REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

Union – Discipline - Travail

Ministère de la Santé et Pharmacie de la Santé Publique

De la Lutte contre le Sida De Côte d’Ivoire

MANUEL DE PROCEDURES POUR

LA GESTION DU SYSTÈME LOGISTIQUE

DES ARV, MEDICAMENTS POUR IO ET

PRODUITS DE LABORATOIRE LIES AU VIH

Juillet 2012

Etablissement sanitaire :
 Avec l’appui technique et le soutien financier de :

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 2

PREFACE

La Côte d’Ivoire, dans la lutte contre la pandémie du VIH/sida, doit relever chaque jour de
nouveaux défis et s’inscrire dans un processus de qualité, fait de normes et de standards
internationaux tout en assurant l’adaptabilité et la flexibilité des procédures.

Ce manuel de procédures est un outil de référence à l’attention de tous les intervenants de la

prise en charge globale des Personnes Vivant avec le VIH. Il leur permettra dans
l’accomplissement de leurs activités de disposer d’informations utiles, relatives à la gestion du
système logistique des ARV, médicaments pour infections opportunistes et produits de
laboratoire (tests rapides, consommables et réactifs de laboratoire pour le dépistage et le suivi
biologique). Il les aidera à en assurer l’approvisionnement continu là où le besoin sera exprimé.

Dans notre système de santé le médicament est essentiel et l’information est capitale. C’est à
juste titre qu’il faut affirmer « Pas de données pas de produits ».

Enregistrer l’information, la transmettre en des termes clairs, en assurer la diffusion en direction

de tous ceux qui sont concernés, pour une prise de décision éclairée et objective, tel est le sens
que nous accordons à ce manuel.

Nous nous engageons à œuvrer pour l’utilisation effective de ces outils à tous les niveaux de la
pyramide sanitaire et appelons à l’implication de tous à cette fin.

Docteur Diabaté-Conombo

Directeur Général de la lutte contre le Sida

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 3

Table des matières

PREFACE ............................................................................................................................................................................. 2
Table des matières ................................................................................................................................................................ 4
ACRONYMES ET ABREVIATIONS .......................................................................................................................... 6
Liste des aide-mémoires ...................................................................................................................................................... 8
Liste des tableaux.................................................................................................................................................................. 9
Remerciements ....................................................................................................................................................................10
FOIRE A QUESTIONS ..................................................................................................................................................11
I .INTRODUCTION AU MANUEL DE PROCEDURES .....................................................................................15
A. But du manuel de procédures du système logistique des ARV, IO et produits de laboratoire ............ 16
B. But du Système Logistique des ARV, IO et produits de laboratoire en Côte d’Ivoire ........................ 16
C. Principales caractéristiques du système Logistique des ARV, IO et produits de laboratoire ............... 17
II. ROLES ET RESPONSABILITES DU PERSONNEL IMPLIQUE DANS LA GESTION DES
ARV, IO ET PRODUITS DE LABORATOIRE .......................................................................................................23
III. SYSTÈME D’INFORMATION EN GESTION DE LA LOGISTIQUE.....................................................32
IV. SYSTEME DE CONTROLE D’INVENTAIRE DES ARV, MEDICAMENTS POUR IO ET
PRODUITS DE LABORATOIRE (TESTS RAPIDES, REACTIFS ET CONSOMMABLES DE
LABORATOIRE) ..............................................................................................................................................................91
A. Niveaux de Stock .............................................................................................................................. 91
B. Evaluation de l’État de Stock ............................................................................................................ 97
V. COMMANDE DES TESTS RAPIDES, CONSOMMABLES ET REACTIFS CD4,
HEMATOLOGIE ET BIOCHIMIE ......................................................................................................................... 104
A. Comment passer une commande?................................................................................................... 104
B. Substitution/ Ajustement des données manquantes ........................................................................ 108
C. Commande d’Urgence .................................................................................................................... 114
D. Réclamation : .................................................................................................................................. 117
E. Transfert/Retour de produits......................................................................................................... 117
VI-RECEPTION ET STOCKAGE DES ARV, IO ET PRODUITS DE LABORATOIRE ....................... 125
A. Réception des Produits....................................................................................................................... 125
B. Stockage des Produits .................................................................................................................... 125
C. Conduire un Inventaire Physique .................................................................................................... 127
D. Inspection Visuelle ......................................................................................................................... 129
1. Prévention des péremptions........................................................................................................ 129
Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 4
 2. Inventaire des produits pharmaceutiques inutilisables (PPI) ........................................................ 133
VII SUIVI, SUPERVISION ET RETRO-INFORMATION ................................................................................ 136
A. Suivi ............................................................................................................................................... 136
B. Supervision ..................................................................................................................................... 137
C. Rétro information ........................................................................................................................... 139
ANNEXES....................................................................................................................................................................... 141

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 5

ACRONYMES ET ABREVIATIONS
ARV Anti RétroViral
BL Bordereau de Livraison
CD Conseil Dépisatge
CDC Center for Diseases Control and Prevention
CeDReS Centre de Diagnostic et de Recherche sur le sida et les maladies opportunistes
CePReF Centre de Prise en charge, de Recherche et de Formation
CHR Centre Hospitalier Régional
CHU Centre Hospitalier Universitaire
CIRBA Centre Intégré de Recherches Biocliniques d’Abidjan
CMM Consommation Mensuelle Moyenne
CS Centre de Santé
DCI Dénomination Commune Internationale
DDSLS Direction Départementale de la Santé et de la Lutte contre le Sida
DGLS Direction Générale de la Lutte contre le Sida
DGS Direction Générale de la Santé
DIPE Direction de l'Information de la Planification et de l'Evaluation
DPECTS Direction de la Prise en Charge Thérapeutique du Sida
DPM Direction de la Pharmacie et du Médicament
DPSES Direction de la Planification et du Suivi-Evaluation du Sida
DRSLS Direction Régionale de la Santé et de la Lutte contre le Sida
DS District Sanitaire
EGPAF Elizabeth Glaser Paediatric Aids Foundation
EPN Etablissement Public National
ES Etablissement Sanitaire
FS Formation Sanitaire
HG Hôpital Général
ICAP International Center for AIDS care and treatment Programs
INS Instituts Nationaux de la Santé
IO Infections Opportunistes
ITS Ingénieur des Techniques Sanitaires
JSI John Snow Research and Training Institute
LNSP Laboratoire National de la Santé Publique
MSD Mois de Stock Disponible
MSLS Ministère de la Santé et de la Lutte contre le Sida
ONG Organisation Non Gouvernementale
PCU Point de Commande d’Urgence
PEPFAR President’s Emergency Plan for AIDS Relief
PGP Préparateur-Gestionnaire en Pharmacie
PNPEC Programme National de Prise en Charge des PVVIH
PPI Produit Pharmaceutique Inutilisable
PPS Point de Prestation de Services
PSP-CI Pharmacie de la Santé Publique de Côte d'Ivoire
PVVIH Personne Vivant avec le VIH
RASS Rapport Annuel sur la Situation Sanitaire
RETRO-CI Rétrovirus Côte d’Ivoire
SCMS Supply Chain Management System (Système de Gestion de la Chaîned’Approvisionnement)
SIDA Syndrome de l’ImmunoDéficience Acquise
SIGL Système d’Information en Gestion de la Logistique
TRC Tests Rapides et Consommables

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 6

USAID United States Agency for International Development (Agence Américaine pour le
Développement International)
VIH Virus de l'Immunodéficience Humaine

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 7

Liste des aide-mémoires
AIDE-MEMOIRE 1 : LA FICHE DE STOCK....................................................................................................... 35

AIDE-MEMOIRE 2 : LEREGISTRE DE DISPENSATION DES ARV ..................................................................... 38

