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Badges

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MANUEL DE PRISE EN MAIN RAPIDE

AB-0100FR-08606
2006 © akewa*. Tous droits réservés. Aucune partie de cette publication ne peut être
reproduite, transmise, transcrite, stockée dans un système d’archivage ou traduite dans un
quelconque langage sous aucune forme, par quelque moyen que ce soit, sans l'autorisation
expresse d’ akewa*.

Ce manuel est réservé pour une licence personnelle d’utilisation.

Windows ™ est une marque déposée de Microsoft® Corporation

2
TABLE DES MATIERES

Conventions.......................................................................................5
Conventions de ce manuel................................................................................................. 5
Conventions typographiques.............................................................................................. 5
Conventions clavier............................................................................................................ 5
Sélection des commandes depuis le clavier.......................................................................5

Introduction........................................................................................6
Contenu de votre application.............................................................................................. 6

Le programme d’installation..............................................................7
Configuration matérielle minimale......................................................................................7
Lancement du programme d’installation.............................................................................7
Installation du programme de personnalisation des badges...............................................7
Exécution d’une application................................................................................................ 8

L’assistant de configuration de votre application...............................9

Comment démarrer l’assistant............................................................................................ 9
Comment personnaliser votre application..........................................................................9
Comment importer vos fichiers de données.....................................................................10
Importation d’un fichier au format texte............................................................................11
Sauvegarde de la configuration........................................................................................ 15
Comment personnaliser votre modèle de badge..............................................................16
Fin de l’assistant............................................................................................................... 16

Utilisez votre application verticale...................................................17

Identification de l’utilisateur.............................................................................................. 17

Application « Gestion Clubs et Associations »................................18

Onglet « Membre »........................................................................................................... 19
Onglet « Licence »............................................................................................................ 20
Onglet « Souscription ».................................................................................................... 21

Application « Gestion de Badges Employés ».................................23

Onglet « Détails Badge ».................................................................................................. 24
Onglet « Liste des badges »............................................................................................. 25
Onglet « Historique des impressions ».............................................................................26

Application « Gestion de Badges Ecole ».......................................27

Onglet « Etudiant »........................................................................................................... 28
Onglet « Contrôle ».......................................................................................................... 29
Onglet « Cafétéria / Etude »............................................................................................. 30

Application « Gestion de Visiteurs »................................................31

Onglet « Visite »............................................................................................................... 31
Onglet « Visite en cours »................................................................................................ 33

3
 Onglet « Historique »........................................................................................................ 34

Impression d’un badge ou d’un document Word.............................35

Acquisition vidéo..............................................................................36

Gestion de vos fichiers de données................................................38

Comment ouvrir le Gestionnaire des données.................................................................38
Modification des profils et des droits utilisateurs..............................................................38
Ajouter un utilisateur......................................................................................................... 40
Sélection d’une table........................................................................................................ 41
Comment effectuer un tri ou une recherche.....................................................................42
Comment importer une table............................................................................................ 43
Comment exporter une table............................................................................................ 43
Comment imprimer un rapport..........................................................................................45

4
Conventions

Conventions de ce manuel
Vous trouverez dans ce manuel des symboles graphiques qui vous permettront de
retrouver des informations plus facilement.

Conventions typographiques
Les conventions typographiques utilisées dans ce manuel sont les suivantes:

Types de caractères.

Courrier New Représente le texte tel qu'il apparaît à l’écran.

Arial gras Définit le menu ou les noms de fonctions.
Arial Ital. Gras Représente les mots clés.

Conventions clavier
Key1+Key2

Quand un signe plus (+) apparaît entre deux mots clés, la première touche doit être
maintenue enfoncée pendant que la seconde touche est pressée. Par exemple,
Ctrl+Up (flèche vers le haut) signifie que vous devez appuyer sur la touche Ctrl et en
même temps sur la touche Up et relâchez les touches simultanément.

Sélection des commandes depuis le clavier

Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour accéder aux menus de l’application
et sélectionner les commandes du menu depuis le clavier.

Fonctions principales, sous - fonctions de contrôle

Pour les fonctions principales et les sous - fonctions affichées, il existe deux
possibilités pour les sélectionner :
 Quand akewa* affiche le signe “_” sous un caractère, appuyez sur la touche
ALT et sur le caractère désigné. Par exemple, pour sélectionner la commande
Fichier, utilisez la combinaison de touches ALT et F.
 Vous pouvez vous déplacer au travers des différentes fonctions du menu en
utilisant la touche Tabulation. Appuyez sur Entrée pour valider la fonction.

