COMMUNICATION
ÉVÈNEMENTIELLE
- A. Abouattier
La communication correspond au processus par lequel les individus et les entités échangent des informations.
Le terme « communication » vient du latin communicare, qui signifie « partager », « rendre commun » ou
« mettre en commun ».
Étymologiquement, la communication est l’acte de partager ou de mettre en commun des informations, des idées ou
des sentiments.
La communication regroupe l’ensemble des actions mises en œuvre par une organisation pour se faire connaître
(aspect cognitif), se faire aimer (aspect affectif) et pour faire agir la cible à laquelle elle s’adresse (aspect conatif)
(par exemple faire acheter un produit par les consommateurs, faire venir des clients à un salon professionnel, faire
commenter sur des médias sociaux etc.)
Pour ce faire, l’organisation recourt aux médias (affichage, presse écrite, radio, télévision, cinema, Internet) et à
des moyens hors médias dont… l’organisation d’événements.
Pour faire connaître la tenue de l’événement l’organisation peut s’appuyant sur les médias ( annoncer l’évènement
à la télévision, à la radio et dans les journaux par exemple)
Le terme « événementiel » désigne tout ce qui se rapporte à la création, la gestion, la promotion et
l’organisation d’événements ayant vocation à capter un public cible. Le lieu de l’événement peut être soit
public soit privé, selon l’objectif fixé par l’organisateur, et sa durée peut varier de quelques minutes à
quelques jours.
Il peut prendre plusieurs formes : un salon, un congrès, un festival, une soirée, un cocktail etc. et comporte
des missions de logistique, de gestion budgétaire et denplanification des tâches
La communication événementielle, est donc la communication qui se sert de la création, du montage et de la
valorisation d’événements pour atteindre un objectif de communication. Cohabitent donc l’événement, qui doit
avoir sa propre pertinence intrinsèque, et la communication événementielle permise par l’événement etnfaite sur
l’événement.
L
E
Le plan de communication événementiel est un document stratégique qui définit l'ensemble des actions
P à mettre en œuvre pour promouvoir un événement auprès de ses publics cibles.a communication
L L’organisation devra répondre à plusieurs question à travers ce plan :
A
1. ▸ Quel(s) objectif(s) ? Poursuit-on un objectif de notoriété? d’image? De fréquentation ?
N
D 2. ▸ Quelles sont les cibles directes et indirectes :
E • Quel public est directement concerné par l'événement (grand public? Professionnels ? ) /
quel(s) sont les partenaires institutionnels qui peuvent soutenir et légitimer l’événement
C
(collectivités locales?, chambres de commerce? associations professionnelles ? ) / quel(s)
O sponsor(s) et partenaire(s) financier(s) contribueront à la réalisation de l’événement ?
M • Quel public est indirectement concerné par l’évènement ? <= il s’agit d’identifier ceux qui
viennent en appui et peuvent contribuer au rayonnement de l'événement : quel(s) Les
M
prescripteur(s) ? ( personnes influentes dans le domaine, leaders d'opinion, influenceurs qui
U peuvent relayer l’information) / Quel(s) relais d’information ( blogueurs, newsletters
N professionnelles par exemple) / quel environnement local? (commerces, habitants du quartier ou
de la ville qui seront impactés par l’événement) / quel publics internes ? ( employés, bénévoles,
I
prestataires qui participeront à l’organisation) / quel réseau professionnel élargi? ( autres acteurs
C du secteur qui pourraient être intéressés par l'événement sans être directement impliqués)
A
T
=> L'identification précise des différentes cibles permet d'adapter le ton et le contenu des messages
pour chaque type de public, les canaux de communication privilégiés selon les habitudes de
I consommation média de chaque cible, le timing des actions de communication en fonction des différents
O publics et les moyens financiers à allouer pour toucher chaque cible de manière efficace
N
L
E
P
3. ▸ quel message(s) veut-on véhiculer ?
L
Le message est construit selon plusieurs composantes essentielles :
A
• La promesse fondamentale :elle représente le bénéfice principal que l'événement
N apporte à ses publics ; elle doit être unique et différenciante par rapport à d'autres
D événements similaires; Elle répond à la question "Pourquoi participer à cet
E événement ? ; elle doit être crédible et réalisable pour éviter toute déception
C •Le concept créatif : il traduit la promesse de manière originale et mémorable ; il
O peut s'exprimer par un slogan accrocheur et doit être déclinable sur tous les
M
supports de communication . Il doit refléter l'identité et les valeurs de l’événement
•Le ton et le style : ils doivent être adaptés à l'image souhaitée de l'événement
M
(professionnel, festif, innovant…) et prendre en compte les codes du secteur
U
d’activité ; ils doivent être compréhensibles par toutes les cibles et rester cohérents
N
sur l'ensemble des supports
I •L'argumentaire : il est structuré en points clés facilement mémorisables,
C hiérarchisé du plus important au plus secondaire, adaptable selon les interlocuteurs
A et appuyé par des éléments concrets et vérifiables
T
I
O
N
L
E
4. ▸ Quel Budget ?
P
L La question du budget se pose rapidement puisqu’elle conditionne l’ampleur potentielle de l’événement.
