Google Drive

Tony Beauloi
FOBAGRA ASBL
Google Drive
Table des matières
Qu’est-ce que Google Drive ? .......................................................................................... 2
Comment accéder à Google Drive ? ................................................................................... 3
Comment ajouter un fichier ou dossier au Drive et les organiser?................................................ 5
Comment télécharger et partager des fichiers ? .................................................................. 11
Que permettent les logiciels en ligne Google Drive?.............................................................. 14
Et sur smartphone? .................................................................................................... 18

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Qu’est-ce que Google Drive ?

Google Drive est un service de stockage dans le cloud appartenant à Google

Qu’est-ce que le cloud ?

Le cloud ou cloud computing consiste au stockage, à la gestion et au traitement de données sur

des serveurs informatiques à distance plutôt qu’un appareil informatique personnel

Et pour résumer ?

Google Drive est le service de partage, de traitement et de gestion de fichiers stockés en ligne
proposé par la société Google

Quels avantages ? Quels désavantages ?

 Stockage de fichiers en ligne évitant  Risque accru de vol de données

ainsi d’occuper la mémoire de vos comparativement à un stockage local
appareil personnels (15Go gratuits)
 Impossibilité de consulter les fichiers
 Protection contre la perte de données stockés exclusivement sur le Drive sans
en cas d’appareil numérique égaré ou connexion internet
détruit
 Stockage limité à 15Go et payant par
 Synchronisation du compte et des mensualité au-delà (1,99€/mois)
applications Google sur différents
supports numériques  Collecte de données par Google

 Partage rapide de fichiers entre

différents appareils et utilisateurs
Google

 Création de documents, tableurs, plan

de présentation en ligne accessibles
gratuitement

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Comment accéder à Google Drive ?

Le service est accessible gratuitement mais pour obtenir l’accès à l’intégralité de ses services,
il est nécessaire de posséder un compte google.

Il est très simple d’accéder aux Drive et ses différents services depuis la boite mail.
En haut, à gauche, se trouve l’icône des applications Google

La liste des applications s’affiche reprenant notamment :

 Le drive contenant tous les fichiers stockés dans

votre espace cloud personnel

 Docs permettant la création et le partage de

fichiers textes

 Sheets permettant la création et le partage de

tableurs

 Slides permettant la création et le partage de

présentations

Les utilisateurs de smartphone Android reconnaitront

peut-être de nombreuses icônes de la liste

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On accède au drive en cliquant sur son icône

Il se présente comme suit et son organisation est en tout point similaire à l’explorateur de
fichiers et son arborescence

Il contient des « Dossiers » qui contiennent des « Fichiers » permettant ainsi une organisation
personnalisée plus ou moins complexe du Drive

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Comment ajouter un fichier ou dossier au Drive et les organiser?

N’importe quel fichier présent sur l’ordinateur peut être ajouté sur le Drive via 2 méthodes
simples :

En cliquant glissant le fichier depuis son emplacement sur l’ordinateur vers le drive

En cliquant sur « Nouveau » et ensuite sur « Importer un fichier »

L’explorateur de fichier permet d’accéder à l’arborescence de son ordinateur et d’y

sélectionner le fichier que l’on souhaite placer sur le Drive, un double clic sur le fichier suffit à
l’ajouter.

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Lorsqu’un fichier est sur le Drive, il est facilement reconnaissable via son nom et son extension.
L’affichage peut toutefois être configuré sous forme de liste ou de grille pour faciliter son
parcours.

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Différents filtres permettent également de retrouver plus aisément un fichier stocké sur le
Drive

Par Par Par

Mais la création de dossiers permettant un stockage clair facilite grandement l’accès à des
fichiers spécifiques.

