Introduction

Les entreprises collectent et génèrent une grande quantité d’informations, qu’il est essentiel de bien
organiser et gérer. Ces données, qu'elles soient sur support papier ou électronique, doivent être accessibles
aux gestionnaires au bon moment.
Bien que les outils technologiques soient indispensables, ils ne garantissent pas une gestion efficace sans des
techniques de classement et d’archivage adaptées. Malgré l’évolution vers le numérique, le support papier
reste pertinent. Une gestion optimisée de l’information, incluant un bon classement et archivage, est donc
cruciale pour permettre une consultation rapide et efficace.
Chapitre 1 : Généralités sur le classement
Qu’est-ce que le classement ?
Le classement consiste à organiser et ranger les dossiers de manière méthodique selon des normes
prédéfinies, en vue d’une utilisation future. Quel que soit le support (papier ou électronique), son objectif
reste le même : stocker temporairement les informations pour les retrouver facilement.
Le Records Management est une méthode de gestion des documents dès leur création. Il assure une
organisation efficace des archives courantes et intermédiaires, prenant en compte les durées légales de
conservation, la traçabilité et la communication des documents. Ce système vise à garantir que chaque
entreprise dispose en tout temps de ses fichiers nécessaires.
Le Records Management suit des règles strictes pour :
 Organiser les documents dès leur création.
 Respecter les durées légales de conservation.

 Faciliter la traçabilité et la classification.

 Conserver les documents dans des conditions optimales.

Les phases du classement

Le classement se déroule généralement en deux phases :

1. Mise en place du cadre de classement : Création de catégories pour structurer, hiérarchiser et

identifier chaque document.
2. Classement proprement dit : Placement des documents dans les catégories définies.
Ce schéma représente les différentes étapes du processus de classement dans la gestion des documents,
avec un flux allant de la collecte à la description.
Explication des étapes :

1. Identification du fonds :
o C'est la première étape où les documents sont collectés et identifiés. L’objectif est de
comprendre l’origine, le contenu et la nature des documents pour préparer leur gestion
future.

2. Préparation du classement :
o Une fois le fonds identifié, il est préparé pour le classement. Cela inclut l’organisation des
documents, la création de catégories ou de sous-catégories, ainsi que la définition des critères
de classement.
3. Tri et éliminations :
o Cette étape consiste à trier les documents, éliminant ceux qui ne sont pas pertinents ou
obsolètes. Ce processus garantit que seuls les documents utiles ou nécessaires sont conservés
pour un accès futur.
4. Mise en œuvre du classement :
o Après le tri, les documents sont rangés dans leurs catégories respectives. Ce classement doit
permettre de retrouver facilement les documents en cas de besoin.
Conclusion :
Ce schéma illustre la méthode logique de traitement des documents, passant de la collecte à une phase
finale où les documents sont décrits et classés correctement pour une utilisation future.

Objectifs du classement
Le classement répond à deux principaux objectifs :
1. Obligation légale : La loi impose de conserver les documents pendant une durée légale, en bon état
et facilement accessibles.
2. Durées de conservation :
o Pièces justificatives (bons de commande, factures, etc.) : 10 ans.

o Livres et registres comptables (journal, grand livre, inventaire) : 10 ans.

o Bulletins de paie et documents CNSS : 5 ans.
o Registre du personnel (inspection du travail) : 4 ans.

