COLLEGE VICTOIRE DAUBIE

BOURG-EN-BRESSE

CHARTE DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES

voté en conseil d’administration le 05/07/2018

Références règlementaires
 Code de l'éducation, notamment l'article L551-1 qui définit les objectifs des activités périscolaires, l'article
D421-2-1 qui définit les échanges linguistiques et culturels et l'article R213-17 ;
 Circulaire n°2011-11 du 3 août 2011 relative aux sorties et voyages scolaires ;
 Circulaire n°2013-106 du 16 juillet 2013 sur le transport et l'encadrement des élèves dans le cadre des
sorties et voyages scolaires ;
 Ensemble des textes régissant la comptabilité des EPLE et notamment l'instruction comptable M9.6 ;
 Ensemble des textes régissant les régies et notamment l'arrêté du 11 octobre 1993 modifié habilitant les
chefs d'établissements publics locaux d'enseignement à instituer des régies de recettes et des régies
d'avances ;
 Ensemble des textes régissant la commande publique et notamment l'ordonnance n°2015-899 du 23 juillet
2015 relative aux marchés publics, le décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics et le
règlement intérieur de la commande publique de l'établissement ;

Article 1 : Objet de la charte

La présente charte des voyages formalise les engagements respectifs de l'établissement et des familles dans
l'organisation des sorties et voyages scolaires. Elle s'applique uniquement aux sorties facultatives, aux voyages et
échanges scolaires.

Article 2 : Définition des sorties et des voyages

Les déplacements des élèves lors des sorties et des voyages participent à la mission éducative des établissements
d'enseignement du second degré et à renforcer l'ouverture culturelle ainsi que la mobilité des élèves. Les nombreux
bénéfices retirés par les élèves de ces expériences doivent conduire les enseignants à en organiser et les parents à y
faire participer leurs enfants.

Les sorties obligatoires sont celles qui s'inscrivent dans le cadre des programmes officiels d'enseignement ou des
dispositifs d'accompagnement obligatoires et qui ont lieu pendant les horaires prévus à l'emploi du temps des élèves.
Elles sont gratuites au regard de l'obligation posée par l'article L132-2 du code de l'éducation.

Les sorties scolaires facultatives sont celles qui s'inscrivent plus largement dans le cadre de l'action éducative de
l'établissement. Elles ont lieu en totalité ou en partie sur le temps scolaire. Une participation financière peut être
demandée aux familles.
Les voyages scolaires sont des sorties scolaires facultatives qui comprennent une ou plusieurs nuitées. Ils ne
peuvent pas excéder cinq jours pris sur le temps scolaire afin de rester compatibles avec la mise en œuvre des
programmes d'enseignement.

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Les échanges scolaires s'inscrivent dans le cadre d'un partenariat scolaire entre l'établissement et un ou plusieurs
établissements étrangers. Ils visent à encourager la pratique d'autres langues européennes par la réalisation de
projets conjoints. La procédure d'appariement officialise un partenariat et fait l'objet d'une procédure qualitative
passant en outre par un contrôle des Services de Coopération et d'Action Culturelle en poste dans le pays partenaire
pour s'assurer des garanties d'organisation d'échanges pérennes.

Article 3 : Programmation pédagogique en conseil d'administration

Tout projet de sortie ou de voyage scolaire doit être validé par le chef d'établissement et le principe pédagogique
adopté par le conseil d'administration.

Le chef d'établissement soumet au conseil d'administration de septembre une programmation des sorties et voyages
scolaires indiquant les objectifs pédagogiques, le lieu, la période, le type de sortie, le responsable du projet et le
groupe d'élèves concernés. Ce programme annuel pourra être complété lors du premier conseil d'administration pour
la période de janvier à juin et exceptionnellement durant l'année scolaire par des projets déposés au moins 20 jours
avant la réunion d'un conseil d'administration.
La décision finale d'autoriser la sortie ou le projet de voyage scolaire relève, dans tous les cas, de la compétence du
chef d'établissement. À cette fin, il dispose de tout pouvoir d'appréciation sur l'intérêt pédagogique et les conditions
matérielles de mises en œuvre du projet. Le chef d'établissement conserve l'entière responsabilité de l'opération et des
engagements pris avec les partenaires extérieurs pour l'organiser.

