KOUAME Kanh Jean Ezechiel 2017-2018
SOMMAIRE
AVANT PROPOS ………………………………………...……………………..02
DÉDICACE………………………..……………………………..………………
03REMERCIEMENTS ………………….…………………………………………
04
INTRODUCTION…………………………………………….............................05
1-DEFINITION………………………………………………………………..…06
2- PRINCIPE DE BASE……………………………………………………...
…..06
3-LES DIFFÉRENTS TYPES DE SUPPORTS……………………….…………
07
3.1) L’archivage sur les supports à lecture
optique……………………………….08
3.1.1) Les Disque Optique Numérique (DON)………………………
08
3.1.2) Le vidéodisque………………………...……………………..09
3.1.3) La famille des CD (Compact Disc)
…………………………..10
3.2) L’archivage sur les supports magnétiques……...……………………………11
3.2.l) Le disque dur…………………...
………………………….12
3.2.2) La disquette…………….…………………………………….13
3.3) Les autres supports (la clé USB)………………......…………………………
13
4- LES DOMAINES………………...……………………………………………14
4.1) Banque…………………..………………………………………………
14
4.2) Santé……………….
…………………………………………………….14
4.3) Impôts………………..
………………………………………………….15
4.4) Assurance………….…………………………………………………15
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5- LES INTÉRÊTS ET EXIGENCES………………...……………………………………15
5.1) Les intérêts……………………………..
…………………………………….15
5.2) Les exigences……………………………...…………………………………
16
6- LES AVANTAGES ET
INCONVÉNIENTS………………..............................16
6.1) Les avantages………………………………..………………………..16
6.2) Les inconvénients………………………………………………………
17
CONCLUSION……………………………………….………………………..18
AVANT PROPOS
Comme d’accoutumer, les élèves de la terminale G1 de l’Institut Saint
Jacques doivent réaliser, en présence de leurs professeurs, plusieurs travaux en
Outils de communication.
Ceux-ci sont d’une grande importance dans la formation d’une secrétaire,
car non seulement le succès de cette dernière en dépend en partie, mais aussi
parce qu’étant incontournable dans la vie professionnelle de la secrétaire.
C’est ainsi que dans le cadre des examens de fin d’année, il est demandé à
chaque candidat(e) de présenter un dossier d’outils de communication.
C’est dans ce cadre que nous nous proposons de présenter, dans le notre, le
thème suivant : « Archivage électronique ».
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DÉDICACE
Je dédie ce dossier de formation à ma famille et à toutes mes
connaissances.
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REMERCIEMENTS
Mes remerciements vont à l’endroit de :
Dieu le miséricordieux pour m’avoir protégé tout au long de cette année ;
Monsieur WATTARA Ladji, Directeur des Études, pour son assistance ;
Monsieur KOUADIO N’Guessan, Professeur de Outils de
communication ;
Tous les élèves de la classe de Tle G1 ;
Tous ceux qui de près ou de loin m’ont soutenu
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INTRODUCTION
Dans les entreprises, le stockage traditionnel des informations occupe
suffisamment de place et ne permet pas toujours un acc ès rapide à
l'information. Face au développement considérable du nombre des documents
électroniques créés et échangés, aucune organisation ne peut aujourd'hui faire
l'économie d'une réflexion sur l'archivage électronique. Ainsi, l'on a recours de
plus en plus à l'automatisation des opérations d'archivages et de consultation en
utilisant des ressources de l'électronique.
1-DEFINITION
L'archivage électronique désigne l'ensemble des actions visant à
identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue d'une
consultation ultérieure, sur un support électronique adapté et sécurisé, pour la
durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins
d'information et de preuve.
Ainsi peut- il s'agir des feuilles de papier, des imprimés ou manuscrits,
des graphiques, des dessins, des photographies, des films, des enregistrements
sonores. La consultation de l'information ne peut se faire que par les techniques
de l'informatique.
Le terme archivage électronique des documents est depuis quelques
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années remplacé par le terme GED (Gestion Électronique des Documents).