Les facteurs du choix d’un bon classement

Pour assurer un accès rapide, sécurisé et économique aux documents, il est essentiel de mettre en
place un plan de classement efficace. Ce plan repose sur trois critères principaux :

 Temps d’accès : Les documents doivent être régulièrement classés pour permettre une recherche
rapide.
 Sécurité : Le système de classement doit garantir la préservation des documents sans risque de perte
ou de détérioration.
 Coût : Bien que le classement ait un coût (temps, matériel, recherche), la perte ou la mauvaise
gestion d’un document peut coûter encore plus cher à l'entreprise.
Le choix du classement doit donc tenir compte de la nature des documents, de leur volume, de la
fréquence des consultations et de la durée de conservation.
Quand classer ?
Le classement des documents peut intervenir à tout moment, dès leur production jusqu’à leur
conservation définitive. Plus le classement est réalisé tôt, plus les documents sont faciles à gérer. Le
classement originel des documents courants est essentiel pour refléter les activités et les processus
du producteur d’archives, garantissant ainsi une meilleure organisation tout au long de leur cycle de
vie.
Cycle de vie d'un document
Schéma :

Le schéma montre les trois phases du cycle de vie d'une archive dans un environnement
administratif.
1. Phase dynamique :
o Service/Bureau : Les documents sont produits et rangés dans un système de classement actif,
à partir du moment où ils sont créés. Ils sont fréquemment utilisés et ont une utilité
immédiate pour les tâches administratives en cours.
2. Phase semi-dynamique :
o Service/Bureau : Les dossiers conservent encore une valeur administrative, mais leur
utilisation devient plus rare. Ils restent disponibles pour consultation, mais sont moins utilisés
que les documents dans la phase dynamique.
3. Phase statique :
o Service d'archives : Lorsque les documents perdent leur utilité administrative, ils sont
définitivement classés ou archivés. À cette étape, un tri est effectué pour déterminer si les
documents doivent être conservés ou détruits, en fonction des critères légaux et des
recommandations de l'État.

Récapitulatif du schéma :

Les documents passent par différentes phases au cours de leur vie administrative :
 Documents dynamiques et semi-dynamiques :
o Ces documents sont utiles pendant leur phase d’utilisation administrative. Ils sont classés
immédiatement après leur production pour permettre un accès rapide et fréquent. Le
classement reste "actif", car de nouveaux documents sont ajoutés au système de manière
continue.
 Documents statiques :
o Une fois que les documents perdent leur utilité administrative, ils passent à une phase de
classement définitif. Durant cette étape, ils sont triés selon des recommandations spécifiques.
Certains documents peuvent être éliminés, tandis que d'autres sont transférés dans un centre
ou service d'archives pour une conservation à long terme.
Ce cycle de vie permet une gestion efficace des documents, en assurant leur disponibilité
pendant leur période d'utilité, puis leur conservation ou élimination selon les besoins légaux
et administratifs.
Comment classer ?
Le classement des documents doit suivre un processus méthodique et rigoureux, car il ne
s'improvise pas. Ce principe s'applique aux archives courantes, aux archives intermédiaires et
aux archives définitives. Les recommandations suivantes portent principalement sur les
archives dynamiques et semi-dynamiques, où le producteur d’archives a la responsabilité de
les classer.
Niveaux de classement
1. Les documents isolés (ou pièces) :

o Les documents sont souvent regroupés en dossiers. Chaque dossier porte sur une affaire, une
procédure administrative ou un thème spécifique (exemple : dossier individuel du personnel,
dossier d’un procès judiciaire, etc.).
2. Les séries de documents :

o On parle de séries lorsque plusieurs documents individuels partagent des caractéristiques

similaires ou traitent du même sujet (exemple : notes de service, procès-verbaux de réunions,
registres).
o Lorsque des dossiers sont constitués, ils sont regroupés en séries sur la base de leur nature ou
des affaires/procédures qu’ils concernent (exemple : série des dossiers individuels du
personnel, série des dossiers de procédures judiciaires).

3. Le fonds d'archives :
o L'ensemble des séries de documents formées par une institution ou un organisme constitue
ce que l’on appelle un fonds d'archives.
Ainsi, pour une gestion efficace des documents, il est important de définir des critères de
regroupement (dossiers, séries) qui facilitent la recherche et l’organisation.