AIDE-MEMOIRE 3 : LE RAPPORT MENSUEL DE DISPENSATION DES ARV, IO .............................................. 42

AIDE-MEMOIRE 4:LE RAPPORT MENSUEL DES ARV, IO............................................................................... 45

AIDE-MEMOIRE 5: LE RAPPORT COMMANDE MENSUEL DES ARV, IO ........................................................ 49

AIDE-MEMOIRE 6:LE REGISTRE DE DEPISTAGE ........................................................................................... 54

AIDE-MEMOIRE 7 : LE REGISTRE DE SUIVI BIOLOGIQUE ............................................................................. 58

AIDE-MEMOIRE 8:LE RAPPORT MENSUEL TESTS RAPIDES ET CONSOMMABLES........................................ 62

AIDE-MEMOIRE 9:LES RAPPORTS MENSUELS « REACTIFS DE LABORATOIRE » (CD4, HEMATOLOGIE,

BIOCHIMIE, CHARGE VIRALE) ...................................................................................................................... 69

AIDE-MEMOIRE 10: LE RAPPORT-COMMANDE MENSUEL« TESTS RAPIDES ET CONSOMMABLES ».......... 76

AIDE-MEMOIRE 11:LES RAPPORT-COMMANDES MENSUELS « REACTIFS DE LABORATOIRE » (CD4,

HEMATOLOGIE, BIOCHIMIE, CHARGE VIRALE) ............................................................................................ 82

AIDE-MEMOIRE 12: LE CALCUL DU MOIS DE STOCK DISPONIBLE DES ARV, MEDICAMENTS POUR IO ET

PRODUITS DE LABORATOIRE ..................................................................................................................... 101

AIDE-MEMOIRE 13:ACTION A PRENDRE APRES AVOIR CALCULE LE MOIS DE STOCK DISPONIBLE........... 103

AIDE-MEMOIRE 14: LA COMMANDE D’URGENCE ..................................................................................... 114

AIDE-MEMOIRE 15:LE CAHIER DE RECLAMATION ..................................................................................... 118

AIDE-MEMOIRE 16 : LE BORDEREAU DE LIVRAISON ET DE TRANSFERT ................................................... 121

AIDE-MEMOIRE 17: LE TABLEAU DE SUIVI DES DATES DE PEREMPTION .................................................. 130

AIDE-MEMOIRE 18 :INVENTAIRE DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES INUTILISABLES............................ 133

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 8

Liste des tableaux

Tableau 1: Rôles et Responsabilités .............................................................................................................. 24

Tableau 2: Liste des supports par niveau ...................................................................................................... 33

Tableau 3: Soumission de rapports et réapprovisionnement des sites ....................................................... 92

Tableau 4: Niveaux de stock par catégorie de site ......................................................................................... 96

Tableau 5: Directives de bon stockage........................................................................................................ 127

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 9

Remerciements
Ce manuel est le résultat des efforts consentis par le Ministère de la Santé et de la Lutte contre le Sida
(MSLS) à travers la PSP avec l’appui technique et financier du PEPFAR (SCMS, CDC/RETRO-CI et les
autres partenaires de mise en œuvre du PEPFAR), pour améliorer la gestion des Antirétroviraux (ARV),
médicaments pour IO et produits de laboratoire en Côte d’Ivoire en vue d’offrir un service de qualité à
toutes les personnes vivant avec le VIH/sida .

Nous voulons remercier les participants au pré atelier et à l’atelier de révision du système logistique menés
en juillet 2012, représentant le Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique, les ONG et les partenaires
au développement. Ils ont contribué efficacement à l’atteinte des objectifs en échangeant les sommes
d’expériences acquises au fil des années.

Notre gratitude va également à l’endroit de toutes les personnes ayant participé à la conception des
systèmes en juin 2007 et mai 2009 ainsi qu’aux évaluations en juin 2009 et avril [Link] plus
particulièrement Madame Motomoke Eomba et Messieurs Barnabé Mpfizi , Norbert Péhé , Jean Bedel Evi
, consultants SCMS , pour leur appui technique très appréciable et capital.

Nous remercions respectueusement les responsables des institutions dont le soutien n’a pas fait défaut :

- Docteur Conombo Joséphine : Directeur Général de la Lutte contre le sida;

- Professeur Yapi Ange Désiré : Directeur Général de la PSP-CI;
- Professeur Malan Kla Anglade : Directeur du LNSP;
- Professeur Loukou Yao Guillaume : Chef de Service du Laboratoire de Biologie et de
Microbiologie alimentaire du LNSP;
- Dr Konan Koko Régine : Directeur de la DPECTS
- Docteur Ettiegne Traoré Virginie : Directeur-Coordonateur PNPEC;
- Docteur Kouassi-Gohou Valérie : Directeur DIPE
- Madame Valerie Koscelnik: Directeur CDC PEPFAR;
- Monsieur Kronslev Per: Directeur pays SCMS-CI;
- Docteur Touré Siaka : Directeur Exécutif ACONDA-VS;
- Docteur Tanoh Antony : Directeur pays ARIEL GLASER FOUNDATION
- Docteur Essombo Joseph : Directeur Pays EGPAF;
- Docteur Bily Aristide: Directeur Pays HAI
- Docteur Adou Bernard : Directeur Pays SEV-CI
- Docteur Ida Viho : Directrice Pays ICAP;
- Docteur Adjé-Toure Christiane : Directrice du Laboratoire CDC/PEPFAR.
- Monsieur Kandem Simplice : conseiller en logistique d’USAID

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 10

FOIRE A QUESTIONS

Les questions s’appliquent aux prestataires des services ARV, laboratoire, dépistage à tous les
niveaux du système : les Centres de Santé, les Hôpitaux, les Districts, les Régions, et le niveau
Central.

1. Comment puis-je éviter les ruptures de stock ?

Vous pouvez éviter les ruptures en utilisant le système présenté dans le Manuel de
Procédures dans lequel vous trouverez les explications, les données et les formulaires
nécessaires. Le système a été élaboré expressément pour éviter les ruptures des stocks

Si vous faites correctement les commandes et que le système fonctionne bien, il y aura très
peu de risque de rupture de stock.

2. Quel le but de ce système ? Ce qui m’importe le plus c’est d’éviter les ruptures de
stock.
Justement, le but du système est d’éviter les ruptures de stock : les ruptures en ARV, en tests, et
en produits de laboratoire. Il y a eu des progrès dans le programme national contre le VIH/sida,
mais les ruptures de stock restent un défi, et maintenant le moment est venu d’affronter ce défi.

Il n’y a rien de plus gênant pour un gestionnaire que d’avoir des clients qui viennent pour les tests
ou les ARV, et qu’il ne soit pas possible de les servir. Et dans les laboratoires, le service est
interrompu quand les produits nécessaires pour les analyses ne sont pas disponibles. Tout est
bloqué. On ne peut pas faire son travail ! Comme le disent les spécialistes en logistique, <<PAS
DE PRODUIT, PAS DE PROGRAMME !>>

3. Comment peut-on être sûr que nous recevrons la quantité dont on a besoin ?
Si vous fournissez et utilisez des données de qualité, vous allez recevoir la quantité dont vous
avez besoin. Les calculs, quand ils sont faits avec de bonnes données, indiquent avec précision la
quantité nécessaire, y compris un stock de sécurité pour les moments imprévus, comme une
hausse de consommation, ou bien une crise de carburant pour le transport, etc.

4. Le nouveau système est-il mieux que le précédent ?

En réalité, c’est le même système, avec une mise à jour. Comme un logiciel, tous les bons
systèmes s’améliorent de temps en temps. Si vous avez connu l’ancien système, les modifications
et les améliorations seront faciles à maîtriser.

