FAIR FOR LIFE

PROCESSUS DE LABELLISATION

Version janvier 2023

 Sommaire

PREAMBULE .............................................................................................................................................. 3
1. POINTS GENERAUX.............................................................................................................................. 4
1.1. QUI DOIT ETRE ATTESTE ET QUI DOIT ETRE ENREGISTRE ? ..................................................................................... 4
1.2. PROPRIETE DE LA LABELLISATION .................................................................................................................. 6
2. LE PROCESSUS DE LABELLISATION ETAPE PAR ETAPE ............................................................................ 8
2.1. DEMANDE ............................................................................................................................................... 8
2.2. FORMALISATION DU CONTRAT ...................................................................................................................... 9
2.3. EVALUATION INITIALE DE VOTRE ACTIVITE ........................................................................................................ 9
2.4. REVUE DES RESULTATS DE L’EVALUATION ET DECISION DE LABELLISATION ............................................................. 12
2.5. DOCUMENTS DE LABELLISATION ................................................................................................................. 12
2.6. EXIGENCES DE LABELLISATION ET SYSTEME DE NOTATION ................................................................................. 14
2.7. SURVEILLANCE DE VOTRE ACTIVITE .............................................................................................................. 15
2.8. CHANGEMENTS AFFECTANT LA LABELLISATION ................................................................................................ 19
2.9. ARRET VOLONTAIRE DE LABELLISATION ......................................................................................................... 21
3. PROCESSUS D’ENREGISTREMENT ....................................................................................................... 23
3.1. DEMANDE ............................................................................................................................................. 23
3.2. EVALUATION INITIALE............................................................................................................................... 23
3.3. REVUE DE VOTRE DOSSIER ........................................................................................................................ 23
3.4. DOCUMENTS D’ENREGISTREMENT ............................................................................................................... 23
3.5. SURVEILLANCE ....................................................................................................................................... 24
4. PLAINTES ET APPELS ......................................................................................................................... 25
4.1. PLAINTES .............................................................................................................................................. 25
4.2. APPELS ................................................................................................................................................ 25
4.3. VOTRE OBLIGATION AU REGARD DES RECLAMATIONS DE TIERCE-PARTIES ............................................................... 26
5. UTILISATION DES LOGOS, REFERENCE A ECOCERT ET AU PROGRAMME ................................................. 26
ANNEXE 1: ENTRETIENS AVEC LES TRAVAILLEURS ET LES PRODUCTEURS ..................................................... 27
ENTRETIENS AVEC LES TRAVAILLEURS .................................................................................................................. 27
ENTRETIENS AVEC LES PRODUCTEURS (GROUPES) ................................................................................................... 28
ANNEXE 2: APERÇU DU PROCESSUS DE LABELLISATION ............................................................................. 29

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 PREAMBULE

L’objectif de ce document est de décrire les étapes clés du processus de labellisation applicables aux
opérateurs et aux filières faisant l’objet d’un contrôle Fair for Life.

Plus précisément, il apporte des clarifications sur les relations entre l’organisme de certification, ECOCERT
ENVIRONNEMENT SAS (ECOCERT) et l’opérateur demandant une labellisation Fair for Life (vous) : les documents
et informations à fournir, les différentes étapes du processus de labellisation, de vérification de la conformité,
etc.

Veuillez noter que dans ce document, le terme “produits” peut faire référence au(x) produit(s) et/ou
prestation(s) de service que vous avez soumis à la labellisation Fair for Life.

Ce document fait partie de votre contrat de labellisation.

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 1. POINTS GENERAUX
Le programme Fair for Life est composé :
- Du Référentiel de labellisation Fair for Life et de ses annexes ;
- Du présent Processus de labellisation ;
- Des Règles d’usage du logo Fair for Life ;
- Des politiques et documents additionnels suivants :
o Politiques Fair for Life pour les distributeurs propriétaires de marque ;
o Politique Fair for Life et For Life sur les produits chimiques interdits ;
o Politique d’allégations pour Fair for Life et For Life ;
o Liste des ingrédients Fair for Life qui doivent être attestés commerce équitable ;
En tant qu’éléments du programme Fair for Life, un quelconque manquement à ces documents pourra conduire
à une nouvelle décision de labellisation – décrite dans la partie 0 (i) à (iv) – et/ou à la résiliation de votre
contrat de labellisation.

Le programme Fair for Life permet d’obtenir une labellisation produit. Il s’assure que :
- Les responsabilités sociales et environnementales sont respectées par tous les opérateurs impliqués
dans la filière ;
- Des partenariats équitables sont en place tout au long de la filière (notamment par le biais de prix
équitables aux producteurs, d’accords sur le long terme, etc.) ;
- Le développement local est mis en avant, notamment grâce à un fond de développement équitable ;
- Les matières premières et les produits sont entièrement traçables depuis les producteurs jusqu’à
l’opérateur final.
Ceci est vérifié à travers deux principales méthodes de contrôle tout au long de la filière : l’enregistrement et
la labellisation.

1.1. Qui doit être attesté et qui doit être enregistré ?

Les exigences de contrôle, labellisation et enregistrement, dépendent de votre rôle et de votre position dans
la filière.

Comme présenté dans le schéma ci-dessous, le Programme défini des opérateurs « principaux »,
« secondaires » et « exemptés ».

Opérateur de Partenaire (Acheteur Propriétaire de

(Convoyeur) Distributeurs
production Equitable Intermediaire) marque

(Sous-traitant)*

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 * Les sous-traitants peuvent opérer n’importe où dans la chaîne d’approvisionnement
= Opérateurs principaux = Opérateurs secondaires = Exemptés de contrôle
= Labellisation requise = Enregistrement requis au minimum

En règle générale, les opérateurs principaux doivent être attestés, les opérateurs secondaires doivent, a
minima, être enregistrés, et les opérateurs exemptés ne sont pas soumis au contrôle. Dans certains cas
spécifiques, des dérogations s’appliquent. L’ensemble de ces règles sont détaillées dans le tableau suivant :

OPERATEUR FFL MODALITE DE CONTRÔLE MINIMALE

CARACTERISTIQUES ADDITIONNELLES
CONCERNE REQUISE
 Opérateur de
production
 Partenaire Equitable
 Propriétaire de
marque (incluant les
distributeurs
Labellisation
propriétaires de
marque(2))
 Convoyeur
 Sous-traitant
 Activités Fair for Life ≥ 30% du C.A total
 Acheteur
intermédiaire
 Convoyeur
 Sous-traitant
 Activités Fair for Life < 30% du C.A total Enregistrement (3)
 Acheteur
intermédiaire

 Activités Fair for Life < 10% du C.A total ; et

 Sous-traitant
 Uniquement une “entreprise référente” (1)
Enregistrement simplifié (3)
 Acheteur  Activités Fair for Life < 10% du C.A total ; et (réalisé durant l’audit de l’entreprise
intermédiaire  Uniquement une “entreprise référente” (1) référente)
 Convoyeur  Achats / ventes de produits attestés pour le
compte d’une filiale ou de la maison mère

 Pas de manipulation (transformation, emballage

 Sous-traitant ou ré-étiquetage), par exemple entreprise de
transport ou des entrepôts.
Exempt de controle
 Distributeurs qui ne
sont pas
Propriétaires de
marque.