Différence entre série et fonds d'archives :

1. Série :

o Une série est un regroupement de documents ou dossiers qui partagent des caractéristiques
communes ou qui traitent du même sujet.

o Ces documents peuvent avoir la même nature formelle (exemple : notes de service, procès-
verbaux, rapports) ou concerner des affaires similaires (exemple : dossiers individuels du
personnel, dossiers relatifs à une procédure judiciaire spécifique).

o Les séries permettent d’organiser les documents de manière à les retrouver facilement selon
leur contenu ou leur fonction.

Exemple :
o Série des dossiers individuels du personnel : tous les dossiers relatifs aux employés d'une
entreprise.
o Série des procès-verbaux : regroupement de tous les comptes rendus de réunions d'un
organisme.
 2. Fonds d'archives :
o Un fonds d'archives regroupe toutes les séries de documents produits ou reçus par une
même institution, organisation ou personne au cours de ses activités.

o Il représente l’ensemble des documents accumulés au fil du temps par un producteur (une
entreprise, un organisme, etc.). Chaque fonds d'archives est unique à l’entité qui l’a produit.

o Le fonds d'archives est plus global et englobant que la série, car il contient l’ensemble des
documents classés en différentes séries.

Exemple :
o Le fonds d'archives d’une entreprise contiendra les séries des dossiers individuels du
personnel, des registres comptables, des contrats, des notes de service, des procès-verbaux,
etc.
Récapitulatif :
 Une série regroupe des documents ou dossiers similaires ou traitant d’un même sujet.
 Un fonds d'archives est un ensemble de toutes les séries de documents produits ou reçus par une
organisation ou une personne.
En somme, la série est une subdivision spécifique d’un fonds d'archives, qui est la totalité des
documents produits par un organisme ou une institution.

Les modes de classement :

Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement et 4 dérivés :

Modes de classement principal (fondamental) Mode de classement dérivé (mixte)

Classement alphabétique Classement alphanumérique

Classement numérique Classement chronologique

Classement idéologique ou thématique Classement géographique

Classement décimal
Etude de la norme et des ordres de classement
Définition des termes

Norme : ensemble des règles alphabétiques qui ont été normalisées selon une norme (Z 44 001) définie par
(Association Française de Normalisation)

Rubrique : ensemble de mots agencés et ayant un sens. C’est également un ensemble de mots qui ne peuvent être dissociés
sous peine de ne plus avoir de sens.

Exemple : Lycée d’Enseignement Technique et Professionnel.

Mot directeur : mot d’une rubrique, retenu comme mot principal pour le classement.

Exemple : Cabinet médical Bono Wafae

Bono = mot directeur
Indexage : façon de présenter une rubrique pour faciliter son classement : On écrit d’abord le mot directeur en majuscule,
puis les mots qui le suivent, puis entre parenthèse, les mots qui le précèdent
Exemple : Parc de jeux Sindibad SINDIBAD (parc de jeux)
Café du centre CENTRE (café du)

Renvoi : lorsqu’il peut y avoir une hésitation dans la recherche du mot directeur, il est conseillé d’avoir recours à une
inscription supplémentaire ;

Exemple :« Groupement des producteurs d’agrumes » renvoi à PRODUCTEURS d’agrumes

(Groupement des) ou à agrumes (Groupement des producteurs d’)

1er cas : “Noms propres de personnes”

 On classe au nom patronymique.
 On classe au premier nom propre simple ou composé.
 On classe au prénom s’il est employé seul ;
Exemple :
- Etablissement MEKOUAR Omar
- Atelier de décoration Ahmed-Amine
- Café Paul

Exemple :
- Magasin Ben ZAKOUR BEN ZAKOUR (Magasin)
- Entreprise d’Ali et compagnie  ALI (Entreprise d’et compagnie)
- Société BENCHEKROUN et associés BENCHEKROUN (Société et associés)
- Ecole LA FONTAINE primaire  LA FONTAINE (École primaire)
 1- Les titres nobiliaires tels que « Moulay, Lalla, Sidi, Chrif, Maître, Conte, comtesse… » ne sont considérés comme
faisant partie du mot directeur que s’ils sont liés par un trait d’union »
Exemple :
- Jardin Lalla-Meriem
- Mosquée Lalla Soukaina