Article 4 : Budget de voyage

Chaque projet de sortie ou de voyage incluant des dons ou une participation des familles fait l'objet d'un budget
prévisionnel adopté en conseil d'administration. Le Conseil d'administration accepte les dons et détermine la
participation fixe des familles. Les participations des familles sont arrondies à l'euro supérieur.

Sauf décision expresse du conseil d'administration, le montant maximal de la participation des familles est de 325 €
par voyage;

Les dons et les subventions sont affectés conformément aux instructions du financeur et dans le respect des
règlementations en vigueur. Ainsi, tout don ou subvention qui conduirait à différencier la participation financière des
élèves sur des motifs autres que sociaux devra être refusée par l'établissement en application de l'article 147 de la loi
n°98-657 du 29 juillet 1998 d'orientation relative à la lutte contre les exclusions. À défaut de consignes formalisées, la
répartition des crédits est arrêtée par le conseil d'administration lors de l'adoption du budget prévisionnel.

Le projet de budget est établi par le gestionnaire de l'établissement en lien avec l'enseignant organisateur.

Article 5 : Inscription et contributions des familles

L'autorisation parentale écrite est obligatoire pour toutes les sorties et tous les voyages et échanges scolaires.

L'inscription des familles s'opère par le biais d'un formulaire type d'inscription à une sortie ou un voyage précisant
l'enseignant responsable, les modes de transports et d'hébergement ainsi que les modalités d'inscription,
d'accompagnement financier et les conditions de remboursement éventuel. La contribution des familles doit être payée
au moment de l'inscription. L'agent comptable est le seul à pouvoir autoriser pour les voyages scolaires un échéancier
de paiement dont il détermine lui-même les termes. En cas de paiement échelonné, l'ensemble des chèques est à
remettre au moment de l'inscription.
La participation aux sorties et aux voyages est volontaire. Les élèves ne désirant pas s'inscrire seront accueillis dans
l'établissement. Aucun élève ne sera écarté pour des raisons financières. Les familles qui le souhaitent peuvent donc
solliciter une aide financière auprès de l'assistant social ou du gestionnaire de l'établissement. Leur demande sera
examinée dans le respect de l'anonymat.

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L'inscription vaut engagement à participer à la sortie ou au voyage et acceptation des modalités d'organisation. En cas
d'annulation individuelle sans remplacement par un autre élève, tout ou partie de la sortie ou du voyage restera à la
charge de la famille.

Article 6 : Modalité de sélection des élèves

Les sorties et les voyages peuvent ne concerner qu'une catégorie d'élèves en fonction du projet pédagogique : un
niveau de classe, un groupe de langue vivante, un groupe participant à un projet pédagogique…

Sous certaines conditions de places vacantes et à l'initiative du chef d'établissement, une sortie ou un voyage peut
être ouvert(e) à d'autres groupes d'élèves au-delà du groupe ou niveau préalablement définis.
En cas de demandes d'inscription supérieures au nombre de places offertes, l'établissement sélectionne les élèves en
fonction du respect de la date limite d'inscription, de critères pédagogiques (priorité à une option, à un niveau…), puis
par priorité aux élèves n'ayant jamais participé à un autre voyage durant leur scolarité dans l'établissement, à un autre
voyage durant l'année scolaire et en dernier ressort par tirage au sort réalisé par le chef d'établissement.
Le chef d'établissement établit la liste des participants et éventuellement une liste complémentaire comprenant des
filles et des garçons.

Article 7 : Gestion financière

Les règles de comptabilité publique imposent de gérer au sein de la comptabilité de l'établissement l'ensemble des
recettes et des dépenses des sorties et voyages organisés par l'EPLE.

