Les 10 règles d’or du risk management dans la gestion de projet
Dans le domaine de la gestion de projet, le risk management doit être
un élément clé, car gérer les risques de manière proactive permet de
tenir les délais et les budgets imposés par le projet, et de maximiser son
efficacité. Le risk management au stade de la gestion de projet permet
d’anticiper l’impact des menaces qui pèsent potentiellement sur le projet
et de saisir toutes les opportunités qui se présenteront au cours de son
déroulement. Voici les 10 règles d’or pour inclure efficacement le risk
management dans la gestion de projet:
Risk management : définition
La gestion des risques ou le risk management est l’activité qui veille à
mesurer et évaluer les risques qui pèsent sur l’entreprise puis à
développer diverses stratégies afin de les garder sous contrôle. Ces
stratégies visent à éviter le risque, réduire ses effets néfastes ou à
accepter certaines conséquences.
Les 10 règles d’or
Ces 10 règles d’or sont une base de travail indispensable à tout
gestionnaire de projet qui souhaite appliquer les principes du risk
management.
1 - Le risk management doit faire partie intégrante du projet
Le risk management doit en effet être une préoccupation à part entière
de la gestion de projet, afin d’en tirer tous les bénéfices. Il doit être abordé
durant toutes les phases du projet, et doit être à l’ordre du jour de toutes
les réunions d’avancement.
2 – Le risk management doit intervenir dès le départ
Les risques ainsi que les opportunités doivent être bien identifiés et
évalués dès le départ, et mis à jour au cours des réunions des différents
acteurs du projet. Il se peut en effet que de nouveaux risques surviennent
en fonction des changements environnants.
Il existe deux sources pour identifier les risques : les personnes et les
documents. Les membres de l’équipe seront bien sur les premiers à
identifier les risques grâce à leur expérience et à leur expertise. Des
intervenants extérieurs peuvent également être sollicités et apporter un
éclairage pertinent grâce à leur ouverture et objectivité. Les risques (et
opportunités) pourront être listés grâce à un brainstorming et à des
entretiens réguliers avec les membres de l’équipe et les intervenants
extérieurs. Certains risques peuvent être identifiés dans les documents
relatifs au projet tels que le plan du projet actuel, mais aussi les projets
similaires antérieurs qui regorgent souvent d’informations intéressantes. Il
est très difficile d’envisager tous les risques au départ du projet, il faut
donc rester en veille, enfin d’appréhender tous les risques éventuels.
3 – Communiquer à propos des risques
Chaque membre de l’équipe doit communiquer sur les risques qu’il
constate ou qu’il identifie comme menace potentielle. La meilleure
approche est d’inclure la communication sur les risques dans toutes les
actions de communication entre les membres de l’équipe. Au début de
chaque réunion par exemple ou sous forme de questionnaire
d’avancement envoyé par mail de manière régulière.
4 – Considérer les risques, mais aussi les opportunités
Certaines opportunités peuvent permettre de finaliser le projet dans de
meilleurs délais, mais surtout d’en améliorer la qualité et le rendre plus
profitable. Parfois, une opportunité peut aussi réduire la probabilité de
réalisation d’un risque ou d’en atténuer les effets néfastes.
5 – Désigner un responsable pour chaque risque
Le responsable de chaque risque a la responsabilité d’optimiser le
risque qui lui a été attribué. Cette responsabilisation permet une meilleur
prise en compte de chaque risque, et surtout en améliore l’optimisation.
En effet, la personne désignée se sentira personnellement responsable de
l’évolution de « son » risque et fera tout pour que ce dernier ne vienne pas
entacher le projet global.
6 – Donner une priorité aux risques
Lorsque certains risques ont un impact plus important que les autres ou
pourraient stopper net le projet, il vaut mieux les traiter en priorité. Pour
prioriser les risques, une méthode simple consiste à donner des points en
fonction du niveau d’impact négatif sur le projet et de sa probabilité
d’occurrence.
7 – Analyser les risques
Comprendre la nature des risques est la condition indispensable à une
bonne optimisation. Il est donc essentiel d’analyser un risque dans son
intégralité, d’avoir toutes les informations à son sujet avant de trouver sa
solution d’optimisation. Pour cela il faut regarder les effets du risque (et
les effets qui en découlent à un second stade ou dans un second temps).
Une analyse plus détaillée présentera par exemple les coûts approximatifs
des effets néfastes. il est également intéressant d’analyser les
déclencheurs d’un risque, et ce qui augmente la probabilité que ce dernier
se produise.
8 – Planifier et mettre en place des actions d’optimisation des
risques
Préparer une réponse au risque identifié et la mettre en place si le risque
se produit apportera une valeur ajoutée au projet. Lorsque l’on parle de
risque, il existe 3 possibilités : éviter le risque, minimiser ses effets ou
accepter ses conséquences. Afin d’éviter le risque le projet doit être
envisagé différemment. Il peut être utile de changer de fournisseur ou de
technologie par exemple, de manière à ne plus être confronté au risque.
La majeure partie des réponses concernent néanmoins la réduction des
effets liés au risque. Pour cela il faudra influencer les causes du risque, ou
diminuer le caractère néfaste de ses effets en identifiant des opportunités
pour influencer ses causes. En ce qui concerne l’acceptation des effets du
risque, ceux-ci peuvent avoir lieu quand le risque est minimal, ou si
l’influence sur ses causes s’avère trop onéreuse et difficile. Il est alors
important d’avoir bien conscience de ce risque est d’en assumer
l’acceptation
9 – Enregistrer les risques du projet
Tenir un journal ou une liste à jour des risques et des actions
d’optimisation permet d’avoir une lisibilité sur du plus long terme et d’être
sur de ne pas en oublier.
10 – Suivre les risques et les taches qui en découlent
Le journal des risques établi dans la règle 9 permet de rester en veille
sur les risques liés au projet. La veille doit être active ce qui veut dire
qu’il ne faut pas se contenter de surveiller les risques identifiés mais qu’il
faut aussi en identifier de nouveaux tout au long du projet.
Le suivi des risques doit être une tache effectuée de manière routinière.
Surveiller les risques et les opportunités ainsi que leur évolution apportera
une réelle valeur ajoutée à tout projet.
Et vous? utilisez-vous les techniques du risk management dans vos
gestions de projet?
