Modèle type de code de déontologie dans les Epl
Sommaire
I. Principes généraux
1. Confiance et intégrité morale
2. Confidentialité
3. Respect d'autrui dans les relations de travail
4. Prévention des conflits d'intérêts - Respect des intérêts de la société
5. Activités rémunérées externes à la société
6. Utilisation des ressources de la société
II. Les règles spécifiques
1. Prévention de la corruption et trafic d’influence
2. Liens personnels avec le fournisseur ou les candidats à un marché
3. Les relations avec les clients de la société (locataires, usagers, etc.)
4. Les relations avec les élus et les collectivités actionnaires
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Avertissement
Ce code adopté par le Conseil d’administration de la FedEpl le 8 septembre 2020, est un
modèle type qu’il conviendra d’adapter en fonction de la situation de l’Epl, en particulier au
regard de sa taille et des clauses à caractère également déontologiques susceptibles de déjà
figurer dans son règlement intérieur
Préambule
La société …. est une entreprise au service de l’intérêt général. Elle garantit la création
d’activités et d’emplois durables. Ses missions et ses opérations s’inscrivent sur le long terme et
tentent de répondre le plus justement possible aux enjeux des collectivités locales et aux besoins
des habitants.
Elle doit en conséquence exercer ses missions de manière rigoureuse, efficace et dynamique,
son image et son développement en dépendent.
Préciser les valeurs de la société et ses objectifs :
………………….
Les principes qui figurent dans ce code constituent donc, au-delà des obligations légales et
règlementaires, le socle commun des règles de comportements et pratiques qui doivent guider
la société en toutes circonstances. Ils s’inscrivent en parfaite adéquation et complémentarité
avec la charte des valeurs des entreprises publiques locales adoptée par la FedEpl en juillet
2020 .
Ce code de déontologie exprime le sens général et les principes que chacun, personnellement,
s’engage à respecter dans le cadre des missions qui lui incombent.
Il s’inscrit dans une démarche continue d’amélioration des pratiques professionnelles. Il est porté
par la société et s’adresse à chaque collaborateur et dirigeant qui y travaillent, y compris à titre
temporaire, l’Epl s’assurant que tous en ont pris connaissance.
Par dirigeants, il est entendu : le président, les administrateurs, le directeur général, le directeur
général délégué, les membres du conseil de surveillance et les membres du directoire
Par collaborateurs, il est entendu : les salariés à temps complet et partiel, les consultants qui
pourraient être amenés à travailler en interne au sein de l’entreprise,.. (à compléter le cas
échéant).
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I. Principes généraux
1. Confiance et intégrité morale
Chacun, par son comportement, doit s'attacher en toutes circonstances à donner la
meilleure image de l'entreprise, à proscrire toute pratique susceptible de porter préjudice
à la société.
Les dirigeants / collaborateurs ne doivent jamais chercher à tirer profit à titre personnel des
relations professionnelles entretenues avec les fournisseurs, les sous-traitants en relation
avec la société.
Tout dirigeant / collaborateur doit refuser tout type d'offre qui serait de nature à
compromettre son indépendance de jugement ou qui pourrait mettre en doute son
intégrité morale.
2. Confidentialité
Chaque dirigeant / collaborateur s'engage à respecter la confidentialité des informations
dont il a connaissance dans le cadre de son activité professionnelle.
Le respect de ce devoir constitue vis-à-vis de tout l’environnement professionnel, un gage
de crédibilité et de confiance.
Cette obligation de confidentialité s'impose aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur des
locaux du lieu de travail et continue à s'imposer après la cessation des fonctions.
3. Respect d'autrui dans les relations de travail
Tous les dirigeants / collaborateurs s'engagent à s'abstenir scrupuleusement de pratiquer
toute discrimination ou de tenir des propos inconvenants en considération notamment de
la religion, du sexe ou de l'aspect physique de leur interlocuteur.
Chaque dirigeant / collaborateur doit être traité au sein de la société dans le strict respect
de sa vie personnelle, et avec courtoisie.
Tout dirigeant / collaborateur doit veiller à ce que ses actes et paroles ne soient pas de
nature à porter atteinte aux droits et à la dignité de ses collègues et collaborateurs, à
altérer leur santé physique ou mentale ou à compromettre leur avenir professionnel.