5
Introduction
Une application contient un ensemble de logiciels permettant de réaliser votre
projet. Ces applications badges sont orientées autour des domaines suivants :
 Gestion des Clubs et Associations
 Gestion des Badges Employés
 Gestion des Badges Ecole
 Gestion des Visiteurs
Votre application est constituée par différentes parties. Chacune de ces parties
réalise un travail spécifique au sein de votre application.

Contenu de votre application

Le lanceur d’applications : il s’agit du logiciel permettant le démarrage des
différentes parties nécessaires à votre projet.
L’assistant : cet outil permet de configurer et de personnaliser l’application en
l’adaptant à vos besoins professionnels.
L’application : ce logiciel, configuré par l’assistant, représente l’interface
principale de votre application badge.
Le gestionnaire de données ou Table Manager : cet outil permet de gérer tous
les fichiers de données nécessaires à votre application.

6
Le programme d’installation

Configuration matérielle minimale

 Système d’exploitation Microsoft Windows 2000 SP4
 128 MB RAM
 Processeur Pentium 500 Mhz ou équivalent
 150 MB d’espace libre sur le disque dur
 Moniteur XVGA (1024 x 768 256 couleurs)
 Lecteur de CD-ROM
 Une souris avec deux boutons
 Un port USB pour connecter la clé de protection matérielle

Configuration matérielle recommandée :

 Système d’exploitation Microsoft Windows XP
 256 MB RAM
 Processeur Pentium 1 Ghz ou supérieur

Lancement du programme d’installation

1. Démarrez Windows.
2. Insérez le CD-ROM akewa* dans votre lecteur de CD-ROM.
3. Le programme d’installation démarre automatiquement.
4. Insérez la clé de protection matérielle sur un port USB de votre ordinateur.
5. Suivez la procédure d’installation.
Si l’installation ne démarre pas automatiquement, procédez comme suit pour
installer le programme akewa* :
1. Démarrez Windows.
2. Insérez le CD-ROM akewa* dans votre lecteur de CD-ROM.
3. Exécutez le programme Install.exe du CD-ROM.
4. Insérez la clé de protection matérielle sur un port USB de votre ordinateur.
5. Suivez la procédure d’installation.

Installation du programme de personnalisation des

badges
akewa* est un logiciel permettant de personnaliser vos modèles de badges. Ce
programme est installé automatiquement sur votre ordinateur. S’il s’agit de la
première installation de votre application, exécutez d’abord akewa* en double-
cliquant sur l’icone du bureau. Si vous utilisez une version X Lite Bundle ou une
version X Lite, un numéro d’activation vous sera demandé. Contactez votre
revendeur afin d’obtenir ce numéro.

7
Pour de plus amples informations sur l’utilisation du logiciel akewa*, reportez vous
au manuel d’utilisation de ce logiciel. Ce manuel est disponible sous forme papier
où forme électronique dans le répertoire « Document » du Cd-Rom.

Exécution d’une application

Durant l’installation, un groupe de programmes sera créé automatiquement.

Cette icône sur le bureau identifie le logiciel akewa*. Pour cette application
reportez-vous au Manuel de prise en main rapide d’akewa*.

Cette icône sur le bureau identifie le lanceur des applications badges.

Double-cliquez sur l’une des icônes suivant l’application désirée.

8
L’assistant de configuration de votre application
L’assistant est un programme permettant de configurer et de personnaliser votre
application badge. Il se déroule en 4 étapes. Vous pourrez à tout moment relancer
la configuration de votre application. Les informations que vous avez déjà
sélectionnées sont conservées et peuvent être modifiées à tout moment.

Comment démarrer l’assistant

Au démarrage de l’assistant, un ensemble de choix vous est proposé.
1. Sélectionnez la langue de votre application.
2. Cliquez sur Suivant

Comment personnaliser votre application

Dans cette partie, vous pourrez personnaliser votre application afin de la configurer
suivant vos besoins :
 Changer le titre de la fenêtre
 Modifier tous les textes affichés à l’utilisateur
 Rendre certaines parties visibles ou invisibles
Une nouvelle page s’affiche représentant une vue de votre application. Pour
connaître les parties modifiables, positionnez la souris sur les différentes zones. Les
zones modifiables apparaissent encadrées avec un rectangle de couleur comme
l’exemple ci-dessous :

Cliquez sur le bouton gauche de la souris afin de faire apparaître la fenêtre de

configuration de cette zone :

9
Cliquez sur le bouton OK pour valider vos informations, fermez la boîte de
configuration et appliquez vos modifications sur la fenêtre de l’application.
Différentes options peuvent être modifiées en fonction des caractéristiques de
l’élément sélectionné. Ces options sont décrites en détail au chapitre Utilisez
votre application.

