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Alma : Présentation générale

SICD de Toulouse

Septembre 2020

Paternité - Pas d'Utilisation Commerciale - Partage

des Conditions Initiales à l'Identique :
[Link]
Table des matières
I - Naviguer dans Alma 4

1. Se connecter à Alma ....................................................................................................................................... 4

2. Se localiser dans Alma .................................................................................................................................... 4

3. Se repérer sur la page d'accueil d'Alma .......................................................................................................... 6

3.1. Vue générale ................................................................................................................................................................................ 6
3.2. Menu permanent .......................................................................................................................................................................... 6
3.3. Barre de recherche permanente .................................................................................................................................................. 10
3.4. Widgets Alma ............................................................................................................................................................................ 11
3.5. Configuration des favoris .......................................................................................................................................................... 12
3.6. Nouvelle interface (version d'Alma du mois de novembre) ......................................................................................................... 13

4. Ergonomie générale ...................................................................................................................................... 18

4.1. Personnalisation des vues ........................................................................................................................................................... 18
4.2. Exportation de liste ..................................................................................................................................................................... 20
4.3. Bouton action ............................................................................................................................................................................. 20
4.4. Nombre de résultats affichés ..................................................................................................................................................... 21

II - Les données dans Alma 22

1. Zone « Institution » et zone « Communauté » .............................................................................................. 22

2. Structure des données ................................................................................................................................... 24

2.1. Ressources physiques : données bibliographiques et d'exemplaires .............................................................................................. 24
2.2. Ressources électroniques ............................................................................................................................................................ 25

III - Faire une recherche dans Alma 27

1. Critères de pré-recherche .............................................................................................................................. 27

2. Recherche simple .......................................................................................................................................... 28

2.1. Tous les titres / Mots-clés ............................................................................................................................................................ 28
2.2. Tri des résultats .......................................................................................................................................................................... 29
2.3. Index de recherche ..................................................................................................................................................................... 29
2.4. Critères de pré-recherche ........................................................................................................................................................... 31
2.5. Facettes ...................................................................................................................................................................................... 32

3. Recherche avancée ........................................................................................................................................ 33

3.1. Exemples de recherche ............................................................................................................................................................... 34

IV - Affichage des résultats 37

1. Tri et filtre des résultats ................................................................................................................................ 37

2. Présentation générale des résultats ................................................................................................................ 37

3. Afficher les données d'inventaire physique .................................................................................................. 38

4. Afficher les données d'inventaire électronique ............................................................................................. 42

4.1. Recherche par titre de collection ................................................................................................................................................. 43
4.1. ................................................................................................................................................ 43
4.2. Recherche par titre de portfolio .................................................................................................................................................. 44
4.3. Recherche de titre électronique ................................................................................................................................................... 45
4.4. Identifier la provenance des notices de titres électroniques, collections et portfolios .................................................................... 46
 Naviguer dans Alma

Naviguer dans Alma

I
1. Se connecter à Alma

Alma est un système de gestion hébergé sur les serveurs du fournisseur Ex Libris. Il y a un seul et même
système de gestion pour l'ensemble des établissements du réseau.

Alma est utilisable depuis n'importe quel navigateur Internet. Veillez cependant à ne pas utiliser des versions
trop anciennes. A ce titre, l'utilisation du navigateur Internet Explorer, plus maintenu et remplacé par Edge,
n'est pas recommandée.

Pour vous connecter à Alma, utilisez le lien suivant : [Link]

Vous accédez au serveur d'authentification de la COMUE.

Choisissez votre établissement dans la liste et renseignez vos identifiant et mot de passe.

Ce sont ceux que vous utilisez habituellement pour aller sur le SCOUT, l'Intranet réseau ou l'ENT ou la
messagerie de votre établissement.

2. Se localiser dans Alma

Les fonctionnalités proposées sont déterminées par les rôles qui vous ont été attribués. Certaines de ces
fonctionnalités sont associées à des localisations, bureau de prêt (pour le prêt et le retour) ou département
d'acquisition (pour la réception des commandes) : elles ne sont pas proposées si vous ne vous êtes pas
préalablement localisé.

A chaque connexion, vous êtes donc invité à choisir un bureau de prêt ou un département d'acquisition, en
fonction de vos rôles.

4
 Se repérer sur la page d'accueil d'Alma

Veuillez noter que cette liste peut être différente en fonction de votre établissement, et des rôles que vous aurez
dans Alma.

5
3. Se repérer sur la page d'accueil d'Alma
3.1. Vue générale

Après la connexion, vous êtes dirigés automatiquement vers la page d'accueil.

Cette page se découpe en différentes zones. L'affichage de certaines d'entre elles est personnalisé, dont la zone
basse qui l'est par l'ajout de widgets.

1. Menu permanent : affiché sur toutes les pages, il permet d'accéder aux différentes fonctions d'Alma
2. Barre de recherche permanente : apparaît sous le menu permanent de chaque page
3. Message de maintenance : informations affichées par Alma sur des changements de version, des mises à
jour. Cet encart peut être supprimé
4. Historique : affiche les dernières pages ou fonctions utilisées
5. Widgets : affichage de raccourcis et liens mis à disposition par le SICD (ici, les liens vers la
documentation locale sur Alma, disponible sur la plateforme Moodle Fad'Oc) ou de messages
d'information provenant d'Ex Libris. Tous peuvent être ajoutés, supprimés ou déplacés.

En fonction des paramètres définis sur votre navigateur ou de la présence ou non de bloqueurs de mouchards,
vous pouvez être amenés à voir en bas de page un bouton marqué "GuideMe". Il s'agit d'un composant tiers qui
fournit pour un certain nombre de fonctionnalités du système des procédures pas-à-pas.