5. Quelles sont les données essentielles ?

Il y a trois données essentielles :

1. Le stock disponible et utilisable (SDU), la quantité de produits en bon état que vous
avez actuellement en stock (Se référer à vos fiches de stock mises à jour)
2. Le taux de consommation. La quantité que vous avez servie aux clients ou aux patients
ou utilisée au laboratoire (Voir les registres de dispensation, par exemple). Normalement,

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 11

 on apprécie le taux de consommation par le calcul de la Consommation Mensuelle
Moyenne (la CMM) correspondant à la moyenne de trois mois, récents et typiques.
3. Les pertes et les ajustements : les pertes correspondent au stock périmé ou
endommagé tandis que les ajustements concernent les transferts entre votre site et un
autre.

Une analogie utile est le réservoir d’un véhicule. Pour éviter les pannes sèches, il faut savoir
quelle est la quantité de carburant que vous avez dans le réservoir, le taux de consommation du
véhicule (combien de kilomètres par litre), et s’il y a des fuites, des vols, etc. Avec ces
informations, vous saurez si vous pouvez arriver à destination, sans panne sèche, et avec une
réserve raisonnable dans le réservoir. C’est semblable à un point de prestation de services,
comme une pharmacie, par exemple. Les mêmes données vous indiqueront si vous allez
<<arriver>> à la fin du mois avec une réserve raisonnable.

6. D’où proviennent ces données ?

Les données viennent de votre propre site et des formulaires. C’est à dire les fiches de stock, les
registres, les commandes ou les rapports dont vous trouverez des exemples dans le Manuel.

7. Quels sont les formulaires ?

Voir les Annexes du Manuel.

Il est important de noter que les formulaires pour des commandes sont différents selon la
catégorie de produit (ARV, tests rapides, réactifs de CD4, Biochimie, Hématologie), mais aussi
qu’il existe finalement peu de différences.

8. Quelle est la conséquence si je ne soumets pas mes rapports à temps ?

Les commandes sont traitées selon un chronogramme défini. Toute commande reçue en
retard ne sera pas traitée et les produits ne seront pas livrés. Vous courez ainsi le risque de
ruptures de stock.

9. Les calculs sont-ils difficiles ?

Pas tellement. Voilà un exemple facile.

Si Alice a 50 unités de stock disponible, et si ses consommations pour les trois mois qui viennent
de passer sont respectivement 22, 28, et 25, et elle n’a pas de pertes ou ajustements, elle peut
calculer la moyenne des trois mois, ce qui est 25. Et si dans le système son stock maximum est
quatre mois, cela veut dire qu’elle doit avoir quatre fois sa moyenne soit 100 unités. Mais si elle a
déjà 50 unités, cela veut dire qu’elle doit commander 50 unités pour arriver à son Maximum.

Notez que pour certains sites, vous aurez à faire des rapports sans calculer les besoins. C’est le
niveau qui vous approvisionne et auquel vous envoyez les rapports qui fera les calculs.

10. C’est le rôle de qui, exactement, de réaliser ces tâches ?

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 12

D’abord, c’est le rôle de tout gestionnaire de stock. Si ce gestionnaire n’est pas disponible ; cette
fonction peut être assurée valablement par un de ses collègues.

Le Manuel présente la totalité des rôles et responsabilités

11. Et si je suis trop occupé pour ajouter cette paperasserie à mes tâches ?
La réalité est que tout le monde dans le système est trop occupé. Le travail est dur, et les
demandes sont nombreuses. Mais il est tout à fait nécessaire d’avoir des stocks pour servir les
clients et les patients. Tester, traiter, faire des analyses, c’est le travail, et c’est un travail
impossible sans des produits disponibles.

Cette tâche est prioritaire et ne peut donc être négligée.

Heureusement, le système modifié est aussi simplifié, et requiert moins de temps.

[Link] est-ce qu’on ne peut pas tout simplement faire une estimation
empirique ?
Les estimations empiriques aboutissent aux ruptures de stock ou aux surstocks. Les ruptures ne
sont pas acceptables, et le surstock est un gaspillage. Le produit sur-stocké peut périmer et peut
engendrer des ruptures sur les autres sites sous-stockés.

Les calculs du système évitent ces problèmes. Comme analogie, voudriez-vous faire une <<
estimation empirique>> de la quantité de carburant nécessaire pour aller en tournée de 700
kilomètres ? Ou bien, seriez-vous content avec une estimation empirique de la quantité de riz
nécessaire pour nourrir votre famille jusqu'à la fin du mois ?

13. Et si j’ai besoin d’informations plus détaillées ?

Le Manuel est bien détaillé. Cette liste de questions est seulement une introduction. Dans ce
manuel, il y a des exemples, des explications, des aides mémoires, etc. Commencez avec la Table
de Matières pour trouver vite ce que vous cherchez.

Il vous faudra prendre le temps de le lire et de l’avoir à portée de main pour consultation
quotidienne.

14. Et si j’ai un besoin urgent de produits? A quel moment dois-je passer une
commande d’urgence (CU) ?
Dans un système performant, le besoin urgent de produits est limité, parce que
l’approvisionnement se fait à un rythme régulier. Cependant, des cas exceptionnels peuvent
arriver n’importe quand, et le système a une procédure efficace.

Quand le niveau de stock, exprimé en mois, arrive à un niveau connu comme le point de
commande d’urgence (PCU), il vous faut passer immédiatement une commande d’urgence. Le
PCU dans le système est fonction du niveau de votre site.

Quand le niveau de stock disponible et utilisable atteint ou est en dessous du PCU, passez une
commande d’urgence. Le PCU est de 1 mois pour les DS, CHR, CHU, HG, ES d’Abidjan, de
2 semaines pour les centres de santé et de 3 mois pour la PSP.
Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 13
 15. Que faire en cas de rupture de stock ?
Passez une commande d’urgence au District sanitaire (cas des centres de santé) ou à la PSP-
CI (cas des DS, CHR, CHU, HG, FS et ES d’Abidjan) ou demander un transfert de stock
d’une structure sanitaire voisine.

Les laboratoires et les postes de dépistage doivent déposer un rapport urgent à la pharmacie
pour livraison immédiate.

Les différents délais sont définis dans ce manuel.

16. Est-ce que l’entreposage est important ?

Bien sûr, c’est important. Et il y a beaucoup de bonnes pratiques à coût réduit ou sans coût que
l’on peut facilement mettre en œuvre.

L’entreposage de qualité aide à éviter les stocks endommagés et périmés. Un bon entreposage
fait gagner du temps et permet un inventaire. On sait où se trouve chaque produit et quelle est la
quantité disponible de chaque produit. Convertie en mois de stock, la quantité disponible vous
indique si vous êtes bien stocké ou si vous approchez une rupture.

Pour stocker correctement les médicaments et les produits de laboratoire, utilisez la méthode
“Premier Périmé Premier Sorti” (PPPS), mettez à jour les fiches de Stock, et respectez les
principes d’un bon entreposage.

17. Est-ce que l’on peut être formé pour avoir une bonne maîtrise du système?
Oui, des cours interactifs et pratiques sont planifiés pour le personnel qui utilise le système, mais
cela prendra du temps. En attendant, vous devez commencer à utiliser le système avec le Manuel
comme guide. Votre expérience de terrain sera une très bonne base pour la formation.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 14

I .INTRODUCTION AU MANUEL DE PROCEDURES

Le manuel logistique est un guide pratique à l’attention de tous les acteurs de la chaîne
d’approvisionnement dans le cadre du programme de prise en charge des personnes vivant avec
le VIH/ sida. Il offre aux agents les conditions, les règles et les instructions pour
l’approvisionnement et la gestion des ARV, médicaments pour infections opportunistes et
produits de laboratoire liés aux VIH/sida. Le terme « produits de laboratoire liés au VIH »
désigne les tests rapides, consommables et réactifs de laboratoire pour le dépistage et le suivi
biologique des PVVIH.

