Processus d'Achat :
Le processus d'achat comprend plusieurs étapes clés, allant de l'expression
initiale des besoins à la prise de décision finale pour choisir un fournisseur et
passer commande. Voici une description détaillée de chaque étape :
1. Expression de Besoins
Cette première étape consiste à identifier clairement le besoin d'achat au
sein de l'organisation.
-Objectifs
- Formaliser le besoin à travers une demande claire et précise.
- Identifier les spécifications et les contraintes associées (quantités, qualité,
délais, budget, etc.).
- Acteurs impliqués
- Le demandeur interne (service utilisateur ou métier).
- Le responsable hiérarchique pour validation initiale.
- Déroulement
1. Identification du besoin par le service utilisateur.
2. Rédaction d’une fiche de demande d’achat (manuelle ou via un logiciel
de gestion des achats).
3. Validation initiale par le responsable du demandeur pour garantir que le
besoin est justifié et aligné sur les objectifs de l’organisation.
-Résultat attendu
Une demande d’achat précise et validée par les parties prenantes internes.
2. Demande de Cotation
La demande de cotation vise à solliciter des offres de la part de fournisseurs
pré-qualifiés pour répondre au besoin exprimé.
- Objectifs
- Obtenir des propositions commerciales et techniques.
- Identifier les fournisseurs potentiels les plus compétitifs.
- Acteurs impliqués
- L’équipe achat.
- Les fournisseurs (existants ou nouveaux).
- Déroulement
1. Élaboration d’un cahier des charges ou spécifications techniques
(description précise du produit/service attendu, quantités, délais, critères de
sélection, etc.).
2. Identification d’un panel de fournisseurs pré-qualifiés (selon des critères
préétablis comme la fiabilité, la capacité à livrer, les certifications, etc.).
3. Envoi des demandes de cotation (généralement via email, plateformes
d’échange ou logiciels spécialisés).
4. Réception et collecte des offres des fournisseurs.
- Points clés à surveiller
- Respect des délais de réponse des fournisseurs.
- Conformité des offres reçues au cahier des charges.
- Résultat attendu
Un ensemble d’offres documentées, permettant une analyse comparative.
3.Analyse et Arbitrage
Cette étape consiste à analyser les offres reçues pour choisir le fournisseur le
plus pertinent.
- Objectifs
- Comparer les offres selon des critères objectifs.
- Prendre une décision en alignement avec les objectifs stratégiques et
opérationnels.
- Acteurs impliqués
- Le responsable achats.
- Les parties prenantes internes (par exemple, le demandeur ou un comité
achat).
- Déroulement
1. Analyse des offres selon plusieurs critères :
- Prix total et structure tarifaire (ex. rabais, frais additionnels).
- Qualité des produits/services.
- Conformité aux spécifications techniques.
- Délais de livraison.
- Conditions contractuelles (garanties, pénalités, modalités de paiement,
etc.).
- Critères stratégiques (RSE, relation fournisseur, politique interne).
2. Réalisation d’une matrice de comparaison (permettant de visualiser les
forces et faiblesses des offres).
3. Négociation avec les fournisseurs sélectionnés en phase finale (pour
optimiser le coût ou ajuster les termes contractuels).
4. Prise de décision finale par le comité achat ou le responsable habilité.
- Outils utilisés
- Tableaux comparatifs.
- Logiciels de gestion des achats (ERP, e-procurement, etc.).
- Résultat attendu
Sélection d’un fournisseur, approbation interne et mise en œuvre de l’achat
par émission d’un bon de commande (PO) ou d’un contrat.
Synthèse du Processus
Etapes Acteurs impliqués Objectifs Livrables principaux
principaux
Expression de Demandeur, Identifier et Demande d’achat validée
besoins responsable justifier le besoin
hiérarchique
Demande de Equipe achat, Recueillir des Cahier de charges, offres
cotation fournisseurs offres reçues
Analyse et arbitrage Responsable achat, Comparer et Matrice de comparaison,
comité choisir un commande
fournisseur
