PLAN DE COURS

I. INTITULE DU COURS : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE

II. VOLUME HORAIRE : 24 H CREDIT : 02 CM : 16 H TD : 8 H

III. OBJECTIFS PEDAGOGIQUES

1. Objectif général

Ce cours vise à initier l’apprenant aux techniques de conservation des supports

d’information.

2. Objectifs spécifiques

A l’issue de ce cours, l’apprenant doit être capable de :

- définir le classement et l’archivage ;
- appliquer les ordres de classement ;
- gérer le classement de la documentation ;
- concevoir et organiser un système d’archivage ;
- gérer un système de conservation des documents.

IV. CONTENU DU COURS

PREMIERE PARTIE : LE CLASSEMENT

CHAPITRE I : ORGANISATION DU CLASSEMENT DES DOCUMENTS
I. Généralités sur le classement
II. Ordres de classement
CHAPITRE II : GESTION DU CLASSEMENT

I. Dossiers
II. Procédés - matériels et mobilier de classement

DEUXIEME PARTIE : L’ARCHIVAGE

CHAPITRE I : GENERALITES SUR L’ARCHIVAGE

I. Définition
II. Théorie des trois âges des archives

CHAPITRE II : GESTION DE L’ARCHIVAGE

I. Le rangement des archives

II. Les outils de gestions

1
 CHAPITRE I : ORGANISATION DU CLASSEMENT DES DOCUMENTS

I. GENERALITES SUR LE CLASSEMENT

1. Définition de quelques notions

Notions Définitions

Classement Action de ranger des documents selon une méthode (un ordre) prévue à
l’avance, pour pouvoir les retrouver rapidement

Ranger ranger une chose, c’est la mettre à sa place, sans pour cela qu’il y ait un ordre
entre les places attribuées aux différents objets.

Classement Classement effectué manuellement par l’homme

manuel

Classement Classement effectué par l’ordinateur

automatisé ou
informatisé

Classement Classement selon plusieurs critères successifs

hiérarchisé

Méthode de C’est le fait de respecter des règles préalablement définies concernant un

classement ordre classement ainsi que l’indexage et la signalisation

Ordre de Manière dont les documents sont rangés les uns par rapport aux autres
classement

Procédé de Manière dont les documents ou les matériels de rangement sont disposés
classement dans le meuble

Signalisation C’est le fait de recourir à un moyen visuel pour mettre en évidence des
caractères communs à différents documents.

Jalonnement C’est l’opération qui consiste à répartir des tranches dans lesquelles seront
rangés les dossiers ou les documents

Exemple : pour le classement alphabétique, le jalonnement peut constituer au

découpage du classement par tranches alphabétiques : A, B, C,

Dans un classement numérique par contre, les tranches seront des numéros :
Du numéro 1 à 100 ; 101 à 200 ; 201 à 300, etc.

2
 2. Les qualités d’un classement

Le classement est un élément très important du travail de bureau. Mis au point au plus haut niveau
de la hiérarchie, il appartient à chacun de le respecter scrupuleusement.

Un « bon » classement doit permettre de trouver rapidement et automatiquement un document

quelconque et de le replacer rapidement après utilisation. De même, le « le bon » classement doit
fournir la certitude que toutes les pièces sont à la « bonne » place et qu’aucune ne manque. Enfin, il
doit rendre possible les extensions éventuelles, dues à un accroissement du volume des pièces à
classer, par exemple.

II. LES ORDRES PRINCIPAUX DE CLASSEMENT

Les ordres (on dit aussi « modes ») de classement se distinguent en :

 ordres principaux de classement :

- le classement alphabétique
- le classement numérique,
- le classement idéologique,( à partir de thème

 en ordres dérivés de classement :

- le classement alphanumérique,
- le classement décimal,( subdivisé en dix , dix
- le classement géographique (classement des lieux
- le classement chronologique.(dérivé de classement numérique

1. LE CLASSEMENT ALPHABÉTIQUE

Le classement alphabétique consiste à ranger les mots dans l’ordre de succession des lettres de
l’alphabet.

Son principe vous est déjà quelque peu familier puisqu’il correspond au classement des mots dans un
dictionnaire.

Sa règle première de construction peut s’énoncer comme suit : « deux mots qui ont leurs n premières
lettres identiques sont classés suivant l’ordre de leur (n+1)è lettre ».

Exemple : ROUGET et ROCHET ont leurs deux premières lettres identiques (RO) ils seront donc classés
selon leur troisième lettre : ROCHET sera classé avant ROUGET.

Lorsque le classement alphabétique s’applique a des dénominations complexes, l il faut choisir un

mot directeur.

 Quelques définitions de base

3
 - Dénomination : ensemble de mots qui désignent une personne, une entreprise, un
groupement.
- Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer.
- Mot directeur : mot d’une rubrique retenu comme mot principal pour le classement.
- Indexage alphabétique : manière de présenter une rubrique pour son classement. Le mot
directeur est écrit en première position. Viennent ensuite les mots qui le suivent puis, entre
parenthèses, les mots qui le précèdent.