(1) c.-à-d., les produits attestés sont fournis uniquement à un opérateur attesté ayant la capacité de gérer les éléments requis pour
l’enregistrement (Documents de traçabilité et documentation / information concernant la responsabilité sociale et environnementale
et, si applicable, contractualisations liées aux ventes équitables).

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 (2) Les distributeurs qui vendent des produits attestés à propre marque seront soumis à un plan de contrôle adapté. Les modalités de
ce plan de contrôle, ainsi que les exigences complémentaires correspondantes, sont définies dans une politique dédiée.
(3) En cas de risques importants identifiés par ECOCERT (traçabilité, social et environnemental) : des audits additionnels partiels
peuvent être requis lors du processus d’enregistrement.

Pour des secteurs spécifiques, des exigences supplémentaires s'appliquent :

Secteur Exigences
Textile et cuir De manière générale, toutes les opérations doivent être attestées Fair For Life, y
compris les opérateurs secondaires. De plus, des certifications de base
obligatoires sont exigées pour être éligible à la démarche (OEKO-TEX 100 ou
OEKO-TEX Leather Standard).

Pour les opérateurs secondaires uniquement, l'exigence de la labellisation FFL

peut être levée si :
 L'opération n'est impliquée dans aucune activité de transformation ;
OU
 l'un des certificats suivants est disponible pour les produits FFL concernés :
- GOTS
- ERTS niveau 2
- Naturtextil IVN Best
- Naturleder IVN
- GRS en combinaison avec OEKO-TEX 100 / OEKO-TEX Leather (au moins
classe ii)

Dans ces cas, un processus d'enregistrement classiqueest jugé suffisant, sauf

indication contraire dans la modalité de contrôle définie par l'OC.

Le processus de labellisation est décrit dans la Section 2 du présent document.

Le processus d’enregistrement est décrit dans la Section 3 du présent document.

1.2. Propriété de la labellisation

1.2.1. OPERATEURS ATTESTES

Si vous devez suivre un processus de labellisation, vous devez être engagé directement avec ECOCERT, et ainsi
être propriétaire de votre labellisation.

Cas spécifique des Opérateurs de Production : Si vous êtes un Opérateur de Production, vous pouvez inclure
d’autres entités séparées dans votre périmètre de labellisation (p. ex. les producteurs membres d’une
coopérative). Dans ce cas, vous êtes responsable de la conformité des entités inclues dans votre labellisation.

1.2.2. OPERATEURS ENREGISTRES

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 Si vous êtes un opérateur attesté, vous pouvez vous engager avec ECOCERT pour le contrôle d’une autre entité
éligible au processus d’enregistrement (désignée par la suite comme “entité non-engagée”). Ceci est possible
tant que vous êtes l’unique opérateur commercialement impliqué avec l’entité non-engagée pour des produits
attestés.

Dans ce cas :
 Vous devez vous assurer que l’entité non-engagée accepte de se conformer aux critères applicables du
Référentiel et accepte les conditions détaillées dans ce Processus de labellisation ;
 Vous êtes responsable de la conformité de l’entité non-engagée ;
 Vous serez propriétaire des documents d’enregistrement ;
 Le nom de l’entité non-engagée est diffusé par ECOCERT à moins que vous ne fassiez une demande de
confidentialité écrite préalable.

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 2. LE PROCESSUS DE LABELLISATION ETAPE PAR ETAPE
Le processus de labellisation est décrit dans le diagramme ci-dessous :

Réception / revue Engagement Revue Revue et décision

Audit
de la demande contractuel documentaire de labellisation

Mises à jour et
surveillance

L’annexe 2 vous donne une vue plus détaillée des différentes étapes.

2.1. Demande
Après la prise de contact initiale avec ECOCERT, vous recevrez :
- La version en vigueur du Référentiel,
- Vos formulaires de demande, et
- Le Processus de labellisation (ce document).

Au travers des formulaires de demande, vous fournissez à ECOCERT toutes les informations nécessaires à la
revue de votre demande. Plus précisément :
- Une description de votre projet et de vos activités (sites, processus et produits concernés…) ;
- Les preuves documentaires requises pour vérifier votre éligibilité ;
- Si applicable, une description de vos fournisseurs et sous-traitants attestés.

Ces éléments seront revus par ECOCERT afin de :

- S’assurer que toutes les informations nécessaires sont présentes dans les formulaires ;
- Etudier la faisabilité de la labellisation de vos activités (notamment par la vérification de votre éligibilité) ;
- Définir votre projet et les critères de contrôle adéquats.
ECOCERT vous informera des résultats de cette revue.
A ce stade, vous devez prendre connaissance de l’ensemble des exigences vous concernant dans le
Référentiel.

Veuillez noter que votre éligibilité peut être réévaluée à tout moment (particulièrement en cas de changements)
et sera aussi vérifiée au cours des audits.

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 ECOCERT peut refuser d’accepter une demande de labellisation quand il existe des raisons fondamentales ou
avérées, par exemple des activités illégales ou des antécédents de non-conformités réitérées à des exigences
de labellisation, des comportements inappropriés, des impayés, etc.

Demande ne pouvant pas être satisfaites par ECOCERT

Le processus de labellisation ne peut pas être mis en œuvre dans les cas suivants :
- Un conflit d’intérêt pouvant nuire à l’impartialité d’ECOCERT ;
- Une situation géographique présentant une impossibilité technique, ou un risque pour les intervenants ;
- L’absence de personnel qualifié pour répondre aux spécificités de votre demande.

2.2. Formalisation du Contrat

2.2.1. CREATION DU DEVIS

ECOCERT génère un devis personnalisé pour l’année en cours basé sur les informations que vous avez fournies
durant le processus de demande. Tout audit, échantillonnage ou analyse qui n’est pas planifié dans le plan
d’évaluation n’est pas inclus dans le devis initial. Le devis vous est envoyé accompagné des Conditions
Générales.

2.2.2. SIGNATURE DE DEVIS

Le renvoi du devis signé formalise votre acceptation du contrat incluant aussi la version en vigueur des
documents suivants :
1. Les Conditions Générales ;
2. Le présent Processus de labellisation ;
3. Le Référentiel et les autres documents auxquels il fait référence.

Plus spécifiquement vous vous engagez à :

- vous conformer aux exigences du programme Fair for Life ;
- accepter les audits annuels programmés par ECOCERT et laisser accès à l’ensemble des sites, locaux,
données, processus, procédures et du personnel ;
- accepter tout audit additionnel et autre investigation qu’ECOCERT puisse estimer nécessaire ;
- dès que nécessaire, fournir et mettre à jour les informations requises pour la labellisation.

2.3. Evaluation initiale de votre activité

Durant l’évaluation initiale de votre entité, l’ensemble des activités inclues dans le périmètre de labellisation
seront évaluées afin de vérifier leur conformité avec les exigences du Programme.

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 2.3.1. REVUE DOCUMENTAIRE
Votre dossier sera attribué à un-e chargé-e de relation client qui sera votre principal contact avec ECOCERT.
Cette personne vous transmettra les formulaires spécifiques à votre activité afin de préparer votre audit. Ces
formulaires doivent être remplis et renvoyés à ECOCERT.

Les documents préparatoires seront revus par votre contact, permettant à ECOCERT d’affiner sa connaissance
de votre entité et de collecter l’ensemble des informations nécessaires pour préparer l’audit sur site. A ce
niveau, des non-conformités potentielles peuvent être repérées pour vous donner le temps de vous améliorer
avant l’audit.

