TERMES DE REFERENCE
SELECTION D’UN CONSULTANT OU CABINET
EN VUE DE LA VALIDATION DES CREANCES
VIS-A-VIS DE L’ETAT
NOVEMBRE 2024
SOMMAIRE PAGE
I. Contexte et justification___________________________________________________2
II. Objectifs________________________________________________________________2
1. Objectif général_______________________________________________________________2
2. Objectifs spécifiques___________________________________________________________2
III. Démarche méthodologique_______________________________________________2
IV. Consistance des prestations______________________________________________3
V. Résultats attendus________________________________________________________3
VI. Livrables______________________________________________________________3
VII. Durée d’exécution de la mission___________________________________________4
VIII. Profil du consultant ou cabinet____________________________________________4
1. Composition de l’équipe________________________________________________________4
2. Qualifications et compétences___________________________________________________4
3. Expérience professionnelle générale______________________________________________4
4. Expérience professionnelle spécifique_____________________________________________4
IX. Personnel du consultant ou du cabinet______________________________________5
X. Modalité de présentation de l’offre__________________________________________5
XI. Groupement de Consultants______________________________________________6
XII. Evaluation des offres____________________________________________________6
1. Evaluation des propositions techniques___________________________________________7
2. Evaluation des propositions financières___________________________________________7
3. Notation totale_______________________________________________________________7
XIII. Dispositions particulières________________________________________________8
1. Date et lieu de dépôt des offres__________________________________________________8
2. Notification du résultat de l'analyse de l'offre______________________________________8
3. Informations complémentaires__________________________________________________8
XIV. Confidentialité_________________________________________________________8
_______________________________________________________________________________1/12
Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des créances vis-à-vis de l’Etat _ Nov 2024
I. Contexte et justification
L'Association des Centres de Santé Communautaire a fourni des soins de santé essentiels à des
populations vulnérables dans le cadre d'accords avec l'État. Ces prestations, prévues et approuvées
dans le cadre de partenariats publics, ont été réalisées conformément aux exigences et aux contrats
en vigueur. Cependant, à ce jour, les factures relatives à ces soins n'ont pas été réglées par l'État,
malgré plusieurs relances. Cette situation engendre une pression sur la trésorerie de l'association,
compromettant sa capacité à maintenir la qualité des services de santé qu'elle offre à la
communauté.
Dans ce contexte, il est important de valider et de sécuriser les créances impayées vis-à-vis de l'État
pour permettre à l'Association de récupérer les montants dus. La mission de validation des créances
a pour objectif d'assurer l'exactitude et la conformité des créances réclamées, afin de garantir que
l'entreprise puisse obtenir une reconnaissance officielle de ses droits vis-à-vis de l'État, tout en
minimisant les risques de contestation ou de non-paiement.
II. Objectifs
1. Objectif général
L’objectif général de cette mission est de valider la légitimité, la conformité et l'exactitude des
créances de l’Association vis-à-vis de l’État.
2. Objectifs spécifiques
De façon spécifique, il s’agira de :
Vérifier que les factures impayées sont conformes aux exigences administratives et
réglementations en vigueur ;
Vérifier l'exactitude des montants des créances en analysant les pièces justificatives comme
les factures et rapports de soins ;
Identifier les créances anormales ;
Constituer les dossiers complets des créances (validés et non validés) en rassemblant tous les
documents nécessaires.
III. Démarche méthodologique
La démarche méthodologique adoptée pour réaliser la mission se décline en 3 (trois) phases :
Phase 1 : Collecter toutes les factures et documents justificatifs ;
Phase 2 : Analyser chaque créance pour s’assurer qu’elle est légitime et conforme au contrat ;
Phase 3 : Préparer les dossiers détaillés pour chaque créance incluant tous les documents
justificatifs ;
_______________________________________________________________________________2/12
Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des créances vis-à-vis de l’Etat _ Nov 2024
IV. Consistance des prestations
Le Consultant ou Cabinet devra exécuter les activités principales :
Activité 1 : Préparer les justificatifs
- Faire un inventaire détaillé des documents nécessaires pour chaque créance ;
- Identifier les acteurs nécessaires au recueil des informations.
Activité 2 : Analyser les documents liés à la validation des créances
- Effectuer un rapprochement entre les montants facturés et les accords ou contrats
conclus entre l’entité et l’Etat ;
- Consolider les créances en un document synthétique, avec ventilation par type de
prestation, montant et période.
