REPUBILQUE DE COTE D’IVOIRE

Union – Discipline –

CBCG DE TREICHEVILLE

RAPPORT DE STAGE
Période stage : du 23 juillet au 23 octobre 2024

BREVET DE TECHNICIEN
SUPERIEUR
Option :

Présenté par :
KOUAME Affoué Atchelo
Berthe
Encadreur Maître de stage
Mme Blepapa Agnero N’DA KONAN

ANNEE ACADEMIQUE : 2023-2024 0

 SOMMAIRE
DEDICACE...........................................................................................................................................2

REMERCIEMENTS..............................................................................................................................3

AVANT-PROPOS.................................................................................................................................4

INTRODUCTION..................................................................................................................................6

PREMIERE PARTIE :...........................................................................................................................7

LA PRESENTATION DE LA MAIRIE DE YAMOUSSOUKRO........................................................7

CHAPITRE I : HISTORIQUE ET MISSIONS DE LA MAIRE DE YAMOUSSOUKRO....................8

I- HISTORIQUE :.........................................................................................................................8

II- MISSION DE LA MAIRIE.......................................................................................................9

CHAPITRE II : ORG ANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA MAIRIE DE

YAMOUSSOUKRO............................................................................................................................11

I. L’ORGANISATION DE LA MAIRIE....................................................................................11

III- ORGANIGRAMME DE LA MAIRIE DE YAMOUSSOUKRO............................................19

DEUXIEME PARTIE : LES DIFFERENTES TÂCHES EFFECTUEES PAR L’ASSISTANTE DE

DIRECTION : CAS DE LA MAIRIE DE YAMOUSSOUKRO..........................................................20

I- PRESENTATION DU SERVICE PERSONNEL....................................................................21

II- TRAVEAUX EFFECTUEES..................................................................................................22

TROISIEME PARTIE : REMARQUES ET SUGGESTIONS............................................................33

I- REMARQUES........................................................................................................................34

II- SUGGESTIONS......................................................................................................................34

CONCLUSION....................................................................................................................................35

ANNEXES...........................................................................................................................................36

1
 DEDICACE

Durant mes parcours scolaires, j’ai pu compter sur le soutien et la bienveillance

indéfectible de mon père KOUAME Blé, ma mère KOUAKOU Akissi
Delphine, mon oncle KOUAME Louis (Directeur de la SOGEFIA), ma
grande-sœur feu KOUAME Amenan Eugénie Reine et mes tuteurs la famille
ZEZE ; je tiens à leur dédier ce présent rapport de stage.

2
 REMERCIEMENTS

Nous tenons à remercier sincèrement à témoigner notre reconnaissance au

Centre Bureautique de Centre et de Gestion (CBCG) de Treichville pour
l’expérience enrichissante pleine d’intérêt qu’il nous a fait vivre lors de notre
formation. Nous saisissons cette opportunité pour exprimer nos remerciements à
toutes les personnes dont la contribution nous a permis de mener à terme cette
étude tout en nous s’excusant auprès de celles dont les noms seraient oubliés.

Tout d’abord nos remerciements vont en l’endroit de :

- M.KOUASSI Kouamé Patrice, maire de la commune Yamoussoukro

- M. Konan N’DA et Mme YAPI Michel Dorothée épse TOUE BI, pour
leurs aides spontanées afin que nous puissions être pris comme stagiaire à
la Mairie de Yamoussoukro.

Notre infinie gratitude à l’endroit du corps enseignant du CBCG de

Treichville et le personnel administratif de cette école qui a mis tous les moyens
possibles pour favoriser notre réussite au BTS, qu’ils veuillent trouver ici notre
admiration pour chacun.

Nous n’oublions pas nos parents, amis et connaissances qui de près ou loin
nous ont soutenus lors de notre parcours scolaire et pendant ce stage. Qu’ils
trouvent dans ce rapport, notre volonté de les satisfaire à chaque instant.

3
 AVANT-PROPOS

La formation professionnelle comprend deux (2) volets : le premier est

théorique et comprend l’ensemble des cours reçus à l’école. Il constitue la base
de notre formation. Le second mené dans une administration publique ou privée,
constitue le volet pratique.

Afin de rester fidèle aux exigences de la formation professionnelle

qui prône une plus grande professionnalisation des stages, les étudiants
admissibles au Brevet de Technicien Supérieur (BTS) effectuent un stage
pratique en entreprise ou dans une administration en rapport avec leur domaine.
Au terme de ce stage, un rapport est produit. C’est ainsi que du 23 juillet au 23
octobre 2024 voire trois (3) mois. Nous nous sommes rendus en entreprise.

J’ai effectué un stage à la Mairie de Yamoussoukro dans le but de

m’imprégner des réalités d’une administration publique et de mettre en pratique
la connaissance théorique acquise de ma formation.

Ce Centre Bureautique de Communication et de Gestion (CBCG) de

Treichville devient le Lycée Professionnel Commercial 1 (LPC) de formation
professionnelle, le LPC-1 Treichville a été par l’arrêté N° 90-13 METP-INETP
du 12septembre 1990 le centre est né de la fusion de perfectionnement
audiovisuel (CEPTEC), l’école des Techniques d’Encadrement (ETE).

Le LPC-1 Treichville a évolué par la création des antennes de Cocody

en 1995, de Bouaké en 1998 qui sont devenus des établissements autonomes
depuis 1999 et le dernier né est celui du centre de Treichville en abrégée LPC-1
Treichville, est un établissement public sous la tutelle du Ministère de
l’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle.

