PLAN DU COURS

CHAPITRE I
LES ACCORDS
1-1. Accords du groupe nominal
1-2. Accords particuliers
1-3. Accords du verbe
1-4. CAS PARTICULIERS

CHAPITRE II
CONCORDANCE DES TEMPS
2-1. L’indicatif dans la subordonnée
2-2. Le subjonctif dans la subordonnée

CHAPITRE III
REDACTION ADMINISTRATIVE
3-1. Lettre administrative
3-2. Curriculum Vitae et lettre de motivation
3-3. Compte rendu et Rapport
 CHAPITRE I
LES ACCORDS
Introduction
La notion d’accord est fréquemment utilisée dans la langue française. L’accord grammatical est
le phénomène syntaxique par lequel par exemple un nom ou un pronom donné exerce une
contrainte formelle sur les pronoms qui le représentent, sur les verbes dont il est sujet, sur les
adjectifs ou les participes passés qui se rapportent à lui.
Les définitions de l’accord grammatical dans les dictionnaires sont plus faciles à comprendre.
L’accord y est défini comme « concordance entre les marques de genre, de nombre et de
personne de deux ou plusieurs mots liés syntaxiquement ».
Il résulte des définitions citées plus haut qu’en grammaire, les accords servent à écrire la bonne
forme des mots en fonction d’autres dont ils dépendent. L’accord a donc, en français, une
fonction de communication. Les variations nous montrent que les mots prennent une forme
masculine ou féminine, sont au singulier ou au pluriel. La variation en personne permet aussi de
rappeler le rapport existant entre le sujet et le locuteur (par exemple dans « nous apprenons », le
locuteur est sujet, car « je » est parmi les sujets de « apprenons », ce qui n’est pas le cas dans «
vous apprenez »). Tout ceci dans le but d’une meilleure compréhension de la phrase.
1-1. Accords du groupe nominal
Le groupe nominal est habituellement composé de plus d’un mot : le déterminant, le nom et
parfois les expansions du nom, par exemple les adjectifs et les adjectifs participes. Le groupe
nominal constitue un tout. Le mot le plus important du groupe nominal (le noyau) est le nom
(nominal). Le nom est parfois le seul élément du groupe.
Le nom est le donneur d’accord. Il donne son genre et son nombre aux receveurs : le déterminant
et l’adjectif ou l’adjectif participe.
 Accord en genre → Masculin : un pharmacien compétent → Féminin : une pharmacienne
compétente.
 Accord en nombre → Singulier : un chimiste renommé → Pluriel : des chimistes
renommés

1-2. Accords particuliers

L’adjectif ou l’adjectif participe en relation avec plusieurs noms du même genre reçoit ce genre
et s’accorde au pluriel.
 Masculin seulement → un pharmacien et un chimiste expérimentés
 Féminin seulement → une pharmacienne et une chimiste expérimentées.
L’adjectif ou l’adjectif participe en relation avec plusieurs noms de genres différents reçoit le
genre masculin et s’accorde au pluriel.
  Masculin et féminin → un pharmacien et une chimiste expérimentés

1-3. Accords du verbe

1-3-1. Mode indicatif
Le verbe s'accorde en nombre et en personne avec son sujet, que le sujet soit exprimé ou sous-
entendu. Exemple : Les voitures avancent, foncent, roulent vers le front.
S'il existe plusieurs sujets, le verbe se met au pluriel. Exemple : Le cheval et la jument galopent
vers le bois.
Le verbe ne marque pas le genre du sujet (il ou elle mange) ; seul le participe passé l'indique.
1-3-2. Mode participe passé avec l’auxiliaire avoir
Le participe passé conjugué avec l'auxiliaire "avoir" s'accorde en genre et en nombre avec
le complément d'objet direct (COD), si celui-ci est placé avant :
 Ces fleurs, je les ai coupées.
 Cette lettre, il l'a écrite.
Si le complément d'objet direct est placé après ou s'il n'existe pas, le participe passé conjugué
avec "avoir" reste invariable :
 J'ai coupé ces fleurs.
 Il a écrit cette lettre.
 Nous avons été au spectacle.

