GUIDE

PRATIQUE
DU LOGICIEL PROPRET®
 PRÉAMBULE

À travers ce guide d'utilisation, vous trouverez les principales étapes à mettre en

place lors de votre première utilisation du logiciel PROPRET®.

Ce guide pratique comprend toutes les informations concernant les formations, la

mise en place du logiciel, ainsi que le support client et le matériel proposé par
PROPRET®.

Pour toute question supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou
par e-mail.

(+33)[Link].49
OU
contact@[Link]
SOMMAIRE
SE CONNECTER À PROPRET® P.1

PREMIERS PAS AVEC PROPRET® P.2

GÉRER LES PARAMÈTRES
CRÉER UN CLIENT
CRÉER UN SITE
CRÉER UN AGENT
CRÉER UN POINT DE CONTRÔLE
MODIFIER UN POINT DE CONTRÔLE
CRÉER UN SERVICE
GÉRER LES AFFECTATIONS DES AGENTS
EXPORTER LE REGISTRE DU PERSONNEL
CRÉER DES DEVIS ET FACTURES MANUELLEMENT
CRÉER DES DEVIS ET FACTURES AUTOMATIQUEMENT
CRÉER DES ABONNEMENTS DE FACTURE
GÉRER LES PAIEMENTS
EXPORTER LA PRÉPAIE
GÉRER LE TABLEAU DE BORD
CRÉER UNE MAIN COURANTE
CRÉER UN BON D'INTERVENTION
GÉRER LA SUPERVISION DES AGENTS

BON À SAVOIR P.35

LES FORMATIONS
LE MATÉRIEL
LE SUPPORT CLIENT
 SE CONNECTER À PROPRET®

Grâce au principe du SaaS qu'utilise PROPRET®, vous pouvez vous connecter sur tous
les appareils : ordinateur, PC, Smartphone, tablette. C'est pratique !

Vous pouvez vous connecter au logiciel PROPRET® par différents moyens.

1
Avec le navigateur web de votre choix (Chrome, Firefox, Safari ...)
rendez-vous sur notre site internet : [Link] et cliquez sur le
bouton " " Pour une expérience d'utilisation optimale,
nous vous recommandons le navigateur Google Chrome .

OU

2
Pour vous connecter, vous pouvez aussi télécharger l'application
mobile PROPRET® via le Play Store (Android) ou votre App Store (iOS).

SIMPLE RAPIDE EFFICACE

1
 PREMIERS PAS AVEC PROPRET®

Nous vous présentons les principales étapes pour utiliser le logiciel PROPRET®. Ce guide pratique a
pour objectif de vous accompagner dans votre prise en main du logiciel.

2
1 GÉRER LES PARAMÈTRES

La première étape avant d'utiliser le logiciel consiste à configurer vos paramètres :

1. Rendez-vous dans la rubrique "Paramètres" du menu de gauche.

2. Commencez par la rubrique Paramètres > Agence, vous y trouverez différents onglets :
Informations, Gestion RH, Rendements, Opérations, Tarification et Périodes.
3. Dans chaque onglet, vérifiez l'ensemble des paramètres et n'oubliez pas d'enregistrer via le
bouton " " en bas à droite (à chaque onglet).
4. Reproduisez la même opération avec les Paramètres : Terrain, Devis&Facture,
Email&Export et Contrats.

3
 1 GÉRER LES PARAMÈTRES
(suite)
I- PARAMÈTRES DE L'AGENCE
ONGLET INFORMATIONS
Les éléments fondamentaux à connaître :
- Les champs avec * sont obligatoires.
- Les n° d'urgence seront repris pour les agents équipés de l'application en cas de besoin sur
site. On vous en conseille au moins 2.
- Le fuseau horaire est à vérifier pour les DOM TOM.

ONGLET GESTION RH
- Choisissez votre région/département si vous avez des jours fériés différents.
- Choisissez votre mode de lissage des heures supplémentaire.
- Les contrôles et vérifications sont par défaut sur le mode "Avertissement" afin de voir les
éléments non conformes au planning, mais vous permettre de forcer la planification. Vous
pouvez modifier chaque élément et configurer un mode différent d'avertissement : "Désactiver"
(pour ne plus voir les alertes au planning) ou "Interdire" (pour interdire la panification lorsque
l'on a des alertes).
-Vous pouvez intégrer le type d'éléments de salaire que vous accordez à vos agents : acompte,
prime, note de frais, indemnité kilométrique, transport, etc. Vous pouvez en ajouter d'autres
avec le bouton .
- Vous pouvez modifier la vue globale de votre planning à votre convenance dans la
"Visualisation par défaut".
- Pour les indisponibilités à décompter, il faut déterminer si vous êtes en jours ouvrés ou
ouvrables afin de décompter le bon nombre d'heures d'indisponibilités aux agents : 7h/jours du
lundi au vendredi (jours ouvrés) et 5,83h/jours du L-J et 5,84h/jour du V-S (jours ouvrables).
- Ajoutez vos majorations pour les heures supplémentaires/complémentaires.
- Personnalisez les types de demandes clients et agents que vous voulez recevoir de leur part.

