Cahier des charges fonctionnel
Gestion du Courrier v1.0
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Septembre 2024
Table des matières
Contexte général du projet.........................................3
Architecture générale et notions structurantes
d‘ek@da......................................................................4
Spectre fonctionnel général du logiciel.......................4
Les grandes fonctionnalités.......................................7
Gestion des flux.......................................................11
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1 Introduction
Contexte général du projet
Dans un souci d’efficacité et d’amélioration du partage d’information entre les
services de la DGCPT, le service courrier souhaite se doter d’un outil et de
moyens techniques modernes, en phase avec les possibilités nouvelles offertes
par le numérique.
En lien avec cette démarche, il est apparu nécessaire d’acquérir une solution
logicielle qui faciliterait le traitement du courrier entrant et sortant.
Ce nouvel outil, devra faciliter la gestion de la numérisation, l’indexation, la
recherche et la consultation de documents dématérialisés, tout en répondant
aux impératifs de compatibilité technique avec l’existant et aux besoins
exprimés dans ce cahier des charges.
Les objectifs poursuivis :
Les objectifs poursuivis, par l’acquisition de cette solution logicielle sont les suivants
:
- Centraliser dans un outil unique les flux entrants et sortants de courriers
papier « dématérialisés »
- Assurer la traçabilité des traitements et le suivi d’un courrier ; faciliter la
recherche d’un courrier
- Harmoniser les pratiques d’indexation, d’enregistrement et process de
traitement du courrier au sein des services
- Faciliter le partage d’information et de documents entre les services, et limiter
notamment le nombre de copies d’un même document
- Disposer d’outils d’analyse pour mieux appréhender le traitement des courriers
- Disposer d’une solide base de données pour permettre à moyen terme, le
déploiement d’une GED plus complexe.
Les documents gérés par cette solution logicielle ont vocation à être stockés
dans un environnement stable et sécurisé, accessible rapidement afin d’être
restitués et/ou consultés, à une ou plusieurs reprises, dans la période suivant
leur importation dans l’application.
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2 Présentation générale du logiciel ek@da
Architecture générale et notions structurantes d‘ek@da
ek@da propose les avantages offerts par d'autres outils .
Il est composé de :
• logiques de traitements métier
• de webservices pour permettre les échanges entre applications tierces
• d'un module de traitement de workflow de traitement
• d'un générateur de documents basé sur un moteur OOo
Spectre fonctionnel général du logiciel
Le logiciel doit permettre la gestion de flux depuis leur création jusqu'à leur validation,
avec gestion des modèles de réponse et accusé de réception, et leur archivage.
La solution doit permettre de prendre en compte les différents types de flux amenés à
être traités aujourd'hui comme demain par les collectivités, (courrier papier, mail ..).
Les objectifs généraux du logiciel sont les suivants :
• suivi et classement des courriers entrants et sortants
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• amélioration du délai de réponse des flux entrants
• amélioration de la qualitative réponse dans les cas ou plusieurs services sont
concernés par les réponses
• assurer la traçabilité d'un courrier
• mesurer les délais
• simplifier les autres projets de dématérialisation
• réduire les volumes de papier et les surfaces de stockage, les coûts de
réexpédition du courrier entre les différents sites, rationaliser la circulation des
documents
Les fonctions majeures de l'application sont :
• Gestion des courriers entrants
• Gestion des courriers sortants
• Regroupement des courriers entrants et sortants dans des notions de type
« dossiers » ou « affaires »
• Génération des courriers à partir de modèles d'édition
• Lien avec un OCR pour la numérisation
• Gestion de formulaires
• Gestion des métadonnées
• Lien avec l'outil de signature électronique parapheur et d'autres plate-formes de
même nature (via webservices)
• Un module administration doit permettre :
◦ une gestion des profils
◦ une gestion des utilisateurs
◦ une gestion des droits sur les fonctions et sur les données
◦ une gestion du traitement
◦ une gestion multi-collectivités
• Moteur de workflow pour le traitement des demandes
• Pouvoir personnaliser quelques champs de données disponibles (meta données),
• Disposer de zones de commentaires libres
Pour cela, le logiciel proposera :
• Un module d'administration simple et une gestion multi-directions permettant la
mutualisation
• Une confidentialité des données liées aux typologies de flux et à l'étanchéité des
services
• La confidentialité rigoureuse de certaines typologies de flux (exemple : courriers
du cabinet dg).