1-3-3. Mode participe passé avec l’auxiliaire être

Le participe passé conjugué avec l'auxiliaire "être" s'accorde en genre et en nombre avec
le sujet du verbe :
 Mes amis sont partis.
 Mes amies sont parties.
Le participe passé sans auxiliaire (à valeur d'adjectif) s'accorde en genre et en nombre avec
le nom ou le pronom auquel il se rapporte :
 Des fleurs séchées.
 Un article vendu.
 Des maisons ouvertes.

1-3-4. Le verbe a plusieurs sujets de même personne :

 S'ils s'ajoutent les uns aux autres, le verbe se met au pluriel : c’est le cas avec les sujets
coordonnés par "et". Exemple : Pierre et sa mère sont là.
 Si les sujets sont coordonnés par "ainsi que", "comme", "de même que" et "surtout" :
L'accord ne se fait pas si le second sujet est placé entre virgules, celles-ci jouant le rôle de
parenthèses.
Exemple : Le micro ainsi que les haut-parleurs étaient en panne.
Mais par contre on écrit : Le micro, ainsi que les haut-parleurs, était en panne.
 Si les sujets ne sont coordonnés par ‘ni’ et 'ou' : c'est le sens qui indique s'il y a lieu
d'employer le singulier ou le pluriel.
 S'ils s'excluent ou se comparent l'un à l'autre, un seul est le sujet :
Exemple : C'est un fournisseur ou un employé qui est venu.
Lui, comme moi, aime voyager.
Ce n'est ni ton favori ni le mien qui a gagné la course. (Il n'y a bien sûr qu'un gagnant).
 S'ils s'ajoutent les uns aux autres, le verbe se met au pluriel :
Exemple : Ni ton favori ni le mien ne sont arrivés parmi les trois premiers.
 Si le sujet est constitué de plusieurs groupes au singulier désignant la même chose, le
verbe reste au singulier :
Exemple : Un parfum merveilleux, une odeur de vanille, une
senteur fruitée se répandait alentour.
 Après plusieurs sujets introduits chacun par 'aucun', 'chaque', 'nul' ou 'tout' répétés, le
verbe s'accorde avec le dernier sujet :
Exemple : Chaque objet, chaque détail, chaque meuble nous indiquait que l'endroit n'avait pas
reçu de visiteurs depuis très longtemps.
1-3-5. Le verbe à plusieurs sujets de personnes différentes :
Le verbe est au pluriel et c'est toujours la personne de rang inférieur qui l'emporte selon le
schéma suivant : la première personne prime sur la deuxième et la troisième ; la deuxième
personne prime sur la troisième :
Ainsi, donc :
 Moi (1re pers.) ou nous (1re pers.) + toute autre personne = nous (1re pers.)
Exemple : Toi, moi et lui (nous) avons beaucoup de points communs.
 Toi (2e pers.) ou vous (2e pers.) + 3e personne = vous (2e pers.)
Exemple : Toi et ton camarade, revenez ici !
Toi et lui (vous) avez beaucoup de points communs.

1-3-6. Le verbe a pour sujet le pronom relatif 'qui' :

