capable de faire pour être considérée « compétente » au sein de sa
profession.

Les normes professionnelles sont une ressource excellente, non seulement pour la rédaction des
descriptions d’emploi, mais aussi pour le recrutement et pour la détermination des besoins en matière
de perfectionnement professionnel.

Liens et ressources

Norme professionnelle des gestionnaires en service de garde à l’enfance

Normes professionnelles des éducatrices et éducateurs à l’enfance

Grille d’analyse professionnelle — Éducatrices et éducateurs à l’enfance

Normes professionnelles des éducatrices et éducateurs à l’enfance — Guide d’utilisation

Descriptions de travail : Manuel à l’usage des employeurs — Ressources humaines et Développement

Le Conseil RH pour le secteur communautaire a élaboré des profils de postes pour des postes clés de
petites organisations (p. ex., chef des services financiers); vous pouvez utiliser ces profils et les adapter à
votre organisation.
Une bonne description d’emploi aide un employé à comprendre :

ses tâches et responsabilités;

l’importance de son poste par rapport aux autres postes;

comment son poste contribue à la réalisation de la mission, des buts et objectifs de l’organisation.

De bonnes descriptions d’emploi contribueront à l’efficacité organisationnelle :

elles aideront les employés à effectuer leurs tâches en respectant la mission de l’organisation;

elles permettront à la direction d’identifier l’employé qui pourra le mieux assumer de nouvelles
responsabilités, et de procéder au réaménagement des tâches.

Les descriptions d’emploi sont aussi les pierres d’assise de la plupart des activités de gestion RH :

Recrutement

Les descriptions d’emploi servent à préparer une campagne de recrutement qui définit clairement les
tâches à accomplir et les exigences requises pour le poste.

Sélection

Les questions d’entrevue, les critères d’embauche et le processus de sélection sont basés sur les tâches
et exigences définies dans la description d’emploi.

Orientation

La description d’emploi permet à l’employé de comprendre les rapports entre son poste et les autres
postes de l’organisation.

Formation

La description d’emploi peut servir à cerner les domaines où l’employé ne s’acquitte pas de ses fonctions
de façon satisfaisante; on pourra ainsi identifier ses besoins en matière de formation.

Supervision

La description d’emploi peut être utilisée par l’employé et son superviseur pour établir un plan de
travail.

Rémunération

Les descriptions d’emploi peuvent servir à l’élaboration d’une structure salariale cohérente avec les
exigences de chaque poste (tâches, responsabilités et compétences requises).
Gestion du rendement

La description d’emploi et le plan de travail servent à évaluer le rendement.

Défense

S’il faut congédier un employé en raison de son piètre rendement, une description d’emploi précise,
détaillée et à jour aidera votre organisation à défendre sa décision.

Comment effectuer une analyse d’emploi

Si votre organisation ne dispose pas de descriptions d’emploi ou si ses descriptions d’emploi ne sont pas
à jour, la première chose à faire est d’effectuer une analyse des emplois.

L’analyse d’emploi est un processus servant à recueillir systématiquement de l’information afin de bien
comprendre et décrire les tâches et responsabilités d’un poste, de même que les connaissances,
compétences et habiletés requises. Il s’agit d’établir le profil du poste : les tâches effectuées et la
manière de le faire.

Le but de l’analyse des emplois est de rassembler l’information nécessaire à la rédaction des
descriptions d’emploi, lesquelles servent de fondement à la plupart des autres pratiques de gestion RH,
notamment la sélection, la formation et la gestion du rendement. L’information recueillie pour l’analyse
des emplois peut aussi être utilisée pour le processus d’évaluation des emplois qui sert à attribuer une
valeur à un emploi dans le but d’en fixer la rémunération.

