ÉTUDE DE CAS : PLAN DE CLASSEMENT D'ARCHIVES
Contexte
Une entreprise, Yétidaine SA, spécialisée dans la vente au détail, a accumulé des
archives sur plusieurs années. Ces documents comprennent des contrats, des
factures, des rapports financiers, des documents RH, et des correspondances. Avec
l'augmentation constante du volume de documents, la direction a décidé de mettre
en place un plan de classement d'archives pour améliorer l'efficacité de la gestion
documentaire, réduire les coûts de stockage et faciliter l'accès à l'information.
Etant spécialiste des Sciences de l’Information, l’entreprise Yétidaine SA vous fait
appels. A l’aide de vos connaissances faites au cours d’OGA, réalisez le plan de
classement pour des différents documents de l’entreprise accumulée.
Objectifs du Plan de Classement
[Link] : Structurer les archives de manière logique et accessible.
[Link]é : Réduire le temps de recherche et d'accès aux documents.
[Link]é : Assurer la conformité avec les réglementations en matière de
conservation des documents.
4.Sécurité : Protéger les informations sensibles et confidentielles.
[Link]é : Prévoir des solutions pour la gestion des archives à long terme, y
compris la numérisation.
Étapes de Mise en Œuvre
[Link] de l'existant :
-Évaluation des types de documents existants.
-Identification des systèmes de classement déjà en place (s'il y en a).
2.Définition des catégories :
-Classer les documents par type :
-Financiers : Factures, rapports financiers, bilans.
-Ressources Humaines : Dossiers des employés, contrats de travail.
-Juridiques : Contrats, documents légaux.
-Correspondance : Emails, lettres, notes internes.
-Subdiviser chaque catégorie par année, mois, ou projet selon la pertinence.
3.Élaboration du Plan de Classement :
-Développer un schéma de classement (ex. : arborescence de dossiers numériques
ou physiques).
-Déterminer les règles de nommage des fichiers et des dossiers.
[Link] en œuvre :
-Former le personnel à l'utilisation du nouveau système de classement.
-Effectuer une première phase de classement des archives existantes.
[Link]érisation :
-Identifier les documents à numériser.
-Mettre en place un processus de numérisation et de stockage numérique.
[Link] continue :
-Établir un calendrier de révision et de mise à jour du plan de classement.
-Mettre en place des procédures pour l'ajout de nouveaux documents.
Outils et Ressources
-Logiciels de gestion documentaire : Choisir un logiciel adapté pour le classement
numérique et la gestion des archives.
-Formation : Prévoir des sessions de formation pour le personnel sur la gestion des
documents.
-Normes et Réglementations : Se référer aux normes ISO relatives à la gestion des
documents, ainsi qu'aux règlements en vigueur sur la conservation des archives.
Conclusion
La mise en place d'un plan de classement d'archives au sein de XYZ SA permettra
non seulement d'améliorer l'efficacité de la gestion des documents, mais également
de garantir la sécurité et la conformité des informations. Ce projet nécessite
l'implication de tous les niveaux de l'entreprise pour être couronné de succès. Une
gestion proactive des archives contribuera à la pérennité de l'organisation et à
l'optimisation de ses opérations.