4
 Le LPC-1 de Treichville, est situé au quartier Arras, dans la Commune
de Treichville, sur le boulevard Valérie Giscard d’Estaing (VGE). Il se trouve
précisément entre les bâtiments, du Fonds de Développement de la Formation
Professionnelle (FDFP) et celui de l’ex AITACI.

Le Directeur actuel est Monsieur OUATTARA OUSMANY.

Ces formations sont dispensées aussi bien en cours du jour qu’en cours du soir.

Le LPC-1 de Treichville compte deux (02) cycles de formation : le cycle de

Brevet de Technicien (BT) et de cycle de Technicien Supérieur (BTS).

Le cycle BT : Brevet de Technicien.

La durée de la formation est de trois (03) années, les voies d’admissions sont :

Admission par voie d’orientation après l’admission au BEPC, ou par voie de

concours.

Elle forme dans les filières suivantes :

 BT Comptabilité (BT CT) ;

 BT Comptabilité Commerce (BT CC) ;
 BT Transit Transport (BT TT) ;
 BT Secrétariat Bureautique (BT SB) ;
Le cycle BTS (Brevet de Technicien Supérieur).
La durée de formation est de deux (2) années pour les titulaires de
baccalauréat, trois (3) années pour les étudiants du niveau terminal dont une
classe préparatoire. Les voies d’admissions sont : par d’orientation après
l’admission au BAC ou par voie de concours.

Elle forme dans les filières :

 BTS Finance Comptabilité et Gestion des Entreprises (BTS FCGE)

 BTS Logiques (BTS LOG)
 BTS Assistant de Direction (BTS AD)
5
  BTS Gestion Commerciale (BTS GEC)
INTRODUCTION

La Secrétaire de Direction joue un rôle clé dans le soutien aux

dirigeants et aux managers. Elle gère les tâches administratives, organise les
réunions, coordonne les déplacements, et sert de point de contact entre la
direction et les autres employés. Elle est le miroir de l’entreprise en
respectant les cinq (05) C :
- Complete
- Concrète
- Correcte
- Concise
- Courtoise

Ce boulot était autrefois assigné qu’à la femme, mais aujourd’hui les hommes
sont aussi intéressés que les femmes.

C’est pourquoi, aujourd’hui plus que jamais toute organisation publique, privée
ou une association doit avoir au moins une assistante de direction en son sein.

C’est dans cette optique que la Mairie de Yamoussoukro dispose de plusieurs

assistantes dans ses différentes directions.

C’est compte tenu de ce rôle primordial qu’occupe l’assistante de direction que

le secrétariat général, nous a donné la chance de faire notre premier part dans la
vie professionnelle au sein de ses locaux.

En effet, notre analyse notre travail tournera autour de quatre (04) parties :

- Présentation de la Mairie de Yamoussoukro ;

- Le rôle d’une assistante de direction dans une entreprise : cas de la
Mairie de Yamoussoukro ;

6
- Les différents travaux effectués par l’assistante de direction : cas de
la Mairie de Yamoussoukro ;
- Remarques et suggestions

PREMIERE PARTIE :
LA PRESENTATION DE LA
MAIRIE DE YAMOUSSOUKRO

7
 1. HISTORIQUE ET MISSIONS DE LA MAIRE DE
YAMOUSSOUKRO

Dans cette partie comme son nom l’indique, nous allons faire l’historique
et montrer les missions de la mairie de Yamoussoukro, située dans la région du
bélier. Rappelons que ces données tirent leurs sources principales de la Direction
Technique de la Mairie de Yamoussoukro.

1.1HISTORIQUE :

Commencé en 1972, la construction de la mairie de Yamoussoukro s’est

achevée en 1975.C’est par la loi n 78-07 du 09 janvier 1978 portant institution
des communes de pleins exercices en Côte d’Ivoire que la mairie de
Yamoussoukro a été créée mais, elle est rentrée véritablement en exercice avec
tous ses organes de fonctionnement en 1980 en vertu de la loi n 80-
1180d’octobre 1980 relative à l’organisation municipale.

Dès les premiers moments de son exercice, la mairie de Yamoussoukro

comme toutes les collectivités existantes ne se dérobera pas aux tâches
essentielles assignées à toutes les mairies.

IL est important de savoir que selon la loi portant institution de plein exercice, la
limite du territoire communal ne peut aller au-delà de 20 Kilomètres.

Depuis son entrée en fonction jusqu’à l’année 2024, où nous rédigeons ce

rapport, la mairie totalise le passage de cinq (5) maires selon l’ordre
chronologique suivant :
 Monsieur KOUADIO Kouakou Martin de 1981 à 1985
 Monsieur jean Konan BANNY de 1985 à 1995
 Monsieur KONAN Kouadio Fernand de 1995 à 2000
 Monsieur KOUACOU Gnrangbé Kouadio Jean de 2001 à 2023
 Monsieur KOUASSI Kouamé Patrice depuis septembre 2023

8
 Ainsi, notons que la commune de Yamoussoukro compte environ 12
quartiers ,09 cités et 18 villages qui lui sont rattachés avec une population
estimée à 281 735 selon le recensement général de la population et de l’habitat
de 2 0 1 4.

Elle est limitée au nord par la sous-préfecture de Lolobo à l’est par la

sous-préfecture d’Attiegouakro, à l’ouest par Bouaflé, Sinfra et au sud par la
sous-préfecture de Toumodi.

La mairie quant a elle est située à Assabou plus précisément entre le lycée
Manie Adjoua et la préfecture. Elle est composée de deux grands bâtiments, l’un
est appelé hôtel de ville qui abrite le cabinet du maire et l’administration. La
maire fait face à la place jean Paul II.