4
 1 GÉRER LES PARAMÈTRES
(suite)
I- PARAMÈTRES DE L'AGENCE
ONGLET RENDEMENTS
Nous vous avons mis à dispositions des tâches avec des rendements que vous pouvez utiliser
pour vos devis, comme cahier des charges pour vos agents et estimer le temps de vos
prestations. Les rendements, unités et libellés sont modifiables. Le bouton vous permet
de créer vos propres tâches et le bouton de récupérer des tâches pré rentrées dans le
logiciel.

ONGLET OPÉRATIONS
Rentrez dans PROPRET® toutes vos opérations avec une liste de tâches qui servira de cahier
des charges précis à vos agents. Ce cahier des charges sera repris au niveau des consignes de
la prestation lors de la prise de service par l'agent sur son application mobile PROPRET®. Vous
pouvez personnaliser le rendement, l'unité de rendement et mettre un prix.

ONGLET TARIFICATION
- Activez ou non la soustraction des pauses et des retards du temps de travail et de la
facturation.
- Appliquez votre tarif médian jour et votre tarif pour les tournées.
- Ajoutez le tarif de vos agents prestataires en partie "Tarification par défaut des agents".

ONGLET PÉRIODES
Cet onglet concerne les saisonniers. Vous pouvez créer des périodes générales pour l'agence
qui seront reprises au niveau de la création de Services dans la partie "Récurrence".

2- PARAMÈTRES TERRAIN (PARTIE OPÉRATIONNELLE DE L'APPLICATION)

ONGLET CONSIGNES
Cet onglet permet de donner des instructions générales à tous vos agents qui utilisent
l'application et de leur mettre à disposition des documents comme votre règlement intérieur en
pièce jointe.

Dans la partie "Droits par défaut du cahier de consignes", vous allez gérer les droits de lecture
et d'écriture des agents et clients dans le cahier de consignes. Activez les notifications des
consignes pour tout le monde si vous autorisez la lecture des messages aux agents et aux
clients.

5
 1 GÉRER LES PARAMÈTRES
(suite)
ONGLET MAINS COURANTES
Il faut paramétrer les évènements à faire remonter dans la main courante électronique pour
l'agence (ligne 1) et le client (ligne 2) et activer/désactiver les notifications (alertes push) pour
l'agence et le client si vous voulez être prévenus ou non en temps réel de certains événements.
À partir de la partie "Incidents", c'est la main courante déclarative. Elle peut être complétée
avec le bouton . Désactivez ou renommez les libellés non désirés.

ONGLET BON D'INTERVENTION

Personnalisez votre bon à votre convenance. L'onglet boîte à outils permet d'ajouter des
encarts et de les personnaliser (bouton + pour ajouter et ensuite glisser-déposer le champ dans
le nouvel encart). La poubelle supprime un encart et chaque encart peut être déplacé grâce aux
flèches ou aux 6 petits points . Les "Cases avec détail" permettent de donner plus de
détail/précision sur l'élément sélectionné.

ONGLET SORTIE DE PÉRIMÈTRE : Il sert à activer l'alerte de détection de sortie de périmètre.

3-DEVIS & FACTURES

Cette partie permet de configurer la TVA, le délai de validité des devis, le délai de règlement des
factures et de mettre en place des rappels pour relancer les devis/bons commande non
traités/et les factures non payées.
Il faudra mettre en place dans le Tableau de bord de gestion dans l'onglet Facturation, sous-
onglet Factures, l'encart "Facture à relancer" et dans le sous-onglet Devis, l'encart "Devis à
relancer" pour avoir la liste des factures/devis à relancer.

4-EMAIL & EXPORT

La partie "Email" sert à configurer vos corps d'e-mails envoyés par PROPRET® et la partie
"Export" les entêtes et pieds de pages des documents PDF que vous allez générer via le logiciel :
Main courante/ rapport d'intervention/ devis/ factures/ planning client/ planning agent/ bon de
remise de matériel /bon de livraison et notifications des expirations des agents.
Dans l'onglet "Planning agent" : il faudra activer ou pas l'envoi automatique du planning (tous
les lundis matin 7h et en cas de modification) et choisir l'amplitude, c'est-à-dire le nombre de
jours visibles au planning chaque lundi matin par les agents.
Dans la partie Export, vous pouvez activer l'affichage du logo de votre client à côté du votre dans
les documents que vous lui enverrez.
6
 1 GÉRER LES PARAMÈTRES
(suite)
5-CONTRATS
Vous pouvez intégrer vos propres contrats Clients et Agents dans le logiciel en cliquant sur le
bouton . Vous pouvez copier-coller vos textes et ajouter des variables automatiques
(disponibles dans la barre d'outils) qui se mettront à jour en fonction des clients. Vous avez à
disposition une barre d'outils de mise en forme pour mettre en page vos contrats.

Enregistrez vos modèles, vous les récupérerez lors de la création d'un contrat (onglet Contrat)
depuis la fiche client et depuis la fiche agent.

Si vous envoyez vos contrats pour signature électronique depuis PROPRET® (option payante
par contrat), vous pouvez activer l'envoi automatique des relances des contrats clients aux
administrateurs et mettre un délai de relance en cas de non retour de signature client/agent.

