GlobalScan NX HotFolder Plug-in

Manuel administrateur
Le GlobalScan NX HotFolder Plug-in contrôle un dossier spécifié dans GlobalScan NX (GSNX) et importe tous les fichiers présents
dans ce dossier. Il importe automatiquement tous les fichiers ajoutés, en utilisant le flux de distribution prédéfini afin de distribuer le
fichier en question vers le dossier du serveur de documents ou de l'envoyer par e-mail. Pour spécifier le dossier à contrôler, utilisez
le Monitor Folder Setting Tool. Outre le dossier de contrôle, vous pouvez également spécifier un dossier de stockage dans lequel
les fichiers importés seront enregistrés, ainsi qu'un dossier de sauvegarde alternatif qui sera utilisé en cas d'erreur d'importation.

GlobalScan NX Administrateur
(Gestion via Outil de paramétrage de dossier de surveillance)

Serveur de fichiers

Dossier de surveillance

Serveur avec GlobalScan NX

application logicielle, AdminTool,
et HotFolder Plug-in installés

BWM002

Fig. 1 : Flux de travail du GlobalScan NX HotFolder Plug-in

Remarque
• Ce manuel explique comment configurer le HotFolder Plug-in. Pour plus d'informations sur les paramètres administrateur et les
paramètres de Service/Filtre, consultez le Manuel administrateur de GSNX.

Introduction
Le présent manuel contient des instructions détaillées et des remarques relatives au fonctionnement et à l'utilisation du produit. Pour
votre sécurité et votre bénéfice, veuillez lire attentivement le présent manuel avant toute utilisation. Conservez-le à portée de main
pour pouvoir le consulter rapidement.
Important
• DANS LA LIMITE MAXIMALE AUTORISÉE PAR LA LÉGISLATION EN VIGUEUR :
• LE FOURNISSEUR NE POURRA ÊTRE TENU POUR RESPONSABLE DU RÉSULTAT DE L'UTILISATION DE CE
LOGICIEL OU DE CE DOCUMENT.
• LE FOURNISSEUR NE POURRA ÊTRE TENU RESPONSABLE DES DOMMAGES OU DES PERTES DE DONNÉES
OU DE DOCUMENTS CRÉÉS À L'AIDE DE CE LOGICIEL.
• LE FOURNISSEUR NE PEUT PAS ÊTRE TENU RESPONSABLE DE TOUT DOMMAGE CONSÉCUTIF, INDIRECT OU
FORTUIT (Y COMPRIS, SANS S'Y LIMITER, LES DOMMAGES LIÉS À UNE PERTE DE PROFITS, UNE INTERRUP-
TION DE SERVICE OU UNE PERTE D'INFORMATIONS COMMERCIALES OU TOUT AUTRE DOMMAGE SIMILAIRE)
CAUSÉ PAR LE DYSFONCTIONNEMENT DU PRÉSENT LOGICIEL OU LA PERTE DE DOCUMENTS OU DONNÉES,
NI DE TOUT AUTRE DOMMAGE DÉCOULANT DE L'UTILISATION DU PRÉSENT LOGICIEL, SI LE FOURNISSEUR
A ÉTÉ INFORMÉ DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES.
• Tout ou partie des illustrations ou des explications contenues dans ce manuel peut s'avérer différent de votre produit, en raison
d'une amélioration ou d'un changement apporté au produit.
• Le contenu du présent document est susceptible d'être modifié sans notification préalable.
• Aucune partie de ce document ne peut être copiée ou reproduite sous quelque forme que ce soit, modifiée ou citée sans l'accord
préalable du fournisseur.
• Il est possible qu'un document ou des données enregistrés dans l'ordinateur soient endommagés ou perdus suite à une erreur de
l'opérateur pendant le fonctionnement ou à une erreur dûe au logiciel. Assurez-vous de sauvegarder toutes les données importantes
auparavant. Les documents importants et les données importantes doivent toujours être copiés ou sauvegardés. Des documents
et des données peuvent être perdus en raison d'un dysfonctionnement ou d'une erreur humaine. De plus, le client est responsable
des mesures de protection contre les virus informatiques, vers et autres logiciels malveillants.
• Ne retirez pas ou n'insérez pas de disque au cours du fonctionnement de ce logiciel.