 Règles de détermination des mots directeurs à partir d’une dénomination ou d’une

rubrique

Une dénomination comporte plusieurs mots, le choix du mot directeur exige pour éviter toute
ambiguïté, l’application de principes et de règles uniformes. Ces principes et règles sont énoncés
dans la norme Z 44-001 de l’AFNOR (Association Française de Normalisation).

Les règles de l’AFNOR, observées d’une façon rigoureuse, assurent pour chaque dénomination un
classement unique et rapide. Elles suppriment les hésitations, donc les pertes de temps, aussi bien
pour le classement que pour la recherche.

 Règles générales de détermination du mot directeur.

Dans une dénomination, on choisit comme mot directeur de classement le premier nom propre, ou à
défaut, le premier nom commun (ou adjectif utilisé comme nom) à l’exception des mots sociétés et
compagnie.

 Le mot directeur est un nom propre de personne.

- Nom propre simple ou composé : On classe au premier nom propre de personne.

Exemple : Etablissements ROUAMBA et Cie : ROUAMBA et Cie (Etablissements).

- Nom propre composé commençant par Saint, Sainte, Saintes, Saints : On classe au mot entier
dans l’ordre alphabétique continu, sans tenir compte des espaces et traits d’union.

Exemple : Ecole Saint-Ambroise : Saint-Ambroise (Ecole).

- Prénom identifié comme tel et titre : on classe au nom propre, sauf si le prénom ou le titre
sont liés au nom de famille suivant par un trait d’union.

Exemple : Radio-Ambulance André Allard : Allard (Radio-Ambulance André).

- Prénom employé seul : on classe au prénom.

Exemple : Garage Jean-Pierre : Jean –Pierre (Garage).

- Noms de famille avec particule initiale

Articles : on considère les articles simples ou contractés (au, aux, des, du l’, la, le, les), les particules
et les préfixes comme faisant corps avec le nom.

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Exemples : Etablissements Le Roux : Le Roux (Etablissements).

Particules : Les particules d’et d ne comptant pas pour le classement, on les rejette après le nom.

Exemples : Collège De La Salle : La Salle (Collège de)

 Le mot directeur est un nom propre géographique

- Nom géographique simple ou composé : On classe à l’unique ou au premier nom propre

géographique simple ou composé, sans tenir compte de l’article simple, élidé ou contracté
qui peut le précéder.

Exemple : Société des Eaux de Bobo-Dioulasso : Bobo-Dioulasso (Société des Eaux de)

- Nom composé commençant par Saint, Sainte, Saintes, Saints : on classe au mot entier, dans
l’ordre alphabétique continu, lettre par lettre, sans tenir compte des espaces et traits
d’union.
Exemple : Association des Femmes de Saint-Etienne : Saint-Etienne (Association des Femmes
de)
- Nom de point cardinal : on classe au point cardinal simple ou composé et synonymes (Midi,
Occident, Orient, Septentrion) s’ils sont employés sans complément.

Exemple : Bagages de l’Est : Est (Bagages de l’).

NB : Mais, si le point cardinal a un complément, le point cardinal reste nom commun. Mais employé
seul il est un nom propre.

Exemple : Imprimerie de l’Est du Burkina : Burkina (Imprimerie de l’Est du).

 Mot Centre : on classe au mot « centre » dans sa signification géographique.

Exemple : Garage du Centre : Centre (Garage du)

Exemple : Garage du Centre de la ville : Garage du Centre de la ville

Exemple : Garage du Centre de KOKO : KOKO (Garage du Centre de)

 Le mot directeur est un nom publicitaire.

On classe au premier mot du nom utilisé à titre publicitaire à l’exception des articles ou prépositions
français : au, aux, d’, de, des, du, l’, la, le, les.

 Mot simple, composé ou ensemble de mots isolé dans une dénomination

Exemple : Société Parisienne « Le Chalet Idéal » : Chalet Idéal (Société Parisienne Le).

 Nom(s) inventé(e) : on classe au premier nom inventé

Exemple : Tricots Intexa : Intexa (Tricots).

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  Mot étranger dans une dénomination française : on classe au premier mot étranger

Exemple : Teinturerie Quick Service : Quick Service (Teinturerie).

 Nom historique, légendaire ou religieux, simple ou composé : on classe au premier nom

propre (nom patronymique) ou premier prénom.

Exemple : Lycée Privée Maurice-Ravel : Maurice-Ravel (Lycée privée).

Exemple : Université Nazi Boni : Boni (Université Nazi).

Exemple : Université « Nazi Boni » : Nazi Boni (Université).

 Si la dénomination ne comporte aucun nom propre, on choisit comme mot directeur de

classement : le premier nom commun ou le premier adjectif pris substantivement ou la
dénomination est composée d’initiales
Exemple :
 Le mot directeur est un nom commun ou un adjectif pris substantivement.

 Un ou plusieurs noms communs : on classe au premier nom commun, sauf Compagnie ou

Société.

Exemples : Compagnie aérienne de photographie : Photographie (Compagnie aérienne de).