Seul l'agent comptable est habilité à percevoir des recettes et à procéder aux opérations de dépense. Tous les
règlements doivent être remis à l'agent comptable ou au régisseur de l'établissement quand une régie permanente est
instituée et un régisseur dûment nommé.
Dans certains cas particuliers, l'agent comptable ou le régisseur peut nommer un mandataire pour réceptionner les
sommes dues.
Les voyages sont organisés dans un objectif de sécurité financière maximum. Sauf exception, l'ensemble des
engagements pris permettra un règlement par mandat administratif des dépenses. En cas de voyage à l'étranger, sauf
autorisation expresse du conseil d'administration sur les modalités financières, l'organisation du voyage est confiée
dans son intégralité à un prestataire spécialisé.
Les modalités de fonctionnement des échanges sont définies préalablement pour chaque échange en définissant
notamment la responsabilité de chaque établissement participant sur les modalités d'hébergement des
accompagnateurs et de prise en charge des dépenses pédagogiques.
Pour les sorties, les voyages et les échanges scolaires organisés sans recours à un voyagiste et pour lesquels une
régie d'avance serait éventuellement nécessaire, l'ensemble des documents (nomination de régisseur, demande de
carte bancaire, demande de constitution d'avance) devront être transmis à l'agent comptable à minima 30 jours avant
la date de départ.
Pour chaque voyage ou échange, un dossier comprenant le budget prévisionnel, l'acte du conseil d'administration
arrêtant la participation des familles, l'engagement des familles, le suivi des encaissements, la justification des
dépenses, la justification des recettes complétant la participation des familles et le bilan financier sera remis à l'agent
comptable.

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Article 8 : Respect du code des marchés publics
Le respect du code des marchés publics et du règlement intérieur de la commande publique de l'établissement est
indispensable. Il est donc nécessaire dans l'organisation d'une sortie ou d'un voyage de prévoir les délais nécessaires
à la publicité et à la mise en concurrence.
Les seuils règlementaires des marchés publics s'analysent au regard d'une famille de dépenses. L'ensemble des
dépenses prévisionnelles de sorties et de voyages pour une année civile doivent donc permettre à l'ordonnateur
d'arrêter les modalités de publicité et de mise en concurrence. Au regard des jurisprudences, il est impossible de
considérer indépendamment chaque voyage pour se soustraire aux obligations règlementaires, notamment celle de
publicité.

Article 9 : Bilan

À l'issue du voyage ou de l'échange, un bilan pédagogique et financier est réalisé dans le mois suivant le retour. Le
responsable du voyage transmet un bilan pédagogique au chef d'établissement. Le gestionnaire établit en lien avec
l'agent comptable le bilan financier.
Ce bilan pédagogique et financier est présenté en conseil d'administration. Il arrête au besoin la participation financière
définitive des familles.

Article 10 : Déséquilibre budgétaire

En cas de déficit de la sortie ou du voyage, l'ordonnateur doit prendre les dispositions nécessaires pour trouver des
recettes complémentaires ou augmenter la participation de l'établissement.

En cas d'excédent supérieur à 8 euros par élève, les sommes sont remboursées aux familles qui auront réglé la
totalité de la participation demandée. A défaut de fourniture d'un relevé d'identité bancaire dans les trois mois suivant
la notification aux familles, les sommes seront affectées au budget général et feront l'objet d'un ordre de recette
exceptionnelle de l'ordonnateur.

En cas d'excédent inférieur à 8 euros par élève, les familles peuvent demander un remboursement dans les trois mois
suivant l'information. Les sommes non demandées seront affectées au budget général et feront l'objet d'un ordre de
recette exceptionnelle de l'ordonnateur.

Article 11 : Règlement intérieur

Durant l'intégralité des sorties et des voyages scolaires, le règlement intérieur de l'établissement s'applique à chaque
participant

Article 12 : Assurance
Dans le cas d'une sortie facultative, d'un voyage ou d'un échange scolaire, l'élève doit obligatoirement être assuré pour
garantir les dommages que celui-ci pourrait causer à des tiers (garantie de responsabilité civile) et ceux qu'il pourrait
subir (garantie individuelle accidents corporels).