SPECIALITE : SECRETAIRE DE DIRECTION (SD)
41.1DEFINITION DE L’EPREUVE PROFESSIONNELLE DE SYNTHESE
I- DUREE ET COEFFICIENT.
L’épreuve Professionnelle de Synthèse à l’examen du DQP de Secrétaire de Direction (SD)
est une épreuve écrite d’une durée de 4 heures, et de coefficient 5.
Une note inférieure à 14/20 sera considérée comme éliminatoire.
II- COMPETENCES VISEES.
L’épreuve Professionnelle de Synthèse à l’examen du DQP de Secrétaire de Direction (SD)
vise à évaluer chez le candidat les compétences ci-après :
- Connaître les notions de rédaction et de présentation des correspondances
administratives et commerciales ;
- Enumérer les techniques de classement et de gestion du courrier ;
- Nommer les fonctions et les logiciels de traitement de texte ;
- Nommer les fonctions et les logiciels de calculs ;
- Nommer les fonctions des outils et techniques de communication.
- Citer les principes d’accueil des visiteurs ;
- Enumérer les principes de gestion et d’administration courante du
service et des ressources matérielles et financières du service.
III- STRUCTURATION ET BAREME DE NOTATION.
L’épreuve Professionnelle de Synthèse à l’examen du DQP de Secrétaire de Direction (SD) se
déroule en salle et en présence de surveillants. Elle comprend six parties indépendantes et
obligatoires :
Partie 1 : Classement et archivage 15 points
Partie 2 : Correspondance et secrétariat 15 points
Partie 3 : Outils et Techniques de Communication 15 points
Partie 4 : Equipements et logiciels informatiques 15 points
Partie 5 : Economie et organisation des entreprises 15 points
Partie 6 : Gestion des évènements 10 points
Partie 7 : Etude de cas 15 points
L’examinateur veillera à proposer des questions dans un style direct, avec un langage
accessible, clair, concis et adapté au niveau de l’apprenant moyen et en en adéquation avec
les objectifs pédagogiques préalablement fixés. Les exercices comporteront un nombre de
questions avec un degré de difficultés devant permettre au candidat moyen de pouvoir
terminer l’épreuve dans le temps imparti.
Par ailleurs, les dessins, figures et croquis proposés devraient être lisibles. Pour ce faire,
les outils d’évaluation ci-après sont recommandés :
- Les questions à choix multiples ;
- Les questions à réponses courtes ou élaborées ;
- Les schémas à faire, à lire ou à interpréter ;
- Les courbes à faire ou à interpréter ;
- Des situations problèmes, études de cas (textes, photographies etc.).
En tout état de cause, l’examinateur s’assurera qu’aucun candidat ne pourra terminer
l’épreuve en moins de trois heures.
Pour la partie 1, les questions porteront sur :
- les modes de classement ;
- les principes de classement ;
- les outils et équipements de classement ;
- la gestion des dossiers ;
- les ordres et classements ;
- etc.
Pour la partie 2, les questions porteront sur :
- les principes de rédaction et de présentation des correspondances ;
- les matériels et outils de secrétariat ;
- l’organisation du secrétariat ;
- la notion de la confidentialité ;
- la transmission des dossiers ;
- etc.
Pour la partie 3, les questions porteront sur :
- les outils de communication et leurs fonctions ;
- les principes d’utilisation des outils de communication ;
- le vocabulaire de la communication, de la bureautique et du secrétariat ;
- les techniques de communication ;
- les acteurs de la communication ;
Pour la partie 4, les questions porteront sur :
- les différents équipements informatiques en bureautique ;
- les logiciels utilisés en bureautique ;
- les fonction essentielles et applications en bureautique ;
- etc.
Pour la partie 5, les questions porteront sur :
- l’analyse des documents et aspects juridiques de l’organisation ;
- l’identification des éléments de droit et d’économie appliqués à une situation ;
- les conditions d’aide à la prise de décision face à une situation juridique ;
- la maîtrise du vocabulaire utilisé en droit et en économie d’entreprise ;
- etc.
Pour la partie 6, les questions porteront sur :
- La détermination des évènements ;
- La gestion administrative des évènements etc…
-
Pour la partie 7, les questions porteront sur :
- l’établissement et la formulation d’un diagnostic opérationnel ;
- l’utilisation des outils et méthodes d’analyse ;
- les méthodes de recherches et d’évaluation des solutions ;
- les moyens de propositions de solutions ;
- la conception des mécanismes de mise en œuvre de la décision et du suivi y relatif ;
- etc.
NB : Cette épreuve pourrait comporter :
- la mise en situation et hypothèses. Il s’agit des remarques préliminaires faites sur des
feuilles précisant des consignes relatives au sujet, les documents techniques et
instruments autorisés, la description du sujet ;
- le travail à faire, notamment le travail à effectuer par le candidat et un barème de
notation détaillé des différentes parties ;
- des annexes comportant un dessin d’ensemble et/ou des dessins de définition de
l’objet technique à étudier, des schémas, des abaques ou photos de mise en
situation ;
- des feuilles – réponses relatives aux schémas, tableaux ou croquis à compléter, avec
des amorces d’épure envisagées dans la partie graphique et les espaces de travail à
remplir.
41.2 EPREUVE DE MISE EN SITUATION PROFESSIONNELLE
I- DUREE ET COEFFICIENT.
L’épreuve de mise en situation professionnelle à l’examen de DQP SD est une épreuve
professionnelle pratique d’une durée de 8 heures, et de coefficient 10.
Une note inférieure à 14/20 sera considérée comme éliminatoire.
II- COMPETENCES VISEES
Cette épreuve a pour but d’évaluer chez le candidat, les compétences ci-après :
- Réaliser des tâches à l’aide d’application bureautiques ;
- Accueillir et orienter les visiteurs ou les correspondants ;
- Gérer le courrier et la documentation ;
- Réaliser les activités ;
- Rédiger des écrits professionnels ;
- pratiquer le secrétariat sur ordinateur ;
- Réaliser les diapositives ;
- imprimer les documents ;
- Manipuler les outils de communication.
- assister sa hiérarchie dans la prise et le suivi de la décision ;
- appliquer les principes et règles de droit ;
- communiquer avec son environnement.
III- STRUCTURATION ET BAREME DE NOTATION.
Pour cette épreuve qui est pratique en salle spécialisée, le candidat devra passer dans cinq des
ateliers suivants : saisie de documents, traitement de textes et des images, téléphonie, Internet,
scanner, photocopie, fax, impression ; classement ; communication professionnelle, etc.
Le formateur veillera à préciser pour chacun des ateliers le travail à faire et les critères et le
barème de notation.
Le barème de notation sera fait en fonction des degrés de difficultés. Par exemple, on pourrait
avoir :
la rapidité de l’exécution ;
le respect des consignes ;
la présentation du produit fini ;
la correction des textes ;
les insertions d’objets et d’images ;
l’exactitude des calculs sur la feuille de calcul ;
l’organisation de la feuille ;
la maîtrise des deux langues officielles ;
etc.