1.2 MISSION DE LA MAIRIE

La mairie de Yamoussoukro est une collectivité de type particulier doté de

personnalité morale et de l’autonomie financière. Elle a pour mission de :

 S’occuper de la propriété de la ville de Yamoussoukro.

 Collecter les taxes sur les marchés existants sur le territoire communal
 Entretenir les espaces verts, les taxis et les lotissements.
 Intervenir en tant que premier magistrat dans son territoire, dans les
conflits fonciers en vue d’un dénouement favorable.
 Panifier le développement de la ville et des villages qui font partie de la
commune.
 Entretenir la voirie communale.
 Apporter de l’aide sociale au bénéfice des indulgents de la commune,
s’occuper de l’épanouissement et du bien-être de la population, assurer le
service public de l’état civil.
 Faire la promotion des familles, la jeunesse et des personnes du troisième
âge.

9
  Faire la promotion du tourisme.

Outre ces missions classiques, la mairie de Yamoussoukro a tissé des relations

sur le plan national. Au plan national, elle peut solliciter des partenaires avec
d’autres communes dans le cadre de l’UVICOCI pour promouvoir les activités
de développement. Au niveau international, la commune de Yamoussoukro est
membre de l’AIMF. A ce sujet titre, elle véhicule l’image de la commune de
Yamoussoukro à travers les coopérations sud-ouest et nord-sud.

10
 2. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA MAIRIE DE
YAMOUSSOUKRO

La mairie de Yamoussoukro comme les autres est composée de deux

entités distinctes dans la forme mais complémentaire dans le fonctionnement. Il
s’agit de l’organisation administrative et politique.

2.1 L’ORGANISATION DE LA MAIRIE

2.1.1 Organisation politique

2.1.1.1 Le conseil municipal
Le conseil municipal est un ensemble de membres délibérants sur les
opérations, les actions et les activités de la commune. Celui- ci est élu dans les
conditions fixées par la loi portant régime électoral municipal qui se réunit au
moins une fois par trimestre. Ensuite, il ne peut siéger lorsque la majorité de ses
membres exercice n’assiste à la séance. Le conseil municipal compte 46
conseillers et peut par conséquent :

 Former des commissions permanentes ou temporaires chargées

d’étudier et suivre les questions qui lui sont soumises ;
 Attribuer ou passer les marchés de la commune ;
 Délibérer sur la gestion des biens et opérations immobilières effectuées
par la commune sous réserve et l’approbation de l’autorité de la
tutelle ;
 Déterminer l’ordre des priorités des travaux communaux inscrits au
programme pluriannuel de la commune et d’adopter le budget de la
commune.
2.1.1.2 La municipalité

La municipalité regroupe le maire et ses adjoints. Elle est à la fois un

organe légal d’attributions par les textes et un organe de gestion pour une

11
conduite plus efficace des affaires de la commune. Elle se réunit une fois par
mois et plusieurs fois dans le même mois, s’il le faut. Elle est chargée de la :

 Préparation préliminaire de la municipale ;

 Préparation administrative de la réunion de la municipalité ;
 Préparation matérielle de la réunion de la municipalité ;
 Tenue de la réunion de la municipalité ;
 Exploitation de la réunion.
2.1.1.3 Sa composition

Par ordre d’importance, la municipalité se compose du Maire en sa

personne KOUASSI Kouamé Patrice, issu du parti démocratique de la cote
d’ivoire élu lors des élections municipales d’octobre 2023

 Du 1er adjoint au Maire BABA Sylla

 Du 2e adjoint au Maire ZEMINI Adro
 Du 3e adjoint au Maire KOUASSI Sylvaine
 Du 4e adjoint au Maire KOUADIO Jean
 Du 5e adjoint au Maire KONATE Karamoko
 Du 6e adjoint au Maire KONAN Bernadette
 Du 7e adjoint au maire WILSON GBA

2.1.1.4 Le Maire

Le maire est une autorité administrative élue pour un mandat de cinq (5)
ans par la population communale. En qualité d’autorité municipale sous le
contrôle du conseil municipal et la surveillance de l’autorité de tutelle, le maire
est chargé d’une manière générale d’exécuter les décisions du conseil municipal
et celles de la municipalité telles qu’elles résultent respectivement des
dispositions prises par la loi. En plus, le maire est chargé en particulier de :

12
  Faire élaborer le programme de développement et de préparer le budget
de la commune et d’une manière générale les dossiers et toutes les affaires
à soumettre au conseil municipal et à la municipalité ;
 Veiller à la bonne exécution du programme de développement financé par
la commune ou réalisé avec la participation financière de l’état, d’autres
collectivités territoriales, de fond de concours ou d’aides extérieures
 Se substituer aux propriétaires ou détenteurs de permis de chasses
défaillant et d’appliquer les mesures nécessaires aux destructions des
animaux déclarés nuisibles par les lois et règlements.
 Veiller à la protection de l’environnement, de prendre les mesures
adéquates et de supprimer les pollutions d’aires.
 Assurer la protection des espaces verts et enfin de contribuer à
l’embellissement de la commune.
Vu les attributions générales du maire, celui-ci reste un maillon essentiel
pour la communication. Voir chapitre 3 sections 1 de la loi n° 80-1180 du 17
octobre 1980 relative à l’organisation

2.1.2 L’organisation administrative

2.1.2.1 Le Secrétaire général

Le secrétaire général est la cheville ouvrière au sein de la mairie de

Yamoussoukro. Il est donc adjoint de l’administration et coordonne toutes les
activités de la mairie au sens administratif. Il se charge de :

 L’organisation, la supervision et la coordination de tous les services

municipaux.
 La préparation des travaux des organes collégiaux et du suivi de
l’exécution de leurs décisions.
 La préparation et suivi des décisions du maire dans le cadre de l’exécution
par celui-ci des décisions du conseil municipal et celle de la municipalité.
Le secrétaire général a des structures comme :
13
  Le bureau d’ordre ;
 La police municipale
 Les archives ;
 Le service courrier ;
 Le service informatique.