Le système logistique de gestion conçu a pour but de collecter des informations sur la logistique
des médicaments ARV, IO et produits de laboratoire (stock disponible, consommation,
pertes/ajustements) mais également des données sur le système d’information sanitaire (nombre
de tests réalisés, nombre de PVVIH) afin d’assurer une disponibilité régulière et ininterrompue
des ARV, IO et produits de laboratoire sur les sites et éviter les surstocks et les ruptures de stocks

Pour les acteurs, il constitue un aide-mémoire pour le travail quotidien mais aussi un outil d’auto
formation pour les activités de commande, de réception de stockage et de
distribution/dispensation des produits liés au VIH

Pour les encadreurs, c’est un outil de référence pour le suivi, la supervision et la formation
continue.

La plupart des procédures proposées dans ce manuel peuvent s’appliquer également à la gestion
des autres médicaments essentiels et tous produits des autres programmes de santé.

Dans sa structuration, ce manuel est composé de sept chapitres traitant de l’ensemble des
procédures pour le niveau central, intermédiaire et périphérique.

Comme tout instrument destiné au terrain, le présent manuel est appelé à être régulièrement
évalué et à subir en conséquence d’éventuelles révisions pour s’adapter aux réalités du terrain et
aux changements à l’intérieur du système de santé.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 15

A. But du manuel de procédures du système logistique des ARV, IO et
produits de laboratoire
Ce manuel de procédures a pour objet de simplifier et d’harmoniser la gestion logistique des
ARV, IO et produits de laboratoire.

Le manuel de procédures de gestion servira d’outil de référence au personnel assurant la prise en

charge des PVVIH. Il guidera le personnel dans l’accomplissement des tâches relatives à la
gestion des produits du VIH/sida. Ces tâches sont les suivantes :

• Maintenir des quantités suffisantes et correctes en ARV, IO et produits de laboratoire,

• Commander les ARV, IO et produits de laboratoire auprès du magasin
d’approvisionnement,
• Recevoir et stocker les ARV, IO et produits de laboratoire,
• Enregistrer et rendre compte de leur consommation,
• Faire le suivi des activités logistiques tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

B. But du Système Logistique des ARV, IO et produits de laboratoire en

Côte d’Ivoire
Le but du système logistique décrit dans ce manuel est d’assurer que les clients obtiennent, de
manière continue, les produits dont ils ont besoin. Pour atteindre ce but, le système logistique
doit être capable de satisfaire les « Six Bons » de la chaîne d’approvisionnement qui sont:

• Les Bons Produits

• En Bonne Quantité
• En Bonne Condition
• Au Bon Endroit
• Au Bon Moment
• Au Bon Coût.

Sans un approvisionnement continu et fiable en ARV, IO et produits de laboratoire, le processus

de prise en charge globale des personnes vivant avec le VIH (PVVIH) est voué à l’échec. Des
chaînes d’approvisionnement qui fonctionnent bien sont indispensables pour assurer une
disponibilité régulière des ARV, IO et produits de laboratoire nécessaires au dépistage de
l’infection à VIH, au suivi biologique et à la prise en charge thérapeutique des clients sous ARV
et des clients en attente de traitement.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 16

C. Principales caractéristiques du système Logistique des
ARV, IO et produits de laboratoire

1. Système d’Approvisionnement
Le système d’approvisionnement des ARV, IO et produits de laboratoire est un
système combiné de réquisition entre le magasin de la PSP-CI et les
pharmacies des DS, CHR, CHU, HG, ES d’Abidjan et d’allocation entre les
pharmacies des DS et centres de santé (CS)/ ONG locales. Une allocation
interne qui consiste à allouer une quantité de produits après soumission d’un
rapport mensuel est établie entre les pharmacies des CHR, CHU, HG, ES
d’Abidjan, CS/ONG locales et les points de prestation de service
(laboratoires/postes de dépistage/annexes de pharmacies) de ces structures
sanitaires.

Dans un système de réquisition, les quantités livrées sont calculées par le

personnel de la structure qui reçoit les produits.

Dans un système d’allocation, les quantités livrées sont calculées par le personnel de la
structure qui livre les produits.

Ainsi :

Les gestionnaires de pharmacie des DS, CHR, CHU, HG et ES d’Abidjan calculent les
quantités de produits à commander à la PSP-CI.

Les gestionnaires des pharmacies de DS calculent les quantités de produits à donner aux
centres de santé et ONG locales dépendant d’eux.

Les gestionnaires de pharmacie des CHR, CHU, HG, ES d’Abidjan, CS et ONG locales
calculent les quantités de produits à donner aux points de prestation de service
(laboratoires/postes de dépistage/annexes de pharmacies) dépendant d’eux.

2. Les niveaux institutionnels de la chaîne de distribution, flux de l’information et leurs

responsabilités

• Direction Générale de la Lutte contre le Sida (DGLS)

o Coordonner les actions de lutte contre le SIDA;
o Organiser la prise en charge thérapeutique du VIH/sida

• Direction de la Prise En Charge Thérapeutique du Sida (DPECTS)

o Présider les réunions du comité technique national de gestion des ARV et autres intrants
stratégiques

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 17

 o Veiller à l'approvisionnement régulier en médicaments et autres intrants stratégiques de
prise en charge VIH/sida et des pathologies associées en liaison avec les services et
institutions concernés

• Direction de la Planification et du Suivi et Evaluation du Sida (DPSES)

o Suivre la mise en œuvre du Plan Stratégique National et des plans sectoriels de lutte contre
le VIH/sida;
o Mettre en place et animer un cadre national de suivi-évaluation de la lutte contre le
VIH/sida;
o Elaborer la cartographie nationale des sites de prise en charge du VIH/sida;
o Produire un rapport annuel sur la mise en œuvre du plan Stratégique National et des plans
sectoriels de lutte contre le VIH/sida.

• Programme National de Prise en Charge des Personnes Vivant avec le VIH/sida

(PNPEC)
o Elaborer, mettre à jour et faire suivre les protocoles de dépistage et les directives de suivi
biologique sur les sites de prise en charge,
o Coordonner le suivi et la supervision des activités de prise en charge sur les sites.

• Programme National de Développement de l’Activité Pharmaceutique (PNDAP)

o Développer des indicateurs de suivi des performances de l’activité pharmaceutique
o Suivre et évaluer le plan national stratégique de la chaine d’approvisionnement
o Générer une base de données sur l’activité pharmaceutique nationale

• Laboratoire National de la Santé Publique (LNSP)

o Apporter l’appui technique à la PSP pour l’harmonisation et la codification des produits de
laboratoire,
o Identifier et mettre à jour la liste des produits de laboratoire considérés comme des
produits traceurs,
o Faire le suivi et l’évaluation des activités de laboratoire en partenariat avec les autres
acteurs du système,
o Coordonner la supervision des activités de laboratoire.

