Formation Notion

Gestion des tâches

Gestion de projets
Wikis
Bases de données
 TABLE DES MATIERES

Introduction ............................................................................................................................................................ 2
Suivi de tâches......................................................................................................................................................... 3
Suivi des tâches pour un chargé d’affaires / conducteur de travaux. ................................................................. 3
Gestion administrative de chantier ..................................................................................................................... 4
Wikis ........................................................................................................................................................................ 6
Wiki modes constructifs ...................................................................................................................................... 6
Wiki retours d’expérience ................................................................................................................................... 7
Base de données ..................................................................................................................................................... 8
Base de données outillage .................................................................................................................................. 8
Centralisation des commandes ........................................................................................................................... 9
Gestion de projet en équipe ................................................................................................................................. 10
Plateforme collaborative en conception ........................................................................................................... 10
Mise en place d’une plateforme dans une entreprise de maîtrise d’œuvre ..................................................... 11
Libre ...................................................................................................................................................................... 12
Suivi études ....................................................................................................................................................... 12
Suivi des tâches en entreprise........................................................................................................................... 12
Projet associatif ................................................................................................................................................. 12
Suivi financier personnel ................................................................................................................................... 12
… Tout autre projet ! ......................................................................................................................................... 12
 INTRODUCTION

Notion est un logiciel complet avec plusieurs dimensions :

• La gestion de projets
• La création de Wikis
• La gestion de bases de données
• … et plein d’autres applications.

Notion propose des modèles « types » pour plusieurs types d’applications ; cependant, le principal intérêt
du logiciel réside dans sa souplesse. Les modèles sont intéressants à consulter, mais la formation vise à créer des
bases de zéro pour comprendre au mieux les mécanismes et créer ses propres applications.

Pour chaque projet, il est conseillé de réaliser une « Nouvelle page », puis d’intégrer une « Table » avec une
« Nouvelle base de données ».
 SUIVI DE TACHES

SUIVI DES TACHES POUR UN CHARGE D’AFFAIRES / CONDUCTEUR DE TRAVAUX.

Compétences abordées : Propriété Sélection, Propriété date, vue Calendrier, vue Kanban, modèles / tâches
récurrentes, filtres et tris, checklists

Vous êtes à un poste de conducteur de travaux, chargé d’affaires, ou chef de projet. Ces positions dans
les entreprises sont caractérisées par une multitude de tâches à réaliser.

Il s’agit ici de construire un système de gestion des tâches avec les caractéristiques suivantes :

Propriété Exemples

Le nom de la tâche (en Plans R+1, Plans R+2, Point avec l’électricien, Consultation fournisseurs, Chiffrage
lister 15) travaux supplémentaires, Commande matériaux, Location matériel …

Le chantier affecté (en

Angers, Dijon, Nîmes, Reims …
lister 7)

L’échéance Choisir les dates

L’avancement A faire, en cours, fait, attente d’intrant.

Une fois le premier tableau construit, construisons des vues différentes pour visualiser les informations :

Vue à créer Caractéristiques

Calendrier Affichage des propriétés « Avancement » et « Chantier »

Tableau Kanban par chantier

Par Chantier
Affichage des propriétés « Avancement » et « Échéance »

Tableau Kanban par avancement

Par avancement
Affichage des propriétés « Chantier » et « Échéance »

Consultez la correction pour faire valider vos rendus.

 GESTION ADMINISTRATIVE DE CHANTIER

Compétences abordées : Propriété Sélection, Propriété date, case à cocher, bouton d’automatisation, vue liée de
base de données, vue calendrier, vue Kanban, filtre, tri.

Chaque chantier apporte son lot de documents administratifs. Dans notre cas, une entreprise de 3 pôles
se répartit les différentes tâches, mais les informations se perdent dans les mails.

Il est proposé de réaliser une plateforme Notion pour pallier ce problème de suivi.