2.1.2.2 La Direction des Services Techniques (DST)

Elle comprend :

 Le service des études et de l’urbanisme ;

 Le service des travaux neufs et d’entretien du patrimoine bâti ;
 Le service de la maintenance des réseaux et des transports.
 Avec plus d’agents, cette direction emploie le plus d’agent du
personnel de la mairie.
 Elle aide à assurer un meilleur cadre de vie des administrés par
l’enlèvement des ordures ménagères, la lutte contre l’insalubrité et la
bataille pour une bonne hygiène environnementale
 Elle conçoit et suit l’exécution des projets de développement de la
commune ;
 Elle fournit les accessoires pour les cérémonies publiques ou privées.
Entretient des rues bitumées et s’occupe de l’assainissement du cadre
de vie.
Le directeur des services techniques est aidé par le sous-directeur de
l’environnement et l’entretien du réseau, de l’hygiène et du sous-directeur des
études de l’urbanisation des travaux et du patrimoine.

2.1.2.3 La Direction des Services Administratifs et des Ressources

Humaines (DSA-RH)

La Direction des Services Administratifs et des Ressources Humaines de

la mairie de Yamoussoukro est dirigée par le directeur administratif aidé dans sa

14
tâche par les chefs de service, des agents de bureaux, des opératrices de saisie et
un agent de la police municipale. Le Directeur des services administratifs est
chargé de :

 Superviser et diriger tous les travaux de l’état civil ;

 Gérer les affaires administratives générales ;
 Gérer les questions relatives au recensement des populations ;
 Gérer le personnel de la mairie ;
 Appliquer des mesures de la police municipale ;
 Coordonner des opérations de la police municipale ;
 Gérer les documents communaux ;
Il est assisté par un sous-directeur qui est chargé de :

 Prévoir les embauches ;

 Procéder au recrutement des agents ;
 Suivre l’évolution des systèmes de rémunération ;
 Améliorer les conditions de travail et suivre le climat social ;
Cette direction comprend également :

 Le service du personnel

Le service du personnel est chargé de la gestion de la mairie depuis le

début sa carrière jusqu'à la fin de celle-ci. Cette carrière est ponctuée d’acte
administratif et de gestion à savoir les mutations, les arrêtés de travail (les
congés, les maladies professionnelles, les permissions) les promotions, les
sanctions et les prévoyances sociales.

 Le service de la population

Ce service concerne les questions relatives aux recensements militaires, de la

police municipale et aux affaires. Parlant de municipalité, elle a pour objectif
d’assurer le maintien de l’ordre public qui englobe :

15
  La sécurité de sureté publique ;
 La tranquillité et le bon fonctionnement.
Cette fonction s’exerce par le biais d’acte de la police et d’opération de la
police qui relève les activités de réglementation des autorités municipales prises
sous forme d’arrêté.

Par exemple, nous pouvons citer :(les interdictions de pêcher dans les lacs,
réglementation de la profession de la boucherie…)

Quant à l’opération de la police municipale, elle consiste à accomplir un

acte matériel le terrain afin de prévoir le désordre ou de le faire cesser comme
(le barrage sur le contrôle des routes, surveillances d’une manifestation…)

2.1.2.4 La Direction des Services Financiers (DSF)

Elle comprend quatre (04) sous directions qui sont :

 La sous-direction du budget et des opérations

 La sous-direction du recouvrement des recettes ;
 La sous-direction des affaires économiques et des employés.
 La sous-direction du budget et des opérations
Elle s’occupe de :
 La confection du budget et son exécution ;
 Le terme de la comptabilité des dépenses ;
 La sous-direction du recouvrement des recettes ;
Elle s’occupe de :

 La comptabilité des recettes ;

 Du recouvrement de toutes les taxes instituées par délibération du
conseil municipal ;
 Faire connaitre au maire toutes propositions visant à accroitre les
recettes propres de la commune.

16
 La sous-direction des affaires économiques et des emplois

Elle est chargée de :

 Du recensement de toutes les entreprises opérant sur le territoire
communal ;
 La mise à jour périodique de leur liste ;
 De la suivie des réflexions sur le développement des petites et moyennes
entreprises et des coopératives existantes.
En plus de toutes ces charges, cette direction s’occupe également de :
 L’organisation du plan structurel et fonctionnel des services Financiers ;
 Diriger, superviser et contrôler les activités des services financiers ;
 Préparer le projet du budget de la commune et le rapport sur la gestion
financière ;
 Assurer la centralisation des besoins quantitatifs des services retenus au
budget communal et l’établissement du plan de la trésorerie ;
 L’estimation des entrées des recettes par mois et déterminer la
disponibilité des mois par mois.
2.1.2.4 La Direction des Services socio-culturels et de Promotion
Humaine (DSSCPH)

Cette direction œuvre pour l’épanouissement culturel et social de la

commune à travers différentes orientations de ses activités regroupées en quatre
services qui sont :
 Le service de la jeunesse des sports et des loisirs ;
 Le service des manifestations publiques ;
 Le service culturel ;
 Le service social.
Ces différents services sont chargés :
 De l’action sociale et culturelle ;

17
  Des affaires relatives à l’éducation préscolaire et primaire et ainsi
qu’à la santé de l’animation sportive et l’organisation des loisirs.