4. Prévention des conflits d'intérêts - Respect des intérêts de la société
Un conflit d'intérêt désigne toute situation dans laquelle un professionnel possède un intérêt
direct ou indirect pouvant influencer la manière et la motivation dont lui-même ou un de
ses collaborateurs accomplit ses fonctions ou ses responsabilités dans une entreprise.
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Chaque dirigeant / collaborateur :
- agit dans l’intérêt social de la société ;
- agit dans l'intérêt légitime et exclusif de la société avec le souci constant de la
préserver, y compris dans son image et sa réputation ;
- veille à ne pas susciter et à écarter toute situation pouvant le placer en conflit d'intérêt ;
- s'engage à signaler à sa hiérarchie ou au conseil d’administration ou de surveillance,
toute situation comportant un risque de conflit d'intérêt le concernant afin de
déterminer la façon la plus appropriée d'agir.
Le président, le directeur général, le directeur général délégué et les membres du
directoire veilleront à déposer leurs déclarations de patrimoine et d’intérêts à la HATVP
dans les conditions prévues par la loi.
5. Activités rémunérées externes à la société
Tout collaborateur, engagé à temps plein, qui exercerait une activité professionnelle
(salariée ou issue d'un mandat social) pour un autre employeur est tenu, afin d'assurer le
respect de l'ensemble des réglementations sociales, d'en informer préalablement la ou le
DRH, et de fournir les éléments d'information qui lui seront demandés (relatifs au temps de
travail notamment).
Le ou la DRH vérifiera également que l'activité en question est compatible avec
l'obligation de loyauté du collaborateur à l'égard de la société, et avec les valeurs de
celle-ci.
Nb : cette clause ne s’applique dans le cas des contrats de travail pour les
collaborateurs à temps plein où figurent une clause d’exclusivité.
Pendant son temps de travail, tout collaborateur, s'engage à consacrer toute son activité
professionnelle au service de la société. Toute autre activité professionnelle ne peut en
aucun cas avoir lieu dans le cadre du temps de travail du collaborateur.
Toutefois, toutes activités faites à la demande de l’employeur comme des activités
d'enseignement, de formation professionnelle, un mandat social d’administrateur, … (à
compléter) pourront être exercées après accord préalable de la direction pendant les
horaires de travail et seront sans impact sur la rémunération sous réserve que le temps total
de travail soit respecté, ou pour les collaborateurs au forfait jour, qu'elles ne nuisent pas à
l'exercice de leurs responsabilités. La rémunération perçue par le collaborateur dans le
cadre d’activités faites à la demande de l’employeur devra être reversée à la société.
6. Utilisation des ressources de la société
Les données réunies dans le cadre de la société demeurent sa propriété et ne peuvent
être diffusées ou utilisées en dehors du cadre professionnel.
L'utilisation des données doit respecter les règles définies par la CNIL, les pratiques de
chacun peuvent donner lieu à des vérifications ou contrôles par le Délégué à la protection
des données (DPO) ou toute autre personne habilitée.
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Le nom et le logo de la société font partie des ressources ; à ce titre, toute utilisation non
directement liée à l'activité régulière doit être autorisée par le responsable hiérarchique.
Les matériels, installations et équipements de la société sont à utiliser à des fins
professionnelles.
Chacun doit être en mesure d'apprécier la pertinence ou non d'utilisations exceptionnelles
et limitées en dehors des besoins de la société, mais celles-ci sont strictement interdites
lorsqu'elles peuvent s'apparenter à des actes illégaux ou immoraux.
II. Les règles spécifiques
1. Prévention de la corruption et trafic d’influence
- Les cadeaux
Il est formellement interdit, à tout dirigeant ou collaborateur, de chercher à obtenir un
présent ou un loisir offerts par une personne physique avec laquelle l’entreprise
entretient des relations commerciales, ou d’accepter un tel bien, dès lors qu’il est
susceptible d’influencer le collaborateur ou le dirigeant ou de donner l’impression
d’influencer sur les décisions de la société. L’acceptation de libéralités comme la
réception de sommes d’argent est également prohibée.