2.3.2. PLANIFICATION DE L’AUDIT

Une fois les éléments préparatoires complétés fournis et le paiement pour la prestation effectué selon les
conditions définies dans le devis, ECOCERT :
- Définit une période cible pour l’audit, en prenant en compte la possible saisonnalité des activités
concernées ;
- Mandate un auditeur, compte tenu de sa qualification, son profil et son expérience (principalement en lien
avec son expérience et ses connaissances en audit social et en commerce équitable, sa connaissance du
secteur, de la législation locale et nationale, de la langue, de la culture nationale, etc.) ainsi que sa
disponibilité.
Sous réserve que vous ayez transmis toutes les informations nécessaires dans les temps impartis, l’auditeur
organisera la logistique avec vous et vous enverra un planning d’audit avec un rappel des documents à avoir
à disposition ainsi que du personnel qui devrait être présent durant l’audit.

2.3.3. MODALITES D’AUDIT

LES DIFFERENTES ETAPES DES AUDITS SUR SITE

1) Réunion d’ouverture : l’auditeur présente les objectifs et les différents points de vérification, confirme le périmètre
et le planning d’audit.
2) Vérification du système de management basé sur une revue documentaire.
3) Visite sur site et entretiens avec le personnel et/ou les producteurs (un nombre minimum d’entretiens est requis ;
veuillez vous référer aux conditions définies dans l’Annexe 1).
4) Réunion de clôture : l’auditeur prépare un résumé de l’audit sur site et de toute non-conformité observée. Il vous
sera demandé de le signer.
Note : Durant l’audit, des copies de certains documents peuvent être faites. Si les lois sur la confidentialité des données
personnelles du pays de l’audit interdit la copie de certains documents, l’auditeur et ECOCERT respecteront ces restrictions.

L’audit est réalisé avec votre assistance. Le coordinateur du Référentiel ou son/sa représentant(e) doit être
présent durant les réunions d’ouverture et de clôture, idéalement accompagné par les responsables de
l’entreprise/de l’organisme et des représentants du personnel et/ou des producteurs.

Dans le cas où plusieurs sites seraient inclus dans le périmètre de labellisation, ils seront visités par l’auditeur
lors de l’audit selon les modalités suivantes :

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 - Chaque site est visité au moins une fois par cycle (voir partie 2.7.1) ;
- Au moins 5 sites sont visités par audit.
Si vous avez un système de contrôle interne particulièrement fiable assurant la conformité de l’ensemble des
sites inclus avec le standard Fair for Life, ces modalités peuvent être adaptées par ECOCERT au cas par cas.

2.3.4. ECHANTILLONS ET ANALYSES

Sur la base d’une analyse de risque, ECOCERT ou l’auditeur peuvent demander des analyses par
échantillonnage. Dans ce cas, tout prélèvement est réalisé en votre présence ou celle de votre représentant,
qui signe les documents associés. La nature des analyses ainsi que le laboratoire qui y procède sont décidés
par ECOCERT. En cas de besoin, ECOCERT peut décider de laisser un des échantillons prélevés dans vos locaux.
Cet échantillon ne doit être utilisé qu’en cas de contre-analyse. Auquel cas il sera envoyé par vous, ECOCERT
ou un huissier de justice selon les instructions d’ECOCERT, à un laboratoire désigné par ECOCERT.

2.3.5. PLAN D’ACTION CORRECTIVE

Durant l’audit, toute non-conformité aux exigences du référentiel est identifiée. Ces non-conformités
nécessitent des actions (dites “actions correctives”) de votre part afin de vous mettre en conformité.

Durant la réunion de clôture ou dans la semaine suivante, vous devez vous engager sur un plan d’actions
correctives et le transmettre à l’auditeur. Ce plan doit :
- décrire les actions correctives liées aux non-conformités identifiées,
- désigner des responsabilités pour leur mise en application, et
- définir des dates pour leur mise en application effective.

2.3.6. RESUME DE VOTRE AUDIT

Durant la réunion de clôture, ou suite à l’audit, vous recevrez un rapport d’audit. Ce rapport comprend :
- Les informations de base sur les principales méthodes de vérification utilisées durant l’audit (entretiens,
visites, etc.),
- Les notes obtenues par critère,
- Le détail des non-conformités, complété par votre plan d’actions correctives, et
- Un résumé de votre performance globale.

2.3.7. EVALUATION DE LA MISE EN APPLICATION DES ACTIONS CORRECTIVES

En accord avec le plan d’actions correctives précédemment présenté, et dans les 4 mois (6 mois sur demande,
basé sur une évaluation au cas par cas) après avoir reçu le rapport d’audit, vous devez soumettre les preuves
de mise en application des actions correctives pour chaque non-conformité correspondant à une exigence de
labellisation (tel que défini dans la section 2.6). Ces preuves doivent être pertinentes et complètes afin de
poursuivre le processus de labellisation.

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 En fonction des évaluations supplémentaires nécessaires pour vérifier la correction des non-conformités,
ECOCERT peut être amené à réaliser, si nécessaire :
 Des évaluations documentaires additionnelles, et/ou
 Des audits additionnels sur site.

2.4. Revue des résultats de l’évaluation et décision de

labellisation
Une fois qu’ECOCERT a vérifié que votre dossier est complet et pertinent, vous recevrez une décision de
labellisation basée sur :
- Le rapport d’audit, comprenant votre plan d’actions correctives,
- Les preuves de mise en application des actions correctives, et
- Tout autre document associé.

 Si la décision de labellisation est positive :

ECOCERT vous envoie vos documents de labellisation.

 Si la décision de labellisation est négative :

ECOCERT vous informe par courrier et en identifie les raisons. Dans ce cas, vous pouvez transmettre une
demande pour un nouveau processus de labellisation, en reprenant à l’étape 2.1.

Lorsqu’il existe des soupçons sur le fait que vous avez l'intention de mettre sur le marché un produit non
conforme au référentiel et faisant référence à la labellisation, ECOCERT peut retarder provisoirement la
labellisation desdits produits. Pendant ce délai, ECOCERT mènera les évaluations complémentaires
nécessaires pour confirmer la conformité desdits produis. Avant de prendre une décision en ce sens, ECOCERT
vous en informera et vous invitera à lui présenter vos observations.

2.5. Documents de labellisation

Les documents de labellisation sont édités uniquement après, ou en concomitance avec, les éléments suivants
:
 Les exigences de labellisation sont respectées,
 La décision de labellisation positive a été émise.

Les documents de labellisation comportent les données suivantes :

 Le périmètre de labellisation,
 Le nom et l’adresse d’ECOCERT,

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  La date d’édition de la labellisation,
 Votre nom et adresse,
 Les sites concernés, incluant, si applicable, les noms des producteurs,
 La liste de vos produits attestés, et
 L’échéance du document de labellisation.

La labellisation inclura une section sur la performance globale de votre entité (tel que décrit en section 0)

En cas de décision de labellisation positive, le nom de votre entreprise, les catégories de produits
attestés, les résultats globaux et le niveau de performance atteints seront publiés sur le site du
Programme (www.fairforlife.org). Vous pouvez présenter des objections à cette publication dans les
14 jours suivant la réception de vos documents de labellisation.