Le genre de renseignements recueillis pendant l’analyse d’emploi est différent pour chaque
organisation, mais voici toutefois des renseignements qui sont habituellement recueillis :

sommaire des tâches;

détails sur les tâches les plus courantes;

responsabilités de supervision;

scolarité requise;

compétences particulières;

expérience;
équipement et outils utilisés;

fréquence de la supervision;

personnes avec lesquelles le titulaire du poste doit traiter;

responsabilités concernant la prise de décision;

responsabilités concernant les dossiers, rapports, fichiers;

conditions de travail;

exigences physiques de l’emploi;

exigences intellectuelles de l’emploi.

L’information sur les emplois peut être recueillie grâce à des techniques qualitatives ou narratives,
notamment entrevue, questionnaire, observation et registre d’activités.

Entrevue

On pose à l’employé ou à son gestionnaire une série de questions au sujet de l’emploi, des tâches
essentielles et des compétences requises pour bien effectuer le travail.

Questionnaire

On demande à l’employé de répondre à un questionnaire standardisé portant sur les tâches essentielles
de son emploi (cf. le modèle de questionnaire d'analyse d'emploi présenté dans infoRH).

Observation

La personne recueillant les données observe les activités de l’employé et les décrit dans un formulaire
standardisé.

L’observation directe d’un employé à son travail est une technique utile si les activités sont facilement
observables.

Registre d’activité

On demande à l’employé de noter dans un registre, durant une période déterminée, toutes ses activités
et le temps consacré à chacune.

Une bonne pratique : On peut aussi effectuer une analyse d’emploi à l’aide de plusieurs de ces
techniques. Par exemple, on peut demander à un employé de répondre à un questionnaire d’analyse
d’emploi puis en discuter avec lui lors d’une entrevue informelle pour obtenir des éclaircissements et lui
faire part des observations de son superviseur au sujet de son travail.
Concevoir des tâches intéressantes et stimulantes

La conception des tâches est l’organisation détaillée des tâches et responsabilités d’un emploi, afin de
favoriser l’efficacité organisationnelle et la satisfaction de l’employé.

Voici quelques éléments dont il faut tenir compte dans la conception des tâches :

Comment ce poste contribuera-t-il à la réalisation des objectifs de l’organisation?

Est-ce que les tâches qui ont été regroupées exigent un ensemble de compétences similaires ou
complémentaires?

Le regroupement de certaines tâches favorisera-t-il un bon rendement?

Est-ce que ce regroupement des tâches favorisera le déroulement du travail tant pour l’employé que
pour l’organisation?

Y a-t-il des facteurs ergonomiques à prendre en compte lors du regroupement des tâches?

Selon Richard Hackman et Greg Oldham, à qui l’on doit une théorie bien connue sur la conception des
tâches reposant sur la perception de l’employé, la motivation et la satisfaction au travail dépendent des
caractéristiques suivantes d’un emploi :

Variété de compétences

La mesure dans laquelle l’emploi regroupe différentes tâches et exige différentes compétences.

Caractère distinctif d’une tâche

La mesure dans laquelle l’emploi prévoit l’exécution au complet d’une tâche, du début à la fin.

Importance de l’emploi

L’importance de l’emploi pour l’organisation et/ou pour les autres.

Autonomie

Le degré d’indépendance et la latitude laissés à l’employé dans l’accomplissement de son travail.

Rétroaction
La mesure dans laquelle l’employé reçoit une rétroaction directe à propos de son rendement.

N’oubliez pas ces cinq caractéristiques lorsque vous concevez les tâches de votre organisation. Les
emplois qui sont intéressants, stimulants et satisfaisants favorisent la rétention du personnel.

Comment élaborer une description d’emploi

Les emplois d’une organisation doivent convenir à sa mission et à sa structure.

À la lumière de la mission, des objectifs et des activités de votre organisation :

cernez les valeurs que devraient incarner tous les employés;

déterminez les tâches ou fonctions à assumer;

regroupez les tâches de façon à ce que les emplois soient intéressants et stimulants;

énumérez les exigences requises, notamment l’expérience, les connaissances et les compétences;

tenez compte des conditions de travail particulières ou des exigences sur le plan physique;

en ce qui a trait aux appellations d’emploi, réfléchissez aux implications à l’interne pour maintenir
l’équité et à l’externe pour ce qui est de la reconnaissance;

rédigez ou mettez à jour les descriptions d’emploi.

