COURS Initiation à access Semestre 5 Management à l’international
Table des matières
I. Les tables ......................................................................................................................................... 1
II. Les relations..................................................................................................................................... 3
III. Les requêtes ................................................................................................................................ 5
IV. Les formulaires ............................................................................................................................ 9
V. Les états......................................................................................................................................... 12
VI. Les messages d’erreur ............................................................................................................... 14
I. Les tables
présentation
Les tables sont les objets d'une base de données qui contiennent les informations de base. Ces
informations peuvent être saisies au moyen d'un formulaire, traitées grâce à des requêtes, ou
présentées sous forme d'un état. Comme leur nom l'indique, les tables sont des tableaux comportant
des colonnes, les champs, et des lignes, les enregistrements.
Une table peut se présenter en mode Création -on y voit alors sa structure- ou en mode Feuille de
données qui montre les différents enregistrements qu'elle contient et permet leur saisie.
La table ci-dessous est présentée en mode Feuille de données.
création d'une table
Pour créer une table, choisir l'onglet Créer + le groupe Tables + la commande Création de table.
Créer une table consiste à déterminer ses différents champs et leurs caractéristiques ainsi qu'à
déterminer la clé primaire de cette table.
Pour chaque champ, il est nécessaire de choisir quel type de données il est destiné à recevoir.
La description du champ est facultative.
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Un champ possède des caractéristiques particulières : il s'agit de la clé primaire (repérée par le
symbole d'une clé). Ce champ permet d'identifier sans risque un ambiguïté et de le faire participer à
une relation entre tables.
affichage en mode création
affichage en mode feuille de données
clé primaire
les types de données
Texte ou suite de chiffres n'ayant pas de valeur mathématique et n'intervenant pas
Texte
dans des calculs.
Mémo Texte de grande longueur (jusqu'à 65 535 caractères).
Numérique Suite de chiffres ayant une valeur mathématique et pouvant intervenir dans des calculs.
Date/Heure Champ numérique formaté sous forme d'une date et/ou d'une heure.
Monétaire Champ numérique formaté sous forme monétaire.
Champ compteur qui s'incrémente automatiquement à chaque saisie d'un nouvel
Numéro auto
enregistrement.
Champ ne pouvant contenir que deux valeurs. Il se manifeste sous forme d'une
Oui/Non
case à cocher.
Objet OLE Objet crée par un logiciel autre qu'Access, par exemple un dessin ou une photographie.
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Lien hypertexte Adresse d'un lien hypertexte vers une page (URL).
Assistant Liste de choix Crée un champ qui permet de déterminer une valeur à partir d'une liste de valeurs
prédéterminées figurant dans une liste déroulante.
les propriétés d'un champ
Chaque champ possède différentes propriétés qui sont détaillées ci-dessous.
Taille du champ Détermine la longueur du champ. Cette propriété peut avoir de l'importance pour des bases de
données comportant de nombreux enregistrements.
Format Indique la présentation d'un champ numérique.
Décimales Fixe le nombre de décimales d'un champ numérique.
Masque de saisie Permet de formater automatiquement le contenu d'un champ tapé au clavier. Par exemple, les
chiffres 0145788474 seront formatés sous forme de numéro de téléphone : 01 45 78 84 74.
Légende Le libellé du champ tel qu'il se présentera dans un formulaire. Par défaut, il s'agit du nom du
champ.
Valeur par défaut Contenu déterminé automatiquement en l'absence de saisie.
Valide si Une expression qui limite les valeurs pouvant être contenues par le champ. Par exemple un
code postal doit comporter cinq caractères.
Message si erreur Message qui s'affiche quand l'opérateur tape un contenu interdit par la propriété Valide si.
Null interdit Si Oui, une valeur doit être tapée dans le champ.
Indexé Un index accélère les recherches et les tris sur le champ. Access indexe systématiquement les
champs déclarés comme clés primaires.
Sans doublon : indique qu'un même contenu de champ ne figure qu'une seule fois dans la table.
Avec doublons : indique qu'un même contenu de champ peut figurer plusieurs fois dans la table.