***

7
2 CRÉER UN CLIENT

La création d'un nouveau client est une action obligatoire avant de créer un site :

1. Cliquez sur le bouton " " à droite dans le menu du haut.

2. Puis cliquez sur " + Client".
3. Le formulaire de création d'un nouveau client s'affiche.
4. Vous devez renseigner obligatoirement les deux champs suivants dans l'onglet "Général" :
Type de client (entreprise...) et le nom du client. Tous les autres champs sont optionnels.
5. Les autres informations sont disponibles dans les onglets : Général, Contacts, Prestations
et tarifs, Relances expirations et Documents.
6. N'oubliez pas d'enregistrer avant de quitter cet espace.

8
 2 CRÉER UN CLIENT
(suite)
ONGLET GÉNÉRAL
Les éléments fondamentaux à connaître :
- Les champs avec * sont obligatoires.
- On peut préciser si c'est un prospect (pas encore un client) ou si c'est du travail en sous-
traitance (= autre agence de nettoyage qui vous sous-traite).
- On peut charger le logo du client (qui se mettra automatiquement sur les documents que vous
lui enverrez (si l'option a été activée dans les Paramètres de l'agence> Emails& export>Export).
- Le Champ FACTOR est à utiliser dans 2 cas précis : pour indiquer les coordonnées bancaires
de l'organisme qui gère votre affacturage ou mettre votre 2° compte bancaire si vous en avez
un et souhaitez que le client vous paye sur celui-ci.
- Vous pouvez décider de générer de manière automatique vos n° d'identifiants clients, ou
pouvez renseigner votre numéro d'identifiant client existant dans le champ "Numéro
d'identifiant".
- Le n° de bon de commande est à renseigner si vous répondez à un appel d'offre.
- Vous pouvez créer des remises spécifiques pour votre client en € ou en % dans la partie
"Remises".
- Vous pouvez mettre en partie "Commentaires" des notes sur votre client.

ONGLET CONTACTS
Cet onglet sert à renseigner les contacts de vos clients qui recevront les mains courantes et les
bons d'interventions de manière automatique par e-mail (si l'option est cochée plus tard dans
le site du client). Vous pourrez activer la réception des rapports pour certains sites seulement
en cliquant sur le petit avion en papier . (Disponible dans la prochaine mise à jour).
Vous pouvez également ouvrir un compte d'accès à PROPRET® à vos contacts en activant le
bouton "Compte client". Il vous suffira de sélectionner les droits que vous leur accordez : voir
la liste de leurs factures, accéder aux documents partagés, accéder au planning des sites, etc.

9
 2 CRÉER UN CLIENT
(suite)
ONGLET PRESTATIONS ET TARIFS
Cette partie est utile si on facture le client au forfait, car on va renseigner ici toutes les
opérations que l'on va faire pour le client. Ces opérations vont servir à créer un devis ou une
facture manuellement et qui servira de référence à la mise en place du forfait (de
l'abonnement), soit :
- à la main en cliquant sur le et en détaillant chaque opération
- en cliquant sur le pour insérer des opérations du catalogue d'articles, que l'on peut
personnaliser.
En sélectionnant chaque ligne créée et en cliquant sur le bouton ACTIONS, vous pourrez
générer directement le devis ou la facture qui servira de base à votre abonnement/forfait.
En cochant l'onglet "Masquer le détail des montants", le client ne verra que le montant final
sur son devis ou sa facture.

ONGLET RELANCES EXPIRATIONS

Cet onglet permet de renseigner les noms et les dates d'expiration de vos contrats clients. En
cochant le bouton "Suivi de facturation", vous pourrez associer vos contrats à vos factures. Le
logiciel mettra à jour les montants facturés et la barre de progression en fonction du montant
HT que vous aurez indiqué.

ONGLET DOCUMENTS
Cette partie vous permet de stocker les documents concernant votre client dans sa fiche et
également de déposer des documents que les contacts de votre client, pour lesquels vous avez
ouvert un compte et donné le droit d'accéder aux documents partagés, pourront récupérer.

Une fois le client enregistré, lorsque vous réouvrez sa fiche vous avez 1 nouvel onglet
disponible à renseigner :

ONGLET CONTRATS
C'est ici que vous allez pouvoir générer un contrat client, en récupérant le modèle mis en place
dans la partie Paramètres de l'agence > Contrats. Une fois enregistré, vous pouvez l'envoyer
pour signature, le modifier ou le supprimer.

Vous retrouverez vos clients dans le Menu de gauche Agence/ onglet Clients.
***
10
3 CRÉER UN SITE

Au préalable, veuillez créer la fiche client associée au site, puis :

1. Cliquez sur l'icône " " à droite dans le menu du haut , puis cliquez sur " + Site".
2. Le formulaire de création d'un nouveau site s'affiche.
3. Vous devez renseigner obligatoirement les trois champs suivants dans l'onglet "Général" :
le client, le nom du site, son adresse (géolocalisée par Google Maps) ou sa latitude et sa
longitude. Tous les autres champs sont optionnels.
4. Les autres informations sont à renseigner dans les onglets : Instructions, Prestations &
Tarifs, Périodes, Périodes de fermeture, Agents, Clés et accès et Matériel.
5. N'oubliez pas d'enregistrer avant de quitter cet espace.