Comment importer vos fichiers de données

Dans cette partie, vous pourrez importer des données provenant de vos
applications ou de vos bases de données afin de les transférer dans les différents
fichiers de l’application verticale. Cette importation est réalisée fichier par fichier.
Le nombre et le nom des fichiers diffèrent suivant l’application verticale que vous
configurez.

Sélectionnez la table que vous désirez mettre à jour et cliquez sur le bouton
Importez vos données…. Un nouvel assistant s’affiche à l’écran.

10
Suivant les options dont vous disposez, vous pourrez :
 Importer des fichiers texte uniquement.
 Importer tout autre type de base de données.
 Réaliser des mises à jours automatiques.
Suivant le type de base de données sélectionné, différentes options sont proposées.
Vous trouverez ici le fonctionnement pour l’importation d’un fichier Texte. Consultez
la documentation pour l’importation des autres types de fichiers.

Importation d’un fichier au format texte

Sélectionnez en premier le fichier dans lequel se trouve les données à importer.
Cliquez sur le bouton Suivant pour afficher cette page.
Sur cette page, vous devez indiquer le répertoire ainsi que le nom de votre fichier
de données à importer. Sélectionnez également l’origine du fichier.

Dans la page suivante, vous devez décrire la structure de votre fichier en indiquant
le séparateur d’enregistrement, le délimiteur de texte, le séparateur
de champ et si votre fichier est fixe ou délimité.

11
Dans la page suivante vous pouvez réaliser une importation partielle en
mentionnant le numéro de la première et de la dernière ligne du fichier à importer.
Si vous désirez importer le fichier jusqu’à la dernière ligne, ne renseignez aucune
valeur dans la zone Dernière ligne.
Si vous possédez des champs de type Date, Heure ou Numérique, vous devez
décrire leur format dans le fichier d’importation. Cette opération est nécessaire afin
d’associer correctement les champs de la base de données de l’application
verticale.

La page suivante permet de contrôler la structure du fichier de données Texte à

importer. Vérifiez que tous les champs soient correctement identifiés. Si le
découpage est incorrect, revenez dans les pages précédentes afin de modifier les
choix que vous avez faits.

Vous pouvez également associer directement les champs du fichier Texte avec les
champs de la base de données. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom
de la colonne et associez le nom du champ de la table.

12
Lorsque la visualisation de la structure est correcte, passez à la page suivante.
Si vous ne l’avez pas réalisé précédemment, cette page permet d’associer à chaque
champ de la base de données «Destination» un champ de votre fichier Texte
«Source». Associez uniquement les champs dont vous souhaitez faire l’importation.

Dans la colonne de gauche «Destination» sont affichés tous les champs de la

base de données. Cette partie n’est pas modifiable. La colonne de droite « Source»
permet de sélectionner une donnée du fichier Texte. Pour créer une association,
cliquez sur la petite flèche et sélectionnez le nom de la donnée.
Vous pouvez aussi intervenir sur l’importation en appliquant une expression sur
chaque donnée du fichier Texte. Cette fonction vous permet de transformer une
valeur ou un texte. Sélectionnez le champ « Field5» et cliquez sur le bouton
pour ouvrir la fenêtre du constructeur d’expressions.

13
Par exemple, si vous désirez mettre tous les données d’un champ en majuscule,
vous devrez utiliser l’expression : UPPER([Field5]).

Enfin, une colonne est réservée afin d’indiquer les données indexées. Cliquez sur
la case à cocher pour sélectionner ou désélectionner un index.
Dans la page suivante vous pourrez vérifier si les transformations effectuées sont
correctes.
Vous avez aussi la possibilité d’appliquer deux expressions sur l’ensemble des
enregistrements :
Lire quand : autorise l’importation d’une donnée du fichier Texte suivant le
résultat de l’expression.
Sauter si : refuse l’importation d’une donnée du fichier Texte suivant le résultat
de l’expression.

14
La dernière page de l’assistant vous permet de définir les règles d’importations vers
la base de données (table de destination). Cochez la règle qui correspond à vos
besoins.

Cliquez sur le bouton Exécuter pour effectuer l’importation des données.

Sauvegarde de la configuration
Il est fortement conseillé de réaliser la sauvegarde des paramètres de configuration
de l’importation de votre fichier de données Texte.
Ceci vous permettra de procéder facilement à la synchronisation de la base de
données à partir de vos fichiers de données Texte. Vous pouvez créer autant de
sauvegardes que nécessaire.
Lorsque vous avez terminé l’importation d’un fichier de données, cliquez sur le
bouton Caractéristiques… pour ouvrir la fenêtre de sauvegarde.

La fenêtre ci-dessous s’affiche.