2.2 Fonctionnement de la mairie de Yamoussoukro

Le fonctionnement de la mairie de Yamoussoukro se situe à deux niveaux qui

sont :
- Au niveau politique
- Au niveau administratif
2.2.1 Fonctionnement politique

L’organisation politique est indispensable de l’organisation

administrative. Toutefois, les déclarations du conseil municipal sont appliquées
par l’organisation administrative via le maire. Par l’entremise du secrétaire
général, les différentes directions techniques exécutent les responsabilités
confiées lui rendent compte. Le secrétaire général lui à son tour rend compte au
maire.

2.2.2 Fonctionnement administratif

Il existe une corrélation entre l’entité administrative et l’entité politique.

Dans bien des cas, c’est l’organisation administrative qui traduit en acte les
décisions du conseil municipal et rend compte soit au maire soit au conseil
municipal.

Le conseil municipal et le maire les mettent en exécution. Il existe

nécessairement une communication verticale entre ces entités. Elle est
descendante avec les ordres, des instructions et des consignes qui proviennent du
maire. Cependant, elle est descendante avec les résultats, des comptes rendus
lorsqu’elle émane du secrétaire général.

Ceci étant, nous allons présenter l’organigramme de la maire de

Yamoussoukro

18
19
 1 ORGANIGRAMME DE LA MAIRIE DE YAMOUSSOUKRO
Secrétaire Particulier du
Maire

Trésor Principal Maire Chargé de Protocole

Chargé de
Communication
Secrétaire Général
Secrétaire Général
Adjoint

Secrétaire Particulier
Secrétaire Général

Police Municipale Sce Informatique

Sce Bureau d'Ordre et de

Courriers

Direction des Sces Direction des Sces

Direction Sces Finances et Direction des Sces
Administratifs et des Sociaux, Culturels et
Comptables Techniques
Ressources Humaines Promotion Humaines

S/D des Finances, de la S/D de la jeunesse, des

S/D des Affaires Générales S/D des Etudes
Comptabilité et des Budgets Sports et Loisirs

S/D des Ressources S/D de la Fiscalité et des S/D de la Construction

Humaines Etudes Economiques Domaine et Urbanisme
S/D de l'Environnement S/D des Affaires Sociales et
et Salubrité publique Culturels
DEUXIEME PARTIE : LES DIFFERENTES
TÂCHES EFFECTUEES PAR
L’ASSISTANTE DE DIRECTION : CAS DE
LA MAIRIE DE YAMOUSSOUKRO
 1. PRESENTATION DU SERVICE PERSONNEL

1.1 Rôle du Secrétariat

L’Assistante de Direction joue un rôle très important au sein de la mairie. Elle

est le reflet de sa structure car elle est la porte d’entrée. Par son accueil, elle doit
être à mesure d’assurer et de créer un équilibre. Pour occuper avec efficacité le
poste d’Assistante du Secrétariat Général elle doit avoir les compétences et les
qualités qui sont mentionné dans le profil de poste suivant.

Profil de Poste Relatif aux qualités d’une Assistante de Direction (voir page
suivante)

1
 PROFIL DE POSTE
NOM : KOUAME SERVICE : Personnel
PRENOM : AFFOUE ATCHELO FONCTION : Assistante de Direction

NIVEAU D’APTITUDE

CAPACITE 1 2 3 4 5
FORMATION
 Générale (1)

 Professionnelle (2) 
 Expérience professionnelle (3) 
QUALITES PHYSIQUES
 Présentation 
 Dynamisme

 Santé 
 Résistance 
 Elocution

QUALITES INTELLECTUELLE ET MORALE
 Réception

 Classement 
 Organisation 

 Sténographie
 Mémoire 

 Honnêteté

 Discrétion 
 Courtoisie 
 ponctualité
LEGENDE
(1) Général : 1= CEPE ; 2= BEPC ; 3= BAC ; 4= LICENCE ; 5= MASTER ET PLUS
(2) Professionnelle : 1= CAP ; 2= BEP ; 3= BT ; 4= BTS ; 5= CYCLE INGENIEUR
(3) Expérience Professionnelle : 1= 1an ; 2= 1 à 3ans ; 3= 3 à 5ans ; 4= 4 à 10ans ; 5= 10ans
NIVEAU
1= Médiocrité ; 2= Passable ; 3= A. Bien ; 4= Bien ; 5= Très-Bien

2
 1.2 Description du Secrétariat du personnel

Le service personnel de la mairie de Yamoussoukro est une administration du

personnel qui s’occupe activement de la relation entre les employés et
l’entreprise. Elle comprend toutes les tâches administratives et de routines
relatives au personnel, à son recrutement, aux éventuelles démissions et à la
gestion des traitements et salaires. Ce service est situé dans le hall du bâtiment
dénommé hôtel de ma ville. Bureau prote n°22 à droite.