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 3 CRÉER UN SITE
(suite)
ONGLET GÉNÉRAL
Dans cet onglet, il faut indiquer le client, le nom du site et son adresse. Il est important de bien
configurer l'adresse du site ou sa latitude et longitude car cela va permettre de déterminer le
bon périmètre de surveillance des agents si vous utilisez l'application PROPRET®. En effet,
Google Maps va géolocaliser le site à l'aide du pointeau rouge sur la carte à droite . Il faudra
éventuellement déplacer le pointeau au bon endroit et ensuite ajuster le rayon pour bien
couvrir toute la zone : ni trop petite pour éviter les sorties de périmètres prématurées, ni trop
grande pour éviter que les agents non-présents sur site soient considérés "sur site".
Pour bien configurer le périmètre, vous pouvez vous mettre en vue "Satellite" (au lieu de
"Plan") afin de mieux voir le relief et les bâtiments.
Vous pouvez ajouter la photo du site si vous le souhaitez et mettre des commentaires dans le
champ approprié.
Si vous utilisez l'application mobile PROPRET®, en activant "l'envoi des rapports de mains
courantes de la veille" et "l'envoi des bons d'interventions de la veille", les contacts que vous
aurez renseignés lors de la création du client et pour lesquels vous avez activé l'envoi
automatique des rapports de main courante et les bons d'interventions les recevront.

ONGLET INSTRUCTIONS (uniquement pour l'application mobile PROPRET®)

Cette partie est réservée à l'application mobile PROPRET®. Vous pouvez mettre des
instructions à destination de vos agents et des documents en PJ.
Vous pouvez renseigner un n° d'urgence de site que les agents pourront appeler en cas de
besoin.
C'est ici que vous pourrez déterminer si vous exigez un pointage à l'arrivée et/ou au départ du
site.
Vous pouvez modifier le droit d'accès au cahier de consignes (messagerie du site) pour les
agents et les clients et activer les notifications des consignes (messages) pour tout le monde.

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 3 CRÉER UN SITE
(suite)
ONGLET PRESTATIONS & TARIFS
Il est impératif de renseigner toutes les prestations que vous allez faire sur le site afin de
pouvoir les planifier : nettoyage bureau, vitres, etc.
Si vous voulez détailler les opérations et les tâches de chaque prestation vous pouvez le faire
ici. Ce n'est pas obligatoire, mais c'est le détail des tâches qui servira de consignes/cahier des
charges aux agents. Si les paramètres sont bien renseignés, le logiciel estimera le temps
nécessaire à la prestation globale en fonction de la surface et des rendements des tâches
associées.
Renseignez votre tarif horaire de jour et pour les tournées (sorties des poubelles).

ONGLET PÉRIODES
Vous pouvez renseigner ici des périodes durant lesquelles vous allez travailler sur le site afin
de les récupérer au moment de créer votre "Service" dans la "Récurrence".

ONGLET PÉRIODES DE FERMETURE

Renseignez ici les fermetures du site (noël, vacances scolaires, etc.).

ONGLET AGENTS
Cet onglet vous permet de trier vos agents en "Favoris" ou "Interdits" de site afin de vous
faciliter la planification. Un agent favori sera en tête de liste avec une étoile verte et un
agent interdit sera tout en bas de la liste avec un visage rouge . Si vous essayez de le
planifier, PROPRET® vous affichera un message pour vous prévenir qu'il est interdit de site.

ONGLET CLÉS ET ACCÈS (uniquement pour l'application mobile PROPRET®)

Dans cet onglet, vous pouvez renseigner les clés et les codes d'alarmes du site. Les agents
auront accès à ces informations une fois la prise de service effectuée.

ONGLET MATÉRIEL
Cet onglet vous permet de lister tout le matériel que vous mettez à disposition d'un site :
téléphone, talkie-walkie, etc. Ainsi, vous avez une meilleure gestion de votre matériel.
NB : il faut taper sur "entrée" pour valider chaque élément. Si vous cochez la case "Demandé
sur site", le matériel répertorié sera affiché lors du service sur le site pour les agents qui ont la
licence terrain.

N'oubliez pas d'enregistrer. Vous retrouverez vos sites dans le Menu Agence> Sites.

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4 CRÉER UN AGENT

Pour créer un agent, vous devez :

1. Cliquez sur le bouton " " à droite dans le menu du haut.

2. Puis cliquez sur " + Agent".
3. Le formulaire de création d'un nouvel agent s'affiche. Vous devez renseigner
obligatoirement les quatre champs suivants dans l'onglet "Général" : le prénom, le nom,
son adresse e-mail et le type d'agent (employé/urgence/prestataire/travailleur non
salarié ou candidat).
4. Les autres informations sont à renseigner dans les onglets : Informations
professionnelles, Matériel, Expirations, Documents, et Restrictions horaires.
5. N'oubliez pas d'enregistrer avant de quitter cet espace.

14
 4 CRÉER UN AGENT
(suite)
ONGLET GÉNÉRAL
Il est impératif de renseigner les champs avec une *. Plus vous allez "nourrir" le logiciel, plus
vous allez avoir des documents complets (prépaie, registre du personnel, fiche de
renseignement et contrat de travail).
Le choix du type d'agent : employé/urgence/prestataire/travailleur non salarié ou candidat va
entraîner une modification des informations contenues dans les onglets.
La photo de l'agent est obligatoire pour sortir sa fiche de renseignement.
La partie "commentaires" peut vous servir à mettre des informations sur votre agent, que vous
pourrez utiliser pour votre entretien annuel, par exemple.
Les étoiles au dessus de la photo de l'agent vous permettent de noter vos agents en interne
(seulement visible pour les administrateurs). PROPRET® attribue par défaut 3 étoiles sur 5 à
tous les agents.