Le verbe s'accorde par référence avec la personne du mot que représente qui :
 Si l'antécédent est un pronom personnel : l'accord se fait avec l'antécédent, donc avec
le pronom personnel.
Attention à cet accord ! Il est parmi ceux qui suscitent le plus de fautes.
Exemple : C'est moi qui suis François, boucher de ce village.
C'est moi qui ai pris cette décision.
C'est lui qui a pris la parole le premier.
 Si l'antécédent est un nom ou un pronom démonstratif et si l'antécédent est attribut d'un
pronom personnel de la 1re ou de la 2e personne,
l'accord se fait toujours avec l'antécédent, donc à la 3e personne.
Exemple : Vous êtes la personne qui m'est la plus chère.
Je suis celui qui vous a accueilli.
 Si l'antécédent est "le seul", "la seule" :
L'accord se fait avec le pronom qui est sujet de la proposition principale.
Exemple : Vous êtes le seul qui m'avez compris.
1-4. CAS PARTICULIERS
Après les seuls, les seules, l'accord est libre.
Exemple : Vous êtes les seuls qui comprenez la situation.
Ou Parmi les personnes présentes, vous êtes les seules qui comprennent la situation (sous-
entendu personnes).
Pour éviter toute erreur, il est plus simple de toujours accorder avec le pronom sujet.
1-4-1. Le verbe a pour sujet un mot de sens collectif :
 Lorsque le mot sujet n'est pas déterminé par un complément ou lorsque le sujet est
précédé de l’article défini, le verbe se met au singulier :
Exemple : La foule, vers six heures, se mit à grossir.
 Lorsque le mot sujet est déterminé par un complément, l'accord dépend de l'interprétation
du texte
ou encore du sens que l'on veut donner à la phrase et de ce sur quoi on veut insister. Si
l'accent, le poids
du sens portent sur le complément, le verbe se met au pluriel lorsque ce complément est
au pluriel,
c'est-à-dire que l'accord se fait au pluriel avec le nom complément du collectif.
Exemple : Une multitude d'automobilistes ont été tués. (Les automobilistes sont les principaux
concernés)
MAIS : Une foule de curieux attendait. (Ici, c'est l'idée de foule que l'on veut faire dominer)
 Le verbe s'accorde toujours avec le complément lorsque le sujet est :
 Beaucoup (de), combien (de), la plupart (de), trop (de), tant (de), un grand nombre (de),
bien des, une infinité (de), peu (de), assez (de), quantité (de),
Ex. : Beaucoup de monde est venu nous voir.
Beaucoup de spectateurs ont applaudi.
Tant de questions sont restées sans réponse.
 CHAPITRE II
CONCORDANCE DES TEMPS
Introduction
La concordance des temps, aussi appelée « correspondance des temps », consiste à faire
concorder le temps de l’action au temps de la narration. Ça veut dire d’utiliser les bons temps de
verbes dans une même phrase, un même paragraphe ou un même texte.
2-1. Méthode pratique :
1. Décomposer la phrase en partie principale et partie subordonnée ;
2. Identifier le temps du verbe de la principale ;
3. Identifier (ou positionner) l’action de la subordonnée par rapport à la principale :
antérieure, postérieure, simultanée ;
4. Appliquer les règles de concordance.
2-2. Règles de concordance
- Lorsque la principale est au présent de l’indicatif

Antériorité Postérité Simultané

Imparfait
Conditionnel présent
Passé simple Présent
Futur simple
Passé composé
Je pense qu’il dormait mieux. Je pense qu'il dormirait mieux.
Je pense qu’il dormit mieux. Je pense qu’il dormira mieux. Je pense qu’il dort mieux.
Je pense qu’il a dormi mieux

- Lorsque la principale est à l’imparfait de l’indicatif

Antériorité Postérité Simultané
Passé antérieur Présent Imparfait
Plus-que-parfait Conditionnel passé
Je te disais ce que j’eus pensé. Je te disais ce que j’aurais Je te disais ce que je pensais.
Je te disais ce que j'avais pensé. pensé.