Une bonne pratique : Dans le cas d’un poste existant doté d’un titulaire, faites participer activement ce
titulaire au processus d’élaboration ou de révision de la description d’emploi. Lorsqu’on veut modifier
de façon importante les responsabilités d’un employé, il faut au préalable négocier avec lui et obtenir
par écrit son consentement aux modifications envisagées. Des changements importants pourraient
donner lieu à une réclamation pour congédiement déguisé.

Outils et modèles

Modèle de description d’emploi

Qui approuve les descriptions d’emploi?

Dans une petite organisation, le (la) DG approuve toutes les autres descriptions d’emploi. Lorsque
l’organisation deviendra plus importante, cette approbation pourra être déléguée à un cadre approprié.

Profils de poste et exemples de descriptions d’emploi

Éducatrice ou éducateur

Cuisinier ou cuisinière

Coordonnatrice ou coordonnateur

Chef des services financiers – Conseil RH pour le secteur communautaire

Adjoint administratif ou adjointe administrative – Conseil RH pour le secteur communautaire

Comment utiliser les profils de poste donnés en exemple dans infoRH?

De bonnes pratiques de gestion RH comprennent la rédaction de descriptions d’emploi pour tous les
employés. Les profils de poste donnés en exemple dans infoRHpeuvent servir à élaborer ou à réviser les
descriptions d’emploi de votre organisation. Qu’il s’agisse d’élaborer ou de réviser des descriptions
d’emploi, vous devriez évaluer et adapter l’information contenue dans les profils afin de vous assurer
que vos descriptions d’emploi correspondent bien aux besoins de votre organisation.

Vous devriez tenir compte des éléments suivants :

Est-ce que le profil reflète avec exactitude les responsabilités et les tâches assumées dans votre
organisation par le titulaire du poste? Que devriez-vous conserver ou supprimer?

Est-ce que la formulation utilisée dans le profil convient à votre organisation?

Dans quel ordre devrait-on présenter les tâches et les responsabilités du titulaire du poste en vue de
tenir compte de leur importance pour votre organisation?

Est-ce que les exigences formulées conviennent à votre organisation?

Quels renseignements trouve-t-on dans les profils de poste d’infoRH?

Titre du poste
Le titre du poste et certains autres titres équivalents (dans certaines organisations, on a retenu un autre
titre pour les mêmes fonctions).

But du poste

Un bref survol des raisons justifiant l’existence du poste.

Principales tâches et responsabilités

Exemples des tâches courantes effectuées par les titulaires de ce poste.

La liste des tâches énumérées englobe la plupart des tâches effectuées par les titulaires de ce poste. (La
liste des tâches n’est pas exhaustive; certaines tâches peuvent ne pas convenir à une organisation,
tandis que d’autres tâches devraient être ajoutées.)

Qualités nécessaires

Les qualités minimales qui sont nécessaires pour s’acquitter des tâches de ce poste.

On utilise le terme « qualités minimales » pour éviter qu’on exagère les qualités nécessaires; ainsi, le
processus de recrutement ne prêtera pas le flanc à la discrimination et on évitera que des personnes
compétentes soient mises de côté durant ce processus.

Les qualités portent sur la scolarité, le titre professionnel, les connaissances, compétences et habiletés,
ainsi que certaines caractéristiques personnelles.

Expérience

Le nombre d’années d’expérience requises pour bien s’acquitter de ses fonctions.

Conditions de travail

Les conditions habituelles de travail.

Poste repère

Aux fins de comparaison, chaque poste a été associé au poste semblable décrit dans la Classification
nationale des professions (classification canadienne).

La Classification nationale des professions offre un cadre standardisé pour la description des
professions; on peut la consulter afin d’obtenir de l’information sur le marché du travail.

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