ONGLET INFORMATIONS PROFESSIONNELLES

Il faut ajouter pour tous les employés leurs contrats de travail en cliquant sur le bouton
puis sur "Nouveau contrat". Tous les champs vous permettront d'avoir les bonnes informations
par agent. Le temps de travail va déterminer son "compteur" d'heures mensuel et son salaire
brut horaire va vous permettre d'obtenir des calculs automatiques de marge (Gestion>
Marges).
Si votre agent a un contrat à temps partiel, ou inférieur à 35h/semaine, activez la "Majoration
spécifique des heures supplémentaires" afin d'intégrer ses majorations.

ONGLET MATÉRIEL
Cet onglet vous permet de lister tout le matériel prêté à chaque agent.
Mettre une date de fin pour les contrats à durée déterminée vous permettra d'avoir un suivi des
expirations de matériel (Gestion > Expirations > Matériel agent). Vous saurez ainsi qu'à telle
date tel agent doit vous rendre tel matériel.

15
 4 CRÉER UN AGENT
(suite)
ONGLET EXPIRATIONS
Il faut impérativement renseigner tous les documents avec les dates d'expirations des agents.
Cela va vous permettre d'être à jour des papiers. Chaque expiration sera listée dans la partie
"Expirations" de l'onglet "Gestion". De plus, en activant la notification de l'agent par e-mail, ce
dernier recevra à 90/60/30 jours de l'expiration et le jour J une notification d'expiration. Ceci
permet à chaque agent de gérer la mise à jour de ses propres papiers. Les administrateurs
peuvent également recevoir ces alertes en cochant l'option "Recevoir les notifications
d'expirations réglementaires des agents" lors de la création d'un profil administrateur.

ONGLET DOCUMENTS
Cette partie vous permet de stocker les documents concernant votre agent dans sa fiche et
également pour lui de les récupérer, si vous lui avez ouvert un compte PROPRET®et coché le
bouton "Partager".

ONGLET ÉLÉMENTS DE SALAIRE

Renseignez ici tous les éléments de salaire : acomptes, primes, notes de frais, indemnités
kilométriques, transport, etc. Ces éléments seront comptabilisés dans la prépaie du mois de la
date d'effet (paiement versé).

ONGLET RESTRICTIONS HORAIRES

Cette partie sert à renseigner les indisponibilités permanentes des agents : un agent qui ne
travaille jamais un samedi, un mercredi, de nuit, etc. afin de ne pas le proposer à la
planification un jour où il ne travaille pas. Renseignez les jours et les heures durant lesquels on
ne peut pas le planifier.
NB : PROPRET® ne propose à la planification que des agents disponibles.
Enfin, si vous souhaitez qu'il reçoive le planning de manière automatique tous les lundis matin
et à chaque modification, il faut activer le bouton "Envoi hebdomadaire du planning".

Le bouton "Compte utilisateur" sert à attribuer à un agent une licence, c'est-à-dire lui ouvrir un
compte d'accès (payant) pour utiliser l'application mobile PROPRET®. Il faudra renseigner les
coordonnées de l'agent et définir ses droits. Une fois la fiche agent enregistrée, l'agent recevra
ses identifiants de connexion sur l'e-mail indiqué.
NB : si vous autorisez tous les droits à un agent, il aura les mêmes droits qu'un administrateur.
La liste des droits est la même pour les administrateurs et les agents.

16
 4 CRÉER UN AGENT
(suite)
Depuis la page Agents, en cliquant sur les devant le nom d'un agent, vous pouvez :
Modifier sa fiche
Télécharger sa fiche de renseignement
Générer un bon de remise de matériel (si vous lui avez fourni du matériel) et lui envoyer
Lui attribuer ou retirer une licence
L'archiver
Le supprimer.

En sélectionnant plusieurs agents ou tous et cliquant sur le bouton vous pourrez :

Générer et télécharger tous les bons de remise de matériel
Télécharger toutes les fiches de renseignement
Envoyer les bons de remise de matériel et les fiches de renseignement par e-mail à chaque
agent d'un seul coup.
Le logiciel va créer un onglet par agent avec à l'intérieur son propre document sur son propre
e-mail. Il n'y aura plus qu'à cliquer sur "Envoyer tous les emails" pour gagner du temps dans
votre gestion quotidienne.
***

17
5 CRÉER DES POINTS DE CONTRÔLE

Pour créer des points de contrôle sur vos sites :

1. Rendez-vous sur votre site et collez vos tags NFC.

2. Utilisez votre téléphone portable et activez votre NFC.
3. Connectez-vous à votre application PROPRET®.
4. Cliquez sur le bouton " " à droite dans le menu du haut, puis cliquez sur " + Point de
contrôle".
5. Le formulaire de création d'un nouveau point de contrôle s'affiche.
6. Vous devez renseigner obligatoirement les trois champs suivants : le client, le site, le
badge NFC avec la latitude et la longitude qui se rempliront automatiquement à la
lecture du pointeau NFC. Tous les autres champs sont optionnels.
7. N'oubliez pas d'enregistrer avant de quitter cet espace en cliquant sur "Valider".