- Lorsque la principale est au passé simple

Antériorité Postérité Simultané
Passé antérieur Présent Passé simple
Plus-que-parfait Conditionnel passé
Je te dis ce que je pense.
Je te dis ce que j’eus pensai.
Je te dis ce que j’eusse Je te dis ce que je pensai.
Je te dis ce que j'avais pensé.
pensé.
 - Lorsque la principale est au passé composé

Antériorité Postérité Simultané

Passé antérieur Présent Passé composé
Plus-que-parfait Conditionnel passé
Je t’ai dit ce que je pense.
Je t’ai dit ce que j’eus pensai.
Je t’ai dit ce que j’eusse Je t’ai dit ce que je pensai.
Je t’ai dit ce que j'avais pensé.
pensé.

- Lorsque la principale est au futur simple

Antériorité Postérité Simultané
Futur simple
Présent Futur antérieur
Je te dirai ce que j'aurai
Je te dirai ce que je pense. Je te dirai ce que je penserai.
pensé.
 Chapitre III
La lettre administrative
Introduction
La lettre est un document écrit qui obéit à des codes précis qu'il faut respecter :
- Dans sa forme : la présentation et la mise en page sont codifiées ;
- Dans son contenu : il faut observer les étapes et les formules obligatoires qui structurent
la lettre.
La lettre est adaptée à son destinataire, et on ne la présente pas de la même manière selon la
personne à qui l'on écrit. Il faut différencier deux grands types de lettres : le courrier personnel
adressé à la famille ou aux amis, et le courrier administratif ou professionnel.

3-1. Définition

La lettre administrative est un écrit adressé par l'administration à un destinataire pour l’informer
ou pour lui faire part d'une décision. Cet écrit peut être une réponse à une demande d’un
administré ou bien l'administration peut être elle-même à l'origine de l'écrit. Ce moyen d'échange
entre une administration et son destinataire fait partie d’un ensemble d'écrits émanant de
l'administration qui permet à celle-ci de fonctionner.

3-2. La forme de la lettre administrative

3-2-1. L’organisation la lettre administrative
On n’écrit pas une lettre à un ami comme on l’écrit à un directeur de société pour demander du
travail par exemple.
L’organisation de la lettre dans l’espace de la page et les différences typographiques contribuent
plus qu'on ne le croit à la compréhension du message.
La présentation de la lettre a donc une grande importance puisqu’elle doit faire ressortir des
indices visuels qui guideront et faciliteront la lecture de l’usager.
3-2-2. La gestion d’espace
Veillez à limiter de préférence l’ensemble de la lettre à une seule page de format A4.
Dans la mesure du possible, essayez d'organiser la page de format A4 de la manière suivante :
 L’en-tête occupe le 1/4 supérieur de la page.
 Le corps de la lettre occupe la moitié centrale de la page.
 La signature occupe le 1/4 inférieur de la page.

 L’en-tête de la lettre
L’en-tête occupe de préférence le 1/4 supérieur de la page de format A4.
 Le nom et l’adresse de l’administration ou du service public en haut à gauche de la lettre.
 Le lieu et la date en haut à droite de la lettre.
 Le nom de l’interlocuteur au-dessous de l’adresse de l’administration.
 L’objet de la lettre en gras, à mi-distance entre la mention du nom de l’interlocuteur et le bas
de l’espace réservé à l’en-tête.
 Le corps de la lettre
Le corps de la lettre occupe, dans la mesure du possible, la moitié centrale de la page de format
A4.
Séparez nettement la qualité du destinataire (“Madame”, “Monsieur”, “Madame, Monsieur”) de
l’en-tête et de la suite du texte.
N’abusez pas de la segmentation en paragraphes. Réservez-la à des changements importants dans
votre texte : changements de phases, de thèmes, d’idées, etc.
Utilisez des alinéas et des tirets pour introduire les différents éléments d’une liste. Chaque
élément doit être énoncé brièvement.
 La signature
La signature est apposée dans le quart inferieur de la lettre légèrement en dessous de son nom en
faisant apparaître la qualité du signataire et la justification de ses pouvoirs (délégation,
autorisation…)
Pour le Recteur et par délégation
Le Chef de la division du personnel
Prénom et NOM du signataire
3-3. Le fond de la lettre administrative
3-3-1. La rédaction de la lettre
Pour bien l'écrire, il faut connaître les cinq règles d'or d'une lettre administrative : la clarté, la
concision, l'exactitude, la prudence et la courtoisie.
 La clarté
Comme une lettre engage la personne qui l'écrit, elle doit être formulée clairement. On ne
raconte pas sa vie dans une lettre mais on apporte des précisions pouvant aider le destinataire à
vous comprendre. Toute lettre doit être écrite en bon français. L'emploi de mots étrangers, même
s'ils sont d'usage très courant, est à bannir.
 La concision
Souvent lue par une personne pressée de prendre une décision, une lettre administrative doit
traiter un seul thème. Il sied de donner des indications complètes sur les fonctions et
coordonnées du destinataire pour que la lettre arrive à la bonne personne sans détour.