Voici donc les caractéristiques du système à construire :

Propriété Exemples

Le nom de la pièce Pour chaque chantier : PPSPS, mémoire technique, Demande Permis de
administrative construire, Demande DICT, Cerfa GAZ

Le chantier (3) Lyon, Saint-Etienne, Dijon

Le service (3) Chef de projet, Direction, Administratif

L’échéance Choisir les dates

Une case à cocher -

Le tableau ci-dessous affecte les responsabilités au service :

Mémoire Demande permis

PPSPS Demande DICT Cerfa Gaz
technique de construire

Direction x

Chef de projet x x x

Administratif X
 Une fois la table terminée, créer les vues suivantes :

Vue à créer Caractéristiques

Calendrier avec affichage des propriétés « Chantier », « Service »

Calendrier général
et la case à cocher

Calendrier avec affichage des propriétés « Chantier », « Service »

Calendrier direction
et la case à cocher, filtré avec les éléments de la direction

Calendrier avec affichage des propriétés « Chantier », « Service »

Calendrier chef de projet
et la case à cocher filtré avec les éléments du chef de projet

Calendrier avec affichage des propriétés « Chantier », « Service »

Calendrier administratif
et la case à cocher, filtré avec les éléments de l’administratif

Direction Kanban groupé par chantier et filtré par « direction »

Chef de projet Kanban groupé par chantier et filtré par « chef de projet »

Administratif Kanban groupé par chantier et filtré par « Administratif »

Faire valider cette étape avant la suite.

Les documents réalisés à chaque chantier sont répétitifs : en effet, la saisie peut être chronophage.

Pour éviter cette perte de temps, voici le système à mettre en place :

• Créer une nouvelle feuille, dans laquelle sera insérée une vue liée à la base de données créée
précédemment.
• Dans cette feuille, créer un bouton « Nouveau chantier ». Celui-ci doit générer automatiquement les 5
documents avec le service responsable associé.

Avec ce système, pas besoin de saisir à chaque affaire les documents à produire !
 WIKIS

WIKI MODES CONSTRUCTIFS

Compétences abordées : Propriété Sélection, menus dépliant, vues Kanban, filtres, sous-groupes.

Votre entreprise réalise de nombreux modes constructifs, mais ils sont stockés de façon aléatoire sur
différents serveurs, et il est difficile de retrouver les données en fonction de ce que vous cherchez.

Il est proposé de créer un Wiki permettant de centraliser ces modes constructifs :

Propriété Exemples

Mode constructif Technique placo (12), technique plafond (12), technique cloison (12) – 36 en tout

Type d’ouvrage Placo, plafond, cloison

Usage bâtiment Hôpitaux, Ehpad, ERP, Maison individuelle

Type de local Sec, Humide, Très humide

Chaque mode constructif peut être cliqué puis détaillé : insérer un menu dépliant dans un mode
constructif avec Etape 1, Etape 1A, Etape 1B / Etape 2, Etape 2A, Etape 2B …

Voici maintenant les vues à créer pour faciliter la lecture de la base de données :

Vue à créer Caractéristiques

Vue Kanban par Usage bâtiment, avec des sous-groupes par type de local, avec
Par bâtiment
affichage de la propriété « Type d’ouvrage »

Vue Kanban par type d’ouvrage, avec des sous-groupes par usage bâtiment, avec
Par type d’ouvrage
affichage de la propriété « Type de local »

Kanban par Type de local, avec affichage des propriétés « Type d’ouvrage » et
Humidité
« Usage bâtiment »

Vue Table classique avec des filtres « Type de local », « Usage bâtiment », et
Recherche
« Type d’ouvrage » pour faciliter la recherche d’éléments
 WIKI RETOURS D’EXPERIENCE

Compétences abordées : Propriété Sélection multiple, propriété nombre, propriété formule, tri par nombre, vue
kanban, Liste à puces, somme par Kanban

Votre entreprise réalise des travaux dans différents secteurs ; seulement, difficile d’avoir une vision
globale sur les domaines les plus rentables, et les nouveaux marchés sont difficiles à choisir car il n’y a pas de
retour d’expérience sur les chantiers réalisés.

