Comprendre la GED pour mieux cerner ses besoins

1/ Introduction à la GED

La mise en œuvre d’une GED demande

une méthodologie différente pour chaque entreprise et pour chacune de ses entités
organisationnelles. Il convient donc de cerner précisément les besoins et les
fonctions afin d’offrir aux utilisateurs un outil adapté. De fait, il n’y a pas une seule
GED, mais bien plusieurs, qui traitent les besoins spécifiques de toutes les entités.
La GED engendre une transformation naturelle des méthodes de travail. Les
habitudes des utilisateurs doivent être aménagées avec le plus grand soin. Pour
cette raison, la mise en place d’un tel processus demande une attention toute
particulière afin de garantir l’adhésion.

Le concept initial de la GED est le "zéro papier". Cette transformation des documents
papier en images numériques informatiques est appelée la dématérialisation. Elle
peut se faire de deux manières distinctes :

 par une fonction de numérisation qui consiste à obtenir une image numérique
à partir d’un support papier
 par une fonction d’acquisition qui capture les images numériques depuis des
appareils ou systèmes émettant les données sous forme informatique.

Ce processus est applicable aussi bien pour les documents bureautiques, les fax, les
files d’attente d’impression, les courriers électroniques, les appareils d’imagerie, etc.

Les documents sont traités classiquement comme tout fichier informatique. La

disparition du support physique doit être acceptée comme une évidence.

1
2/ Les objectifs de la GED
Les objectifs de la GED sont triples :
 la réduction des volumes d’archives.
 l’accès immédiat à l’information.
 la réduction des coûts.

3/ La réduction des volumes d’archives

Un des soucis de l’entreprise est l’obligation de conserver certains documents sur de
longues durées. Une multitude de documents s’accumulent dans des locaux mal
adaptés et difficiles d’accès. La gestion de ce volume d’archives devient rapidement
problématique. La mise en place d’une GED permet de supprimer la quasi totalité
des supports papiers. La réduction de ce volume est directement liée à la possibilité
légale de ne pas conserver le document original sur support papier. Les différentes
législations définissent clairement les notions d’original, les possibilités et les modes
de conservation des documents.

La loi sur l’écrit électronique et sur la signature électronique a été adoptée par le
Parlement le 29/02/2000 (parution au Journal Officiel du 13/03/2000). Les divers
décrets d’application ont été promulgués le 31/03/2001.

4/ L’accès immédiat à l’information

La GED propose de puissants outils de recherche.

L’indexation des archives numériques sur différents critères permet en quelques clics
de trouver et d’afficher un document directement à l’écran.

LE DOCUMENT PAPIER N’A PLUS D’INTERET EN TANT QUE SUPPORT

D’ARCHIVES.

Une grande partie de l’utilisation des dossiers se résume souvent en une lecture de
quelques pages. Le document étant visible immédiatement sur écran, le besoin de
disposer de l’original papier disparaît.

2
5/ La réduction des coûts

L’archivage et la recherche des documents papiers génèrent des coûts importants.

Les critères d’organisation actuels ne peuvent répondre, de manière simple et
rapide, aux nombreuses demandes. A chaque classement correspond une copie
supplémentaire ou un double : autant de risques de mauvais rangement et de perte
d’information. La collecte d’information sur des critères non prévus devient
systématiquement longue et fastidieuse, voire impossible.

Voici quelques gains fonctionnels majeurs d’un système GED :

 Il n’existe plus qu’un seul document de référence : les copies " au cas où "
sont obsolètes
 Les liasses d’impression disparaissent, au profit d’un seul exemplaire
 Le partage des documents avec d’autres collaborateurs se fait par
l’application GED
 Les recherches et les consultations sont faites directement par l’utilisateur à
partir de son poste de travail
 La mise en GED des fichiers d’impression effectue automatiquement le
découpage de nombreux documents.

6/ Les domaines d’application

L’introduction de la GED dans le fonctionnement de l’entreprise n’est jamais neutre.

Sa mise en place doit être étroitement liée aux besoins particuliers de chaque groupe
d’utilisateurs. La distinction de différentes utilisations de la GED permet de mieux
catégoriser les demandes des utilisateurs. Un groupe d’utilisateur n’a besoin que
d’une partie de la GED.

L’organisation d’une GED doit :

 prendre en compte les besoins des utilisateurs ;

 amener une amélioration des méthodes de travail ;
 assurer la fiabilité des archives et la sécurité des données.