Nos conseils :

Les points de contrôle servent à imposer aux agents de badger à chaque prise et de fin de
service. Nous vous recommandons d'ajouter un titre et une photo pour guider au mieux vos
agents sur le terrain.

18
6 MODIFIER UN POINT DE CONTRÔLE

Pour modifier des points de contrôle sur vos sites :

1. Cliquez sur " Points de contrôle " dans le menu de gauche, puis choisissez le point de
contrôle que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez sur " " et enfin sur "modifier".
3. Modifier les informations que vous souhaitez.
4. Enregistrez avant de fermer le point de contrôle.

19
7 CRÉER UN SERVICE (PLANIFIER)

Créer des services n'aura jamais été aussi simple :

1. Cliquez sur le bouton " " à droite dans le menu du haut.

2. Puis cliquez sur "+ Service".
3. Le formulaire de création d'un nouveau service s'affiche.
4. Vous devez renseigner obligatoirement les champs se trouvant dans les onglets : Général
et Agents. Les autres onglets : Instructions et Pauses sont facultatifs, sauf si vous
utilisez l'application PROPRET®.
5. N'oubliez pas d'enregistrer avant de quitter cet espace.

Nos conseils :

Ajoutez une récurrence pour planifier au-delà d'une journée.

Cochez le bouton "Tournée" si le service fait partie d'une tournée.
Vous pouvez planifier le service directement via cette interface.
Cochez "Service non facturé à l'heure" si vous facturez le client au forfait.

20
 7 CRÉER UN SERVICE (PLANIFIER)
(suite)
ONGLET GÉNERAL
Dans cette partie, il faut choisir le site et quel est le type de prestation de service que l'on va
faire et que l'on a associé au site dans la fiche Site.

NB : pour bien planifier dans PROPRET® il faut comprendre 2 choses :

1) On planifie des hommes, donc on raisonne en tranche horaire que va faire un agent.
2) On planifie des prestations. Il faut faire un service par prestation. Un service pour du
nettoyage de bureau, un service pour l'entretien des espaces verts, etc.

On va choisir la date de début du service. Par défaut, le logiciel va créer un service pour 1 seule
journée. Pour planifier le mois entier, 2 mois, 2 ans, 10 ans d'un coup, il faut activer le bouton
"Récurrence". Ce dernier va permettre de mettre une date de fin. Un champ "Récurrence"
apparaît sous "Heure de début" afin de déterminer la fréquence du service à répéter sur la
période à planifier. 5 possibilités :
1- Vous pouvez "Appliquer une période" : récupérer une période pré-définie dans la fiche site.
2- Quotidienne : PROPRET® va créer une récurrence sur tous les jours de la période, de la date
de début à la date de fin.
3- Hebdomadaire : PROPRET® va vous permettre de sélectionner les jours de la semaine entre
la date de début et de fin durant lesquels l'agent va effectuer la même tranche horaire.
4- Mensuelle : permet de sélectionner sur le calendrier les jours exacts durant lesquels les
agents vont effectuer le service, exemple :
le 8 juin, les 13-14 juin et le 28 juin.
Attention : mettre 1 seul mois en date de début et de fin
car sinon le logiciel va prendre tous les 8/13/14/28 de la période.
5- Jours fériés : permet de créer un service seulement pour les jours fériés de la période à
planifier.
PROPRET® va détailler pour chaque option choisie le nombre de récurrences sur la période, le
temps du service et date du 1er et du dernier service avec l'heure de début et de fin. Exemple :

Rappel : si vous facturez au forfait le client/site, cochez "Service non facturé à l'heure".

21
 7 CRÉER UN SERVICE (PLANIFIER)
(suite)
ONGLET AGENTS
C'est ici que vous allez déterminer le nombre d'agents qui vont effectuer en même temps la
mission que vous planifiez. Il faut renseigner sous le champ "Nombre de postes" le nombre
d'agents.
Attention : ce n'est pas dans cet onglet que l'on affecte les agents, sauf si vous êtes sûr que
c'est tel et tel agent qui va/vont faire toutes les vacations que vous êtes en train de planifier. Si
vous planifiez pour 2 ans un service quotidien et que vous affectez un agent, cet agent sera
planifié dans tous les services sur les 2 ans.
NB : On sélectionne plutôt les agents dans le planning et non à la création du service.

ONGLET INSTRUCTIONS (uniquement pour application mobile PROPRET®)

Permet de donner des consignes à l'agent sur le service et d'exiger de lui de badger un point de
contrôle NFC à l'arrivée et/ou au départ sur site.

ONGLET PAUSES
Renseignez ici la tranche horaire durant laquelle l'agent devra prendre sa pause ou cochez la
case "Durée" afin de lui mettre une pause en minutes, qu'il prendra quand il le souhaite. Cette
pause s'affichera dans son planning et s'il a un accès à l'application mobile PROPRET® il aura
cette information sur son écran de service. Vous pouvez soustraire la pause du temps de travail
de l'agent et de la facturation.

Bouton "Planifier" : ce bouton une fois coché va avoir pour conséquence de valider le service
auprès de l'agent qui va recevoir son planning et pourra consulter la mission sur son
application.