Il est donc proposé de créer un Wiki « Retour d’expérience » pour centraliser ces informations :

Propriété Exemples

Le nom du chantier Des noms de ville, environ 20

Maçonnerie, Plâtre, Plomberie, TP, Electricité (attention : certains chantiers ont

Domaine d’activité
plusieurs domaines différents)

Montant devis validé Montants entre 5000 et 20000 € par exemple

Coût réel Montant proche du devis, supérieur ou inférieur

Résultat Calcul automatique permettant d’observer si l’on a gagné ou perdu de l’argent

Dans les différents chantiers, nous pouvons cliquer sur une affaire puis écrire des points techniques qui
pourront être retrouvés lors du prochain chantier similaire : insérer une liste à puces dans 1 chantier.

Une fois cette première base de données créée, nous pouvons la trier par résultat : cela fait ressortir
immédiatement les chantiers les plus et les moins rentables.

L’objectif est d’analyser par type de chantier les résultats. Voici la vue à créer :

Vue à créer Caractéristiques

Par domaine Vue Kanban par domaine, avec affichage du résultat sur les
étiquettes et somme des résultats par domaine.
 BASE DE DONNEES

BASE DE DONNEES OUTILLAGE

Compétences abordées : Propriété Sélection, propriété date, propriété nombre, vue Kanban, Vue chronologie,
somme par Kanban

Ce sujet vise à installer un suivi de l’outillage au sein d’une entreprise. En effet, centraliser les données
sur la localisation des outils, des informations sur leur état et leur suivi de maintenance peut être un outil très
puissant en entreprise.

Voici donc la base de données à construire :

Propriété Exemples

Le nom de l’outil Des noms d’outil électroportatif, environ 20

L’outil peut être dans une des 4 équipes de l’entreprise, disponible, ou en

Localisation
maintenance

Prochaine
La date de la prochaine maintenance : insérer des dates
maintenance

Etat général L’outil peut être en Très bon état, Bon état, Etat moyen et Fin de vie.

Montant à l’achat Insérer des montants entre 150 et 300 €

Une fois cette première base créée, voici les vues à insérer :

Vue à créer Caractéristiques

Localisation Vue Kanban par localisation, afin d’identifier directement où se trouve chaque outil

Vue Kanban par état, avec les montants de chaque outil et la somme du montant de
État du parc
chaque catégorie pour anticiper les futurs besoins en trésorerie

Vue chronologie à créer, avec les propriétés « Localisation » et « Etat » qui doivent
Maintenances
apparaître.
 CENTRALISATION DES COMMANDES

Compétences abordées : Propriété Sélection, propriété date, propriété nombre, vue Kanban, Vue calendrier,
somme par Kanban, masquer et colorer les colonnes

Le passage de commandes pour différents projets entraîne beaucoup de flux au sein d’une entreprise :
l’objectif est de créer une base dans laquelle chaque commande sera référencée.

Voici l’architecture de la base à construire :

Propriété Exemples

Le nom de la
Des noms de matériaux, environ 15
commande

Le responsable Thomas et Léa

Le chantier 5 chantiers : Annecy et Aix (Thomas) et Dijon, Le Mans, Tours (Léa)

Date de commande Insérer des dates

État de la commande En attente, Livrée partiellement, Livrée

Montant Insérer des montants entre 100 et 700 €

Une fois cette base créée, voici les vues à construire :

Vue à créer Caractéristiques

Vue Kanban par chantier avec filtre « Thomas ». Sur les étiquettes doivent apparaître la
date de commande, l’état et le montant. Les commandes sont triées par date.
Thomas
La somme des montants est réalisée pour chaque chantier, les chantiers vides sont
masqués et les colonnes sont colorées.

Léa Comme Thomas, avec comme filtre « Léa »

Calendrier
Vue calendrier avec sur chaque commande son état, le chantier et le responsable.
global
 GESTION DE PROJET EN EQUIPE

PLATEFORME COLLABORATIVE EN CONCEPTION

Compétences abordées : Fonction « état », propriétés sélection, sélection multiple, date, vues calendrier, Kanban.

