Contrôle budgétaire

Définitions

 Le contrôle budgétaire fait référence à toutes les activités visant à équilibrer

le compte de revenus et de dépenses d'une organisation.
 Le contrôle budgétaire est l'ensemble des activités et actions qui visent à
équilibrer la gestion des revenus et des dépenses d'une entreprise.
 Il fait référence à toutes les activités, outils et mécanismes qui permettent
de suivre le budget, sur la base de l'identification de l'utilisation appropriée
des ressources et comme prévu.

Importance du contrôle budgétaire

Introduction

Il est incontestable que le contrôle budgétaire est l’un des instruments les plus
établis en matière de gestion d’entreprise. Selon Simons, 97 % des entreprises
américaines pratiquent un système budgétaire classique, alors qu'en Europe
même 99 % des entreprises le pratiquent.

L’effort interne investi dans la réalisation du processus budgétaire est très

important. Selon une étude du groupe Hackett, les entreprises consacrent en
moyenne 25 000 jours de travail par milliard d'euros de volume de ventes à la
planification et au contrôle budgétaire. Une étude de KPMG montre que le
processus budgétaire peut nécessiter entre 20 et 30 % de l'effort exécutif.

Les efforts semblent avoir été bien dépensés. Selon la théorie, les budgets
remplissent une série de fonctions de base pour la gestion professionnelle d’une
entreprise. Dans le cadre de la planification, les budgets proposent un langage
unitaire, celui des grandeurs monétaires. Ce langage permet une représentation
comparable de différentes activités et constitue une condition nécessaire pour que
des décisions rationnelles soient prises en faveur ou contre certaines alternatives
d'action. A travers les budgets, les plans d'actions sont opérationnalisés de
manière monétaire et permettent ainsi de visualiser en avant-première les résultats
futurs attendus de l'entreprise. De plus, les 2 budgets comportent une fonction
importante de coordination et de communication car ils informent les membres de
l'organisation sur les interdépendances quant à l'atteinte du résultat économique.
Les budgets ont également une importance notable pour l’orientation des
comportements. Les budgets mesurent la liberté d’action des responsables
budgétaires, liberté dans laquelle ils peuvent décider en toute indépendance. De
cette manière, l’arbitraire est évité dans l’utilisation des ressources pour atteindre
des objectifs non monétaires et guide ainsi l’organisation pour atteindre les
objectifs monétaires de l’entreprise.

Malgré le naturel avec lequel les processus budgétaires sont menés, ils font
récemment l'objet de vives critiques. Parfois, c’est tout le processus qui est remis
en question :

« Nous devons l’admettre, les budgets représentent les plus grands obstacles (à la
fois systémiques et mentaux) pour l’avenir. Le moment est venu de les
abandonner et de développer des processus de gestion alternatifs, beaucoup plus
efficaces.

Cette tendance, connue dans la littérature sous le nom de « Beyond Budgeting ». Il

semble que ce ne soit pas seulement de nature académique. Selon différents
auteurs, certaines entreprises ont déjà presque complètement abandonné le travail
avec des budgets, par exemple Svenska Handelsbanken, Volvo, Ikea, SKF,
Borealis, Schlumberger, Boots.

Mais avant que le contrôle budgétaire tel que nous le connaissons aujourd'hui ne
soit complètement abandonné, il faudrait que l'on sache clairement par quels
systèmes alternatifs et par quels processus les fonctions confiées au contrôle
budgétaire sont remplies. Si nécessaire, quelques changements de pertinence
différente dans les systèmes budgétaires classiques suffiraient pour pouvoir
aborder les aspects critiqués du contrôle budgétaire classique.
Une analyse de ce type doit distinguer dans quelle mesure le contrôle budgétaire
est nécessaire à la gestion opérationnelle ou à la gestion stratégique.

Surtout, ce dernier aspect est largement négligé par la littérature. Si l'importance

des stratégies pour le développement réussi d'une entreprise est reconnue depuis
longtemps, les défis très spécifiques auxquels il faut faire face lors de la mise en
œuvre de stratégies n'ont été pris en compte que récemment. Cela est surprenant,
étant donné que dans la pratique, les difficultés liées à la mise en œuvre de la
stratégie sont connues depuis longtemps. La phrase souvent citée de Kiechel dit
que seulement 10 % des stratégies planifiées sont mises en œuvre. Charan/Colvin
estiment que dans 70 % des cas commerciaux infructueux, le véritable problème
ne peut pas être attribué à une mauvaise stratégie mais plutôt à une mauvaise
mise en œuvre de la stratégie.