2- PRINCIPE DE BASE
L'objectif de l'archivage électronique n'est pas la numérisation des
documents entiers, encore que ce soit techniquement possible, mais quelle que
soit l'entreprise ou le service concerné de mettre à la disposition des utilisateurs
des informations autrement accessible difficilement. Il s'agit des circulaires, des
notes de services, des rapports d'activités ou de la documentation technique tels
que les modes d'emploi des appareils, les fiches techniques, etc.
Le traitement initial consiste en la transformation d'une information brute
en une donnée électronique grâce à des méthodes de numérisation dont la plus
utilisée est le scanner qui permet d'obtenir une suite de bit (0 et 1) à partir de
l’information portée par les documents. Cette donnée devra ensuite subir un
certain traitement complémentaire pour convertir les données analogues en
données numériques par des systèmes de retouche, de compression ou de
découpage pour obtenir enfin une donnée documentaire finie.
L'information portée sur le document, numérisée est stockée sur des
supports magnétiques ou optiques pour être ensuite lue automatiquement
l'intermédiaire d'un ordinateur.
3-LES DIFFERENTS TYPES DE SUPPORTS
3.1) L'archivage sur les supports à lecture optique
C'est la technique qui permet de mémoriser les données à l'aide
d'analyseur d'images ou de faisceau laser sur des supports optiques. Les
supports utilisés sont le Disque Optique Numérique (DON) et le vidéodisque.
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3.1.1) Les Disque Optique Numérique (DON)
Le Disque Optique Numérique est un disque spécial de 30 cm de
diamètre. Il se compose de deux plateaux de verre ou plastique maintenus par
des supports métalliques. Les données enregistrées sur le DON sont constituées
de caractères alphanumériques ou d'images fixes qui sont numérisées. On parie
d'enregistrement numérique.
Ces nombres binaires sont stockés sur un disque sous forme de
minuscules empreintes indélébiles, perforation de trous microscopiques, pouvant
être lu par un système optique à faisceau laser. L'enregistrement des
informations se fait à l'aide d'un rayon laser dont l'énergie est suffisante pour
créer les trous.
Le DON apporte une plus grande capacité de stockage (plus d'un mil. de
caractères) et plus de sécurité. C’est donc un support d'archivage de grande
capacité, destiné au stockage des informations peu variables.
L'accès aux informations peut être séquentiel ou direct car les pistes et
secteurs sont numérotés. Depuis 1990, le DON est effaçable et réenregistrable.
Exemple de Disque Optique Numérique
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3.1.2) Le vidéodisque
II se présente comme un disque métallique de 30 cm de diamètre
(analogue aux 33 tours) recouvert d'une pellicule sensible à la chaleur.
L'information est gravée sur le disque par rayon laser la chaleur par le rayon,
crée des micro-cuvettes sur des pistes en spirale. Les informations sont ainsi
transformées en signaux physiques. Il s'agit d'une représentation analogique.
Ce support enregistre des images fixes et animées, des films et des sons. Il
a une grande capacité et peut stocker l'équivalent de 5 milliards de caractères ou
encore 400 volumes de 500 pages. Ceci représente une à deux heures de
spectacles audiovisuels.
La lecture se fait par un lecteur de vidéodisque. Ce lecteur est un appareil
permettant de restituer sur un téléviseur standard, des informations enregistrées
Le mode d'accès à l'information est direct ou séquentiel.
Le vidéodisque est un support passif non enregistrable. Le vidéodisque a
été conçu pour une exploitation de lecture uniquement. Cependant le
vidéodisque interactif permet l'enregistrement des données numériques, les
images et du son, de manière analogique.
Les vidéodisques
3.1.3) La famille des CD (Compact Disc)
Le CD est un support de stockage et de lecture des informations
numériques c'est-à-dire correspondant à des données informatiques (jusqu'à
300 000 pages dactylographiées ou environ 74 minutes de données audio).
