AUDIT DE LA PAIE

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INTRODUCTION
La légalisation en matière de paie évolue tous les jours, la fonction paie
devient de plus en plus complexe. Elle représente un enjeu décisif pour
l’entreprise. Des erreurs répétées sur les paies et le non respect des règles
légales font courir des risques importants à l’entreprise. La paie est un outil
essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit répondes et respecter des
règles de conformité et d’éfficacité. L’audit est un moyen de détecter et de
maitriser les problèmes et risques éventuels liés à une dérive dans le
fonctionnement de la fonction paie. Toute mission d’audit impose une
enquête préliminaire pour se familiariser avec l’entreprise et le problème à
traiter. Cette phase de pré enquête suppose le rassemblement d’informations
contenues dans divers documents : organigramme, bilan social, reporting et
tableaux de bord sociaux du service paie et de la fonction ressources
humaines. Cette enquête permet d’adopter un programme de travail adapté
en sélectionnant les points significatifs sur les quels centrer la mission. Il
appartient donc à l’entreprise de déterminer le niveau de risque qu’elle est
prête à assumer; mais il lui faut pour cela savoir exactement comment elle se
situe par rapport à ses obligations réglementaires.

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 I. DEFINITIONS ET OBJECTIFS
1. DEFINITION
L’audit de la paie est un moyen de détecter et de maitriser les
problèmes et risques éventuels (erreurs, fraudes, couts
supplémentaires, dysfonctionnement, etc) liés à une dérive dans la
fonction paie et dans la gestion des ressources humaines.

L’audit de la paie comprend :

- l’audit des politiques salariales
- l’audit de la masse salariale
- l’audit de la structure salariale

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2. Objectifs
les objectifs de l’audit de la paie recensant les trois niveaux de la mission de
l’auditeur sont:
- AUDIT DE CONFORMITE
savoir exécuter les paies en conformité avec les obligations réglementaires et
conventionnelles:
. Contrôler vos bulletins de salaire en vérifiant leur conformité par rapport à la
législation du droit de travail en vigueur, à la convention collective nationale
appliquée, aux accords collectifs signés (les bases des cotisations, les plafonds et
calculs de réductions)
. Contrôler le respect de la réglementation de la paie dans l’entreprise
(avantages, frais , contrats aidés, taxes de prévoyance, défiscalisation des heures
supplémentaires, participation, accords transactionnels etc.)
-AUDIT D’EFFICACITE
évaluer son efficacité et s’assurer de sa sécurité:
. Sécuriser la paie de manière durable
. Pouvoir auditer le traitement de la paie dans l’entreprise
-optimiser et sécuriser le traitement de la paie et ses travaux annexes en
entreprise.

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-AUDIT STRATEGIQUE
examiner le caractère évolutif du système de paie pour vérifier s’il correspond
bien aux caractéristiques et objectifs de l’entreprise:
.améliorer le processus de production grâce à des outils de contrôle et de suivi
adaptées à ses besoins;
. Mettre en œuvre les méthodes et les outils qu’un auditeur (interne ou
externe) utilise dans sa mission d’audit de la paie et de la rémunération.
.corriger les anomalies recensées pour optimiser les charges de personnel et
réaliser des économies.
Même si la paie reste un domaine réservé avec des compétences indispensables,
l’on recommande toujours aux chefs d’entreprises de mettre en place tant que
faire se peut une stratégie de contrôle en interne sur les points sensibles
suivants:
. Les formalités liées à l’embauche : l’affiliation aux caisses de retraite, la
médecine de travail;
. Le complément de vérification pour les travailleurs étrangers et titre de travail
avec un suivi des dates d’expiration;
.le respect des obligations vis-à-vis de la médecine de travail pour tout type de
contrat, avec les fréquences des visites selon les cas : (visites avec un arrêt le
justifiant, nature du travail ou travail de nuit, surveillance renforcée etc.)

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.Le suivi des seuils d’effectif avec les obligations sociales ou
administratives engendrées;
. Une gestion des arrêts maladie avec un compte à jour des IJSS et IJ
prévoyance, indispensable pour une paie correcte;
. L’organisation de tout moyen pour assurer si possible une veille
sociale et conventionnelle
. L’évaluation à leur juste valeur des éléments sensibles comme: les
avantages en nature, les prestations de services etc.

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II. DEMARCHE ET IMPORTANCE DE
L’AUDIT DE LA PAIE
1. Démarche de l’audit de la paie
Le cycle paie se caractérise par une étroite imbrication des règles
comptables, fiscales et de dispositions légales. Le respect strict des
principes comptables est la problématique la plus importante qui
nécessite la mise en place des procédures rigoureuses et sures par
l’entreprise mais aussi l’obligation pour elle de se conformer à la
réglementation fiscale.
A ces dispositions peuvent s’ajouter également celles tirant leur origine des
conventions collectives, des règlements d’établissement et de la
règlementation publique.
Ainsi l’auditeur doit s’assurer que:
- Toute la paie et leur règlement sont saisis et enregistrées : c’est
l’exhaustivité
- Toutes les paies et leur règlement sont:
. Réels: c’est l’existence
. Que la paie correspond bien aux ouvriers de l’entreprise : c’est la
propriété