Société de fabrication des orfèvres réunis : Fabrication des orfèvres réunis (Société de).

 Un seul nom commun : compagnie ou société : on classe à compagnie ou société mais on fait
un renvoi si nécessaire.

Exemples : Compagnie électromécanique : Compagnie électromécanique.

Société générale commerciale et cotonnière : Société générale commerciale et cotonnière.
Et les renvois seront rédigés ainsi : Electromécanique (voir : Compagnie).
Commerciale et cotonnière (voir : Société générale).
 Nom commun unique précédé d’un adjectif qualificatif : on classe à l’adjectif s’il est suivi
d’un nom commun unique, mais si la dénomination comporte plusieurs noms communs on
classe au premier nom commun.

Exemples : . Grand Hôtel : Grand Hôtel.

. Grand hôtel de la Plage : Hôtel de la plage (grand)

 Nom commun précédé d’un adjectif numéral : on classe à l’adjectif numéral. Les noms de
nombre doivent être considérés comme écrits en toutes lettres.

Exemple : Société internationale du XXIè siècle : Vingt unième siècle (Société internationale du).

 Adjectif qualificatif pris substantivement c’est-à-dire pris comme nom : on classe à l’adjectif.

Exemple : La Centrale des Textiles : Centrale des Textiles (La).

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  Dénominations composées d’initiales, de sigles ou de mots en forme de sigle.

On classe au mot directeur de dénomination complète représentée par le sigle ou le mot en forme
de sigle. On fait suivre cette dénomination du sigle ou du mot en forme de sigle écrit en majuscules.

Le sigle ou le mot en forme de sigle est classé à sa place alphabétique normale, accompagné d’un
renvoi à la dénomination complète.

On connaît le sigle ou le mot en forme de sigle et la dénomination complète correspondante. – on

classe au mot directeur de dénomination complète, avec un renvoi au sigle ou au mot en for de
sigle.

Exemple :

Office national de météorologie : Office national de météorologie (O.N.M.).

Et le renvoi sera rédigé ainsi :

O.N.M. (voir : Office national de météorologie).

On ne connaît que le sigle ou le mot en forme de sigle. – On classe le sigle ou le mot en forme de
sigle.

Exemple :

C.G.A. : C.G.A.

La dénomination comprend un sigle ou un mot en forme de sigle. – On classe cette dénomination en

prenant comme mot directeur le sigle ou le mot en forme de sigle.

Exemple :

Compagnie européenne de distribution et de service CEDIS : CEDIS (Compagnies européenne de

distribution et de service).

 Dénominations dont les mots directeurs sont homographes.

On classe ces dénominations dans l’ordre alphabétique continu, lettre par lettre, sans tenir compte
des espaces et des traits d’union.

Exemples :

La Foncière et commerciale de distribution : Foncière et commerciale de distribution (La).

La Foncière industrielle et agricole : Foncière industrielle et agricole (La).

Transports Giraud et Cie : Giraud et Cie (Transports).

Publicité Giraud et Fils : Giraud et Fils (Publicité).

 Dénomination ne comportant que des verbes

7
On classe au premier verbe

Exemple : Lire et relire : Lire et relire

Exercice d’application

Choisissez pour les dénominations qui suivent, les mots directeurs adéquats, indexez-les et
classez alphabétiquement les dénominations indexées.

- Société Africaine de Télécommunication

- Centre Burkinabé d’Informatique
- Ecole Privée de Formation Professionnelle « DANGMANDI »
- Projet d’Appui à l’enseignement supérieur
- Association Bobolaise pour l’Education de l’Adolescence
- Lycée Sainte-Marie de Tounouma
- Société AMX du Centre de Bobo
- ONEA (à définir)
- La Meilleure des Confectionneuses d’Habits
- Compagnie Téléphonique et Managériale
- Restaurant « Les 3 Karités
- Eau Vive de Bobo-Dioulasso
- Lycée Technique Classique
- Mouvement des commerçants du Nord
- Le Grand Ecart
- Institut régional d’Administration des hauts Bassins
- Lycée Diaba Lompo
- Clinique médicale Paul Le Petit
- École maternelle « L’éveil des enfants »
- Lycée privé saint Georges
- Clinique de santé des travailleurs
- La pétrolière du Faso
- Club « Vive le paysan »
- Compagnie nationale aérienne
- École normale supérieure de Koudougou
- Poissonnerie des quatre points cardinaux
- Le grand club de parieurs

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 2. Le Classement numérique

 Base et principe

Le classement numérique est basé sur la connaissance de la suite naturelle des nombres entiers. A
chaque pièce (dossier, fiche, document…) à classer, est affecté un numéro d’après un plan
déterminé. On classe ensuite les différentes pièces dans l’ordre des numéros qui leur ont été
affectés.

 Règle essentielle

Le classement numérique suppose la mise en place d’un répertoire alphabétique (parfois appelé
« table de correspondance »). Le répertoire alphabétique est un ensemble d’indications classées
dans un ordre déterminé pour faciliter les recherches.