1.2.1 Equipements

Le service personnel de la mairie de Yamoussoukro dispose des équipements

suivants :

1.2.2 Mobiliers
- Trois (03) tables
- Quatorze (14) chaises
- Trois (03) armoires de rangement

1.2.3 Equipements
- Imprimant HP
- Photocopieuse CANON
- Téléphone fixe

1.2.4 Fournitures de bureau

- Registre de note
- Dateur
- Enumérateur
- Agrafeuse
- Papier Rame

3
 Une agrafeuse Des trombones
Un cachet

Des classeurs Chemises à papier

Un parapheur

1.3 LES TRAVAUX EFFECTUES

Durant notre stage, nous avons effectué un certain nombre de travaux qui sont
consigné dans fiche d’attribution ci-dessous :

Au secrétariat des adjoints, j’ai effectué différentes tâches comme :

 Accueil des usagers (visiteur) ;

 Planning des adjoins et conseillers ;
 Réception des registres d’acte de naissance ;
 Célébration des mariages (jeudi ; samedi)
 Gestion du courrier
 Classement des dossiers

4
 FICHE D’ATTRIBUTION
FONCTION : Assistante (stagiaire)
RESPONSABLE : LES ADJOINTS
SERVICE : Secrétariat du personnel

NOM : KOUAME Affoué Atchelo

Numé OPERATIONS ENTRANT DANS VOS ATTRIBUTION

ro

1 Réception des visiteurs

2 Planning du Maire et ses Adjoints

3 Gestion des appels téléphoniques

4 Rédaction et traitement du courrier

5 Classement des documents

6 Gestion des courriers

1.1Accueil des visiteurs

Au Service du personnel, nous recevons les visiteurs du lundi au vendredi et les
heures de visites sont les suivantes :

 Le matin de 07h30 à 12h30

 L’après-midi de 13h30 à 16h30.

L’accueil est essentiel pour l’image d’un établissement. Tous les bureaux
d’accueil ont pour mission de recevoir des visiteurs, de les renseigner et les
orienter dans les différents services. Au Service du Personnel; lorsqu’un visiteur
arrive, nous interrompons immédiatement notre travail, répondons à la salutation
du visiteur en lui réservant un accueil chaleureux.

Après l’avoir installé, nous lui demandons l’objet de sa visite. Ainsi, de façon
générale, nous les recevons. Le visiteur souhaite-t-il voir le maire ou l’un de

5
ses Adjoints, si oui, nous lui demandons s’il a pris rendez-vous, si oui nous
annonçons le visiteur au maire ou à son adjoint. Si non désire-t-il voir un
conseiller si oui le conduire chez le conseiller si non le conduire chez la
personne concerné. Cependant si le visiteur n’a pas Rendez-vous on lui demande
de repasser ou de prendre rendez-vous. (Voir l’algorigramme relatif à l’accueil
d’un visiteur)

6
 ALGORIGRAMME RELATIF A L’ACCUEIL D’UN VISITEUR A LA MAIRIE

DEBUT

Accueil du visiteur

Installation du visiteur

Souhaite- il voir le Non

Maire ou l’un de ses
Adjoint ?

Oui non
Souhaite-t-
Non il voir un
A-t-il rendez- conseiller ?
vous ?
oui
Non
Est-il
disponible ? oui
oui

Demande de Annoncer le visiteur et

Prendre rendez- l’introduire dans le Diriger vers le Le conduire vers
vous Repasser bureau du conseiller le collaborateur
bureau du Maire
concerné

Ya-t-il un autre
visiteur ?

FIN

7
Deux mois plus tard la secrétaire étant en arrêt maladie J’ai été sollicité pour
assurer des travaux au Secrétariat des Adjoints plus précisément à l’état civil
pendant 1mois. A l’état civil, les travaux que nous avons effectués sont :

1. RÉCEPTION DES REGISTRES D’ACTE DE NAISSANCE

Au secrétariat des adjoints, lorsque nous recevons les registres d’actes de

naissance, nous passons à la vérification voir s’il n’y a pas d’erreur. Si non, nous
vérifions voir si les adjoints au maire ou les conseillers sont disponibles. Si oui
nous envoyons les registres d’acte de naissance à la signature, une fois la
signature faite, nous mettons les différents cachets qui seront par la suite
renvoyés à l’état civil pour l’extraction de ces derniers voir la table de décision
relative à la réception des registres d’acte de naissance.

TABLE DE DECISION RELATIVE A LA RECEPTION DES REGISTRES D’ACTE DE

NAISSANCE

1 2 3 4 5 6 7 8

Les registres d’acte de naissance sont-ils O O O O N N N N

parvenus au secrétariat des adjoints ?
Y a-t-il des erreurs ? O O N N O O N N
Elles ont été signées ? O N O N O N O N

Passer à la vérification X X X X
Envoyer pour une correction X X
Mettre les différents cachets X
Renvoyer à l’Etat civil pour l’extraction de ces X
derniers
Patienter pour qu’ils parviennent au X X X X
secrétariat

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 Table Simplifiées

1 3 4 5
les registres d’acte de naissance sont-ils parvenus au O O O N
secrétariat des adjoints ?
Y a-t-il des erreurs ? O N N _
Elles ont été signées ? _ O N _

Passer à la vérification X
Envoyer pour une correction X
Mettre les différents cachets X
Renvoyer à l’état civil pour l’extraction de ces X
derniers
Patienter X

2. RÉCEPTION ET RETRAIT DES EXTRAITS

Dans ce service, nous avons dans un premier temps, réceptionné les
exemplaires de copies d’extraits d’acte de naissance des usagers. Puis, grâce au
numéro du registre par exemple, nous retrouvons, dans un second temps, les
registres en question dans la salle des archives et y insérer les photocopies
réceptionnées pour les déposer à la saisie.

3. SAISIE ET IMPRESSION DES EXTRAITS

A l’état civil, ce service demeure incontournable de par son importance. En

effet, le service informatique incorporé à l’état civil est en chargé de la
confection de copies originales des extraits de naissance, de certificat de décès
et autres documents officiels.
Apres avoir reçu et classé chaque copie réceptionnée, dans le registre
correspondant, la lourde charge revient aux informations, de vérifier que l’acte
existe dans la base de données. Dans le cas contraire, ils vont procéder à la
saisie de l’acte de base. Enfin, l’acte sera imprimé et déposé pour contrôle. Si
ce dernier ne contient pas d’erreur, il sera directement envoyé à la signature,
ou dans le cas contraire, fera l’objet d’une rectification et envoyé pour contrôle
avant d’être signé.

