INTRODUCTION
Un compte rendu est un document qui résume une réunion, un
événement, une discussion ou une activité donnée. Il vise à relater de
manière précise et concise les points abordés, les décisions prises et les
actions à entreprendre. Le compte rendu de réunion capture de manière
concise les points clés discutés lors d'une réunion, y compris les décisions
prises, les actions à entreprendre, les problèmes soulevés et les
responsabilités assignées. Ces documents servent de référence pour les
participants et ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion, facilitant la
communication et la coordination des efforts ultérieurs.
Rédiger un compte rendu efficace nécessite d’être attentif et de suivre
certaines étapes structurées.
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I- DEFINITION ET OBJECTIFS DU COMPTE RENDU
A- Définition du compte rendu
Le compte rendu est un document objectif et factuel qui relate les faits, les
discussions et les conclusions d’une réunion ou d’une activité. Il peut être
succinct (compte rendu synthétique) ou exhaustif (compte rendu détaillé).
Il est souvent destiné à informer les absents ou à servir de référence pour
le suivi des décisions.
B- Objectifs du compte rendu
Le compte rendu a pour objectif :
Formaliser le travail réalisé pour permettre à une personne qui
n'a pas assisté à la séance de se la représenter de façon
suffisante : savoir ce qui s'est dit, ce qui s'est décidé, et dans
quelle atmosphère se sont déroulées les discussions.
• Informer : Le compte rendu permet de communiquer à toutes
les parties concernées les points discutés et les décisions prises lors d’une
réunion.
• Archiver : Il sert également d’archive pour se référer aux
décisions passées.
• Suivre l’exécution des actions : Il aide à veiller à la mise en
œuvre des décisions et actions prévues.
Capitaliser l’information, pour mémoire.
Acter des décisions.
II- LES DIFFERENTS TYPES DE COMPTE RENDU
Il faudrait effectuer le choix du type de votre compte-rendu selon votre
besoin, vous avez le choix entre un compte-rendu exhaustif, une
synthèse, un relevé de décision ou un rapport de visite. Afin de définir le
format que suivra votre compte-rendu, retenez qu'il existe :
• Compte rendu intégral : Il reprend fidèlement tous les propos
tenus lors d’une réunion, dans l’ordre chronologique.
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• Compte rendu synthétique : Il résume les points essentiels
de la réunion sans entrer dans tous les détails des discussions.
• Compte rendu thématique : Il organise l’information autour
de thèmes ou de sujets principaux abordés lors de la réunion.
III- ÉTAPES DE LA REDACTION DU COMPTE RENDU
A- Préparation avant la réunion
• Connaître les objectifs de la réunion : Avant de commencer, il
est important de bien comprendre les objectifs de la réunion afin de
mieux cibler les points essentiels.
• Disposer de l’ordre du jour : L’ordre du jour vous aidera à
structurer votre compte rendu, car il présente les points qui seront
abordés.
B- Prise de notes pendant la réunion
• Écoute active : Il est essentiel d’être attentif tout au long de la
réunion pour capter les points principaux.
•Noter les décisions et actions : Même si toutes les discussions
ne sont pas importantes, les décisions et actions à entreprendre
doivent être précisément notées.
• Distinguer les faits des opinions : Un compte rendu doit rester
neutre et ne doit pas refléter l’avis personnel de la personne qui le
rédige.
C- Structure du compte rendu
On comprend donc toute l'importance de bien rédiger un compte rendu
et de la structurer de façon claire enfin de fournir à toute l'équipe le
même niveau d'information. Cependant il comprend un certain nombre
de parties :
1. En-tête
Ce format se retrouve dans la plus part des comptes rendus avec toutes
fois une adaptation des informations spécifiques à chaque réunion par
exemples :
• Date et heure de la réunion
• Lieu
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• Liste des participants (présents et absents)
• Nom du rédacteur du compte rendu
• Ordre du jour
2. Introduction
En guise d'introduction, cette première partie annonce l'ordre du jour. Elle
indique à quelle heure la réunion a commencé et dresse la liste des
thématiques abordées pendant la réunion. Il s'agit: de question à débattre,
le sujet à valider, intervention des participants ayant eu lieu, de la
présentation des résultats.
• Présentation brève du contexte et des objectifs de la réunion.
3. Corps du compte rendu
Le développement : c'est dans cette section que l'ordre du jour est détaillé.