3.2. Menu permanent

1. Logo de l'institution : c'est celui du réseau des bibliothèques de l'Université de Toulouse

2. Menu des liens vers les favoris (voir infra pour savoir comment les configurer)

3. Barre de navigation du Menu principal : ce menu permet de naviguer dans Alma, et d'accéder aux sous-menus

6
 En fonction de vos rôles, vous accéderez aux menus suivants, ainsi qu'à tout ou partie de leurs sous-menus :

- Acquisitions : achat de ressources

- Ressources : accès aux fonctions de catalogage, d'exemplarisation et d'activation des ressources
électroniques
- Services aux usagers : accès aux fonctions de prêt, de retour et d'inscription
- Admin : accès à des fonctionnalités avancées, comme la création ou la visualisation de jeux de données
("Gérer les jeux de résultats") ou l'exécution de traitement par lot sur ces mêmes jeux
- Analytique : accès aux rapports statistiques accessibles depuis Alma ou autorisés à l'auto-abonnement pour
réception par mail

4. Icônes du menu principal

- Indication de la localisation actuelle : un clic sur cette icône permet de visualiser sa localisation
(sauf si la case "Toujours afficher la localisation actuelle" est cochée, auquel cas cette
localisation est affichée en permanence) et de déployer la liste des localisations associées à son
compte. On peut ainsi changer à tout moment de localisation en cours de session

- Icône de connexion à la RFID : cette fonction n'est utile que pour les bibliothèques équipées en
puces et platines RFID. Pour les autres, l'icône doit être laissée désactivée, ce qui se matérialise
par une icône en grisé. Si cette fonction est activée à mauvais escient, chaque transaction de prêt
s'accompagnera d'un message d'erreur.

- Informations personnelles et préférences : un clic sur cette icône permet d'afficher un menu
comportant un raccourci vers son dossier et diverses préférences d'affichage dont le choix de la
taille de la police ou l'activation /désactivation de raccourcis clavier)

7
- Recommandations DARA : permet d'accéder à une liste de recommandations générées par le
système, principalement à partir de rapports statistiques. Ces recommandations ne sont pas
personnalisées, mais communes à tous les utilisateurs disposant du même rôle. Aussi, il
convient de faire attention à ne pas traiter ou clôturer une recommandation qui concerne un
autre établissement, une autre bibliothèque ou même l'un de ses propres collègues.
A l'heure actuelle, la majorité de ces recommandations porte sur la gestion des ressources
électroniques.

- Liste des tâches : indique les tâches à accomplir dans Alma, compte tenu des rôles et des
périmètres d'activité associés à son dossier

8
 Dans les conditions d'utilisation actuelles d'Alma, il n'est pas utile de prêter attention à cette fonction.

- Accès aux tables d'administration d'Alma : ce bouton est affiché pour tous les utilisateurs d'Alma
mais n'ouvre de nouvelles pages que pour les personnes disposant d'au moins un rôle
d'administrateur. Dans les faits, cette fonction n'est utile qu'aux agents du SICD et aux
coordinateurs Système d'information

- Aide en ligne : un clic sur cette icône permet d'ouvrir un menu affichant un certain nombre
d'informations ou de liens utiles. Parmi ceux-ci, on peut citer "Aide pour cette page", qui
renvoie vers la rubrique de la documentation d'Ex Libris afférente à la page d'Alma utilisée

- Historique : cette fonction permet d'accéder à l'historique des données créées, modifiées ou
supprimées par l'utilisateur au cours des sept derniers jours. Les données en question peuvent
être des notices, des exemplaires, des lignes de commande, des jeux de résultats, etc. Pour les
données encore présentes dans la base, il est possible d'y accéder depuis cet écran pour pouvoir
les consulter ou modifier ; pour les données supprimées, l'écran est uniquement informatif.

9
3.3. Barre de recherche permanente

Cette barre de recherche apparaît sous le Menu permanent et figure sur toutes les pages.

Par défaut, c'est la recherche simple qui est proposée avec pour périmètre de recherche l'"institution", c'est-à-
dire les données de tout le réseau des bibliothèques de l'Université de Toulouse.

La recherche avancée permet de combiner différents critères de recherche et d'utiliser des opérateurs booléens.

10
 Il est possible également de sélectionner un périmètre de recherche différent de l'institution :
la "zone communautaire", c'est-à-dire le réservoir de données partagé par tous les clients
d'Alma dans le monde. Ce réservoir est utile principalement pour la recherche de ressources
électroniques, ainsi qu'il sera expliqué ultérieurement.

3.4. Widgets Alma

Les widgets sont de petites fenêtres qui se positionnent sur la page d'accueil. Ces fenêtre peuvent proposer des
liens vers des ressources extérieures, des raccourcis vers des pages ou des fonctions d'Alma, des informations
provenant d'Ex Libris, des graphiques ou listes produits par le SICD à l'aide d'Alma Analytics, l'outil de
création de rapports statistiques.

Ces widgets sont créés par Ex Libris ou par les administrateurs du système et mis à la disposition de l'ensemble
des agents.

Le bouton Gérer les widgets permet d'afficher la liste des widgets disponibles à l'instant T. Il convient
de cocher l'une de ces lignes pour afficher sur sa page d'accueil le widget correspondant.

Pour supprimer un widget, sélectionnez "Supprimer" dans le menu déroulant situé en haut à droite du widget
que vous souhaitez désafficher.

11
 Parmi tous ces widgets, l'un d'eux présente un intérêt tout particulier : celui intitulé « Procédures d'utilisation
Alma ». Il affiche la liste des supports SICD disponibles pour chaque module, avec le lien vers la dernière
version en ligne disponible.

3.5. Configuration des favoris

Alma permet d'enregistrer des raccourcis ou favoris pour les fonctions les plus fréquemment utilisées. Cet
enregistrement est effectué en utilisant l'icône en forme d'étoile du menu permanent.

Par exemple, pour enregistrer des raccourcis vers les fonctions de prêt et de retour, localisez-vous sous le
bureau de prêt de votre bibliothèque et rendez-vous dans le menu "Service aux Usagers".

Cliquez devant les fonctions que vous souhaitez enregistrer comme favoris (ici, "Service aux usagers" et
"Rentrer des exemplaires").

Pour retrouver ces favoris, cliquez sur l'icône en forme d'étoile du menu permanent.

L'affichage du menu permanent est alors restreint aux seuls favoris.

12
 Pour revenir à l'affichage normal et donc à toutes les autres fonctions non enregistrées, il suffira de
cliquer sur les trois barres parallèles situées sur la gauche.

Les fonctions enregistrées comme favoris peuvent être désélectionnées en cliquant à nouveau sur l'icône étoile
située vis-à-vis d'elles.

Il doit être noté que certains favoris sont proposés contextuellement en fonction de la localisation sélectionnée.
Certains favoris ne sont donc proposés que lorsque l'on est dans une banque de prêt (c'est le cas des fonctions
"Services aux usagers" et "Retourner des exemplaires") ; d'autres quand on est dans le département des
acquisitions (en particulier : la fonction de réception des exemplaires).