Les frais qui seraient engagés (ex : mise en production, impression d’étiquettes…) par anticipation sur une
décision de labellisation non encore émise sont sous votre responsabilité et ne peuvent être pris en charge par
ECOCERT.

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 2.6. Exigences de labellisation et système de notation
2.6.1. CATEGORIES DE CRITERES

Dans le référentiel, les critères d’évaluation sont classifiés selon les catégories suivantes :
Niveau Description Clarifications Additionnelles
Les critères KO concernent spécifiquement les
S’ils ne sont pas respectés, ces critères entrainent le retrait
KO aspects critiques liés principalement aux
immédiat de la labellisation.
responsabilités sociales et environnementales.
Si ces critères ne sont pas respectés, des actions correctives
Les critères MUST Année 0 correspondent aux
rapides sont exigées.
critères d’éligibilité, qui seront évalués tout au
MUST
Selon les critères, les exigences MUST doivent être appliquées dès long du processus de labellisation (candidature,
l’année 0 (avant l’audit initial), 1 (avant la première labellisation), évaluation, surveillance).
2, 3 ou 4.
Ces critères sont optionnels mais permettent à l’Opérateur
BONUS
d’atteindre une meilleure performance

2.6.2. EVALUATION DES CRITERES

Chaque critère décrit la norme de bonne pratique (note = 2), et peut être potentiellement évalué sur une échelle
de 0 à 4 :
0 Performance très faible / absolument non conforme
1 Insuffisant, mais des développements positifs vers la norme de bonne pratique
2 Défini comme la norme de bonne pratique
3 Performance volontaire supérieure à la norme, allant au-delà de la norme de bonne pratique
Performance exceptionnellement haute, remarquable, allant bien au-delà de la norme de bonne
4
pratique

Note : Une non-conformité intentionnelle ou répétée sur un critère conduira à un “0”.

2.6.3. EXIGENCES DE LABELLISATION

Pour pouvoir être attesté, certains critères, appelés « exigences de labellisation », doivent être remplis (score
minimum = 2). Ces critères dépendent du nombre d’années de labellisation :
Années actuelles de
Critères à remplir (score minimum = 2)
labellisation
Année 1 Tous les KO, critères Année 0 et Année 1
Année 2 Tous les KO, critères Année 0, Année 1 et Année 2
Année 3 Tous les KO, critères Année 0, Année 1, Année 2 et Année 3
Année 4 et plus Tous les KO, critères Année 0, Année 1, Année 2, Année 3 et Année 4

Cas spécifique pour les exigences KO

A tout moment du processus de labellisation, si une non-conformité sur une exigence KO est
transmise à ECOCERT, elle sera immédiatement revue par le chargé de labellisation (veuillez noter

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 que, lors de cette étape, des investigations supplémentaires pourront être menées par ECOCERT) et
conduira à un refus ou à une réduction/retrait de votre labellisation.

Rappel : A tout moment, les lois locales applicables doivent être respectées. Si des règlements locaux ne sont
pas respectés pour un critère donné, une non-conformité sera indiquée.

2.6.4. POURCENTAGE DE PERFORMANCE

𝑁𝑜𝑚𝑏𝑟𝑒 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡𝑠 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑢𝑠 (𝐾𝑂, 𝑀𝑢𝑠𝑡 & 𝑐𝑟𝑖𝑡è𝑟𝑒𝑠 𝐵𝑜𝑛𝑢𝑠)

𝑃𝑜𝑢𝑟𝑐𝑒𝑛𝑡𝑎𝑔𝑒 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑟𝑓𝑜𝑟𝑚𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑔𝑙𝑜𝑏𝑎𝑙𝑒 =
𝑃𝑜𝑖𝑛𝑡𝑠 𝑚𝑎𝑥𝑖𝑚𝑢𝑚 𝑝𝑜𝑠𝑠𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 sur les 𝑐𝑟𝑖è𝑟𝑒𝑠 𝐾𝑂 & 𝑀𝑢𝑠𝑡

Ce pourcentage n’a pas d’impact direct sur votre labellisation mais reflète votre performance globale. Selon
le pourcentage obtenu, vous obtiendrez un certain niveau, présent sur votre labellisation :

Moins de 60% de performance globale

Entre 60% et 80% de performance globale

Plus de 80 % de performance globale

2.7. Surveillance de votre Activité

Le processus de labellisation est renouvelé automatiquement chaque année, à moins que vous ne notifiiez à
ECOCERT la rupture de votre contrat de labellisation, selon les conditions de rupture définies dans les
Conditions Générales en vigueur.
Sur la base des informations que vous transmettez à ECOCERT lors du renouvellement et/ou qu’ECOCERT
pourrait recueillir lors des inspections et autres investigations, ECOCERT vous communiquera la mise à jour de
vos coûts de labellisation pour l’année du renouvellement.

2.7.1. CYCLES D’EVALUATION

Suite à l’évaluation et à la décision de labellisation initiales, l’évaluation annuelle sera organisée à travers un
cycle de 3 ans, tel que présenté dans le diagramme ci-dessous :

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 Année 1 Année 4
Evaluation Evaluation de
initiale renouvellement

Année 2 Année 3 Année 5 Année 6

Evaluation de Evaluation de Evaluation de Evaluation de
surveillance surveillance surveillance surveillance

2.7.2. EVALUATIONS DE SURVEILLANCE

Les évaluations annuelles de surveillance sont normalement basées sur des audits sur site (voir les possibles
dérogations définies dans la section 0 ci-dessous).

 Ces audits se concentrent a minima sur :

 Toute non-conformité identifiée précédemment
 Toute nouvelle exigence MUST
 Les points pour lesquels une amélioration continue est attendue et/ou des risques potentiels ont été
détectés (basé sur une analyse au cas par cas).
Dans ce cadre, l’application du plan d’actions correctives, défini lors de l’année précédente afin de répondre
aux non-conformités détectées, sera vérifiée.

 La surveillance se base aussi sur la vérification de tout changement dans le périmètre de votre
labellisation. Pour cette raison, vous devez informer ECOCERT sans délai de tout changement dans votre
système (fabrication, processus, qualité, nombre de travailleurs et d’installations, etc.) et/ou la gamme de
vos produits à attester.

Dans l’évaluation de surveillance, les étapes 2.3.1 à 2.3.7 sont répétées. ECOCERT vous contactera dans les
délais appropriés pour débuter ces étapes.

Veuillez noter que durant l’étape 2.3.7 (Evaluation de la mise en application des actions correctives),
l’échéance applicable pour soumettre les preuves d’actions correctives est de 2 mois après réception du
rapport d’audit (1 mois pour les aspects particulièrement critiques qui seront identifiés durant la réunion de
clôture d’audit ; plus de deux mois sur demande et au cas par cas).

2.7.3. EVALUATIONS DE RENOUVELLEMENT

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 Tous les 3 ans, une évaluation de renouvellement, basée sur un audit sur site est réalisée. Durant cet audit,
toutes les activités faisant partie du périmètre de labellisation seront évaluées afin de vérifier votre conformité
avec les exigences du Standard.

Durant l’évaluation de surveillance, les étapes 2.3.1 à 2.3.7 sont répétées. ECOCERT vous contactera dans les
délais appropriés pour débuter ces étapes.