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De retour au Secrétariat général un mois plus tard nous avons conçu le
planning de réception.
1.2 Planning des Adjoints et conseillers
Au niveau de la Mairie de Yamoussoukro le Programme de Réception du Maire,
ses Adjoints, et les conseillers est le suivant :
- Le Maire Monsieur AMATHIER Jean Baptiste reçoit (Lundi, Mercredi,
Vendredi).
- Le 1er Adjoint au Maire et un Conseiller reçoit (mardi, jeudi)
- Le 2ème Adjoint au Maire et son Conseiller (lundi, mercredi)
- Le 3ème Adjoint et son Conseiller (mardi, jeudi)
- Le 4ème Adjoint et son Conseiller (lundi, mercredi, jeudi)
- Le 5ème Adjoint et son Conseiller (lundi, mercredi, vendredi)
Ce programme est suivi minutieusement respecté pour le bon fonctionnement
de la Mairie et de la population. Ce programme est schématisé sous forme de
planning.

10
 1.1) PLANNING EN T DES PERMANENCES DU MAIRE, ADJOINT AU MAIRE ET LES CONSEILLERS SIGNATAIRES

Jours
Intervenant LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI

Le MAIRE et un conseiller

1er Adjoint au Maire et un

conseiller
2e Adjoint au Maire et un
conseiller
3e Adjoint au Maire et un
conseiller
4e Adjoint au Maire et un
conseiller
5e Adjoint au Maire et un
conseiller

LEGENDE Maire AMETHIER COMMENTAIRE :

1er adjoint  Matériel : planning a fiche en T
 Description :
2e adjoint
- En abscisse, nous avons les jours de présence allant du lundi au vendredi
3e adjoint - En ordonnée, nous avons les noms des intervenants.

4e adjoint Dans le corps du planning, il y a des fiches en T de différents couleurs

correspondant aux intervenants. Elles sont déplaçables s’il décide de changer
5e adjoint de jours.
 1- Traitement du courrier

Le courrier est une correspondance adressée à une structure où a une personne

pour lui faire partage sa préoccupation

a- Le courrier « arrivée »

On entend par courrier « arrivée » tous les documents ou toutes lettres venant de
l’extérieur et qui sont adressés au Maire ou personnel de la Mairie.

Le courrier « arrivée » est reçu exclusivement par le Service Courrier qui le

dépose au Secrétariat du Secrétaire Général.

Le secrétaire Général l’impute avant de le transmettre au Maire ou à sa

délégation.

Pour le Courrier adressé au Maire, celui-ci ou son délégataire après avoir lu les
annotations du Secrétaire Général y met ses délégations instructions puis le
retourne à son secrétariat qui le transmet au Service courrier.

Le secrétaire Général selon les instructions du Maire ou de son délégataire

demande à son assistante de faire la réponse au courrier.

b- Le courrier « départ »

Le patron rédige le brouillon et nous le remet pour la saisie.

Nous lisons le brouillon et nous établissons la lettre en 2 exemplaires.

Nous transmettons ensuite le brouillon plus les deux (02) exemplaires au patron
pou contrôle.

Après le contrôle, il nous transmet le brouillon plus les deux exemplaires.

Nous détruisons le brouillon et transmettons les deux exemplaires au cabinet du

Maire pour signature.
12
Le Maire signe et transmet le courrier à son Secrétariat.

Le Secrétaire du Maire transmet les deux exemplaires au Secrétariat Général. A

notre tour, nous enregistrons la lettre le registre « Courrier Départ » pour
attribuer un numéro au courrier.

Nous transmettons l’exemplaire n°1 au Service Courrier pour expédition et

classons l’exemplaire n°2 dans le classeur « Courrier Départ ».

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 2- Classement de documents

Le classement des documents consiste à ranger dans un méthodique de manière

à faciliter la recherche d’un document. A la Mairie, celui utilisé est le
classement chronologique.

A chaque rubrique correspond un chrono. Ces documents sont rangés dans un

placard en bois encastré dans le mur le dos face à l’utilisateur. Au dos de ceux-
ci, sont marqués les différents titres. Tout document provenant de l’extérieur est
enregistré sous un numéro dans le registre « Arrivée » avant d’être classa
chronologiquement c’est-à-dire les uns sur les autres avec le document le plus
récent au-dessus.

3- Traitement des documents

a- Fiche de message téléphonique (annexe 2)

C’est un document à titre d’information.

b- Le certificat de cessation de service (annexe 3)

Il désigne la fin de l’emploi continu d’un fonctionnaire permanent ou continu 30

jours s’il est titulaire d’un engagement de durée déterminée de 15 jours s’il a été
nommé à titre temporaire.

c- Attestation de travail (annexe 4)

C’est un document qui atteste que l’employé travaille dans une entreprise.

Ce document est délivré par l’employeur.