Le DVD en 2002 s'est imposé à la place de la cassette VHS et cela pour
plusieurs raisons : on peut y stocker 7 fois plus de données que sur un cédérom
(soit 4.7 GO voir plus). Le prix des graveurs et des consommables vierges
devient progressivement abordable.
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Exemple de CD ou DVD
3.2) L'archivage sur les supports magnétiques
Cette technique est utilisée pour les textes imprimés essentiellement. Les
supports adoptés sont le disque magnétique et la bande magnétique. Ils
permettent de mémoriser des données saisies au clavier ou résultant d'un
traitement. Les données sont représentées par des nombres formées de 0 à 1. La
lecture des informations est faite par des têtes de lecture. L'information est
ensuite restituée sur l'écran du terminal d'interrogation.
L'accès à l'information est séquentiel pour la bande magnétique, direct
pour le disque. L'archivage sur les supports magnétiques est surtout utilisé pour
le stockage des fichiers.
3.2.l) Le disque dur
Le disque dur est un périphérique de stockage magnétique. Il a remplacé
efficacement les tambours et les bandes seulement utilisées de nos jours pour
l'archivage et la sauvegarde. Inventé dans les années 1950 par IBM, leur
capacité augmente très rapidement tandis que leur encombrement se réduit.
Support de mémoire composé d'un disque métallique, la capacité du disque peut
être très importante. L'information est très rapide d'accès. Le disque dur est la
principale source de rangement des données, y compris des applications,
document et autres fichiers permanents.
Mesuré désormais en giga-octets (GO), le disque dur a une énorme
capacité de rangement et vous permet, par conséquent, d'accéder à vos fichiers
très rapidement de sorte que vous n'avez pas besoin d'utiliser des disquettes
pour sauvegarder vos données.
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Disque dur ouvert
3.2.2) La disquette
L'utilisation de la disquette tend à disparaître au profit de la clé USB
Des disquettes
3.3) Les autres supports (la clé USB)
Elle contient une mémoire de masse (mémoire flash ou mini disque dur), à
laquelle on peut accéder en le branchant sur un port USB d'ordinateur, ou plus
récemment de certaines chaînes HI-FI.
Les clés USB sont alimentées en énergie par la connexion USB, de
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l'ordinateur sur lequel elles sont branchées. Les clés USB ne contiennent donc
pas de batteries. Elles sont insensibles à la poussière. Les clés USB sont
relativement standardisées. Cependant, quelques unes ne sont pas compatibles
avec certains systèmes d'exploitation, nécessitant l'installation d'un pilote.
Des clés USB
4- LES DOMAINES D’APPLICATION
4.1) Banque
Chèque : dix (10) ans minimum.
Les banques et la poste garde les relevés de compte pendant dix ans. Mais
les particuliers ont intérêt à les conserver plus longtemps. En cas de litige
pécuniaire avec un tiers, les talons de chèque, les tickets de paiement par carte et
les relevés de compte constituent un commencement de preuve.
Crédit à la consommation : 2 ans après la dernière échéance de
remboursement, (article 27 de la loi du 10 janvier 1978).
Crédits immobiliers : 10 ans après la dernière échéance.
4.2) Santé
La Carte vitale : en principe conservation durant toute la vie de
l’individu. Les Dossiers médicaux : sans limitation de durée.
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4.3) Impôts
Impôt sur le revenu : 4 ans pour votre feuille d'imposition et toutes les
pièces donnant droit à une déduction (contrat d'assurance, justificatifs de
phrases de gardes, etc. En effet, les services fiscaux peuvent réparer les
omissions ou insuffisances d'imposition jusqu'à la troisième année qui suit
Tannée concernée.
Taxes d'habitation : 1 an pour les avis de recouvrement (article L173 du
livre des procédures fiscales).
Quittance de redevance TV : 3 ans à partir de la mise en
Recouvrement (décret 91304 de mars 1992).
4.4) Assurance
Contrat et avenants : toute la période de la validité
Quittance : 2 ans (article L 114/1 code des assurances)
Dossier d'accident corporel : sans limitation de durées.