1
Avant de commencer

Abréviations
Les abréviations suivantes sont utilisées dans ce guide.
Produit/Nom Abréviation
GlobalScan NX GSNX
Périphérique multifonctions MFP, périphérique
GlobalScan NX HotFolder Plug-in HotFolder Plug-in

Configuration système requise

Pour pouvoir installer le HotFolder Plug-in, l'une des versions suivantes de GlobalScan NX doit être installée au préalable :
• GlobalScan NX Business Server Edition (version 1.3 ou ultérieure)
• GlobalScan NX Enterprise Server Edition (version 1.3 ou ultérieure)

Conditions préalables à la spécification du dossier de contrôle

• Le dossier doit exister dans GSNX.
• Tout utilisateur démarrant le service « GlobalScan » doit disposer des droits nécessaires à la lecture, l'écriture et la suppression
du dossier.
• Le chemin d'accès au dossier ne doit pas dépasser 128 caractères.
Remarque
• Il est impossible de spécifier des dossiers se trouvant sur un réseau.
• Il est également impossible de spécifier des dossiers contenant déjà des fichiers.
• Les dossiers contenant d'autres dossiers peuvent en revanche être spécifiés.
• Les dossiers dont le nom se termine par « .tmp » ne peuvent pas être spécifiés.
• Les dossiers dont le nom se termine par « . » ne peuvent pas être spécifiés.
• Les dossiers dont le chemin d'accès contient des caractères invalides (~ " # % & * : < > ? { | }) ne peuvent pas être spécifiés.
• Les dossiers déjà utilisés comme dossier de contrôle dans d'autres paramètres de contrôle ne peuvent pas être spécifiés.
• Les dossiers déjà utilisés comme dossier de stockage ou de sauvegarde pour le même ou un autre paramètre de contrôle ne
peuvent pas être spécifiés.
• Les dossiers masqués peuvent être spécifiés.

Conditions préalables à la spécifications des dossiers de stockage et de sauvegarde

• Le dossier doit exister dans GSNX.
• Tout utilisateur démarrant le service « GlobalScan » doit disposer des droits nécessaires à la lecture, l'écriture et la suppression
du dossier.
• Le chemin d'accès au dossier ne doit pas dépasser 128 caractères.
Remarque
• Il est impossible de spécifier des dossiers se trouvant sur un réseau.
• Les dossiers dont le nom se termine par « .tmp » ne peuvent pas être spécifiés.
• Les dossiers dont le nom se termine par « . » ne peuvent pas être spécifiés.
• Les dossiers dont le chemin d'accès contient des caractères invalides (~ " # % & * : < > ? { | }) ne peuvent pas être spécifiés.
• Les dossiers déjà utilisés comme dossier de contrôle, pour n'importe quel paramètre de contrôle, ne peuvent pas être spécifiés.
• Les dossiers masqués peuvent être spécifiés.

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Conditions préalables à l'utilisation d'un fichier d'importation
• Le nom d'un fichier d'importation doit comporter l'une des extensions de fichier suivantes :
.bmp, .gif, .jpeg, .jpg, .pdf, .png, .tif, .tiff
Les fichiers dont l'extension diffère de celles listées ci-dessus ne seront pas importés et seront stockés dans le dossier de sauvegarde.
• Le nom d'un fichier d'importation ne doit jamais dépasser 74 octets. Les fichiers dont le nom dépasse 74 octets ne seront pas
importés et seront stockés dans le dossier de sauvegarde.
• La taille d'un fichier d'importation ne doit pas dépasser 200 Mo. Les fichiers qui dépassent 200 Mo ne seront pas importés et seront
stockés dans le dossier de sauvegarde.
• Tout utilisateur démarrant le service « GlobalScan » doit disposer des droits nécessaires à la lecture, l'écriture et la suppression
du dossier.
Remarque
• Les fichiers masqués peuvent être importés.
• Les fichiers en lecture seule ne peuvent pas être importés.
• Les fichiers contenus dans un sous-dossier du dossier de contrôle spécifié ne peuvent pas être importés.
• Selon l'état de la communication avec le serveur de destination, il est possible que les fichiers ne soient pas distribués.