Par exemple, dans une table CHÈQUES, on retrouvera plusieurs fois les mêmes numéros de clients.
II. Les relations
Le mot « relation » est ici utilisé dans le sens que lui donne le logiciel Access. Il s'agit de la
liaison entre deux tables, et non pas d'une relation telle qu'on l'entend dans un modèle
relationnel.
Présentation
Les relations permettent de lier les tables entre elles. Dans l'exemple, la table CLIENT (table
source) est reliée à la table DEVIS (table liée). Ce qui permet de relier chaque client aux devis
qu'il a demandés.
Pour créer une relation, il est nécessaire qu'existent une clé primaire dans une table (en gras
sur l'illustration), et une clé étrangère dans la table reliée.
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La clé primaire doit être déclarée dans la table où elle se trouve. La clé étrangère n'a pas à
être précisée comme telle à Access. Par contre, elle doit posséder les mêmes caractéristiques
que la clé primaire (contrainte d'intégrité référentielle).
La création d'une relation se fait en choisissant Outils de base de données+ Relations Il suffit
ensuite de faire glisser à la souris la clé primaire d'une table sur la clé étrangère d'une autre
table pour qu'apparaisse la boîte de dialogue suivante.
Appliquer l'intégrité référentielle permet de vérifier que les champs liés dans les deux tables
sont parfaitement identiques par leur forme (type de données) et leur contenu.
Mettre à jour en cascade les champs correspondants permet la mise à jour automatique
dans la table liée des changements de contenu de la clé primaire dans la table source.
Effacer en cascade les enregistrements correspondants permet de supprimer
automatiquement dans la table liée les enregistrements effacés dans la table source.
Pour assurer une parfaite cohérence des données des différentes tables, il est vivement
conseillé de cocher ces trois cases.
Par ailleurs, l'illustration ci-dessus à droite montre les cardinalités de la relation. C'est à dire
le nombre d'enregistrements de la table liée qui sont reliés à un enregistrement de la table
source. On observe ainsi qu'un client ( ) est relié à plusieurs ( ) devis.
un cas particulier : une table intermédiaire
On observe ci-contre une relation entre la table DEVIS et la table PRODUIT. Bien évidemment
un devis peut comporter plusieurs produits, de même qu'un produit peut figurer dans
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plusieurs devis. Cette particularité conduit à créer une table intermédiaire, la table
COMPORTE qui contient toutes les lignes de devis
Une ligne (donc un enregistrement) est consacrée à chaque code produit commandé par un
client.
Cette table possède deux clés primaires, Code_produit et Code_devis ainsi que le champ
Qté_commandée. Elle permet de relier entre elles les tables DEVIS et PRODUIT.
L'extrait de table ci-contre à droite montre ainsi que le devis n°1 comporte trois lignes
consacrées respectivement aux produits n°1 (deux exemplaires commandés), n°4 (trois
exemplaires commandés) et n°10 (cinq exemplaires commandés). Le devis n°2 comporte
quatre lignes, etc.
III. Les requêtes
présentation
Les requêtes interrogent les informations contenues dans les champs d'une ou plusieurs tables.
Elles peuvent être consultées à l'écran, imprimées telles quelles, ou donner lieu à la création d'un
état.
Une requête peut être basée sur une seule table, ou sur plusieurs, dans ce cas, il est nécessaire que
ces tables soient liées entre elles.
création d'une requête
Sélectionnez l'onglet Créer + la commande Création de requête dans le groupe Autre.
Une fenêtre apparaît qui permet de sélectionner les tables devant être interrogées par la requêtes.
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On se retrouve alors avec la boîte de création de requête ci-contre
La ligne Tri permet de classer les enregistrements en ordre croissant ou décroissant.
La ligne Afficher permet d'afficher ou non un champ dans les résultats de la requête.
La ligne Critères permet de sélectionner les enregistrements qui se retrouveront dans la requête.
La requête ci-contre sélectionne les produits "Tourtières" de la catégorie "Viandes" dont le stock
n'est pas nul (non indisponibles).
différentes sortes de requêtes
Les boutons ci-dessous sont accessibles dans les Outils de requête qui apparaissent quand on édite
une requête.