 Exemple d’application

Votre chef de service vous donne une liste de nouveaux partenaires avec leur date d’entrée en
contact avec votre entreprise :

 Cave du Sud de Bobo-Dioulasso 15/11/2013 N° 0132

 Compagnie Minière Burkinabé 12/11/2013 N° 0131
 Ets Georges OUEDRAOGO 18/11/2013 N° 0133
 Quincaillerie Générale « Construire le Faso » 09/11/2013 N° 0130
 Salon de Coiffure Justine 20/11/2013 N° 0134

Travail à faire :

1. Classez numériquement ces nouveaux partenaires, sachant que le dernier partenaire portait
le numéro 0129.
2. Réalisez le répertoire alphabétique qui permettra de retrouver facilement le dossier d’un
nouveau client.

Corrigé

1. Classement numérique
 N° 0130 Quincaillerie Générale « Construire le Faso » 09/11/2013
 N° 0131 Compagnie Minière Burkinabé 12/11/2013
 N° 0132 Cave du Sud de Bobo-Dioulasso 15/11/2013
 N° 0133 Ets Georges OUEDRAOGO 18/11/2013
 N° 0134 Salon de Coiffure Justine 20/11/2013

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 2. Répertoire alphabétique

Dénominations indexés dans l’ordre alphabétique Numéro

Bobo-Dioulasso (Cave du Sud de) 0132

Compagnie Minière Burkinabé 0131

Construire le Faso (Quincaillerie Générale) 0130

Justine (salon de coiffure) 0134

OUEDRAOGO (Ets Georges) 0133

3. Le classement idéologique

 Base et principe

Le classement idéologique (encore appelé classement analytique ou thématique) est basé sur la
connaissance de :

 la division d’un ensemble en parties ;

 la division de chaque partie en sujets ;
 la division de chaque sujet en sous-sujet ;
 ainsi de suite…

A chaque étage de la classification, il est bien de classer les rubriques alphabétiquement de manière
à diminuer les temps de recherche.

 Règle essentielle

Le classement idéologique doit être accompagné d’un mode d’emploi. Ce mode d’emploi se compose
de deux documents qui sont :

 Le plan de classement : C’est un document qui donne la liste des dossiers regroupés par
thèmes ou par rubriques.
 L’index alphabétique : C’est un document qui reprend l’ensemble des titres des dossiers
classés par ordre alphabétique avec l’indication de leur emplacement dans l’armoire.

 Exemple d’application

Vous avez réuni récemment une documentation importante sur le mobilier de bureau. Vous
disposez ainsi des renseignements ci-après :

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 - Les bureaux : bureaux de direction, de secrétaires, de dactylographes (tous
confectionnés en bois) ;
- Les sièges : fauteuils, chaises (en bois et en métal) ;
- Les armoires : Armoires pour archives, pour classement de dossiers. Elles sont en bois et
en métal

TAF : Effectuez le classement idéologique pour cette documentation : Classez-les d’abord

selon la matière utilisée pour la confection des meubles, ensuite par catégories de
meubles, enfin partir de chaque catégorie par type de meuble.

Corrigé :

 Mobilier en Bois
 Armoires
 Armoires pour archives
 Armoires pour classement de dossiers
 Bureau
 Bureau de dactylographes
 Bureau de direction
 Bureau de secrétaires
 Sièges
 Sièges
 Fauteuils
 Mobilier en métal
 Armoires
 Armoires pour archives
 Armoires pour classement des dossiers
 Sièges
 Sièges
 Fauteuils

Appliquer le classement décimal

Corrigé

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B- LES ORDRES DERIVES DE CLASSEMENT

1. Le Classement décimal

 Base et principe

Le classement décimal est une combinaison du classement idéologique et du classement numérique

car il est basé sur :

 la connaissance de la division d’un ensemble en parties, sujets, sous-sujets, etc. (classement

idéologique) ;
 l’affectation à chaque subdivision de la classification d’un numéro d’ordre précis (classement
numérique).

 Règle essentielle

Comme le classement idéologique, cet ordre est accompagné d’un plan de classement. Ce plan doit
prévoir une division de l’ensemble en dix parties (au maximum) affectées d’un numéro de 0 à 9.
Chaque partie peut, elle-même, être divisée en dix sujets affectés de numéros à deux chiffres et
chaque sujet peut à son tour, être divisé en 10 sous-sujets avec des numéros à trois chiffres.

NB. : Lorsque chaque subdivision n’atteint pas 10, on peut commencer la numérotation à partir de
1à9

Il a été imaginé par le bibliothécaire américain Melvil DEWEY. C’est le principe de la classification
Décimale Universelle (CDU) où l’ensemble des connaissances humaines est divisé en parties ou
classes :

0. Généralité
1. Philosophie
2. Religion – Théologie
3. Sciences sociales – Droit
4. Linguistique
5. Sciences pures et naturelles
6. Sciences appliquées
7. Beaux Arts, photographie, musique
8. Littérature
9. Histoire, géographie.