Lire : ce bouton vous permet de rappeler une configuration préalablement

enregistrée. Sélectionnez une configuration et cliquez sur le bouton Lire.
Enregistrer : la fenêtre ci-dessous apparaît. Indiquez le chemin et le nom du fichier
de votre configuration pour l’importation.

15
Supprimer : efface la sauvegarde sélectionnée dans la liste.
Fermer : ferme la boîte de dialogue.

Comment personnaliser votre modèle de badge

Dans la page suivante de l’assistant, vous pouvez modifier un modèle de badge
prédéfini qui sera imprimé par akewa*.
Sélectionnez dans la liste le nom du modèle de badge à personnaliser et cliquez sur
le bouton Ouvrir et personnaliser….
L’assistant ouvre le logiciel akewa* avec le modèle de badge sélectionné. Modifiez
et personnalisez votre badge selon vos besoins et enregistrez le.
Il vous est possible d’ajouter sur le badge un objet graphique quelconque, modifier
le format de la carte, choisir votre imprimante.
Vous pouvez aussi ajouter des données variables sous la forme
« NomTable_NomChamp » si vous voulez imprimer une donnée particulière d’une
table de votre application. Pour l’application « Gestion Clubs et Associations »
vous pouvez utiliser toutes les données de la table « Members », pour l’application
« Gestion de Badges Employés » toutes les données de la table « Employees »,
pour l’application « Gestion de Badges Ecole » toutes les données de la table
« Students » et pour l’application « Gestion de Visiteurs » toutes les données
des tables « Visitors », « Residents » et « Visits ».
Pour l’utilisation d’akewa*, reportez vous au Manuel de prise en main rapide de
ce logiciel.

Fin de l’assistant
Lorsque vous avez terminé, vous pouvez exécuter votre application verticale.
Depuis le lanceur d’applications, cliquez sur le bouton correspondant à l’application
verticale que vous désirez exécuter.
Vous pourrez relancer l’assistant autant de fois que nécessaire afin de configurer
parfaitement votre application verticale.

16
Utilisez votre application verticale

Identification de l’utilisateur
Pour accéder aux diverses applications verticales, vous devez d’abord vous
identifier en entrant un Utilisateur et un Mot de passe valide (Voir l’utilisation
des tables Users et Groups), puis cliquez sur OK pour valider ou Annuler pour sortir
de l’application.

17
Application « Gestion Clubs et Associations »

Utilisez la touche Tab ou la touche Entrée du clavier pour passer d'une zone à une
autre.
L'application affiche par défaut le premier membre du fichier.

Ajout d’une fiche membre

Cliquez sur le bouton Nouveau, l’application crée une nouvelle fiche membre. Dans
l’assistant de configuration, si vous avez choisi la génération automatique sur
Membre ID un numéro est attribué automatiquement au membre par l’application,
sinon vous devez saisir ce numéro.
Saisissez le nom et le prénom. Lorsque ces trois informations sont renseignées vous
pouvez valider le nouveau membre soit en cliquant sur le bouton Mise à jour, soit
en appuyant sur la touche de fonction F5, soit en imprimant le badge.

Modification d’une fiche membre

Sélectionnez la fiche d’un membre à modifier dans la liste de recherche. Suivant le
type de recherche que vous avez sélectionné, saisissez le nom ou le numéro du
membre.
Vous pouvez modifier toutes les zones de saisie sauf le numéro ( Membre ID), le
nom et le prénom.

18
La modification de la fiche est réalisée soit en cliquant sur le bouton Mise à jour,
soit en appuyant sur la touche de fonction F5, soit en imprimant le badge.
Attention
Si vous changez de membre ou si vous quittez l’application sans avoir fait de
mise à jour les modifications apportées à la fiche seront perdues.

Suppression d’une fiche membre

Sélectionnez le membre à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer. La fiche

est supprimée ainsi que toute les données associées au membre, après vous avoir
demandé confirmation.
Si la table Members est vide l’application crée une nouvelle fiche (voir ajout d’une
fiche membre) sinon la fiche du membre suivant ou précèdent est affichée.

Onglet « Membre »

Dans cet onglet vous pouvez saisir ou modifier toutes les données personnelles d’un
membre.
Lorsqu’un nouveau membre a été enregistré, il n’est plus possible de modifier son
numéro (Member ID), son nom ou son prénom.
Le mail doit correspondre à une adresse de messagerie valide.
Dans l’assistant de configuration, vous pouvez rendre visible ou invisible les zones
suivantes :
 Etat
 Pays
 Fonction
 Mail