La requête Sélection est le type de requête le plus courant. Elle récupère
des données issues dans une ou plusieurs tables, suivant un ou plusieurs
requête sélection
critères de sélection, et affiche les résultats sous la forme d'une feuille
de données.
Elle crée une nouvelle table reprenant totalement ou partiellement les
requête création de table
données d'autres tables
Elle apporte des changements globaux à un groupe d'enregistrements
requête mise à jour dans une ou plusieurs tables. Par exemple, augmenter de 3 % les prix
d'une catégorie d'article.
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Elle ajoute un groupe d'enregistrements d'une table ou plusieurs à la fin
requête ajout
d'une autre table.
Elle supprime définitivement un groupe d'enregistrements d'une ou
requête suppression
plusieurs tables.
quelques boutons
Le bouton Exécuter permet d'obtenir les résultats d'une requête sous forme d'une feuille de données
avant d'enregistrer celle-ci.
Le bouton Afficher la table permet d'ajouter une table supplémentaire à une requête déjà existante.
Le bouton Totaux permet d'afficher une ligne d'opérations (somme, moyenne, écart type etc.) dans la
grille d'édition de la requête
Les champs spéciaux
les champs calculés
Dans une base de données, on sait que toutes les informations sont contenues dans les
tables. Il est néanmoins possible d'ajouter des informations à celles contenues dans les
tables par des calculs effectués sur des champs. Ceci se fait dans une requête.
L'illustration ci-dessous montre une requête comportant un champ calculé.
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Vous observez que le champ Montant HT est calculé à partir des champs Prix unitaire et Quantité.
Ces deux derniers champs doivent évidemment être présents dans la ou les tables sélectionnées
mais ne figurent pas obligatoirement dans la requête.
La syntaxe d'un champ calculé est très simple : Il faut donner un nom à ce champ (Montant HT
dans l'exemple), et le faire suivre immédiatement de deux points (:) et d'un espace. Ensuite, il
faut effectuer l'opération en mettant les noms des champs choisis entre des [ ] (crochets).
les requêtes paramétrées
Une requête paramétrée a ceci de particulier qu'elle est effectuée par Access en tenant compte
d'une valeur entrée au clavier par l'opérateur.
La requête ci-contre permet de connaître le nom d'un produit et son prix unitaire après saisie au
clavier de son code.
Remarquez dans la colonne Réf produit le critère de sélection. Il s'agit d'une phrase (saisir un code
produit) placée entre [ ] (crochets).
À l'exécution de la requête, la boite de dialogue ci-dessous apparaît qui invite l'opérateur à saisir un
code produit. La requête est alors exécutée en fonction de la réponse de l'opérateur
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IV. Les formulaires
Présentation
Comme leur nom l'indique, les formulaires sont des outils de saisie et de consultation des
données. Chaque formulaire est basé sur une table (ou une requête). Toutes les données
saisies dans un formulaires sont versées automatiquement dans la table correspondante.
Pour saisir dans un formulaire: taper le contenu d'un champ, changer de champ par la
touche Tab, puis passer au formulaire suivant par la touche Entrée.Il est bien sûr possible
de saisir des données directement dans les tables. À ce titre, les formulaires sont
facultatifs.Mais les formulaires facilitent la saisie des informations et la rendent plus
agréable comme le montre l'exemple ci-contre.
création
Plusieurs moyens existent pour créer un formulaire.
Le plus simple est de cliquer sur l'onglet Créer et la commande Formulaire. On obtient
automatiquement un formulaire reprenant tous les champs de la table (ou de la requête)
sélectionnée au préalable. Le formulaire peut être rapidement formaté grâce aux thèmes qui
apparaissent dans le groupe Mise en forme auto. .
Il est également possible d'utiliser l'assistant de formulaire : cliquez sur Créer + Plus de
Formulaires + Assistant formulaire qui conduit à un formulaire bien présenté en quelques
étapes.
On peut enfin partir d'un formulaire vide en cliquant sur Créer + Création de formulaire. Le
groupe Contrôles apparaît aussitôt, il fournit les outils nécessaires. Cette méthode est
cependant très lente.