TP1 1 er cas :
Exercice : Indexation et Classement des Noms Propres

Documents à analyser :

1. École de Danse Les Étoiles

2. Restaurant Le Gourmet de Paris
3. Magasin Abou Bakar
4. Atelier Lalla Yasmina
5. Société d'Ingénierie Aït Abdellah
6. Café La Terrasse
7. Compagnie de Transport Sidi-Khaled
8. Bibliothèque Ibn Sina
9. Établissement Ben Ahmed
10. Jardin Moulay-Rachid

Instructions :

1. Identifiez le mot directeur pour chaque document.

2. Rédigez l'indexation en suivant le format : MOT DIRECTEUR (Document).
3. Classez les documents par ordre alphabétique des mots directeurs.

Réponse attendue :

Les étudiants doivent fournir les mots directeurs, l'indexation complète et le classement final.

Correction de l'indexation pour "Café La Terrasse"

 Café La Terrasse
o Indexation : LA TERRASSE (Café)
Exemple de réponse mis à jour :
1. École de Danse Les Étoiles
o Indexation : ÉTOILES (École de Danse Les)
2. Restaurant Le Gourmet de Paris
o Indexation : LE GOURMET (Restaurant de Paris)
 3. Magasin Abou Bakar
o Indexation : ABOU BAKAR (Magasin)
4. Atelier Lalla Yasmina
o Indexation : YASMINA (Atelier Lalla)
5. Société d'Ingénierie Aït Abdellah
o Indexation : AIT ABDELLAH (Société d'Ingénierie)

6. Café La Terrasse
o Indexation : LA TERRASSE (Café)
7. Compagnie de Transport Sidi-Khaled
o Indexation : SIDI-KHALED (Compagnie de Transport)
8. Bibliothèque Ibn Sina
o Indexation : IBN SINA (Bibliothèque)
9. Établissement Ben Ahmed
o Indexation : BEN AHMED (Établissement)
10. Jardin Moulay Rachid
o Indexation : MOULAY RACHID (Jardin)
Classement final (par ordre alphabétique des mots directeurs) :
1. ABOU BAKAR (Magasin)
2. AIT ABDELLAH (Société d'Ingénierie)
3. BEN AHMED (Établissement)
4. IBN SINA (Bibliothèque)
5. ÉTOILES (École de Danse Les)
6. GOURMET (Restaurant Le de Paris)
7. LA TERRASSE (Café)
8. MOULAY RACHID (Jardin)
9. SIDI-KHALED (Compagnie de Transport)
10. YASMINA (Atelier Lalla)

2ème cas : ” Noms propres géographiques”

Explication :

Lorsque l'on classe un nom géographique, qu'il soit simple (un seul mot) ou composé (plusieurs mots),
on ignore les articles (comme "le", "la", "les", "l'") qui précèdent le nom. On classe directement selon
le premier élément significatif du nom géographique.
Exemple d'application :

1. Le Caire
o Classement : CAIRE (Le)
o L'article "Le" est ignoré, et on classe sous CAIRE.
2. L'Isle-sur-la-Sorgue
o Classement : ISLE-SUR-LA-SORGUE (L')
o L'article "L'" est ignoré, et on classe sous ISLE-SUR-LA-SORGUE.
3. Les États-Unis
o Classement : ÉTATS-UNIS (Les)
o L'article "Les" est ignoré, et on classe sous ÉTATS-UNIS.