Pour créer un dossier, il suffit de cliquer sur « Nouveau » et ensuite « Nouveau dossier », une
fenêtre apparait permettant de le nommer, taper le nom avant de cliquer sur « Créer » finalise
sa création

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Le nouveau dossier est créé, ordonner le Drive reste en tout point similaire à une arborescence
à quelques détails près. Le cliquer glisser permet toujours de déplacer un fichier d’un
emplacement vers un autre

Mais il est également possible de déplacer un fichier via les « autres actions » obtenues en
cliquant sur et plaçant sa souris sur « Organiser » avant de valider en cliquant sur « Déplacer »

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Une fenêtre apparait permettant de sélectionner

le dossier de destination,
Il suffit de cliquer sur le dossier et valider en
cliquant sur « Déplacer »

Le fichier est transféré vers le dossier choisi

Si le dossier désiré n’apparait pas, cliquer sur

« tous les emplacements » permet d’afficher
l’intégralité des dossier du Drive.

L’onglet « Suivis » affiche les dossier mis en favoris. Pour placer un dossier en favoris, il suffit de cliquer
sur ses « Autres actions », placer sa souris sur « Organiser » et cliquer sur « Ajouter aux favoris »

La dernière option de l’onglet « Organiser » permet de modifier la couleur du dossier rendant le

tri plus clair visuellement

Les « autres actions » permettent une multitude d’opérations supplémentaires très utile et
diffèrent très légèrement entre les
dossier et fichiers « Ouvrir avec » permet de choisir un programme adapté
pour ouvrir le fichier

« Télécharger » pour obtenir le fichier/dossier

localement, sur son ordinateur, téléphone…

« Renommer » pour changer le nom du fichier/dossier

« Créer une copie » duplique le fichier et le nomme

« Copie de ‘nom du fichier’ »

« Partager » permet de donner accès à d’autres

utilisateurs au fichier/dossier

« Informations » reprend les détails sur l’accessibilité et

l’activité des fichiers

« Rendre dispo hors connexion » permet l’accès au

fichier sans connexion internet

« Placer dans la corbeille » place le fichier/dossier dans

la corbeille (récupérable sous 30 jours)

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Sur la gauche de la page se trouve également un menu d’accès rapide

 L’« Accueil » s’affiche par défaut à l’ouverture du Drive

 « Mon Drive » présente tous les fichiers contenus dans le Drive
 « Ordinateurs » des dossiers et fichiers synchronisés automatiquement
depuis l’ordinateur
 « Partagés avec moi » reprend les fichiers reçus par d’autres
utilisateurs
 « Récents », les fichiers récents
 « Suivis » les fichiers mis en favoris (voir page 9)
 « Spam » des contenus potentiellement indésirables
 « Corbeille » les éléments supprimés gardés 30 jours par mesure de
sécurité
 « Espace de stockage » indique l’espace alloué occupé et restant

L’option « Nouveau » quant à elle, permet l’intégration de nombreux éléments.

 « Nouveau dossier » comme vu

précédemment
 « Importer un fichier/dossier »
permettant d’ouvrir l’arborescence
locale de l’ordinateur et
sélectionner un fichier/dossier
à placer sur le Drive
 Une série de logiciels en ligne de
la suite bureautique Google
créables, modifiables et
partageables intégralement via le
drive

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Comment télécharger et partager des fichiers ?

L’un des principes les plus utile du Drive est l’accessibilité et la transmission rapide de fichiers,
des « actions » soutenues principalement par les options de « Téléchargement » et « Partage »

Plus en détail, pour « Télécharger » :

Cliquer sur les « Autres actions » du fichier ou du dossier et sur « Télécharger »

Une fenêtre s’ouvre affichant l’arborescence de l’ordinateur, après avoir sélectionné

l’emplacement désiré, il suffit de valider avec « Enregistrer » et ainsi enregistrer le fichier
localement sur l’ordinateur

Pour « Partager » :
Cliquer sur les « Autres actions » du fichier ou du dossier et sur « Partager » à 2 reprises

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La fenêtre de partage s’ouvre et permet :

D’ajouter des personnes, groupes ou

participants d’évènement autorisant ainsi leur
accès au fichier

De consulter les utilisateurs avec accès

De modifier l’accès général

De copier le lien du fichier/dossier et ainsi

d’en diffuser l’accessibilité

Plus en détails, la zone de texte permet d’ajouter des accès via 3 méthodes :
En tapant un nom ou une adresse mail,

Un groupe créé préalablement,

Un évènement créé préalablement,

Après avoir ajouté les destinataires du partage, la fenêtre change et permet de modifier les
paramètres de partage
En définissant les destinataires comme étant :

 Éditeur : leur permettant de modifier le

document partagé
 Commentateur : pouvant commenter le
document mais pas le modifier
 Lecteur : ayant uniquement la possibilité
de consulter le document

En ajoutant un message ajouté à la notification

reçue par email

En activant ou désactivant l’envoi d’une

notification

Cliquer sur « Envoyer » finalise le partage.