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structure d'un formulaire
Un formulaire se compose de contrôles. Il s'agit d'objet divers : étiquettes de colonnes, champs,
calculs, image, listes déroulantes etc. Le groupe Contrôles s'affiche en entier quand le formulaire est
en mode création. Consultez la page États pour plus de précisions.
recherche d'un formulaire
Les formulaires sont également des outils de recherche d'un enregistrement particulier pour
consultation à l'écran ou impression.
Se positionner d'abord sur le champ qui fait l'objet de la recherche, puis choisir Rechercher dans le
groupe Rechercher de l'onglet Accueil ou utiliser le raccourci clavier Ctrl + F.
Respecter la casse oblige Access à distinguer majuscules et minuscules dans la recherche.
Rechercher les champs mis en forme permet de rechercher des données à partir de leur format
d'affichage, par exemple une somme enregistrée sous la forme chiffrée 1525, mais affichée avec le
format 1 525,00 €
V. Les sous formulaires
présentation
Si vous n'êtes pas familiarisés avec les formulaires, je vous conseille de commencer par
consulter la page qui leur est consacrée.
Un sous-formulaire est un formulaire inséré dans un autre formulaire, dit formulaire
principal. Les sous-formulaires sont particulièrement utiles pour afficher ou enregistrer les
données de deux tables différentes liées entre elles par une relation un-à-plusieurs.
Dans l'exemple ci-contre, le formulaire Fournisseur comprend un sous-formulaire Produits
qui montre, pour chaque fournisseur, les articles qu'il vend.
Un fournisseur est bien lié à plusieurs produits.
Ce formulaire avec sous-formulaire permet aussi bien d'afficher les produits vendus par un
fournisseur, que de saisir ces produits dans la table correspondante. On peut ainsi
enregistrer un fournisseur et ses différents produits au moyen d'un seul formulaire.
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création d'un sous-formulaire
Il existe deux grandes méthodes principales pour créer un formulaire comprenant un sous-formulaire.
On peut créer simultanément le formulaire principal et son sous-formulaire.
On peut créer le sous-formulaire à l'intérieur d'un formulaire existant.
création simultanée d'un formulaire et de son sous-formulaire
Commencer par créer le formulaire principal avec l'Assistant Formulaire (cf. page Formulaires). Dans
la première boîte de dialogue, sélectionner la table sur laquelle sera basé ce formulaire ainsi que les
champs à y faire figurer, dans l'exemple, la table Fournisseurs.
Toujours dans la première boite de dialogue de l'assistant Formulaire, sélectionnez la deuxième table
qui constituera le sous-formulaire, ici la table Produits. En fait, l'ordre des tables est indifférent, mais
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il semble plus logique de procéder ainsi. À l'issue de l'Assistant, Access crée deux formulaires : le
formulaire principal Fournisseurs ainsi que le sous-formulaire Produits.
création d'un sous-formulaire à l'intérieur d'un formulaire existant
Ouvrir le formulaire existant en mode Création.
La Boite à outils doit s'afficher automatiquement. Cliquez sur l'outil Sous-formulaire/Sous-
état et cliquez à l'endroit où vous souhaitez placer les sous-formulaire.
Il suffit ensuite de suivre les instructions qui apparaissent dans les boîtes de dialogue de
l'Assistant
V. Les états
présentation
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Comme leur nom l'indique, les états sont des documents dont l'objet est de présenter de manière
agréable et claire des données chiffrées éventuellement assorties de graphiques et d'opérations
mathématiques de base : somme, moyenne etc...
Les données contenues dans un état proviennent d'une table ou d'une requête. Il est donc
nécessaire de réfléchir, avant de concevoir un état, à sa source de données, c'est à dire à l'objet qui
contient les informations destinées à y figurer.
Deux cas peuvent se présenter :
les informations contenues dans l'état proviennent d'une seule table : l'état peut alors être
basé sur cette seule table.
les informations contenues dans l'état proviennent de plusieurs tables : il faut alors faire
précéder l'état par une requête multi-table qui regroupe les informations.
que peut-on faire dans un état ?