Planification du contrôle
Au démarrage, GSNX vérifie chaque dossier de contrôle enregistré dans Monitor Folder Setting Tool. Si différents paramètres de
contrôle ont été spécifiés, les dossiers de contrôle sont recherchés par ordre décroissant. Si un dossier de contrôle contient plusieurs
fichiers, ces derniers seront importés l'un après l'autre, en tant que travaux distincts. Lors de la distribution des fichiers importés,
GSNX utilise les paramètres de projet spécifiés via la fonction de configuration de la distribution de Monitor Folder Setting Tool.
Remarque
• Si un dossier de contrôle contient plus d'un fichier, ces derniers sont importés par ordre croissant en fonction de la date et
l'heure de mise à jour.
• Si un nouveau fichier est ajouté à un dossier de contrôle après le lancement de l'importation d'un fichier, le plug-in ne tentera
pas d'importer le nouveau fichier pendant le traitement du processus d'importation. Le nouveau fichier sera importé lors du
processus d'importation suivant.
• Les modifications appliquées aux paramètres via Monitor Folder Setting Tool ne seront pas prises en compte tant que l'impor-
tation à partir du dossier de contrôle n'est pas terminée.

Projets pouvant être configurés

Seuls les projets de numérisation une seule touche peuvent être utilisés pour paramétrer la distribution des fichiers importés.
Remarque
• Les projets nécessitant une authentification ne peuvent pas être utilisés pour paramétrer la distribution des fichiers importés.
• GSNX AdminTool ne peut pas être utilisé pour supprimer un profil, un groupe ou un projet spécifié grâce aux paramètres de
distribution de Monitor Folder Setting Tool.
• Les projets spécifiés grâce aux paramètres de distribution de Monitor Folder Setting Tool ne peuvent pas être modifiés en
projets nécessitant une authentification.
• Le paramètre de numérisation une seule touche ne peut pas être supprimé des projets spécifiés grâce aux paramètres de dis-
tribution de Monitor Folder Setting Tool.

À prendre en compte lors de l'utilisation du HotFolder Plug-in

• Si un dossier de stockage ou de sauvegarde contient déjà un fichier portant le même nom que le fichier de transfert, un suffixe sera
alors ajouté au nom du fichier de transfert.
Exemples : xxxxx(1).tif, xxxxx(2).tif
Le numéro du suffixe ne doit pas dépasser 9999. Si le numéro du suffixe est supérieur à 9999, une erreur sera générée.
• Si le système est initialisé via GSNX, les paramètres du Monitor Folder Setting Tool sont également initialisés.
• Lors de l'importation d'un fichier, un dossier nommé « HF.tmp » est généré directement dans le dossier de contrôle. Ce dossier est
conservé une fois l'importation terminée.
• Le plug-in ne peut pas supprimer les fichiers transférés vers un dossier de stockage ou de sauvegarde. Effacez les, si nécessaire.
• Les processus de sauvegarde et de restauration de GSNX s'appliquent aux paramètres de Monitor Folder Setting Tool. Avant de
restaurer les paramètres, veillez à ce que le HotFolder Plug-in soit correctement installé.
• Étant donné que le HotFolder Plug-in ne peut pas vérifier si un fichier d'importation est un fichier système ou non, veillez à bien
spécifier un dossier ne contenant aucun fichier système.

3
Installation du HotFolder Plug-in 8. Cliquez sur [Contrôle système].

Remarque 9. Cliquez sur [Changer le statut de service de périphérique]

pour faire passer le statut du serveur GSNX de [Exécution]
• Installez le HotFolder Plug-in sur le même serveur PC que
à [Suspendu].
GSNX.
Remarque
Étape 1 : Préparation à l'installation • Pour mettre à jour le « Statut du service de distribution »,
Pour vous connecter à GSNX AdminTool, vous devez utiliser un cliquez sur [Rafraîchir], situé juste à côté de « Statut du
compte d'administrateur intégré (spécifié pendant l'installation service de distribution ».
d'AdminTool) ou un compte d'administrateur (spécifié avant 10. Cliquez sur [Oui].
d'utiliser AdminTool).
11. Cliquez sur [Déconnexion] pour quitter AdminTool.
1. Ouvrez votre navigateur Web.
2. Saisissez l'URL de GSNX AdminTool. Étape 2 : Installation
http://adresse IP du serveur sur lequel GSXN est installé:numéro
de port/nom du répertoire virtuel 1. Fermez toutes les applications en cours d'exécution sur le
(Par défaut : http://adresse IP:8080/gsnx/) serveur GSNX.

