Microsoft Office Excel

Initiation à Excel
 Introduction
 Microsoft Excel est un logiciel de feuille de calcul développé par Microsoft,
très utilisé dans les environnements professionnels, éducatifs, et personnels
pour organiser, analyser et visualiser des données. Voici quelques aspects
clés d'Excel :
 Feuilles de calcul : Excel se compose de feuilles de calcul où les données
peuvent être entrées dans des cellules organisées en colonnes et lignes.
Chaque feuille de calcul peut contenir une grande quantité de données.
 Formules et fonctions : Excel offre une variété de formules et de fonctions qui
permettent d'effectuer des calculs complexes. Par exemple, vous pouvez
utiliser la fonction `SUM` pour additionner une série de nombres ou la
fonction `IF` pour effectuer des tests logiques.
 Graphiques : Il est possible de créer différents types de graphiques (comme
des histogrammes, des graphiques linéaires, etc.) pour visualiser les données
de manière claire et concise.
 Introduction
 Tableaux croisés dynamiques : Ces tableaux permettent de résumer,
analyser, explorer et présenter des données de manière rapide et
interactive.
 Macros : Pour automatiser des tâches répétitives, Excel permet
l'enregistrement de macros (séquences d'instructions) que vous pouvez
exécuter ultérieurement.
 Fonctionnalités de collaboration : Avec des fonctionnalités comme le
partage de fichiers en temps réel, plusieurs utilisateurs peuvent travailler
simultanément sur le même document Excel, facilitant ainsi la collaboration.
 Excel est un outil incroyablement puissant qui, une fois maîtrisé, peut
grandement améliorer l'efficacité et la productivité.
Fenêtre d’accueil
 Classeur : Chaque fichier Excel est représenté par un classeur comportant par
défaut 3 feuilles. C’est ce classeur qui sera sauvegardé. Le nom et le nombre de
feuilles qui le composent sont variables.

 AJOUTER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR : En bas de la fenêtre, vous verrez les
onglets des feuilles existantes (ex. Feuil1, Feuil2, etc.).Cliquez sur l'icône + à côté
des onglets des feuilles existantes. Une nouvelle feuille vide sera ajoutée et
nommée automatiquement (ex. Feuil4).

 RENOMMER LES FEUILLES DU CLASSEUR : Par défaut, les feuilles du classeur portent
le nom Feuil1, Feuil2, etc. Pour leur donner un nom plus explicite, on effectue un
double clic sur l’onglet qui les désigne. Il suffit alors de saisir le nouveau nom et de
valider à l’aide de la touche « Entrée » du clavier.

 SUPPRIMER DES FEUILLES D’UN CLASSEUR : On effectue, sur le nom de l’onglet à

supprimer, un clic à l’aide du bouton droit de la souris et on choisit l’option «
Supprimer ».

 DÉPLACER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR : À l’aide de la souris, on fait glisser

l’onglet de la feuille à déplacer vers sa nouvelle position
 Saisir des données

 LES CELLULES : Une feuille de calcul Excel est composée de

colonnes (16 384) et de lignes (1 048 576). L’intersection d’une
ligne et d’une colonne est appelée « Cellule ». Pour saisir du
texte ou des nombres, il faut au préalable cliquer (sélectionner)
une cellule de la feuille de calcul. Chaque cellule porte un
nom. Ce nom est le résultat de la colonne combiné au numéro
de la ligne.
 Saisir des données
 LES PLAGES DE CELLULES : Un groupe de cellules contigües est appelé une «
plage de cellules ». Pour sélectionner une plage de cellules :

 1. Cliquez dans la première cellule de la plage avec le bouton gauche de

la souris (le curseur doit avoir la forme d’un gros plus blanc),

 2. Tout en maintenant le bouton de la souris, la faire glisser jusqu’à la

dernière cellule désirée,
 3. Relâcher le bouton de la souris. On y fait référence par les noms de la
première cellule en haut à gauche et de la dernière cellule en bas à droite
du groupe, séparés par « : ».