Activité 3 : Elaborer les dossiers de créance détaillés
- Rassembler les pièces justificatives manquantes ou erronées pour compléter les
dossiers ;
- Préparer les dossiers administratifs standardisés ;
- Rédiger les notes explicatives pour faciliter la compréhension et l’approbation des
dossiers.
Activité 4 : Faire un reporting et recommandations
- Produire un rapport intermédiaire détaillant l’état d’avancement des validations et
les éventuels obstacles rencontrés ;
- Elaborer un rapport final résumant les actions entreprises, les créances validées et
les montants approuvés ;
- Formuler des recommandations.
V. Résultats attendus
Les principaux résultats attendus de cette mission sont :
Les créances conformes aux réglementations et exigences sont vérifiées ;
Les montants des créances après vérification des pièces justificatives sont validés ;
Les créances anormales sont identifiées ;
Les dossiers pour chaque créance incluant toutes les pièces justificatives sont constitués ;
VI. Livrables
Les livrables attendus dans le cadre de cette mission sont :
Un rapport initial décrivant l’état des créances et les écarts identifies ;
Un dossier de validation complet, incluant toutes les pièces justificatives ;
Un rapport final contenant les conclusions et recommandations ;
Le Consultant/Cabinet devra fournir les livrables en plusieurs exemplaires en version support et
numérique en langue française.
_______________________________________________________________________________3/12
Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des créances vis-à-vis de l’Etat _ Nov 2024
VII. Durée d’exécution de la mission
La durée d’exécution de la mission est estimée à XXXXXXXX jour/mois. Le consultant ou cabinet devra
s’assurer de terminer la mission et de rendre ses conclusions au plus tard XXXXXXXXXXXX.
Le consultant ou cabinet devra proposer un planning détaillé des tâches à réaliser pour l’exécution de
la mission ainsi que pour les livrables à produire.
VIII. Profil du consultant ou cabinet
1. Composition de l’équipe
L’équipe devra être composée de la manière suivante :
2. Qualifications et compétences
Le consultant ou le cabinet doit posséder les qualifications et les compétences techniques
nécessaires pour mener à bien cette mission de validation de créances vis-à-vis de l’Etat. Les
qualifications et compétences requises sont les suivantes :
Etre détenteur d’un diplôme universitaire de niveau XXXXXXX en XXXXXXXXXXXXXX ou
équivalent et/ou dans les métiers de XXXXXXXXXXXX ;
Une expertise en gestion financière, validation et audit des créances ;
Des compétences analytiques et rédactionnelles solides.
3. Expérience professionnelle générale
Expérience minimum de dix (10) ans dans le domaine de la gestion des créances de préférence dans
le secteur public ou avec des entités gouvernementales.
4. Expérience professionnelle spécifique
Avoir réalisé au moins deux (02) projets dans les contextes similaires.
_______________________________________________________________________________4/12
Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des créances vis-à-vis de l’Etat _ Nov 2024
IX. Personnel du consultant ou du cabinet
En ce qui concerne spécifiquement le personnel de la mission :
Le Consultant ou le Cabinet devra proposer dans son offre la liste du personnel-clé qualifié et
compétent, ainsi que celle du personnel d’appui (en nombre suffisant) à mettre en place,
capable de mener à bien la mission ;
Il sera tenu de prendre toutes les dispositions nécessaires pour mettre à la disposition de la
mission le personnel adéquat (expertises spécifiques, personnel de soutien et appui
technique) pour la réalisation des prestations qui lui sont confiées sans prétendre à une
indemnisation ou un paiement supplémentaire ;
Il définira en conséquence l’équipe qu’il entend mettre en place afin de mener à bien
l’ensemble de la mission qui lui est confié. Il définira dans son offre les prestataires dont il
entend utiliser les services pour exécuter la mission ;
Les curriculum vitae du consultant ou cabinet autre que celui du principal ne doit pas être
inclus dans les propositions. Le Consultant/Cabinet choisit et engage d’autres selon ce qui est
nécessité par les besoins.
X. Modalité de présentation de l’offre
1. Présentation de l’offre
Les offres seront transmises uniquement par courriel à l'adresse XXXXXXX avec pour objet « Offre
pour la sélection d'un cabinet ou d’un consultant pour la validation des créances vis-à-vis de l’Etat
».et adressées à XXXXXXX au plus tard le XXXXXXX à XXXXXXX délai de rigueur.