Les états, on l'a vu, sont des outils de présentation des informations. Il est possible de procéder dans
un état à des traitements de base sur les données :
trier les données : c'est à dire les classer suivant un ordre choisi selon un champ qui sert de
critère de tri. Exemple : trier des élèves selon l'ordre alphabétique de leur nom,
regrouper les données : c'est à dire faire figurer ensemble sur l'état les enregistrement qui
ont en commun un même contenu pour un champ choisi. Exemple : regrouper ensemble les
élèves d'une même division.
effectuer des calculs de base : somme, moyenne, valeur minimale, valeur maximale d'un ou
plusieurs champs.
Il vous est vivement recommandé de vous servir de l'Assistant de création d'état. Il permet, par
étapes, d'utiliser les traitements de données ci-dessus.
Les contrôles
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Un état se compose de contrôles. Il s'agit d'objets divers : étiquettes de colonnes, champs, calculs,
image, listes déroulantes etc. Le groupe Contrôle de l'onglet Création permet de les créer. Il s'affiche
quand l'état est en mode création.
Il existe trois types de contrôles : indépendants, dépendants et calculés.
Un contrôle indépendant n'est pas relié à un champ de table ou de requête. Il permet d'afficher un
texte descriptif, une ligne, une image etc. Exemple : le contrôle étiquette.
Un contrôle dépendant est relié à un champ de table ou de requête dont il affiche le contenu.
Exemple : le contrôle Zone de texte.
Un contrôle calculé utilise une expression mathématique faisant intervenir un champ. Il en affiche le
résultat.
Les contrôles peuvent être ajustés finement en agissant sur leurs propriétés, par Clic droit +
Propriétés.
VI. Les messages d’erreur
présentation
Les bases de données doivent respecter un certains nombre de contraintes pour assurer leur
cohérence et l'intégrité de leurs données.
Nous allons observer certaines erreurs possibles à partir de l'exemple d'une base de données simple.
Cette base de données comporte deux tables, Fournisseurs et Produits, liées entre elles par un lien
de type un-à-plusieurs : un fournisseur vend plusieurs produits.
Le Numéro de fournisseur, clé primaire de la table Fournisseurs constitue la clé étrangère de la table
Produits et permet de faire un lien entre les tables.
les erreurs d'intégrité
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L'opérateur n'a pas respecté le type de donnée prévu dans une table. Il a essayé de saisir du texte
dans un champ de type numérique.. Il a pu également saisir un contenu trop long par rapport à ce
qui a été prévu pour le champ. Il n'a pas respecté l'intégrité de domaine.
On a essayé de saisir un enregistrement dans la table Produits, mais cet enregistrement correspond à
un fournisseur qui n'existe pas ou n'a pas encore été saisi. Il faut donc commencer par saisir les
enregistrements de la table Fournisseurs avant de saisir les produits. Il y a violation de la contrainte
d'intégrité référentielle.
La clé étrangère (table Produits) doit avoir le même format que la clé primaire (table Fournisseurs).
Par exemple, si la clé primaire est de type numérique, la clé étrangère doit l'être également. La
contrainte d'intégrité référentielle a été violée ici.
La même valeur a été donnée à deux occurrences de la clé primaire (doublon). La contrainte
d'intégrité de relation n'a pas été respectée. Toutes les valeurs de clés primaires doivent être
uniques.
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La clé primaire d'une table ne peut pas contenir de valeur nulle. La contrainte d'intégrité de relation
n'a pas été respectée.
L'opérateur n'a pas défini de clé primaire dans une table, ce qui est vivement déconseillé. Access
propose d'en créer une lui-même. Il s'agira alors d'un champ numérique à incrémentation
automatique, ce qui n'est pas forcément la meilleure solution. Mieux vaut refuser l'offre d'Access et
créer soi-même une clé primaire adaptée.
les erreurs de manipulations
Il n'a pas été possible à l'opérateur de modifier la structure de la table Produits car cette table est
déjà utilisée par ailleurs. Par exemple le formulaire correspondant à cette table est ouvert et
l'opérateur ne le voit pas car des fenêtres sont cachées sous d'autres.