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Le système de lien quant à lui, permet de rendre un fichier/dossier accessible à toutes

personnes possédant ce lien :

Après avoir cliqué sur

et modifié l’option pour
« Tous les utilisateurs qui ont le lien »

Une fois modifiée,

l’option s’affiche comme suit

L’option « Éditeur, Commentateur, Lecteur »

est modifiable comme précédemment

Finalement, cliquer sur « Copier le lien », copie un lien d’accès dans le presse papier,
ce lien pourra aisément être collé et transmis pour donner accès au fichier ou au dossier.

Vie un mail par exemple ou sur n’importe quel document numérique. Pour exemple, cliquer sur
ce lien donne accès à ce syllabus sur le Drive : https://drive.google.com/file/d/1LGWmvSE6iV-
SXtdmSYUzlK66gT4f5aEd/view?usp=sharing

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Que permettent les logiciels en ligne Google Drive?

Parmi ces logiciels, les plus fréquemment utilisés sont Docs Sheets et Slide

Google Docs est un logiciel de traitement de texte, il permet la rédaction de textes plus ou
moins long à l’image du logiciel Word ≈

Google Sheet est un logiciel tableur, il permet la création de feuilles de calculs tout comme le
logiciel Excel ≈

Google Slide est un logiciel de présentation sous forme de diaporama, il est comparable au
logiciel PowerPoint ≈

Hormis leur stockage sur le cloud, l’avantage majeur de ces logiciels en ligne est leur facilité
de partage et les possibilités de travail collaboratif.

Le partage d’un fichier se fait très simplement en cliquant sur l’option « Partager »

Une fenêtre de partage s’ouvre.

Elle est en tout point similaire à celle vue dans
le point précédent (page 12)

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Le travail collaboratif induit le besoin de nouveaux outils d’édition et de collaboration

Sur le haut de la page, des options permettent de consulter les actions faites sur le document
par les différentes personnes ayant accès à son édition

La première section affiche les personnes pouvant

consulter/modifier le document et donne accès à un chat facilitant
la communication entre les différents intervenants

La seconde donne accès à l’historique des versions du fichier

Reprenant toutes les modifications avec un code couleur spécifique pour chaque utilisateur.
Si des modifications non désirées ont été appliquées, « Restaurer cette version » permet de
revenir à une version précédente du fichier.

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Enfin, cette icône permet d’accéder à tous les

commentaires.
Lorsque des commentaires n’ont pas été consultés, un numéro
s’affiche indiquant le nombre de commentaires ajoutés depuis
la dernière consultation du document

Les commentaires sont laissés par d’autres commentateurs et

éditeurs du fichier pour transmettre un message sans modifier
le document

L’icône en forme de cloche permet de modifier les paramètres

de notification par mail dans le cas de nouveaux commentaires
ou de modification du fichier

Dans la section « Commentaires »

 « Tous les commentaires »

 « Commentaires pour vous » pour les commentaires qui

vous sont directement adressés avec le @ ou les réponses
à vos commentaires précédents

 « Aucun »

Dans la section « Modifications »

 « Contenu ajouté ou supprimé » pour être notifié en cas

de modification

 « Aucun »

Les notifications sont reçues dans la boite de réception du mail

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Toutes ces options d’édition de fichiers impliquent plusieurs modes de modification
Ils sont sélectionnables via cette liste déroulante

 Édition modifie le document de manière directe (la version

précédent la modification reste consultable via l’historique)

 Suggestion induit l’utilisation de la zone de commentaires, dans

ce mode, tous les éléments ajoutés sont notifiés dans la zone de
commentaire et permet leur ajout en cliquant sur l’icône associée

 Affichage permet de visualiser le document avant impression

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Et sur smartphone?