Il existe une grande variété de facteurs externes et internes qui influencent la mise
en œuvre stratégique. Ces facteurs étant étroitement liés, il est très difficile
d’étudier l’effet individuel de chacun d’eux. Cependant, tant pour la pratique que
pour la théorie, il est important de comprendre, même approximativement, les
effets de chaque facteur d’influence.

Le contrôle budgétaire occupe, grâce à sa grande importance, une place très

importante parmi les instruments de gestion qui influencent réellement la mise en
œuvre de la stratégie. Son importance a été fréquemment soulignée dans la
littérature. Il existe cependant peu d’études à ce sujet et aucun travail rigoureux sur
la question de savoir si un accent plus ou moins marqué sur le contrôle budgétaire
est favorable à la mise en œuvre de la stratégie. C'est pourquoi ce travail se
concentre sur la question de savoir si, du point de vue de la mise en œuvre de la
stratégie, il est opportun de continuer à recourir au contrôle budgétaire.

Le travail est structuré comme suit : Dans un premier temps, le rôle du contrôle
budgétaire dans le cadre de la mise en œuvre stratégique est brièvement expliqué
et ses difficultés sont soulignées. Sur cette base, nous étudions dans quelle
mesure le remplacement du contrôle budgétaire est utile, du point de vue de la
mise en œuvre stratégique.
Les réflexions présentées ci-dessous sont basées sur des études réalisées par
l'auteur entre 1998 et 2002 dans le cadre de sa thèse de doctorat, qui comprend
une étude empirique à laquelle ont participé plus de 100 des 1000 plus grandes
entreprises privées d'Allemagne.

Contrôle budgétaire dans le cadre de la mise en œuvre stratégique

Selon cette théorie, le contrôle budgétaire joue un rôle important en soutenant le

mise en œuvre stratégique.

Quelques arguments plus essentiels :

• Fonction de distribution

La question centrale de chaque stratégie est « comment utiliser les ressources

disponibles ».

Il est donc d’une importance décisive pour le succès de chaque stratégie que les
ressources soient réparties en fonction des priorités.

« La mise en œuvre et l'exécution de la stratégie obligent les dirigeants à

reconsidérer la manière dont les ressources de l'entreprise sont réparties.
Reformuler le budget afin qu'il renforce la stratégie est un élément fondamental du
processus de mise en œuvre car chaque unité de l'organisation a besoin de
ressources pour mener à bien sa part du plan stratégique.

• Fonction de prévision

Le contrôle budgétaire peut servir de prévision des résultats futurs de l'entreprise,

aidant ainsi à estimer les effets de la mise en œuvre prévue de la stratégie.

• Fonction de coordination et de communication

Normalement, plusieurs unités de l'organisation participent à la création de valeurs

et, par conséquent, à la mise en œuvre de la stratégie, une coordination spécifique
est donc nécessaire. Le contrôle budgétaire peut contribuer à une répartition des
ressources correspondant aux exigences stratégiques à la fois par l'interaction
directe entre les unités budgétaires lors de l'élaboration du budget ou
indirectement par le biais de cycles de consolidation des propositions budgétaires.

• Fonction de contrôle

Les stratégies se manifestent dans les activités concrètes de l'organisation. Mais il

ne suffit pas de contrôler la mise en œuvre de la stratégie uniquement en
contrôlant les actions de l’organisation. Sans contrôle budgétaire, les écarts ou
l’élaboration erronée de stratégies en matière d’effets monétaires ne seraient pas
reconnus ou le seraient trop tard.

• Fonction de décentralisation

Les stratégies ne peuvent pas être entièrement élaborées au siège. La multitude

de décisions à prendre et la complexité des interdépendances dans le processus
décisionnel rendent impossible la création de plans précis de mesures pour mettre
en œuvre la stratégie. Cependant, le contrôle budgétaire peut accorder une marge
monétaire spécifique aux unités de l'organisation, dans laquelle elles peuvent
réaliser la stratégie qui se chevauche dans leur propre domaine.

• Fonction de dimension et d'obligation

Grâce au contrôle budgétaire, il est possible de déterminer quelles ressources

monétaires (en tenant compte des performances) sont cohérentes avec la
stratégie. Ces volumes mesurent la marge de libre décision des unités de
l'organisation qui participent à la mise en œuvre de la stratégie. Grâce au contrôle
budgétaire, l'organisation peut avoir une certaine certitude quant à l'évolution
monétaire dans le domaine de la mise en œuvre de la stratégie.

• Fonction de guidage

La fonction directrice du contrôle budgétaire consiste à ne pas perdre de vue le

profit financier en tant qu'objectif central grâce à un examen systématique et
continu de l'évolution des coûts et des recettes.