 Par exemple : le groupe de cellules de la photo suivante correspond à la

plage B2:D10
Saisir des données
 Saisir des données
 SÉLECTION MULTIPLE : Afin d’accélérer la mise en forme d’un document, il est
possible de sélectionner en même temps plusieurs cellules ou plage de cellules
non contigües ? Pour cela on procède de la façon suivante :
1. On sélectionne une première cellule ou plage de cellules.
2. On appuie ensuite sur la touche « Ctrl » du clavier.
3. On maintient cette touche Ctrl enfoncée et on effectue les autres
sélections désirées, et ce, impérativement à la souris, en relâchant le
bouton gauche de la souris à chaque fin de sélection.
4. Quand toutes les sélections sont terminées, on relâche la touche Ctrl.
 VALIDER : Pour valider votre saisie, vous devez appuyer sur la touche « Entrée »
de votre clavier. L’appui sur la touche « Entrée » aura également pour effet de
sélectionner la cellule immédiatement en-dessous. La saisie se fait « au kilomètre
» c’est-à-dire sans mise en forme de texte (gras, italique, souligné…) ou de
nombre (séparateur des milliers, symbole €…). La mise en forme se fait
ultérieurement grâce aux outils disponibles dans les onglets du ruban.
 La recopie de cellules
 Pour accélérer votre saisie, vous pouvez recopier le contenu et le format d’une
cellule vers une ou plusieurs cellules situées vers le bas, la droite, le haut ou la
gauche de celle-ci. Exemple pour recopier une cellule vers les cellules se
trouvant sur les lignes suivantes :
 Cliquez sur la cellule à recopier,
 Cliquez sur la poignée de recopie située dans l’angle inférieur droit de la
cellule,
 3. Sans relâcher le bouton gauche de la souris, descendez pour recopier la
cellule sur la plage désirée.
Astuces
Astuces
 METTRE EN FORME LES DONNEES

 la majorité des outils de mise en forme des données sont regroupés

dans l’onglet « Accueil » du ruban :
 UTILISATION DU PRESSE-PAPIER
 Le presse-papier est une zone mémoire que l’on
utilise pour effectuer des copier/coller d’une partie
de document d’un endroit à l’autre de la feuille de
calcul.
 Pour copier ou couper une partie du document, il
faut commencer par sélectionner la cellule (ou
plage de cellules) que vous désirez copier (ou
couper) puis de cliquer sur l’outil correspondant du
menu Presse-papier.
 Ensuite, vous sélectionnerez la cellule dans laquelle
vous souhaitez effectuer un collage et vous cliquerez
sur l’outil « coller ».
 Si vous ne souhaitez récupérer que la mise en forme
d’une cellule (sans son contenu texte ou formule),
utilisez l’outil de copie de la mise en forme.
 POLICE
 e groupe « Police » vous permet de
gérer l’aspect des textes saisis dans les
cellules, ainsi que l’aspect des cellules
elles mêmes (couleur, bordure).
 Pour modifier l’aspect d’une cellule,
cliquez sur celle-ci et utilisez les outils à
votre disposition.
 Comme dans Word toutes les options
de police sont également disponibles
dans une boite de dialogue qui
s’ouvre en cliquant sur le bouton en
bas à droite du groupe « Police »
 Couleur des cellules
Pour mettre en évidence certaines
zones de votre tableau (en-tête,
totaux…) ou en occulter d’autres
(zones grisées…), on peut colorer le
fond des cellules avec des couleurs.
1. Sélectionnez la cellule (ou la plage
de cellules) désirée,
2. Cliquez sur l’icône représentant un
pot de peinture.
En cliquant sur la flèche à droite de
l’icône, on déroule la liste des
couleurs disponibles :
 BORDURES
 Le quadrillage de la feuille de calcul
Excel est fictif et ne sera pas imprimé. Si
vous souhaitez des bordures à vos
tableaux, il est nécessaire de les ajouter
à l’aide de l’outil correspondant.
1. Sélectionnez la cellule ou la plage
désirée,
2. Cliquez sur la flèche à droite de l’outil «
Bordures » pour dérouler la liste,
3. Choisissez le type de bordure que vous
souhaitez utiliser.
 Pour aller plus loin, vous pouvez ouvrir la
boîte de dialogue « Bordures » en
cliquant sur le bouton en bas à droite du
groupe Police puis sur l’onglet Bordure :
 ALIGNER LE CONTENU DES CELLULES
Par défaut, les alignements sont les
suivants :
Pour le texte : alignement sur le
bord gauche de la cellule et sur le
bas de la cellule
Pour les nombres : alignement sur
le bord droit et sur le bas de la
cellule.
Il est possible de modifier ces
alignements à l’aide des outils
dans le groupe Alignement de
l’onglet Accueil.
 ALIGNER LE CONTENU DES CELLULES
Par défaut, les alignements sont les
suivants :
Pour le texte : alignement sur le
bord gauche de la cellule et sur le
bas de la cellule
Pour les nombres : alignement sur
le bord droit et sur le bas de la
cellule.
Il est possible de modifier ces
alignements à l’aide des outils
dans le groupe Alignement de
l’onglet Accueil.
 FUSIONNER DES CELLULES
Il est possible de fusionner des
cellules horizontalement ou
verticalement. Cette option
permet notamment d’aligner
les titres d’un tableau :
1. Sélectionner les cellules à
fusionner,
2. Cliquer sur l’outil « Fusionner »
 Mise en forme particulière sur les cellules