3.6. Nouvelle interface (version d'Alma du mois de novembre)

Une interface remaniée sera proposée par défaut à tous les utilisateurs d'Alma à partir du 1er novembre 2020.
Elle l'est déjà, mais son activation nécessite une action (un clic sur "Enable New Layout" dans le menu
personnel matérialisé par l'icône en forme de silhouette).

De cette date et jusqu'au 6 mars 2021 inclus, il restera possible de revenir à l'ancienne version. Ce retour en
arrière sera possible par le même mécanisme.

Cette nouvelle interface, présentée ci-après, se caractérise essentiellement par trois éléments :

- Une refonte de la page d'accueil

- L'implémentation de fonctionnalités supplémentaires permettant une personnalisation accrue de cette
même page
- Un remaniement du mode de présentation des données (exemplaires, dossiers d'usagers, lignes de bon de
commande, etc.)

3.6.1. Page d'accueil

Le menu permanent, positionné jusqu'à présent en haut de l'écran, est scindé en deux :

- Les menus permettant d'accéder aux différents fonctions d'Alma sont déportés sur la gauche,
verticalement, et matérialisés par des icônes (1)

- Les icônes du menu principal restent, elles, situées en haut à droite de l'écran (2)

Pour les administrateurs du système, le bouton d'accès aux tables de paramétrage est repositionné en bas à
gauche (3)

13
3.6.2. Personnalisation des menus

Cette nouvelle version permet de masquer menus et icônes.

Pour les menus de fonction, un clic sur "Alma Production" puis sur "Personnaliser les liens du menu principal"
permet de masquer les menus de son choix ou d'en modifier l'ordre.

14
15
Les menus masqués restent accessibles sous les trois petits points et peuvent être rétablis en cliquant sur
"Réinitialiser les liens du menu principal aux valeurs par défaut" depuis le volet précédent.

Les icônes du menu principal sont elles aussi masquables. Pour cela, il convient de cliquer sur les trois petits
points puis sur "Personnaliser".

Les icônes "Liste des tâches" et "Recommandations DARA", dont l'intérêt est nul ou limité, peuvent ainsi être
dissimulées.

Comme précédemment, ces icônes restent accessibles et leur affichage peut être rétabli.

Les raccourcis vers ses fonctions favorites peuvent être créés de la même manière que dans l'ancienne interface.

16
 Ces favoris peuvent être appelés en cliquant sur "Alma Production". En revanche, ils peuvent être également
ajoutés sous la forme de liens rapides en cliquant sur "Epingler le menu des liens rapides".

3.6.3. Mode d'affichage des données

La dernière modification apportée par cette version concerne l'affichage des données : tous les en-têtes se
trouvent désormais positionnés sur la partie droite de l'écran, de manière verticale, alors qu'ils étaient
positionnés jusqu'à présent en haut, horizontalement.

17
 Ergonomie générale

4. Ergonomie générale

Comme pour tout logiciel utilisé sur un navigateur Internet, certaines précautions doivent être respectées.

La première est de privilégier les fonctions de retour intégrées à Alma.

En effet, si vous utilisez la flèche de retour de votre navigateur, vous prenez le risque de revenir sur
l'enregistrement de vos données ou d'arriver sur une page d'erreur.

La deuxième précaution à observer est de ne pas ouvrir Alma dans deux onglets du même navigateur. Si vous
avez besoin de comparer deux pages en les mettant face à face, faites-le en ouvrant Alma dans deux
navigateurs. Si vous ne respectez pas cette recommandation, vous prenez le risque de voir les données que vous
pensiez enregistrer sur l'une des pages être enregistrées sur l'autre.

Dernière précaution, certaines fonctions déclenchent l'ouverture de fenêtres pop-up. Il est donc préférable de
les autoriser pour Alma sur votre navigateur.

4.1. Personnalisation des vues

Toutes les listes sont personnalisables dans Alma : liste de notices ou d'exemplaires générée par une recherche,
liste des exemplaires en prêt sur le dossier d'un lecteur, etc.

Cela signifie que vous avez la faculté de choisir les informations que vous souhaitez afficher. Dans le cas des
listes de résultats de recherche, vous avez également la possibilité de décider de la disposition des informations
affichées.

Détail important, ces préférences d'affichage sont gardées en mémoire par Alma. Elles s'appliqueront donc à
l'identique lors de vos sessions suivantes. Vous conservez la possibilité, bien sûr, de rétablir l'affichage par
défaut. Pour cela, il suffira de cliquer sur le bouton du même nom.

Dans l'exemple suivant, c'est une liste d'exemplaires qui est personnalisée. Comme pour toute liste, cette
personnalisation est effectuée à partir d'un clic sur l'icône en forme d'écrou positionnée en haut à droite de la
liste.

18
19
4.2. Exportation de liste

Toutes les listes dans Alma sont exportables au format Excel. Il suffit de cliquer sur cette icône, située en
haut à droite de la liste.

Alma laisse le choix d'exporter tous les champs ou seulement ceux affichés à l'écran. Si vous souhaitez
restreindre l'export à quelques champs, il conviendra donc de préalablement personnaliser la vue, comme décrit
précédemment.

Le temps d'exportation peut être plus ou moins long en fonction du nombre de résultats exportés et du volume
des données affichées. Pendant cet export, vous ne pouvez plus utiliser Alma, si ce n'est sous une autre session
sous un autre navigateur.

Cette fonction d'export de listes est particulièrement précieuse pour générer des listes de travail sur les
exemplaires ou les notices. On verra plus loin comment utiliser la recherche avancée pour produire une liste de
résultats pertinente.

4.3. Bouton action

Partout dans Alma s'affiche un bouton matérialisé par trois points. Ce bouton, baptisé "bouton action", permet
d'afficher des fonctions supplémentaires.

20
 Vous pouvez décider, si vous le souhaitez, quelles actions vous souhaitez afficher directement et quelles autres
vous souhaiter afficher sous le bouton action. Pour cela, il convient de cliquer sur l'icône en forme d'écrou vue
précédemment.

4.4. Nombre de résultats affichés

Vous avez la possibilité d'augmenter le nombre de résultats affichés sur une page, pour chaque type de liste.

Ce paramètre est réglé en bas de liste, à l'aide d'une icône en forme d'échelle graduée.

Suivant le type de liste, le nombre de résultats par page peut varier de 10 à 50 ou de 10 à 100.