19
Onglet « Licence »

Dans cet onglet vous pouvez saisir les différente données concernant la licence,
numéro de licence, date de validation etc.…, vous pouvez de plus faire l’acquisition
de la photo et de la signature du membre.
Des règles de gestions ont été intégrées à l’application. Ces règles sont :
 La date de validation ne peut être antérieure à la date de création.
 La date anniversaire ne peut être postérieure à la date de création.
 Les limites de la zone Taille et Poids vont de 0 à 32767.
Pour la photo ainsi que la signature, veuillez vous reporter au chapitre Acquisition
vidéo

20
Onglet « Souscription »

Dans cet onglet vous pouvez saisir les données concernant les frais et les
paiements du membre.
Cette partie est divisée en trois parties :
 La partie supérieure correspondant aux sommes dues
 La partie centrale correspondant aux versements du membre.
 La partie inférieure cumulant les différents totaux.
La partie supérieure comporte les différentes informations concernant les sommes
dues par le membre ainsi que certaines réductions ou contributions diverses.
Les définitions des différentes listes de choix (Type et Assurance complémentaires
dans notre exemple) doivent être préalablement remplies avec l’application ID
Table Manager.
La partie centrale permet d’enregistrer les versements qui ont été réalisés par les
membres.

La gestion de l’échéancier est indépendante.

L’ajout et la destruction d’une ligne se fait en utilisant les boutons .

La validation et l’annulation d’une modification se fait en utilisant les boutons .
Attention, la validation ne peut être faite par le bouton Update.

Les boutons servent à naviguer dans l’échéancier.

21
Application « Gestion de Badges Employés »

Utilisez la touche Tab ou la touche Entrée du clavier pour passer d'une zone à une
autre.
L'application affiche par défaut le premier employé.

Ajout d’une fiche Employé

Cliquez sur le bouton Nouveau, l’application crée une nouvelle fiche employé. Dans
l’assistant de configuration, si vous avez choisi la génération automatique sur
Badge ID, un numéro est attribué à l’employé par l’application, sinon vous devez
saisir ce numéro.
Saisissez le Nom et le Prénom. Lorsque ces trois informations sont renseignées vous
pouvez valider le nouvel employé soit en cliquant sur Mise à jour, soit en appuyant
sur la touche de fonction F5, soit en imprimant le badge.

Modification d’une fiche Employé

Sélectionnez la fiche d’un employé à modifier dans la liste de recherche. Suivant le
type de recherche que vous avez sélectionné, saisissez le nom ou le numéro de
l’employé.
Vous pouvez modifier toutes les zones de saisie sauf le numéro ( Badge ID), le nom
et le prénom.
Attention

22
 Si vous changez d’employé ou si vous quittez l’application sans avoir fait de mise
à jour, les modifications apportées à la fiche seront perdues.

Suppression d’une fiche Employé

Sélectionner l’employé à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer. La fiche est

supprimée ainsi que toute les données associées à l’employé après vous avoir
demandé confirmation.
Si la table Employees est vide l’application crée une nouvelle fiche (voir ajout d’une
fiche employé) sinon la fiche de l’employé suivant ou précèdent est affichée.

Onglet « Détails Badge »

Dans cet onglet vous pouvez saisir ou modifier toutes les données personnelles d’un
employé.
Lorsqu’un nouvel employé a été enregistré, il n’est plus possible de modifier son
numéro (Badge ID), son nom ou son prénom.
Le mail doit correspondre à une adresse de messagerie valide.
Dans l’assistant de configuration, vous pouvez rendre visible ou invisible les
éléments suivants :
 Département
 Bureau
 Niveau
 Empreinte digitale. Concernant l’acquisition de cette information,
veuillez vous référer à la législation de votre pays.
La date de validation ne peut être antérieure à la date de création.
Concernant l’acquisition vidéo, la signature et les empreintes digitales, veuillez vous
référer au chapitre Acquisition Vidéo.

23
Les définitions des différentes listes de choix (Code couleur/Fonction et Civilité)
doivent être préalablement remplies par l’application ID Table Manager.

Onglet « Liste des badges »

Dans cet onglet vous pouvez voir la liste de tous les employés. Aucune modification
d’information concernant un employé ne peut être réalisée dans cet onglet.

Onglet « Historique des impressions »

24
Dans cet onglet vous visualisez l’historique des impressions de badges.
Utilisateur ID correspond à l’utilisateur qui a été enregistré dans la table
Users visible de puis l’applicatif ID TableManager. Avec cet identificateur, vous
pouvez connaître quelle est la personne qui a réalisé l’impression d’un badge, Le
modèle du badge qui a été imprimé ainsi que la date d’impression.

25
Application « Gestion de Badges Ecole »

Utilisez la touche Tab ou la touche Entrée du clavier pour passer d'une zone à une
autre.
L'application affiche par défaut le premier étudiant.