• Direction de l’Information, de la Planification et de l’Evaluation (DIPE)

o Collecter, traiter et diffuser à tous les acteurs du système l’information sanitaire et élaborer
le Rapport Annuel sur la Situation Sanitaire (RASS),
o Intégrer les données logistiques des ARV, IO et produits de laboratoire dans le système
d’information sanitaire,
o Coordonner le suivi et l’évaluation des activités ARV, IO et produits de laboratoire en
partenariat avec les autres acteurs.
• Direction de la Pharmacie et du Médicament (DPM)
o Réviser chaque deux ans la Liste Nationale des Médicaments Essentiels (LNME) tenant
compte des algorithmes de prise en charge, de dépistage et des directives de suivi
biologique en vigueur,
o Accorder les autorisations d’importation des ARV, IO et produits de laboratoire identifiés
pour les activités liées au VIH/sida,
o Coordonner la destruction des ARV, IO et produits de laboratoire périmés ou avariés.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 18

 • Pharmacie de la Santé Publique de Côte d’Ivoire (PSP-CI)
o Recevoir, analyser et approuver les commandes des CHU, CHR, HG, DS, ES d’Abidjan,
o Centraliser et compiler les données relatives à la gestion des ARV, IO et produits de
laboratoire,
o Coordonner les activités de suivi et supervision de l’ensemble des fonctions du système
logistique,
o Analyser, interpréter les données logistiques et fournir des rapports trimestriels de rétro-
information au MSLS, aux bailleurs de fonds, aux partenaires d’exécution, aux structures
hospitalières (CHU, CHR, HG), établissements sanitaires (ES), DDSLS, DRSLS, DIPE et
LNSP,
o Gérer et mettre à jour la base de données de PipeLine1 pour s’assurer que des actions
appropriées en matière d’approvisionnement (au niveau international) sont prises par les
personnes qu’il faut et quand il le faut,
o Gérer, entreposer les produits avec le logiciel en vigueur,
o Saisir les commandes des clients dans le logiciel en vigueur,
o Quantifier les besoins nationaux en ARV, IO et produits de laboratoire,
o Faire le suivi des plans d’approvisionnement et problèmes rencontrés,
o Satisfaire les « Six Bons » afin d’assurer un meilleur fonctionnement des sites de prise en
charge globale des PVVIH,
o Mettre à jour le pool de formateurs,
o Identifier et former les prestataires de service.

• Direction Régionale de la Santé et de la Lutte contre le Sida (DRSLS):

o Réaliser les supervisions des pharmacies des districts sanitaires, CHR et HG de son aire
sanitaire
o Réaliser les supervisions des laboratoires des CHR et HG de son aire sanitaire
o Suivre les commandes et les livraisons des ARV, IO et produits de laboratoire liés au
VIH/sida
o Renforcer les capacités des gestionnaires en pharmacie (pharmaciens, PGP)
o Renforcer les capacités des ingénieurs des techniques sanitaires et techniciens de
laboratoires
o Organiser des réunions périodiques avec les points focaux pharmacies des districts

• Direction Départementale de la Santé et de la Lutte contre le Sida (DDSLS)

Les Pharmaciens/Préparateurs et Gestionnaires en Pharmacie de la pharmacie du District
Sanitaire sont chargés de :

o Recevoir les rapports mensuels des Centres de Santé/ONG locales selon un

chronogramme préétabli

1
Le logiciel de planification des approvisionnements (PipeLine®) aide les décideurs à collecter les informations
importantes à la quantification, à assurer que les produits sont envoyés selon un calendrier établi, à maintenir
des niveaux de stocks adéquats pour le programme ou au niveau national, et à prévenir les ruptures de stock.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 19

 o Compiler, substituer les données manquantes, préparer et soumettre selon le
chronogramme de dépôt de commande et de livraison de la PSP, les formulaires de
“Rapport-Commande mensuel ” à la PSP-CI,
o Maintenir à jour les fiches de stock,
o Satisfaire les « Six Bons » afin d’assurer un meilleur fonctionnement des points de
prestation de services (pharmacies, laboratoires, poste de dépistage)de prise en charge des
PVVIH,
o En cas d’urgence, établir et soumettre un rapport commande d’urgence d’au plus 5
produits,
o Partager avec les CS et les ONG locales le rapport de rétro-information reçu de la PSP.
o Rendre compte de la disponibilité des produits aux points de prestation de services
(pharmacies, laboratoires, poste de dépistage)
o Transmettre un rapport d’activités de la pharmacie à la DRSLS.

• Centres Hospitaliers Universitaires (CHU), Instituts nationaux spécialisés (INS),

Centres Hospitaliers Régionaux (CHR), Hôpitaux Généraux (HG),
Etablissements Sanitaires d’Abidjan (ES)*

Dans la pyramide sanitaire, les Etablissements sanitaires de premier contact (ESPC)

passent leurs commandes aux DS. Cependant, à Abidjan certains FSU ou CSU dérogent
à cette règle et passent des commandes directement à la PSP. Dans le cadre du système
logistique ces centres seront appelés « ES d’Abidjan ».

Les Pharmaciens/Préparateurs et Gestionnaires en Pharmacie de la pharmacie centrale des

structures hospitalières suscitées sont chargés de :

o Recevoir les rapports mensuels des points de prestation de services (pharmacies,

laboratoires, poste de dépistage) chaque 2 du mois et les approvisionner,
o Compiler, préparer et soumettre selon le chronogramme de dépôt de commande et de
livraison de la PSP, les formulaires de “Rapport-Commande mensuel ” à la PSP-CI,
o Maintenir à jour les fiches de stock et le registre de dispensation,
o Remplir correctement le rapport mensuel de dispensation des ARV et IO et le transmettre
à la PSP-CI,
o Satisfaire les « Six Bons » afin d’assurer un meilleur fonctionnement des points de
prestation de services (pharmacies, laboratoires, poste de dépistage) de prise en charge des
PVVIH,
o En cas d’urgence, établir et soumettre un rapport commande d’au maximum 5 produits
couvrant la période du rapport.

Les Pharmaciens/Médecins/Biologistes/Ingénieurs des techniques sanitaires (ITS) ou

technicien supérieur de laboratoire(TSL) responsables de chaque point de prestation de
services des structures hospitalières suscitées et les conseillers de dépistage (CD/PTME)
sont chargés de :
o Préparer et soumettre à la pharmacie centrale un rapport mensuel sur les stocks
disponibles des ARV, IO et produits de laboratoire liés au VIH/sida et les tests réalisés au
plus tard le 2 de chaque mois,

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 20

 o Maintenir à jour les registres de laboratoire (registre de dépistage et/ou de suivi biologique)
et les registres de dispensation
o Satisfaire les « Six Bons » afin d’assurer un meilleur fonctionnement des points de
prestation de services de suivi et prise en charge des PVVIH.

• Les Centres de Santé (CS) et ONG locales

Le PGP ou tout autre Gestionnaire de la pharmacie des CS/ONG locales est chargé de :
o Recevoir un rapport mensuel sur les stocks disponibles et les tests réalisés des
laboratoires/postes de dépistage chaque 2 du mois et les approvisionner,
o Préparer et soumettre au pharmacien de la DDSLS un rapport mensuel au plus tard le 5 du
mois,
o Maintenir à jour les fiches de stock et les registres de dispensation
o Remplir correctement le rapport mensuel de dispensation des ARV, IO et le transmettre
au pharmacien de la DDSLS. En cas d’urgence, établir et soumettre un rapport d’au plus 5
produits et cocher la case rapport urgent,
o Satisfaire les « Six Bons » afin d’assurer un meilleur fonctionnement des points de
prestation de services.

Les ingénieurs des techniques sanitaires(ITS), les techniciens de laboratoire(TSL) et/ou

conseillers de dépistage (CD/PTME) sont chargés de :
o Préparer et soumettre à la pharmacie du CS un rapport mensuel sur les stocks disponibles
et les tests réalisés au plus tard le 2 de chaque mois,
o Maintenir à jour les registres de laboratoire (registre de dépistage et/ou de suivi
biologique),
o Satisfaire les « Six Bons » afin d’assurer un meilleur fonctionnement des sites de dépistage
et de suivi biologique des PVVIH.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 21

 DONATEURS MSLS

PSP
MAX = 8 mois; PCU = 3 mois

CHU, INS, CHR, HG, DDLS

ES d’Abidjan
Pharmacie
Pharmacie
MAX = 4 mois; PCU = 1 mois

MAX = 4 mois; PCU = 1 mois

CS/ONG locales

Pharmacie
MAX = 2 mois; PCU = 2 sem.