Prenez garde au fait que le temps de chargement d'une page est plus long si le nombre de résultats affichés est
important.

21
 Les données dans Alma

Les données dans Alma

II
1. Zone « Institution » et zone « Communauté »

Dans Alma, deux zones différentes sont distinguées : zone Institution et zone Communauté

On trouve dans la zone Communauté deux catégories de notices :

- Des notices d'autorité, dont les notices IdRef, qui y sont classées de manière générique comme
"vocabulaire Rameau" : elles servent à construire les liens aux autorités dans les notices bibliographiques
- Des notices de ressources électroniques : elles peuvent être utilisées comme réservoir de données pour les
acquisitions de ressources électroniques ou l'activation de ressources libres

Comme indiqué précédemment, ce réservoir de données est partagé par l'ensemble des établissements
utilisateurs d'Alma dans le monde.

On trouve dans la zone Institution les notices du réseau des bibliothèques de l'Université de Toulouse. Autrement
dit, la zone Institution constitue le catalogue du réseau.

Dans le détail, ce réservoir est composé :

- Des notices de ressources imprimées et électroniques migrées du SIGB Horizon au printemps 2018
- Des notices de ressources électroniques migrées du résolveur de liens SFX au printemps 2018
- Des notices de ressources imprimées et électroniques récupérées du Sudoc depuis juin 2018
- Des notices de ressources électroniques récupérées de la zone Communauté, dite aussi Central Knowledge
Base, depuis juin 2018
- Des notices de ressources imprimées et électroniques récupérées de réservoirs extérieurs commerciaux
(Electre, Decitre, etc.) ou publics (Bibliothèque du Congrès, etc.) : contrairement aux précédentes, ces
dernières n'ont pas vocation à rester dans la base, puisqu'elles ne sont récupérées de ces réservoirs
qu'aux fins d'acquisition

La zone proposée par défaut est toujours celle de l'institution. Mais il est possible d'en changer au niveau de la
barre de recherche.

22
 Structure des données

Vous verrez plus loin comment identifier la provenance et l'appartenance d'une notice à l'une ou l'autre de ces
zones.

23
2. Structure des données
2.1. Ressources physiques : données bibliographiques et d'exemplaires

2.1.1. Notice bibliographique

Source initiale : Horizon

Source en production : Sudoc

Format : Unimarc

2.1.2. Notice de holding, dite aussi notice de fond

Il s'agit d'une notice intermédiaire entre la notice bibliographique et les notices d'exemplaires, qui est utilisée
aussi bien pour les monographies que pour les périodiques imprimées.

Elle regroupe les exemplaires d'un même titre appartenant à la même localisation, c'est-à-dire au même
emplacement au sein d'une bibliothèque donnée.

Outre la bibliothèque et la localisation, elle affiche également la cote de rangement appliquée à ces exemplaires.
La cote n'étant pas un critère de constitution de ces notices, certains exemplaires peuvent avoir une cote propre,
différente de la cote de rangement utilisée au niveau de la holding.

Une notice bibliographique peut avoir une ou plusieurs holdings et une même holding peut elle-même avoir une
ou plusieurs notices d'exemplaires qui lui sont liées. Dès lors qu'il existe un exemplaire d'un titre, il existe
nécessairement une notice de holding pour cet exemplaire.

Les notices de holding sont dans un format de données spécifiques : Marc21 Holding

La localisation est une notion importante dans Alma. Les notices de holding interviennent donc à différentes
reprises dans le fonctionnement d'Alma et de Primo :

- Dans Primo, elles vont rendre plus lisibles les résultats d'une recherche en permettant de n'afficher dans
un premier temps que les lieux où est conservé le titre désiré : cela évite d'avoir une liste d'exemplaires
sur plusieurs pages comme cela pourrait arriver pour certains documents présents à plusieurs
exemplaires dans différentes bibliothèques
- Dans Alma, elles vont servir à déterminer les possibilités de réservation d'un usager : s'il reste un
exemplaire empruntable en rayon pour la même notice de holding, un usager ne pourra pas faire de
demande de mise de côté

24
2.1.3. Notice d'exemplaire

Elle contient les informations spécifiques à chaque exemplaire, comme par exemple le code-barres.

Elle ne contient d'informations sur les règles de prêt que dans le cas où les règles qui s'appliquent à cet
exemplaire sont différentes de celles qui s'appliquent à la localisation à laquelle il appartient : par exemple un
exemplaire exclu du prêt, alors que la règle qui s'applique aux exemplaires de la localisation permet le prêt.

2.2. Ressources électroniques

2.2.1. Notice bibliographique

Source initiale : Horizon et SFX

Sources en production : Sudoc et zone Communauté, dite aussi Central Knowledge Base (abrégée en CKB)

Format : Unimarc (notices provenant du Sudoc) et Marc21 (notices provenant de la CKB)

Une notice de ressource électronique est associée à un inventaire électronique, ce qui recouvre à la fois
portfolios et informations héritées du service de la collection électronique.

2.2.2. Portfolio

Le portfolio peut être considéré comme le pendant de l'exemplaire pour les ressources électroniques. Il consiste
en effet en l'unité documentaire la plus « élémentaire ». En l'occurrence, il contient les informations d'accès à la
ressource telles que lien URL, restriction d'accès, période de couverture, etc. C'est de lui que provient le lien
qui sera affiché pour le lecteur dans le catalogue public.

Le portfolio peut être lié aussi bien à une notice de livre électronique qu'à une notice de périodique
électronique.

Le plus souvent, un portfolio fait partie d'une collection électronique ou bouquet ou encore package. En effet,
les ressources électroniques sont le plus souvent achetées sous la forme de bouquets, c'est-à-dire de collections
comprenant des centaines voire des milliers de livres ou périodiques électroniques. Il en va de même des livres
électroniques acquis au-titre-à-titre, c'est-à-dire à l'unité, sur sélection d'un bibliothécaire ou d'un lecteur : ces
ressources appartiennent en règle générale à des bouquets et seront donc rattachées in fine à des collections
électroniques dans Alma.

25
 Il peut arriver, cependant, qu'un titre soit acheté de manière isolé, en-dehors de tout bouquet, mais ce sont là
des cas relativement rares, qui peuvent donner lieu, de surcroît, au rattachement du portfolio à une collection
électronique fictive locale.