• Le logiciel sera adaptable à toute typologie de flux et à tout modèle d'organisation
interne (les collectivités utilisatrices pourront décider des zones de saisie qu'elles
souhaitent inclure dans le cycle d'instruction)
• Son IHM sera à la fois simple, intuitive et contextualisée (adapté aux cadres
comme aux agents chargés de l'instruction)
• L'outil pourra évoluer vers d'autres langues
3 Les grandes fonctionnalités
Gestion du courrier entrant :
La numérisation des courriers « papier » sera réalisée manuellement, par les
agents du service courrier, avec les matériels existants (scanners intégrés aux
photocopieurs installés dans les services) dans la mesure du possible.
La solution logicielle proposée doit permettre à minima :
- La récupération automatique des fichiers « courriers scannés » (format .pdf), générés
par les scans-photocopieurs
- La création d’un numéro d’enregistrement et horodatage automatique du document
scanné, opposable juridiquement (certificats d’enregistrement à valeur probatoire)
- L’affectation d’un même courrier à plusieurs destinataires, avec la possibilité de
différencier les actions associées suivantes : consulter (sans suite à donner) ou
consulter et faire suivre ou consulter et répondre (avec la possibilité d’associer le
document de réponse au courrier initial)
- La validation (par un autre agent) de l’affectation de chaque courrier scanné, aux
bons destinataires, avant transmission aux services
- La possibilité d’indiquer clairement à quel destinataire l’original (papier) du document
scanné est éventuellement transmis
- L’annotation des courriers scannés, à chaque étape du cycle de vie du courrier
- La possibilité de gérer différents profils d’utilisateurs pour lesquels des autorisations
d’accès à certaines fonctionnalités sont prédéfinies
- La consultation de tous les courriers entrant relatifs à un contact déjà enregistré dans
la base de données
- La gestion de pièces-jointes associées à un courrier scanné
- La génération, au fil de la « vie » du courrier, de plusieurs « états de traitement » du
courrier entrant (Par exemple : remis au destinataire ; en cours d’instruction ; réponse
au destinataire envoyée ; archivé)
- La possibilité de regrouper (ou « taguer ») des courriers issus d’expéditeurs différents
mais qui concernent une même « affaire » ou « dossier » (ex : tous les courriers
d’administrés relatifs à un épisode d’inondations)
- Lorsque le courrier « entrant » est traité par le service instructeur, celui-ci doit pouvoir
indiquer par quel canal la réponse a été réalisée (fax, mail, courrier, autre).
L’ajout (ou la suppression) d’un nouveau destinataire (service ou agent) doit
être simplifié, pour adapter la distribution du courrier en fonction des évolutions
de l’organisation (absences ponctuelles ; nouveaux recrutements ; départs
définitifs).
La solution proposée doit fournir la meilleure souplesse de consultation possible
des documents scannés. L’accès à un document déjà indexé dans le logiciel
doit être rapide (idéalement en moins de 5 secondes à partir du lancement de la
recherche).
La consultation du courrier entrant doit être ergonomique (fonctions
d’agrandissement, visualisation plein écran et pleine page), quel que soit le
support utilisé par les agents (tablette, smartphone, écran d’ordinateur).
Gestion du courrier sortant :
Les agents utiliseront les outils d’édition « classiques » (de type bureautique –
Word, open office…) pour la création de leurs documents et intègreront
manuellement la version définitive (document signé) dans le logiciel courrier.
L’import de ces « courrier sortants » doit être simple (up-load en « glisser-
déposer » idéalement), et l’accès au champ d’indexation, rapide. Chaque agent
sera autonome pour l’import de « ses » propres courriers (pas de centralisation
au niveau du service courrier).
La solution logicielle proposée doit permettre à minima :
- La gestion de tous les formats de courrier (A3 et A4) en format paysage et portrait
- La gestion des pièces jointes associées à un courrier sortant : la solution logicielle
doit permettre une indexation automatique de plusieurs pièces jointes ou annexes
au courrier, qui pourront être des fichiers de format différent (jpeg ; docs ; pdf)
- La possibilité de gérer différents profils d’utilisateurs pour lesquels des autorisations
d’accès à certaines fonctionnalités sont pré-définies ; en particulier, permettre le
paramétrage pour certains agents (direction générale et secrétariat du Maire) d’une
visibilité sur la totalité du courrier sortant.