Les nombres : Par défaut, les nombres sont en

format standard. Le groupe « Nombre » de l’onglet
Accueil permet de leur donner la présentation
voulue. Vous pouvez accéder à d’autres formats en
cliquant sur la ligne « Autres formats numériques »
Les dates : Les dates dans Excel se saisissent de la
façon suivante : JJ/MM/AA. On peut néanmoins les
présenter de différentes manières. Pour modifier le
format de la date, choisir un format dans le groupe
Nombre de l’onglet Accueil
Gestion des cellules,
lignes et colonnes

Insertion, suppression,…
Insertion de cellules
Suppression des cellules
Format de lignes et colonnes
Format de lignes et colonnes
 Opérations de base

 Formuler une expression automatique

 Addition
 Soustraction
 Multiplication
 Division
 Les règles de priorités
 Faires des expressions mathématiques complexes
 Utilisation des cellules variables
 Validation des données

 Validation des données dans Excel

1. Fonctionnalité : Permet de contrôler les types de données entrées dans une cellule.
2. Utilisations courantes :
1. Listes déroulantes : Créer des menus déroulants pour limiter les choix.
2. Valeurs numériques : Restreindre les valeurs à une plage spécifique (par exemple, entre 1
et 100).
3. Dates : Limiter les entrées de dates à un intervalle spécifique.
4. Texte : Imposer une longueur maximale de texte.
3. Étapes pour appliquer :
1. Sélectionner les cellules.
2. Onglet Données → Validation des données.
3. Définir les critères de validation.
4. Appliquer le format souhaité.
 Validation des données

Date
Employé Âge Département
d'embauche
Alice 29 Marketing 01/01/2021

Bob 34 Ventes 15/03/2020

Charlie 28 RH 10/11/2019

David 40 IT 22/07/2018

Eve 32 Finance 05/09/2020

 Validation des données

 Exemples de validation des données :

1. Liste déroulante pour le département : Sélectionnez la colonne
"Département" et créez une liste déroulante avec les choix :
Marketing, Ventes, RH, IT, Finance.
2. Plage de valeurs pour l'âge : Limitez les valeurs de la colonne
"Âge" à une plage spécifique, par exemple, entre 18 et 65 ans.
3. Intervalle de dates pour la date d'embauche : Limitez les dates
d'embauche à une plage spécifique, par exemple, entre le
01/01/2015 et le 31/12/2021.
 Introduction aux mises en forme
conditionnelles
 Mise en forme conditionnelle dans Excel
1. Fonctionnalité : Permet de modifier automatiquement l'apparence des cellules en
fonction de conditions.
2. Utilisations courantes :
1. Surbrillance : Mettre en évidence des valeurs supérieures/inférieures à une certaine
valeur.
2. Tendances : Utiliser des barres de données, des échelles de couleurs, ou des jeux
d'icônes.
3. Doublons : Identifier les doublons dans une plage de cellules.
3. Étapes pour appliquer :
1. Sélectionner les cellules.
2. Onglet Accueil → Mise en forme conditionnelle.
3. Choisir le type de règle et définir les critères.
4. Appliquer le format souhaité.
Introduction aux mises en forme
conditionnelles
Mois Ventes (€)
Janvier 800
Février 950
Mars 1200
Avril 1100
Mai 700
Juin 1300
Juillet 900
Août 1250
Septembre 1050
Octobre 1150
Novembre 950
Décembre 1400
 Introduction aux mises en forme
conditionnelles
 Exemples de mise en forme conditionnelle :
1. Surbrillance des valeurs supérieures à 1000 € : Sélectionnez la
colonne "Ventes (€)" et appliquez une règle de mise en forme
conditionnelle pour mettre en surbrillance les cellules supérieures à
1000 €.
2. Échelles de couleurs : Appliquez une échelle de couleurs pour
visualiser les tendances.
3. Barres de données : Ajoutez des barres de données pour montrer
visuellement la magnitude des ventes.
4. Détection des doublons : Si vous avez des valeurs en double dans
le tableau, utilisez la mise en forme conditionnelle pour les identifier
facilement.
 Fonctions Statistiques