• Fonction d'évaluation des performances et de motivation

Le contrôle budgétaire offre un instrument d'évaluation des performances. En
comparant la performance actuelle avec les normes fixées dans le budget, la
performance pour la mise en œuvre de la stratégie peut être évaluée
objectivement, du moins c'est ce que semble être la performance pour la mise en
œuvre de la stratégie. L’idée classique en ce sens est que les budgets peuvent
motiver les membres de l’organisation à agir conformément à la stratégie.

• Fonction d'information interne

En considérant où les ressources monétaires sont allouées, on comprend le

véritable cœur de la stratégie. De ce point de vue, la direction est clairement
engagée dans la stratégie à travers les budgets. Pour la mise en œuvre de la
stratégie, ces informations sont d'une grande importance :

« Le budget est un signal fort de ce qu’ils (la direction) apprécient réellement. Si

les dépenses ne sont pas alignées sur la stratégie, qu’est-ce que cela montre sur
les priorités et comment aident-elles l’entreprise à atteindre ses objectifs
stratégiques ?

Quel est l’objectif du contrôle budgétaire ?

Comment savoir si votre équilibre entre revenus et dépenses est respecté et ne

risque pas d’entrer en déficit ? Grâce au contrôle budgétaire, utile également pour
vérifier si les objectifs comptables de la période en cours sont atteints.

De manière générale, il vous permet de vérifier et de suivre l’état réel de vos

finances, ainsi que de vous aider à prendre les mesures nécessaires lors des
ajustements.

L'impact et les avantages du contrôle budgétaire sont perçus dans différents

domaines. Passons en revue quelques-uns d'entre eux.

Avantages du contrôle budgétaire

Contrôle Comptable
Vous avez la possibilité de mieux gérer votre budget, en définissant les actions
que vous allez entreprendre pour garantir la bonne utilisation des ressources,
vérifier si vous atteignez vos objectifs, comparer avec les périodes précédentes,
corriger les écarts dans le temps et prendre des décisions basées sur des données
précises. données.

Contrôle de gestion

De manière plus générale, si vous savez dans quel état se trouve votre budget,
vous pourrez vous organiser et prendre de meilleures décisions dans différents
domaines.

Il sera possible de prévoir un plus grand bien-être et des améliorations du

personnel enseignant, des zones administratives, de l'entretien, de la structure, de
l'équipement, entre autres.

Anticipation des problèmes de gestion

En suivant en permanence le budget et les résultats générés, il est plus facile de

prévoir et de prévoir si vos objectifs vont être atteints ou de définir les
changements à appliquer pour les atteindre, même par rapport aux problématiques
liées à la qualité éducative (achat de logiciels, déplacements). éducation, réformes
du bâtiment, etc.).

Etablissement d'objectifs de gestion administrative

Lors de la préparation d’un budget, il est nécessaire de fixer des objectifs pour
allouer correctement ces ressources. En examinant le comportement comptable
des périodes récentes, il est plus facile de définir des objectifs de gestion
réalisables, réalistes et adaptés à notre réalité.
La planification est la clé des bonnes finances de votre école. Découvrez comment
le contrôle budgétaire peut vous aider à mieux utiliser vos ressources.

Le processus de contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire peut être divisé en différentes phases, en utilisant l'une des
différentes méthodologies de gestion de projet. Parmi les incontournables, on
distingue :

Planification : Analyser la période précédente, définir de nouveaux objectifs, les

tâches pour les atteindre et comment le budget sera investi.

Exécution : Il est temps de mettre le plan en pratique.

Contrôle et surveillance : pour que le contrôle budgétaire soit efficace, il est

essentiel d'examiner en permanence ce qui se passe dans nos finances et ainsi
d'avoir une image claire et de prendre des décisions à temps.

Évaluation : Qu'elle soit mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle ; Il est

nécessaire de comparer si les résultats sont conformes aux objectifs affichés.

Ajustements : Si les objectifs ne sont pas atteints, des ajustements doivent être
apportés et certains aspects de notre plan doivent être modifiés. Ici, le cycle
recommence.

Principales techniques et modalités de réalisation du contrôle budgétaire

Il existe différentes manières d’effectuer votre contrôle budgétaire, qui varient

selon vos besoins et votre philosophie de travail. Cependant, la technologie peut
être votre alliée dans cette tâche avec des logiciels spécialisés.

Tout ce que vous devez savoir sur les logiciels d'administration, c'est ce qu'ils vous
permettront de :

 Optimisez les tâches de votre service administratif.

  Meilleur suivi budgétaire.
 Centralisez et organisez les informations comptables et la gestion
administrative en un seul endroit.
 Ayez ces informations à portée de clic et 24h/24 et 7j/7.