2. Proposition technique
La proposition technique doit contenir les informations et documents ci-après:
Une lettre de soumission de la proposition technique signée, conformément au modèle
obligatoire en annexe 1 aux présents termes de référence ;
Une approche méthodologique et l’organisation du travail envisagé et un calendrier
d’exécution des travaux ;
Une description précise du contenu des rapports à produire ;
Les curriculum vitae et les références des personnes ressources qui interviendront dans la
mission. Ces références consistent en une description détaillée des interventions similaires et
doivent comporter les noms des clients qui en ont bénéficié.
A cet égard, le prestataire devra s'engager à faire intervenir le personnel dont les curriculum vitae
ont été présentés dans sa proposition, ou présenter des modalités de remplacement qui garantissent
que le niveau de compétence de chaque personne proposée en remplacement est au moins
équivalent à celui de celle qui figure dans l'offre.
_______________________________________________________________________________5/12
Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des créances vis-à-vis de l’Etat _ Nov 2024
3. Proposition financière
Le soumissionnaire devra fournir une lettre de soumission de l’offre financière conformément au
modèle obligatoire.
L'offre financière doit être exprimée hors toutes taxes en francs CFA. Elle devra inclure tous les frais
nécessaires à la bonne conduite de la mission de validation des créances.
XI. Groupement de Consultants
En cas de groupement, les Consultants concernés doivent présenter dans leur soumission, l’acte
constitutif du groupement signé par les parties. Ce document doit en outre indiquer le chef de file
dudit groupement. Dans le cadre du présent appel à concurrence, seuls les groupements solidaires
sont autorisés.
XII. Evaluation des offres
L'Association des Centres de Santé Communautaire se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute
offre, et d’annuler l’appel d’offres en rejetant toutes les offres, à tout moment, avant l’attribution du
marché.
Des pièces administratives et financières complémentaires attestant de la régularité et des
performances techniques et financières pourraient être exigées au soumissionnaire attributaire
avant la signature du contrat de marché.
L’évaluation des offres sera conduite en deux (2) phases :
L’évaluation des propositions techniques ;
L’évaluation des propositions financières.
Dans un premier temps, seules les propositions techniques seront ouvertes et examinées au regard
des exigences définies dans les termes de référence. Ensuite, les propositions financières des
soumissionnaires dont les offres techniques ont atteint le score minimal de (à définir) sur 100 seront
ouvertes et analysées. Enfin, une synthèse des notes techniques et financières sera faite pour retenir
le soumissionnaire le mieux disant.
_______________________________________________________________________________6/12
Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des créances vis-à-vis de l’Etat _ Nov 2024
1. Evaluation des propositions techniques
L'évaluation des propositions techniques sera faite préalablement à celle de la proposition financière.
L'évaluation s'appuiera sur les critères suivants :
La capacité organisationnelle du Consultant ou Cabinet notamment les références et
l'expérience en matière de validation des créances (points à définir) :
- La présentation du Consultant ou Cabinet, sa notoriété et son organisation interne ;
- Le nombre de dossiers antérieurement traités et similaires à ladite mission ;
- La présentation des attestations de bonne exécution (en validation des créances).
La conformité de l’approche méthodologique et du plan de travail aux termes de références
(points à définir) :
- Les dispositions prises pour réussir la mission (coordination et processus qualité) ;
- La compréhension de la mission et des objectifs recherchés ;
- Le chronogramme des interventions ;
- L’approche méthodologique pour réaliser la mission en relation avec l'Association
des Centres de Santé Communautaire ;
- La description détaillée de la méthodologie d’exécution de la mission et celle des
livrables.
Les qualifications et compétences des potentiels intervenants (points à définir) :
- Les références et expériences des intervenants ;
- La disponibilité du personnel clé ;
- La ventilation des tâches ;
- La composition et cohérence de l’équipe dédiée à la mission.
Le seuil de qualification est fixé à (à définir). Seules les propositions techniques qui auront totalisé un
minimum de (à définir) sur 100 points seront qualifiées pour l'évaluation financière.
2. Evaluation des propositions financières
Les offres financières seront notées sur un total de 100 points. Seules les propositions financières
relatives aux propositions techniques des soumissionnaires ayant présenté une réponse aux termes
de référence seront ouvertes.