 L'exactitude
La vérité est de rigueur dans une lettre administrative. L'oubli, l'inexactitude, le mensonge, etc.
ne sont pas tolérés dans une lettre.
 La prudence
Une lettre tient compte d’engagement, il faut donc rester prudent et réservé dans les
propositions. Il faut toujours garder un double ou une copie de la lettre expédiée.
Lors de l'envoi des pièces jointes justificatives, il faut annexer des copies et non les originaux.
 La courtoisie
Il faut rester courtois dans toutes les situations, n'écris pas une lettre sous l'effet de la colère ou
de la contrariété. N'accuse pas ton correspondant de mauvaise foi s'il tarde à te répondre. En cas
de réclamation, n'emploie pas un ton menaçant ; car tu ne feras qu'envenimer les choses.
3-3-2. La rédaction de l’en-tête
Dans l’en-tête, il est inutile de mentionner tous les services concernés par voie hiérarchique.
Mieux vaut citer uniquement l’administration centrale et/ou l’administration locale.
Lorsque vous vous adressez à une seule personne, veillez à personnaliser la qualité de l’usager en
écrivant “Madame” ou “Monsieur” et non pas indistinctement “Monsieur, Madame”.
Dans le corps de la lettre, veillez, si c’est le cas, à faire savoir à l’usager que vous avez bien reçu
son courrier et à en rappeler le motif.
3-3-3. La rédaction de l'introduction
Présente l'affaire, la question ou le problème que l'on va traiter, de façon rapide et complète.
Résume les idées essentielles de la demande.
Doit toujours reprendre l'ensemble des éléments nécessaires à la parfaite compréhension du
problème posé, mais aussi brièvement que possible.
3-3-3. La rédaction du développement
Examine sur le fond, l'affaire, la question ou le problème traité. C'est dire l'importance de
l'argumentation qui s'appuiera sur les textes réglementaires et législatifs mais aussi sur les faits
réels.
Expose les faits et les arguments de manière progressive (c'est-à-dire des moins importants à
ceux qui justifient la décision).
Est équilibré entre ses différentes parties, séparées par des transitions qui permettent de respecter
l'unité et la progression.
Respecte la lettre des cinq "C" : clair, complet, concis, convaincant (objectifs), correct (poli,
d'une bonne tenue).

