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Acquisitions Circuit de la Commande

SICD de Toulouse - Service InfoDoc

Licence CC BY NC SA

Octobre 2020
Table des matières
I - Présentation générale du circuit 5

1. Contexte général ............................................................................................................................................. 5

2. Plan du support de formation .......................................................................................................................... 6

II - Rechercher un titre dans la base 7

1. Rechercher une ressource dans le catalogue du réseau ................................................................................... 7

2. Élargir la recherche à la Zone Communautaire Alma ..................................................................................... 8

III - Dériver, importer ou créer un titre en vue d'une commande 9

1. Introduction .................................................................................................................................................... 9

2. Dériver une notice depuis un catalogue extérieur. Fonctionnement général ................................................... 9

3. Rechercher un titre ....................................................................................................................................... 10

4. Dériver la notice ........................................................................................................................................... 11

5. Dériver une notice depuis un catalogue extérieur en Marc21 . Rechercher et dériver la notice ................... 15

6. Dériver une notice depuis un catalogue extérieur. Traiter les doublons.xml ................................................ 18

7. Importer une notice depuis un réservoir extérieur. Fonctionnement général ................................................ 22

8. Accéder à la fonction d'import ..................................................................................................................... 26

9. Lancer l'import de donnée ............................................................................................................................ 27

10. Résoudre les problèmes d'import ................................................................................................................ 29

11. Visualiser et modifier les lignes de commande créées ................................................................................ 30

12. Visualiser le rapport de traitement pour vérifier le bon déroulé de l'import ............................................... 32

13. Retrouver les imports de données déjà effectués ........................................................................................ 36

14. Créer une notice succincte. Fonctionnement général .................................................................................. 37

15.

Créer une notice bibliographique ex nihilo depuis la fonction d'ajout d'un exemplaire physique (catalogage

rapide)

.......................................................................................................................................................................... 37

16. Créer une notice bibliographique ex nihilo depuis un modèle dans l'éditeur de métadonnées ................... 42
IV - Créer un modèle de ligne de commande 45

1. Créer un modèle de ligne de commande. Fonctionnement général .............................................................. 45

2. Enregistrer un modèle depuis une nouvelle ligne de commande .................................................................. 45

3. Enregistrer un modèle depuis une ligne de commande en révision .............................................................. 47

4. Utiliser un modèle de ligne de commande .................................................................................................... 47

5. Modifier un modèle de ligne de commande ................................................................................................. 48

6. Supprimer un modèle de ligne de commande ............................................................................................... 50

V - Processus de commande. Fonctionnement général 51

1. Rechercher un titre au catalogue ................................................................................................................... 51

2. Renseigner le type d'achat et le propriétaire de la ligne de commande ......................................................... 52

3. Créer la ligne de commande ......................................................................................................................... 54

4. Vue générale sur l'écran de création des lignes de commande ...................................................................... 55

5. Renseigner les informations sur les exemplaires commandés ....................................................................... 56

6. Renseigner le fournisseur .............................................................................................................................. 58

7. Renseigner le prix ......................................................................................................................................... 59

8. Ajouter le budget .......................................................................................................................................... 59

9. Renseigner les autres informations sur la ligne de commande ...................................................................... 60

10. Enregistrer la ligne de commande ............................................................................................................... 62

11. Réviser la ligne de commande .................................................................................................................... 63

12. Créer un bon de commande. Regrouper des lignes de commande manuellement ...................................... 64

13. Regroupement automatique des lignes de commande ................................................................................ 68

14. Vue générale sur le bon de commande ........................................................................................................ 69

15. Réviser un bon de commande ..................................................................................................................... 70

16. Approuver et envoyer un bon de commande .............................................................................................. 71

17. Descriptif de la notification Bon de Commande ........................................................................................ 72

18. Affichage des commandes dans Primo ....................................................................................................... 74

19. Accéder à la liste des bons de commande ................................................................................................... 75

20. Télécharger la notification Bon de Commande .......................................................................................... 76

21. Exporter une liste de lignes de commande pour faire une demande de devis ............................................. 76
 22. CAS PARTICULIER n°1. Rachat d'exemplaires ....................................................................................... 79

23. CAS PARTICULIER n°2. Dons ................................................................................................................. 82

24. CAS PARTICULIER n°3. Que faire si une ligne de commande est en regroupement automatique à tort ? .

83

VI - Modification, annulation et suppression des lignes de commande 86

1. Fonctionnement général ................................................................................................................................ 86

2. Modifier une ligne de commande. Modifications à l'étape Réviser .............................................................. 86

3. Modifications à l'étape Regrouper ................................................................................................................ 88

4. Différer une ligne de commande .................................................................................................................. 88

5. Annuler une ligne de commande avant le regroupement des lignes .............................................................. 90

6. Supprimer une ligne de commande avant le regroupement des lignes .......................................................... 91

7. Modifier ou supprimer un bon de commande avant envoi. Modifier une ligne de commande .................... 93

8. Annuler ou supprimer une ligne de commande après le regroupement dans un BC avant envoi .................. 94

9. Ajouter des lignes de commande à un BC avant envoi ................................................................................. 98

10. Supprimer un bon de commande avant envoi ........................................................................................... 100

11. Modifier ou supprimer un BC après envoi. Modifier des lignes de commande envoyées et renvoyer le BC .

101

12. Annuler des lignes de commande envoyées et les enlever du BC ............................................................. 102

13. Prévenir un utilisateur intéressé de l'annulation d'une ligne de commande .............................................. 107

14. Supprimer le BC et toutes les lignes de commande .................................................................................. 107

VII - Réclamations des monographies 109

1. Fonctionnement général .............................................................................................................................. 109

2. Particularités de fonctionnement ................................................................................................................ 109

3. Recevoir une notification concernant les lignes de commande en réclamation .......................................... 109

4. Retrouver les lignes de commande en réclamation ..................................................................................... 110

5. Exporter les lignes de commande en réclamation ....................................................................................... 113

 Présentation générale du circuit

Présentation générale
du circuit I
1. Contexte général

Le circuit de commande dans Alma se décompose en cinq étapes principales :

1. Créer et compléter une ou plusieurs lignes de commande

2. Créer un bon de commande, par regroupement d'une ou de plusieurs lignes de commande
3. Envoyer le bon de commande validé
4. Réceptionner les exemplaires
5. Facturer les exemplaires reçus

La commande doit être réalisée à partir d'un titre présent au catalogue. Le point de départ du processus de
commande varie donc en fonction de la présence ou non de la notice du titre désiré.

Si cette notice est absente, le traitement de la commande nécessite une étape supplémentaire, dès le démarrage :
l'ajout de la notice au catalogue, que ce soit par :

- Dérivation d'une notice depuis un catalogue extérieur

- Importation d'une notice depuis un réservoir extérieur
- Création d'une notice succincte

Le schéma suivant présente de manière synthétique ces différentes étapes, en mettant en regard les statuts
appliqués à chaque étape aux lignes et/ou bons de commande.

- "In review" = "En révision"

- "Manual packaging" = "Regroupement manuel"
- "In approval" = "En approbation"
- "Ready" = "Prêt"

5
 Plan du support de formation

- "Sent" = "Envoyé"
- "Waiting for invoice" = "En attente de facturation"
- "Closed" = "Clôturé"

2. Plan du support de formation

Le présent support de formation se concentre sur le circuit de commande des monographies imprimées. Il sera
utile, cependant, à toute personne amenée à faire des acquisitions ou des commandes d'abonnement dans Alma.

En effet, à quelques variantes près, le circuit de commande est commun pour tous les supports et à tous les types
de ressources.

Les adaptations propres aux livres électroniques acquis au titre-à-titre, aux bouquets de ressources électroniques et
aux périodiques imprimés seront présentées dans d'autres supports de formation, complémentaire à celui-ci.

De la même manière, les deux dernières étapes du circuit (réception et facturation) sont décrites dans un
support séparé.

Le présent support décrit :

- Comment rechercher un titre dans le catalogue

- Comment ajouter un titre absent au catalogue
- Comment créer un modèle de ligne de commande
- Comment créer et envoyer une commande, depuis l'étape de création des lignes de commande jusqu'à
l'envoi d'un bon de commande validé
- Les adaptations du circuit de commande dues à des modes d'achat particuliers (rachats, suggestion de
commande)
- Comment modifier ou annuler des lignes ou des bons de commande
- Comment réclamer des monographies non livrées

6
 Rechercher un titre dans la base

Rechercher un titre dans

la base II
1. Rechercher une ressource dans le catalogue du réseau

Au départ d'une commande, il est nécessaire de rechercher si le titre est déjà présent au catalogue.

Le périmètre de recherche dépend de la nature des réponses attendues. Souhaite-t-on uniquement chercher des
ressources imprimées ayant des exemplaires physiques (utilisez le critère de pré-recherche « Titres physiques »)
ou souhaite-t-on chercher indifféremment parmi les ressources imprimées et électroniques (utiliser « Tous les
titres ») ?

Suivant le choix effectué, différent index de recherche sont proposés ; par défaut, Alma est positionné sur «
Mots-clés », ce qui signifie que la recherche est effectuée sur l'ensemble des index interrogeables. Quel que soit
le critère de pré-recherche sélectionné, vous avez la possibilité d'utiliser la recherche avancée pour laquelle
deux opérateurs booléens « ET » et « OU » et quatre formules de recherche : « Contient les mots-clés », «
Contient une phrase », « Commence par », « Est égal à » sont proposées.

Dans l'exemple suivant, la recherche est faite sur « Tous les titres » et l'index « Titre ».

Pour cette recherche : « Richard et Jean Tassel », aucun résultat n'a été trouvé : « Aucun enregistrement n'a été
trouvé ». Le titre est donc absent du catalogue (nota bene : depuis que cette capture d'écran a été réalisée, ce
titre a été ajouté au catalogue)

Nota bene : la recherche sur le périmètre « Titres physiques » limite la recherche aux notices bibliographiques
ayant une notice de holding liée.

Notez également qu'il n'est pas utile de limiter la recherche aux ressources de son établissement. Depuis une
recherche « Titre physique » ou « Tous les titres », vous verrez dans l'onglet « Physique », situé sous la notice,
quelles bibliothèques possèdent le titre.

7
 Élargir la recherche à la Zone Communautaire Alma

2. Élargir la recherche à la Zone Communautaire Alma

Avant de créer ou d'importer une notice dans le catalogue du réseau, vous pouvez élargir la recherche à la «
zone communautaire » Alma, c'est-à-dire au réservoir de données partagé par l'ensemble des établissements
utilisateurs d'Alma dans le monde.

En-dehors des notices d'autorité, ce réservoir ne contient aujourd'hui que des ressources électroniques. Si on ne
souhaite pas acheter le titre au format électronique, cette étape peut donc être sautée. Dans le cas contraire,
vous pouvez lancer depuis ce réservoir une commande d'ebook. La méthode vous sera présentée dans un autre
support de formation.

Pour élargir la recherche à la « zone communautaire », cliquez sur l'onglet « Communauté ».

Dans le cas présent, aucun résultat n'a été trouvé. Une notice va donc devoir être créée ou importée.

Nota bene : le terme « Institution » désigne le réseau des bibliothèques de l'Université de Toulouse. Pour revenir
au catalogue du réseau, il vous suffit donc de cliquer sur l'onglet « Institution ».

Veuillez noter qu'à terme, cette « zone communautaire » pourrait contenir également des notices de ressources
imprimées. Aucune échéance n'est toutefois annoncée par la société Ex Libris.

8
 Dériver, importer ou créer un titre en vue d'une commande

Dériver, importer ou
créer un titre en vue III
d'une commande
1. Introduction

Lorsque la notice d'un titre est absente du catalogue, il convient de l'y ajouter afin de pouvoir lancer le
processus de commande.

Pour ce faire, trois modes opératoires peuvent être utilisés :

- Dériver une notice depuis un catalogue extérieur

- Importer une notice depuis un réservoir extérieur (solution à privilégier si l'on dispose d'un abonnement)
- Créer une notice succincte ex nihilo

2. Dériver une notice depuis un catalogue extérieur.

Fonctionnement général

La recherche dans un catalogue extérieur et la dérivation de notice qui s'ensuit sont réalisées depuis Alma et la
fonction intitulée « Recherche Ressources externes ».

Les administrateurs du système ont la possibilité d'ajouter des réservoirs de données interrogeables via des
protocoles standardisés (Z39.50 ou SRU) et de créer des profils de recherche. La création de ces profils de
recherche est réalisée par le SICD pour l'ensemble des acquéreurs et catalogueurs habilités à utiliser cette
fonction.

Actuellement, le catalogue en Unimarc du SUDOC (interface publique) ainsi que les catalogues en Marc 21
suivants : BN España, BN Portugal, Deutsche Nationalbibliothek et Library of Congress sont interrogeables par
ce moyen. D'autres catalogues viendront compléter cette liste.

Le profil de recherche « Sudoc » a été créé dans Alma pour pouvoir dériver une notice du Sudoc. La notice ainsi
dérivée sera porteuse d'une mention « NOTICE D'ACQUISITION DERIVEE DU SUDOC » dans une zone 930 ;
toutes les autres zones du bloc 9XX seront supprimées lors de la dérivation. Cela permettre de faciliter
l'identification des notices du Sudoc utilisées comme notices d'acquisition.

Les autres profils de recherche porte également le nom du catalogue concerné.

L'accès à la fonction « Recherche Ressources externes » nécessite d'avoir le rôle de « catalogueur », qui sera donc
associé par défaut à tous les acquéreurs du réseau.

9
 Rechercher un titre

3. Rechercher un titre

Cliquez sur le menu « Ressources » puis sur « Recherches ressources externes ».

Sélectionnez le profil « Sudoc » dans le champ intitulé « Rechercher un profil de catalogage ».

Saisissez ensuite le ou les termes de recherche souhaités dans les différents index proposés (ici : « Richard et
Jean Tassel » dans la recherche « Titre » pour la formule « Contient la phrase »). Cliquez sur « Recherche »

Les résultats sont affichés sous la forme de notices succinctes. Un onglet précise qu'il s'agit de notices en
provenance du SUDOC et dans le format Unimarc.

10
 Dériver la notice

S'il n'y a aucun résultat ou si ce ne sont pas les bonnes notices, lancez une nouvelle recherche en cliquant sur "
Refine Résults"

4. Dériver la notice

Depuis la page de résultat, il vous est possible d'afficher le détail d'une notice, en cliquant sur « Voir » sous la
notice succincte.

11
 Dériver la notice

La notice s'ouvre en lecture, dans le format de catalogage de la base source (ici : Unimarc).

Vous pouvez importer la notice dans le catalogue du réseau en cliquant sur le bouton « Importer » situé en bas
de l'écran précédent.

Vous avez la possibilité également d'importer la notice depuis la liste des résultats.

12
 Dériver la notice

Après avoir cliqué sur l'un des boutons « Importer », la notice s'ouvre en mode édition dans l'éditeur de
métadonnées d'Alma.

Comme indiqué plus haut, la notice ainsi dérivée du SUDOC a subi plusieurs traitements comme la suppression
des zones 9XX, des zones 856, des zones 31X et la création d'une zone provisoire “930$a NOTICE
D'ACQUISITION DERIVEE DU SUDOC”.