Les faits, les discussions et les problématiques traités sont reportés par
l'ordre chronologique. Par exemple: fournir du contexte, comme les
objectifs de l'étape abordé dans la réunion, rappeler les activités planifiées
entre la réunion précédente et la réunion du jour, décrire toutes les
activités effectivement réalisées sur cette période, indiquer les actions
restés en suspens, restituer les échanges concernant la suite du plan
d'action à mettre en œuvre.
• Points discutés : Exposez de manière concise les sujets
abordés.
• Décisions prises : Listez clairement les décisions importantes
prises au cours de la réunion.
• Actions à entreprendre : Définissez les actions à suivre, les
personnes responsables et les échéances.
Le corps du texte peut être structuré de façon chronologique ou
thématique, selon le type de compte rendu.
4. Conclusion
Cette partie du rapport présente : les décisions qui ont été ou les résultats
des votes, les actions à venir et leurs responsables, la date de la prochaine
réunion et les détails.
• Résumez les principales conclusions ou les prochains rendez-
vous.
• Indiquez les éventuelles tâches à venir ou les points en
suspens.
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5. les annexes
Ils ne sont pas obligatoires et toutes les réunions n'en ont pas l'utilité.
Selon les sujets abordés, des supports ont pu être utilisés pour compléter
ou illustrer des propos lors de la conduite de réunion comme : des
rapports, des budgets, des analyses stratégiques, des graphiques, des
photographies, des spécifications techniques des machines ou des
équipements à acheter.
D- Rédaction finale
• Clarté et précision : Utilisez un langage clair, précis et sans
ambiguïtés. Le compte rendu doit être facilement compréhensible pour
tous les lecteurs, même ceux qui n’ont pas assisté à la réunion.
• Objectivité : Limitez-vous à rapporter les faits. Ne transformez
pas le compte rendu en analyse ou interprétation des propos.
• Orthographe et syntaxe : Une bonne relecture est
indispensable pour éviter les fautes d’orthographe ou de grammaire.
IV- IMPORTANCES ET AVANTAGES D'UN COMPTE RENDU
A- L’Importance d’un compte rendu
Il est important de faire un compte rendu quel que soit le type de la réunion
et quels que soient les sujets abordés. Il s'agit, en effet, d'un document
indispensable qui permet de mettre à l'écrit tout ce qui s'est dit à l'oral.
Il sert à la fois d'outil de communication, d'aide-mémoire et de preuve en
cas de litiges entre collaborateurs de travail.
Sa fonction de média lui permet également d'être largement diffusé au
sein de la vie d'entreprise.
B- Les avantages d’un compte rendu
• Dégager des solutions concises et concrètes à différents problèmes et
garder une trace écrite des décisions prises ;
• Fixer des objectifs précis ;
• Formaliser les décisions prises et définir les responsabilités de chacun ;
• Faire un suivi de l'avancée des projets et des actions à entreprendre ;
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• Récapituler les précédentes réunions et informer les participants des
réunions à venir ;
• Préparer les prochaines réunions.
V- CONSEILS POUR UN COMPTE RENDU REUSSI
• Utiliser des verbes d’action : Pour les décisions et actions,
utiliser des verbes d’action tels que “décider”, “approuver”, “assigner”, etc.
• Lister les actions avec des responsables : Assurez-vous
que chaque action à entreprendre soit associée à un responsable et une
date limite.
• Être concis : N’ajoutez pas d’informations superflues ou de
détails non pertinents.
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CONCLUSION
La rédaction d’un compte rendu demande de la rigueur, de la neutralité et
une bonne capacité de synthèse. En suivant ces étapes, vous pourrez
produire un document utile pour les participants et les personnes
concernées par les décisions prises lors de la réunion.
Le compte rendu rend compte d'évènements qui ont cours dans une
entreprise et qui, à cause de leur importance, doivent faire l'objet d'un
document écrit.
Essentiellement, le compte rendu est le rapport qui rend compte des
discussions, de faits ou d'actions. Par ailleurs c'est la description aussi
fidèle que possible d'une lecture, d'un évènement.
En somme, Il est important de faire un compte rendu quel que soit le type
de la réunion et quels que soient les sujets abordés. Il s'agit, en effet, d'un
document indispensable qui permet de mettre à l'écrit tout ce qui s'est dit
à l'oral.