Laboratoire/Poste de dépistage
/Annexe de pharmacie
Laboratoire/Poste de dépistage
MAX = 1 mois; PCU = 2 jours
MAX = 1 mois; PCU = 2 jours

Client
Flux du produit
Flux de l’information logistique et de Retro-information

FIGURE 1: Chaîne de Distribution Nationale des ARV, IO et produits de laboratoire et

Flux de l’Information logistique

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 22

II. ROLES ET RESPONSABILITES DU PERSONNEL IMPLIQUE
DANS LA GESTION DES ARV, IO ET PRODUITS DE
LABORATOIRE

Beaucoup d’agents de santé jouent un rôle primordial dans le fonctionnement du système logistique des
ARV, IO et produits de laboratoire. Les rôles et responsabilités de ces personnes sont énumérés dans le
tableau ci-dessous. En fonction de votre travail ou rôle dans le système, ce manuel de procédures vous
aidera à accomplir vos responsabilités à temps et de manière effective.

Si vous gérez les ARV, IO et produits de laboratoire, prière retrouver votre titre et les tâches
correspondant à vos responsabilités dans le tableau 1. Cela vous aidera à comprendre ces
responsabilités en rapport avec le fonctionnement du système logistique.

Si aucun rôle ou responsabilité n’est assigné à un personnel de votre structure sanitaire, vous devez
définir les responsabilités de sorte que le système logistique fonctionne et que des quantités adéquates
de produits soient disponibles pour les clients.

Si vous supervisez un personnel qui gère les ARV, IO et produits de laboratoire, il faut utiliser cette
description de rôles et responsabilités pour vous assurer que le personnel en charge a une bonne idée
de ses attributions et qu’il effectue le travail qui lui a été assigné.

Si vous êtes une ONG ou un partenaire d’exécution, votre rôle et responsabilité dans la gestion des
ARV, IO et produits de laboratoire peut varier en fonction d’un accord de collaboration entre le
MSLS et votre organisation.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 23

 Tableau 1: Rôles et Responsabilités

Niveau Personnel Rôles et Responsabilités

• Recevoir une copie des différents rapports (ARV, IO, et produits

de laboratoire)
Pharmacien responsable • Réviser et approuver les Rapport-Commande Mensuels (ARV, IO,
de la réception et du et produits de laboratoire) soumis par les DDSLS,ES d’Abidjan,
traitement des CHU, INS, CHR et HG
commandes • Agréger les données
• Traiter les commandes
• Honorer les commandes d’urgence
• Honorer les commandes des outils de gestion
Pharmacie de la Santé Publique (PSP)

• Participer à une réunion hebdomadaire avec les pharmaciens

responsables des différents services pour discuter des problèmes
liés au fonctionnement du système logistique.

• Suivre les niveaux de stock

• S’assurer que la fiche de stock est mise à jour à chaque réception
ou expédition
• Veiller à l’application des principes de bon stockage
• Veiller au respect de la conformité du produit et des quantités des
Pharmacien responsable
produits à emballer
de la gestion des stocks
• Superviser la gestion des ARV, IO et produits de laboratoire
• Rendre compte mensuellement du niveau de stock des ARV, IO et
produits de laboratoire à la Direction Générale de la PSP-CI
• S’assurer que les PPI sont inventoriés et retirés du stock,
• S’assurer que les PPI sont détruits selon les procédures en vigueur
• Participer à une réunion hebdomadaire avec les pharmaciens
responsables des différents services pour discuter des problèmes
liés au fonctionnement du système logistique.
• Evaluer périodiquement le système de distribution
• Coordonner, en fonction des horaires, l’expédition des ARV, IO
et produits de laboratoire dans les CHU, CHR, INS, HG, ES
Pharmacien responsable d’Abidjan et DDSLS
des expéditions • Superviser les expéditions de produits
• Expédier les produits aux DDSLS, ES, CHU, INS, CHR et HG
• Annoncer le changement du chronogramme de distribution
• Participer à une réunion hebdomadaire avec les pharmaciens
responsables des différents services pour discuter des problèmes
liés au fonctionnement du système logistique.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 24

Niveau Personnel Rôles et Responsabilités

• Communiquer avec les donateurs pour l’acquisition des ARV, IO

et produits de laboratoire
• Elaborer le plan d’achat
Pharmacien responsable • Participer à une réunion hebdomadaire avec les pharmaciens
des achats responsables des différents services pour discuter des problèmes
liés au fonctionnement du système logistique.

• Recevoir une copie de tous les rapports (Rapport-Commandes

ARV, IO, Rapports mensuels de dispensation des ARV et
Rapport-Commandes produits de laboratoire)
• Préparer un rapport trimestriel des consommations mensuelles,
des niveaux de pertes et des mois de stock disponible et utilisable
des ARV, IO et produits de laboratoire
• Soumettre le rapport trimestriel à la Direction Générale de la PSP.
• Soumettre le rapport trimestriel aux différentes directions
concernées par la gestion desdits produits à savoir LNSP/DIPE/
PNPEC/PNDAP/DGLS/PARTENAIRES
Pharmacien Responsable • Superviser la saisie des données des Rapports - Commandes
Mensuels (ARV, IO, synthèse mensuelle d’inclusion et d’attrition
du suivi et évaluation
et produits de laboratoire) des DDSLS, ES d’Abidjan, CHU, INS,
CHR, HG dans la banque de données
• Superviser le niveau intermédiaire
• Rédiger et diffuser le rapport trimestriel de rétro - information
pour les structures sanitaires et les partenaires
• Partager le rapport trimestriel de rétro-information reçu avec les
DDSLS, ES, CHU, INS, CHR, HG
• Participer à une réunion hebdomadaire avec les pharmaciens
responsables des différents services pour discuter des problèmes
liés au fonctionnement du système logistique.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 25

Niveau Personnel Rôles et Responsabilités
Pharmacie de la Santé Publique

• Communiquer aux clients la date limite de dépôt de commande

• Inciter les clients au dépôt des commandes par des relances
Pharmacien Responsable téléphoniques
du suivi et de la gestion •
(PSP)

Identifier les causes de non dépôt de commandes des clients.

de la clientèle • Traiter les réclamations portant sur les produits
• Organiser l'enlèvement des colis livrés non conformes
• Informer le client/ PMO de la confection des colis urgents.
• Déballer les colis urgents dont la date de retrait est dépassé (5
jours ouvrables)

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 26

Niveau Personnel Rôles et Responsabilités

• Réceptionner les Rapports mensuels (ARV, IO,

dispensation des ARV, produits de laboratoire) des CS et
ONG locales des DDSLS.
• Vérifier les rapports mensuels (ARV, IO, dispensation
des ARV, produits de laboratoire) des CS/ONG locales
(date, identification du rapport, mois du rapport, le type
de rapport, signature, complétude)

Rapportage
• Vérifier les calculs et corriger les éventuelles erreurs au
niveau des rapports mensuels des CS/ONG locales
• Calculer les quantités (ARV, IO, et produits de
Districts Sanitaires (DS)

laboratoire)à livrer aux CS/ONG locales

• Approvisionner les CS/ONG locales en ARV, IO et
produits de laboratoire
• Honorer les rapports d’urgence venant des CS/ONG
locales
• Commander à la PSP les outils de gestion
• Approvisionner les CS/ONG locales en outils de gestion
• Remplir le Rapport- Commande Mensuel (ARV, IO, et
produits de laboratoire) et le rapport mensuel de
dispensation de la DDSLS à la fin de chaque mois et les
Pharmacien du District/
soumettre à la PSP-CI selon le chronogramme de dépôt
PGP
de commande et de livraison
• Archiver les rapports mensuels (ARV, IO, synthèse
mensuelle d’inclusion et d’attrition et produits de
laboratoire) des CS/ONG locales et les copies des fiches
de transfert au Rapport-Commande Mensuel (ARV, IO,
et produits de laboratoire) de la DDSLS à envoyer à la
PSP
• Si nécessaire passer une commande d’urgence à la PSP.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 27

Niveau Personnel Rôles et Responsabilités

• Réceptionner les livraisons de la PSP-CI

• Inspecter les cartons reçus et signer le bordereau de
livraison avant la mise en stock
• Procéder à une inspection visuelle avant de mettre les
produits en stock
• Emmagasiner les produits selon les principes d’un bon

Réception
stockage
• Tenir à jour les fiches de stock
• Informer les prestataires de la disponibilité des produits
• Remplir le cahier de réclamation en cas de besoin et le
transmettre à la PSP-CI. Signer la fiche de transfert et
garder la copie originale pour vos dossiers en cas de
réception de produits d’une structure autre que la PSP-CI.