Ces modifications apportées sur la notice ont pour but de la simplifier et de la rendre « reconnaissable » comme
notice d'acquisition et ne pas la confondre avec des notices issues des imports SUDOC par transferts réguliers.

Vous pouvez alors enregistrer la notice (cliquez sur « Enregistrer la notice » à partir du menu Fichier).

13
 Dériver la notice

Cliquez ensuite sur l'icône "chariot" pour passer la commande directement depuis cette notice.

Si la commande n'est pas passée directement depuis l'éditeur de métadonnées alors la notice peut être retrouvée
dans le catalogue à condition que la recherche soit effectuée à partir du critère de pré-recherche "Tous les titres
": elle est alors dépourvue de tout exemplaire, comme en atteste le fait que l'onglet « Physique » est laissé en
grisé.

Une ligne de commande peut être créée à partir de là : cliquez sur « Commande »

Vous êtes envoyé sur l'écran de sélection du type d'achat et de la bibliothèque propriétaire de la ligne de
commande.

14
 Dériver une notice depuis un catalogue extérieur en Marc21 . Rechercher et dériver la notice

Pour les étapes suivantes, veuillez-vous reporter à la partie « Processus de commande : fonctionnement général »
du présent support.

Nota bene : avant de procéder à la recherche d'une notice dans le catalogue extérieur, il faut s'assurer que la
notice n'existe pas déjà dans Alma.

5. Dériver une notice depuis un catalogue extérieur en Marc21 .

Rechercher et dériver la notice

Pour rechercher un titre dans un catalogue extérieur en Marc21, la démarche est différente que celle suivie
pour une recherche dans un catalogue extérieur en Unimarc, vu précédemment.

Cliquez sur le menu « Ressources » puis sur « Ouvrir l'éditeur de métadonnées ».

L'éditeur de métadonnées s'ouvre. Cliquez sur l'onglet "Fichier", sur "Nouveau" puis sur "Unimarc Bibliographic
"

15
 Dériver une notice depuis un catalogue extérieur en Marc21 . Rechercher et dériver la notice

Le modèle de saisie d'affiche. Cliquez sur l'onglet "Outils" puis "Recherche Ressources externes".

L'éditeur de métadonnées se scinde en 2 : à gauche le modèle de notice Unimarc, à droite le formulaire de

recherche de ressource externe. En haut du formulaire, sélectionnez le catalogue que vous souhaitez interroger à
l'aide du menu déroulant (ici the Library of Congress) et renseignez un(des) critère(s) de recherche (ici l'ISBN).

Lancez la recherche en cliquant sur "Chercher"

16
 Dériver une notice depuis un catalogue extérieur en Marc21 . Rechercher et dériver la notice

Une liste de résultats s'affiche (pour cette recherche par ISBN on a un seul résultat). S'il n'y a aucun résultat ou
si ce ne sont pas les bonnes notices, lancer une nouvelle recherche en cliquant sur Refine Results. Cliquez sur "
Voir" pour afficher la notice.

Elle s'affiche en Marc21 (si ce n'est pas la bonne notice, cliquez sur "Retour aux résultats"). A l'aide du menu
déroulant, sélectionner "Copier et Remplacer" puis cliquer sur "Exécuter".

La notice est alors importée mais cette fois en Unimarc. Vous pouvez alors enregistrer la notice (cliquez sur «
Enregistrer la notice » à partir du menu Fichier).

17
 Dériver une notice depuis un catalogue extérieur. Traiter les doublons.xml

Cliquez ensuite sur l'icône "chariot" pour passer la commande directement depuis cette notice.

Nota bene : avant de procéder à la recherche d'une notice dans le catalogue extérieur, il faut s'assurer que la
notice n'existe pas déjà dans Alma.

6. Dériver une notice depuis un catalogue extérieur. Traiter les

doublons.xml

1. La première alerte doublons est visible depuis l'onglet Alertes".

Tant que la notice n'est pas enregistrée, c'est un brouillon.

18
 Dériver une notice depuis un catalogue extérieur. Traiter les doublons.xml

A l'import, le système contrôle qu'il ne s'agit pas d'un doublon. Si c'est le cas, un message d'alerte s'affiche en
bas de la notice : L'enregistrement a (X) correspondance(s)

Dans ce cas, pour ne pas importer la notice, cliquez sur Quitter

Une première demande de confirmation s'affiche : Cliquez sur "Non" pour ne pas enregistrer le brouillon

Une deuxième demande de confirmation s'affiche : Cliquez sur "Oui" pour quitter l'éditeur de métadonnées

Enfin, recherchez la notice dans Alma pour ajouter des exemplaires ou faire une ligne de commande.

19
 Dériver une notice depuis un catalogue extérieur. Traiter les doublons.xml

2. La deuxième alerte est visible depuis un pop-up d'avertissement.

Si vous ne tenez pas compte de l'alerte en bas de page et tentez d'enregistrer la notice (Icône " Disquette" ou
Menu Fichier puis Enregistrer la notice). Une message vous alerte sur la présence d'un ou plusieurs doublon(s)
potentiel(s) : Cliquer sur "Oui" pour le(s) visualiser

L'éditeur de métadonnées se scinde en deux : à gauche la notice que vous voulez importer, à droite la liste des
notices déjà présentes dans Alma

Cliquer sur "Voir" pour afficher la notice du catalogue

20
 Dériver une notice depuis un catalogue extérieur. Traiter les doublons.xml

S'il s'agit bien d'un doublon, la notice ne doit pas être importée.

Cliquez sur la partie gauche de l'éditeur de métadonnées (notice importée), puis cliquer sur " Quitter".

Puis reprenez la procédure précédente.

Une première demande de confirmation s'affiche : Cliquez sur "Non" pour ne pas enregistrer le brouillon puis
une deuxième demande de confirmation s'affiche : Cliquez sur "Oui"pour quitter l'éditeur de métadonnées.

21
 Importer une notice depuis un réservoir extérieur. Fonctionnement général

Recherchez la notice dans Alma pour ajouter des exemplaires ou faire une ligne de commande.

7. Importer une notice depuis un réservoir extérieur.

Fonctionnement général

Alma permet l'importation de paniers de notices constitués sur des plates-formes commerciales (Electre,
Erasmus, Decitre, Ellipses, ADAV et Colaco). Le système permet également l'import de notices en Marc21
issus de catalogues extérieurs comme celui de la Bibliothèque du Congrès. Les informations saisies "en dur"
dans les profils d'import ou issues de la notices importées permettent la création, par lot, des lignes de
commande les plus complètes possible. La création des lignes de commande grâce à un profil d'import s'appelle
l'EOD (données de commande intégrées).

Il est notamment possible de trouver dans les lignes de commande ainsi créées :

- le type de matériel (livre, DVD...)

- la bibliothèque de la notice de holding
- le nombre d'exemplaires (si celui-ci est présent dans la notice importée)
- le type de ligne de commande
- le fournisseur et le compte fournisseur
- le prix (si celui-ci est présent dans la notice importée)
- la bibliothèque d'achat
- le compte budgétaire

Pour consulter, les profils d'import existants pour votre bibliothèque, cliquez sur " importer" depuis le menu "
Acquisitions".

22
 Importer une notice depuis un réservoir extérieur. Fonctionnement général

Faites une recherche par "Nom du profil" en saisissant le code de la bibliothèque.

Selon la qualité et la complétude des notices fournies par les plate-formes ou catalogues, les lignes de
commande créées par EOD contiennent plus ou moins d'informations.

Voici quelques particularités par fournisseurs à connaître :

Profil d'import Electre

- Il est possible d'utiliser un "panier standard" (données par défaut proposées par Electre) ou un "panier
personnalisé" (données par défaut proposées par Electre + données spécifiques Alma).

- La remise de 9% ne doit pas être saisie dans Electre (elle est saisie une première fois dans la fiche
fournisseur d'Alma puis appliquée automatique à chaque ligne de commande).
- Le prix unitaire et le nombre d'exemplaires (colonne "Quantité" depuis Electre) sont présents dans les
notices exportées.

Un support consacré aux imports dans Electre plus détaillé et proposant plusieurs options est disponible depuis
Fad'Oc. Il est intitulé : Importer un panier Electre dans Alma.

Profil d'import Erasmus

- La notice exportée est exportée en Marc21 puis transformée en Unimarc dans Alma.

- Le nombre d'exemplaires est présent dans les notices exportées.

23
 Importer une notice depuis un réservoir extérieur. Fonctionnement général

- Le prix est présent dans les notices mais il s'agit du prix total et non du prix unitaire. Il peut être récupéré
dans le champ "Note au fournisseur" pour permettre ensuite un copier-coller dans le champ prix de la
ligne de commande (s'il y a plusieurs exemplaires, il est nécessaire de diviser le prix total par le nombre
d'exemplaires pour connaître le prix unitaire).

Profil d'import Decitre

- Le prix unitaire est présent dans les notices exportées mais le nombre d'exemplaire ne l'est pas.

Profil d'import ADAV

- Le prix unitaire est présent dans les notices exportées mais ne peut pas être importé dans le champ prix
d'Alma. IIl peut être récupéré dans le champ "Note au fournisseur" pour permettre ensuite un copier-
coller dans le champ prix de la ligne de commande.

Profil d'import COLACO

- Le prix unitaire et le nombre d'exemplaires ne peuvent pas être récupérés.

Profil d'import Marc21 « Bibliothèque du Congrès »

- La notice exportée est exportée en Marc21 puis transformée en Unimarc dans Alma.
- Le prix unitaire et le nombre d'exemplaires ne peuvent pas être récupérés.

Pour exporter les notices depuis le catalogue de la Library of Congress, voici la marche à suivre :

Faites une recherche dans le catalogue de la bibliothèque :

https://catalog.loc.gov/index.html

S'il n'y a qu'un seul résultat, la notice s'affiche au format public. Cliquez sur le bouton « Save record », gardez
l'encodage par défaut UTF-8 et cliquez sur le bouton « save ».

Enregistrez le fichier sur le bureau après avoir créé un dossier nommé, par exemple, « Panier LC ».

24
 Importer une notice depuis un réservoir extérieur. Fonctionnement général

Nommez le fichier de chaque notice importée, par exemple record_01, puis record_02, etc...

S'il y a plusieurs résultats qui nous intéresse, on obtient une liste. Il est possible d'importer plusieurs notices en
même temps.

Cochez les notices à importer, puis cliquez sur le bouton « save ».

Puis procédez aux étapes suivantes décrites plus haut afin d'enregistrer les notices sur le bureau.

25
 Accéder à la fonction d'import

Adaptation des profils d'import à votre contexte en bibliothèque

Des profils d'import adaptés à vos bibliothèques ont déjà été créés dans Alma. Ceux-ci peuvent encore être
affinés (par exemple, par l'ajout du compte fournisseur, du nom de l'acquéreur, du compte budgétaire) et des
nouveaux profils peuvent être ajoutés. Les administrateurs système (les coordinateurs dans vos établissements)
sont habilités à procéder à ces mises à jour ou création mais le SICD peut également se charger de la création
ou de l'adaptation de ces profils à votre besoin.

Précautions à prendre dans l'utilisation d'un profil d'import depuis une plateforme payante

Depuis Janvier 2020, le modèle d'abonnement à Electre (pour les établissements participant à l'abonnement
mutualisé) permet désormais de récupérer un très grand nombre de notices, il n'y a donc a priori pas de raison
valable pour se restreindre outre mesure.

Pour l'INP et l'UPS qui ne participent pas à l'abonnement mutualisé, il appartiendra à chaque établissement ou
bibliothèque de fixer une règle de conduite en la matière et de regarder attentivement qu'elle est la
consommation annuelle de notices pour pouvoir l'adapter.

Match avec les notices existantes

Quand une notice existe déjà dans la base, la ligne de commande est créée sous la notice déjà existante (match
sur l'ISBN et le type de ressource physique/électronique) pour éviter la création de doublons de notices. En ce
qui concerne les notices issues d'ADAV ou Colaco (DVD), les notices ne contiennent pas d'ISBN mais un EAN
(en septembre 2019 le match sur l'EAN n'est pas prévu par Alma).

Cependant, si deux notices sont déjà existantes dans Alma avec le même ISBN et le même type de ressource
(doublons), aucune ligne de commande ne sera créée après import d'une troisième notice comportant le même
ISBN que les deux déjà existantes. Il conviendra alors de créer manuellement la ligne de commande sous une
des notices existantes (voir ci-dessous "visualiser le rapport de traitement").

8. Accéder à la fonction d'import

Cliquez sur le menu « Acquisitions » puis sur la sous-section « Importer » (section « Importer »)

26
 Lancer l'import de donnée

Choisissez le profil réservé à votre bibliothèques parmi tous les profils créés pour l'ensemble du réseau.

Pour retrouver facilement, le profil qui concerne votre bibliothèque, vous pouvez utiliser la barre de recherche
et rechercher par le nom du profil en saisissant, par exemple le code de votre bibliothèque.

9. Lancer l'import de donnée

Sur la ligne correspondante au profil choisi, cliquez sur le bouton action puis sur « Exécuter ».

27
 Lancer l'import de donnée

Cliquez sur « Sélectionner le fichier » pour accéder au fichier de notices exportées depuis Electre et enregistré
sur votre bureau, par exemple.

Sélectionnez le fichier.

28
 Résoudre les problèmes d'import

Cliquez sur le bouton « Soumettre » pour lancer le processus d'import de données.

L'avancement du processus est visible dans la colonne « Fichiers Traités » : le % et la barre de téléchargement
augmentent au fur et à mesure de l'avancée du traitement.

Cliquez sur « rafraîchir » pour mettre à jour la page et visualiser la fin du traitement. Quand la barre de
téléchargement est verte et que le compteur indique 100% alors le traitement est terminé.

10. Résoudre les problèmes d'import

Dans certains cas, si un traitement ne s'effectue pas correctement, le statut « Traitement manuel requis » peut
apparaître.

Cliquez sur « Traitement manuel requis ».

La page « Résoudre les erreurs de validation » s'affiche. Cliquez sur le bouton action puis sur « modifier ».

29
 Visualiser et modifier les lignes de commande créées

La liste des erreurs s'affiche. Cliquez sur le bouton action puis sur « Voir les erreurs »

Le détail des erreurs s'affiche (ici la notice n'a pas de titre). Cliquez sur « ne pas importer ».

La page « résoudre les erreurs de validation » est désormais vide. Cliquez sur le bouton « retour ».

Le reste du fichier est maintenant importé mais il faudra créer la notice non importée et sa ligne de commande
manuellement.

30
 Visualiser et modifier les lignes de commande créées

11. Visualiser et modifier les lignes de commande créées

Cliquez sur le bouton action « Lignes de commandes importées », pour visualiser les lignes de commande créées
par l'import Electre.

Dans la liste de résultats, on visualise sur chaque ligne de commande, les informations saisies par défaut dans le
profil d'import :

- Le type d'achat
- Le propriétaire de la ligne de commande
- La localisation où va se trouver l'exemplaire (ou les exemplaires)
- Le prix total de la ligne

Les lignes de commande sont en statut « en révision » si plusieurs informations sont manquantes. Il peut
manquer notamment :

- Le fournisseur
- Le compte budgétaire à imputer
- La coche "regroupement manuel" (si le regroupement automatique n'est pas souhaité)
- Le code statistique

D'autres informations peuvent être mises à jour, si nécessaire, comme le type de matériel de l'exemplaire.