Dans la mesure où un même titre peut figurer dans plusieurs bouquets souscrits par un même établissement,
plusieurs portfolios seront associés à la notice : l'un pour chaque collection électronique activée. Pour les
périodiques, ces portfolios pourront donner accès à des années différentes, mais ça n'est pas toujours le cas :
parfois, les conditions d'accès seront strictement identiques.

Par ailleurs, la base étant commune à plusieurs établissements et une même collection électronique étant activée
séparément par chaque établissement concerné, rares sont les titres électroniques pour lesquels il n'y a pas au
moins deux portfolios identiques.

2.2.3. Collection électronique

Comme indiqué précédemment, une collection électronique correspond à un bouquet de publications

électroniques. Elle peut correspondre aussi à une base de données.

Pour les bouquets de périodiques ou de livres, une collection électronique dans Alma regroupera plusieurs
portfolios, parfois même plusieurs dizaines de milliers.

En revanche, si la collection électronique correspond à une base de données, elle ne renfermera aucun portfolio.

Un même bouquet de ressources peut être souscrit simultanément par plusieurs établissements. Dans ce cas de
figure, chaque établissement activera la collection électronique correspondante.

2.2.4. Service

Pour chaque collection électronique activée, plusieurs types de services peuvent être proposés. En règle
générale, un seul service est sélectionné : il s'agit du service dit de "texte intégral", qui fournit l'accès au texte
intégral d'une ressource.

Le service de texte intégral contient des informations de liens ou de connexion (des parseurs notamment) qui
permettent de fournir cet accès. C'est à ce niveau que sont activées les collections et qu'il est indiqué si les liens
doivent être ou non proxyfiés, c'est-à-dire si les consultations doivent passer par le serveur proxy de
l'établissement.

Les informations activées à ce niveau (établissement ayant fait l'activation, parseur de la ressource, etc.) se
combinent aux informations stockées au niveau des portfolios de la collection.

26
 Faire une recherche dans Alma

Faire une recherche

dans Alma III
1. Critères de pré-recherche

Les critères de pré-recherche correspondent aux types de résultats attendus. Sélectionner « Exemplaires
physiques » permettra d'obtenir l'affichage d'exemplaires ; sélectionner « Titres électroniques » affichera des
notices de ressources électroniques.

La liste des critères de pré-recherche proposés dépend des rôles qui vous ont été attribués :

- En vert (accolade de gauche), les critères portant sur les notices, les exemplaires, les portfolios et les
collections électroniques : ils sont utilisables par tous
- En orange (2e accolade de gauche et 2e accolade de droite), les critères portant sur des données de gestion
(lignes de commande, budgets, fournisseurs) et la circulation (demandes et utilisateurs) : les premiers
sont restreints aux personnes disposant de rôles liés aux acquisitions ; les seconds sont accessibles et
utilisables par tous. Il en va de même du critère de pré-recherche "Licences", qui permet de consulter
les conditions d'utilisation négociées pour les ressources électroniques souscrites
- En rouge (1ère accolade de droite, 3e de gauche), des critères qui s'affichent mais qui sont sans objet dans
notre contexte d'utilisation d'Alma (Titres, Fichiers et Collections numériques, qui correspondent à un
module d'Alma permettant de gérer une bibliothèque numérique de ressources numérisées) ou dont
l'intérêt est faible (les autorités, puisqu'elles ne sont pas gérées directement dans Alma)

La sélection d'un critère de pré-recherche s'effectue par un clic sur la flèche blanche située à droite.

27
2. Recherche simple
2.1. Tous les titres / Mots-clés

C'est la recherche basique : Alma va rechercher des notices bibliographiques, aussi bien de ressources
imprimées que de ressources électroniques, qui contiennent dans n'importe quelle zone les termes renseignés.

Dans l'exemple suivant, la recherche se comprend comme suit : cherche des notices bibliographiques (critère de
pré-recherche "Tous les titres") qui contiennent n'importe oùles mots histoire et japon (index "Mots-clés", qui
peut être traduit par "Tout").

On relèvera que :

- Le système n'est pas sensible à la casse (majuscules et minuscules peuvent être utilisées indifféremment),
ni même aux caractères diacritiques (à, é, è, ç, etc.)
- Il n'existe pas de mots "vides" pour Alma. Ainsi, on aura pour les recherches suivantes :

- 688 résultats pour Tous les titres / Mots-clés – histoire japon

- 368 résultats pour Tous les titres / Mots-clés – histoire du japon
- 48 résultats pour Tous les titres / Mots-clés – l'histoire du japon

- La troncature se fait uniquement à la fin de l'expression de recherche, à droite du dernier mot avec
l'astérisque (histoire ja* : 17 865 résultats pour une recherche sur Tous les titres / Mots-clés)
- Les guillemets peuvent être utilisés pour indiquer à Alma que c'est l'expression exacte qui est cherchée
- Il est possible de faire des recherches en caractères non latin (exemple : Александр Пушкин)
- Les formes rejetées des autorités sont indexées et peuvent donc être recherchées, même si par ailleurs
elles ne sont pas affichées dans le détail de la notice

28
2.2. Tri des résultats

La barre de tri se trouve au-dessus de la liste de résultats.

Ici, le tri baptisé "classement" correspond à un tri par pertinence. D'autres méthodes de tri sont possibles
cependant :

- Par titre (ascendant ou descendant)

- Par créateur (ascendant ou descendant)
- Par date de publication (chronologique ou antéchronologique)
- Par titre uniforme (ascendant ou descendant)
- Par nom de collection (ascendant ou descendant)

Deux méthodes de tri différentes peuvent s'enchaîner au besoin : par exemple, on peut demander un tri
chronologique puis, à date égale, par ordre alphabétique de titre.

2.3. Index de recherche

D'autres index que l'index "Mot-clés" ou "Tout" sont bien évidemment disponibles.

Pour afficher la liste des index, il convient de placer le curseur de la souris à côté de l'index affiché par défaut.

29
Pour chaque critère de pré-recherche utilisé, les index sont classés par ordre alphabétique. Font exception les
cinq derniers index utilisés, qui sont remontés par Alma directement en haut de la liste.

Il est à noter au passage qu'Alma garde en mémoire au niveau de la barre de recherche vos dix dernières
recherches.

La liste des index proposée dépend du critère de pré-recherche sélectionné. Certains index, par exemple, sont
proposés pour la recherche de "titres électroniques" mais pas pour celle de "titres physiques" (ainsi de l'index
"Nom de la collection électronique") ; d'autres sont proposés pour les deux ("Titre", "Créateur", etc.).