Exemple d’application : Appliquez le classement décimal à partir de l’exemple

d’application sur le classement idéologique ci-dessus.

Corrigé

12
 2. Le Classement chronologique

 Base et principe

Le classement chronologique est très simple puisqu’il consiste à classer les dossiers ou les documents
d’après leurs dates (années, mois, quantième) des plus anciens aux plus récents. Il est dérivé du
classement numérique.

3. Le Classement alphanumérique

 Base et principe

Il consiste à répartir les documents dans des tranches ou classes alphabétiques préétablies, puis à
l’intérieur de celles-ci, leur attribuer des numéros selon l’ordre d’arrivée. Un répertoire alphabétique
est nécessaire pour chaque tranche du classement alphabétique. Il figure en général sur un guide.

NB : A l’intérieur d’une tranche alphabétique, l’ordre alphabétique « parfait » ne peut exister.

4. Le Classement géographique

 Base et principe

C’est une combinaison du classement idéologique et du classement alphabétique. Il est basé sur la
connaissance des divisions des territoires et subdivisions territoriales d’une même unité
géographique : Continents, pays, région, province, département, commune, village. Il est donc utilisé
chaque fois que l’idée de répartition suivant les lieux est essentielle.

I. LES PROCEDES, MATERIEL ET MOBILIER DE CLASSEMENT

13
Après avoir choisi un ordre méthodique pour classer les documents, il faut penser à :

 déterminer le matériel le mieux adapté à la nature des documents à conserver : les dossiers ;
 définir le procédé de classement approprié au matériel utilisé en fonction du système de
rangement prévu ;
 adopter le système de rangement dans le mobilier qui permet de consulter aisément et
rapidement les documents tout en leur assurant une bonne conservation.

A- LES DOSSIERS

Une fois classés, les documents sont placés dans des couvertures cartonnées de résistance et de
formes variables. Le choix de celles-ci est fonction de la nature des documents à classer, du nombre
de documents, de la fréquence de leur consultation et de la durée voulue de leur conservation. Ces
couvertures, qui protègent les documents et facilitent leur rangement, sont des chemises, des
classeurs ou des dossiers.

1. Les différents types de dossiers

On peut citer entre autres :

 Les dossiers ordinaires : Ce sont essentiellement les chemises cartonnés ordinaires (à un pli)
et les chemises à dos toilé, à soufflet (à 2 ou 3 plis), les sous-chemises, les pochettes
transparentes. Ces dossiers peuvent servir à ranger quelques feuilles.

 Les dossiers à système : Ce sont des dossiers qui comportent un système de maintien des
documents ; ce sont par exemple :
 les chemises à rabats (en carton ou en élastiques),
 les chemises à tirette,
 les chemises avec système de serrage à ressort,
 les classeurs à anneaux, à levier ou à anneaux, à dos large (biblorhapte), ou à perforation,
 les dossiers à sangle à dos extensible, les dossiers à bandes élastiques, etc.
 les parapheurs utilisés pour la signature du courrier (sortes de cahiers dont les feuillets sont
en buvard et munis d’un trou en leur milieu qui permet de s’assurer qu’aucune
correspondance n’a été oubliée), etc.

 Les dossiers suspendus : ce sont des chemises cartonnées ordinaires qui comportent des
tiges aux extrémités permettant de suspendre les dossiers reposés sur des rails ;

Ces dossiers servent à protéger les documents et à faciliter leur rangement.

NB : Quelle que soit la catégorie de chemises ou de dossiers utilisée, on peut, lorsque cela est
nécessaire, constituer à l’intérieur de ceux-ci, des sous-dossiers. Selon les cas, ces sous-dossiers sont
des chemises en papier (sous-chemises), des protèges-documents en plastique.

2. La contenance des dossiers

14
 Contenance

Principaux types de dossiers -50

50- 50-
feuillet + 250
100 250
s

 Chemise en papier ou pochette en

x
plastique

Dossiers  Chemise cartonnée ordinaire

x
ordinaires
 Chemise à dos toilé, à soufflet
x

 Chemise à tirette

 Chemise avec système de serrage à X

ressort
x
 Chemise à rabat

 chemise à élastique
X
 Chemise à anneaux
Dossiers à
système  Dossier à sangle
X
 Classeur à dos large (biblorhapte)

Dossiers
suspendus
 Dossier suspendu à visibilité supérieure

15
  Dossier suspendu à visibilité latérale X

3. La tenue des dossiers

Un dossier est créé lorsqu’on a rassemblé plusieurs documents sur une même personne (fournisseur,
client, personnel…), un projet (équipement d’un service, lancement d’un nouveau produit…), une
même affaire, etc. La d’un dossier c’est-à-dire sa gestion nécessite quelques opérations à effectuer :

 Dès qu’on crée un dossier, il faut déterminer d’abord la rubrique sous laquelle sera classé le
dossier (nom ou numéro matricule = indicatif de classement) ; l’inscrire en évidence sur le
dossier, toujours au même endroit et de la même manière compte tenu du type de dossier.