Cela inclut les actes de courtoisie notamment les cadeaux existant au regard des
usages, dont le montant ne devra pas excéder 150 euros. Si le cadeau est d'une valeur
supérieure à ce montant le collaborateur saisira sa hiérarchie pour que celle-ci décide
en dernier ressort s’il convient de l’accepter ou non.
Le présent code de déontologie invite les dirigeants et les collaborateurs qui en
bénéficieront à mettre ces cadeaux à disposition de leurs collègues ou à les partager
dans la mesure du possible.
- Les invitations
Toute invitation d’un dirigeant ou d’un collaborateur, de type évènement festif ou repas,
pendant un appel d’offre, par un candidat, est interdite.
De manière plus générale, il est préférable que ce soit les dirigeants et collaborateurs
de la société qui invitent lors des repas avec des prestataires et fournisseurs.
Il est demandé aux collaborateurs de porter au préalable à la connaissance de leur
supérieur hiérarchique les invitations qui leur sont adressées pour qu’il décide en dernier
ressort.
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2. Liens personnels avec le fournisseur ou les candidats à un marché
Les dirigeants et les collaborateurs sont garants :
- des obligations d'indépendance, d'objectivité, d'impartialité, d'efficacité et de bonne
utilisation des moyens financiers de la société, dans la pratique quotidienne de leur
métier et de leur mandat social ;
- du choix des candidats en fonction de la qualité de leurs produits ou services et des prix
pratiqués à travers des mises en concurrence selon les règlementations, normes et
procédures internes en vigueur ;
- du contrôle impartial de la bonne exécution des contrats ;
- ils ne peuvent pas avoir recours aux services de fournisseurs et candidats de la société à
titre personnel.
Les dirigeants et les collaborateurs s'obligent à informer par mail leur responsable
hiérarchique ou le conseil d’administration ou de surveillance :
- de tout lien familial ou privé avec un fournisseur ou un candidat ;
- de tout intérêt financier direct (exemples : participation du collaborateur au capital
d'une société) ou indirect (par exemple : famille ou ami proche ayant, à la connaissance
du collaborateur, un intérêt financier chez le fournisseur, etc.).
3. Les relations avec les clients de la société (locataires, usagers, etc.)
Les principes applicables aux relations entre les dirigeants / collaborateurs et les clients en
matière de cadeaux, d'invitation et de restauration s'appliquent également dans les
rapports entre les dirigeants / collaborateurs et les clients.
4. Les relations avec les élus et les collectivités actionnaires
Tout en coopérant avec les élus ou collectivités actionnaires dans le cadre de leurs
compétences, les collaborateurs observent dans le cadre de leur activité professionnelle
une rigoureuse neutralité politique à leur égard ainsi qu'à l'égard des partis ou associations
politiques.
Dans ce cadre, les collaborateurs, le directeur général, le directeur général délégué et les
membres du directoire veilleront à ne pas être candidats aux élections de collectivités ou
de groupements de collectivités territoriales actionnaires de la société ou donneuses
d’ordre de la société.
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Il est rappelé :
que les élus peuvent exercer en tant que mandataires des collectivités territoriales, au
sein de la gouvernance d’une Epl, les fonctions de membre ou de président du conseil
d'administration, de président-directeur général ou de membre ou de président du
conseil de surveillance. Ces élus, mandataires sociaux, ne peuvent pas cumuler un
mandat social et un contrat de travail au sein d’une même Epl.
qu’un directeur général, un directeur général délégué ou le directoire doit démissionner
6 mois avant la date des élections s’il souhaite se présenter sur le territoire des collectivités
actionnaires ou donneuses d’ordre.
Enfin, il est rappelé qu’un élu titulaire d'une fonction exécutive locale (ou un fonctionnaire)
qui, dans le cadre de ces fonctions qu'il a effectivement exercées (à savoir soit d'assurer la
surveillance ou le contrôle d'une Epl , soit de conclure des contrats de toute nature avec
une Epl ou de formuler un avis sur de tels contrats, soit de proposer directement à l'autorité
compétente des décisions relatives à des opérations réalisées par une Epl ou de formuler
un avis sur de telles décisions, de prendre ou de recevoir une participation par travail,
conseil ou capitaux dans une Epl) ne peut pas devenir salarié ou mandataire social
rémunéré avant l'expiration d'un délai de trois ans suivant la cessation de ces fonctions.