Les grands domaines d’applications sont :

 l’organisation.
 le partage de l’information.
 la traçabilité des opérations.

7/ L’organisation

C’est la première fonction à étudier. Elle consiste à gérer :

 la collecte des documents.

 la méthodologie de classement.
 la définition des sécurités d’accès.

8/ Le partage de l’information

3
 La GED ne se limite pas à la seule fonction de
stockage d’un document. Si les archives elles-mêmes ne sont jamais modifiables, la
GED doit permettre à l’utilisateur de les enrichir et de les diffuser vers d’autres
collaborateurs.

Une archive peut être enrichie par différentes annexes telles que des notes, des
marque pages, des signatures ou des tampons. Ces informations sont
automatiquement affichées avec l’archive et donc visibles par tous.

Chaque utilisateur peut diffuser des documents archivés aux utilisateurs disposant
d’une GED et, par l’intermédiaire d’une connexion à une messagerie, à tout
collaborateur externe.
L’archive devient donc un puissant vecteur d’information et participe ainsi à la
gestion du système d’information de l’entreprise.

9/ La traçabilité des opérations

Toutes les actions effectuées sur une archive peuvent être historisées et tracées.
Certaines opérations le sont systématiquement, alors que d’autres sont au choix de
l’administrateur GED en fonction des besoins de l’entreprise ou service.

Toutes ces informations sont stockées dans le système de GED et consultables par
des outils d’administration spécialisés : analyses, statistiques, etc.

La traçabilité des opérations garantit le contrôle permanent de l’archivage et de

l’accès aux données.

Bibliographie

OUVRAGES DE REFERENCE
• La gestion électronique documentaire
Auteurs : PRAX Jean-Yves, LARCHER Simon 01-2004340p. 17.5x25 Broché
• La gestion électronique de documents
Auteur Jacques Chaumier , Editeur Puf, Date de parution janvier 0001
Collection , ISBN 2130477666, EAN 978-2130477662

4
Qu’est-ce que la GED ?

Selon le Larousse®, un document est une « Pièce écrite ou objet servant

d’information, de témoignage ou de preuve. »

La GED – ou Gestion Electronique des Documents – s’intéresse donc aux

documents et aux données associées, et permet d’optimiser leur gestion et leur
exploitation par des moyens électroniques spécialisés et performants.

La GED est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques – typiquement

des logiciels et/ou des matériels – pour prendre en charge la gestion des documents,
à savoir les opérations et actions destinées à traiter et à exploiter les documents, par
exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le
classement, l’indexation, l’archivage, Etc.

Les automatismes rendent plus fiables les documents, leur gestion, leur accès, leur
exploitation, et permettent aux utilisateurs de se consacrer davantage à leurs tâches
à valeur ajoutée tout en réduisant considérablement les risques d’oubli et d’erreur.

Qu’est-ce que la GED ?

Selon le Larousse®, un document est une « Pièce écrite ou objet servant

d’information, de témoignage ou de preuve. »

La GED – ou Gestion Electronique des Documents – s’intéresse donc aux

documents et aux données associées, et permet d’optimiser leur gestion et leur
exploitation par des moyens électroniques spécialisés et performants.

La GED est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques – typiquement

des logiciels et/ou des matériels – pour prendre en charge la gestion des documents,
à savoir les opérations et actions destinées à traiter et à exploiter les documents, par
exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le
classement, l’indexation, l’archivage, Etc.

Les automatismes rendent plus fiables les documents, leur gestion, leur accès, leur
exploitation, et permettent aux utilisateurs de se consacrer davantage à leurs tâches
à valeur ajoutée tout en réduisant considérablement les risques d’oubli et d’erreur.

Qu’est-ce que la GED ?

Selon le Larousse®, un document est une « Pièce écrite ou objet servant

d’information, de témoignage ou de preuve. »

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La GED – ou Gestion Electronique des Documents – s’intéresse donc aux
documents et aux données associées, et permet d’optimiser leur gestion et leur
exploitation par des moyens électroniques spécialisés et performants.

La GED est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques – typiquement

des logiciels et/ou des matériels – pour prendre en charge la gestion des documents,
à savoir les opérations et actions destinées à traiter et à exploiter les documents, par
exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le
classement, l’indexation, l’archivage, Etc.

