— Nom du processus :

Achat

— Finalité d u processus
Sélectionner les fournisseurs afin de garantir les fournitures de matières premières de la qualité
voulue au moment voulu et au meilleur prix.

— Pilote ou responsable du prprocessus

Responsible achat.
— Acteurs internes du processus :
1. Service des achats .
2. Utilisateurs internes.
3. Direction générale.
4. Services financiers :
[Link] juridiques .

— Le(s) client(s)/parties intéressées du processus :

1. Clients internes.
2. Clients externes.
3. Fournisseurs.
4. Organisme réglementation.
5. Actionnaires/investisseurs.
6. Employés

Éléments d’entrée / origine : Éléments de sortie / produit :

- Cahier de charge ( besoin de nouveaux -proposition de nouveaux fournisseurs/ études

fournisseurs) /Etudes
- Demande de prix/ fournisseurs
- Contrats a signer / fournisseurs
- Proposition des prix / fournisseurs - Notation qualité / fournisseurs

- Proposition Contrats / fournisseurs - mise a jour base de données de fournisseurs./

Approvisionnement
- Contrats signés / fournisseurs
- Choix de nouveaux fournisseurs / Etudes
- Retour d’information sur la qualité de
fournisseurs/ logistique entrant& fabrication.
— Exigences clients :

- Échangeur sans défaut ( qualité matière et accessoires)

- Respect des délais ( pas de retard dû aux fournisseurs)

— Exigences réglementaires/légales :

- Pas de contre façon, pas de travail en noir.

— Exigences internes (objectifs) :

- Rentabilité ( coût des achats)

Séquence des activités du processus et documentation associées :

1. Identification des besoins d’achat :

- Formulaire de demande d’achat ou de demande

d’approvisionnement

- Description détaillée des besoins

- Justification de l’achat

2. Recherche et évaluation des fournisseurs :

- Recherche de fournisseurs potentiels

- Demande de devis ou de propositions

- Évaluation des offres reçues

- Documentation des critères d’évaluation

3. Sélection du fournisseur :

- Comparaison des offres reçues

- Prise de décision sur le fournisseur retenu

- Documentation de la décision et justification

4. Négociation des modalités :

- Contrat d’achat ou bon de commande

- Conditions de paiement

- Modalités de livraison

- Autres termes et conditions spécifiques

5. Passation de commande :

- Bon de commande ou bon d’achat

- Confirmation de la commande

6. Suivi de la commande :

- Suivi de l’exécution de la commande

- Communication avec le fournisseur en cas de problèmes ou de

modifications

7. Réception et inspection des marchandises ou services :

 - Bon de réception ou procès-verbal de réception

- Vérification de la conformité aux spécifications

8. Traitement des factures et paiement :

- Facture du fournisseur

- Vérification de la conformité de la facture avec la commande

- Autorisation du paiement

- Documentation des paiements effectués

9. Archivage des documents :

- Conservation des documents liés à l’achat, y compris les

contrats, les bons de commande, les bons de réception, les

factures, etc.

Interactions avec les autres processus :

1 Marketing :
 Planification des achats.
 Promotion des achats
2 Ventes :
 Collaboration sur les besoins des clients.
 Suivi des commandes
3 Maintenance :
 Acquisition de pièces de rechange.
 Contrats de maintenance.
4 Ressources humaines :
 Acquisition de biens et services pour les employés.
 Recrutement et sélection de fournisseurs.
Objectifs en lien avec la politique qualité : Méthodes de mesure et de surveillance :

-Sélection de fournisseurs de qualité. -Tableaux de bord

-Respect des spécifications et des normes. -Analyse des dépenses.
-Contrôle de la qualité des fournisseurs. -Retours d’expérience et enquêtes de satisfaction
-Gestion des non-conformités.
-Amélioration continue.

Ressources nécessaires (personnel + compétences, infrastructure, environnement de travail…) :

[Link] :
 Responsable des achats
 Acheteurs
 Personnel administratif
 Experts techniques
[Link]étences
 Connaissance des processus d’achat
 Compétences en négociation
 Compétences en gestion de projet
 Compétences analytiques
[Link] et environnement de travail
 Système informatique
 Outils de communication
 Accès à l’information
[Link] et procédures:
 Politiques d’achat
 Procédures documentées

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Risques et opportunités identifiés : Enregistrements et actions attestant de
 Risques : l’amélioration continue du processus
-Risque de non-conformité aux spécifications :
-Risque de dépendance excessive à un seul
fournisseur -Plan d’amélioration
-Risque de fluctuations des prix -Rapports de performance
-Risque de mauvaise évaluation des fournisseurs -Actions correctives et préventives
 Opportunités : -Suivi des fournisseurs
-Réduction des coûts -Retours d’expérience des utilisateurs internes
-Amélioration de la qualité -Formations et développement des compétences
-Innovation et collaboration avec les fournisseurs
-Gestion des risques
-Responsabilité sociale et environnementale.