- Société de coton de Fès  FÈS (Société de coton de)

- Entreprise de confiserie d’Oujda, Tanger et Casablanca  OUJDA (Entreprise de confiserie d',
Tanger et Casablanca)
- Compagnie d’assurance de l’Ouest du Sahara  SAHARA (Compagnie d’assurance de l'Ouest du)
- Imprimerie de l’Est du Maroc MAROC (Imprimerie de l'Est du)
-

En résumé :

Dans ce cas, l'article simple ou élidé ("le", "la", "l'") est ignoré, et on utilise le premier nom géographique
pour l'indexation et le classement. Cela permet de focaliser le classement sur l'élément principal du nom
géographique sans être influencé par les articles.

Lorsque l’on classe un nom géographique qui contient un point cardinal (nord, sud, est, ouest) sans
complément (autre mot ou indication géographique), on classe directement au point cardinal.

Explication :

 Point cardinal simple : Se réfère à un point géographique sans autre mot complémentaire, par
exemple, "Nord", "Sud", etc.
 Point cardinal composé : Se réfère à une combinaison de points cardinaux, comme "Nord-Ouest",
"Sud-Est", etc.

Si le point cardinal est utilisé sans complément géographique (comme une ville ou un pays), il devient le
mot directeur pour l'indexation et le classement.

Exemples d'application :

1. Nord
oClassement : NORD
oLe point cardinal est classé directement sous NORD puisqu'il n'a pas de complément.
2. Sud-Est
o Classement : SUD-EST
o Le point cardinal composé SUD-EST est classé sans complément, donc il devient le mot
directeur.
Remarque :

Si un point cardinal est suivi d’un complément géographique, alors c'est ce complément qui devient le mot
directeur.

Exemple avec complément géographique :

1. Sud de la France
o Classement : FRANCE (Sud de la)
o Ici, on classe sous FRANCE, car le complément géographique est présent.

En résumé :

Quand un point cardinal est utilisé seul, il devient automatiquement le mot directeur pour l'indexation et le
classement.

Lorsque l’on classe un nom qui contient le mot Centre dans son sens géographique et qu’il est employé sans
complément, on utilise Centre comme mot directeur pour l'indexation.

Explication :

 Centre est considéré comme un terme géographique qui désigne une localisation centrale ou un point
de convergence.
 Si le terme Centre est suivi d'un complément (comme une ville ou une région), il ne sera pas utilisé
comme mot directeur.

Exemples d'application :

1. Centre
oClassement : CENTRE
oIci, Centre est utilisé seul et devient le mot directeur.
2. Centre commercial
o Classement : COMMERCIAL (Centre)
o Dans ce cas, commercial est le complément et Centre ne peut pas être classé seul.

Exemple avec complément :

1. Centre de formation de Paris

o Classement : PARIS (Centre de formation de)
o Ici, on classe sous Paris, car le terme Centre est accompagné d'un complément.

En résumé :

Le mot Centre est indexé comme mot directeur uniquement lorsqu'il est utilisé sans complément
géographique.
Exercice : Indexation et Classement des Noms Géographiques avec Points Cardinaux et
"Centre"

Documents à analyser :

1. Centre de recherche de Bordeaux

2. Ville de Nice
3. Centre culturel de Lyon
4. République du Mali
5. Sud de la France
6. Pays de Galles
7. Centre hospitalier de Marseille
8. Est de l'Algérie
9. Montagne de l'Atlas
10. Jardin de Marrakech

Instructions :

1. Identifiez le mot directeur pour chaque document.

2. Rédigez l'indexation en suivant le format : MOT DIRECTEUR (Document).
3. Classez les indexations par ordre alphabétique des mots directeurs.

Solutions :

1. ALGÉRIE (Est de l')

2. ATLAS (Montagne de l')
3. BORDEAUX (Centre de recherche de)
4. FRANCE (Sud de la)
5. GALLES (Pays de)
6. LYON (Centre culturel de)
7. MALI (République du)
8. MARSEILLE (Centre hospitalier de)
9. MARRAKECH (Jardin de)
10. NICE (Ville de)

3ème cas :“Noms propres publicitaires”

On classe au premier nom publicitaire à l’exception des articles et prépositions.