Les automatismes rendent plus fiables les documents, leur gestion, leur accès, leur
exploitation, et permettent aux utilisateurs de se consacrer davantage à leurs tâches
à valeur ajoutée tout en réduisant considérablement les risques d’oubli et d’erreur.

GESTION DOCUMENTAIRE

La gestion documentaire est la fonction principale d’une GED. Sa maîtrise apporte

des gains considérables aux organisations en leur permettant d’adopter un système
de classement commun, en rationalisant la recherche de document, et en optimisant
les processus d’entreprise. Elle permet de réduire le temps des employés à
rechercher leurs documents et ainsi améliore très rapidement la productivité de
toute l’entreprise.

Une solution simple et efficace de gestion documentaire doit être flexible pour
s’adapter à votre organisation. Elle doit aussi être facile à mettre en place et à utiliser
pour l’ensemble de vos collaborateurs. Enfin il est essentiel qu’elle soit transversale
pour être adoptée par tous les différents départements de l’organisation. Cette
solution peut vous permettre de centraliser tous les documents (même les emails)
dans un même système d’information, d’exploiter toutes les données en temps réel,
de collaborer efficacement sans pertes d’informations et de rationaliser les
processus.

Voici une déclinaison de fonctions de GED permettant de répondre aux

problématiques de gestion documentaire. Les captures d’écran ont été prises à partir
du logiciel DMS M-Files.

Traçabilité

Parce que les informations gérées sont nombreuses et subissent de nombreux

traitements, il est important de pouvoir suivre la trace des modifications et des
événements impactant l’information. Cette exigence est d’ailleurs obligatoire pour
certaines industries soumises à des réglementations strictes, telles que l’industrie
pharmaceutique, médicale, agro-alimentaire, bancaire, etc… L’enregistrement
automatique des actions effectuées permet, d’une part de pouvoir passer les audits
avec succès et dans des conditions économiques sans commune mesure avec les
procédures papier et manuelles, et d’autre part de pouvoir à tout moment consulter
et interpréter un événement antérieur dans le but d’effectuer une action corrective.

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Partage

Il est crucial, pour l’efficacité de l’organisation, que le partage des informations soit
simple et immédiat. Il est également crucial que ce partage soit contrôlé, autant que
possible de manière automatique afin d’éliminer les erreurs, de gagner en
productivité et en confort de travail. Dans notre environnement économique de plus
en plus globalisé et avec des ressources de plus en plus réparties, l’information doit
être facilement et immédiatement disponible sur différents medias : poste de travail
classique, Web, Intranet et Extranet, tablette, smartphone… L’information doit être
tout à la fois : fiable, simple d’accès, à jour, protégée, disponible à tout moment et en
tout lieu, maitrisée et contrôlée.

Classement Automatique et Dynamique

Chaque logiciel a son système de classement. Dans cet exemple, M-Files classe et
protège les documents en fonction de QUOI il s’agit – client, produit, bien, service,
auteur, type de document, étape de traitement – et non pas en fonction de OÙ
ils sont rangés, ce qui permet aux utilisateurs de se focaliser sur leur métier et leurs
tâches, et de ne pas se préoccuper de questions secondaires et sans valeur ajoutée
comme « où dois-je classer mon document, et sera-t-il bien protégé ? ». Les
fonctions de Reconnaissance Automatique de Document (RAD) de M-Files
permettent de reconnaître, distinguer et classer les documents selon leur type –
facture, formulaire, bon de livraison, RIB, etc… de les indexer – émetteur, date,
numéro, … – automatiquement. La fonction de Reconnaissance Optique de
Caractères (OCR) permet d’indexer le contenu des documents afin de permettre
ensuite la recherche plein texte, même parmi des millions de documents.

Archivage

La GED peut permettre l’archivage probant des documents (également appelé

« archivage légal« ). Les fonctions de conversion automatique en format PDF/A-
1b, normalisé par l’ISO 19005, garantissent la standardisation et la
pérennité de l’archivage des documents. Certains logiciels gèrent le cycle de vie et
d’obsolescence des documents, et répondent à la norme ISO 14641-1
en proposant la signature numérique aux documents nécessitant un archivage à
valeur probatoire.
Il est possible de retrouver dans une solution de GED de puissantes fonctions
d’archivage automatique permettant d’extraire automatiquement de
l’environnement opérationnel les documents vers un systèmes tiers et selon des
règles paramétrables.