Facture des objets de valeur : sans limitation de durée, justificatif en cas de vol
ou d'incendie. Facture garagiste : tant que vous possédez le véhicule. Mais
aussi postériorité pour prouver l'état du véhicule avant la vente.
5- LES INTERETS ET EXIGENCES
5.1. Les intérêts
Stratégiques : à ce stade, il s'agit de décider quelles données doivent être
conservées, en dehors des obligations légales et réglementaires.
Juridiques : il n'existe pas de cadre juridique spécifique à l'archivage
électronique. Ce sont les principes juridiques généraux qui s'appliquent. Ainsi,
les principes directeurs de l'archivage électronique mettent en exergue
l'identification et l'authentification de l'origine de l'archive, l'intégrité de
l'archive, l'intelligibilité et la lisibilité des archives, la durée et la pérennité de
l'archive, la disponibilité et l'accessibilité de l'archive.
Organisationnels : au niveau organisationnel, une entreprise doit
optimiser la structuration de ses données pour en faciliter la gestion, éviter les
redondances et détruire celles devenues inutiles ou périmées.
5.2. Les exigences
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Les exigences en matière d'archivage électronique sont les suivantes : -
Assurer l'intégrité et la pérennité des données, -Répondre aux obligations légales
et réglementaires, -Retrouver l'information.
6- LES AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS
6.1) Les avantages
Les avantages de l'archivage électronique s'expriment en termes de
vitesse de traitement.
L'archivage électronique permet grâce aux outils informatiques utilisés
(ordinateurs, logiciels d'archivage) d'alléger également les procédures de
repérage, de récupération, de transmission et de description du contenu des
gisements d'information. L'accès à l'information est rapide.
La dématérialisation du document papier garantie l'intégralité de l'image
électronique, l'archivage électronique sa pérennité. On a l'élimination des frais
de photocopie, d'acheminement matériel et les erreurs de classement. Il n'y
aucun risque de perte de pièces justificatives.
Les utilisateurs bénéficient de toutes les commodités liées à l'intégration
des taches documentaires dans les activités bureautiques. Ils disposent de toutes
les pièces qui permettent de gérer les événements au quotidien.
Le DON (Disque Optique Numérique) est un support inaltérable avec une
manipulation facile. L'accès à l'information est rapide. Il a une grande capacité
de stockage.
Le vidéodisque a une durée de vie illimitée.
6.2) Les inconvénients
L'archivage dispose d'énormes atouts mais nous ne pouvons pas
ignorer ses inconvénients. Nous pouvons donc noter entre autres :
Les obstacles induits par la fragilité et le renouvellement très
Rapide des technologies sur le marché.
• La dégradation rapide des supports informatiques de lecture à forte
composante mécanique, soit à la fragilité de l'emprunt et du film
support (disquette, disque, cassette,...).
• Le dépassement technologique rapide des moyens de restitution de
l'information, la vétusté inexorable des ordinateurs, les périphériques, des
systèmes d'exploitation, des programmes de gestion de base de données
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documentaires et de standard de codage font que très rapidement faute de
matériel encore opérationnel l'accès même aux archives du passé récent est
compromise.
• La mise à jour du vidéodisque est impossible.
• Le DON est un matériel onéreux.
CONCLUSION
Dans un environnement marqué par le développement de la société de
l'information, les entreprises ont besoin d'un système d'archivage fiable,
efficace, efficient à tout moment et sur des durées qui peuvent être longues, pour
fournir des preuves et de mémoire. Cela étant, le développement de
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l'archivage électronique est encore freiné par des technologies en constante
mutation et un entrelacement de contraintes légales et juridiques.
L'archivage consistant à conserver à moyen ou long terme des
informations afin de pouvoir les exploiter ultérieurement permet ainsi d'assurer
la fidélité et la durabilité de l'information conservée. Le passage du monde
papier à l'électronique n'est pas forcément synonyme de simplification.
Enfin, d'un point de vue pratique, il est essentiel de se préoccuper de la
question de l'archivage des documents électroniques dès la phase de conception
du système d'échange électronique.
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