La consultation du courrier sortant doit être ergonomique (fonctions
d’agrandissement, visualisation plein écran et pleine page), quel que soit le
support utilisé par les agents (tablette, smartphone, écran d’ordinateur).
Recherche / consultation des courriers (entrants ou sortants) :
La solution devra permettre d'effectuer des recherches croisées multicritères par
opérateurs booléens, mots-clés. Elle autorisera également les filtres sur :
- des plages de dates
- par objet
- par expéditeur ou destinataire
La possibilité de recherche plein texte sur les documents de type texte (PDF
texte, Word, Texte).
La recherche d’un document pourra se faire via une interface de recherche ou
par navigation dans le plan de classement (paramétrable).
Le temps de restitution des résultats devra être très rapide. Si une recherche
est faite en full- text, un délai de traitement des résultats peut être acceptable
mais l’utilisateur doit être prévenu par l’affichage d’une jauge d’avancement (par
exemple le sablier) afin de confirmer que la demande est en cours de traitement
et que le traitement n’est pas en erreur.
Les résultats de cette recherche seront affichés en fonction de droits utilisateur.
Par défaut, les documents restitués seront triés par ordre décroissant de leur
date de création dans l’outil (du plus récent au plus ancien). Cependant,
l’utilisateur aura la possibilité de modifier l’affichage des documents de façon
dynamique grâce à la fonction de tri et de filtre de chaque colonne.
La fonctionnalité « rechercher un document » permettra au collaborateur
d’accéder au contenu d’un document parmi la liste des réponses triées. Cette
consultation sera rapide et efficace quelle que soit la taille du document.
L’interface de consultation par défaut devra être conviviale et la plus simple
possible. Cette interface supportera plusieurs types de formats (Images, PDF,
fax, email et pièces jointes, fichiers bureautiques, autres, …). L’utilisateur aura
la possibilité d’effectuer des rotations, des zooms, des recentrages, etc. De
même il pourra sauvegarder ou non ces modifications.
L’utilisateur aura la possibilité de consulter les index associés à un document
ainsi que les autres documents du dossier. Il pourra également consulter les
différentes actions effectuées sur le document (commentaires, annotations
effectuées sur le document, pièces jointes au document, etc.).
Toutefois la consultation de certains documents sera soumise à des
habilitations particulières.
La solution logicielle proposée prend en charge les fonctionnalités optionnelles
décrites ci-dessous.
Les fonctionnalités optionnelles souhaitées :
- La possibilité d’interfacer la solution avec un parapheur électronique. L’objectif serait
d’intégrer des workflow de validations pour permettre aux utilisateurs disposant de
certificat de signature électronique, de valider définitivement le document.
- La Reconnaissance Optique de Caractères à partir de fichiers image (détailler la
nature de la technologie OCR utilisée le cas échéant et indiquer s’il s’agit d’une
technologie tierce ou propriétaire) pour que le contenu des documents scannés soient
non seulement éditables et
/ ou permettent des recherches plein texte dans le contenu mais qu’elle facilite
l’importation de données caractérisant le document (date du courrier ; Objet ;
Adresse expéditeur…).
- La gestion d’échéances pour traitement du courrier entrant ; la possibilité de définir
des délais maximum pour traitement du courrier et l’envoi d’alertes au service
responsable du traitement
- La possibilité de paramétrer une durée de conservation (pour archives) sur les
documents pour lesquels une durée légale est règlementairement imposée à la
Commune
- La possibilité d’intégrer des documents en provenance d’outils de travail collaboratif
(détail des outils « connectables » au logiciel)
- Le contrôle automatique des doublons de documents, à l’aide d’un outil de
« rapprochement » entre le nouveau document à intégrer et la base de données
initiale. En cas de doublon identifié, l’utilisateur doit pouvoir constater par lui-
même les similitudes des documents identifiés comme doublons (avant de le
supprimer).