Remarque 2. Double-cliquez sur GSLaunch.exe.

• L'adresse IP, le numéro de port et le nom du répertoire L'écran « GlobalScan NX HotFolder Plug-in Setup » s'affiche.
virtuel varient en fonction des paramètres de GSNX.
3. Cliquez sur [HotFolder Plug-in].
3. Appuyez sur [ENTRÉE] ou cliquez sur [Aller à].
L'écran de bienvenue s'affiche.
La page de connexion à AdminTool s'affiche
4. Cliquez sur [Next].
5. Lisez le contrat de licence, puis sélectionnez « J'accepte… ».
6. Cliquez sur [Next].
Remarque
• Le dossier dans lequel GSNX est installé est automati-
quement sélectionné comme emplacement des fichiers
d'installation du plug-in.
7. Cliquez sur [Next].
L'installation est lancée.
8. Cliquez sur [Terminer].
Si un message vous invitant à redémarrer l'ordinateur s'affiche,
cliquez sur [OK]. L'installation est terminée.

Fig. 2 : Page de connexion à AdminTool 9. Activez le HotFolder Plug-in.

Remarque
4. Sélectionnez un profil d'authentification et saisissez le mot de
passe correspondant. • Pour plus d’informations sur la méthode d’activation de
HotFolder Plug-in, reportez-vous au Manuel d’installation
5. Sélectionnez une langue dans la liste déroulante. de GSNX.

6. Cliquez sur [Connexion].

Désinstallation du HotFolder Plug-in
La page d'accueil d'AdminTool s'affiche.
Utilisez la fonction « Ajout et suppression de programmes »
7. Cliquez sur [Paramètres de maintenance]. dans le menu Windows si vous souhaitez désinstaller le
HotFolder Plug-in.

Fig. 3 : Page d'accueil d'AdminTool

4
Étape 3 : Lancement du service

1. Connectez-vous à GSNX AdminTool.

Référence
• Pour plus d'informations sur la méthode de connexion à
AdminTool, reportez-vous à la P.4 « Étape 1 : Préparation
à l'installation ».
2. Cliquez sur [Paramètres de maintenance].
3 Cliquez sur [Contrôle système].
4. Cliquez sur [Changer le statut du service de distribution]
pour faire passer le statut du serveur GSNX de [Suspendu]
à [En cours d'exécution].
Remarque
• Pour mettre à jour le « Statut du service de distribution »,
cliquez sur [Rafraîchir], situé juste à côté de « Statut du
service de distribution ».
5. Cliquez sur [Déconnexion] pour quitter AdminTool.

5
Configuration des dossiers de surveillance

Utilisez Monitor Folder Setting Tool pour spécifier les dossiers que vous souhaitez surveiller. Dans cet outil, un ensemble de para-
mètres est enregistré pour chaque dossier de surveillance et ces ensembles de paramètres s'affichent sur l'écran principal.

Remarque
• Vous devez disposer des droits administrateur pour pouvoir utiliser Monitor Folder Setting Tool.
• Jusqu'à 50 dossiers de surveillance peuvent être enregistrés.

Procédure
1. Dans le menu [Démarrer], cliquez sur [Tous les programmes] (ou [Programmes]), puis sur [GlobalScan NX]. Cliquez ensuite sur
[Monitor Folder Setting Tool].

2. Sur l'écran principal, cliquez sur [Ajouter] ([Modifier]).

3. Dans l'écran Ajouter (Modifier) des paramètres de surveillance, définissez les paramètres de contrôle. .

Écran principal Présentation

BWM003

Fig. 4 : Écran principal

A. Ajouter/Édition/Supprimer
• Ajouter
Ajouter de nouveaux paramètres de surveillance.
• Édition
Modifier les paramètres de surveillance sélectionnés.
• Supprimer
Supprimer les paramètres de surveillance sélectionnés.