 Préparer, s’il y a lieu, les sous-dossiers : souvent les documents sont classés dans des
chemises en deux groupes de couleurs différentes.

 Classer les documents dans le dossier ou les sous-dossiers dans l’ordre chronologique, le plus
récent dessus.
 Apposer éventuellement sur la face intérieure du dossier un répertoire pour enregistrer les
documents importants au fur et à mesure de leur entrée dans le dossier ou un récapitulatif
des renseignements essentiels.

 Classer le dossier à l’endroit voulu, d’après l’indicatif de classement.

 S’il y a lieu, porter la signalisation voulue sur le dossier. La signalisation est un moyen qui
permet de mettre en évidence certains caractères communs à un groupe de dossiers ; pour
cela, on peut utiliser des dossiers de couleurs différentes, des papillons gommés de couleurs
différentes, des onglets à fenêtres de tailles et de couleurs différentes.

 Quand un dossier est demandé en consultation (en principe, un dossier ne doit pas quitter le
service), le remplacer par une « fiche- sorti » ou « guide-sorti » ; de même, remplacer tout
document emprunté par une fiche de substitution.

Exemple de tracé d’une « fiche-sorti »

Service : ………………………………………………………… Chef de service :

…………………………………………………

Date de Dossier Date de Visa du Emprunteur Retour

la demandé retour chef de
demande service

16
 Nom Signature Date Visa
S.C.C.

Exemple de tracé d’une « Fiche de substitution »

Date Dossier Pièce Emprunteur Retour

de Obs.
sortie Nom N° Désignation N° Service Nom sign Date Visa

          

 Périodiquement, purger le dossier : transférer aux archives les documents temporaires

anciens. (on conserve dans le dossier les documents relatifs à l’année en cours et à l’année
précédente et évidemment, les documents permanents, souvent signalés par une étiquette
ou une gommette rouge).

4. La fréquence d’utilisation des dossiers

Fréquence de
Dossiers Lieu de classement Nature du classement
consultation

Dossiers en « cours » Consultation très Au poste de travail : Classement vivant

ou en « instance » fréquente pendant la
période d’élaboration  Sur le bureau
Affaire à suivre  Dans un tiroir du
bureau
Dossiers classés de Consultation régulière Dans le service Classement
façon permanente permanent

Dossiers archivés Consultation très rare Dans un endroit plus Archives

éloigné

5. Avantages, inconvénients et utilisations de quelques dossiers figurés ci-dessous

LES DIFFERENTES FIGURES ICI.

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 Figure n° Avantages Inconvénients Utilisation

B- LES PROCEDES DE CLASSEMENT

Un procédé de classement est la façon de positionner les documents, les dossiers, les objets, les
livres dans un meuble de classement c’est-à-dire la façon de les ranger. Les procédés de classement
sont appelés aussi modes de classement. Pour ranger les dossiers, il faut tenir compte de la nature
des informations et surtout de la fréquence de consultation.

1. Le rangement des dossiers « en cours » ou en « en instance »

Les dossiers sont rangés :

 Sur le bureau même, dans des corbeilles empilables ;

 Dans un tiroir du bureau, dans des dossiers suspendus ;

18
  Dans un petit meuble placé à côté du bureau.

Exemples de matériel :

 Corbeilles, corbeille de tri (avec porte-étiquette permettant d’indiquer le nom du dossier).

 Tiroirs du bureau pour dossiers suspendus (l’identification du dossier est rapide grâce à une
étiquette d’indexage ; une signalisation est facile par coloriage de case et par position de
cavaliers).
 Petit meuble à tiroirs plats ou tiroirs anglais (1 dossier par tiroir. Chaque tiroir porte une
étiquette d’indexage et peut recevoir des symboles de signalisation aimantés.
 Bac à roulettes permettant le classement de 50 dossiers suspendus.

2. Le rangement des dossiers permanents

a) Le classement horizontal (ou à plat)

Comme son nom l’indique, il consiste à poser les documents ou les dossiers à plat, les uns au-dessus
des autres, de telle sorte que leurs dos apparaissent devant la personne qui les consulte. Ce dossier
est utilisé :

 si le nombre de dossiers est très réduit

 si chacun des dossiers est suffisamment volumineux (dossiers épais).

 Dossiers utilisés : On choisira de préférence des dossiers à sangle ou à rabat afin d’éviter que
les documents ne glissent.

 Indexage et signalisation : l’indexage étant l’inscription portée au dos du document ou du

classement, c’est sur lui que sera indiquée la rubrique de classement (l’indicatif de
classement). La signalisation est fixe.
 Mobiliers
 Rayonnages ou étagères ;
 Classeurs (fermés ou non par un rideau coulissant, une porte abattante, une porte
coulissante…
 Meubles à clapets, meubles à tiroirs basculants ;
 Meubles pour plan ou tiroirs anglais.