Pour mettre à jour, les lignes de commandes à partir de cette étape, il faut cliquer sur le bouton « aller à la liste
des tâches ».

Toutes les lignes de commandes créées par import peuvent également être retrouvées, à partir du menu
Acquisitions, depuis la fonction « Réviser » de la section « Lignes de commande ». Par défaut, elles se trouvent
derrière l'onglet « Non attribué » : c'est-à-dire qu'elles ne sont associées à aucun acquéreur.

31
 Visualiser le rapport de traitement pour vérifier le bon déroulé de l'import

Pour n'afficher que les lignes de commandes relatives à cet import, il est possible d'utiliser la barre de
recherche et l'index « identifiant du traitement d'import ».

L'identifiant du traitement d'import est retrouvable à partir du menu Acquisitions > Importer > Suivre et visualiser
les imports, dans la première colonne « identifiant de traitement ».

Il suffit alors de le copier-coller dans la barre de recherche (à partir du menu Acquisitions, depuis la fonction «
Réviser » de la section « Lignes de commande »), pour accéder à la liste des lignes de commandes issus de
l'import et à réviser.

12. Visualiser le rapport de traitement pour vérifier le bon

déroulé de l'import

Pour visualiser le rapport détaillé du traitement, cliquez sur le bouton action « rapport » pour avoir accès au
rapport détaillé.

Le rapport détaillé indique que l'import s'est bien déroulé et qu'il n'y a pas eu de problème technique.

Dans la section « compteurs », le total des enregistrements traités est égal au total des enregistrements importés,
signifiant qu'aucune notice n'a été rejetée.

Le rapport de traitement indique également le nombre total d'exemplaires créés pour l'ensemble des lignes de
commande, il doit être égal à la quantité d'exemplaires quand celle-ci peut être importée.

32
 Visualiser le rapport de traitement pour vérifier le bon déroulé de l'import

Le même rapport est envoyé sous la forme de notification par mail à l'agent qui a procédé à l'import de données.

33
 Visualiser le rapport de traitement pour vérifier le bon déroulé de l'import

Dans la section « notices bibliographiques correspondantes », vous pouvez voir combien de notices existaient au
préalable dans la base (« matches found »). Les lignes de commande ont été créées à partir de ces notices.

Pour revenir à la page précédente, cliquez sur la flèche retour.

34
 Visualiser le rapport de traitement pour vérifier le bon déroulé de l'import

Il peut arriver que, dans un lot, des notices soient rejetées, c'est le cas notamment quand un doublon de notices
(même ISBN) existe déjà dans la base. Dans ce cas-là, la notice à importer ne peut pas matcher avec la notice
existante puisqu'il y en a deux. Le rapport indique alors dans "total d'enregistrements non importés/supprimés"
(partie compteurs) le nombre de notices non importées et dans "multi-matches found" le nombre de notices qui
sont déjà existantes en doublon dans la base.

Pour visualiser l'ISBN, cliquez sur le bouton action puis sur "Prévisualiser les enregistrements".

Une des notices déjà existante dans la base et en doublon s'affiche. Copiez l'ISBN et relancez une recherche
depuis Alma pour afficher les doublons.

35
 Retrouver les imports de données déjà effectués

Traitez le doublon (selon la procédure détaillée dans le support "Catalogage et Gestion des données" puis
procédez à la création manuelle de la ligne de commande derrière la notice restante.

13. Retrouver les imports de données déjà effectués

A tout moment, il est possible de l'historique des imports effectués. Pour cela, allez dans le menu Acquisitions et
cliquez sur « Suivre et visualiser les imports », dans la section « Importer ».

Pour retrouver l'import qui vous concerne, utilisez les options de tri :

36
 Créer une notice succincte. Fonctionnement général

- Nom du profil
- Nom de l'utilisateur (celui qui a procédé à l'import de données)

Il faut ensuite cliquer sur le bouton action “lignes de commandes importées”.

14. Créer une notice succincte. Fonctionnement général

Si vous n'avez pas trouvé le titre que vous souhaitez commander dans les catalogues extérieurs interrogeables
depuis Alma ni dans les bases commerciales, vous avez la possibilité de créer une notice directement dans le
catalogue, selon deux méthodes.

- La première méthode se base sur le formulaire de catalogage rapide. Elle prévoit la création automatique
d'une notice de holding et d'un exemplaire, tous deux rattachés à la notice bibliographique créée. La
notice de holding ainsi créée pourra être conservée mais l'exemplaire devra être supprimé avant
d'effectuer la commande. En effet, la création de la ligne de commande entraînera aussi la création d'un
nouvel exemplaire, rendant inutile le premier.
- La deuxième méthode se base sur un modèle de notice succincte proposée dans l'éditeur de métadonnées.
Elle est à utiliser par ceux qui se sentent à l'aise avec l'interface de catalogage. Une fois la notice créée,
la commande pourra directement se faire depuis l'éditeur de métadonnées.

15. Créer une notice bibliographique ex nihilo depuis la fonction

d'ajout d'un exemplaire physique (catalogage rapide)

1. Créer la notice bibliographique

Depuis le Menu « Ressources », sélectionnez « Ajouter un exemplaire physique » dans la section « Créer
l'inventaire ».

37
 Créer une notice bibliographique ex nihilo depuis la fonction d'ajout d'un exemplaire physique (catalogage rapide)

Afin de créer une nouvelle notice dans le catalogue, sélectionnez le critère « nouveau » comme type de holding
et « livre » comme type de référence :

Validez l'opération en cliquant sur choisir.

38
 Créer une notice bibliographique ex nihilo depuis la fonction d'ajout d'un exemplaire physique (catalogage rapide)

Un formulaire s'ouvre et permet la saisie de champs décrivant la ressource.

A ce stade, il faut renseigner tous les champs utiles pour la commande (titre, auteur, ISBN, date de publication,
éditeur), même si seule la saisie dans le champ « titre » est rendue obligatoire par le système (astérisque rouge).

Renseignez, ensuite, la localisation du document en choisissant celle d'acquisition. Comme l'exemplaire créé à
ce stade est appelé à être supprimé, il n'est pas nécessaire de sélectionner la localisation définitive. Ici, c'est une
localisation de type « Unassigned » qui est employée, la bibliothèque « SICD (BU Arsenal) » ne disposant pas
de localisation d'acquisition.

Finalisez l'opération en cliquant sur « enregistrer ».

Une notice bibliographique est créée, ainsi qu'une notice de holding et un exemplaire liés à la localisation choisie
précédemment.

Nota bene : le formulaire de création des ajouts rapides (ou catalogage rapide) est disponible également depuis
la fonction « Services aux usagers ». Il est identique au formulaire présenté ici. La création d'ajouts rapides
depuis la banque de prêt est décrite dans le support de formation « Services aux usagers ».

2. Supprimer l'exemplaire fictif créés précédemment

Avant de procéder à la commande, il convient de supprimer l'exemplaire fictif qui vient d'être créé mais de
conserver la notice de holding existante.

Comme indiqué plus haut, un nouvel exemplaire sera créé lors de l'enregistrement de la ligne de commande :
cet exemplaire-ci est donc inutile et serait en doublon.

Pour pouvoir le supprimer, recherchez la notice en utilisant le critère de pré-recherche « titres physiques » et
l'index « Titre » ou « ISBN », par exemple.

A partir de la liste de résultats obtenus, cliquez sur le bouton action puis sur « Exemplaires ».

39
 Créer une notice bibliographique ex nihilo depuis la fonction d'ajout d'un exemplaire physique (catalogage rapide)

Une fois sur la liste des exemplaires, cliquez sur le bouton action puis sur « Supprimer ». Notez qu'il ne doit y
avoir, en théorie, qu'un seul exemplaire : celui qui vient d'être créé.

Un message de confirmation s'affiche. Il faut répondre « Confirmer » pour que l'exemplaire soit supprimé.

Un autre message s'affiche. Il indique la suppression effective de l'exemplaire et demande si la notice de

holding doit être supprimée ou pas. Il faut laisser coché sur « ne pas modifier la notice de fonds»

40
 Créer une notice bibliographique ex nihilo depuis la fonction d'ajout d'un exemplaire physique (catalogage rapide)

Un dernier message confirme la suppression de l'exemplaire.

La notice peut désormais servir de base à la création d'une ligne de commande. Cette création peut se faire depuis
l'éditeur de métadonnées ou depuis une liste de résultat en recherchant la notice ainsi créée dans Alma (la
recherche doit toujours être effectuée depuis "tous les titres").

Pour accéder à l'éditeur de métadonnées, cliquez sur le titre de la notice.

41
 Créer une notice bibliographique ex nihilo depuis un modèle dans l'éditeur de métadonnées

Cliquez ensuite sur le bouton « éditer ».

A partir de l'éditeur de métadonnées, cliquer sur le chariot.

Pour la créer depuis une liste de résultats issus d'une recherche, il faut rechercher la notice qui vient d'être crée
dans la Alma et utiliser le bouton action puis « commande ».

16. Créer une notice bibliographique ex nihilo depuis un modèle

dans l'éditeur de métadonnées

Depuis le Menu « Ressources », sélectionnez « Ouvrir l'Editeur de métadonnées » dans la section « Catalogage ».

Cliquez sur le menu « Modèles » situés à gauche de l'écran.

42
 Créer une notice bibliographique ex nihilo depuis un modèle dans l'éditeur de métadonnées

Déployez le menu et sélectionner le modèle « Commande physique » ou "jeux de société" contenu dans le dossier
« Unimarc Bibliographic » (sous dossier « partagé »). Cliquez, ensuite, sur « Nouveau ».

43
 Créer une notice bibliographique ex nihilo depuis un modèle dans l'éditeur de métadonnées

Complétez les différents champs de la notice succincte.

Procédez ensuite, à la création de la ligne de commande à partir de l'icône chariot.

44
 Créer un modèle de ligne de commande

Créer un modèle de
ligne de commande IV
1. Créer un modèle de ligne de commande. Fonctionnement
général

A la création d'une ligne de commande, il est possible d'enregistrer un modèle de ligne de commande, qui
gardera en mémoire la ou les données de gestion saisies dans le formulaire à ce moment-là (fournisseur, budget,
type de matériel, codes statistiques, etc.).

Dès lors, ce modèle pourra être réutilisé à chaque fois que nécessaire : les champs concernés seront pré-remplis,
ce qui évitera la saisie de toutes les informations de la ligne de commande.

Les modèles de ligne de commande présentent deux particularités :

- Ils peuvent être créés pour tout type d'achat : on peut ainsi avoir un ou plusieurs modèles de ligne de
commande pour les monographies imprimées (par exemple, un par fournisseur), un autre pour les livres
électroniques, un autre pour les abonnements de périodiques, etc.
- Un modèle de ligne de commande peut être :

1. Privé : il ne sera visible et utilisable que par l'acquéreur l'ayant créé

2. Public : il sera visible et utilisable par tous les acquéreurs du réseau

Compte tenu de cette particularité de fonctionnement, il est recommandé de créer des modèles de ligne de
commande uniquement en mode privé.

Aucune limitation n'est imposée au nombre de modèles de ligne de commande que peut créer un acquéreur. La
création d'au moins un modèle de ligne de commande comportant uniquement la case « Regroupement manuel
» cochée est recommandée. Il sera expliqué plus loin à quoi correspond le « regroupement manuel » et pourquoi
cochée cette option est d'une grande importance.

Nota bene : un modèle ne peut pas être utilisé quand la ligne de commande est créée par import de données
depuis un réservoir extérieur (Electre, Erasmus...). Seule la création manuelle de ligne de commande permet
l'utilisation d'un modèle défini par un acquéreur.

2. Enregistrer un modèle depuis une nouvelle ligne de

commande

Dans le premier cas de figure, recherchez un titre dans le catalogue. Cliquez sur le bouton action puis sur «
Commande ».

45
 Enregistrer un modèle depuis une nouvelle ligne de commande

Sélectionnez le « Type d'achat » puis le « Propriétaire de la ligne de commande » (voir la partie « Processus de
commande : fonctionnement général », pour plus de détails). Cliquez sur « Créer une ligne de commande ».

Vous entrez sur le formulaire de création de la ligne de commande. Complétez-le. Dans le cas présent, nous nous
contenterons des informations de localisation (bibliothèque et localisation de destination de l'exemplaire
commandé) et de cocher la case « Regroupement manuel ».

Cliquez sur le bouton action, situé en haut à gauche de l'écran, et sélectionnez « Enregistrer comme modèle ».

Dans l'écran suivant, donnez un nom à votre modèle. Laissez « Modèle publique » sur le bouton radio « Non » :
votre modèle ne sera visible et utilisable que par vous.

46
 Enregistrer un modèle depuis une ligne de commande en révision

Cliquez sur Enregistrer. Votre modèle sera réutilisable à la création de la prochaine ligne de commande.

Nota bene : le modèle de ligne de commande peut comporter davantage de renseignements (fournisseur,
budget, etc.). Pour plus de renseignements sur la manière de compléter le formulaire de ligne de commande,
reportez-vous à la partie « Processus de commande : fonctionnement général » du présent support.

Seul le compte budgétaire de l'année fiscale en cours peut être enregistré dans un modèle de ligne de
commande. Par exemple, en 2018 il est impossible d'enregistrer un modèle lié à un compte budgétaire de
l'année fiscale 2019.

3. Enregistrer un modèle depuis une ligne de commande en

révision

Dans le second cas de figure mentionné, allez dans le menu « Acquisitions » et cliquez sur « Réviser » dans la
section « Ligne de commande ». Vous arrivez, par défaut, sur la liste de vos lignes de commande qui sont en
attente de complément.

Pour l'une d'elle, cliquez sur le bouton action puis sur « Modifier ». Vous ouvrez le formulaire d'édition de la
ligne de commande.

Pour enregistrer cette ligne comme modèle de ligne de commande, procédez comme décrit précédemment :
cliquez sur le bouton action (en haut à gauche) et sélectionnez “Enregistrer comme modèle”.

Dans le formulaire qui s'ouvre, il suffit de nommer le modèle, puis de cliquer sur « Enregistrer ». Pensez, encore
une fois, à laisser le modèle créé en mode « privé » (répondre « Non » à la question « Modèle public »).

4. Utiliser un modèle de ligne de commande

Recherchez un titre au catalogue pour lancer une commande. Cliquez sur le bouton action puis sur « commande ».

47
 Modifier un modèle de ligne de commande

Le formulaire de sélection du type d'achat et du propriétaire de la ligne de commande s'ouvre. C'est ici, dans le
champ « Charger à partir du modèle », que peut être sélectionné un modèle de ligne de commande.

Le choix se fait entre deux propositions :

- « Mes modèles », qui affiche les modèles de ligne de commande que j'ai créés en mode privé
- « Public », qui affiche les modèles de ligne de commande partagés au niveau du réseau

Après sélection du modèle à utiliser et complètement des informations obligatoires, cliquez sur « Créer une
ligne de commande ».

