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politiques RH

Guide pour élaborer les politiques RH

Les renseignements présentés ici seront très utiles aux organisations qui entreprennent l’élaboration de
politiques ou qui procèdent à la révision et à la mise à jour de leurs politiques.

On aborde dans la présente section les sujets suivants :

Définir « politiques » et « procédures »

Politiques RH essentielles

Éléments importants d’une politique bien conçue et utile

Caractéristiques d’une politique bien conçue

Rôle du conseil d’administration dans l’élaboration des politiques RH

Rédiger les politiques et procédures RH

Manuel de l’employé

Réviser et mettre à jour les politiques

Définir « politiques » et « procédures »

Une politique est un énoncé formel de principes ou de règles que doivent respecter les membres d’une
organisation. Chaque politique concerne un aspect important de la mission ou des opérations d’une
organisation.

Une procédure indique aux membres d’une organisation comment mettre en œuvre une politique. Une
politique définit l’ensemble des principes généraux, tandis qu’une procédure indique comment mettre
en œuvre ces principes.

Les politiques sont rédigées sous la forme d’énoncés ou de règles, et les procédures sous la forme
d’instructions à suivre selon un ordre logique et des étapes déterminées.

Politiques RH essentielles

Les petites organisations devraient au moins se doter de politiques concernant les sujets suivants :

Heures de travail

Rémunération pour les heures supplémentaires

Congé annuel

Jours fériés

Congé de maladie et autres congés

Évaluation du rendement

Embauche

Cessation d’emploi

Protection des renseignements personnels des employés

Éléments importants d’une politique bien conçue et utile

Titre de la politique

Date d’entrée en vigueur et dates de révision de la politique

Objet de la politique (ce qu’elle vise à promouvoir ou le but à atteindre)

Énoncé fondamental de la politique

Définition des concepts ou termes clés de la politique

Personnes concernées par la politique, ou portée de la politique (les groupes d’employés touchés par la
politique)

Exceptions prévues à la politique, et personne à qui il incombe d’appliquer les exceptions

Les responsables qui, au sein de l’organisation, sont chargés de mettre en œuvre la politique et de
contrôler son application

Contenu d’une procédure

Une politique est souvent accompagnée d’une procédure; celle-ci est définie dans une section de la
politique ou dans un autre document mentionné dans la politique. La procédure présente, sous la forme
d’étapes numérotées, des instructions sur la façon de mettre en œuvre la politique. Pour plus de clarté,
il est préférable que les procédures ne soient pas publiées dans le même document que celui qui expose
les politiques.

Exemple : Dans une politique sur le congé annuel (vacances payées), il faut préciser la durée de ce
congé. Dans la procédure connexe, on indique aux employés comment fixer et faire approuver les dates
de leur congé annuel.

Caractéristiques d’une politique bien conçue

Voici quelques éléments importants qui font en sorte qu’une politique RH est facile à interpréter et à
mettre en application.

Politique bien structurée et bien présentée

La politique est logiquement subdivisée en sections numérotées portant des titres explicites.
Les pages sont numérotées et on indique le nombre total de pages (p. ex., « page 6 de 8 »).

Sur chaque page sont indiqués le titre de la politique et celui de la section.

Les caractères du texte sont bien lisibles.

Pour que la lecture soit agréable, les paragraphes sont suffisamment espacés et les marges sont
généreuses.

Contenu pertinent

La politique traite d’un sujet qui, pour l’organisation, est pertinent et d’actualité.

L’objet de la politique est clairement énoncé.

Langage clair

Le texte est rédigé en termes simples, faciles à comprendre; dans la mesure du possible, il faut éviter les
termes trop techniques.

La terminologie est uniformisée (p. ex., on n’utilise pas à des endroits différents du texte les termes «
paiement » et « rémunération » pour désigner la même réalité).

On donne la définition des termes spéciaux.

Les phrases et les paragraphes sont courts.

Équité et souplesse

L’énoncé de la politique laisse une certaine latitude aux gestionnaires afin qu’ils puissent être souples et
adapter la politique en fonction des circonstances.

Le contenu et le libellé de la politique sont exempts de préjugés et encouragent un traitement juste et

Respect des lois

La politique :

respecte les normes du travail et la législation fédérale et provinciale;

ne contrevient pas aux dispositions des conventions collectives, le cas échéant.

Politiques introduites unilatéralement

L’employeur a le droit d’introduire une politique de façon unilatérale, sans en négocier les dispositions
avec l’agent de négociation qui représente les employés, le cas échéant.
Par contre, la politique :

ne doit pas contrevenir aux dispositions de la convention collective;

ne doit pas être déraisonnable;

doit être claire et sans équivoque;

doit être portée à l’attention des employés avant que l’employeur n’agisse en vertu de la politique;

doit être appliquée de façon uniforme dès sa mise en vigueur;

par ailleurs, les employés doivent être conscients que le non-respect de la politique peut entraîner des
mesures disciplinaires, y compris le congédiement.