Travail Collaboratif – Workflow

Un logiciel de GED efficace doit être en mesure de proposer de riches fonctions de

workflow, permettant de traiter facilement et rapidement les documents, quel que soit
l’endroit où se trouvent les collaborateurs, y compris sur d’autres sites ou à
l’étranger, et même en mode nomade, offshore, ou sur appareil mobile. Les
utilisateurs sont notifiés d’une tâche à accomplir, ou bien qu’une tâche a
été accomplie : diffusion, refus, approbation, etc… Une interface Explorateur est à
privilégier car elle apporte une grande facilité d’usage aux utilisateurs qui doivent
7
manipuler des centaines de documents, et permet ainsi à l’organisation de réaliser
des gains de productivité significatifs. Les fonctions de workflow doivent s’adaptent
facilement à vos processus, et ne pas nécessiter de compétences spécifiques pour
être configurées.

Portail Documentaire Multi-site et Multi-lingue

Cette fonctionnalité est propre à M-Files. M-Files numérise et enregistre les pièces
dans un référentiel documentaire unique, centralisé, protégé et accessible aux
personnes habilitées. Les administrateurs disposent d’une interface à haute
productivité – l’explorateur de fichiers – tandis que les collaborateurs ayant besoin
d’un accès plus occasionnel, par exemple pour la validation ou la lecture, disposent
d’une interface Web, via un portail Intranet propre à M-Files, ou bien intégré à un
portail collaboratif comme Microsoft SharePoint, ou encore via leur appareil
mobile.
Disponible en version Sur Site, Cloud et Cloud Hybride, M-Files s’appuie sur une
plateforme permettant de répondre aussi bien aux besoins de petites structures
que d’environnements internationaux : architecture multi-site, multi-lingue, accès
en mode nomade, interface Explorateur et interface WebAccess, réplication de
bases de documents, tolérance de panne de connexion inter-sites, etc… M-Files est
disponible en 25 langues.

Mobilité

Idéalement, et dans le cadre d’un usage en environnement opérationnel dans une

entreprise, le portail documentaire doit permettre d’accéder à l’information y compris
dans des conditions d’accès difficiles ou particulières, par exemple depuis un site

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offshore ou ayant une bande passante restreinte, depuis une tablette, un mobile, un
ordinateur portable, y compris si ce dernier est déconnecté de tout réseau (poste
nomade).

gestion électronique des documents

Définitions Web

1. La gestion électronique des documents désigne un procédé informatisé visant

à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein
d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant
la gestion de ces contenus documentaires. ...

http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_electronique_des_documents

La Gestion Electronique des Documents (ou Gestion Electronique de l’Information

ou de Documents Existants – GEIDE) regroupe toutes les techniques permettant de
gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise.
Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et
d’échanges d’informations.

Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire.

Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version
numérique semble donc être une alternative pertinente. Cela permet de faciliter
la recherche et garantit à l’entreprise un système d’information plus efficace et
performant.

La gestion électronique des documents (GED) est

un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des
documents :

 la création (selon des droits d’approbation définis),

 l’archivage et le stockage,

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  le classement (constitution de dossiers),
 l’indexation (association d’informations ou « attributs »),
 la recherche et la restitution,
 le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages).

Les avantages d’une GED

La gestion électronique des documents recèle de multiples avantages. Elle permet

de :

 rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel

que soit leur lieu de travail ;
 limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes
des données ;
 rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents
disséminés dans toute l’organisation ;
 éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour ;
 sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers ;
 favoriser la sauvegarde des documents sensibles.

La GED au service des démarches ISO (qualité, sécurité et/ou environnement)

Dans la cadre de la maîtrise documentaire attendue par la norme ISO 9001

(chapitres 4.2.3 / 4.2.4), l’entreprise doit définir et respecter les modalités
d’élaboration, de codification, de diffusion, de gestion des versions périmés des
documents ainsi que les modalités de conservation (accessibilité, durée, lieux) des
enregistrements.

Pour y répondre, les entreprises dressent de longues listes de documents, qu’il est
difficile de tenir à jour. La GED est en ce sens un outil plus intuitif pour gérer ces
aspects de manière automatique dès lors que les règles ont été définies et
paramétrées.

Dans le cadre du management environnemental, la GED est aussi un levier qui

permet de réduire les consommations papier / encre, grâce à la dématérialisation.

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