Le formulaire de création de la ligne s'ouvre. Il est pré-rempli avec les informations qui étaient contenues dans le
modèle sélectionné (ici : la sélection de l'option « Regroupement manuel »).

48
 Modifier un modèle de ligne de commande

5. Modifier un modèle de ligne de commande

Pour modifier un modèle existant (ajout, modification ou suppression des informations enregistrées), il faut
partir d'une ligne de commande et reprendre la même procédure que celle qui décrit la création d'un modèle.

Lorsque la ligne est complétée avec les informations souhaitées pour la nouvelle version du modèle, cliquez sur
le bouton action (en haut à gauche) et sélectionnez « Enregistrer comme modèle ».

Dans le formulaire qui s'ouvre, sélectionnez le modèle souhaité dans « Mes modèles ».

Sélectionnez le modèle à modifier, puis cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer les modifications.

Un message vous avertit qu'il existe déjà un modèle à ce nom : cliquez sur « Confirmer ».

Votre modèle est mis à jour et est prêt à être utilisé pour la création d'une nouvelle ligne de commande.

Notez que si par erreur, vous avez positionné votre modèle de ligne de commande en mode « public », vous
pouvez le rebasculer en « privé » par ce moyen.

49
 Supprimer un modèle de ligne de commande

6. Supprimer un modèle de ligne de commande

Pour supprimer un modèle, la procédure est identique à celle de modification d'un modèle.

A la sélection d'un modèle existant, il suffit de cliquer sur le bouton « Supprimer ».

Un message confirme que le modèle a été supprimé.

50
 Processus de commande. Fonctionnement général

Processus de
commande. V
Fonctionnement général
1. Rechercher un titre au catalogue

Recherchez une notice de document imprimé, dans Alma en utilisant le critère de pré-recherche « Tous les titres
» ou « Titres physiques ». Le premier critère est à privilégier.

Pour rappel, le second recherche les notices bibliographiques de ressources physiques ayant au moins une
notice de holding attachée. Le premier, lui, recherche indifféremment des ressources physiques et des
ressources électroniques, mais permet de ramener des titres de ressources physiques sans exemplaire ni holding,
ce qui sera le cas d'une notice qui vient d'être dérivée d'un catalogue extérieur.

Ces critères de pré-recherche doivent être combinés avec un ou plusieurs index de votre choix (« Mots-clés », « Titre
», « ISBN », etc.).

51
 Renseigner le type d'achat et le propriétaire de la ligne de commande

Si la notice est sans exemplaire, l'onglet « Physique » est laissé en grisé. C'est le cas dans l'exemple suivant, qui
correspond à une notice dérivée du Sudoc aux fins d'acquisition.

Si la notice a des exemplaires, l'onglet « Physique » apparaît avec un point vert, suivi du nombre d'exemplaires
entre parenthèse. En cliquant, sur « Physique », la liste des holdings liées à cette notice bibliographique apparaît
et permet de savoir qui, à l'échelle du réseau, possède cette ressource.

Dans un cas comme dans l'autre, une fois le titre trouvé, cliquez sur le bouton action puis sur « Commande ».

2. Renseigner le type d'achat et le propriétaire de la ligne de

commande

Un écran s'affiche vous invitant à renseigner :

- Le type d'achat :

1. Achat de livre imprimé (à l'unité ou commande permanente de toutes les monographies parues dans une
même collection)
2. Achat de livre électronique
3. Souscription par abonnement à un livre électronique
4. Achat de matériel (« Physique – Achat ponctuel » ou « Physique – Commande permanente
monographie » [nota bene : le terme de monographie procède ici d'une mauvaise traduction de l'anglais])
5. Etc.

Cette liste est générée de manière contextualisée, en fonction des informations contenues dans la notice. Le
choix du type d'achat détermine l'affichage de certains champs du formulaire de création de ligne de
commande.

Ici, nous sélectionnerons « Livre imprimé – Achat ponctuel ».

52
 Renseigner le type d'achat et le propriétaire de la ligne de commande

- Le propriétaire de la ligne de commande

Le choix effectué détermine quelle bibliothèque est responsable de l'achat. La bibliothèque propriétaire peut
acheter pour elle-même mais également pour d'autres bibliothèques dans le cadre d'une politique d'acquisition
centralisée. La distinction concernant la localisation de l'exemplaire commandé se fera au niveau de la ligne de
commande.

L'affichage de cette liste est contextualisé. Il dépend du périmètre institutionnel associé à votre rôle
d'acquéreur. Dans l'exemple, l'acquéreur ne peut acheter des documents que pour la bibliothèque SICD (BU
Arsenal).

- Un modèle de bon de commande : si souhaité, sélectionnez ici un modèle de ligne de commande comme
vu dans la partie précédente

Après la sélection de ces informations, deux lignes supplémentaires s'ajoutent :

- « Générer un code-barres à l'aide d'une séquence » : sélectionnez « Acquisitions ». Les codes-barres des
exemplaires en commande seront préfixés « ACQ »

53
 Créer la ligne de commande

- « Assigner l'inventaire manuellement » :

1. Si la case est cochée, le ou les exemplaires en commande devront être créés manuellement, code-barres
inclus
2. Si la case est décochée, un exemplaire sera automatiquement créé avec un certain nombre
d'informations pré-renseignées comme la « localisation d'acquisition par défaut » (localisation de type «
ACQ », pour les bibliothèques ayant des collections de ce type). Ces informations pourront être
modifiées ultérieurement, si besoin est.

Dans l'exemple, « Assigner l'inventaire manuellement » est décoché.

Après avoir renseigné ces informations, cliquez sur « Créer une ligne de commande ».

Nota bene : si « Assigner l'inventaire manuellement » est coché, la ligne « Générer un code-barres à l'aide d'une
séquence » est supprimée. Le code-barres sera créé manuellement.

3. Créer la ligne de commande

Une ligne de commande vient d'être créée. Elle est dite « en révision », ce qui signifie qu'elle est à compléter.

Notez dès à présent que pour être regroupée dans un bon de commande, une ligne de commande doit
impérativement comporter :

- Une bibliothèque et une localisation de destination

- Un fournisseur
- Un prix
- Un budget

54
 Vue générale sur l'écran de création des lignes de commande

4. Vue générale sur l'écran de création des lignes de commande

L'écran de création des lignes de commande comporte un onglet principal, intitulé « Résumé ».

Cet onglet se subdivise en 6 parties :

- « Informations sur l'exemplaire » : bibliothèque, localisation, code-barres, exception de circulation

applicable à l'exemplaire ou aux exemplaires commandés
- « Informations sur le fournisseur » : fournisseur
- « Tarification » : tarif
- « Financement » : budgets(s) imputé(s)
- « Détail de la ligne de commande » : mode d'entrée, type de matériel, codes statistiques, etc.
- « Supplémentaire » : identification de la référence de la ligne de commande à laquelle la ligne créée doit
être associée

La section « Tarification » doit être impérativement complétée avant la partie « Financement ».

Il est recommandé, de manière générale, de remplir ces sections l'une après l'autre, dans l'ordre d'affichage. A
défaut, des bugs peuvent survenir. C'est le cas lorsque prix et budget sont renseignés avant le fournisseur, du
moins quand celui-ci applique une remise

En plus de l'onglet « Résumé », sur lequel vous êtes positionné par défaut, d'autres onglets sont proposés :

- « Description » : il s'agit d'informations sur le titre auquel l'exemplaire commandé se rapporte (titre,
auteur, date de publication, etc.)
- « Alertes » : on y trouve les messages bloquants générés par le système signalant des erreurs à compléter
ou des informations manquantes dans la ligne de commande
- « Lignes de facture » : référence de la ligne de facture correspondant à la ligne de commande
- « Lignes de commande associées » (voir plus bas, la section « Supplémentaire » de l'onglet « Résumé »)
- « Communications » : liste des messages échangés avec le fournisseur depuis la fonction « Commencer
une communication » présente dans cet onglet
- « Utilisateurs intéressés » : permet de renseigner les lecteurs intéressés par l'exemplaire commandé et de
déterminer l'action à faire : notifier automatiquement le lecteur à la réception de l'exemplaire et/ou à
l'annulation de la commande et/ou réserver l'exemplaire pour le lecteur.

Cet onglet est automatiquement incrémenté pour les lignes de commandes créées à partir de suggestions d'achat
(voir la partie « Approbation et traitement des suggestions d'achat »).

- « Historique » : détail de toutes les actions et changements de statuts effectués sur la ligne de commande
- « Note » : récapitulatif des messages automatiques envoyés au fournisseur et plus particulièrement des
réclamations (voir la partie « Réclamation des monographies »)
- « Pièces jointes » : stockage de documents relatifs à la ligne de commande

55
 Renseigner les informations sur les exemplaires commandés

5. Renseigner les informations sur les exemplaires commandés

« Assigner l'inventaire manuellement » ayant été décoché dans l'exemple, Alma a créé un exemplaire.

La bibliothèque « SICD (BU Arsenal) » n'ayant pas de localisation d'acquisition par défaut, une localisation de
type « UNASSIGNED » (« non assignée ») a été appliquée : cette information devra être modifiée. Un code-
barres préfixé ACQ a été également attribué à l'exemplaire. Ce code-barres est provisoire : il devra être modifié
à la réception de l'exemplaire, au profit du code-barres définitif.

Pour modifier ou compléter l'exemplaire, cliquez sur le bouton action puis sur « Modifier ».

Vous entrez dans l'éditeur d'exemplaire. Celui-ci est organisé sous la forme d'onglets, qui sont au nombre de
quatre. Seul l'onglet « Information générale » nous intéresse.

L'onglet « Information générale » se subdivise en quatre sections, parmi lesquelles les plus importantes sont :

- « Information générale » : cette section permet de modifier code-barres, type de matériel et numéro de
ligne de commande, tous générés automatiquement par Alma. Il n'est pas utile d'y toucher à ce stade.
Cette section comporte un seul champ susceptible d'être renseigné dès la commande : l'«exception de
circulation ». Dans Alma, les règles de prêt sont définies au niveau de la localisation, ce qui signifie que
tous les exemplaires d'une même localisation sont soumis aux mêmes durées de prêt par exemple. Seuls
font exception, les exemplaires porteurs d'une « exception de circulation » : pour ces exemplaires, ce
sont les règles définies pour l'exception qui s'applique comme par exemple l'exclusion du prêt ou un prêt
24h.

- « Information sur la localisation » : c'est ici que l'on peut modifier la bibliothèque d'appartenance de
l'exemplaire ou sa localisation. Un clic sur « Sélectionner dans une liste » affiche les localisations de
cette bibliothèque d'appartenance.

Dans l'exemple, nous modifions la localisation « UNASSIGNED » par une localisation réelle.

56
 Renseigner les informations sur les exemplaires commandés

Une fois les modifications effectuées, cliquez sur « Enregistrer ».

Dans l'exemple, un message s'affiche indiquant que l'exemplaire va être rattaché à une nouvelle notice de holding
et que la précédente va être supprimée : cliquez sur « Confirmer ».

Les informations de la ligne de commande ont été mises à jour.

Si vous commandez plusieurs exemplaires du même titre, cliquez sur « Ajouter une localisation » : sélectionner le
nombre d'exemplaires supplémentaires, la localisation assignée à ces exemplaires (par défaut, c'est celle du
premier exemplaire créé) et l'exception de circulation applicable (champ facultatif). Cela fait, cliquez sur «
Ajouter ».

Les informations ont été mises à jour. Dans l'exemple, un second exemplaire a été créé pour la même
bibliothèque mais pour une localisation différente.

57
 Renseigner le fournisseur

En cas d'erreur de manipulation, vous pouvez supprimer l'un des deux exemplaires. Cliquez sur le bouton action
en face de l'exemplaire puis sur « Supprimer ».

Nota bene : Après avoir ajouté un exemplaire, vous avez la possibilité de modifier ses informations, y compris
de changer sa bibliothèque de rattachement. Dans ce cas de figure, vous auriez une ligne de commande portant
sur l'achat de deux exemplaires destinés à deux bibliothèques différentes, ce qui peut arriver pour les
établissements multi-sites menant une politique d'acquisition centralisée.

Dans l'exemple, des exemplaires ont ajoutés pour deux autres bibliothèques pour laquelle la bibliothèque de
l'Arsenal est habilitée à effectuer les achats.

6. Renseigner le fournisseur

58
 Renseigner le prix
6. Renseigner le fournisseur

Dans la section « Information sur le fournisseur », cliquez sur le bouton « Sélectionner dans une liste » en face
du champ « Fournisseur de matériel ».

Une liste s'ouvre : celle des comptes fournisseurs disponibles pour la bibliothèque désignée comme propriétaire
de la ligne de commande. Sélectionnez-en un en cliquant sur son nom.

En fonction des informations renseignés dans le compte fournisseur, les champs « Réception » (délai de
livraison estimé de la ligne de commande) et « Période grâce » (délai de grâce avant envoi d'une réclamation)
sont ou non renseignés. Vous pouvez les modifier ou fixer vous-même une date pour la réception (« Date de
réception prévue »).

7. Renseigner le prix

Indiquez le prix catalogue d'un exemplaire et cliquez sur la page : le prix est renseigné.

Si nécessaire, modifiez la quantité renseignée par défaut (« 1 »), puis cliquez à nouveau sur la page. Le prix est
recalculé. Dans notre exemple, le nombre d'exemplaire commandé renseigné est fixé à 2.

En fonction des informations renseignées au niveau du compte fournisseur, un taux de remise est ou non
indiqué. Vous pouvez le supprimer ou le modifier.

Notez que le nombre d'exemplaires commandés n'est pas automatiquement renseigné par Alma d'après les
exemplaires créés dans la première section. Il faut donc penser à mettre à jour ce champ, qui est toujours
positionné par défaut sur 1.

Nota bene : dans Alma, théoriquement, le montant de la TVA est calculé uniquement au moment de la
facturation.

Dans la procédure présentée dans ce support, le prix catalogue doit être renseigné, c'est-à-dire le prix TTC hors
remise. Cela signifie, qu'il ne sera pas nécessaire de renseigner la TVA lors de la facturation.

Ce mode opératoire pourra être amené à évoluer dans les prochains mois. Ex Libris a annoncé, en effet, qu'il
envisageait de permettre le renseignement du taux de la TVA dans la ligne de commande.

8. Ajouter le budget

Cliquez sur « Ajouter un compte » et sélectionnez un budget parmi ceux qui vous sont proposés.

Les budgets proposés sont ceux « disponibles » pour la bibliothèque propriétaire de la ligne de commande.

59
 Renseigner les autres informations sur la ligne de commande

Cliquez sur « Ajouter un compte » pour confirmer.

En cas d'erreur, vous pouvez supprimer le budget : cliquez sur le bouton action puis sur « Supprimer ». Notez
que si le budget sélectionné est insuffisamment approvisionné un message d'erreur s'affiche.

Nota bene : il est possible de répartir le montant d'une ligne de commande sur deux ou plusieurs budgets.

Dans le champ « Pour cent », indiquez la part prise en charge par le budget sélectionné, puis ajoutez un autre
budget en procédant de même pour le reste à payer.

9. Renseigner les autres informations sur la ligne de commande

Plusieurs informations sont renseignées par défaut :

- Le mode d'entrée des exemplaires commandés « Méthode d'acquisition » : en règle générale, achat ou don
et par défaut « Achat ».