NB : si vous souhaitez travailler sur votre planning tranquillement, ne cochez pas la case
"Planifier". Le planning apparaîtra alors, dès la validation du service, en hachuré, qui est un
mode "brouillon" que seuls les administrateurs sont autorisés à voir. Les agents ne voient pas
les services "non planifiés".
Ne cochez la case "Planifier" que si vous êtes sûr(s) de vous, car dès que vous allez affecter des
agents dans les services ils les verront dans leur planning et recevront leur planning à chaque
modification que vous effectuerez.

22
8 GÉRER LES AFFECTATIONS DES AGENTS

Pour affecter vos agents à des services :

1. Allez dans "Planning" dans le menu de gauche

2. Cliquez sur la flèche verte à droite " " pour afficher vos agents
3. Cliquez sur le(s) service(s) dans le(s)quel(s) vous souhaitez affecter vos agents.
4. Cliquez sur l'agent pour l'affecter dans le ou les services choisi(s). (Pas de glisser-déposer,
juste au clic).

23
 8 GÉRER LES AFFECTATIONS DES AGENTS
(suite)
Pour affecter des agents dans les services, sélectionnez les services au clic, ils deviennent
bleus et plus gros , ouvrez la flèche verte qui déroule le "Menu Agents" et cliquez
une fois sur l'agent.
Une fois vos services affectés à 100%, cliquez sur les devant la vacation ou le Site et sur
"Planifier tous les services" pour valider votre planning d'un coup. Vos services ne seront alors
plus hachurés, les agents recevront leur planning et les verront dans leur agenda depuis leur
application PROPRET®.

NB : pour affecter rapidement un agent sur plusieurs services d'un coup, le glisser-déposer ne
fonctionne pas, seul le "clic" fonctionne.

***

24
9 EXPORTER LE REGISTRE DU PERSONNEL

Vous souhaitez exporter le registre du personnel :

1. Cliquez sur "Export des données" dans le menu de gauche "Gestion".

2. Cliquez sur le bouton "Registre du personnel".
3. Choisissez les agents que vous souhaitez inclure dans le registre du
personnel ou cochez la case "Tous" pour les sélectionner tous.
4. Cliquez sur le bouton "Télécharger" afin d'exporter le registre du personnel
sous format Excel.

25
10 CRÉER DES DEVIS ET FACTURES
MANUELLEMENT

Pour créer des devis et des factures :

1. Cliquez sur le bouton " " à droite dans le menu du haut.

2. Puis cliquez sur "+ Devis" ou "+ Facture".
3. Le formulaire de création d'un nouveau devis ou d'une facture s'affiche.
4. Pour un devis ou une facture, vous devez renseigner obligatoirement le nom du client.
Tous les autres champs sont optionnels.
5. N'oubliez pas d'enregistrer avant de quitter cet espace.

Nos conseils :

Ajoutez les services que vous souhaitez facturer directement via le bouton .
Utilisez les boutons pour récupérer des prestations enregistrées (au préalable) dans
votre catalogue d'articles, ou insérer une remise au client. Envoyez votre devis ou facture par
e-mail à vos clients via PROPRET®.

26
11 CRÉER DES DEVIS ET FACTURES
AUTOMATIQUEMENT

Pour créer des devis et des factures :

1. Cliquez sur "Planning" dans le menu de gauche "Gestion".

2. Choisissez le service ou le site pour lequel vous souhaitez créer le devis en cliquant sur ce
bouton " " devant la vacation ou le site pour facturer ou faire un devis de toutes les vacations
du site.
3. Cliquez sur "créer le devis" ou " créer la facture".
4. Le devis ou la facture est automatiquement généré(e), mais vous pouvez tout de même
modifier certaines informations si besoin.
OU
1. Cliquez sur "Service" dans le menu de gauche et choisissez les services pour lesquels vous
souhaitez créer le devis ou la facture à l'aide des filtres et en augmentant le nombre de
résultats par page pour les afficher tous.
2. Sélectionnez-les et à l'aide du bouton ACTIONS cliquez sur "générer devis" ou "facture".
3. NB : les devis/factures générés depuis le planning ne couvrent que la vue du planning (1
mois max.). En passant par la rubrique "Services" du menu Gestion, vous pouvez créer des
devis et facture sur une plus grande période et faire 1 facture pour plusieurs sites.

27
12 CRÉER DES ABONNEMENTS DE FACTURE :
DES FORFAITS

Grâce à l'abonnement des factures, vous pourrez établir la fréquence de génération auto
des factures au forfait : journalière/hebdo/mensuelle/annuelle.

1. Après avoir créé la facture de référence qui va servir à la mise en place de votre
abonnement/forfait, vous devez cliquer sur le bouton " " à droite dans le menu du
haut, puis sur "+ Abonnement".
2. Choisissez la facture de référence à partir de laquelle vous allez mettre en place un
forfait/abonnement.
3. Pour un abonnement (un forfait) vous devez renseigner obligatoirement les champs
suivants : la facture de référence, la date de début et de fin de l'abonnement à mettre en
place, la fréquence et le type de fréquence pour déterminer la cadence à laquelle
PROPRET® va dupliquer la facture de référence.
4. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Confirmer" avant de fermer la page. Vous
retrouverez les factures générées par abonnement dans l'onglet Factures. Vous n'aurez
plus qu'à les envoyer à vos clients.