La conclusion
Est l'aboutissement logique de l'introduction et du développement, fait connaître, d'une manière
précise et sans ambiguïté possible, la décision de l'administration (que la réponse soit
affirmative, négative ou d'attente).
Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employées dans les formules de
Conclusion.
Il est bon de préciser que :
L’expression bien vouloir donne une idée de déférence, de courtoisie. Elle est utilisée par le
subordonné s'adressant à son supérieur, vouloir bien est un commandement caché. Celui qui
l'utilise veut obtenir gain de cause. Ainsi, c'est le supérieur qui l'emploie en s'adressant à un
subordonné.
En effet, l'adverbe "bien" suivant le verbe accentue la signification de celui-ci.
 Quelques conseils pour une bonne rédaction
 Ne pas multiplier les objets
 Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du
particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au
détail :
 L’introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée),
 Le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation,
 La conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée
clairement.
 Tenir compte du destinataire : Il n'a pas forcément connaissance de l'affaire.
 Reformuler la demande, dans le cas d'une réponse. Replacer les informations dans leur
contexte.
 Choisir ses mots: En fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori
partie de son langage. Vous éviterez en général les termes trop techniques.
 Respecter les règles de lisibilité:
 bannir le jargon de spécialiste et les mots savants,
 donner la signification d'un sigle dès la première utilisation,
 faire des phrases courtes et développer une idée par phrase,
 alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées,
 veiller à l'équilibre des paragraphes,
 si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le faire apparaître clairement
(pagination).
 Aller à l'essentiel:
Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité qui exige que l'on aille rapidement à
l'essentiel.
 Limiter la redondance:
La répétition des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est
involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les
redondances.
 Être clair:
L'administration ayant pour rôle de préparer ou de prendre des décisions, il faut que l'action soit
exprimée avec clarté pour être comprise de son destinataire. Recherchez l'emploi de mots
simples. Chaque phrase doit être utile, donc apporter une information nouvelle.
 Employer le vocabulaire administratif:
Il existe un vocabulaire administratif original qui exprime la plupart du temps le respect
fondamental de la hiérarchie.
Les formules et les expressions à employer
Formules introductives
Faisant référence à un élément précédent :
-J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du...
-Comme suite à votre lettre du..., à votre demande du...
-En réponse à votre lettre du..., à votre demande du...
-Par lettre du...
-Par lettre rappelée en référence...
-Par votre communication téléphonique du...
-Conformément au circulaire n°... du...
-Vous avez attiré mon attention sur...
-Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler...
-J'ai été saisi de...
-J'ai été tenu informé de...
-Vous m'avez signalé que...
Ne faisant pas référence à un élément précédent :
 La lettre peut être introduite par "J'ai l'honneur..." suivie selon le destinataire par :
 d'appeler votre attention sur...
 de vous informer de...
 de vous faire connaître que...
 La question m'a été posée de savoir dans quelle mesure...
 Il a été porté à ma connaissance que...
 Il m'a été signalé que...
Pour une correspondance adressée à un supérieur :
 de vous rendre compte...
 de vous faire parvenir...
 de vous exposer...
 de vous demander de bien vouloir...

Pour une correspondance adressée à un égal ou un subordonné :