Dans notre exemple, c'est le mode « Achat » qui est sélectionné. Sur la méthode d'acquisition « Don », voir le
support de formation "Gestion des dons, par ligne de commande ou via l'éditeur d'exemplaire".

- Le « statut de facture » : il est positionné par défaut sur « Pas de facture », ce qui signifie que la
commande n'a pas encore été payée. Laissez ce champ sur « Pas de facture »
- Type de matériel : il est positionné par défaut sur le type de matériel « recommandé » par Alma, en
fonction des informations contenues dans la notice.

Le type de matériel est une notion importante dans Alma, car utilisée pour déterminer le nombre maximal de
prêt autorisé. L'information renseignée à la commande devra donc être vérifiée et, le cas échéant, corrigée lors
de la phase de traitement des exemplaires reçus. Pour plus d'informations, reportez-vous au support de la
formation « Catalogage ».

D'autres informations peuvent être complétées, parmi lesquelles :

- Les codes statistiques, qui sont au nombre de trois :

1. Le « code statistique » primaire : est renseigné ici l'information sur le niveau et la langue (Licence
français », « Licence étranger », « Master/Recherche français », etc.). Notez que ne pas renseigner ce
champ génère un message d'avertissement.
2. Le « code statistique secondaire » : est renseigné ici le domaine disciplinaire
3.

60
 Renseigner les autres informations sur la ligne de commande

3. Le « code statistique tertiaire » : sont renseignés ici les noms de toutes les personnes du réseau disposant
du rôle d'« opérateur des achats », c'est-à-dire de toutes les personnes habilitées à créer des lignes de
commande dans Alma.

Sélectionner votre nom dans cette liste permettra, lors de l'étape du regroupement des lignes, de faciliter la
recherche de vos lignes de commande. Alma perdant l'information de la personne ayant créé une ligne de
commande lors de son passage du statut « En révision » au statut « Regroupement manuel », le moyen décrit est
le meilleur moyen à ce jour pour retrouver vos lignes.

- L'information du niveau d'urgence de la commande : si la case « Urgence » est cochée, une icône
d'avertissement apparaîtra dans la liste des lignes de commande à regrouper ou dans celle des
exemplaires à réceptionner. L'objectif est de faciliter le repérage des commandes à traiter en urgence.

- La note au fournisseur : peut être renseigné ici une note que l'on souhaite voir apparaître dans la
notification « bon de commande » envoyée au fournisseur. Par exemple, le numéro de lot et/ou de
marché. (Pour plus de précisions, voir la partie « DESCRIPTIF DE LA NOTIFICATION DE BON DE
COMMANDE).

- Regroupement manuel

Si cette case n'est pas cochée, c'est Alma qui se chargera, par traitement quotidien, de regrouper les lignes de
commande dans un même bon de commande et d'envoyer ce dernier. Si vous ne souhaitez pas utilisez la fonction
de regroupement automatique, il est INDISPENSABLE que la case « Regroupement manuel » soit TOUJOURS
cochée.

Dans l'onglet « Description », il est également possible de renseigner dans le champ « numéro d'intitulé
fournisseur », un numéro de référence que l'on souhaite voir apparaître dans la notification « bon de commande
» envoyée au fournisseur (Pour plus de précisions, voir la partie « DESCRIPTIF DE LA NOTIFICATION DE
BON DE COMMANDE). Il est également possible d'y faire figurer toute remarque ou note sur le titre en
question que vous souhaiteriez ajouter. Pour plus de lisibilité, vous pouvez saisir le préfixe « REF.
FOURNISSEUR » devant le numéro.

Dans l'onglet "utilisateurs intéressés" il est possible de saisir le nom d'un ou de plusieurs utilisateurs intéressés
après avoir cliquer sur "ajouter des utilisateurs intéressés" puis de choisir parmi les actions proposées :

61
 Enregistrer la ligne de commande

- avertir l'utilisateur à la réception/activation

- réserver l'exemplaire
- notifier au moment de l'annulation

10. Enregistrer la ligne de commande

Une fois ces informations saisies, deux possibilités principales s'offrent à l'acquéreur :

- Envoyer la ligne de commande « en révision », c'est-à-dire en relecture et complètement par l'acquéreur lui-
même (s'il n'a pas eu le temps de finir) ou par son supérieur : pour ce faire, cliquez sur « Enregistrer »
- Envoyer la ligne de commande parmi les lignes de commande en attente de regroupement dans un bon de
commande : pour ce faire, cliquez sur « Enregistrer et continuer »

Si vous cliquez sur « Enregistrer », la ligne créée est envoyée en révision (menu Acquisitions : Lignes de
commande -> Réviser).

Si vous cliquez sur « Enregistrer et continuer », la ligne créée est envoyée en regroupement (menu Acquisitions
: Commande -> Regrouper).

Notez toutefois que l'envoi direct en regroupement n'est possible que si la ligne de commande comprend toutes
les informations obligatoires requises par Alma : exemplaire, fournisseur, tarif et budget.

Dans l'exemple, nous cliquons sur « Enregistrer » : notre ligne de commande est donc envoyée en révision.

Nota bene : D'autres actions sont possibles et peuvent être utilisées :

- Supprimer la ligne de commande (« Supprimer ») : celle-ci est supprimée purement et simplement du

système (voir la partie « Modification et annulation des lignes de commande »)
- Annuler une ligne de commande (« Annuler la ligne ») : celle-ci est annulée, mais le système en conserve la
trace. Notez que le système invite l'utilisateur à justifier des motifs d'annulation (voir la partie «
Modification et annulation des lignes de commande »)
- Différer une ligne de commande (« Différer ») : celle-ci est mise de côté en attendant d'être reprise. Le
système invite à saisir un motif de suspension et une date d'alerte

Il est déconseillé, en revanche, d'utiliser « Commander maintenant ». Cliquer sur ce bouton rattache
immédiatement la ligne à un bon de commande, qu'Alma envoie immédiatement au fournisseur.

1. Cas du budget insuffisant pour pouvoir enregistrer la ligne de commande

Si le compte budgétaire sélectionné à partir de la ligne de commande ne contient plus d'argent ou pas assez
d'argent pour procéder à l'engagement de la somme deux alertes générées par le système apparaîtront au
moment de l'enregistrement de la ligne (en fonction du paramétrage effectué au niveau du registre comptable).

- Une alerte non bloquante qui indique que le budget est désormais dépassé mais que ce dépassement est
autorisé. Il est possible de passer outre en cliquant sur « confirmer ».

62
 Réviser la ligne de commande

- Une alerte bloquante apparaît ensuite quand le budget et l'éventuel excédent autorisés sont dépassés.

La ligne de commande peut être alors être enregistrée mais ne peut pas être liée au compte budgétaire en
question. Il faut qu'un gestionnaire des registres de compte intervienne sur le registre comptable pour allouer
des fonds aux comptes budgétaires ou permettre le dépassement d'engagement (cf support. Infrastructure des
acquisitions : budgets et fournisseurs)

2. Cas d'une erreur de saisie sur le type d'achat d'une ligne de commande

Si pour une ligne de commande donnée, un type d'achat a été sélectionné par erreur (par exemple « Livre
imprimé – Achat ponctuel » à la place de Livre électronique – Achat ponctuel »), il n'est pas possible de revenir
en arrière. Il faut annuler et/ou supprimer la ligne de commande puis recommencer le processus de création de
ligne de commande.

11. Réviser la ligne de commande

Dans le menu « Acquisitions », section « Lignes de commande », cliquez sur « Réviser ».

La ligne de commande créée apparaît en révision dans l'onglet « Attribué à moi ».

Dans le cas où la ligne de commande ne se trouverait pas derrière cet onglet, vous la retrouverez dans l'onglet «
non attribué ». Comme indiqué précédemment, c'est ce qui se passe pour les lignes de commande créées à partir
des imports : elles ne sont associées par défaut à aucun acquéreur de la bibliothèque.

Pour vous attribuez une commande « non attribuée », cliquez sur « Modifier ».

63
 Créer un bon de commande. Regrouper des lignes de commande manuellement

Le clic sur le bouton « Modifier », ouvre l'éditeur de ligne de commande, ce qui vous permet de procéder aux
modifications et compléments utiles.

Lorsque ce travail est achevé, cliquez sur « Enregistrez et continuez ». La ligne de commande est envoyée par le
système avec les autres lignes en attente d'être regroupées dans un bon de commande.

Nota bene : Vous avez la possibilité d'annuler l'attribution d'une ligne de commande (cliquez sur le bouton
d'action puis sur « Annuler l'attribution ») : la ligne de commande devient « non attribuée », ce qui signifie que
n'importe quel acquéreur rattaché à la bibliothèque propriétaire de la ligne peut se l'attribuer en allant sur
l'onglet « Non attribué ».

Les gestionnaires des achats, positionnés à un niveau hiérarchique supérieur, ont la possibilité d'attribuer une ligne
à quelqu'un afin qu'il la contrôle et complète. Il faut aller sur l'onglet « Non attribué » ou sur l'onglet « Attribué à
d'autres » (visible seulement par les gestionnaires) et cliquer sur « Attribuer à » puis sélectionner la personne
dans un menu déroulant. L'acquéreur pourra être averti par mail de cette attribution.

12. Créer un bon de commande. Regrouper des lignes de

commande manuellement

Dans le menu « Acquisitions », section « Commande », cliquez sur « Regrouper ».

Pour la ou les bibliothèques pour lesquelles vous disposez du rôle d'acquéreur, vous accédez à la liste des lignes
de commande en attente de regroupement dans un bon de commande. C'est là la dernière étape avant l'envoi au
fournisseur.

64
 Créer un bon de commande. Regrouper des lignes de commande manuellement

Le regroupement de lignes de commande dans un même bon n'est possible qu'à certaines conditions :

- Les lignes doivent avoir comme « propriétaire » la même bibliothèque

- Les lignes doivent avoir comme « fournisseur » le même « compte fournisseur »
- Les « types d'achat » doivent être identiques, ou plus exactement leurs fréquences d'achat (« ponctuel », «
abonnement », etc.)

Pour faciliter le travail de regroupement des lignes, il convient d'utiliser les filtres correspondant à ces éléments.

Notez toutefois que la facette « Fournisseur » est parfois trompeuse car elle est positionnée au niveau des fiches
fournisseurs ; or, pour une même bibliothèque, une même fiche fournisseur peut avoir plusieurs comptes
associés. Dans ce cas, il convient de regarder également le champ « Fournisseur/Compte » affiché dans le
résumé de la ligne de commande.

Afin de faciliter cette opération, vous pouvez préalablement rechercher votre nom dans la barre de recherche, si
vous avez utilisé le « code statistique tertiaire » pour vous renseigner comme acquéreur.

Pour cela, positionnez-vous sur l'index « Tout » ou sur l'index « Code statistique tertiaire » et saisissez votre
nom.

65
 Créer un bon de commande. Regrouper des lignes de commande manuellement

Les résultats affichés correspondent aux lignes de commande que vous avez créées et pour lesquelles vous avez
renseigné le champ « Code statistique tertiaire ». Vous pouvez ensuite filtrer les résultats comme décrit
précédemment.

Un fois la liste des lignes de commande filtrée, la sélection des lignes à regrouper ensemble se fait par cochage.
Cela fait, vous pouvez cliquer sur « Créer une nouvelle commande ».

Un bon de commande est créé par Alma.

66
 Créer un bon de commande. Regrouper des lignes de commande manuellement

Nota bene : si la liste des résultats est trop importante et que les lignes à regrouper se trouvent réparties sur
plusieurs pages, cochez une seule ligne puis cliquez sur « Créer une nouvelle commande ». Un nouveau bon est
créé.

Positionnez-vous sur l'onglet « Liste des lignes de commande » et cliquez sur « Ajouter une ligne de commande
».

Alma vous proposera uniquement les lignes regroupables dans ce bon, c'est-à-dire celles ayant en commun la
bibliothèque propriétaire, le compte fournisseur et la fréquence d'achat. Au besoin, vous pouvez comme
précédemment rechercher votre nom sur l'index de recherche « Tout » ou « Code statistique tertiaire », pour
n'afficher que les lignes de commande que vous avez créées.

Pour ajouter des lignes au bon créé, cochez les lignes concernées puis cliquez sur « Sélectionner ».

67
 Regroupement automatique des lignes de commande

13. Regroupement automatique des lignes de commande

Quand "regroupement manuel" n'est pas coché et que les lignes "en révision" sont complètes, le fait de cliquer
sur "enregistrer et continuer" fait passer les lignes à l'étape de regroupement. Elles obtiennent alors, le statut de
"regroupement automatique".

S'il s'agit d'une erreur et que vous souhaitez procéder au regroupement manuel des lignes, voir la partie "CAS
PARTICULIER n°3. Que faire si une ligne de commande est en regroupement automatique à tort".

Le traitement de regroupement automatique des lignes de commande a été programmé dans Alma chaque
dimanche à 21h. Les bons de commande ainsi créées contiennent au maximum 20 lignes de commande. Si plus
de 20 lignes sont "regroupables" plusieurs bon de commande seront créés.

Les critères de regroupement des lignes sont les suivants :

- Compte fournisseur
- Bibliothèque propriétaire de la commande
- Devise
- Récurrence (ponctuel/abonnement)
- Mode d'acquisition (achat, don, technique)

68
 Vue générale sur le bon de commande

- Type de source (création manuelle ou par EOD)

- Compte budgétaire

Une fois les lignes regroupées par le système selon les critères décrits ci-dessus, les bons de commande passent
à l'étape d'approbation (voir la partie "Approuver et envoyer un bon de commande").

14. Vue générale sur le bon de commande

Le bon de commande se décompose en quatre onglets, dont deux seulement sont réellement importants :

Résumé : automatiquement complété, il comprend des informations relatives :

- Au numéro du bon de commande : ce numéro est automatiquement incrémenté par Alma. Toutefois, il doit
être modifié pour respecter la règle de nommage suivante : CODE BIBLIOTHEQUE/ANNEE
/INITIALES ACQUEREUR/N° DE BC/DISCIPLINE. Par exemple : SCI/2018/VD/01/FC
- Notez que pour les numéros inférieurs à 10 doivent être notés 01, 02, 03, 04, etc.
- Au compte fournisseur
- Aux adresses de facturation et livraison (par défaut, celles de la bibliothèque propriétaire des lignes de
commande)
- Au montant de la commande, déduction faite des remises consenties par le fournisseur

Pour rappel, les montants des lignes de commande doivent être saisis TTC. Le montant total du BC sera donc
aussi TTC.

A condition que les lignes de commande ne soient pas envoyées par EDI, une note générale pour le bon de
commande et visible sur la notification « bon de commande » peut être saisie dans le champ intitulé « Numéro
ERP » (son usage est détourné à cet effet). Cette note apparaîtra comme note n°2 sur la notification envoyée au
fournisseur (Pour plus de précisions, voir la partie « DESCRIPTIF DE LA NOTIFICATION DE BON DE
COMMANDE). Elle peut contenir par exemple, le nom de l'acquéreur et son contact ou bien encore une
mention comme « Les prix affichés sur le bon de commande sont les prix TTC incluant une remise de 9% »

Liste des lignes de commande : il est automatiquement complété avec les lignes regroupées.