Autre particularité à noter, certains index ont des intitulés proches voire identiques, alors qu'ils s'appuient sur
des données différentes. C'est le cas pour les différents index qui ont trait aux types de ressources. Dans le
détail, on a :

- Au niveau Titre :

- Type de ressource : s'appuie sur les LDR/06 (Unimarc) et LDR/07 (Marc21) des notices
bibliographiques
- Type de matériel : s'appuie également sur les LDR/06 (Unimarc) et LDR/07 (Marc21) des notices
bibliographiques, mais de manière simplifiée par rapport à l'index précédent, c'est-à-dire en
regroupant certains types de ressource et en abolissant la distinction physique/électronique
- Type de contenu : s'appuie sur les zones 181 $a, $b et $c (Unimarc) et 336 $a et $b (Marc21) des
notices bibliographiques
- Type de support : s'appuie sur la zone 338 $a (RDA) des notices bibliographiques

- Au niveau Exemplaire :

30
 - Type de matériel : provient du "type de matériel" stocké au niveau de l'exemplaire

- Au niveau Portfolio :

- Type de matériel (Portfolio électronique) : provient du "type de matériel" stocké au niveau du

portfolio

2.4. Critères de pré-recherche

Comme indiqué précédemment, le choix d'un critère de pré-recherche détermine le type de données sur lequel
doit porter la recherche. Il conditionne donc aussi les résultats qui seront obtenus. Ainsi la même recherche
(histoire japon sur l'index "Mots-clés") ramènera-t-elle très différents d'un critère de pré-recherche à l'autre.

Critère de pré-recherche Type de résultats attendu Nombre de résultats obtenus

Tous les titres Notices bibliographiques de 688 résultats

ressources imprimées ou
électroniques, qu'elles soient
associées ou non à des inventaires
physiques ou électroniques

Titres physiques Notices de ressources imprimées 668 résultats

associées à au moins une notice de
holding, y compris les notices de
matériel (par exemple les notices
de portable ou tablette)

Exemplaires physiques Exemplaires de ressources 1 152 résultats

imprimées, y compris les
exemplaires associés à des notices
de matériel

Titres électroniques Notices de ressources électroniques 14 résultats

associées à au moins un inventaire
électronique

Portfolios électroniques Unités de gestion élémentaires 374 résultats

pour les ressources électroniques
activées

Collections électroniques Bouquets dont l'intitulé ou les 35 résultats

ressources contenues correspondent
à la recherche effectuée

On notera bien que les notices sans holding ou sans inventaire électronique ne peuvent être retrouvées qu'à l'aide de
la recherche "Tous les titres".

Pour rappel, l'affichage des autres critères de pré-recherche dépend des rôles qui vous ont été attribués dans
Alma.

31
 Recherche avancée

2.5. Facettes

Les facettes permettent de filtrer les résultats de la recherche.

Un clic sur une facette permet de la sélectionner.

Les facettes sélectionnées sont affichées dans la barre des filtres. Les résultats sont mis à jour en conséquence.

Un clic sur l'icône en forme de croix située à côté du filtre permet de désélectionner celui-ci.

Les facettes sont contextuelles : elles dépendent du critère de pré-recherche employé.

Ces filtres proviennent des informations stockées au niveau des notices bibliographiques (langue, année de
publication, type de ressource [elle correspond à l'index "Type de ressource" de la zone "Titre" du formulaire
de recherche]), des exemplaires (bibliothèque, type de processus, type de matériel [elle correspond à l'index
"Type de matériel" de la zone "Exemplaire" du formulaire de recherche]), des collections (type de bouquet,
type de collection électronique, fournisseur d'accès), des services des collections (groupe d'inventaire ou
établissement pour lequel la ressource est disponible, service), et des portfolios (type de matériel [elle
correspond à l'index "Type de matériel (Portfolio électronique)" de la zone "Portfolio électronique" du
formulaire de recherche]).

32
 Recherche avancée

3. Recherche avancée

La recherche avancée permet d'affiner la recherche en interrogeant plusieurs index simultanément et en

introduisant, au besoin, des limitations.

Le formulaire de recherche avancée s'ouvre en cliquant sur "Avancé" à droite de la barre de recherche.

Quel que soit le critère de pré-recherche sélectionné, le formulaire de recherche avancée est structuré de la
même manière, c'est-à-dire en trois zones :

- Sélection de l'index de recherche à interroger : comme indiqué précédemment, les index proposés
dépendront du critère de pré-recherche sélectionné
- Sélection du mode d'interrogation : il sera fonction de l'index utilisé
- Saisie du terme de recherche : suivant les cas, cette saisie pourra être libre (les mots d'un titre par
exemple) ou guidée par l'entremise d'un menu déroulant (ainsi pour le choix d'une bibliothèque ou d'une
localisation)

Ainsi qu'on le verra plus loin, il doit être noté que les index proposés pour les recherches sur "Titres physiques",
"Exemplaires physiques", "Titres électroniques", "Portfolios" et "Collections électroniques" sont regroupés en
menus dépliables.

Pour "Titres physiques" par exemple, les index correspondant aux informations de la notice bibliographique
seront rangés sous "Titre", ceux correspondant aux informations de la notice de fonds sous " Holding", ceux
correspondant aux informations de l'exemplaire sous "Exemplaire". Il convient donc, au besoin, de déplier
chaque menu pour parcourir la liste des index interrogeables à disposition.

On notera dès maintenant également qu'il est donc possible d'interroger dans une même recherche des index
correspondant à des informations relatives à des données de nature différentes. Par contre, il doit être souligné
que cette recherche n'est pas disponible pour tous les critères de pré-recherche : elle ne l'est pas, par exemple,
pour les usagers

33
 On relèvera dans cet exemple qu'Alma a gardé en mémoire les cinq derniers index utilisés pour la recherche sur
"Titres physiques" : trois portent sur des index relatifs à la notice bibliographique, deux autres sur des index qui
regardent la notice de holding.

Il peut être ajouté au formulaire de recherche avancé autant de ligne de recherche que souhaité.

L'ajout est effectué à l'aide de l'icône en forme de croix grecque. Il est possible également de copier une ligne
(icône en forme de disquettes superposées) ou d'en supprimer une (icône en forme de croix de Saint-André)

Les termes de recherche utilisés sont liés par les opérateurs booléens ET ou OU. L'opérateur sur fond rouge est
l'opérateur sélectionné.