1. Qu'est-ce qu'une fonction mathématique dans Excel ?

• Les fonctions statistiques dans Excel permettent
d'analyser des données quantitatives et d'extraire
des informations significatives..
2. Exemples de fonctions courantes :
• MAX : Renvoie le maximum d’une plage de cellules.
• MIN : Renvoie le minimum d’une plage de cellules.
• MOYENNE : Renvoie la moyenne d’une plage de cellules.
• ECARTYPE : Calcule l'écart type d'une série de nombres.
• MEDIANE : Calcule la médiane d'une série de nombres.
 Fonctions Mathématiques

1. Qu'est-ce qu'une fonction mathématique dans Excel ?

• Une fonction mathématique dans Excel permet d'automatiser des calculs
mathématiques en manipulant des données numériques.
• Ces fonctions sont intégrées dans Excel et facilitent la gestion des calculs
complexes ou répétitifs.
2. Exemples de fonctions courantes :
• SOMME : Additionne une plage de cellules.
• PRODUIT : Multiplie les valeurs d’une plage de cellules.
• PUISSANCE : Élève un nombre à une puissance donnée.
• RACINE : Renvoie la racine carrée d’un nombre.
• ABS : Calcule la valeur absolue d’un nombre.
3. Application : Utilisées dans des domaines comme la comptabilité, l’analyse
de données et les calculs financiers.
 Quelques Fonctions utiles

Opération Formule Excel Résultat

Décimal à Binaire =DEC2BIN(10) 1010
Binaire à Décimal =BIN2DEC(1010) 10
Binaire à Hexadécimal =BIN2HEX(1010) A
Binaire à Octal =BIN2OCT(1010) 12
Concat =CONCAT(‘’bon’’;’’jour ’’) bonjour
Pour transposer =TRANSPOSE(A1:A10) Transpose la plage A1:A10
=[Link](A1, B1)
=INDEX(A1:C10, 2, 3)
NB
 Fonctions Logiques

1. Fonctionnalité : Permet d'effectuer des tests logiques et de renvoyer des

valeurs en fonction des résultats des tests.
2. Fonctions courantes :
1. SI : Teste une condition et renvoie une valeur si la condition est vraie et une autre
valeur si elle est fausse.
2. ET : Teste si toutes les conditions sont vraies.
3. OU : Teste si au moins une des conditions est vraie.
4. NON : Inverse la valeur logique.
3. Exemples d'utilisation :
1. Test de conditions simples : Utiliser la fonction « SI » pour évaluer une condition
spécifique.
2. Combinaison de conditions : Utiliser les fonctions « ET » et « OU » pour combiner
plusieurs conditions dans une seule formule.
3. Inversion de conditions : Utiliser la fonction « NON » pour inverser une condition.
 Fonctions Logiques

Stock Stock Besoin de

Produits Ventes
initial final réapprovisionnement

Ananas 100 80 20
Bananes 150 90 60
Cacao 200 200 0
Dattes 120 50 70
Papayes 180 160 20
 Fonctions Logiques

 Exemples d'utilisation des fonctions logiques :

1. Fonction SI pour réapprovisionnement : Ajoutez une colonne "Besoin de

réapprovisionnement" avec la formule =SI(D2<=20, "Oui", "Non") pour vérifier si le
stock final est inférieur ou égal à 20 et indiquer si un réapprovisionnement est
nécessaire.

2. Combinaison de conditions avec ET : Par exemple, pour vérifier si le stock final

est entre 10 et 50, utilisez =SI(ET(D2>=10, D2<=50), "Stock intermédiaire", "Autre").