Une fois le bon de commande créé, deux possibilités s'offrent à vous :

69
 Réviser un bon de commande

- Cliquez sur « Enregistrer et continuer » : le bon de commande est envoyé à l'adresse mail de type
commande, renseignée dans le compte fournisseur.
- Cliquez sur « Enregistrer » : le bon de commande est envoyé « en révision », pour contrôle, modification
ou ajout.

Dans l'exemple, nous cliquons sur « Enregistrer ».

15. Réviser un bon de commande

Dans le menu « Acquisitions », section « Commande », cliquez sur « Réviser ».

Vous accédez à la liste des bons de commande en révision de tout le réseau. Utilisez le filtre Bibliothèque pour
n'afficher que les bons de commande de votre bibliothèque

Un bon de commande en révision a le statut "en révision".

L'étape de révision du bon de commande vous permet de :

- Vérifier les informations contenues dans le bon de commande : cliquez sur le bouton action puis sur
Consulter
- Modifier des informations du bon de commande (par exemple : changer le numéro attribué par défaut par
Alma, ajouter le numéro attribué par le système financier, etc.) : cliquez sur le bouton action puis sur
Modifier
- Modifier une ligne de commande : cliquez sur le bouton action puis sur Modifier. Allez dans l'onglet «
Liste des lignes de commande » et cliquez sur le bouton Modifier en face de la ligne concernée. Le
formulaire d'édition des lignes de commande s'ouvre. Procédez à la modification souhaitée (par
exemple : un changement de localisation) et cliquez sur Enregistrer. Vous revenez à l'onglet « Liste des
lignes de commande » du bon.

- Supprimer une ligne de commande du bon : cliquez sur le bouton action puis sur Modifier. Allez dans
l'onglet « Liste des lignes de commande » et cliquez sur le bouton action en face de la ligne concernée,
puis sur « Supprimer de la commande » : après confirmation, la ligne de commande est renvoyée à
l'étape de révision des lignes de commande (elle est alors en statut « non attribuée »). Le montant du
bon de commande est automatiquement mis à jour.

70
 Approuver et envoyer un bon de commande

- Ajouter une ligne de commande au bon : cliquez sur le bouton action puis sur Modifier. Allez dans l'onglet
« Liste des lignes de commande » et cliquez sur le bouton « Ajouter une ligne de commande ».
Rechercher la ligne à ajouter parmi celles proposées par Alma (Nota bene : il s'agit des lignes en attente
de regroupement répondant aux mêmes critères que celles déjà présentes dans le bon), et sélectionnez-
la. Le montant du bon de commande est automatiquement mis à jour.

- Supprimer la commande : cliquez sur le bouton action puis sur « Supprimer la ligne de commande » : bon
et lignes de commande attachées sont purement et simplement éliminés (Nota bene : la suppression
d'une commande n'est possible qu'avec le rôle d' « opérateur des achats étendu »).

Pour de plus amples détails, reportez-vous à la partie « Modification et annulation des lignes de commande ».

Une fois les contrôles et modifications réalisés, cliquez sur « Enregistrer et continuer » : la commande est
envoyée aussitôt au fournisseur, à l'adresse de contact renseignée dans le compte fournisseur.

L'étape suivante est celle de l'approbation, qui est réalisée par une personne disposant du rôle de « gestionnaire des
achats ». Notez que dans le cadre des formations au circuit de commande, tous les rôles-tests d'acquéreur
disposent de ce droit.

16. Approuver et envoyer un bon de commande

Dans le menu « Acquisitions », section « Commande », cliquez sur « Approuver ». Vous accédez à la liste des
bons de commande en attente d'approbation de tout le réseau. Utilisez le filtre Bibliothèque pour n'afficher que
vos bons de commande.

L'étape d'approbation du bon de commande vous permet de réaliser les mêmes opérations qu'à l'étape de la
révision :

- Vérifier les informations contenues dans le bon de commande

- Modifier des informations du bon de commande (par exemple : changer le numéro attribué par défaut par
Alma, ajouter le numéro attribué par le système financier, etc.)
- Modifier une ligne de commande
- Supprimer une ligne de commande du bon
- Ajouter une ligne de commande au bon
- Supprimer la commande

L'approbation et l'envoi de la commande sont possibles de plusieurs manières :

- En cliquant sur « Modifier » depuis le bouton action puis sur « Enregistrer et continuer »
- En cochant la case correspondant au bon de commande puis en cliquant sur « Approuver et envoyer »
- En cliquant sur « Approuver et envoyer » depuis le bouton action

71
 Descriptif de la notification Bon de Commande

Une fois le bon de commande approuvé et envoyé, le statut du bon de commande devient "Envoyé"

La prochaine étape est celle de la réception des exemplaires. Elle donne lieu à une formation et à un support de
formation séparés.

Nota bene : si aucune adresse mail de type commande n'a été renseignée dans le compte fournisseur, la
commande ne pourra pas partir et restera en révision avec une alerte de type « Echec d'envoi de commande ».

17. Descriptif de la notification Bon de Commande

Suite à l'étape d'approbation, la commande est envoyée au mail de type commande, renseigné dans le compte
fournisseur. Dans le cadre d'un envoi direct au fournisseur, il s'agit du mail de ce dernier sinon il peut s'agir du
mail d'un acquéreur, d'une liste de diffusion ou celui d'une imprimante.

Voici un exemple de notification « bon de commande ». Elle contient toutes les informations utiles saisies au
niveau de la ligne et du bon de commande.

Notez que dans la partie inférieure de la notification, il est indiquée le nombre de lignes de commande (ou titres
commandés), le nombre d'exemplaires total ainsi que le prix total.

La mention de « prix total » peut revêtir plusieurs réalités, selon le type de ressources commandées. Dans le cas
de monographies imprimées, il s'agit généralement du prix total remisé. Dans le cas d'autres ressources
(électroniques ou d'abonnement), il peut s'agir du prix TTC avant remise ou du prix HT. Si besoin, la précision
sur le type de prix peut être indiquée dans une zone de note.

Trois notes différentes peuvent être saisies au niveau de la ligne de commande et/ou au niveau du bon de
commande pour être visibles sur la notification envoyée au fournisseur.

72
 Descriptif de la notification Bon de Commande

- La note n°1 de la notification correspond au champ « note au fournisseur » renseigné au niveau de la ligne
de commande.

Cette note est utilisée, ici, comme une note générale pour le bon de commande et permet d'indiquer la
référence du marché et le numéro de lot.

Elle peut être renseignée dans un modèle de bon de commande (dans ce cas-là, le contenu de la note sera
dupliqué, à l'identique, dans chaque champ « note au fournisseur » de chaque ligne de bon de commande) mais
sachez que seule la note de la première ligne de commande remonte dans le champ note n°1.

Si la « note au fournisseur » n'est pas renseignée dans un modèle de ligne de commande, alors il faut aller la
saisir dans la 1ère ligne du bon de commande. Pour cela (après regroupement des lignes dans le bon de
commande), retrouvez la première ligne de commande, ouvrez-la en cliquant sur le bouton « modifier » et
ajoutez la note au fournisseur.

- La note n°2 correspond au champ « Numéro ERP » (l'utilisation de ce champ est détournée et ne peut être
utilisée que si vous ne faites pas d'envoi par EDI) renseigné au niveau du bon de commande.

Cette note est utilisée, ici, comme une autre note générale pour le bon de commande et permet d'indiquer, par
exemple, le nom de l'acquéreur ou une mention particulière sur le prix (prix total remisé ou prix total HT...).
Elle peut être utilisée en complément de la note n°1 ou à la place de celle-ci.

La note doit obligatoirement être saisie au moment de la création/révision du bon de commande car elle ne peut
pas l'être dans un modèle de ligne de bon de commande ou dans un profil d'import.

- La référence fournisseur (ou note particulière sur un titre commandé) de la notification de commande
correspond au champ « numéro d'intitulé fournisseur » renseigné au niveau de la ligne de commande.

73
 Affichage des commandes dans Primo

Cette note sert à indiquer un numéro de référence chez le fournisseur. Pour bien l'identifier, il est préférable
d'indiquer « réf. Fournisseur » avant de saisir le numéro. Il peut aussi servir à indiquer une note particulière que
l'on souhaiterait liée à un titre en commande.

18. Affichage des commandes dans Primo

Un exemplaire commandé apparaît dans Primo dès la création de la ligne de commande, sans attendre donc
qu'elle ait été regroupée dans un bon ni que celui-ci ait été envoyé.

Une seule exception : si l'exemplaire est associé à une localisation qui est masquée au catalogue public ou à une
notice bibliographique non publiée.

Dans tous les autres cas, les exemplaires commandés apparaissent avec un statut « En commande ».

74
 Accéder à la liste des bons de commande

19. Accéder à la liste des bons de commande

Alma permet de rechercher des bons de commande dans la recherche professionnelle (critère de pré-recherche «
Lignes de commande », index « Tout » ou « Numéro de commande »), mais n'affiche comme résultats que les
lignes de commande qui le composent.

Depuis la liste des résultats, il est possible d'accéder au bon en mode lecture, en cliquant sur son numéro.

Cette fonction de recherche ne permet pas, en revanche, d'obtenir facilement une liste de bon de commande pour
une bibliothèque sauf à passer par une voie détournée (fiche fournisseur).

Pour cette raison, un tableau de bord Alma Analytics a été créé . Ce tableau de bord, intitulé «
Reseau_ACQ_achat_ponctuel_imprimes » est accessible à tous les utilisateurs d'Alma disposant du rôle
d'opérateur des achats.

Pour y accéder, cliquez sur le menu « Analytique » puis sur le rapport nommé «
Reseau_ACQ_achat_ponctuel_imprimes ».

Alma Analytics s'ouvre sur ce rapport dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre.

Nota bene : en cas de souci de connexion à Alma Analytics, fermez l'onglet ou la fenêtre et recommencez.

75
 Télécharger la notification Bon de Commande

20. Télécharger la notification Bon de Commande

La notification « bon de commande » envoyée à l'adresse mail saisie au niveau du compte fournisseur peut
également être affichée et téléchargée depuis Alma.

A partir d'un bon de commande envoyé, il faut cliquer sur l'onglet « Pièces jointes ». Puis, sur le bouton action «
télécharger »

La notification « bon de commande » s'ouvre alors dans le navigateur. Il est possible, à partir de là, d'utiliser la
fonction « imprimer » du navigateur.

21. Exporter une liste de lignes de commande pour faire une

demande de devis

1. Exporter une liste à partir de lignes de commande en révision.

76
 Exporter une liste de lignes de commande pour faire une demande de devis

Une ligne de commande servant de base à une demande de devis auprès de plusieurs fournisseurs peut être générée
avec des informations les plus minimales possibles (c'est-à-dire simplement, le type d'achat, la propriétaire de la
ligne de commande, la bibliothèque de réception du ou des exemplaire(s) à commander et les informations
bibliographiques). Une note provisoire mentionnant « devis en cours » dans le champ « note de réception » de la
ligne de commande permet de garder en mémoire cette information.

La ligne de commande est rangée parmi les lignes de commande en révision « attribuées à moi ». Dans la
section « Lignes de commande » du menu « Acquisition », cliquez sur « Réviser » et positionnez-vous sur l'onglet
« Attribué à moi ».

La recherche sur l'index « notes de réception » permet de retrouver les lignes de commande pour lesquelles, un
devis doit être demandé.

Cliquez sur l'icône « Exporter la liste »

Un fichier Excel intitulé « poLineList » est alors généré.

Il contient les informations nécessaires pour la demande de devis :

- Données bibliographiques rassemblées dans une seule colonne

- Bibliothèque d'acquisition
- Numéro normalisé ISBN ou ISSN
- Numéro de ligne de commande (LBC)
- Bibliothèque des exemplaires

Il peut ensuite être modifié par la suppression de colonne inutiles ou vides.

77
 Exporter une liste de lignes de commande pour faire une demande de devis

Une fois le devis reçu, la mise à jour des lignes de commande peut être effectuée (la mention « devis en cours »
doit être supprimé du champ « note de réception ») et le circuit de commande poursuivre son cours.

2. Exporter une liste à partir de lignes de commande constituant un bon de commande en révision.

Dans le cadre d'un devis envoyé à un seul fournisseur, les lignes de commande servant de base à la demande de
devis peuvent être générées avec les informations nécessaires à la création d'une ligne de commande classique
et regroupées dans un bon de commande (non envoyé). Cependant, le prix catalogue, obligatoire pour passer à
l'étape de regroupement doit contenir un montant fictif et la mention « devis en cours » peut être saisie dans la
note de réception pour garder cette information en mémoire.

Après avoir regroupé les lignes de commande dans un bon, cliquez sur « enregistrer » (et non pas sur «
enregistrer et continuer ») pour conserver le bon de commande en statut révision.

A partir du bon de commande, allez dans l'onglet « liste des lignes de commande » et cliquez sur l'icône «
Exporter la liste »

Un fichier Excel intitulé « poLineList » est alors généré.

Il contient les informations nécessaires pour la demande de devis :

- Données bibliographiques rassemblées dans une seule colonne

- Bibliothèque d'acquisition
- Numéro normalisé ISBN ou ISSN
- Numéro de ligne de commande (LBC)

78
 CAS PARTICULIER n°1. Rachat d'exemplaires

- Numéro de bon de commande (BC)

Il peut ensuite être modifié par la suppression de colonne inutiles (la mention de prix fictif notamment).

Une fois le devis reçu, la mise à jour des lignes de commande peut être effectuée (La mention « devis en cours »
doit être supprimée du champ « note de réception ») et le circuit de commande poursuivre son cours.

22. CAS PARTICULIER n°1. Rachat d'exemplaires

1. Rechercher un titre au catalogue

Recherchez le titre au catalogue, comme décrit au début de la partie précédente.

Dans la mesure où il s'agit de racheter des exemplaires, vous pouvez utiliser directement le critère de pré-
recherche « Titres physiques ».

Une fois le titre sélectionné, cliquez sur le bouton action puis sur « Commande ».

2. Renseigner le type d'achat et le propriétaire de la ligne de commande

Procédez comme décrit à la partie précédente.

Notez que, dans le cas présent, l'affichage d'un message d'avertissement vous informant de la présence d'autres
exemplaires du même titre au catalogue sera systématique. Cliquez sur « Confirmer ».

3. Créer la ligne de commande

La création de la ligne de commande se passe comme décrit dans la partie précédente.

La procédure de rachat d'exemplaires se distingue seulement par le fait qu'il est possible de renseigner dès ce stade
la ou les localisations définitives des exemplaires commandés.

79
 CAS PARTICULIER n°1. Rachat d'exemplaires

Pour cela, modifiez la localisation par défaut attribuée à la création de la ligne de commande. Ici « Acquisitions
Sciences ».

L'éditeur d'exemplaire physique s'ouvre.

Dans « Information sur la localisation », cliquez sur l'icône « Sélectionner dans une liste ».

Cliquez dans la liste qui apparaît sur la localisation définitive des exemplaires. Ici, « Fonds Culture générale ».
Veuillez noter que seules les localisations de la bibliothèque sont proposées.