Veuillez noter que durant l’étape 2.3.7 (Evaluation de la mise en application des actions correctives),
l’échéance applicable pour soumettre les preuves d’actions correctives est de 2 mois après réception du
rapport d’audit (1 mois pour les aspects particulièrement critiques qui seront identifiés durant la réunion de
clôture d’audit ; plus de deux mois sur demande et au cas par cas).

2.7.4. POSSIBILITE D’AUDITS DE SURVEILLANCE A DISTANCE

Dans les cas détaillés ci-dessous, vous pouvez demander à ECOCERT des audits à distance au lieu d’audits
physiques sur site. Ceci n’est possible que pour les évaluations de surveillance. Dans ce cas, vous devez
transmettre l’ensemble des documents nécessaires à ECOCERT au début de l’étape 2.3.1.

DEROGATION A. ACHETEURS

Les audits de surveillance peuvent être des audits à distance à partir du premier cycle d’audit pour les opérateurs
respectant les conditions suivantes :
 Activités d’achat-revente uniquement (pas de production / emballage / transformation); OU
 Moins de cinq employés (en équivalent temps plein) ; ET
 Compte tenu du profil et de la complexité de l'opération, des résultats des audits précédents, de la nature et
de la quantité des non-conformités antérieures, et de toute autre information pertinente, les risques liés à la
traçabilité et aux aspects sociaux et environnementaux sont évalués comme faibles par ECOCERT.

Cette dérogation n’est pas applicable pour les audits initiaux et de renouvellement. Ces derniers doivent être des
audits physiques sur site.

DEROGATION B. OPERATEURS AVEC UNE EXCELLENTE PERFORMANCE

Les audits de surveillance peuvent être des audits à distance à partir du second cycle d’audit pour les opérateurs
respectant les conditions suivantes :
 Excellent niveau de performance atteint (> 90%) depuis au moins 3 ans ; ET
 Les risques liés à la traçabilité et aux aspects sociaux et environnementaux sont évalués comme faibles par
ECOCERT.

Cette dérogation n’est pas applicable pour les audits initiaux et de renouvellement. Ces derniers doivent être des
audits physiques sur site.

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 2.7.5. MISES A JOUR ET RENOUVELLEMENT DES DOCUMENTS ET DECISIONS DE LABELLISATION

Lorsque l’évaluation de surveillance / de renouvellement a été finalisée et qu’aucune non-conformité n’est en

cours, ECOCERT vérifiera que votre dossier est complet et pertinent. Si nécessaire, une nouvelle décision de
labellisation sera prise, et les documents de labellisation seront mis à jour / renouvelés avec :
 Tout changement dans le périmètre de labellisation,
 Les dernières données d’audit (date d’audit, nouveau pourcentage de performance…), et
 En cas de renouvellement : la nouvelle période de validité de la labellisation.

Lorsque des non-conformités demeurent à l’issue de l’évaluation de surveillance ou de renouvellement, elles

seront revues par ECOCERT et des mesures appropriées seront prises.
Lorsque des non-conformités sont soulevées par tout autre moyen, les étapes suivantes s’appliquent :
VOUS ECOCERT VOUS ECOCERT ECOCERT
Non- Proposition Envoi des preuves Si nécessaire, mise
Validation du de mise en Validation des à jour de la décision
conformité d'un plan
plan d'action application des éléments reçus de labellisation et
identifiée d'action actions correctives des documents

14 jours 1 mois

Sur la base du plan d’action corrective et selon l’étendue et la sévérité des non-conformités identifiées,
ECOCERT peut prendre les mesures appropriées suivantes :

Mesures Description
(i) Maintien de la Les conditions permettant de maintenir la labellisation peuvent inclure :
labellisation sous  Un renforcement de la surveillance par la réalisation d’audit ou d’une analyse additionnelle,
conditions ou
 Défini au cas par cas, un délai pour vous permettre de démontrer la mise en application des
actions correctives,
 Etc…
Si les conditions demandées ne sont pas remplies dans les délais impartis, ECOCERT entreprendra une
démarche de suspension, de réduction ou de retrait de la labellisation et mettra à jour les documents
de labellisation en conséquence.
(ii) Suspension de la Cela implique l’interruption de la labellisation jusqu’à la mise en conformité des produits. Si les
labellisation ou produits concernés ne sont pas encore attestés, votre labellisation sera en attente.
labellisation en - La suspension peut concerner un ou plusieurs produits. Pour lever les non-conformités en
attente question, vous devez fournir les éléments nécessaires dans le délai imparti.
- Une période de suspension ne peut pas durer plus de 12 mois après le dernier audit. Dans le
cas d’une période longue de suspension (c.-à-d. plus de 6 mois), des rapports intermédiaires
sur l’avancée de la mise en application des actions correctives peuvent être demandés par
ECOCERT tous les 3 mois.
- A la fin de la période de suspension, si les non-conformités n’ont pas été levées, votre
labellisation sera réduite ou retirée (voir points iii et iv).
Dans tous les cas, aucune mention à la labellisation ou à ECOCERT ne peut plus être faite sur les
produits concernés par la suspension jusqu’à ce que la non-conformité soit levée. Cette interdiction
s’applique également à tout autre support de communication. Les produits concernés seront retirés de
vos documents de labellisation durant la période de suspension, et il est de votre responsabilité de ne
plus utiliser vos documents de labellisation précédents. Il est de votre responsabilité d’informer vos
clients que vos produits sont suspendus.

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 (iii) Réduction de la Cela implique l’arrêt immédiat et définitif de la labellisation pour une partie des produits. Cette
labellisation décision peut faire à une non-conformité identifiée en audit ou suite à votre demande si vous ne
souhaitez plus avoir recours à la labellisation pour un, ou plusieurs, de vos produits (abandon).
A partir de la date de la réduction de la labellisation, aucune mention à la labellisation ou à ECOCERT
ne peut plus être faite pour les produits concernés par la réduction. Cette interdiction s’applique
également à tout autre support de communication. Les produits concernés seront retirés de vos
documents de labellisation, et il est de votre responsabilité d’informer vos clients que vos produits
concernés ne sont plus attestés, et de ne plus utiliser vos documents de labellisation précédents.
(iv) Retrait de la Cela implique l’annulation immédiate et définitive de la labellisation pour l’ensemble de vos produits.
labellisation  A partir de la date de retrait de la labellisation, aucune mention à la labellisation ou à ECOCERT ne
peut plus être faite sur la totalité de la labellisation. Cette interdiction s’applique également à tout
autre support de communication. Le retrait de vos documents de labellisation implique la fin de
validité immédiate de ces documents, il est de votre responsabilité d’informer vos clients que vos
produits ne sont plus attestés, et de ne plus utiliser vos documents de labellisation précédents.
 Cette décision s’accompagne également de la fin du contrat avec ECOCERT.
Si vous voulez à nouveau être attesté, le processus complet de labellisation doit être renouvelé, à
partir de l’étape 2.1.

Lorsqu’il existe des soupçons sur le fait que vous mettez sur le marché, ou avez l'intention de mettre sur le
marché, un produit non conforme au référentiel et faisant référence à la certification, ECOCERT peut exiger, à
titre provisoire, la suspension de la labellisation desdits produits. Durant la suspension, ECOCERT mènera les
évaluations complémentaires nécessaires pour confirmer la conformité desdits produis. Avant de prendre une
décision en ce sens, ECOCERT vous en informera et vous invitera à lui présenter vos observations.