Après la vérification de la régularité, les coûts ajustés feront l'objet de notation. L'offre la moins
disant obtiendra la note maximale de 100 points. Les autres propositions qualifiées auront une note
financière (NF), calculée sur la base de la formule suivante :
NF = (PO/P) / 100 ;
PO : Prix de l'offre la moins disant ;
P : Prix proposé par le soumissionnaire.
3. Notation totale
La note totale de chaque offre de service sera calculée en additionnant :
80 % des points obtenus pour la proposition technique ;
20 % des points obtenus pour la proposition financière.
_______________________________________________________________________________7/12
Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des créances vis-à-vis de l’Etat _ Nov 2024
XIII. Dispositions particulières
1. Date et lieu de dépôt des offres
Les offres devront être déposées au siège de XXXXXXXXXX le XXXXXXXXXX à XXXXXXXXX au plus tard,
délai de rigueur.
2. Notification du résultat de l'analyse de l'offre
Le Consultant ou Cabinet retenu sera informé avant l'expiration de la période de validité de son offre.
Les termes de la collaboration avec le Consultant ou Cabinet retenu seront régis par un contrat de
XXXXXXXXXXXXX. Après l'attribution du marché, les autres Consultants ou Cabinets seront informés
de l’issue de l’évaluation, par écrit, au soin du commanditaire.
3. Informations complémentaires
Les demandes d'informations complémentaires doivent parvenir à l’Association des Centres de Santé
Communautaire au moins XXXXXX jours avant la date limite de remise des offres, sous peine de rejet,
à la discrétion du commanditaire. L’Association des Centres de Santé Communautaire se réserve le
droit de ne pas donner suite à toute demande de renseignements parvenue hors délai.
XIV. Confidentialité
Pendant toute la durée de réalisation de la mission, le Consultant ou Cabinet est tenu de respecter
une stricte confidentialité vis-à-vis des tiers, pour toutes informations relatives à la mission ou
collectées à son occasion (aucune reproduction ou diffusion des rapports de mission n’est admise).
_______________________________________________________________________________8/12
Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des créances vis-à-vis de l’Etat _ Nov 2024
ANNEXES
ANNEXE 1 : Formulaire de soumission de la proposition technique (Indiquer le lieu et la date)
À l'attention de :
MONSIEUR LE PRESIDENT DE L’ASSOCIATION DES CENTRES DE SANTE COMMUNAUTAIRE
Objet : Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des
créances vis-à-vis de l’Etat.
Nous, soussignés XXXXXXXXXXXXXXXXXXX soumettons par la présente, une proposition technique
pour la sélection d’un cabinet de recrutement.
Nous déclarons par la présente que toutes les informations et affirmations faites dans cette offre
sont authentiques et acceptons que toute déclaration erronée puisse conduire à notre
disqualification.
Notre proposition engage notre responsabilité et, sous réserve des modifications résultant
d'éventuelles négociations du marché, nous nous engageons, si notre proposition est retenue, à
commencer la prestation, au plus tard à la date convenue lors des négociations.
Signataire mandaté
Nom et titre du signataire
_______________________________________________________________________________9/12
Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des créances vis-à-vis de l’Etat _ Nov 2024
ANNEXE 2 : Formulaire de soumission de la proposition financière (Indiquer le lieu et la date)
À l'attention de :
MONSIEUR LE PRESIDENT DE L’ASSOCIATION DES CENTRES DE SANTE COMMUNAUTAIRE
Objet : Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des
créances vis-à-vis de l’Etat.
Nous, soussignés XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX soumettons par la présente, une offre de prix pour la
sélection d’un Consultant ou Cabinet pour un montant de XXXXXXXXXX FCFA.
Nous déclarons par la présente que toutes les informations et affirmations faites dans cette offre
sont authentiques et acceptons que toute déclaration erronée puisse conduire à notre
disqualification.
Notre proposition engage notre responsabilité et, sous réserve des modifications résultant
d'éventuelles négociations du marché, nous nous engageons, si notre proposition est retenue, à
commencer la prestation, au plus tard à la date convenue lors des négociations.
Signataire mandaté
Nom et titre du signataire
_______________________________________________________________________________10/
12
Termes de référence pour la sélection d’un Consultant ou Cabinet en vue de la validation des créances vis-à-vis de l’Etat _ Nov 2024