Ajout d’une fiche étudiant

Cliquez sur le bouton Nouveau l’application crée une nouvelle fiche étudiant. Dans
l’assistant de configuration, si vous avez choisi la génération automatique sur
Etudiant ID un numéro est attribué à l’étudiant par l’application, sinon vous
devez saisir ce numéro.
Saisissez le Nom et le Prénom. Lorsque ces trois informations sont renseignées vous
pouvez valider le nouvel étudiant, soit en cliquant sur le bouton Mise à jour, soit en
appuyant sur la touche de fonction F5, soit en imprimant le badge.

Modification d’une fiche étudiant

Sélectionnez la fiche de l’étudiant à modifier dans la liste de recherche. Suivant le
type de recherche que vous avez sélectionné, saisissez le nom ou le numéro de
l’étudiant.
Vous pouvez modifier toutes les zones de saisie sauf le numéro, nom et prénom.
Attention

26
 Si vous changez d’étudiant ou si vous quittez l’application sans avoir fait de mise
à jour en cliquant sur le bouton Mise à jour, les modifications apportées à la
fiche seront perdues.

Suppression d’une fiche étudiant

Sélectionnez l’étudiant à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer. La fiche est

supprimée ainsi que toutes les données associées à l’étudiant, après vous avoir
demandé confirmation.
Si la table Students est vide l’application crée une nouvelle fiche (voir Ajout d’une
fiche étudiant) sinon la fiche de l’étudiant suivant ou précèdent est affichée.

Onglet « Etudiant »

Dans cet onglet vous pouvez saisir les données personnelles de l’étudiant.
Lorsqu’un nouvel étudiant a été enregistré, il n’est plus possible de modifier son
numéro (Etudiant ID), son nom ou son prénom.
Le mail doit correspondre à une adresse de messagerie valide.

27
Onglet « Contrôle »

Dans cet onglet vous pouvez saisir les données scolaires de l’étudiant. Vous pouvez
de plus faire l’acquisition de la photo et de la signature de l’étudiant.
Des règles de gestions ont été intégrées à l’application. Ces règles sont :
 La date de validation ne peut être antérieure à la date de création.
 La date anniversaire ne peut être postérieure à la date de création.
Pour la photo ainsi que la signature, veuillez vous reporter au chapitre Acquisition
vidéo

28
Onglet « Cafétéria / Etude »

Dans la partie principale de cet onglet vous pouvez saisir quatre planches horaires
pour chaque jour de la semaine. Dans notre exemple, nous avons choisit des
horaires d’études de matin et d’après-midi assortis à une durée en heure et minute.
Dans la partie basse, il vous est possible de mémoriser une information sous la
forme oui/non pour chaque jour de la semaine. Dans notre exemple, nous avons
choisi la présence à la cafétéria.
Chaque étudiant peut ainsi avoir ses propres informations.

29
Application « Gestion de Visiteurs »

Onglet « Visite »

Le principe de cette application est mettre en relation des visiteurs avec des
résidents et de pouvoir imprimer un badge pour le visiteur, de mémoriser l’heure de
début et de fin de la visite.
Lorsque le visiteur arrive pour une visite, une pièce d’identité peut lui être demandé
et un document peut être imprimé. Le début de la visite peut commencer en
cliquant sur le bouton Check In. Lorsque le visiteur quitte la société, la visite est
clôturée en cliquant sur le bouton Check Out.
Utilisez la touche Tab ou la touche Entrée du clavier pour passer d'une zone à une
autre.
L'application affiche par défaut la première visite.

Ajout d’une visite

Cliquez sur le bouton Nouveau l’application crée une nouvelle fiche visiteur.
Saisissez le Nom et le Prénom. Lorsque ces deux informations sont renseignées,
vous pouvez valider le nouveau visiteur, soit en cliquant sur le bouton Mise à jour,
soit en appuyant sur la touche de fonction F5.
Vous pouvez ensuite associer au visiteur un résident en le choisissant dans la liste
Chercher qui liste tous les noms des résidents.

30
Vous pouvez immédiatement démarrer une visite en appuyant sur le bouton Check
In. Reportez-vous au chapitre Check In Check Out pour plus d’informations sur ce
sujet.

Modification d’une fiche visiteur

Sélectionnez la fiche d’un visiteur à modifier dans la liste de recherche. Suivant le
type de recherche que vous avez sélectionné, saisissez le nom ou le numéro du
visiteur.
Vous pouvez modifier toutes les zones de saisie.
La modification de la fiche est réalisée soit en cliquant sur le bouton Mise à jour,
soit en appuyant sur la touche de fonction F5.

Chercher un Résident
Cette partie permet de lier un résident à un visiteur. Pour cela, il suffit de le
sélectionner le résident dans la liste déroulante. Cette liste peut être mise à jour
soit avec l’importation de données de l’assistant soit en passant par l’application ID
Table Manager.