28
13 GÉRER LES PAIEMENTS

Pour gérer tous vos paiements :

1. Cliquez sur "Facturation" puis sur "Factures" dans le menu de gauche, puis sur le bouton
" ".
2. Cliquez sur "Gérer les paiements".
3. Vous pourrez y ajouter le jour du règlement perçu, le montant et des commentaires.
4. Une barre de progression se mettra automatiquement à jour.
Une fois 100% payée, la facture passera en statut "Payée" et la barre de progression à 100%.
Un tampon "Payée" est automatiquement apposé sur la facture.

29
14 EXPORTER LA PRÉPAIE

Vous souhaitez exporter la prépaie d'un ou plusieurs agents :

1. Cliquez sur "Export des données" dans le menu de gauche "Gestion".

2. Cliquez sur le bouton "Prépaie"
3. Sélectionnez la durée pour laquelle vous souhaitez exporter la prépaie en cliquant sur le
bouton " " en haut à droite.
4. Choisissez les agents en les sélectionnant dans la liste déroulante, ou sur le bouton
"Tous", pour tous les sélectionner.
5. Pour finir, cliquez sur le bouton "Télécharger" en bas à droite pour télécharger la prépaie
sous format Excel.
6. Il n'y a plus qu'à l'envoyer à votre cabinet comptable pour qu'il établisse les paies.

30
15 GÉRER LE TABLEAU DE BORD

Pour avoir une vue d'ensemble sur votre gestion :

1. Cliquez sur "Tableau de bord" dans le menu de gauche "Gestion".

2. Cliquez sur le bouton " + " pour choisir les encarts que vous souhaitez afficher : chiffre
d’affaires, gestion des expirations, gestion du matériel, facture à relancer, etc.
3. Pour supprimer un encart, cliquez sur ce bouton " ", puis sur le bouton "Supprimer".
Vous pouvez également le personnaliser dans ce menu.
4. Modifier la taille de l'encart à l'aide du petit coin en bas à droite et déplacez-le où vous le
souhaitez.

31
 16 CRÉER UNE MAIN COURANTE

Pour créer une main courante :

1. Cliquez sur le bouton " " à droite dans le menu du haut, puis sur "+ Main
courante".
2. Choisissez le type de main courante que vous souhaitez signaler.
3. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Enregistrer" avant de fermer la page.

Pour gérer toutes vos mains courantes :

1. Cliquez sur "Mains courantes" dans le menu de gauche "Terrain".

2. Cliquez sur ce bouton " " pour les modifier, les télécharger, les voir ou les supprimer.
En filtrant vos mains courantes, les sélectionnant toutes à l'aide du bouton puis en
sélectionnant ACTIONS vous pourrez les envoyer par e-mail à vos clients.

32
17 GÉRER LES BONS D'INTERVENTIONS

Vous voulez gérer les bons d'interventions :

1. Cliquez sur "Bons d'interventions" dans le menu de gauche "Terrain".

2. Cliquez sur ce bouton " " pour le modifier, voir les mains courantes, télécharger le bon
d'intervention, l'envoyer par e-mail ou archiver votre bon d'intervention.

33
18 GÉRER LA SUPERVISION DES AGENTS

La supervision de vos agents est primordiale :

1. Cliquez sur "Supervision" dans le menu de gauche "Terrain".

2. Si vous souhaitez afficher certains sites, cliquez sur " " , à gauche sur la carte, pour les
choisir et les voir.
3. Pour suivre les alertes en temps réel et les afficher sur la carte, il faut cliquer sur le bouton
suivant " " à droite dans le menu du haut.

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 BON À SAVOIR

Vous trouverez ici toutes les informations concernant les formations que nous proposons, ainsi que
leurs tarifs. Le matériel que nous pouvons fournir en supplément du logiciel PROPRET® et enfin le
support dédié à nos clients.

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 LES FORMATIONS

Afin d'être complètement autonome dans l'utilisation du logiciel, nous proposons à

nos clients différentes formations. Celles-ci vous permettent de manier le logiciel
avec rapidité et efficacité.

Prix des modules de la formation à l’utilisation de PROPRET® :

FORMATION DE 3H

450 € HT

FORMATION DE 4H

550 € HT

FORMATION DE 8H
950 € HT
98%
De nos clients qui ont réalisé
une formation sont aujourd'hui
plus performants et autonomes
dans leur gestion d'entreprise.

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 LE MATÉRIEL

En plus du logiciel PROPRET®, nous fournissons à nos clients des tags NFC
(personnalisables), ainsi que des téléphones professionnels en complément de
l'abonnement mensuel au logiciel. Nous mettons tout en oeuvre pour que nos clients
soient les plus efficaces tant dans leur gestion que sur le terrain.

TÉLÉPHONES
PROFESSIONNELS

TAG NFC

Pour une surveillance optimale, vos agents peuvent

badger à la prise et fin de leur service. Nous
commercialisons parmi le matériel proposé, des tags
NFC.

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 LE SUPPORT CLIENT

Notre équipe est entièrement dédiée à notre clientèle pour les accompagner tout au
long de l'utilisation du logiciel PROPRET®.

Ce service est accessible gratuitement aux clients ayant effectué la formation

PROPRET®.

Nos équipes sont joignables par téléphone et par e-mail :

(+33)[Link].49
OU
contact@[Link]

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