• Traiter et Approvisionner les CS/ONG locales dès

réception du Rapport Mensuel (ARV, IO, rapport
Pharmacien du District/
mensuel de dispensation des ARV, IO et produits de
PGP (suite) laboratoire)
Expédition et Gestion

• Signer le bordereau de livraison

• Acheminer une copie du bordereau de livraison à la
DRSLS, et garder une copie dans vos dossiers.
• Honorer immédiatement les commandes d’urgence des
CS/ONG locales.
• Faire un inventaire mensuel le dernier jour ouvrable du
mois
• Remplir une fiche de transfert, en cas de livraison de
produits à une autre DDSLS ou à une structure de même
niveau. Donner la copie originale au bénéficiaire,
acheminer une copie à la PSP.
• Réviser les rapports de rétro information reçus de la PSP-
CI et prendre des actions correctrices si nécessaires
Supervision

• Suivre la gestion des ARV, IO et produits de laboratoire

Suivi et

dans les CS/ONG locales rattachées à la DDSLS

• Superviser les CS/ONG une fois par trimestre.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 28

Niveau Personnel Rôles et Responsabilités

• Emmagasiner les produits selon les principes d’un bon

stockage
• Tenir à jour les fiches de stock
• Procéder à un inventaire physique chaque fin du mois
• Remplir le cahier de réclamation en cas de besoin et le

Distribution et Gestion
transmettre à la DDSLS
• Approvisionner le laboratoire et les postes de dépistage
dès réception du Rapport Mensuel
• Accompagner toutes les livraisons d’un bon de livraison
• Honorer immédiatement les commandes d’urgence du
laboratoire ou des points de prestation de service
• Commander à la DDSLS les outils de gestion
• Approvisionner en outils de gestion le laboratoire et les
postes de dépistage
PGP/Gestionnaire de
• Renseigner le registre de dispensation des ARV et IO
pharmacie
Centre de Santé/ ONG Locales

• Rédiger le Rapport Mensuel des ARV, IO et produits de

Rapportage mensuel

laboratoire à la fin de chaque mois

• Renseigner le rapport mensuel de dispensation et le
transmettre à la DDSLS
• Envoyer à la DDSLS les Rapports Mensuels pour
approvisionnement au plus tard le 5 de chaque mois
• Si nécessaire passer un rapport d’urgence à la DDSLS
d’au maximum 5 produits.
• Conduire une inspection visuelle à la réception des
produits avant la mise en stock
• Mettre à jour la fiche de stock au moment de la réception
Réception

ou au moment de la livraison
• Emmagasiner les produits selon les principes d’un bon
stockage.

• Remplir le cahier de réclamation en cas de besoin et le

transmettre à la DDSLS
Gestion

• Remplir le registre de laboratoire (registre de dépistage

et/ou de suivi biologique)

Médecin/ITS/Technicien
de laboratoire/ Infirmier/ • Rédiger le Rapport Mensuel ARV, IO et produits de
Sage femme/ Conseiller laboratoire
Rapport Mensuel

de dépistage • Envoyer à la pharmacie centrale au plus tard le 2 du

mois le Rapport Mensuel (ARV et IO, TRC, CD4,
Biochimie, Hématologie Rapports mensuels dispensation)
pour approvisionnement
• Renseigner le registre de dispensation
• Si nécessaire passer une commande d’urgence à la
DDSLS.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 29

Niveau Personnel Rôles et Responsabilités

• Procéder à une inspection visuelle à la réception des

Réception
produits avant la mise en stock
• Ranger les produits selon les principes d’un bon
stockage.
• Emmagasiner les produits selon les principes d’un bon
stockage
• Maintenir à jour les fiches de stock
• Procéder à un inventaire physique chaque fin de mois
• Remplir le cahier de réclamation en cas de besoin et le
transmettre à la PSP-CI
• Approvisionner le laboratoire, les postes de dépistage et
Distribution et Gestion

les pharmacies annexes dès réception du Rapport

Mensuel (ARV, IO, rapport mensuel de dispensation,
produits de laboratoire)
HG / CHR /CHU /INS/ESAbidjan

• Accompagner toutes les livraisons d’un bordereau de

livraison
• Honorer les rapports d’urgence du laboratoire, des postes
de dépistage et des pharmacies annexes
Pharmacien/PGP de la
• Remplir une fiche de transfert, en cas de livraison de
Pharmacie Centrale
produits à une structure de même niveau.
• Commander à la PSP les outils de gestion
• Approvisionner en outils de gestion les laboratoires et les
points de prestation de services
• Renseigner le registre de dispensation des ARV, IO et le
rapport mensuel de dispensation
• Remplir le rapport – commande mensuel des ARV, IO et
Rapport/ Bon de

produits de laboratoire à la fin de chaque mois.

Commande

• Envoyer à la PSP-CI le Rapport – Commande mensuel

des ARV, IO et produits de laboratoire selon le
chronogramme de dépôt de commande et de livraison de
la PSP
• Passer une commande d’urgence si nécessaire.
• Procéder à une inspection visuelle à la réception des
produits avant la mise en stock
• Signer le bordereau de livraison venant de la PSP et
transmettre une copie du BL à la DDSLS (HG, ES
Réception

d’Abidjan, pharmacie de District), à la DRSLS (CHR)

• Mettre à jour les fiches de stock
• Emmagasiner les produits selon les principes d’un bon
stockage.
• Informer les points de prestations de services de la
disponibilité des ARV, IO, et produits de laboratoire

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 30

Niveau Personnel Rôles et Responsabilités

• Retourner à la pharmacie centrale les PPI. Remplir le

cahier de réclamation en cas de besoin et le transmettre à
la PSP-CI
• Remplir le registre de laboratoire et de dépistage.

Gestion
• Réceptionner les outils de gestion
• Approvisionner en outils de gestion les laboratoires et les
points de prestation service
• Renseigner le registre de dispensation des ARV, IO

Rapportage Mensuel • Rédiger les Rapports Mensuels (ARV, IO, rapport

mensuel de dispensation, rapports mensuels TRC, CD4,
Pharmacien/ Biochimie, Hématologie) à la fin de chaque mois
Médecin/Ingénieur des • Envoyer à la pharmacie centrale au plus tard le 2 du
techniques sanitaires/ mois les Rapports Mensuels (ARV, IO, rapport mensuel
technicien de laboratoire/ de dispensation, rapports mensuels TRC, CD4,
Biochimie, Hématologie) pour approvisionnement
infirmier/sage-femme et • Etablir un rapport d’urgence si nécessaire
conseiller de dépistage
• Procéder à une inspection visuelle à la réception des
produits
Réception

• Ranger les produits selon les principes d’un bon stockage

• Informer les points de prestations de services de la
disponibilité des ARV, IO, et produits de laboratoire

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 31

III. SYSTÈME D’INFORMATION EN GESTION DE LA LOGISTIQUE
Le but d’un Système d’Information en Gestion de la Logistique (SIGL) est de collecter,
organiser, analyser, traiter et soumettre les données à tous les niveaux du système pour
une prise de décision en logistique des produits.

Seule l’information qui aidera à la prise de décision devra être collectée. Trois types de données
dites essentielles sont requis pour faire fonctionner un système logistique. Ces données sont :
1. Le Stock Disponible et utilisable: Quantité de produits disponibles et utilisables à un
moment donné.

