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Kanban, la méthode (pour
l’instant) incomprise
Publié par Romain
le 9 mars 2021
Thématique : Kanban, Transformation agile
Pourquoi j'écris cet article
Il est des articles qui montrent combien notre travail de pédagogie reste important.
C’est ce que m’inspire cet article du Monde Informatique Méthode Agile : 10 outils
Kanban de gestion des workflows (lui-même étant une traduction). Il n’est ni faux ni
vrai. Il m’a fait réagir. Disons qu’il simplifie, qu’il oublie des éléments et qu’il fait des
raccourcis. Il laisse croire à la simplicité: “prenez un outil et hop, vous avez Kanban
dans votre équipe”.
Cet article témoigne des efforts que nous, [Link] de l’accompagnement,
devons encore fournir pour bien faire comprendre que Kanban est bien plus que des
tickets qui se promènent sur un tableau.
Kanban c'est du collectif
La face visible de l’iceberg est donc ce tableau Kanban, composé de :
colonnes plus ou moins nombreuses
mais aussi de limites, de règles : à l’entrée, à la sortie et des règles de
passages
des demandes (les fameux tickets) qui elles-mêmes portent des
informations
Un tableau Kanban c’est une masse importante d’éléments qui témoignent du
fonctionnement du système. Si une personne seule s’occupe du Kanban, elle ratera
probablement des informations et elle emportera rarement l’adhésion de l’équipe.
Kanban est un nouveau mode de gouvernance qui invite l’équipe entière à observer
le pilotage de l’ensemble des activités. Un système Kanban est le reflet d’une
situation à l’instant T et soumet des questions auxquelles l’équipe doit répondre pour
définir la stratégie à venir. Quoi de mieux que de faire cet exercice collectivement ?
Prenons aussi en compte qu’un Kanban a forcément une entrée et une sortie. Il est
donc connecté à d’autres flux de l’organisation. Le bon fonctionnement de votre
Kanban sera donc dépendant du bon fonctionnement des autres systèmes auxquels
vous êtes liés. Vous allez devoir échanger et vous synchroniser avec les différents
services de l’organisation. Kanban, bien implémentée, devient ainsi une stratégie de
décloisonnement et un encouragement à la collaboration au sein de toute
l’organisation.
Kanban c'est plus que voir des tickets
La méthode Kanban se définit autour de 6 pratiques :
1. Visualiser
2. Limiter le travail en cours
3. Entretenir le flux
4. Rendre le processus explicite
5. Mettre en place des boucles de feedback
6. Améliorer par la collaboration et évoluer par l’expérimentation
Et comme l’Agilité, Kanban a ses propres principes :
Démarrez là où vous êtes
Poursuivez un changement incrémental et évolutif
Respectez les processus, rôles, responsabilités et titres actuels
Encouragez les actes de leadership à tous les niveaux dans votre
organisation
Avouez qu’une simple gestion de tickets semble intuitivement un peu minimaliste
pour implémenter une telle promesse au mieux, les outils adressent une petite
partie de la pratique n° 1.
Vous voyez que profiter pleinement de Kanban c’est aller au-delà des tickets
Kanban c'est piloter un flux de valeur
Visualiser un système est déjà bien, et le structurer correctement en est une autre.
Un Kanban est le reflet du processus du travail, c’est-à-dire de la succession des
activités par lesquelles passe chaque demande. C’est ce qu’on appelle le flux.
Un tableau organisé en seulement 3 colonnes « à faire », « en cours », « terminé »
ne répond donc pas à cette définition (cependant, si vous voulez mettre en place un
Kanban personnel ce sera sans doute adapté).
À l’intérieur de ce flux circulent des demandes qui, pour qu’il garde tout son sens,
portent une valeur. Dans quelle unité et comment est évaluée cette valeur ? Cela
reste à la discrétion de chaque équipe.
Piloter un flux de valeur, c’est :
faire le choix d’arbitrer à intervalles réguliers de nouvelles demandes
entrantes
privilégier celles qui délivreront le plus de… (à vous de compléter :
euros, like, gain de temps, audience, etc.) aux [Link] du système
Kanban c'est exercer une pensée complexe
Un tableau Kanban a forcément une allure statique quand on le regarde. C’est
pourquoi il faut le lire, croiser les données, l’analyser régulièrement : positions des
demandes, limites, graphiques, règles en place, stratégie de l’entreprise, objectifs
trimestriels, vision produit, etc.
Si vous êtes attentifs (et guidés au début), votre équipe découvrira comment elle doit
agir pour le bien du système et de ses membres.
La puissance de Kanban surprend lorsque nous sommes face à des paradoxes
étonnants :
ralentir pour être plus performant
refuser une demande à forte valeur pour préserver l’efficacité générale
ne pas faire son travail, mais aller aider un.e autre membre de l’équipe
etc.
Attention, ces effets d’annonce ne sont applicables que dans certaines circonstances
bien particulières.
Il faut apprendre à lire la complexité d’un système Kanban pour en déduire les
meilleures options d’action. C’est un changement radical de pilotage car les choix
s’appuient sur une analyse collective macro ET micro du flux en prenant en compte
toutes les données connues du fonctionnement de l’équipe à l’instant T.
La lecture des systèmes Kanban est un enjeu majeur pour bien appréhender cette
méthode.
Kanban c'est vraiment pour tout le monde
Toutes les demandes doivent être produites avec des contraintes diverses (délai,
qualité). Gérer un flot continu de demandes en parallèle avec ces contraintes est un
contexte de travail partagé par tous les métiers : assistance téléphonique, marketing,
commerce, ressources humaines, DSI, R&D, exploitation, maintenance, etc.
À partir du moment où vous gérez du temps et des priorités, vous allez mettre en
place des mécanismes de pilotage plus ou moins efficaces. Kanban n’est pas
attaché à un métier ou à un domaine, quelle que soit votre fonction dans
l’organisation, vous êtes déjà dans un flux de travail.
Autre particularité de cette méthode, aucun rôle n’est prescrit. Ce qui peut apparaître
comme une faiblesse permet au contraire à Kanban de s’adapter à n’importe quel
système.
Je démarre souvent mes missions avec des organisations qui sont sous l’eau (trop
de projets, trop de tâches). Elles sont sont toujours en retard, courent et beaucoup
d’énergie pour faire mieux, mais voient pourtant peu d’effet. C’est malheureusement
un constat que beaucoup d’entre elles font.
Kanban n’est pas la promesse de résoudre tous les problèmes. Elle offre un regard
neuf sur notre façon de travailler en prenant en compte beaucoup plus de
paramètres que n’importe quelle autre méthode. C’est ce qui en est fait toute sa
puissance, elle interroge nos habitudes, nos structures et nos cultures
professionnelles pour trouver de nouveaux leviers.
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