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.Comptabilisés dans la bonne période : c’est la séparation des exercices;
.correctement évalués: c’est l’évaluation;
. Correctement comptabilisés : c’est la comptabilisation;
. Correctement décrits dans les états financiers: c’est l’information.
En effet, à l’issue de l’évaluation du système de contrôle interne,
l’auditeur définit l’étendue des travaux à effectuer pour valider les
comptes. Le programme de contrôle des comptes est établi en fonction
des résultats auxquels notre évaluation a abouti.
Ce programme comprend 2 étapes:
- les contrôles forts: dans ce cas, l’auditeur s’appuie sur le système de
contrôle et allège son programme de travail;
- les contrôles faibles: ici, il mesure l’impact et le cas échéant étend son
programme de travail pour le contrôle des comptes.
Un audit commence toujours par une phase de prise de contact,
correspondant au premier rendez-vous commercial, au démarrage de la
mission. Les 5 phases qui suivent sont:

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- Prise de connaissance de l’environnement et du contexte de l’entreprise: elle
débute par la collecte de documents: conventions collectives, accords
d’entreprise… ensuite
-une interview préliminaire des salariés du service paie, du responsable paie ainsi
que du DRH permettent de s’approprier les règles de l’entreprise. Cette phase
est intéressante car elle permet de prendre connaissance des problématiques
qui peuvent se poser au service paie, et donc d’etre plus efficace ensuite. Bien
entendu, les documents confortent les interviews; certaines informations non
écrites seront précisées à l’oral. Ces phases préliminaires permettent souvent
aux responsables de paie de mettre le doigt sur des pratiques pour lesquelles
elles ont des doutes.
- le cadrage de la mission: cette phase a pour but de définir le périmètre de la
mission, de définir où on va aller chercher les informations. Le cadrage repose
sur la demande de l’entreprise, et se déroule avant la prise de connaissance du
contexte. La mission peut concerner un périmètre très large : audit de
l’intégralité de la paie ou bien seulement d’une partie de la paie. Par exemple, on
peut demander d’auditer les pratiques en matière d’absence. Un tableau de test
permet d’accompagner l’entreprise dans les domaines qu’elle souhaite voir
auditer.

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-phase de réalisation de l’audit en lui-même, étude: cette phase se
déroule chez le client ou pas. Concrètement, elle consiste en l’analyse
des bulletins de paie, des accords, et tous les éléments fournis lors des
phases préliminaires. Le but étant de préciser si tous ces documents sont
en corrélation avec la législation.
- phase de rédaction du rapport résumant les pratiques actuelles dans
l’entreprise et les recommandations. Le schéma est le suivant:
. Rappel de la règle
. Rappel de la pratique de l’entreprise
. Écart éventuel
. Recommandations.
Le rapport est un document écrit, aussi appelé livrable, qui met en
lumière les anomalies constatées. On peut aussi aller plus loin en
rédigeant une « bible » de paie: c’est-à-dire décrire l’ensemble des
pratiques de paie de l’entreprise, y compris celles qui peuvent résulter
d’usage (habitudes prises dans la gestion de tel ou tel cas depuis un
certain nombre d’années), et donc plutôt de pratiques orales. Toute la
procédure paie de l’entreprise est inscrite dans cette bible et donc visé
par le consultant expert dans le domaine.
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2. Importance de l’audit de la paie

l’audit de la paie trouvera son importance en répondant à la question

suivante: « pourquoi les entreprises doivent-elles pratiquer un audit
de leurs paies? »
l’audit permettra à l’entreprise de :
- réaliser des économies sur ses charges;
- ne plus faire partie des entreprises dont les fiches de paie ne sont
pas en conformité totale avec les règles légales et conventionnelles;
- connaitre le niveau de risque que l’entreprise est prête à assumer;
- de donner à l’entreprise les moyens de se prémunir face aux
contrôles des organismes sociaux.

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III. AUDIT CYCLE PAIE
Le déroulement de la mission d’audit : évaluation du contrôle
interne et examen des comptes.
1. l’évaluation du système de contrôle interne
2. L’évaluation préliminaire des procédures et systèmes
d’information en vigueur dans l’entreprise est une phase
d’élaboration de l’approche d’audit proprement dite. En
l’absence de manuel de procédures dans lequel sont décrits
tous les flux d’information qui circulent dans l’organisation, les
taches de chaque employé, les fonctions de chacun, les
différentes structures: conseil d’administration, direction
générale, directions, départements, services, section, etc.
d’autres moyens ou procédés existent pour décrire une
procédure mise en place par l’entreprise. On peut citer entre
autres les diagrammes de circulation (flow chart de
mémoramdum), et le narratif. L’objectif global de cette étape
est d’évaluer la qualité des principes et des méthodes
d’organisation adaptées au sein de l’entreprise, la bonne fin des
traitements, l’intégralité et l’intégrité des informations.
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2. l’examen des comptes

l’examen des comptes est appliqué à chacun des postes suivants:

. Les avances et acomptes octroyés
. Les crédits accordés au personnel
. Les déductions fiscales et sociales
.C
. Immobilisations corporelles et incorporelles
.immobilisations financières
. Disponibilités
. Capitaux propres.

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 CONCLUSION
Force est de constater à la fin de notre analyse que la paie est le
moteur de régulation, de motivation et de maintien de la main
d’œuvre au sein d’une entreprise.; il devient impératif pour les chefs
d’entreprise de veiller à la bonne tenue de la paie en recourant à la
technique de l’audit dont la méthodologie a été sus cité.

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