2.8. Changements affectant la labellisation

2.8.1. CHANGEMENTS DANS LE REFERENTIEL DE LABELLISATION

Responsabilités d’ECOCERT : ECOCERT doit vous informer par email de tout changement dans les documents
composant le Programme, dans les modalités d’application et doit rendre disponible la dernière version à jour
du Programme sur le site internet correspondant.
En fonction des circonstances, les dispositions modifiées seront applicables immédiatement ou des mesures
transitoires pourront être mises en œuvre par ECOCERT. Il est de la responsabilité d’ECOCERT de vérifier la mise
en œuvre de ces changements.
Les changements du Référentiel de labellisation passeront par un Comité Programme qui fournira des avis sur
:
 l’application des nouvelles exigences,
 Les périodes de transition appropriées et les échéances raisonnables pour toute nouvelle exigence de
labellisation.

Vos responsabilités : Il est de votre responsabilité d’appliquer ces changements. Dans le cas contraire,
ECOCERT peut vous notifier des non-conformités qui, si elles ne sont pas résolues, peuvent mener à la
suspension, à une réduction ou même à un retrait de votre labellisation (voir tableau dans la section0. (ii) à
(iv)).

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 2.8.2. CHANGEMENTS DANS VOTRE PERIMETRE DE LABELLISATION

Il est de votre responsabilité d’informer ECOCERT, sans délai, de tout changement qui pourrait affecter votre
conformité aux exigences de labellisation.

Exemples de changements à notifier :

 Propriété ou statut légal, commercial de l’organisme ;
 Organisation et management ;
 Modifications apportées aux produits, à la méthode de production ;
 Adresse de contact et sites de production ;
 Si applicable, ajout de nouveaux producteurs ;
 Changements de votre rôle dans la filière d’approvisionnement ;
 Etc.

Ces changements peuvent avoir un impact sur votre labellisation (changements de périmètre de votre
labellisation, suspension, retrait etc.) et peuvent potentiellement mener à un audit additionnel.

Si les changements mènent à une modification des critères applicables, les nouvelles exigences MUST seront
applicables d’après la première année de votre labellisation et non d’après l’année du changement.

2.8.3. REPORT DE VOTRE LABELLISATION

Dans le cas où vous prévoyiez de suspendre votre activité (arrêt de production, conditionnement ou vente de
produits attestés), ECOCERT peut suspendre ses services jusqu’à 2 semestres successifs, sans annulation
votre contrat durant cette période :
 Vous devez soumettre une demande à ECOCERT au moins un semestre avant la suspension planifiée.
 Lorsque le report est accordé par ECOCERT, vos documents de labellisation ne sont plus valides sur la
période concernée.
 Vous n’êtes ainsi plus autorisé à faire référence à la labellisation ou à ECOCERT, indépendamment des
modalités (documents de vente, étiquetage, site web, documents de communication, etc.).

A la fin de la période de report :

 Le processus de labellisation est recommencé à l’étape 2.7.3 – évaluation de renouvellement.
 Durant l’évaluation de renouvellement, les exigences applicables MUST (Année 1, 2, 3, 4) sont définies
indépendamment de la période de report.

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 2.9. Arrêt volontaire de labellisation
2.9.1. PROCEDURE GENERALE

Vous pouvez demander d’arrêter la labellisation pour une partie ou l’ensemble de vos produits à tout moment
:

 Annulation de contrat/de labellisation : Dans le cas où vous voudriez cesser la labellisation pour
l’ensemble de vos produits, et en même temps rompre votre contrat, vous devez le faire conformément aux
conditions définies dans les Conditions Générales.

 Conséquence sur les documents de labellisation : L’arrêt de la labellisation pour une partie ou l’ensemble
de vos produits, et, si applicable, la fin de votre contrat implique la fin de validité de vos labellisations de
conformité pour les produits concernés avec un effet immédiat.

 Conséquences sur les ventes/communications : En conséquence, après la date de fin de la labellisation

(et, si applicable, la fin du contrat) :
- Vous ne pouvez plus fabriquer et vendre les produits concernés en faisant référence à la labellisation
et/ou à ECOCERT. La conformité des produits déjà distribués et toujours sur le marché n’est pas remise
en cause ;
- Vous ne pouvez plus faire référence à la labellisation ou à ECOCERT quel que soit le support de
communication.

 Audit de clôture : ECOCERT peut demander l’organisation d’un audit additionnel avant la date de fin de la
labellisation pour vérifier éventuels points en cours.

 Cas particuliers d’écoulement des stocks *non applicable pour les opérateurs de production* : Dans le cas
où vous disposez d’un stock d’ingrédients ou de produits conformes, faisant référence à la labellisation
et/ou à ECOCERT et nécessitant un délai d’écoulement, merci d’en informer ECOCERT lors de votre demande
d’annulation.
Après étude de votre dossier par ECOCERT, votre contrat pourra être prolongé et vous pourrez être autorisé
à écouler vos stocks de produits conformes. Dans ce cas, un audit de clôture sera requis pour vérifier la
conformité des stocks concernés et la durée estimée pour leur écoulement. Cet audit sera facturé en plus
des coûts habituels.
Le contrat et la labellisation resteront donc en vigueur jusqu’à la date estimée nécessaire pour
l’écoulement des stocks de produits certifiés (merci de noter que cette date ne pourra pas être ultérieure à
la date d’expiration de votre dernière labellisation et pas plus tard qu’un an suite à l’audit de clôture).
Dans tous les cas, nous vous préconisons de revenir vers ECOCERT afin de connaître les modalités exactes
de fin de contrat applicable à votre situation.

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 Pendant ce prolongement de votre contrat, vous ne pourrez pas utiliser des ingrédients achetés après
l’audit de clôture pour fabriquer de nouveaux produits faisant référence à la labellisation.

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 3. PROCESSUS D’ENREGISTREMENT
Si vous êtes soumis à un enregistrement tel que défini dans la section 1.1, le processus suivant s’applique.

3.1. Demande
Sur demande, ECOCERT vous fournit les documents à compléter afin d’initier le processus d’enregistrement et,
si vous êtes le client, un devis.

Pour le client, le renvoi du devis signé formalise votre acceptation du contrat incluant aussi la version en
vigueur des documents suivants :
1. Les Conditions Générales ;
2. Le présent Processus de labellisation ;
3. Le Référentiel et les autres documents auxquels il fait référence.

3.2. Evaluation Initiale

Vous devez envoyer tous les documents exigés pour l’enregistrement à ECOCERT, ce qui inclut le formulaire
d’enregistrement et les formulaires utilisés pour évaluer la traçabilité.

L’évaluation initiale est basée sur une revue documentaire. Dans tous les cas, si des non-conformités ou des
risques élevés sont identifiés durant l’évaluation, des actions correctives seront demandées, et des audits
partiels sur site peuvent être réalisés. Si l’évaluation initiale montre que vous n’êtes pas éligible au processus
d’enregistrement, ECOCERT vous en informera et vous devrez vous soumettre à un processus de labellisation
(voir partie 2).

3.3. Revue de votre dossier

ECOCERT passera en revue les documents et, si applicable, les actions correctives que vous aurez fournies, et
vous tiendra informé jusqu’à l’émission de votre enregistrement. La confirmation d’enregistrement
correspondante sera éditée une fois la prestation payée conformément aux conditions fixées dans le devis.