Un employeur devra démontrer qu’il a respecté les cinq derniers facteurs s’il désire imposer des
mesures disciplinaires à un employé non syndiqué, ou le congédier, pour cause de violation d’une de ses
politiques.

Rôle du conseil d’administration dans l’élaboration des politiques RH

Le conseil d’administration peut être appelé à jouer divers rôles dans l’élaboration des politiques RH; ce
qui importe, c’est de définir clairement son rôle. Le conseil d’administration peut instituer un comité RH
qui sera chargé de la rédaction des politiques et procédures, ou il peut déléguer cette responsabilité au
(à la) DG. Il revient souvent au conseil d’administration de donner l’approbation finale à toutes les
politiques. De même, le conseil d’administration peut préciser à quelle fréquence les politiques RH
devront être révisées, ou il peut déléguer cette responsabilité.

Rédiger les politiques et procédures RH

Déterminez quels sont, pour votre organisation, les importants sujets de politiques.

Avec les membres de votre organisation chargés de l’élaboration des politiques, dressez une liste des
sujets devant donner lieu à une politique, en tenant compte :

des lois en vigueur;

des exigences des organismes de financement;

de toute convention collective touchant votre organisation;

Posez-vous les questions suivantes sur les éventuels sujets de politiques

Comment avons-nous abordé ce sujet dans le passé?

Est-ce que la taille de notre effectif justifie l’élaboration d’une politique sur ce sujet?

Sommes-nous prêts à investir le temps nécessaire pour garder à jour cette politique?

Que voulons-nous accomplir en adoptant cette politique? Quels sont les résultats escomptés?

Est-ce que cette politique favorise nos valeurs? (Par exemple, si une organisation accorde la première
place à la famille, elle peut vouloir se doter de politiques favorisant la vie familiale, par exemple un
horaire de travail flexible.)

Recueillez de l’information

Recueillez de l’information sur les pratiques antérieures de votre organisation. Cherchez des modèles de
politiques en vous renseignant sur les politiques élaborées par les organisations semblables à la vôtre.

Rédigez le projet de politique

Rédigez une première ébauche en mentionnant les éléments suivants :

titre de la politique;

date d’entrée en vigueur de la politique et date des révisions;

statut d’approbation (à ce stade-ci, il s’agit d’un « PROJET »);

références (dressez la liste des autres politiques et documents connexes);

objet de la politique (ce qu’elle vise à promouvoir ou le but à atteindre);

énoncé fondamental de la politique;

définition des concepts ou termes clés de la politique;

les personnes concernées par la politique, ou la portée de la politique (les groupes d’employés touchés
par la politique);

mesures à prendre en cas d’exceptions possibles;

les responsables qui, au sein de l’organisation, sont chargés de mettre en œuvre la politique et de
contrôler son application;
les procédures pour mettre en œuvre la politique, présentées sous la forme d’étapes numérotées.

Afin de faciliter la lecture, mentionnez :

le titre et le numéro des sections;

le numéro de page et le nombre total de pages (p. ex., « page 6 de 8 »);

les en-têtes et pieds de page.

Distribuez le projet de politique et révisez-le

Donnez une copie du projet à tous les membres qui, dans votre organisation, participent à l’élaboration
des politiques. Discutez-en ensemble et entendez-vous au sujet des corrections à apporter. Préparez la
version finale.

Obtenez les approbations nécessaires pour la mise en œuvre de la politique

S’il appartient à votre conseil d’administration d’approuver la version définitive des politiques, cette
étape revêt souvent la forme d’une résolution consignée au procès-verbal. Cette résolution pourrait
aussi préciser à quel moment le conseil d’administration souhaite réviser la politique.

Mettez la politique à jour en y ajoutant la date d’approbation.

Faire connaître les politiques RH à l’échelle de l’organisation

Selon la taille, la structure ou le « style » de votre organisation, vous pouvez choisir de communiquer
avec votre personnel à l’aide de politiques, de procédures, de lignes directrices ou de manuels. Les
politiques sont souvent des documents brefs et formels où l’on ne décrit pas les procédures
correspondantes. Le conseil d’administration approuve la « politique », tandis que le (la) DG approuve la
« procédure » et le manuel. Beaucoup d’organisations présentent leurs politiques dans des reliures
réservées à cet effet.

Manuel de l’employé

Le manuel de l’employé décrit les politiques et procédures de l’organisation. Le style peut être informel
et on peut n’y souligner que les points importants de chaque politique. Ce manuel peut aussi présenter
de l’information générale sur l’organisation et ses priorités. Il convient d’y ajouter une classification des
emplois occupés au sein de l’organisation, en précisant si les différents groupes d’employés sont
syndiqués ou non, s’ils sont couverts par une convention collective. Les gens pourront se référer à ce
manuel lorsqu’ils prennent connaissance des sections de la politique indiquant sa portée ou les
personnes concernées. Le manuel peut aussi décrire le processus d’orientation du personnel, c.-à-d. le
processus auquel doit s’attendre une personne lorsqu’elle commence un nouvel emploi.