 Avantages
 Le classement horizontal est peu encombrant en profondeur ;
 Il peut contenir des dossiers très lourds ;
 L’ensemble des cases est visible ;
 Son prix est peu élevé : il est économique ;
 Le classement horizontal est pratique pour constituer rapidement une documentation…

 Inconvénients
 Le prélèvement et la mise en place des dossiers en bas de la pile sont mal aisés ;

19
  Il ne convient pas aux dossiers de correspondance peu épais (petits dossiers) dont la tranche
ne serait pas lisible et qu’il serait dangereux de superposer en grand nombre, au risque de
voir la pile s’effondrer.

 Application : Le classement horizontal est utilisé particulièrement pour le rangement de :

 dossiers volumineux (notaire, avocat, architecte…) ;
 plans et documents de grand format (dessins techniques, cartes…).

b) Le classement debout ou sur champ

Le classement debout consiste à ranger les documents ou dossiers verticalement les uns à côté des
autres, le dos tourné vers l’utilisateur comme les livres dans une bibliothèque.

 Dossiers utilisés : on ne peut classer des chemises et des dossiers minces car ceux-ci
s’écrouleront. Il faut donc les insérer dans les classeurs épais à dos large comme les
biblorhaptes, les boîtes à archives, les classeurs à serrage.

 Indexage : l’indexage est porté sur le dos des dossiers

 Mobiliers :
 Rayonnages simples,
 Armoires bibliothèques
 Classeurs rotatifs, classeurs fermés par un rideau ou une porte coulissante ou abattante

 Avantages
 Sûreté : place libre si un dossier manque ;
 Rapidité : retrait ou reclassement facile ;
 Visibilité : indexage ou signalisation fixe aisé…

 Inconvénients
 Application limité aux documents ou dossiers épais ;
 Prix élevé

 Application
 Livres, revues, annuaires téléphoniques, archives
 Classeurs à dos large (pour le classement des doubles de la correspondance, factures…).

c) Le classement vertical ordinaire

Il consiste à poser verticalement les documents ou les dossiers sur leurs dos.

 Dossiers utilisés : On utilise des dossiers très rigides

20
  Indexage et signalisation :
L’indexage est porté soit sur les intercalaires de classement soit sur le dépassant des dossiers à
plats inégaux ou sur un onglet à fenêtre.
La signalisation est fixe

 Mobiliers
 Classeurs métalliques, classeur vertical à tiroirs superposés
 Armoires composés de tablettes sur lesquelles glissent des séparations métalliques.

 Avantages
 Grande contenance
 Accès facile, extensible, indexage et signalisation fixe satisfaisants

 Inconvénients
 Perte de place : le fond du tiroir reste toujours plus ou moins utilisé ;
 Affaissement des dossiers s’ils ne sont pas suffisamment rigides ou maintenus par des
séparations.

 Application
Rangement d’une grande variété de documents et de dossiers (dossiers des partenaires :
clients, fournisseurs…

d) Le classement vertical suspendu Le classement vertical suspendu

à visibilité supérieure à visibilité latérale

Il consiste à ranger les documents dans un Il consiste à ranger les documents

dans un
dossier suspendu offrant une visibilité dossier suspendu offrant une visibilité
Supérieure. latérale

 Dossiers : Hamacs Dossiers : Hamacs

 Indexage et signalisation : partie supérieure Indexage et signalisation : dans une
gaine
transparente sur le bord du hamac en
face
de l’utilisateur.
 Mobiliers Mobilier
Classeurs à tiroirs pour dossiers suspendus Armoires rotatifs
 Avantages Avantages
 Recherche et manipulation faciles ; - Recherche et manipulation facile
 Signalisation très visible, vue synoptique - signalisation très visible, vue
synoptique
 Inconvénient : coût plus élevé Inconvénient : coût plus élevé

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  Application : dossiers consultés fréquemment Application : dossiers consultés
fréquemment

3. Le rangement des archives

Aux archives, sont classés les documents anciens, inutiles pour la gestion courante. Mais ces
documents doivent être conservés pour servir éventuellement de preuve (par ex. : durée de
conservation : 10 ans pour les documents commerciaux). Les objectifs d’un classement d’archives
sont :

 assurer une bonne conservation des documents (à l’abri de la poussière, de la lumière, de

l’humidité) ;
 permettre un accès facile à l’information ;
 réduire l’encombrement et les coûts.

Les documents à archiver sont rangés, en respectant l’ordre du classement principal, dans des boîtes
en carton sur lesquelles l’année des documents et les numéros extrêmes des dossiers sont indiquées
en gros caractères.

 Le local CLIENTS
Année : 2000
Il doit être peu coûteux (sous-sol en général). Mais de plus en plus,
N° : 201
de grandes entreprises (administration, banque, assurance)
A N° : 300
décentralisent leurs archives dans des locaux éloignés peu coûteux.

 Les meubles

 Rayonnages ordinaires : des rayonnages métalliques sont placés sur toute la surface
disponible à double face, séparés par des allées de 70 à 80 cm de large.
 Rayonnages compacts : ils sont montés sur des rails et placés les uns contre les autres en
réservant seulement la largeur d’une allée ; pour la recherche, les éléments sont déplacés (à
la main, à l’aide d’un levier mécanique ou, le plus souvent, par un procédé électronique) de
façon à dégager l’allée devant les rayons que l’on désire atteindre.