Effectuer un contrôle dans une feuille Excel

Bien que de nombreux programmes comptables incluent des outils de contrôle

budgétaire et qu'il existe également des programmes de gestion spécifiques pour
ce type de contrôle (que nous énumérerons dans le point suivant), cela ne fait pas
de mal de savoir comment le faire manuellement dans une feuille Excel car
d'abord tout cela peut se faire de cette façon (dans les petites entreprises, bien
sûr) et, surtout, parce que de cette façon nous saurons ce qui se fait et comment
les données sont obtenues.

En raison du principe de détermination quantitative dont nous parlerons ci-

dessous, le contrôle s'effectue en sommes d'argent et en pourcentages, nous
n'utiliserons donc pas, ici, de texte en dehors des titres que nous allons décrire, ce
sont ceux-là. les montants et les pourcentages qui nous guident. Ils nous
donneront les informations dont nous avons besoin.

Pour ce faire nous allons réaliser une grille :

Dans le plan horizontal supérieur nous commencerons par délimiter deux zones,
celle de la période que nous contrôlons et celle de la période accumulée depuis le
début de l'année et, dans chacune des deux, nous laisserons des fenêtres pour les
données budgétisées, les données réelles et un tiers pour le pourcentage de
détour.

Dans le plan vertical, à gauche, les notions étudiées comme les revenus des
ventes, les subventions ou autres revenus (toujours avec leurs totaux) ; de la
même manière les dépenses, en consacrant une ligne à chaque type de dépenses
(achats, salaires, frais de distribution, etc.) ; Nous conclurons en prenant en
compte les totaux de ces deux chapitres de données et en calculant les bénéfices
des opérations, avant et après impôts attribuables.

Ensuite, sur ce même axe vertical, nous additionnerons les données financières
des revenus et dépenses pour chaque type de sous-comptes auxquels ils
appartiennent et nous retrouverons, ici aussi, le résultat financier de la période et
les résultats totaux de l'entreprise.

Le résultat nous donnera, dans toutes les sections et dans les chiffres généraux,
les pourcentages d'écarts par rapport à la réalité par rapport aux prévisions faites
dans les budgets.

Pourquoi est-il important de maintenir le contrôle budgétaire dans

l’administration ?

Le contrôle budgétaire est le moyen le plus efficace de gérer et d’utiliser les

ressources. Si vous ne l’avez pas encore intégré à votre gestion administrative, il
est temps de faire les premiers pas et de commencer à mettre en œuvre certains
changements avec votre équipe.

Un logiciel spécialisé peut être un allié de taille dans la gestion de votre budget : il
automatise les tâches et facilite le suivi du service administratif.

Principes du contrôle budgétaire

Organisation : L'entreprise doit disposer d'un système organisationnel efficace

dans lequel ses différentes parties, niveaux et fonctions sont coordonnées.

Prévisibilité : Le budget doit prévoir ce qui va se passer dans tout ce qui figure
dans son contenu.

Détermination quantitative : le contrôle s'effectue à travers des quantités

économiques et des pourcentages d'écarts.
De l'objectif : les buts ou objectifs que nous poursuivons avec chaque budget
doivent être ceux recherchés dans le contrôle.

Exactitude : les informations utilisées et analysées doivent être totalement

exactes et adaptées à la réalité, tout comme les plans budgétisés.

Participation : au contrôle, comme à la budgétisation, toutes les parties ou

sections de l'entreprise concernées par le budget doivent participer.

Abordabilité : les avantages apportés par le contrôle budgétaire doivent

compenser les coûts de mise en œuvre de ce contrôle.

Flexibilité : il doit y avoir une marge pour les éventuels événements imprévus qui
peuvent survenir et prévoir les changements nécessaires en fonction de ces
événements imprévus : c'est s'adapter à la réalité.

Unité : il doit y avoir une coordination totale entre les différents types de budgets et
de plans sectoriels de l'entreprise, formant un tout qui a sa propre signification et
sa propre logique.

Règles : les règles sur la manière d'agir dans cette activité de contrôle doivent être
clairement établies.

Autorité : il doit être clair qui commande et à qui il faut obéir.

Coordination : la personne responsable doit être claire sur les objectifs du

contrôle et orienter toutes les actions vers ces objectifs.

Confiance : ceux qui participent à l'activité doivent être d'accord avec les
procédures suivies, confiants dans les bons résultats qu'elles donneront.

Parmi les exceptions : des écarts mineurs peuvent être considérés comme une
conformité aux prévisions ; Des mesures et des décisions seront prises sur les
écarts importants.
Bibliographies :

https://www.sdelsol.com/blog/facturacion/como-hacer-un-buen-control-
presupuestario/

https://economipedia.com/definiciones/control-presupuestario.html

https://aulica.com.ar/control-presupuestario/