Enregistrer une entrée : Check In

Avant d’appuyer sur le bouton Check In vous pouvez sélectionner la localisation du

résident (Bât, étage, etc.), saisir un document d’identité ou une information
quelconque associé à la visite.
Appuyez sur le bouton Check In afin de démarrer la visite et imprimez un badge.
Vous pouvez aussi envoyer un mail au résident afin de l’avertir de la présence de la
personne.
Le Check In a également pour effet d’ajouter la visite dans la liste des visites en
cours.

Enregistrer une sortie : Check Out

Lors de la fin de la visite, appuyez sur le bouton Check Out afin de clôturer la visite.
Cette action à pour effet de supprimer la visite de la liste des visites en cours et
d’ajouter cette visite dans l’historique des visites.

31
Onglet « Visite en cours »

Cet onglet permet de visualiser toutes les visites en cours. Les informations
principales y sont reportées et notamment l’heure de début de la visite.
Vous pouvez double-cliquer sur le nom d’un champ (exemple : Compagnie) afin de
trier tous les enregistrements dans l’ordre croissant ou décroissant. Ceci permet de
faciliter les recherches.

32
Onglet « Historique »

Cet onglet permet de visualiser toutes les visites ayant été réalisées. Les
informations principales y sont reportées et notamment l’heure de début et l’heure
de fin de la visite.
Vous pouvez double-cliquer sur le nom d’un champ (exemple : Département) afin
de trier tous les enregistrements dans l’ordre croissant ou décroissant. Ceci permet
de faciliter grandement les recherches.

33
Impression d’un badge ou d’un document Word

Dans cette partie de l’application, vous pouvez gérer toute la partie impression.
 Modèles de badge : sélectionnez dans cette liste le modèle de badge que
vous désirez imprimer.
 Aperçu : cliquez sur ce bouton pour obtenir un aperçu du badge tel qu’il
sera imprimé sur votre imprimante.
 Imprimer (badge) : cliquez sur ce bouton pour imprimer le badge
sélectionné. Les données sont alors écrites dans la table Historic. Des
informations telles que le numéro, le nom, le prénom, le badge utilisé, la
date d’impression y sont enregistrées. Selon l’application utilisée des
informations supplémentaires sont inscrites dans cette table.
 Document Word : sélectionnez dans cette liste le document Word que
vous désirez imprimer. Ces documents peuvent être très divers : plan
d’accès, règles de conduites, planning, etc.
 Imprimer (document Word) : cliquez sur ce bouton pour imprimer le
document Word sélectionné. L’application Microsoft Word doit être installée
et doit être en parfait état de fonctionnement sur votre ordinateur.

34
Acquisition vidéo
Dans votre application vous pouvez réaliser l’acquisition d’une photo d’identité,
d’une signature et d’une empreinte digitale (selon le type d’application).
Cette fenêtre s’ouvre lorsque vous effectuez l’acquisition d’une image. Par défaut
les volets droits et gauches sont fermés.

Ouvrez le volet droit pour sélectionner la source et la configurer si cela est

nécessaire.
Ouvrez le volet gauche pour changer le ratio de la capture. Il est déconseillé de
changer le ratio car il est positionné par l’application selon la capture à effectuer.
Vous pouvez modifier la taille et la position du rectangle de capture à l’aide de la
souris (le ratio est conservé automatiquement). Vous pouvez aussi effectuer un
zoom de l’image grâce à la molette de la souris.
Dans votre application, cliquez sur le bouton Photo pour effectuer l’acquisition
d’une photo d’identité. Cliquez sur le bouton Signature pour effectuer l’acquisition
d’une signature. Cliquez sur le bouton Empreinte digitale pour effectuer
l’acquisition d’une empreinte digitale.
Attention
Le type de capture proposé est dépendant de l’application utilisée, pour les
capture de signature et empreinte digitale seul des périphériques Twain sont
acceptés.
D’autre part dans certains pays, il existe des réglementations sur la conservation
d’informations personnelles comme la signature ou les empreintes digitales.
Veuillez vous référer à la réglementation en vigueur dans votre pays.

Capture WDM
Quand vous utilisez ce type de capture vous pouvez voir le résultat de votre
acquisition dans la fenêtre de visualisation. Cliquez sur le bouton Geler pour
figer l’image et si le résultat vous convient cliquez sur le bouton Enregistrer.

35
 Vous pouvez relancer une nouvelle acquisition en cliquant sur le bouton
Acquérir.

Capture Twain
Quand vous utilisez ce type de capture vous arrivez directement dans la fenêtre
de capture de votre périphérique (voir la notice d’utilisation de votre système de
capture). Si le résultat vous convient, cliquez sur le bouton Enregistrer, sinon
vous pouvez relancer l’acquisition en cliquant sur le bouton Acquérir.
Vous pouvez annuler l’acquisition en cliquant sur le bouton Annuler.