3.4. Documents d’Enregistrement

Une confirmation d’enregistrement vous est délivrée, listant les opérations et produits concernés et précisant
:

 La date de finalisation de l’enregistrement (date d’édition), et

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  La date à partir de laquelle le processus doit être renouvelé (date anniversaire de renouvellement).

Une fois l’enregistrement confirmé, le nom de votre entreprise sera publié sur le site internet du
Programme (www.fairforlife.org). Vous pouvez vous opposer à cette publication dans les 14 jours
suivant la réception de vos documents d’enregistrement.

3.5. Surveillance
Afin d’assurer le renouvellement du processus d’enregistrement et la mise à jour des documents
d’enregistrement, les conditions suivantes doivent être respectées à la date de renouvellement :

 Vous avez fourni des informations à jour sur les activités et mis à jour les documents requis pour la
revue documentaire ; et
 ECOCERT vous a envoyé une proposition tarifaire adaptée ; et
 Vous avez payé la prestation fournie conformément aux conditions indiquées dans le devis.

Un plan de surveillance est fixé par ECOCERT pour déterminer si des investigations doivent être réalisées et/ou
si des audits additionnels doivent être planifiés. Le plan est défini d’après les risques identifiés sur les
opérations, notamment concernant la traçabilité des produits, les conditions de travail et les impacts
environnementaux.

A tout moment, si vous n’êtes plus éligible au processus d’enregistrement, vous devez informer en ECOCERT.
Vous devrez vous soumettre à un processus de labellisation (voir partie 2).

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 4. PLAINTES ET APPELS
Vous pouvez soumettre une plainte sur les services fournis par ECOCERT, ou faire appel d’une décision de
labellisation prise par ECOCERT.

ECOCERT s’engage tout d’abord à accuser réception de vos plaintes ou appels et de les traiter dans les
meilleurs délais et en accord avec les procédures internes dédiées.

4.1. Plaintes
Toute personne peut envoyer une plainte écrite à ECOCERT. La plainte peut concerner la validation
documentaire, un autre client, les services d’ECOCERT ou autre.

Une réponse sera toujours envoyée dans un délai raisonnable à la personne ayant rédigé la plainte.

Toutes les plaintes sont enregistrées par le responsable qualité, tandis que des mesures sont prises et une
analyse faite régulièrement pour améliorer les services d’ECOCERT.

Si la plainte est portée par des travailleurs ou des parties prenantes externes concernant la violation alléguée
des exigences du Référentiel de labellisation de la part d’un opérateur attesté, ECOCERT prendra en compte de
telles allégations dans le cadre d’une politique séparée et dédiée.

4.2. Appels
Vous pouvez faire appel de toute décision concernant la labellisation en envoyant une note écrite à ECOCERT.
Pour être éligible, votre appel doit :
- Etre une note écrite (lettre ou email),
- Etre faite dans les 14 jours suivant la réception de la décision de labellisation, et
- Etre dûment justifiée : les nouveaux éléments qui n’ont pas encore été portés à l’attention d’ECOCERT
doivent être fournis.
Si l’appel est recevable, il est traité par ECOCERT.

Les appels n’ont pas d’effet suspensif sur le sujet de l’appel. Ces décisions s’appliquent ainsi jusqu’à ce
qu’une nouvelle décision a été faite après évaluation de votre appel.

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 4.3. Votre obligation au regard des réclamations de tierce-
parties
Vous êtes responsable de la gestion des réclamations de tierce-parties qui vous sont adressées directement.
Vous devez conserver un archivage de toutes les plaintes en lien avec la conformité des exigences et rendre
cet archivage disponible auprès d’ECOCERT. Cet archivage doit garder trace des actions appropriées qui ont
été prises ; ces dernières doivent être documentées.

5. UTILISATION DES LOGOS, REFERENCE A ECOCERT ET AU

PROGRAMME
Les conditions pour faire références à la labellisation, à ECOCERT et aux marques commerciales associées sont
définies dans les documents suivants :
- Les annexes II et III du Référentiel de labellisation Fair for Life
- Les règles d’usage du logo Fair for Life

Par ailleurs, vous n’êtes pas autorisé à utiliser la marque commerciale de ECOCERT sur les produits attestés.
Pour tous les supports de communication, les références à ECOCERT doivent respecter les éventuelles règles
en vigueur définies par ECOCERT.

La mauvaise utilisation de la marque commerciale ou une référence incorrecte à la labellisation ou à ECOCERT

par un client peut mener à l’application de mesures appropriées telles que la réduction, la suspension ou le
retrait de la labellisation. ECOCERT se réserve également le droit d’en informer les autorités compétentes.

Exemple de mauvaise utilisation de la marque commerciale ou d’une référence incorrecte à la labellisation / à

ECOCERT :

 L’utilisation du logo ou la référence à la labellisation ou à ECOCERT est faite sur des produits qui ne sont pas
(encore) attestés,
 De façon générale, la communication / les règles de labélisation ne sont pas respectées (les règles complètes sont
disponibles dans le Référentiel de labellisation et dans les documents l’accompagnant).

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 ANNEXE 1 : ENTRETIENS AVEC LES TRAVAILLEURS ET LES PRODUCTEURS
Entretiens avec les travailleurs
> MODALITES
Les travailleurs sont interviewés par l’auditeur durant l’audit, d’après les modalités suivantes :
Qui ? Où ? Comment ?
 Les entretiens doivent inclure des  Les entretiens se déroulent  Les entretiens avec les travailleurs
travailleurs de différents sites et sur site, sans la présence seront généralement réalisés
périodes de travail ; des travailleurs de tout personnel individuellement mais peuvent
permanents, temporaires, ainsi que, d’encadrement ou de la aussi être menés par petits
s’il y en a, des travailleurs en contrat direction d’entreprise. groupes pouvant aller jusqu’à 15
de sous-traitance.  Les entretiens peuvent travailleurs.
 Les entretiens doivent inclure, s’il y aussi se dérouler hors site.  Au moins la moitié des entretiens
en a, un délégué du personnel, à Cette option pourra être doivent être menés de manière
minima lors d’un entretien de envisagée particulièrement individuelle.
groupe. en cas d’infractions  Le nom des travailleurs interrogés
 Si des travailleurs sont organisés via sérieuses aux droits des ne peuvent pas être divulgués aux
un syndicat, et qu’aucun délégué travailleurs et/ou dans le managers et le contenu des
n’a pu être interrogé lors de l’audit, cas d’investigations entretiens reste confidentiel.
le syndicat sera contacté et invité à concernant des allégations  Si nécessaire, il peut vous être
transmettre des remarques sérieuses. demandé de vous organiser pour
complémentaires sous 2 semaines. disposer d’un traducteur
indépendant.

> ECHANTILLONNAGE
 Un niveau de risque sera déterminé pour l’échantillonnage, en fonction :

- Du secteur et des risques liés au pays (santé et sécurité des travailleurs, liberté d’association et d’expression
travail des enfants...) ;
- Des résultats obtenus sur les aspects sociaux dans les audits précédents.

 Le nombre minimum d’entretiens est défini dans le tableau suivant :

Risque faible Risque moyen Risque élevé

n ≤ 350 3% n, au moins 5 5% n, au moins 5
√n
n > 350 - -
Avec n : nombre total de travailleurs (toutes les catégories confondues : permanent / temporaire / intérimaires)
Les chiffres peuvent être arrondis.