Le Drive y est également disponible, il est présent par défaut sur les smartphones Android.
Son icône est identique à celle sur ordinateur

L’application s’ouvre sur les fichiers contenus dans le Drive, appuyer sur « Nouveau » permet
l’importation ou la création de différents fichiers

Plus en détail :  La numérisation de documents via l’appareil photo

 L’importation de fichiers  La création de diaporama

présents sur le téléphone via Slides

 La création de dossiers  La création de feuilles de

calcul via Sheets

 Le traitement de texte via Docs

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L’importation de nouveaux fichiers se déroule comme suit :
Après avoir appuyé sur « Importer », l’arborescence du téléphone s’affiche

Après avoir retrouvé le fichier à importer dans les dossiers du smartphone, appuyer dessus
permet de le sélectionner, une sélection multiple est possible. Finalement, valider avec « OK »

Le fichier importé est désormais disponible sur le Drive et accessible

via le compte Google que ce soit

 Sur Smartphone ou  Sur PC

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Les fonctions liées aux fichiers Drive sur smartphone sont à l’image des fonctions sur PC,
Appuyer sur les « options » permet de les afficher

Les options sont les suivantes :

 « Partager » pour donner accès à d’autres

utilisateurs au fichier/dossier
 « Gérer l’accès » pour consulter qui a accès
au fichier/dossier et le rendre accessible via
un lien
 « Ajouter aux favoris » pour placer un suivi
 « Rendre dispo hors connexion » pour
accéder au fichier sans connexion internet
 « Copier le lien » de partage en vue de le
transmettre
 « Créer une copie » du fichier sur le Drive
ou sur l’ordinateur
 « Envoyer une copie » pour transmettre le
fichier en dehors du Drive
 « Ouvrir avec » pour ouvrir le fichier
 « Télécharger » pour obtenir le fichier
localement sur le téléphone
 « Renommer » pour changer le nom du fichier/dossier
 « Ajouter un raccourci à Drive » pour placer un lien vers le fichier sur le Drive ou localement
 « Déplacer » pour modifier l’emplacement du fichier/dossier sur le Drive
 « Détails et activité » pour consulter les informations du fichier/dossier
 « Imprimer » pour obtenir une copie papier
 « Ajouter à l’accueil » pour placer un lien direct vers le fichier/dossier sur l’écran d’accueil du
téléphone
 « Supprimer » pour placer le fichier/dossier dans la corbeille (récupérable sous 30 jours)

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Les fonctions liées au partage sont les suivantes :

 « Partager »
 « Gérer l’accès »
 « Copier le lien »
 « Envoyer une copie »

Pour « Partager », après avoir appuyé sur l’option, un mail d’invitation s’ouvre automatiquement sur
Gmail. Il s’affiche comme suit et permet de paramétrer le type de partage en sélectionnant :

 Le.s destinataire.s

 La fonction du/des destinataire.s (détails page 12)

 L’envoi ou non d’une notification pour prévenir le.s destinataire.s

qu’un fichier partagé est disponible

 Un texte introduisant la nature du fichier partagé

Le partage se finalise en cliquant sur l’icône d’envoi

« Gérer l’accès » permet de modifier les paramètres de confidentialité d’un fichier en le rendant public
et accessible via un lien ou privé

Appuyer sur « Modifier » permet de paramétrer l’accès général en

sélectionnant tout d’abord le paramètre actuel et en choisissant
 « Toute personne ayant le lien » pour le rendre « public »
mais accessible uniquement via le lien fourni
 « Accès limité » pour maintenir le fichier privé

Lorsque le fichier devient public, la fonction des personnes en

obtenant l’accès doit être paramétrée

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Une fois l’accès paramétré,

 L’icône de partage ouvre un accès

direct sur l’action
« partager »

 Le lien, permet de copier l’URL du fichier en vue de la copier sur

un document, dans un mail, …

Finalement, l’option « Envoyer une copie » affiche des options de partage et notamment Gmail

Appuyer sur Gmail ouvre une fenêtre

d’envoi d’email,

Permettant l’envoi direct du fichier

à un destinataire

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