 de vous adresser...
 de vous rappeler...
 de vous demander de vouloir bien...
 de vous faire connaître que...
Formules de demandes
On retrouve les distinctions hiérarchiques dans l'emploi des verbes :
Le supérieur:
 informe
 fait savoir à
 fait connaître à
 fait observer à
 demande à
 prie de vouloir bien
 engage...
Le subordonné:
 rend compte de
 expose à
 sollicite de
 propose de
 prie de bien vouloir…
Formules d'exposition (termes précis)
J’ajoute /je confirme/je considère
Je constate /j'estime/ je note
J’observe/je précise/ je rappelle
Je signale /je souligne
Ces verbes à l'infinitif sont souvent précédés de : je me permets de, je crois devoir, je ne peux
que...
D'une manière plus autoritaire :
 je prends acte...
 je crois devoir attirer votre attention...
 je ne sous-estime pas... mais...
Formules d'exposition (termes plus souples)
prendre note... / se trouver appelé à… / il est entendu que...
Il n'échappe pas que.../ ne pas douter que…
Ne pas ignorer que.../ Ne pas manquer de...
Il n'est pas exclu que... / je ne perds pas de vue...
L'utilisation du verbe «savoir» sert à souligner l'impossibilité théorique d'une éventualité
envisagée.
Il ne saurait être question de...
Il ne saurait vous échapper...
Vous ne sauriez ignorer que...
Mots de liaison pour introduire des paragraphes successifs
Ils prennent une part capitale dans la perception du contenu de votre message :
 d'une part..., d'autre part...
 en premier lieu..., en second lieu...
 non seulement..., mais...
 tout d'abord..., ensuite..., enfin...
 par ailleurs..., en outre...
Expressions qui permettent la transition d'une idée à l'autre, d'un paragraphe à l'autre
 À mon avis...
 À mon sens...
 Pour ma part...
 En ce qui me concerne...
 En outre...
 Par ailleurs...
Expressions permettant de caractériser l'importance d'un argument ou d'une prescription
 À titre principal...
 À titre secondaire, accessoire...
 À titre exceptionnel...
 À titre d'information...
 Ex : Je vous signale, à titre accessoire, que...
Mot-outils qui expriment restrictions et réserves:
 Cependant...
 Mais...
 Toutefois...
Expressions apportant une précision d'ordre temporel:
 Dès maintenant...
 D'ores et déjà...
 Sans délai...
 Sans tarder...
La conclusion est en général amenée par des expressions du type : aussi,... dans ces
Conditions,... en conséquence,... suivies de formules différentes selon les cas.
Il faut noter que l’emploi des différentes formules est directement lié à la position hiérarchique
du rédacteur :
- ainsi d’une manière générale dans une correspondance fonctionnelle on privilégiera l’emploi du
conditionnel :
Ex : « je souhaiterais vivement que …» (lettre à un élu) car la position statutaire ne permet pas
d’exiger,
- le subordonné s’adressera à un supérieur de la même manière.
- en revanche le supérieur pourra (et souhaitera souvent) utiliser le présent de l’indicatif :
« Je vous demande de vouloir bien veiller à la bonne exécution de cette directive …»
Formules de conclusion (locutions impersonnelles)
Il convient de... il vous appartient de...
Il y a lieu de... il est nécessaire, souhaitable, opportun de...
Il importe de... il y a lieu de...
Il paraît souhaitable, indispensable, préférable de...
Ex : Il y a donc lieu de faire exécuter immédiatement la disposition prévue,
Il est indispensable que vous interveniez efficacement,
Il serait opportun que vous sollicitiez...
Formules de conclusion atténuées par l'emploi du futur ou du conditionnel
Je vous serai(s) obligé...
Je vous serai(s) reconnaissant...
Formules de conclusion insistantes
Attacher du prix à…
Prier de veiller à l'application...
Je vous serais obligé de...
Formules de conclusion (locutions impératives)
Décider que... demander que... convier à... je me réserve de...
Engager à... inviter à... prier de... je vous prie de...
Ex : J'ai décidé que cette affaire n'aurait pas de suite...
Je demande (ou je désire) que ces prescriptions soient strictement observées...
Je vous prie de me saisir des difficultés éventuelles...
Je vous invite à apporter la plus grande diligence...
Formules de conclusion (autres locutions)
Autres locutions
Je vous enjoins... Je vous invite... J'attacherai de l'intérêt à...
Je vous convie... Je vous engage… Je vous saurai(s) gré...
 Je vous prie... Je veillerai à… Je vous serai(s) reconnaissant de...
Ex : Je vous prie de bien vouloir me rendre compte, pour le..., des dispositions que vous
aurez prises.
Quelques fautes à ne pas commettre