Cliquez ensuite sur « Enregistrer »

80
 CAS PARTICULIER n°1. Rachat d'exemplaires

Confirmez ce choix.

Dans l'onglet Résumé de la ligne de commande, on retrouve désormais dans le cadre « Exemplaires commandés »
la localisation définitive.

Si vous rachetez plusieurs exemplaires en même temps, cliquez sur « Ajouter une localisation » et sélectionnez
le nombre d'exemplaires voulus.

81
 CAS PARTICULIER n°2. Dons

Si les exemplaires rachetés sont destinés à des localisations différentes, répétez l'opération en sélectionnant les
localisations souhaitées après avoir cliqué sur « Ajouter une localisation ».

Si vous rachetez en même temps plusieurs exemplaires, pensez aussi à modifier l'information renseignée dans «
Quantité pour tarification », dans la section « Tarification ».

Faites coïncider la quantité renseignée avec le nombre d'exemplaires ajoutés dans « Exemplaires commandés ».

La suite du circuit de commande est conforme aux étapes décrites dans la partie précédente. Veuillez-vous y
reporter.

23. CAS PARTICULIER n°2. Dons

Le traitement des dons est abordé dans une procédure à part.

Deux méthodes sont proposées : l'une suit le circuit de commande et l'autre se déroule par la modification
d'exemplaire.

82
 CAS PARTICULIER n°3. Que faire si une ligne de commande est en regroupement automatique à tort ?

24. CAS PARTICULIER n°3. Que faire si une ligne de commande

est en regroupement automatique à tort ?

Si vous ne souhaitez pas utiliser le regroupement automatique des lignes , il faut toujours penser à cocher
"regroupement manuel" dans la ligne de commande. En cas d'oubli, la ligne de commande aura le statut
"regroupement automatique".

Pour pouvoir retrouver la ligne à corriger, recherchez votre ligne dans la barre de recherche (critère de pré-
recherche « Lignes de commande », index « Tout » ou « Ligne de commande » ou « Titre », etc.) et regardez
son statut. Dans le cas décrit, elle est porteuse d'un statut « regroupement automatique ».

Pour repasser la ligne dans le circuit des lignes de commande à regrouper manuellement, cliquez sur le bouton
action puis sur « Annuler ». Une fenêtre de dialogue s'ouvre : cliquez sur « Confirmer », sans vous soucier du
motif d'annulation.

La ligne a pris un statut « Cancelled » ou « Annulé ». Cliquez maintenant sur « Réouverture ».

Une nouvelle fenêtre de dialogue s'ouvre : cliquez sur « Confirmer ».

83
 CAS PARTICULIER n°3. Que faire si une ligne de commande est en regroupement automatique à tort ?

La ligne est passé « en révision » (statut « In review »). Cliquez maintenant sur « Aller à la liste des tâches ».

La ligne de commande, toujours en révision, est considérée comme « non attribuée ». Cliquez maintenant sur «
Modifier » pour vous l'attribuer.

Le formulaire d'édition de la ligne de commande s'ouvre.

Vous devez désormais recréer le ou les exemplaires initialement commandés (l'annulation d'une ligne de
commande supprimer tous les exemplaires associés) puis cocher cette fois-ci « Regroupement manuel ». Toutes
les autres informations ont été conservées.

Une fois que cela est terminé, cliquez sur « Enregistrer » pour laisser la ligne en révision, ou sur « Enregistrer et
continuer » pour la faire passer à l'étape de regroupement manuel.

84
 CAS PARTICULIER n°3. Que faire si une ligne de commande est en regroupement automatique à tort ?

85
 Modification, annulation et suppression des lignes de commande

Modification, annulation
et suppression des VI
lignes de commande
1. Fonctionnement général

Les lignes de commande peuvent être modifiées à n'importe quelle étape du circuit de commande jusqu'à l'envoi
du bon compris (statuts « en révision », « regroupement manuel », "regroupement automatique"et « envoyé »).

Les modifications peuvent porter sur toutes les informations de l'onglet « Résumé » de la ligne de commande, à
savoir le prix, la quantité d'exemplaires commandés, le budget ou le fournisseur impliqué, le mode
d'acquisition, les codes statistiques, etc.

Veuillez noter, toutefois, que certains champs peuvent être indisponibles à la modification suivant l'étape
atteinte. Par exemple, on ne peut plus changer le mode d'acquisition ou le fournisseur après avoir regroupé les
lignes dans un bon. Cela s'explique par le fait que le fait qu'il s'agit de deux des critères sur la base desquelles
des lignes de commande sont regroupées dans un même bon.

Il est possible également de différer une ligne de commande, comme par exemple si l'on apprend avant l'envoi
au fournisseur que la parution du titre est repoussée.

Modifier une ligne de commande est possible pour tous les agents dotés du rôle d'opérateur des achats (ou à plus
forte raison de gestionnaire des achats »).

Supprimer une ligne, en revanche, n'est possible que pour ceux disposant également du rôle d'opérateur des
achats étendu.

Il faut bien comprendre la nuance entre l'annulation de ligne de commande (statut provisoire avant la ré-ouverture
ou la suppression définitive de celle-ci) et la suppression de la ligne de commande (action définitive par laquelle la
ligne de commande disparaît du système).

2. Modifier une ligne de commande. Modifications à l'étape

Réviser

Pour modifier des lignes de commande ayant le statut « En révision », cliquez sur « Réviser » dans la section «
Lignes de commande » du menu Acquisition.

Positionnez-vous sur l'onglet « Attribué à moi » puis cliquez sur « Modifier » en face de la ligne pour laquelle
vous souhaitez modifier les quantités commandées. La page « Résumé de la ligne de commande » s'ouvre.

Dans l'exemple suivant, nous allons modifier le nombre d'exemplaires commandés au fournisseur, en le faisant
passer de 1 à 3 :

86
 Modifier une ligne de commande. Modifications à l'étape Réviser

Comme indiqué précédemment, pensez à ajuster la quantité pour tarification avec le nombre d'exemplaires
commandés.

87
 Modifications à l'étape Regrouper

La modification faite, cliquez sur « Enregistrer et continuer » pour passer à l'étape suivante du circuit (Paqueter
), ou sur « Enregistrer » pour laisser la ligne « En révision ».

Toutes les informations présentes dans ce formulaire peuvent être modifiées.

3. Modifications à l'étape Regrouper

Pour modifier des lignes de commande ayant le statut « Regroupement manuel », cliquez sur « Regrouper » dans
la section « Commande » du menu Acquisition.

Pour les acquéreurs ayant des rôles positionnés au niveau de l'institution, utiliser la facette « Bibliothèque » pour
limiter les résultats aux seules lignes de commande de votre bibliothèque . N'hésitez pas à utiliser les autres facettes
(Fournisseurs) ou la barre de recherche (recherche par numéro de ligne de commande, d'ISBN, etc.) pour
trouver plus rapidement la ligne désirée.

Une fois la ligne de commande trouvée, cliquez sur « Modifier »

La page « Résumé de la ligne de commande » s'ouvre. Vous pouvez maintenant changer le fournisseur :

Pour sélectionner le nouveau fournisseur, le plus simple est de cliquer dans le boîtier de recherche (image
suivante, n°1) pour faire apparaître les fournisseurs dont on s'est servi jusque-là (image suivante, n°2), cliquer
ensuite sur le fournisseur voulu. Si le fournisseur n'apparaît pas dans la liste des derniers utilisés, il faut
actionner le bouton « Sélectionner dans une liste » (image suivante, n°3), puis le chercher dans la liste globale
qui s'affiche et le sélectionner :

La modification faite, cliquez sur « Enregistrer ». La ligne de commande est mise à jour et reste à l'étape «
Paqueter », en attente d'être regroupée dans un bon.

Toutes les informations présentes dans ce formulaire peuvent être modifiées.

88
 Différer une ligne de commande

4. Différer une ligne de commande

« Différer » une ligne de commande permet de garder la ligne dans un statut de brouillon (« Différé »).

Les lignes différées sont accessibles depuis « Révision reportée » (menu Acquisition, section « Lignes de
commande »).

Pour différer une ligne de commande, cliquez sur le bouton action puis sur « Différer ».

Un formulaire s'ouvre qui vous permet d'indiquer la raison pour laquelle vous différez la ligne. Vous pouvez
saisir également une date de rappel pour pouvoir réactiver à une date précise. Cela peut être utile, par exemple,
si l'on apprend que la parution d'un livre figurant dans une ligne de commande non encore envoyée vient d'être
repoussée à une date déterminée.

Pour voir les lignes différées, cliquez sur « Révision reportée », comme indiqué plus haut.

La liste des lignes de commande différées apparaît dans l'onglet « Non attribué ».

On peut choisir de les réactiver le moment venu.

89
 Annuler une ligne de commande avant le regroupement des lignes

Nota Bene : à la réactivation, la ligne retrouve le statut et l'étape du circuit de commande qu'elle avait atteint
avant d'être différée (ici : « en révision »).

5. Annuler une ligne de commande avant le regroupement des

lignes

Une ligne de commande en statut « En révision », « Différée » ou bien encore « Regroupement manuel » peut-
être annulée en cliquant sur le bouton « Annuler ».

Nota bene : l'annulation d'une ligne de commande n'est utile que si l'on veut conserver cette ligne pour la réutiliser
ultérieurement. Si cette ligne doit être supprimée, il est possible de cliquer directement sur le bouton « supprimer
».

La ligne obtient alors le statut « annulé ». Les exemplaires (s'il y en avait) sont supprimés le lien au compte
budgétaire reste mais la somme est désengagée du budget pour tenir compte de cette annulation.

Après l'annulation de la ligne de commande

- Soit vous renvoyez la ligne de commande en révision pour réutilisation ultérieure en utilisant le bouton «
ré-ouverture »

Confirmez le message.

90
 Supprimer une ligne de commande avant le regroupement des lignes

La ligne est alors renvoyée en révision (onglet « non attribué ») et la mention du compte budgétaire ayant disparu,
l'engagement sur le budget est supprimé.

- Soit vous supprimez définitivement la ligne de commande

6. Supprimer une ligne de commande avant le regroupement des

lignes

1. Supprimer la ligne de commande

Une ligne de commande en statut « En révision », « Différée », en « Regroupement manuel » ou « Annulée »

peut-être supprimée simplement en cliquant sur le bouton « Supprimer ». Cela fait disparaître définitivement du
système la ligne ainsi que les exemplaires créés et l'engagement prévu sur le budget.

Pour supprimer une ligne à l'étape du regroupement, cliquez sur le bouton action puis sur « Supprimer ».

Cliquer sur « Confirmer » dans la boîte de dialogue qui s'ouvre. Un message de confirmation de la suppression
apparaît alors.

L'exemplaire lié à la ligne a lui aussi disparu.

91
 Supprimer une ligne de commande avant le regroupement des lignes

2. Supprimer la notice bibliographique liée

Si la ligne supprimée était liée à une notice bibliographique qui ne comportait pas d'autre holding, cette notice
bibliographique demeure au catalogue comme notice « isolée », c'est-à-dire sans holding ni exemplaire.

On peut le vérifier en effectuant une recherche sur le critère de pré-recherche « Tous les titres ».

Dans ce cas, il vous est recommandé de supprimer la notice depuis l'éditeur de métadonnées, pour lequel tous les
acquéreurs ont des droits d'accès.

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 Modifier ou supprimer un bon de commande avant envoi. Modifier une ligne de commande

Pour plus de détails sur la suppression de notice, reportez-vous au support de formation « Gestion des données ».

7. Modifier ou supprimer un bon de commande avant envoi.

Modifier une ligne de commande

Après le regroupement de lignes de commande dans un bon et avant l'envoi (statut du bon de commande « en
révision » ou « en attente d'approbation »), il reste possible de modifier leurs informations, à l'exception :

- Du mode d'acquisition
- Du choix du fournisseur

Comme indiqué plus haut, ces éléments sont, avec la bibliothèque propriétaire, des critères de constitution du
bon de commande.

Il reste possible également de différer des lignes.

Pour accéder aux lignes de commande que vous souhaitez modifier, cliquez sur :

- « Réviser » (Menu Acquisitions : section « Ordre » ou « Commande ») : vous accédez aux lignes de
commande regroupées dans des bons « en révision »
- « Approuver » (Menu Acquisitions : section « Ordre » ou « Commande ») : vous accédez aux lignes de
commande regroupées dans des bons en attente d'approbation avant envoi

A partir de l'un ou l'autre de ces écrans, recherchez le bon de commande contenant les lignes à modifier. Cliquez
sur le bouton action, puis sur « Modifier ».

Le bon s'ouvre en mode modification sur l'onglet « Résumé ».

Cliquez maintenant sur l'onglet « Liste des lignes de commande »

93
 Annuler ou supprimer une ligne de commande après le regroupement dans un BC avant envoi

La liste des lignes incluses dans le bon de commande apparaît. Pour chacune d'entre elles, les boutons « Modifier
» ou « Différer » sont proposés. Notez au passage, que le bouton « Réviser » proposer ici permet de « consulter
» la ligne, sans possibilité de modification.

A partir de cet écran, vous pouvez procéder comme décrit aux sections précédentes.

Nota bene : lorsque vous cliquez directement sur le nom du bon de commande (dans une liste de résultats des bons
de commande en révision, par exemple), vous affichez celui-ci en lecture uniquement, ce qui vous empêchera de
faire toute modification.

8. Annuler ou supprimer une ligne de commande après le

regroupement dans un BC avant envoi

Pour enlever une ligne d'un bon de commande (en « révision » ou en attente d'approbation) avant l'envoi de ce
dernier, deux possibilités s'offrent à vous :

- Utiliser l'action « Supprimer de la commande »

- Utiliser l'action « Annuler »

Le choix de l'une ou de l'autre dépend de ce que vous souhaitez faire de la ligne en question :

- Garder la ligne, pour la regrouper plus tard dans un autre bon de commande : on utilisera alors «
Supprimer de la commande », qui sortira la ligne du bon et la renverra en révision

94
 Annuler ou supprimer une ligne de commande après le regroupement dans un BC avant envoi

- Annuler la commande, parce que vous ne souhaitez plus passer de commande pour le titre concerné : on
utilisera alors « Annuler ». La ligne de commande aura un statut annulé et les holding et exemplaires
associés seront supprimés mais la ligne annulée restera dans le bon de commande. Il faudra alors
supprimer définitivement la ligne ou l'envoyer en révision.

Nota bene : quand les lignes ont déjà été regroupées dans un bon, il n'y a pas directement de bouton «
supprimer » la ligne de commande (alors qu'avant cette étape de regroupement, une ligne de commande peut
être directement supprimée).

1. « Supprimer de la commande »

Recherchez le bon de commande (en révision ou en approbation) contenant la ligne à retirer, en utilisant la
méthode décrite plus haut.

Cliquez sur l'onglet « Liste des lignes de commande » (notez qu'ici, le bon est « en approbation »).

En face de la ligne concernée, cliquez sur le bouton action, puis sur « Supprimer de la commande ».

Confirmez votre choix dans la boîte de dialogue :

95
 Annuler ou supprimer une ligne de commande après le regroupement dans un BC avant envoi

La ligne a disparu du bon de commande, et le montant du bon de commande a été automatiquement mis à jour.

