Évaluation interne du cycle Achats/Fsseurs de l’UCAO
UCAO est une entreprise qui propose des formations aux étudiants laïcs ,
prêtres . Elle essaie de tenir le cap en mettant en place des outils qui contribuent
à l’atteinte de ses objectifs.
Ces objectifs sont les suivants :
- Proposer des formations de qualité à des prix réduits
- Aider à l’enracinement de la foi et de la culture , dans les politiques et actions
de développement
- Renforcer la culture de l’intégration des peuples et des nations
Ses activités principales sont :
>>La vente de l’enseignement, à travers des formations diversifiées…
>> Le logement ;
Ses activités de soutien sont : La reprographie ; la Restauration ; vente
d’uniformes et accessoires (Polos; cravates ; Tissu ) ; Transport
En dehors de la Vente de services /produits , UCAO achète également des
produits et services dont on peut citer:
- Le service professoral
- Le service de sécurité
- Les Fournitures et Matériel académique / administratif
- Électricité, Eau
- Équipement de salles de classe ( sièges,climatiseur, )
- Surveillants des examens et contrôles
Comment UCAO achète ?
En ce qui concerne le service professoral,
- Les Responsable d’institut, ou de faculté font part du besoin de service
professoral auprès du service ressources humaines par biais d’une demande
d’ajout de personnel suivant un modèle établi
- Le gestionnaire du personnel reçoit les demandes d’ajout de personnel, les
transfère à la responsable RH , celle-ci lui donne l’ordre de rédiger des offres
d’emplois
- Il reçoit les demandes d’emploi, les tries en fonction des critères requis comme
les compétences , expériences etc…
- Il transmet les demandes des professeurs potentiels au recrutement au
Responsable RH , pour analyse et sélection des professeurs à contacter
- La RH s’entretient avec les dis professeurs potentiels, décide de les recruter ,
et rend compte au DAF
Pour les services de sécurité c’est le même processus, sauf qu’ici le service RH
cherche les sociétés qui font la mise à disposition du personnel de sécurité et
s’entretient avec le chef de personnel de la dite société
Pour les surveillants des Examens et Contrôles ( en recherche )
Quels sont les risques qu’encourt UCAO lié au cycle Achats/Fsseurs
- Risque de réception de bien ou fournitures défectueux
- Risque du personnel non qualifié
- Risque de retard de livraison
- Risque de Coupure d’électricité / Eau
- Risque de corruption des surveillants et agents de sécurité par les étudiants
- Risque de retard de recrutement du personnel enseignant
Analyse des contrôles préventifs mis en place dans le service
achat du Contrôle préventif :
Le cheminement du responsable logistique au contrôleur de
Gestion le prouve.
Le RLGP vérifie la disponibilité de stock,
Le RA fait parvenir des facturés proforma pour analyse , Le
contrôleur de gestion avant validation des factures proforma ,
s’assure que la demande est budgétisée , les dispositions qu’il
faut etc…
Évaluation des contrôles de détection pour identifier les
anomalies ou les erreurs :( Risques) et moyens d’y remédier.
Examen des contrôles de correction pour remédier aux
problèmes identifiés:
(Recommandations)
En rebond
- Vous n’appliquez pas la procédure qui décrit le processus de paiement des factures Fournisseurs,
pourquoi ?
- Les indicateurs de performance du processus de paiement des factures Fournisseurs ne vous
semblent pas satisfaisants, pourquoi ?
- Comment savez-vous que le service Courrier n’appose pas la date d’arrivée des factures
Fournisseurs dès leur arrivée ?
- D’où proviennent les retards dans le processus de paiement des factures Fournisseurs que vous avez
mentionnés ?
Factuelles
- A quel moment les factures Fournisseurs sont-elles comptabilisées ?
- Quels sont les documents utilisés pour valider les factures Fournisseurs ?
- Quelle est la périodicité de règlement des factures Fournisseurs ?
- Quelles sont les raisons habituelles pour lesquelles les factures Fournisseurs sont rejetées par
le directeur financier ?
- Quel est le délai moyen entre la réception d’une facture Fournisseur et son règlement ?
- Quel est le nombre moyen de factures Fournisseurs réglées par semaine ?
A choix multiple
- Les factures Fournisseurs sont-elles vérifiées par le comptable ou par le directeur financier ?
- Le règlement est-il émis après validation par le demandeur ou après vérification par le
directeur financier ?
- L’archivage des factures Fournisseurs est-il fait selon une procédure écrite ou en fonction
d’habitudes anciennes transmises oralement ?
- Le délai moyen de règlement des factures est-il < 30 jours, compris entre 30 et 60 jours, >
90 jours ?
Fermées
- Existe-t-il une procédure qui décrit le processus de paiement des factures Fournisseurs ?
- Appliquez-vous cette procédure ?
- Les indicateurs de performance du processus de paiement des factures Fournisseurs vous
semblent-ils satisfaisants ?
- Les factures Fournisseurs sont-elles validées par le demandeur ?
- Les factures Fournisseurs sont-elles validées à partir du bon de commande et du bon de
réception ?
- Les factures Fournisseurs sont-elles autorisées par le directeur financier ?