- La possibilité de s’interfacer avec une solution d’archivage électronique à valeur
probatoire.
- La possibilité de créer un accès distant à l’application pour les agents. Cette propriété
est à prendre en compte dans le cadre des possibilités d’évolution de l’outil, à moyen
terme. Ces accès seront associés à un protocole de gestion de droits afin de garantir
les notions de sécurité et confidentialité adéquate.
4 Gestion des flux
Traitement du courrier « entrant » :
En moyenne, chaque jour, le nombre de courriers « papier » reçu est de 30
documents (hors factures)
En moyenne, les courriers reçus comportent 1 page et sont de format A4.
Les directions suivantes comptent parmi les destinataires les plus réguliers
(quotidien) de courrier :
- Cabinet du dg
- Direction de la dépense
- Direction des systèmes d’information
Une fois distribués à leurs destinataires, le service courrier ne dispose d’aucun
outil sur le suivi, le traitement ou la circulation du courrier au sein des différents
services.
Schéma du traitement actuel du courrier « entrant » :
Traitement courrier « sortant » :
En moyenne, par mois, le nombre de plis affranchis par mois (quel que soit
l’affranchissement) est de 760 plis.
La plupart des courriers sortants ont un format A4 (portrait).
Les services émetteurs de courriers papier sont les mêmes que ceux cités dans la
rubrique « courrier entrant ».
Modalités de traitement du courrier « sortant » actuel :
L’émission de courriers vers l e s destinataires externes au trésor est traitée de
manière différente selon les services et selon la nature des courriers.
Certains courriers font l’objet d’un enregistrement par le service courrier, avant
envoi et affranchissement (Tableau excel manuel comprenant les entrées
suivantes : date envoi, service émetteur, destinataire, objet du courrier).
Certains courriers font l’objet d’un enregistrement par le service émetteur
(indexation selon un plan de classement propre au service ; centralisation de
tous les courriers « sortants » dans un dossier unique).
5 Environnement technique et performances requis
Exploitation de la solution
La solution doit permettre d’intégrer différents formats de fichiers électroniques
(word, excel, pdf) ainsi que des courriels.
La recherche d’un document (courrier entrant / sortant) doit être la plus efficace
possible (recherche sur les champs d’indexation, par mots clés, recherche
floue, recherche sur le contenu entier du document si possible). Le choix des
modes de recherche doit être le plus exhaustif possible.
Pour chaque document intégré dans la base de données (courrier entrant ou
courrier sortant), une fiche synthétique regroupant l’ensemble des
caractéristiques essentielles du document, comportant les éléments suivants
(remplissage automatisé dans la mesure du possible), doit être facilement
accessible :
- Numéro d’index automatique
- Objet du document
- Nature du document (courrier entrant ou courrier sortant)
- Date de création du document (import dans la base de données)
- Expéditeur
- Destinataire (1, 2,3..en fonction du cycle de vie du document)
- Nombre de pièces jointes associées au document
L’ensemble des états et actions effectués sur un document sera enregistré afin
d’assurer la traçabilité de son traitement et la constitution de mesures de
traitement. Il s’agit de tracer l’intégralité des événements sur un document.
Des rapports d’activité doivent être éditables et consultables à tout moment.
Ces rapports doivent pouvoir être consolidés sur des fréquences variables :
quotidienne, hebdomadaire, mensuelle :
- pour des activités,
- par « dossier » ou affaire
- par document ou famille de document,
- par intervention d’un agent / d’un service destinataire
Modalités d’accès
La solution logicielle doit permettre a minima, l’accès simultané de :
- 5 utilisateurs pour les fonctionnalités liées à la numérisation, indexation et
préparation des envois du courrier entrant
- 30 utilisateurs pour les fonctions de recherche, consultation des bases de
données (courrier entrant ou sortant), de suivi ou traitement du courrier.
-
L’accès à l’application est prévu depuis l’intranet du tresor. Les utilisateurs
doivent disposer d’un accès sécurisé à l’application (login/mot de passe).
Idéalement, une fois « loggés » sur leur espace individuel intranet, les
utilisateurs ne doivent pas avoir à re-saisir leurs codes d’authentification pour
accéder à leur application (paramétrée selon leur profil utilisateur).