A Il comprend :
Les frais de location et d’infrastructure (Location du lieu/salle, Équipements techniques (son, lumière,
N
vidéo), Mobilier (tables, chaises, stands), Structures temporaires (chapiteaux, scènes), Sanitaires si
D nécessaire , Installations électriques)
E La logistique et sécurité (Personnel de sécurité, service d’ordre, agents d’accueil, service médical/
premiers secours, assurances événementielles
C
Services de nettoyage, gardiennage)
O Les prestations de service : traiteur/restauration, animation/spectacles, photographe/vidéaste,
M traducteurs/interprètes si nécessaire, Hôtes/hôtesses
M
Les ressources humaines : équipe organisatrice, personnel technique, main d'œuvre pour montage/
démontage, coordinateurs, régisseurs, bénévoles (défraiements)
U Les autorisations et droits :Droits SACEM, licences de débit de boisson, autorisations administratives,
N permis et déclarations diverses, droits d'occupation de l'espace public
I
Le transport et la logistique : location de véhicules, transport de matériel, Stockage etc
Les frais de communication : supports médias, communication digitale, relations presse, signalétique
C
etc…..
A Les imprévus et divers : réserve de 10-15% du budget total, petites fournitures, frais de déplacement,
T frais bancaires, frais administratifs
I
O
N
L
E LES OUTILS POUR ORGANISER L’ÉVÉNEMENT
S
1. La check-list (ou liste des tâches en français)
C’est un document qui liste l’ensemble des opérations à effectuer pour la bonne réussite de l’opération. La
O check-list permet de vérifier que rien n’a été oublié dans l’organisation. Elle comprend le nom de la tâche à
U effectuer, son responsable, son échéance et il est conseillé d’y inclure une partie observation.
La check-list permettra non seulement de ne pas perdre de vue vos objectifs, mais aussi de fournir des
T
informations essentielles aux personnes qui pourraient travailler avec vous sur la planification de l’événement.
I
Exemple de check list
L
S
L
E 2. Le rétro planning
Il se réalise sous la forme d’un calendrier inversé. Cela signifie que l’on part du jour où doit se tenir l’événement
S
et l’on organise temporellement toutes les actions qui doivent être effectuées pour une parfaite réussite de
O l’événement. En somme, cela revient à reprendre notre check-list mais en l’organisant selon les délais
U nécessaires à l’opération. Cela permet un pilotage précis en hiérarchisant les éléments préparatoires en fonction
de leur degré d’urgence. Par exemple, le choix du lieu devra s’effectuer plusieurs semaines à l’avance, alors que
T celui de la décoration florale pourra se faire dans les jours qui précèdent.
I
Exemple de rétro planning
L
S
L
E
Parmi les points essentiels, le responsable de l’évènement devra considérer :
• les modalités d’organisation, le lieu et les aménagements à prévoir ;
S • l’accessibilité : transport, parking, balisage ;
P • les services à offrir sur place : vestiaire, accueil, badge, restauration, toilettes,
• la logistique : équipement informatique, téléphone, sonorisation, éclairage, mobilier ;
O •L’animation et la scénographie : film, spectacle, jeux-concours.
I
Les questions de sécurité peuvent être importantes selon le type et l’ampleur de l’événement :
N
un contact avec le commissariat local, la Croix Rouge, la caserne des sapeurs-pompiers pourra être utile.
T Éventuellement, le recours à une société de gardiennage ou de sécurité pourra être envisagé.
S
***** Les membres de l’équipe organisatrice doivent faire preuve de flexibilité et de disponibilité. L’événement ne
I se déroule jamais comme prévu et des plans B sont en permanence nécessaires. Il faudra aussi anticiper le fait
M qu’une disponibilité quasi totale sera exigée dans les dernières 24 heures précédant l’événement.
P
O
R
T
L’événement ne se termine pas avec le départ des invités. Un mot de remerciement envoyé ultérieurement, une
A petite rencontre festive avec les participants de l’équipe organisatrice, tout cela permet de renforcer les relations et
N de remercier les organisateurs. Des photos pourront être adressées ou mises en ligne sur la page Facebook. Pour
les médias, le dossier de presse sera adressé aux journalistes qui n’auraient pu se déplacer.
T L’opération se termine avec la réalisation du retour d’expérience qui peut s’effectuer auprès des organisateurs eux-
S mêmes (debriefing) et sur la base d’une enquête auprès des participants (questionnaire de satisfaction)
L
E LES OUTILS DIGITAUX POUR PROMOUVOIR L’ÉVÈNEMENT
S
INSTAGRAM ET SNAPCHAT
O
U
T
I
L
S
D
E
P
R
O
M
O
T
I
O
N
L
E LES OUTILS DIGITAUX POUR PROMOUVOIR L’ÉVÈNEMENT
S
L’APPLICATION MOBILE
O
U
T
I
L
S
D
E
P
R
O
M
O
T
I
O
N
L
E LES OUTILS DIGITAUX POUR PROMOUVOIR L’ÉVÈNEMENT
S
LE QR CODE
O
U
T
I
L
S
D
E
P
R
O
M
O
T
I
O
N
L
E LES OUTILS DIGITAUX POUR PROMOUVOIR L’ÉVÈNEMENT
S
LE MINI SITE
O
U
T
I
L
S
D
E
P
R
O
M
O
T
I
O
N
Pour aller plus loi : un fascicule sur la conception d’un festival culturel : cliquer ici