Note : Ces modalités et règles d’échantillonnage ne s’appliquent pas aux travailleurs employés par des producteurs
individuels dont le suivi est déjà inclus dans le Système de Contrôle Interne de l’Opérateur de Production. Les modalités
pour ces derniers sont définies dans la section suivante “Entretiens avec les Producteurs (groupes)”.

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 Entretiens avec les producteurs (groupes)
> MODALITES

Les producteurs sont interviewés par l’auditeur durant l’audit, d’après les modalités suivantes :

Qui? Comment / Où ?
 Le choix des producteurs à Les entretiens avec les producteurs peuvent être menés de deux façons :
interviewer sera fait d’après  Collective, via l’organisation d’un « entretien en focus groupe », se déroulant
l’évaluation des risques au habituellement dans les locaux de l’Opérateur de Production (p. ex. dans les
niveau des producteurs et de bureaux de la coopérative) ;
leur représentativité.  Individuellement, généralement dans les locaux des producteurs (p. ex. dans
 S’il y en a, un échantillon leurs fermes).
des travailleurs embauchés
par les producteurs Au moins la moitié des entretiens doivent être individuels et avoir dans les locaux
sélectionnés devra aussi être des producteurs, à moins que des facteurs de risque sociaux et
interrogé pour confirmer les environnementaux faibles soient identifiés (certification biologique + garantie de
données du Système de bonnes conditions de travail).
Contrôle Interne de
l’Opérateur de Production. Dans tous les cas, les entités de producteurs considérées comme grandes
(embauchant plus de 25 travailleurs permanents ou plus de 80 travailleurs au
total) doivent être visités tous les ans. La même exigence peut être appliquée
aux moyennes entités de producteurs (plus de 5 permanents ou plus de 25
travailleurs au total), en fonction de leur taille et des facteurs de risques
identifiés.

> ECHANTILLONNAGE

 Un niveau de risque sera déterminé pour l’échantillonnage, en fonction :

- Du nombre moyen de travailleurs embauchés par les producteurs

- De la complexité des systèmes de production
- De la connaissance du risque social de la zone
- Des risques environnementaux (une attention particulière sera portée aux opérateurs non-certifiés
biologiques)
- De la qualité du système de contrôle interne ;
- D’autres risques (traçabilité, problèmes de gouvernance, etc.).

 Le nombre minimum d’entretiens est défini dans le tableau suivant :

Risque faible Risque moyen Risque élevé

n ≤ 350 3% n, au moins 5 5% n, au moins 5
√n
n > 350 - -
Avec n pour le nombre total de producteurs

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 ANNEXE 2 : APERÇU DU PROCESSUS DE LABELLISATION
VOUS ECOCERT

CONTACT INITIAL CONTACT INITIAL

1. Envoi du Référentiel, du Processus de
A. CANDIDATURE

Demande d’information sur l’attestation labellisation et des formulaires de demande

DEMANDE DEMANDE
Envoi des formulaires complétés (pour une Faisabilité / Revue de la demande
2. demande initiale ou pour la mise à jour  Si résultat négatif : information
continue d’informations)  Si résultat positif : envoi du devis &
des Conditions Générales
B. CONTRACT

3. ENGAGEMENT
Par la signature du contrat

REVUE DOCUMENTAIRE
REVUE DOCUMENTAIRE
Envoi des formulaires à compléter pour
4. Envoi des informations requises pour
préparer l’audit
préparer l’audit

PLANIFICATION DE L’AUDIT
5. Dossier complet, disponibilité de
l’auditeur  Auditeur mandaté

AUDIT
6.  L’auditeur réalise l’évaluation et identifie toutes non-conformités
C. EVALUATION

 Vous vous engagez sur un plan d’actions correctives

RESUME DE VOTRE AUDIT

Le rapport d’audit comprend la liste
7. complète des non-conformités, des notes
et un résumé de performance globale.

ACTIONS CORRECTIVES
Envoi de preuves d’application des actions ACTIONS CORRECTIVES
8. correctives pour lever les non-conformités Evaluation de la mise en application des
(dans les 2 ou 4 mois suivant la réception actions correctives
du rapport d’audit)

REVUE DE VOTRE DOSSIER

9.
D. REVUE

DECISION DE LABELLISATION & DOCUMENTS

10. Attribution / Maintien, Maintien sous
conditions, Décision négative (Refus,
Suspension, Réduction, Retrait)

SUIVI
E. SURVEILLANCE

Vous devez informer ECOCERT de tout SUIVI

11. changement dans les processus, sites, Revue annuelle : retour à l’étape 4
fournisseurs, composition de produits, 29
étiquetage: retour à l’étape 4

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 TERMES ET DEFINITIONS
Pour les termes en lien avec les aspects filières, merci de vous référer aux « Termes et Définitions » to
Référentiel Fair for Life.

> GLOSSAIRE DU PROCESSUS DE LABELLISATION

Comité Consultatif – Comité interne compose du responsable de la certification et de chargés de décision de

certification ; des parties prenantes externes peuvent être invites lorsque nécessaire.

Appel – Demande écrite adressée par un client à ECOCERT afin qu’il reconsidère une décision de labellisation
qu’il a prise.

Labellisation – Délivrance d’un document de labellisation.

Organisme de Certification – Organisme tierce partie mettant en œuvre des programmes de certification.

Plainte – Expression de mécontentement, autre qu'un appel, émise par une personne ou une organisation à
ECOCERT relative aux activités d’ECOCERT.

Plan d’actions correctives – Liste des non-conformités aux exigences de labellisation et de leur conséquence
sur la décision de labellisation. Il peut être complété des tâches d’évaluation supplémentaires nécessaires
pour lever ces non-conformités.

Non-conformité – Non satisfaction d'une exigence.

Audit à distance – Audit basé sur une analyse documentaire et des discussions téléphoniques mais n’incluant
pas de visite sur site de l’opérateur audité.

Evaluation –Planification, préparation et réalisation des activités telles que l'inspection, l'audit, la vérification
documentaire, la réalisation d'analyses, etc., visant à fournir des informations au regard des exigences
relatives aux produits.

Réduction de la labellisation – Annulation immédiate et définitive de la labellisation pour une partie des
produits.

Enregistrement – Emission d’un document de conformité permettant la manipulation des produits ou

ingrédients attestés au sein d’une filière attestée.

Portée de la labellisation – Identification :

- Du ou des produit(s), processus, ou service(s) pour lesquels la labellisation est délivrée,
- Du programme de labellisation applicable, et
- De la ou des norme(s) et autres documents normatifs, comprenant une date de publication, auxquels le ou
les produit(s), processus, ou service(s) sont jugés conformes.

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 Surveillance – Répétition de l'évaluation, la revue et la décision de labellisation, conformément au programme
de labellisation, comme base du maintien de la labellisation.

Suspension de la labellisation – Arrêt total ou partiel de la labellisation sur une période définie dans le temps.
A l'issue de cette période la labellisation sera réattribuée, réduite, retirée ou résiliée.

Résiliation de la labellisation – Arrêt total et permanent de la labellisation suite à une résiliation du contrat par
de l'une des parties.

Retrait de la labellisation – Arrêt total et permanent de la labellisation suite à un non-respect des exigences de
labellisation.

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