Pour autant, la ligne n'a pas été « supprimée » : elle existe toujours dans la base Alma (avec son exemplaire en
commande visible dans Primo), mais est revenue à l'étape « Réviser » des Lignes de commande. Son statut est
donc « En révision ».

2. « Annuler » et retrouver une ligne annulée dans Alma

Comme dans le cas précédent, il faut aller dans l'onglet « Liste des lignes de commande » du bon, puis choisir
l'option « Annuler » la ligne de commande après avoir cliqué sur le bouton action.

96
 Annuler ou supprimer une ligne de commande après le regroupement dans un BC avant envoi

Une boite de dialogue s'ouvre. Confirmez l'annulation en sélectionnant un motif parmi ceux proposés (nota bene
: laissez la case « Envoyer l'annulation au fournisseur » décochée : la commande n'ayant pas encore été
envoyée, cette notification ne présente pas d'intérêt).

La ligne a bien disparu du bon de commande ainsi que l'exemplaire qui lui était lié. Il n'y a plus d'exemplaire en
commande pour la bibliothèque visible dans Primo.

La ligne annulée existe toujours dans la base Alma. On peut la retrouver en la cherchant par numéro de ligne, ou
en faisant une recherche sur les lignes ayant le statut « annulé » (critère de pré-recherche « Lignes de
commande », index « Statut » et formule de recherche « égale » : sélectionner « annulé »).

97
 Ajouter des lignes de commande à un BC avant envoi

La ligne annulée apparaît donc avec le statut « cancelled » pour « annulée ».

Comme vu précédemment dans le point : Annuler une ligne de commande avant le regroupement, une ligne de
commande annulée ne doit pas restée en l'état :

- Soit vous renvoyez la ligne de commande en révision pour réutilisation ultérieure en utilisant le bouton «
ré-ouverture »

La ligne est alors renvoyée en révision (onglet « non attribué »).

- Soit vous supprimez définitivement la ligne de commande (et éventuellement la notice bibliographique)
comme vu précédemment dans le point : Supprimer la notice bibliographique liée.

9. Ajouter des lignes de commande à un BC avant envoi

Depuis la liste des commandes en révision ou en approbation, cliquez sur le bouton action en face du bon pour
lequel vous souhaitez rajouter des lignes (ici, l'opération est réalisée sur des bons en révision).

Sélectionnez ensuite l'onglet « Liste des lignes de commande », et cliquez sur « Ajouter une ligne de commande ».

98
 Ajouter des lignes de commande à un BC avant envoi

La liste des lignes de commande qui peuvent être ajoutées à la commande s'affiche. Dans cette liste, Alma ne
propose que les lignes pouvant être regroupées dans le bon, c'est-à-dire que les lignes ayant les mêmes :

- Bibliothèque propriétaire
- Type d'achat
- Compte fournisseur

Cochez les lignes à ajouter puis cliquez sur « Sélectionner »

Les lignes viennent d'être rajoutées bon de commande.

99
 Supprimer un bon de commande avant envoi

Nota bene : Après l'envoi du bon de commande, aucune autre ligne ne pourra être ajoutée.

10. Supprimer un bon de commande avant envoi

Un bon de commande ainsi que les lignes qui le composent peuvent être directement supprimées, en une seule
action, avec le bouton « supprimer » disponible depuis une liste de résultats de bons de commande en « révision »
ou en « attente d'approbation ».

Un message alerte sur le fait que la ou les lignes composant le bon vont être également supprimées. Cette
suppression est définitive.

Si l'on souhaite supprimer le bon de commande mais conserver les lignes de commande qui le composent , il faut
annuler toutes les lignes regroupées dans le bon que l'on souhaite supprimer. Après l'annulation de la dernière
ligne, le bon de commande est supprimé automatiquement et les lignes de commande sont conservés dans le
système avec le statut « annulé ».

Dans l'exemple suivant, après l'annulation de la dernière ligne, le numéro du bon (Test/sci/2018/Vd/01)
n'apparaît plus parmi les bons « En révision ». Il a été supprimé.

100
 Modifier ou supprimer un BC après envoi. Modifier des lignes de commande envoyées et renvoyer le BC

11. Modifier ou supprimer un BC après envoi. Modifier des lignes

de commande envoyées et renvoyer le BC

Une fois que le bon de commande a été approuvé et envoyé, les informations présentes dans l'onglet résumé ne
peuvent plus être modifiées (le numéro de commande par exemple ne peut pas être changé). Il ne peut pas être
renvoyé à l'étape approbation ou de révision.

Les lignes de commande, quant à elles, peuvent être mises à jour en cliquant sur le bouton « modifier ».

Toutes les informations, à l'exception du fournisseur peuvent être modifiées.

Une fois la modification apportée (sur le prix par exemple), il peut être utile de régénérer la notification de bon
de commande.

Elle peut être renvoyée à l'adresse indiquée dans le compte fournisseur, grâce à la fonction « renvoyer la
commande » qui se trouve dans l'onglet « résumé » du bon de commande, tout en bas de la page.

101
 Annuler des lignes de commande envoyées et les enlever du BC

Nota bene : Les lignes peuvent également être annulées puis renvoyées en révision ou supprimées. Si toutes les
lignes d'un bon de commande sont annulées, le bon de commande lui-même est annulé mais reste dans le
système avec ce statut et les lignes qui le composent ; si toutes les lignes de commandes sont annulées puis ré-
ouvertes pour être renvoyées en révision ou supprimées, le bon de commande est directement supprimé du
système.

12. Annuler des lignes de commande envoyées et les enlever du

BC

Une ligne de commande peut être annulée après l'envoi du bon de commande au fournisseur.

Les lignes envoyées se trouvent à ce moment-là en attente de réception, avec le statut « envoyé ». Pour y accéder,
cliquez sur « Réceptionner » dans la section « Réception et facturation » du menu « Acquisition ».

102
 Annuler des lignes de commande envoyées et les enlever du BC

Depuis cet écran, il n'est pas possible d'annuler une ligne.

Pour le faire, utilisez la barre de recherche principale et le critère de pré-recherche « Ligne de commande » et
cherchez la ligne à annuler par son numéro.

La ligne trouvée, cliquez sur le bouton action puis sur « Annuler ».

Il est également possible de retrouver une ligne en faisant une recherche par le numéro de bon de commande («
numéro de commande »).

A partir de l'onglet liste des lignes de commande, cliquez sur « Modifier ».

103
 Annuler des lignes de commande envoyées et les enlever du BC

Le formulaire s'ouvre. Cliquez sur « annuler la ligne ».

Confirmez le choix dans la fenêtre de dialogue (nota bene : dans la mesure si l'adresse de type « Commande »
saisie dans le compte fournisseur est celle d'un bibliothécaire ou celle de l'imprimante de la bibliothèque,
cocher « Envoyer l'annulation au fournisseur » n'a pas d'intérêt).

La ligne est passée en statut « Annulé » mais reste dans le bon de commande. L'exemplaire a été supprimé. Le
bon de commande, dans la mesure où il contient d'autres lignes, reste au statut « Envoyé ».

104
 Annuler des lignes de commande envoyées et les enlever du BC

Il faut maintenant enlever la ligne du bon de commande pour que le bon puisse être définitivement clôturé au
moment de la facturation. En effet, laisser une ligne de commande annulée dans un bon de commande va avoir
un impact sur le statut du bon après la facturation. Tant que le bon de commande contient une ligne de
commande annulée, il va rester au statut « envoyé » même si la facturation de ce bon est clôturée.

Pour enlever une ligne de commande annulée du bon de commande, il faut la ré-ouvrir. Cliquez sur le bouton
action « réouverture ».

La ligne va être renvoyée en révision, confirmez le message.

Elle n'est plus présente dans le bon de commande. Le lien au compte budgétaire a été supprimé et le montant
désengagé.

La ligne se trouve, alors, derrière l'onglet « non attribué ».

105
 Prévenir un utilisateur intéressé de l'annulation d'une ligne de commande

Deux actions sont alors possibles :

- Soit la ligne de commande va être réutilisée pour une commande ultérieure, elle peut donc rester en révision.
- Soit, elle ne sera jamais réutilisée, elle doit donc être supprimée (avec, selon les cas, la notice
bibliographique liée) comme vu précédemment dans le point : Supprimer la notice bibliographique liée.

- CAS PARTICULIER d'une ligne de commande partiellement réceptionnée

Une ligne de commande partiellement réceptionnée ne peut pas être annulée puisque des exemplaires ont déjà
été reçus et sont « en traitement » ou « en rayon ». Cependant, si le fournisseur vous informe que ce dernier
exemplaire ne sera jamais livré ou si vous souhaitez que la ligne de commande soit clôturée pour la clôture
budgétaire alors il faut le supprimer de la ligne de commande.

Dans ce cas-là, il faut modifier la ligne de commande, en cliquant sur le bouton action puis « modifier ».

Dans l'onglet « résumé », repérez l'exemplaire (ou les exemplaires non réceptionnés). La colonne date de
réception est vide puis cliquer sur le bouton action et sur « supprimer ».

Ajustez ensuite la quantité pour tarification et cliquez sur « redistribuer » les lignes pour que le montant soit bien
cohérent avec le nombre d'exemplaires commandés.

Si l'exemplaire manquant doit être commandé de nouveau, il faudra procéder à la saisie d'une nouvelle ligne de
commande.

106
 Supprimer le BC et toutes les lignes de commande

13. Prévenir un utilisateur intéressé de l'annulation d'une ligne

de commande

Si la ligne de commande que vous souhaitez annuler a un utilisateur intéressé et que vous souhaitez prévenir ce
dernier de l'annulation, il convient de cocher "notifier au moment de l'annulation" accessible depuis l'onglet "
Utilisateurs intéressés".

Cette action doit idéalement avoir lieu dès la création de la ligne de commande ou au plus tard juste avant
l'annulation de celle-ci.

Au moment de l'annulation de la ligne de commande, l'utilisateur reçoit par mail une notification envoyée par le
système.

14. Supprimer le BC et toutes les lignes de commande

Il est possible de supprimer un bon de commande après l'envoi de celui-ci à condition qu'aucun exemplaire n'ait
déjà été réceptionné.

Cliquez sur "Acquisitions" puis "supprimer une commande".

107
 Supprimer le BC et toutes les lignes de commande

Recherchez le bon de commande à supprimer par son numéro de BC.

Le message d'alerte indique que le bon de commande ainsi que les lignes le composant vont être supprimées.

Cliquez sur "confirmer". Cette suppression est définitive.

108
 Réclamations des monographies

Réclamations des
monographies VII
1. Fonctionnement général

Des réclamations sont créées pour les lignes de commande regroupées et envoyées dans un bon, lorsque le ou les
exemplaires attendus n'ont pas été réceptionnés à la date prévue et que le délai de grâce, s'il y en a un, est
dépassé.

Comme indiqué précédemment, dans la partie « Processus de commande », ces informations peuvent être
complétées automatiquement à la création des lignes de commande, à partir des « informations de livraison et de
réclamation » renseignées dans le compte fournisseur. Elles peuvent être également saisies ou modifiées
manuellement dans la ligne de commande.

Pour accéder aux réclamations et les traiter, il convient d'avoir un rôle d'opérateur des achats, de gestionnaire des
achats ou d'opérateur de réception.

2. Particularités de fonctionnement

Si aucune date ou aucun délai n'a été indiquée dans les champs « réception prévue après commande (jours) », «
date de réception prévue » et « période de grâce avant réclamation (jours) » de la ligne de commande, alors la
date prévue de réception est, par défaut, égale à la date du jour de l'envoi de la commande . Dans ce cas-là, la
ligne de commande passera en réclamation, dès le lendemain de l'envoi du bon.

Lorsqu'un fournisseur avertit le client d'un retard de publication, il est possible de modifier la date de réception
attendue pour une seule ligne de commande ou pour plusieurs.

3. Recevoir une notification concernant les lignes de commande

en réclamation

Alma est configuré pour que les réclamations soient envoyées automatiquement par email à l'adresse de type «
réclamation » saisie dans le compte fournisseur.

109
 Retrouver les lignes de commande en réclamation

Si cette adresse mail est bien celle du fournisseur, il sera donc destinataire d'une notification à chaque fois
qu'une réception d'exemplaires n'a pas été effectuée dans le délai prévu.

Si cette adresse mail, en revanche, est celle d'un acquéreur ou d'un collègue en charge des réclamations alors
c'est lui qui en sera destinataire.

Voici un exemple de notification reçue :

4. Retrouver les lignes de commande en réclamation

Les lignes de commande en réclamation peuvent être retrouvées à partir du menu « acquisitions » : dans la
section « Lignes de commandes », cliquez sur « Réclamer ».

Vous accédez à la liste des réclamations de tout le réseau : toutes bibliothèques, tous fournisseurs et tous types
d'achat (achat ponctuel ou abonnement, ressources imprimés ou électroniques, etc.) confondus.

Pour limiter les résultats affichés, il convient donc d'utiliser les facettes proposées, à commencer par la facette «
Bibliothèque ».

110
 Retrouver les lignes de commande en réclamation

En utilisant de manière combinée, les filtres « Bibliothèque », « Type d'achat : Livre imprimé – achat ponctuel »
et « Fournisseur », vous pouvez accéder à la liste des lignes de commande de monographies (statut « sent /
envoyé) pour lesquelles la date ou les délais de livraison sont passés.

Pour une ligne de commande donnée, plusieurs actions sont possibles à partir de cette liste :

- Modifier la ligne de commande depuis le bouton « Modifier »

111
 Retrouver les lignes de commande en réclamation

- Annuler la ligne de commande depuis le bouton action « Annuler »

- Modifier la date de réception prévue depuis le bouton « Modifier la date de réception prévue »

En cliquant sur ce dernier bouton, une fenêtre s'ouvre. Elle permet d'indiquer une nouvelle date de réception
pour la ligne de commande et de l'assortir éventuellement d'une note.

La saisie d'une nouvelle date de réception, postérieure à la date du jour, a pour effet de faire disparaître cette
ligne de commande de la liste des réclamations.

- Modifier la date de réception par lot, sur un ensemble de lignes de commande.

Cochez les lignes concernées puis cliquez sur « Modifier la date de réception prévue ».

112
 Exporter les lignes de commande en réclamation

Comme pour la modification de date effectuée à l'unité, une fenêtre s'ouvre pour saisir la nouvelle date de
réception attendue et un éventuel commentaire.

Comme précédemment également, les lignes de commande sont retirées à de la liste des lignes à réclamer.

5. Exporter les lignes de commande en réclamation

La liste des commandes non réceptionnées dans les délais peut être également générée sous la forme d'un fichier
Excel.

Pour cela, depuis l'écran précédent, cliquez sur l'icône « Exporter la liste »

Un fichier Excel intitulé « poLineList » est alors généré

Il contient les informations nécessaires pour réclamer les exemplaires non reçus :

● Titre du document

● Type d'achat

● Bibliothèque d'acquisition

● Numéro de ligne de commande (LBC)

● Numéro de bon de commande (BC)

113
 Exporter les lignes de commande en réclamation

● Bibliothèque des exemplaires

● Prix

● Compte budgétaire

● Compte fournisseur

● Date de livraison (date de réception attendue)

● Date d'envoi de la commande.

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