Expressions incorrectes Expressions correctes

De par Par

Par lettre susvisée Par lettre visée, rappelée en référence

Je vous annonce J'ai l'honneur de vous rendre compte

Nous avons convenu de nous revoir Nous sommes convenus de nous revoir

Par contre En revanche

Dans le but de Afin de

Rapport à à propos de

Baser sur Fonder sur

Contacter quelqu'un Prendre contact avec quelqu'un

Solutionner un problème Résoudre un problème

Demander à ce que Demander que

Informer de ce que Informer que

La phrase
Un impératif : que tous les textes fassent clairement apparaître des phrases bien construites allant
d'une majuscule à un point.
Les qualités principales du style sont la simplicité et la clarté. Il vaut mieux, en général, faire
deux phrases d'une proposition qu'une phrase de deux propositions.
Attention au participe (passé ou présent) en début de phrase !
Le participe en début de phrase impose le respect du sujet de la proposition.
Exemple fautif : Restant à votre entière disposition, veuillez agréer, Madame, mes
sincères salutations. ("Restant" n'a pas le même sujet que "veuillez").
Phrase correcte : Restant à votre entière disposition, je vous prie d'agréer...
Attention à l'expression «ci-joint» !
Notez la règle particulière d'accord : l'expression «ci-joint» s'accorde avec le nom auquel elle se
rapporte quand elle est placée après ce nom.
Ex : dont vous trouverez la copie ci-jointe (adjectif, donc accord).
Elle est invariable lorsqu'elle est placée avant ce nom.
Ex : Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre (adverbe, donc invariable).
Les règles de la ponctuation
Les règles de la ponctuation doivent être scrupuleusement respectées comme celles de
l'orthographe.
Le point (.)
Il marque la fin d'une phrase, c'est-à-dire l'achèvement du développement d'une idée.
Le point-virgule (;)
Il sépare et relie les parties d'une "phrase composée", à la suite d'une proposition ayant un sens
complet, mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau).
La virgule (,)
Elle sépare des éléments semblables (énumérations) ou dissemblables (termes en apposition,
propositions incises).
Elle s'utilise également devant les conjonctions de coordination : car, mais, donc, or... mais ne
figure pas, en général, devant «et» et «ou».

Les deux points (:)

Ils annoncent une explication, une énumération et soulignent un rapport souvent de cause ou de
conséquence. Ils s'emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation. Ils sont alors
suivis de guillemets.
Le point d'interrogation (?)
Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation.
L'administration ignore dans la correspondance les points d'interrogation (principe de la
neutralité).
Elle est, en effet, censée répondre aux questions et n'avoir pas à les poser.
Lorsqu'ils interrogent, les documents administratifs le font indirectement en utilisant des
périphrases telles que :
« La question se pose de savoir si... ».
N.B. Le point d'interrogation n'est pas nécessaire après une interrogation indirecte.
Ex : Je me demande s'il ne vaut mieux pas trouver une autre solution.
Le point d'exclamation (!)
Il termine les phrases exclamatives et les interjections.
Les points de suspension (...)
Par trois, ils marquent que le message est inachevé ou interrompu, que la phrase pourrait se
poursuivre.
On ne peut employer « etc.+ trois points de suspension ». Il faut choisir : soit « etc. », soit «...».
Les parenthèses ()
Elles isolent une explication ou une réflexion, une référence, une digression du texte principal.
Les tirets
Ils sont utilisés de préférence aux parenthèses -en marquant une séparation moins tranchante-
dans une phrase administrative où ils jouent le même rôle.
Les guillemets (« »)
Ils encadrent une citation, isolent un terme pour le mettre en valeur, marquent l'usage insolite
d'un mot. Ils sont employés également pour citer des titres d'ouvrages ou de journaux.
Les blancs
Ils servent à séparer les mots. On les trouve aussi après la virgule, le point et les points de
suspension ainsi qu'avant et après pour tous les autres signes de ponctuation.
L'emplacement des signes de ponctuation
Aucun signe de ponctuation ne se place en début de ligne.
Les parenthèses, les guillemets : ouverts : jamais en fin de ligne ; fermés : jamais en début de
ligne.
L'alinéa
C'est la séparation que l'on établit en allant à la ligne, c'est-à-dire en laissant incomplète la ligne
en cours et en commençant la nouvelle par un retrait.
L'alinéa correspond à une pause très marquée et s'emploie surtout quand on passe d'un groupe
d'idées à un autre.