EMPLOI DU TEMPS DE L’ASSISTANTE DE DIRECTION DANS LA

JOURNEE DU JEUDI 03 OCTOBRE 2024
03/10/2024 TACHES EFFECTUEES
07h30 Arrivée au bureau

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 07h40 Consultation de l’agenda et de la boîte électronique
07h45 Photocopie du courrier arrivée
08h40 Classement du double du courrier dans le parapheur
08h40 Réception d’un appel téléphonique
08h45 Saisie du compte rendu de réunion
09h30 Impression du compte rendu, classement du document
09h40 Dépôt du compte rendu au bureau du patron et une copie au
bureau du chef de service
09h45 Photocopie d’un document
10h00 Réception des visiteurs (Service Administratif)
10h30 Echange téléphonique avec un consultant externe
11h35 Saisie d’une note d’information relative à la prise de service
12h30 Départ et pause de déjeuner
14h20 Retour au bureau
14h30 Transmission de la note d’information au patron pour la
signature
15h00 Saisie d’un avis de Mariage
15h30 Réception d’un appel téléphonique
16h10 Réception d’un visiteur
16h20 Transmission aux différents services copie de la note
d’information relative aux prises de service au noël
16h30 Récupération du parapheur
17h10 Affichage de la note d’information
18h00 Départ du bureau
4- Gestion des conges

L’ordre de mission est élaboré par la secrétaire. Pour le Maire ou un de ses

adjoints, lors d’un voyage dans sa commune ou à l’extérieur de sa commune
dans le cadre du travail, le document original est transmis au Maire ou au
concerné, et la copie est classée dans le chrono « ordre de mission ».

15
 5- Photocopie des documents

La photocopie est un procédé de reproduction qui permet d’obtenir à partir de

l’original et selon la technique photographique, des documents en plusieurs
exemplaires.

Par conséquent, il est indispensable de toujours garder une trace écrite des
documents car, elle peut servir de preuve en cas de litige.

(Voir la liste de contrôle ci-dessous).

LISTE DE CONTROLE RELATIVE A L’UTILISATION D’UNE

PHOTOCOPIEUSE
N° OPERATIONS
1 Brancher la photocopieuse à la prise
2 Allumer la photocopieuse et appuyer sur le bouton power
3 Patienter jusqu’au démarrage complet de l’appareil
4 Mettre des feuilles dans le bac
5 Soulever le couvercle
6 Placer un document sur la vitre d’exposition
7 Définissez les paramètres selon vos besoins
8 Lancer les ou la copie(s) en appuyant sur le bouton démarrage (START)
9 Réceptionner les copies dans le bac de réceptions

 Savoir - Faire Comportementaux

La réactivité à toutes ces tâches implique un certain nombre de savoir-faire

comportementaux :

Au niveau technique :
 Respecter les règles de confidentialité (lettre, fax, Email),
 S’adapter aux évolutions techniques des logiciels utilisés,
 Avoir le souci du travail bien fait,

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  Ne pas avoir peur de l’aspect technique du métier.

Au niveau communicationnel :

 Être attentive à l’écoute,

 Se contrôler, ne pas laisser transparaître ses problèmes,
 Être courtoise, appliquer les règles de politesse,
 Savoir gérer ses stress,
 Respecter le secret professionnel,
 Savoir mémoriser les informations récurrentes,
 Être cohérente.

Au niveau organisationnel :

 Être organisée, minutieuse, prévoyante, méthodique, structurée,

 Avoir le souci d’un cadre de travail convivial et accueillant,
 Être attentive à l’entretien et à la propriété du lieu de travail,
 Être créative et avoir un souci esthétique,

17
TROISIEME PARTIE : REMARQUES
ET SUGGESTIONS

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 I- REMARQUES

Durant ces quelques mois passés, nous avons été agréablement surpris par
l’esprit d’équipe qui règne au sein de la Mairie. Cette solidarité et cette
ambiance festive fait de cet institut un endroit exceptionnel. La sympathie des
uns et des autres va faciliter notre intégration.

Cependant, nous avons aussi remarqué certaines failles qui méritent d’être
améliorées.

- Manque de main d’œuvre

- Il n’y a pas assez de main d’œuvre. Nous avons remarqué que la main
d’œuvre était vieillissante et insuffisante ce qui ralentissait le travail.
- Manque de matériel de travail dans certains bureaux
- Il n’y a pas assez d’ordinateur dans les bureaux et même pour la saisie
uniquement.
- Pas de respect entre les employés

II- SUGGESTIONS

- Manque de d’œuvre qualifiée et jeunes

- Aussi donc, pour améliorer les conditions de travail, nous suggérons qu’il
y ait plus de main d’œuvre jeune et qualifiée
- Manque de matériel de travail dans certains bureaux

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 - Il serait souhaitable qu’il y ait un plus d’ordinateurs dans les bureaux pour
mieux faire les saisies de textes etc….

CONCLUSION

La secrétaire est une personne responsable au sens large du terme. Elle doit
avoir les qualités physiques : une bonne santé, une bonne présentation, une tenue
sobre mais élégante, un parfait équilibre.

En effet, le métier d’Assistante de Direction est passionnant et très bénéfique.

Néanmoins, il y a de nombreuses exigences auxquelles il demande beaucoup de
volonté, de courage, de disponibilité, de courtoisie, de concentration, de
patience, de discrétion et d’attention dans tout ce que l’on fait et surtout une
grande maîtrise de soi.

Ce stage nous a permis de voir les réalités de la vie professionnelle et de

différencier la formation théorique à la formation pratique. Ce stage pratique
permet de préparer l’Assistante à pouvoir surmonter les difficultés qu’elle peut
rencontrer en entreprise. Ce stage pratique nous été très bénéfique.

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ANNEXES

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ANNEXE 3 : FICHE DE MESSAGE TELEPHONIQUE

MY-CM
DATE :…………………………………………………………….HEURE :…………………………………
DESTINATION…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………..
EN VOTRE ABSENCE
M/Mme/Mlle :………………………………………………………………………………………………
SOCIETE :……………………………………………………………………………………………………….
CONTACT :…………………………………………………………………………………………………….

MESSAGE :
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………

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………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………

23