Cette dernière partie vise à construire des plateformes collaboratives sur deux sujets différents. Dans
ce premier sujet, plusieurs acteurs de la construction doivent concevoir des bâtiments et livrer des phases dans
un délai imparti. L’objectif est, à nouveau de centraliser cela :

Propriété Exemples

Le nom du bâtiment Bâtiment 1, Bâtiment 2, Bâtiment 3

La phase ESQ, APS, APD, PRO, EXE (pour chaque bâtiment)

MOA, MOE, BE TECHNIQUES, ENTREPRISE PRODUCTION (plusieurs acteurs

Les acteurs
peuvent être impliqués dans une phase) – voir tableau ci-dessous

La date Insérer des jalons en suivant l’ordre de conception donnée plus haut

L’avancement Fonction « état » : Non commencé, en cours, Terminé

Voici la répartition des responsabilités :

ESQ APS APD PRO EXE

MOA X
MOE X X X X
BE
X X X
TECHNIQUES
ENTREPRISE
X X
PRODUCTION

Une fois cette base réalisée (qui contient donc 15 lignes), voici les vues à créer :

Vue à créer Caractéristiques

Phase Vue Kanban par phase, où apparaissent la date et l’avancement

Vue Kanban par acteur, où apparaissent la phase, la date et l’avancement avec un double
Par acteur
tri par avancement et date pour faire apparaître l’ordre d’urgence

Calendrier Vue calendrier avec les acteurs et la phase

Vue Kanban par avancement où apparaissent la date, les acteurs et la phase avec un tri
Avancement
par date.
 MISE EN PLACE D’UNE PLATEFORME DANS UNE ENTREPRISE DE MAITRISE D’ŒUVRE

Compétences abordées : Propriété sélection, date, montant, formule, avancement, masquer les propriétés, filtres,
tris, vues chronologie, Kanban, calendrier.

Ce sujet est plus libre que les précédents : sur la base de l’audit de l’entreprise WIBURO, créer une base
de données centralisée permettant de gérer les projets en équipe propre à cette entreprise.

Voici une aide sur les caractéristiques à intégrer dans la base à créer :

• La mission
• Le manager
• Le chargé d’affaire
• La date
• L’affaire
• La nature du client
• Les honoraires
• L’avancement (%)
• À facturer

Voici une aide sur les vues à construire. L’objectif est que chacun accède uniquement à ses informations :

• Gantt général
• Une vue par collaborateur
• Facturation
 LIBRE

Si cette partie vise à laisser l’apprenant proposer des sujets, voici des exemples d’idées en fonction de
vos besoins.

SUIVI ETUDES

Si vous êtes dans un cadre scolaire, vous êtes exposés à de grandes quantités de données à gérer, avec
notamment des échéances. Une base de données Notion peut vous permettre d’organiser vos notes, créer un
planning, trier par matière, etc.

SUIVI DES TACHES EN ENTREPRISE

Quel que soit votre poste en entreprise, la quantité de tâches à réaliser peut s’avérer (très) importante
en fonction des périodes. Pour absorber au mieux votre charge de travail, un suivi de tâches trié par affaire, par
client, par date, etc peut vous permettre de prendre du recul, facilement prioriser et absorber les aléas.

PROJET ASSOCIATIF

Un projet, quel que soit sa nature, comporte différentes dimensions et s’étale sur une période définie.
Une gestion de projet centralisée (partagée dans le cas où plusieurs acteurs interviennent) et construite sur la
base des contraintes du travail à réaliser augmente la capacité d’exécution.

SUIVI FINANCIER PERSONNEL

Des modèles Notion proposent des suivis financiers personnels : une rapide adaptation peut vous
permettre d’identifier vos sorties d’argent, car les applications bancaires ne proposent pas cette souplesse
totale dans l’analyse de vos transactions.

… TOUT AUTRE PROJET !

Cette formation vise à montrer l’étendue d’un logiciel souple tel que Notion ainsi que ses nombreuses
applications. À vous de jouer pour organiser vos projets au mieux 😊

Si vous utilisez Notion dans le futur, n’hésitez pas à passer à travers ce lien pour soutenir WIOPTIM :

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