22
 allée
allée

Allée

Rayonnages traditionnels Rayonnages mobiles Exemple

d’accès
(rayonnages de 40 cm de (en blanc, les éléments à un élément
Profondeur, allée de 80 cm Supplémentaires)

Remarque : Dans les archives très importantes, on adopte un système de recherche électronique par
exemple, la GED (Gestion électronique des documents) avec une numérisation par scanneur et
enregistrement sur DON (disque optique numérique). Cela provoque une diminution du volume des
archives et un accès très facile et rapide des documents.

I. LE CYCLE DE VIE OU LA THEORIE DES TROIS AGES DES DOCUMENTS

CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR L’ARCHIVAGE

1. Définition

Les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support
matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme
public ou privé dans l’exercice de leur activité. Outre les documents eux-mêmes, le terme
« Archives » désigne également :
 l’organisme chargé de gérer les archives ;
 le bâtiment ou le local où sont conservées les archives.

23
La notion d’archives est indépendante de la date des documents. En effet, les archives, ce sont tous
les documents que l’administration a produit ou reçu dans le cadre de son fonctionnement, à tous les
échelons de conception, de décision et d’exécution. C’est donc dès leur création dans les bureaux
que ces documents acquièrent la qualité d’archives. Qu’ils datent de l’année en cours ou de plus de
trente ans, ces documents sont des archives. Aussi, la notion d’archives est également
indépendante :

 du support qui a beaucoup varié dans le temps : pierre, os, papyrus, tissu, parchemin, papier,
film, bande et disque (magnétique, optique), etc.

 et de la forme : un document peut être manuscrit, dactylographié, imprimé ; il peut s’agir

d’un original, d’une copie, d’un plan, d’une lettre, etc

II. THEORIE DES TROIS AGES DES ARCHIVES.

(Les trois âges des documents ou des archives)

Les archives naissent dans les bureaux en vue d’une action précise, puis conservent un intérêt à plus
ou moins long terme. On constate ainsi que la gestion des archives doit tenir compte de trois âges
qui correspondent à trois stades d’utilisation des archives.

 Les archives actives ou courantes (ou du 1 er âge) sont les documents utilisés dans les
services pour gérer les affaires en cours. Ils sont conservés dans les bureaux pour être
immédiatement accessibles. A partir du moment où ces documents sont moins utilisés, ils
passent à l’état semi-actif

 Les archives semi-actives ou intermédiaires (ou du second âge) sont les documents et
dossiers qui ne sont plus utilisés fréquemment dans les bureaux mais qui doivent être
conservés pendant un certain délai pour référence ou pour preuve. Ces documents peuvent
être regroupés et conservés dans un local distinct des services qui les ont produits (centre de
pré archivage). A partir du moment où ces documents sont plus utilisés, ils deviennent
inactifs

 Les archives inactives ou définitives (ou encore du 3è âge ou encore archives historiques)
sont les documents qui au terme de l’âge intermédiaire, ont subi un tri et ont été retenus
pour leur intérêt administratif durable ou pour leur valeur historique. Ils sont conservés sans
limite de temps par le service des archives.

Trois critères servent à déterminer l’âge d’un document : la valeur du document, la fréquence
d’utilisation et le type de document, à savoir l’exemplaire principal ou secondaire.

III. LE PRINCIPE DE RESPECT DES FONDS

La gestion de documents vise l’identification et l’organisation des documents de telle sorte qu’elles
permettent aux gestionnaires (responsables et agents) un accès rapide et efficace de l’information
administrative contenue dans les documents. L’efficacité de cet accès est essentiel pour prendre des
décisions rapidement.

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La gestion des documents entre donc dans un principe de respect des fonds documentaires
représenté par la chaîne « INFORMATION – DECISION – ACTION ». En effet, les informations
contenues dans les documents rendent possible la prise de décision. Ces prises de décision
conduisent les gestionnaires à poser des actions. Celles-ci engendrent à leur tour, la production de
nouveaux documents portant des informations et le processus recommence.

INFORMATION
(Documents)

DECISION

ACTION

Le respect des fonds documentaires implique beaucoup de responsabilités relatives à la gestion des
documents :

- responsabilités de la Direction générale : c’est adopter une politique de gestion de

documents, la diffuser et veiller à son application ;

- responsabilités de la personne responsable de la gestion des documents : élaborer,

implanter et maintenir à jour le plan de classification, le calendrier de délais de
conservation et le répertoire de repérage ; conserver les documents actifs ; gérer le
traitement des documents semi-actifs et inactifs ;

- responsabilités du personnel : suivre les directives établies par la politique de

gestion des documents.

La mise en place d’un principe de respect des fonds demande une étroite collaboration et une
grande confiance entre les gestionnaires et leur personnel. Les gestionnaires devront démontrer
qu’une meilleure gestion des documents facilitera grandement le travail du personnel en permettant
un accès plus rapide et efficace à l’information.

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