Comme les politiques et les procédures peuvent changer au fil du temps, ajoutez un énoncé pour
souligner que l’employeur a le droit, à sa seule discrétion, de modifier le manuel de l’employé en
ajoutant, amendant ou supprimant des politiques ou des procédures.

Le manuel de l’employé peut se révéler un outil d’orientation utile et favoriser de bonnes relations entre
un employé et son employeur :

On y présente le cadre de référence en vue d’assurer équité et uniformité.

On y encourage le respect des lois à tous les échelons de l’organisation.

Il constitue un document sur lequel peut s’appuyer l’employeur.

On y présente la philosophie de l’organisation.

C’est un outil de communication et de responsabilisation.

Il évite aux gestionnaires d’avoir à passer du temps à clarifier les attentes.

Il transmet une image positive de l’organisation.

Il peut servir d’outil de recrutement.

Outils et modèles

Exemples de politiques RH :

Personnel Policies (disponible sous peu en français)

Human Resources Policies (disponible sous peu en français)

Exemple de Manuel RH :
Ce manuel présente la synthèse des principales conditions d’emploi qui s’appliquent au personnel de
gestion : Employee Manual (disponible sous peu en français)

Ce document consacré aux relations avec les employés (disponible sous peu en français) décrit les
principales conditions d’emploi, dont les présences, l’accès aux dossiers du personnel, la
reconnaissance, la cessation d’emploi, la résolution de problèmes, l’orientation, la gestion du
rendement, l’accompagnement, les mesures correctives, le développement professionnel, l’image
professionnelle, et les périodes pour le repos et les repas.

Manuel de l’employé

S’adressant particulièrement aux petites organisations, ce manuel de l’employé, très exhaustif, traite
des congés, du harcèlement, de la confidentialité, des évaluations du rendement, etc. Il s’agit d’un
excellent point de départ pour les organisations qui ne disposent pas de politiques et procédures RH. Ou
encore, ce manuel peut servir de document de référence pour les organisations qui désirent mettre à
jour leurs politiques.

Pour d'autres modèles de politique RH, visitez le site du Conseil RH pour le secteur communautaire.

Il y a de nombreuses façons de communiquer les politiques et les procédures aux employés.

Guide des politiques et procédures relatives au personnel

On utilise souvent cette expression pour désigner le document rassemblant une version plus détaillée
des politiques et des procédures.

Séances d’information

Une séance d’information permet de bien expliquer aux employés une nouvelle politique. Il faut donner
les raisons qui ont motivé l’élaboration de la politique, identifier les personnes qui ont été consultées et
préciser quand sera révisée la politique.

Déclaration de l’employé
Pour des politiques importantes, vous voudrez peut-être demander à tous les employés de signer une
déclaration attestant qu’ils ont reçu et lu la politique, qu’ils ont pu poser des questions, qu’ils la
comprennent et qu’ils acceptent de la respecter. Si vous choisissez de le faire, vous devrez avoir en place
un plan pour vous assurer que tous les employés (actuels et futurs) assistent à une séance d’information
sur la politique et signent la déclaration de l’employé. Voici un modèle de déclaration de l’employé.

Diffusion

Assurez-vous que tous les employés ont en main une version à jour de toutes les politiques et
procédures pertinentes pour l’exercice de leurs fonctions, ou encore qu’ils puissent aisément consulter
les politiques et procédures dans un lieu facilement accessible. Veillez à ce que les employés reçoivent
les mises à jour importantes pour les politiques, et à ce qu’une fois encore ils signent la déclaration de
l’employé pour attester qu’ils ont lu et compris la politique mise à jour, et qu’ils acceptent de la
respecter.

Communication continue

Envoyez à tous les employés de courts communiqués précisant différents aspects d’une politique qu’ils
peuvent ne pas avoir compris ou qu’ils n’appliquent pas dans leur travail quotidien. Encouragez les
employés à s’informer auprès de leur superviseur sur la politique, particulièrement sur la façon dont la
politique s’applique à eux.

Réviser et mettre à jour les politiques

Pour la révision des politiques, le conseil d’administration peut établir un calendrier ou déléguer cette
responsabilité. Il est raisonnable de réviser les politiques tous les deux ou trois ans.

Lorsque la législation gouvernementale est modifiée et que ces changements touchent les politiques de
l’organisation, celle-ci doit réviser aussitôt les politiques concernées. Certaines organisations ont adopté
une politique prescrivant de réviser chaque année les politiques organisationnelles, ce qui les aide à
toujours respecter les prescriptions de la loi.

Certains changements aux politiques sont tellement importants qu’ils pourraient donner lieu à une
réclamation pour congédiement déguisé. Il est essentiel d’avertir suffisamment à l’avance les employés
lorsque des changements importants seront apportés à leurs conditions de travail.
Lorsqu’une politique ou une procédure est mise à jour, vous devez en informer les employés et leur
donner la version révisée de la politique ou de la procédure.

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