3. Inversion de condition avec NON : Pour vérifier si un produit n'a pas besoin de
réapprovisionnement, utilisez =SI(NON(D2<=20), "Non", "Oui").
 Les fonctions RECHERCHEV et RECHERCHEH

 RECHERCHEV : Recherche une valeur dans la première colonne

d'un tableau et renvoie une valeur dans la même ligne à partir
d'une colonne spécifiée.
=RECHERCHEV(valeur_cherchée, table_array,
index_col, [valeur_proche])
 RECHERCHEH : Recherche une valeur dans la première ligne
d'un tableau et renvoie une valeur dans la même colonne à
partir d'une ligne spécifiée.
=RECHERCHEH(valeur_cherchée, table_array,
index_ligne, [valeur_proche])
 Fonctions RANG

 La fonction RANG dans Excel est utilisée pour déterminer le rang d'une
valeur par rapport à une liste de valeurs. Voici comment vous pouvez
l'utiliser :

=RANG(valeur, ensemble_de_valeurs, [ordre])

 Les graphiques

 Fonctionnalité : Les graphiques dans Excel permettent de visualiser des données

sous forme graphique pour mieux comprendre les tendances, les relations et les
comparaisons.
 Types de graphiques courants :
• Graphique en colonnes : Affiche des données sous forme de colonnes verticales.
Utilisé pour comparer des valeurs entre différentes catégories.
• Graphique en lignes : Montre les données sous forme de lignes continues. Idéal
pour afficher les tendances sur une période de temps.
• Graphique à secteurs (camembert) : Représente les proportions de différentes
catégories sous forme de parts d'un cercle.
• Graphique en aires : Similaire au graphique en lignes, mais les zones sous les lignes
sont remplies de couleurs.
• Graphique en barres : Affiche des données sous forme de barres horizontales. Utile
pour comparer des valeurs entre différentes catégories.
 Les graphiques

 Exemples d'utilisation :
• Comparaison des ventes : Utiliser un graphique en colonnes
pour comparer les ventes de différents produits.
• Suivi des performances : Utiliser un graphique en lignes pour
suivre les performances mensuelles.
• Analyse des parts de marché : Utiliser un graphique à
secteurs pour montrer les parts de marché des différentes
entreprises.
 Les graphiques

Mois Voitures Motos Bicyclettes

Janvier 200 150 100

Février 220 160 120

Mars 250 170 130

Avril 240 180 140

Mai 260 190 150

 Les graphiques

 Instructions pour créer des graphiques :

1. Sélectionner les données : Mettez en surbrillance le
tableau de données.
2. Insérer un graphique : Allez dans l'onglet "Insertion" et
choisissez le type de graphique souhaité (colonnes,
lignes, secteurs, etc.).
3. Personnaliser le graphique : Ajoutez des titres, des
étiquettes de données, et ajustez les couleurs pour
améliorer la lisibilité.
 Les Macros

 Fonctionnalité : Les macros dans Excel permettent d'automatiser des tâches

répétitives en enregistrant une série de commandes et d'actions. Elles sont écrites
en Visual Basic for Applications (VBA), un langage de programmation intégré à
Excel.
 Pourquoi utiliser des macros ?
• Gagner du temps : Automatisez des tâches récurrentes pour augmenter
l'efficacité.
• Réduire les erreurs : Éliminez les erreurs manuelles en automatisant des processus.
• Augmenter la productivité : Libérez du temps pour des tâches plus importantes.
 Comment créer une macro ?
1. Enregistrer une macro : Utilisez l'outil d'enregistrement de macro pour capturer
une série d'actions.
2. Écrire une macro : Créez des macros personnalisées en écrivant du code VBA
 Les Macros

 Diapositive 3 : Consignes à suivre

1. Ouvrir Excel : Lancez l'application Excel sur votre ordinateur.
2. Activer l'onglet Développeur : Allez dans "Fichier" > "Options" >
"Personnaliser le ruban" et cochez la case "Développeur".
3. Créer une macro : Utilisez l'outil "Enregistrer une macro" pour
capturer vos actions répétitives.
4. Modifier et exécuter la macro : Accédez au code VBA pour
modifier et exécuter votre macro personnalisée.
5. Sauvegarder le fichier en format macro : Enregistrez votre fichier
Excel en tant que classeur Excel avec macro activée (*.xlsm).
Fin de la partie
Merci de votre attention