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Gestion de vos fichiers de données

Comment ouvrir le Gestionnaire des données

Depuis le lanceur d’applications, cliquez sur Exécuter Table Manager

Saisissez le login et le mot de passe qui protègent l'accès à l'application (par

défaut, Login : Admin / Mot de passe : Admin) et cliquer sur OK.

Modification des profils et des droits utilisateurs

Dans la barre des menu (sur le côté gauche), sélectionnez la menu Tables et
cliquez sur la Table Groups pour ajouter, modifier ou supprimer un groupe de
travail. Un groupe défini les actions autorisées ou non pour un ou plusieurs
utilisateurs.

Cliquez sur
Un nouvel enregistrement apparaît

37
Vous pouvez alors donner les droits que vous désirez à ce groupe, par exemple le
droit d’exécuter l’application clubs et associations (champ Club) mais pas celui
d’utiliser Table Manager (champ TableManager).
Cochez les cases qui correspondent à votre choix et remplissez le champ
Description (champ Commentaire) et le champ GroupID (code pour identifier le
groupe).

Cliquez sur pour valider l’enregistrement ou sur pour annuler.

38
Ajouter un utilisateur
Dans la barre de menu (sur le côté gauche), sélectionnez le menu Tables et cliquez
sur la Table Users pour ajouter, modifier ou supprimer un utilisateur.

Cliquez sur le bouton pour ajouter un enregistrement à la table des utilisateurs.

Précisez dans le champ GroupID le code du groupe auquel l’utilisateur doit

appartenir.
Entrez un identifiant (champ Login), un Mot de passe (champ Password), le
prénom de l'utilisateur (champ FirstName), le nom de l'utilisateur (champ
LastName), et le code utilisateur (champ UserID) qui sera mémorisé dans les
fichiers de données badges.

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Sélection d’une table
Dans la barre de menu (sur le côté gauche), sélectionnez le menu Tables. La liste
des tables apparaît alors, cliquez sur la table que vous voulez modifier.

Vous pouvez alors cliquer sur pour cacher la barre de menu.

Comment effectuer un tri ou une recherche

Pour effectuer un tri ou une recherche, cliquez sur de la barre de navigation des
données. L'application active la fenêtre Constructeur de filtre.

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Cliquez sur Presser le bouton pour ajouter une nouvelle condition .

Choisissez les champs de la table sur lesquels vous voulez appliquer un filtre ou
faire une recherche. Précisez ensuite les conditions et les valeurs de la recherche.
Cliquez sur le bouton Appliquer pour valider votre sélection et cliquez sur OK.
Cliquez sur Annuler pour abandonner votre tri ou votre recherche.
Vous pouvez enregistrer vos filtres en cliquant sur Enregistrer sous… ou ouvrir un
filtre déjà crée en cliquant sur Ouvrir…
Vous obtenez alors :

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Vous pouvez à tout moment activer ou désactiver le filtre en cliquant sur la case à
cocher , ou modifier vos paramètres en cliquant sur Personnaliser…, ou fermer
définitivement votre filtre en cliquant sur .

Comment importer une table

Voir le chapitre Comment importer vos fichiers de données.

Comment exporter une table

Sélectionnez la table que vous désirez exporter dans le menu Tables puis cliquez
sur la barre Export. L'application vous propose quatre formats de fichiers pour
l'exportation de votre table : HTML, XML, TXT, ou XLS (Microsoft Excel©).

42
Cliquez sur le format souhaité. Enregistrez dans la fenêtre ci-dessous le nom de
votre fichier.

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Comment imprimer un rapport
Remarque
Avant d'imprimer un état, vous devez vous assurer que vous possédez une
licence du programme Excel sur votre ordinateur.
Sélectionnez la table que vous désirez imprimer dans le menu Tables et effectuez
un tri ou une recherche sur les données que vous désirez sélectionner dans votre
état imprimé. Sélectionnez dans la barre le menu Rapport Xls.

Cliquez sur la fonction Afficher Rapport Excel. L'application ouvre le programme

Microsoft Excel et affiche le résultat, soit de la table complète, soit du résultat du
filtre.
Si vous cliquez sur la fonction Imprimer un rapport Excel, l'application ouvre le
programme Microsoft Excel et imprime directement sur l'imprimante par défaut
d'Excel, soit la table complète, soit le résultat du filtre.
Pour sélectionner ou configurer votre imprimante, utilisez directement les
paramètres du programme Excel, de même pour la sélection de votre format de
page.

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