3.1. Exemples de recherche

La recherche avancée d'Alma est particulièrement puissante. Ainsi qu'il le sera expliqué plus loin, elle permet
de constituer des jeux des jeux de données élaborés, sur lesquels pourront être effectués toute sorte de
traitements par lot (par exemple, modifier la localisation ou changer le type de matériel d'un lot d'exemplaires).
Sa maîtrise est donc particulièrement utile.

Comme pour beaucoup de choses, cette maîtrise s'acquiert avec la pratique. Il reste possible, cependant, de
donner quelques exemples de recherche pouvant être utiles au quotidien.

3.1.1. Obtenir une liste de titres de sa bibliothèque pour une tranche de cote donnée

Ici on recherche les titres conservés à la BU d'Albi dont la cote comporte un indice en 900

34
 Le renseignement du type de cote (stocké au niveau de la holding) est indispensable pour cette recherche. Ici, le
type de cote sélectionné était Dewey. Les documents qui auraient des cotes avec des indices en 900 mais dont le
type de cote serait "local" (dans Alma "Numéro topographique") ne seraient pas pris en compte avec une telle
recherche.

3.1.2. Afficher la liste des fascicules de périodiques absents des rayons à l'instant T
pour une localisation donnée

Ici on recherche les exemplaires de périodiques conservés dans la localisation "salle Jacques Godechot" de la
bibliothèque de Sciences-Po Toulouse qui sont absents des rayons, quelle que soit le motif de cette absence
(prêt, acquisition, traitement documentaire, perte, etc.).

L'index utilisé pour déterminer l'absence de ces exemplaires est l'index "En rayon", qui correspond à une
information stockée au niveau de l'exemplaire (statut de base de l'exemplaire : "Exemplaire en rayon" ou
"Exemplaire pas en rayon").

Il aurait été possible également de rechercher spécifiquement les exemplaires qui étaient en prêt. Pour cela, on
aurait utilisé l'index "Type de processus", situé au niveau des informations d'exemplaire, et la valeur "Prêt".

3.1.3. Afficher la liste des livres électroniques disponibles dans son établissement pour
une thématique donnée

Ici on recherche les livres électroniques disponibles à l'Université Toulouse-1 Capitole qui ont pour sujet
l'histoire

35
Dans cette recherche, on a combiné à l'aide de l'opérateur OU, deux recherches sur l'index "Sujet" : l'une en
français ("histoire"), l'autre en anglais ("history"). Compte tenu du volume des ressources électroniques
anglophones présentes dans la base, cela a paru préférable.

Ici, les index utilisés ont été sélectionnés dans trois domaines différents : la notice bibliographique (index
"Sujet" et "Type de matériel") et la collection électronique (index "Disponible pour le groupe", qui doit être
compris comme "disponible pour l'établissement" dans le contexte d'utilisation d'Alma par notre réseau).

Il est à noter, s'agissant de l'index "Type de matériel", qu'on aurait pu utiliser l'index du même nom stocké au
niveau "Portfolio". Les résultats obtenus auraient été légèrement différents et en l'occurrence, moins importants.

36
 Affichage des résultats

Affichage des résultats

IV
1. Tri et filtre des résultats

Comme indiqué plus haut, les listes de résultats peuvent être triées et/ou filtrées.

Pour plus de détails, on se reportera à la section Recherche simple (cf. p.28) du présent support.

2. Présentation générale des résultats

Les résultats affichés dépendent du critère de pré-recherche sélectionné. Néanmoins, d'un type de recherche à
l'autre, le principe général reste le même : Alma affiche pour chaque résultat listé les informations les plus
saillantes.

- Pour une notice : titre, auteur, sujet, langue, identifiant standardisé, numéro de notice (il s'agit du premier
035 $a de la notice, qui sera pour les notices provenant d'Horizon ou du Sudoc, le numéro PPN). Alma
affiche également sous la notice un onglet qui peut être intitulé, suivant les cas, "Physique" ou
"Electronique". Cet onglet fournit deux informations :

- Il permet de savoir si la ressource est une ressource imprimée ("Physique") ou électronique (onglet
"Electronique")
- Lorsqu'il est déplié, il permet de savoir quelles bibliothèques conservent des exemplaires de ce
titre (affichage de la notice de holding avec indication des localisations) ou quels établissements
disposent d'un accès à la ressource (affichage des portfolios avec indication des collections
électroniques)

Notice de ressource imprimé

Notice de ressource électronique

37
 Afficher les données d'inventaire physique

- Pour un exemplaire : titre, auteur, code-barres, date de dernière mise à jour, bibliothèque, localisation,
cote, type de cote, statut de base

- Pour un portfolio : titre, collection électronique et établissement proposant l'accès

3. Afficher les données d'inventaire physique

En cliquant sur l'onglet "Physique", Alma affiche la liste des emplacements dans lesquels au moins un
exemplaire du titre est conservé. Plus précisément, Alma affiche la localisation, la cote de rangement et le
nombre d'exemplaires conservés pour chacun de ces emplacements. Pour ceux-ci, il indique combien sont
disponibles, c'est-à-dire "en rayon".

Notez que cet affichage, à cet endroit, est limité à cinq emplacements maximum.

38
 Afficher les données d'inventaire physique

Ici, les deux exemplaires détenus par le Centre de ressources Olympe de Gouges ne sont plus en rayon. A la
Bibliothèque universitaire centrale du Mirail, cinq exemplaires sur les six conservés à l'emplacement "Histoire
et géographie" sont encore en rayon, ainsi que l'un des deux conservés à l'emplacement "Sciences sociales". A la
Médiathèque Montauriol de Montauban, le seul exemplaire conservé est toujours en rayon. Au final, sept des
onze exemplaires conservés dans l'institution sont considérés comme "en rayon". C'est pour cet raison que le
code couleur appliqué à l'onglet "Physique" est vert.

En cliquant sur « Notices de fonds», on accède aux notices de holdings. C'est particulièrement utile lorsque plus
de cinq de ces notices sont rattachées à la notice bibliographique.

En cliquant sur l'identifiant de la notice de holding, vous ouvrez celle-ci en vue Marc21 Holding. Suivant les
rôles qui vous ont été attribués, vous disposerez ou pas d'un bouton "Modifier" pour modifier la notice dans
l'éditeur de métadonnées.