B. Tableau de gestion des paramètres de surveillance

Le tableau de gestion des paramètres de surveillance dresse la liste de tous les paramètres de contrôle enregistrés.
Pour modifier ou supprimer un ensemble de paramètres de contrôle, sélectionnez l'ensemble de ces paramètres dans la liste, puis
cliquez sur [Modifier] ou [Supprimer].
Le tableau contient les colonnes de paramètres suivantes :
• Nom d'affichage
• Dossier de surveillance (chemin d'accès)
• Nom de projet

Remarque
• Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour la trier.

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Aperçu de l'écran Ajouter/Modifier les paramètres de contrôle

CGP004

Fig. 5 : Écran Ajouter des paramètres de contrôle

Remarque
• Les paramètres marqués d'une astérisque (*) sont obligatoires.
• L'écran Modifier les paramètres de contrôle contient les mêmes éléments que l'écran Ajouter des paramètres de contrôle illustré
ci-dessus.
A. Nom d'affichage
Saisissez un nom d'affichage pour les paramètres de contrôle.
Remarque
• Le nom d'affichage peut comporter jusqu'à 128 caractères.

B. Paramètres de surveillance - Dossier de surveillance

Saisissez le chemin d'accès au dossier de surveillance. Plusieurs noms de dossier peuvent être séparés par une barre oblique (/)
ou une barre oblique inversée (\).
Référence
• Pour plus d'informations sur les dossiers pouvant être spécifiés, reportez-vous à la P.2 « Conditions préalables à la spécification
du dossier de contrôle ».

C. Paramètres de distribution
Nom de profil
Sélectionnez le profil contenant le projet utilisé pour spécifier les paramètres de distribution des fichiers importés.
Une liste des profils spécifiés via GSNX AdminTool s'affiche.
Nom de projet
Sélectionnez le projet utilisé pour spécifier les paramètres de distribution des fichiers importés.
Une liste des projets spécifiés via GSNX AdminTool s'affiche.
Type
Sélectionnez le type de travail pour le fichier que vous souhaitez importer.
Les options Scanner/Fax sont proposées.

D. Emplacement de sauvegarde de fichier en erreur - Dossier de sauvegarde

Saisissez le chemin d'accès d'un dossier de sauvegarde alternatif qui sera utilisé en cas d'erreur d'importation. Plusieurs noms
de dossier peuvent être séparés par une barre oblique (/) ou une barre oblique inversée (\).
Référence
• Pour plus d'informations sur les dossiers pouvant être spécifiés, reportez-vous à la P.2 « Conditions préalables à la spécification
des dossiers de stockage et de sauvegarde ».

E. Stocker le fichier importé - Dossier de stockage

Indiquez si vous souhaitez conserver un fichier importé après sa distribution.
Pour conserver un fichier importé, cochez la case [Stocker les fichiers déjà importés] et saisissez le chemin d'accès du dossier
dans lequel vous souhaitez le stocker. Les dossiers peuvent être délimités par une barre oblique (/) ou une barre oblique inversée (\).
Si la case [Stocker les fichiers déjà importés] n'est pas cochée, les fichiers importés ne seront alors pas conservés, mais effacés.
Référence
• Pour plus d'informations sur les dossiers pouvant être spécifiés, reportez-vous à la P.2 « Conditions préalables à la spécification
des dossiers de stockage et de sauvegarde ».

7
Métadonnées ajoutées aux fichiers distribués

Des métadonnées sont ajoutées aux fichiers distribués via le HotFolder Plug-in. Cette section détaille les métadonnées spécifiques
au HotFolder Plug-in. Pour plus d'informations sur les autres métadonnées, veuillez consulter le Manuel administrateur de GSNX.

Nom de l'élément Description

sourceTimeZone Toujours vide pour le HotFolder Plug-in.
contentType Toujours vide pour le HotFolder Plug-in.
• Type de file d'attente du travail
application • Le HotFolder Plug-in est configuré pour [Scanner] ou [Fax].
• La colonne Type du journal de travail indique le [Scanner] ou le [Fax] configuré.
userName Toujours vide pour le HotFolder Plug-in.
docType Extension du nom de fichier
• Nom d'affichage du dossier de contrôle
• Affiché sous la forme device_name [machineId] dans la colonne Périphérique du journal
device_name
de travail.
• Affiché comme nom d'appareil si un appareil est utilisé pour envoyer les fichiers.
machineId Toujours vide pour le HotFolder Plug-in.

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FR FR D523-5033B