Comité de Pilotage du Centenaire de la
Commune de Khombole
Recrutement au poste de Secrétaire Exécutif
Fiche de Poste
Secrétaire Exécutif H/F
Mission Principale
Le Secrétaire Exécutif du Comité de Pilotage du Centenaire de la Commune de Khombole
est responsable de la gestion administrative, organisationnelle et stratégique du comité.
Il/elle assure la coordination de l'ensemble des activités liées à la préparation et à la mise
en œuvre de l'événement commémoratif, tout en veillant à l'efficacité et à la transparence
du processus. Il/elle travaillera étroitement avec le comité de pilotage du centenaire. Il/elle
sera placé(e) sous l’autorité du président dudit comité.
Missions
➔ Gestion administrative et organisationnelle
● Coordination : Coordonner la mise en œuvre du Plan d’Actions du Centenaire
élaboré par le Comité de Pilotage (COPIL), en s'assurant que les décisions prises
sont appliquées correctement ;
● Suivi des réunions : Organiser, préparer et animer les réunions du COPIL, rédiger
les comptes-rendus et assurer leur diffusion auprès des membres ;
● Rédaction de documents : Rédiger les documents administratifs (rapports, mémos,
correspondances) nécessaires au bon fonctionnement du COPIL ;
● Gestion des plannings : Élaborer et suivre les plannings de travail du comité
scientifique et du comité d’organisation, en veillant au respect des échéances.
➔ Appui des comités scientifique et organisation
● Support des comités : participer à la bonne coordination entre les comités
scientifique et organisation et veiller à la mise en œuvre de leurs projets ;
● Suivi des actions : Veiller à ce que les actions de chaque comité soient réalisées
selon le calendrier défini et que les ressources nécessaires soient allouées et rendre
compte du niveau d'avancement au Président du COPIL.
➔ Gestion des ressources et du budget
● Suivi budgétaire : Collaborer avec le (la) trésorier(ère) général(e) pour le suivi du
budget global du centenaire, veiller à l’utilisation correcte des fonds et au respect
des prévisions financières ;
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Recrutement au poste de Secrétaire Exécutif
● Recherche de financements : Participer à la recherche de financements
(subventions, mécénat, partenariats) et gérer les relations avec les bailleurs de
fonds.
➔ Communication et relations publiques
● Communication interne : Assurer une communication fluide entre les membres du
Comité de Pilotage et les autres parties prenantes de l’événement ;
● Relations extérieures : Représenter le Comité de Pilotage dans les échanges avec
les autorités locales, les partenaires institutionnels, les sponsors et les médias ;
● Suivi des supports de communication : Travailler en collaboration avec le comité
de communication pour suivre la stratégie de communication et de community
management.
➔ Évaluation et suivi des projets et des échéances
● Suivi de l’avancement des projets : Veiller à ce que chaque comité respecte ses
objectifs et deadlines. Organiser des bilans périodiques pour évaluer les progrès ;
● Reporting : Préparer des rapports réguliers à présenter au comité de pilotage, aux
autorités locales et aux autres parties prenantes ;
● Gestion des risques : Identifier les risques potentiels (financiers, organisationnels,
logistiques) et proposer des solutions ou des plans d'atténuation.
➔ Gestion de l'équipe et des ressources humaines
● Encadrement des équipes : Superviser les secrétaires des sous-comités et les
bénévoles, en veillant à leur efficacité et à leur bonne organisation ;
● Mise en place de formations : Organiser des sessions de formation ou des ateliers
pour le personnel et les bénévoles impliqués dans l'organisation.
Compétences et connaissances requises
➔ Compétences techniques et connaissances
● Gestion de projets : Capacité à piloter plusieurs projets simultanément et à
respecter les délais ;
● Rédaction et communication : Excellentes compétences rédactionnelles et
capacité à communiquer clairement, à l’oral comme à l’écrit ;
● Maîtrise des outils bureautiques : connaissance des outils de gestion de projets
(Trello, monday, slack etc.), outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint);
● Connaissances financières : Compétences de base en gestion financière et suivi
budgétaire ;
● Connaissances en collectivités territoriales : appétence pour le développement
local, la démocratie et la participation locale, la concertation et les dynamiques
territoriales.
➔ Compétences relationnelles et savoir-être professionnels
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Recrutement au poste de Secrétaire Exécutif
● Leadership et management : Capacité à encadrer, motiver et fédérer une équipe
de travail ;
● Sens de l'organisation : Rigueur, méthode et capacité à gérer les priorités dans un
environnement dynamique ;
● Diplomatie et négociation : Aptitude à gérer les relations avec des partenaires,
des institutions, et des intervenants de différents horizons ;
● Polyvalence et adaptabilité : Capacité à s’adapter rapidement à des situations
nouvelles et à résoudre des problèmes de manière efficace.
Qualifications et expériences
● Formation requise : Licence/Masters en gestion de projets, management des
collectivités territoriales et développement local, sciences politiques, affaires
publiques ou tous domaines connexes ;
● Expérience : Minimum 3 ans d’expérience dans un poste similaire, ou en rapport
avec l'administration et le développement des établissements publics territoriaux.
Conditions de travail
● Type de contrat et durée : CDD de 12 mois
● Rémunération : selon profil ;
● Temps de travail : temps plein, flexibilité requise, avec possibilité de réunions
fréquentes les weekends ;
● Lieu de travail : Mairie de Khombole, avec des déplacements possibles sur
l’ensemble du territoire national.
Les candidats intéressés peuvent envoyer leur CV et lettre de motivation à
l’adresse mail suivante :
mairiedekhombole@[Link]
Date limite de candidature : 31 janvier 2025
Attention, merci de soigner votre candidature !