En cliquant sur le "bouton action" situé en vis-à-vis d'une notice de holding, vous avez la possibilité d'accéder
aux exemplaires associés à cette notice.

39
 Afficher les données d'inventaire physique

En cliquant sur « Tous les exemplaires », on accède directement aux exemplaires de toutes les holdings

40
 Afficher les données d'inventaire physique

Trois remarques s'imposent :

- L'onglet "Physique" (tout comme l'onglet "Electronique" d'ailleurs) peut être déplié par défaut. Pour cela,
il faut cliquer sur "Tout afficher" après avoir cliqué sur le bouton "Afficher" situé en haut à droite de la
liste de résultats.

- L'accès à la liste des holdings peut se faire depuis le bouton "Notices de fonds" situé en haut à droite du
résumé de la notice

41
 Afficher les données d'inventaire électronique

- Les exemplaires de périodiques et de documents multi-volumes ne sont pas affichés de la même manière
que ceux des monographies mono-volume. A à la place de la mention "X parmi X disponible", on
trouve :

- "depuis X jusqu'à X" pour les monographies multi-volumes (en clair, du volume X au volume X)
- "depuis X jusqu'à X" pour les périodiques (en clair, du n°X jusqu'au n°X) ou des mentions
héritées de la zone 955 de la notice bibliographique (zone d'état de collection). A terme, c'est ce
dernier modèle qui devrait s'imposer : un travail est en cours en ce sens

Il convient de noter que certaines monographies mono-volume sont identifiées par erreur comme des
monographies multi-volumes. Cela s'explique par le fait que pour ces exemplaires le champ "Description"
comporte un numéro, qu'Alma interprète comme un numéro de volume. C'est une scorie issue de la migration
de juin 2018, qui sera corrigée progressivement.

4. Afficher les données d'inventaire électronique

On verra successivement la recherche de collections, de portfolios et de titres électroniques.

42
4.1. Recherche par titre de collection

Dans cet exemple, il existe 198 portfolios dans la première collection, 163 dans la seconde et 257 dans la
troisième. Cela signifie qu'il y a respectivement 198, 163 et 257 titres disponibles dans ces collections

Un clic sur l'onglet "Disponible pour" permet d'afficher l'établissement pour lequel ces collections sont
souscrites : l'ISAE-Supaéro.

On peut également se repérer au nom de la collection : les gestionnaires de documentation électronique ont pour
consigne, en effet, de renommer les collections afin de les préfixer du nom de leurs établissements. Cette
consigne est justifiée par le fait qu'un même bouquet de ressource peut être souscrit par plusieurs
établissements. Chaque établissement doit donc activer la même collection pour son compte et la renommer.

Par ailleurs, comme il a déjà été expliqué, une facette intitulée "Collection disponible pour" permet de
restreindre l'affichage des résultats aux collections d'un établissement donné.

Un clic sur le bouton "Portfolios" permet d'afficher la liste des titres disponibles pour la collection.

43
4.2. Recherche par titre de portfolio

La recherche sur un titre de portfolio affiche tous les portfolios du réseau, c'est-à-dire toutes les occurrences du
même titre dans les collections électroniques activées par les établissements du réseau.

Dans cette capture d'écran, le même titre apparaît sous trois portfolios différents affichant les mêmes
indications de chronologie : l'accès est disponible de l'année 1954 (volume 1) à l'année 1972 (volume 21).

Chaque portfolio provient de trois collections différentes :

- Deux d'entre eux de la collection « Bacon Jstor Global arts and sciences i », activée pour l'Université
Toulouse-1 Capitole (UT1) et pour l'Université Jean-Jaurès (UTM)
- Le troisième de la collection « University of Chicago Press Journals » activée pour l'Université Toulouse-3
Paul Sabatier (UPS)

44
 Comme pour les collections, on se repère à l'aide de l'onglet "Disponible" ou de la facette "Disponible pour"
pour déterminer quel établissement offre accès à la ressource.

Il peut arriver qu'un portfolio ne soit rattaché à aucune collection, bien qu'activé. Il s'agit généralement de
portfolio créé lors de la migration des notices de ressources électroniques depuis le SIGB Horizon. Ces
portfolios isolés ont vocation à être traités, c'est-à-dire rattachés à une collection issue de la zone Communauté
ou, à défaut, à une collection électronique créée localement. Ces cas doivent donc être considérés comme des
exceptions, même si d'un point de vue fonctionnel ce statut de portfolio isolé ne pose pas de problème
particulier de signalement ou d'accès pour l'utilisateur final.

4.3. Recherche de titre électronique

La même recherche sur l'index "Titre" (« Studies in the Renaissance ») ramène une seule notice, lorsque le
critère de pré-recherche "Titre électronique" est sélectionné.

Comme pour les ressources physiques, cette notice affiche tout ou partie des portfolios correspondant au titre
recherché. Cette limite est de 5 ; il convient donc de cliquer sur "Tous les portfolios" pour accéder à la liste
complète de ceux-ci (ici, 10).

Même si l'affichage du nom des collections fourni un repère, cliquer sur "Tous les portfolios" est préférable
pour voir tous les établissements qui disposent d'un accès à ce titre et pour quelle période.

L'affichage est comparable à celui déjà vu pour une recherche de portfolio à une nuance près : le titre ne figure
qu'en tête de liste. A la place, en bleu et en gras, s'affiche le nom de la collection dans laquelle se trouve le
portfolio.

45
4.4. Identifier la provenance des notices de titres électroniques, collections et
portfolios

Comme il a été indiqué précédemment, les ressources électroniques proviennent souvent directement ou
indirectement de la zone Communauté d'Alma, aussi appelée Central Knowledge Base.

Les données qui proviennent de cette zone ou qui lui ont été liées a posteriori sont identifiées par une icône
représentant deux silhouettes ; celles qui ont été créées localement, c'est à-dire-directement dans la zone
Institution, sont identifiées par une icône en forme de maison.

Lorsque vous faites une recherche dans la zone Communauté, vous pouvez repérer les ressources présentes dans
la base catalographique du réseau à la présence de l'icône en forme de maison. Les ressources qui n'y figurent
pas ne comportent, elles, aucune icône d'aucune sorte.

46
 En cliquant sur l'icône en forme de maison, Alma vous amènera sur la notice correspondante qui se trouve dans
la zone Institution.

47