Vêtements « Du Pareil au même » pour enfants DU PAREIL AU MÊME (Vêtements « » pour enfants)

Sont considéré comme mot publicitaire

- Machine à laver Candy
Les mots étrangers dans une dénomination Française
-Hôtel Barcélo
Les noms historiques ou légendaires
-Riad les Almohades

Les noms entre guillemets « …… »

- Yahourt « les petits musclées »

4ème cas : ”Noms communs et adjectifs”

Le mot directeur est le premier nom commun

Exemple :
 Etablissement de fils et cotons  FILS (Etablissement de et cotons)

Explication Importante
Dans l'exemple "Etablissement de fils et cotons", "établissement" est bien un nom commun, mais selon les
règles de la norme AFNOR Z44-001, on ne classe pas au mot "établissement" s'il est suivi d'autres noms
communs qui sont plus spécifiques.
Raison :
 "Etablissement" est un terme générique et peu significatif pour décrire précisément l'activité.
 Le mot directeur doit être le premier nom commun significatif qui apporte une description concrète de l'activité
de l'entité. Dans ce cas, "fils" et "cotons" sont des mots plus spécifiques et significatifs par rapport au terme
"établissement".
Classement selon la norme AFNOR Z44-001 :
 FILS (Etablissement de et cotons)
Ainsi, "fils" est utilisé comme mot directeur, car il permet une indexation plus significative, rendant la recherche
d'informations plus efficace.

- Comptoir des mines  COMPTOIR (des mines)

Les mots « société ou compagnie » ne sont considérés comme mot directeur que s’ils ne sont suivis que
d’adjectifs.
Exemple :
- Société des assurances
- Compagnies de lustres et d’appliques
- Société industrielle marocaine

Le mot directeur est l’adjectif qualificatif s’il est placé avant le nom commun et si ce dernier est unique, mais si
l’adjectif est suivi de plusieurs noms communs le mot directeur est le premier nom commun.

Exemple :
- Jeunes filles
- Grand jardin
- Petit laboratoire de la compagnie
 Si le nom commun est précédé d’un adjectif numéral, le mot directeur est l’adjectif.

Exemple :
- Aux mille voitures
- Maison d’hôte des cinq étoiles
-
Le mot directeur est l’adjectif substantif.

Un substantif est un mot qui désigne une personne, un animal, une chose ou une idée. En d'autres termes,
c'est un nom qui peut être concret (quelque chose que l'on peut toucher ou voir) ou abstrait (quelque chose que
l'on peut penser ou ressentir).

Types de Substantifs :

1. Substantifs communs : Ils désignent des choses ou des êtres de manière générale.
o Exemples : arbre, chien, ville, amour.
2. Substantifs propres : Ils désignent des êtres ou des lieux de manière spécifique.
o Exemples : Paris, Marie, Sahara.

Adjectif Substantif :

Un adjectif substantif est un adjectif qui prend une valeur de nom. Il fonctionne comme un nom tout en étant
à l'origine un adjectif. Par exemple :

 Dans l'expression "le beau", "beau" est un adjectif qui désigne une catégorie de choses ou de
personnes considérées comme belles.
 Dans "les riches", "riches" fait référence à un groupe de personnes ayant de la richesse.

Exemple dans le contexte de l'indexation :

Dans le cas où "le beau des hôtels" est mentionné, le mot "beau" est considéré comme un adjectif substantif
parce qu'il désigne une qualité (la beauté) mais fonctionne comme un nom pour désigner un ensemble
d'hôtels.

Exemple :
- Le beau des hôtels
- Grande salle des fêtes
- La grande salle des fêtes

5 eme Cas sigle

Le mot directeur est le sigle lui-même.

Exemple :
- ISTA, Fès