Transformations sociétales
Organiser un évènement d’une démarche responsable.
- Qui participera à l’évènement ? (cible)
- Quelle forme prendra-t-il ?
- Quand se déroulera l’évènement ?
- Où se déroulera-t-il ?
de quelles ressources dispose-t-on ? Moyens humains (équipes, rôles), budget
- Combien de temps nécessaire à la réalisation de ce projet ? (planning)
Se répartir les rôles par Grands Postes
- Concept et contenu : toute l’équipe
- Logistique : gestion du matériel, du lieu, du transport
- Communication : gestion de la stratégie de com + support
- Partenariats : recherche et contact partenaires
- Relations presse : contacts avec la presse
- Gestion : planning, budget, besoins, coordination
Définir la cible
Pour un évènement pertinent, analyser et déterminer en amont à qui va s’adresser
l’évènement :
- Quel groupe social (+ ou – définit) est la cible 1er ? Quelles sont les personnes
susceptibles d’être intéressées (cibles 1er, 2e) ?
- Quelles sont les attentes ou motivations de public pour un tel évènement ?
- Qu’est-ce que nous attendons du public ?
- Qu’est-ce qui va favoriser leur participation ou au contraire la freiner ?
La cible influence le choix du concept (espace de valeur, discours), du lieu, de la date et des
moyens de com’.
Concepts et contenu
La forme de l’évènement est choisie en fonctions des objectifs et des cibles.
Pour créer un concept efficace, il faut déterminer :
- Quels types d’évènements est le plus adapté pour transmettre le message souhaité ou
atteindre les objectifs ?
- Comment susciter l’intérêt de la cible ?
- Y’a-t-il une demande du public ? (contexte)
- Quelle thématique valoriser, et comment ? (biodiversité, crise environnementale,
initiatives locales)
Le contenu d’un évènement est son programme détaillé :
- Le programme doit être adapté au public, au message et aux valeurs véhiculées.
Quels intervenants ? Quelles activités ?
Quel type de médiation ? Quel format adopter pour mettre en relation l’information et le
public ?
- Académique/Institutionnel, grand public ?
- Adapter le discours à une audience : pédagogie, vulgarisation, interaction ?
- Déterminer la durée idéale pour atteindre les objectifs (=format)
- Gérer le temps disponible
-Temps de parole
-Temps d’échange
-Pauses
Choisir un lieu
Le lieu est porteur de sens, il doit être adapté au concept et contenu. On ne le choisit pas que
pour des raisons « pratiques »…
- La capacité d’accueil en fonction du nombre de participants attendus
- La nature de l’évènement impose un type de lieu ou en exclut d’autres
- Les aménagements disponibles sur le site en fonction des besoins liés à l’évènement :
-Besoin d’espace d’accueil ? Restauration ? Vestiaire ? Sanitaires ?
-Points d’électricité et d’eau
- La météo en fonction du type d’espace (extérieur, intérieur)
- L’accessibilité : lieu bien desservi par les transports en commun, accessible aux personnes
handicapées
- Les permis et les assurances nécessaires
- Les prestations incluses dans le prix de la location (services, assurances, animations…) ->
devis
Choisir une date
En général, la date doit être choisie en fonction de la cible et des objectifs liés à l’évènement.
- À quelle période de l’année ?
- L’horaire le plus adéquat : semaine/we ? Soirée/Journée ?
- Vérifier la disponibilité des intervenants
- Attention aux doublons : quelle actualité dans ma ville ? évènements similaires
- Logistique : durée de location
Valorisation et communication
Valoriser le projet = stratégie de com’
- Choix des supports
- Identité de l’évènement
Quels supports de com’ pour faire connaitre l’évènement auprès du public visé ?
- Print : affiches, tracts, programmes
- Digital : RS, Web
- Presse : encadrés, articles dans la presse, annonces radio
Questions pratiques :
- Combien de prints ?
- Calendrier de diffusion ?
- Lieux de diffusion ?
Un plan de campagne est utile pour convaincre un partenaire potentiel.
La stratégie de com’ concerne également le choix du message au travers de l’identité de
l’évènement :
- Charte graphique : lisibilité, efficacité, institutionnelle ou créative ?
- Image : quel objet/sujet incarne le mieux le thème abordé ? Quel imaginaire ?
- Textes : titre, accroche/problématique, description, résumé, argumentaire
-
Travailler pour un commanditaire externe.
Organiser un petit évènement pour parler de la problématique auquel nous avons travaillé,
trouver intervenants…