2. La Consommation: Quantité de produits utilisés pendant une période donnée. Font partie
des consommations : pour les ARV/IO, tous les produits remis aux patients et pour les
produits de laboratoire tous les réactifs et consommables utilisés pour les tests patients,
reprise des tests, contrôles de qualité (contrôle, calibration, évaluation externe de la qualité).

3. Les Pertes et Ajustements:

3.1 Les pertes : Les pertes sont des quantités de produits retirés de votre stock pour une
raison autre que ceux consommés ou transférés à un autre centre. Il peut s’agir de produits
périmés, volés, endommagés, retournés par les patients. Ces produits viennent en déduction du
stock disponible.
3.2 Les ajustements : Les ajustements sont des quantités de produits reçus ou livrés à une
structure de même niveau. Un ajustement peut être négatif (-) si le produit sort de votre stock ou
positif (+) s’il s’agit d’une entrée en dehors du circuit habituel de livraison PSP.
Un SIGL bien structuré a des supports qui collectent les trois données essentielles ci-dessus
énumérées.
Le système logistique des produits de laboratoire mis en place en Côte d’Ivoire définit par niveau
les formulaires de collecte de données à utiliser. Ces formulaires sont présentés l’un après l’autre
dans les sections suivantes. Chaque formulaire est précédé d’un aide-mémoire qui décrit étape
par étape le processus de son remplissage.

L’aide-mémoire est un outil qui vous aide à remplir correctement chaque support. Il
servira de guide pour le remplissage des différentes parties du support.

Les supports de collecte de données

Ces supports ont été développés par la PSP-CI et mis à la disposition des structures sanitaires.
Ces supports sont listés ci-dessous.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 32

Tableau 2: Liste des supports par niveau
PSP-CI
Bordereau de livraison
Attestation de destruction des produits pharmaceutiques
Rapport de rétro - information
PHARMACIE : District Sanitaire-CHU –INS- CHR – HG – FS – ES d’Abidjan
Fiche de stock
Bordereau de livraison et de transfert
Registre de dispensation ARV, IO*
Rapport mensuel de dispensation ARV, IO*
Rapport Commande Mensuel - ARV, IO
Rapport Commande Mensuel - Tests rapides et consommables
Rapport Commande Mensuel - CD4
Rapport Commande Mensuel - Hématologie
Rapport Commande Mensuel - Biochimie
Rapport Commande Mensuel – Charge virale
Cahier de commande des outils SIGL ARV, IO et produits de laboratoire
Cahier de réclamation
Tableau de suivi des dates de péremption
Fiche d’inventaire des Produits pharmaceutiques inutilisables
Attestation de destruction des produits pharmaceutiques

PHARMACIE : Centre de Santé/ONG locale

Fiche de stock
Bordereau de livraison et de transfert
Registre de dispensation ARV, IO
Rapport Mensuel de dispensation- ARV, IO
Rapport Mensuel - CD4
Rapport Mensuel - Tests rapides et consommables
Rapport Mensuel – Hématologie
Rapport Mensuel - Biochimie
Cahier de réclamation
Tableau de suivi des dates de péremptions
Fiche d’inventaire des Produits pharmaceutiques inutilisables

PHARMACIE ANNEXE des CHU

Fiche de stock
Registre de dispensation ARV, IO
Rapport Mensuel de dispensation- ARV, IO
Tableau de suivi des dates de péremption
Fiche d’inventaire des Produits pharmaceutiques inutilisables

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 33

 LABORATOIRE/POSTES DE DEPISTAGE : CHU, CHR, HG, ES Abidjan, CS et
ONG
Fiche de Stock**
Registre de suivi biologique
Registre de dépistage**
Rapport mensuel - CD4
Rapport mensuel - Tests rapides et consommables**
Rapport mensuel – Hématologie
Rapport mensuel – Biochimie
Rapport mensuel - Charge Virale (sauf dans les CS/ONG locales)
Cahier de réclamation
* Ces deux rapports ne sont pas disponibles au niveau des districts

** Seuls ces documents sont remplis par les postes de dépistage

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 34

 AIDE-MEMOIRE 1 : LA FICHE DE STOCK
Tâche : Remplir la fiche de stock
Effectuée par : Le gestionnaire de stock à tous les niveaux
Objectifs: 1. Enregistrer les mouvements quotidiens faits sur les produits
2. Enregistrer les résultats d’inventaires physiques
Quand : 1. A chaque entrée et sortie de produits
2. En cas d’avaries, de périmés et d’inventaire physique
Matériel : Fiche de stock, stylo bleu, stylo rouge et calculatrice
Note : Tenir une fiche de stock pour chaque produit désigné en Dénomination Commune Internationale (DCI)
Toujours commencer une nouvelle fiche avec la mention « report »
ETAPE ACTION NOTES EXEMPLES
1 Etablissement Sanitaire Inscrire le nom de la structure sanitaire CHR AGBOVILLE

Zidovudine/ lamivudine/
Article : Inscrire la DCI ou la Névirapine
Pour les associations préciser les DCI et
2 désignation suivie de (AZT/3TC/NVP)
abréviation de chaque molécule
l’abréviation du produit
Determine® HIV kit

Présentation: Définir la forme L’unité de présentation équivaut à l’unité de Gélule,

3
galénique comptage du produit Test

Conditionnement : Préciser le Boite de 60

4 Conditionnement minimum que la PSP délivre
conditionnement du produit Kit de 100 tests

Code : Inscrire lisiblement le Se référer à la liste de codes établie par la AR33065

5
code attribué au produit PSP-CI AR24430
Pour les associations préciser les dosages de
Dosage : Préciser le dosage du
6 chaque molécule. Pour les produits de 300mg/ 150mg/200mg
produit
laboratoire, préciser le dosage quand il existe.
PCU : Préciser le point de Niveau du stock à partir duquel il faut passer
7 1 mois
commande d’urgence une commande en urgence
Niveau en-dessous duquel le stock ne devrait
8 Min : Préciser le stock minimum pas descendre avant qu’une nouvelle 2 mois
commande ne soit passée
Max : Préciser le stock
9 Niveau de stock, en mois, à ne pas dépasser 4 mois
maximum
Date : Indiquer la date de la
10 jj/mm/aaaa 08/01/2012
transaction
Report : inscrire le report de la Au cas où vous commencer la fiche de stock
11 fiche de stock précédente du pour la première fois, inscrire « 0 » dans la
produit cellule « en stock »
- En cas de réception de produit, préciser
Origine / Destinataire /N° de l’origine
BL : Indiquer l’origine ou la - En cas de sortie de produit, préciser le PSP-CI
12 destinataire
destination du produit et le
numéro du BL - En cas d’inventaire, noter en rouge
INVENTAIRE
- Toujours, préciser le numéro de Bon de

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 35

 livraison ou du bordereau de livraison et
de transfert

PU : Inscrire le prix unitaire du Pour les produits non recouvrables inscrire

12 0
produit « zéro»
Exprimer les quantités reçues en unité de
Entrées: Inscrire les quantités comptage et non en conditionnement.
13 1000
reçues Cas des clients directs PSP (DS, INS, CHU, CHR,
HG, ES Abidjan), remplir la ligne au stylo rouge
Sorties : Inscrire les quantités Exprimer les quantités sorties en unité de
14 600
sorties ou distribuées comptage et non en conditionnement
En Stock : Inscrire le stock Cette colonne doit toujours être mise à jour.
15 disponible après chaque C’est le total en stock en tenant compte des 907 620
opération d’Entrée ou de Sortie entrées et des sorties
Calculer le mois de stock disponible
MSD= stock disponible et utilisable/ CMM
Le calcul du MSD se fait après chaque
inventaire mensuel, avant tout transfert ou en CMM = 100
MSD : Inscrire le mois de stock cas de mouvements atypiques
16 SDU = 400
disponible
Cas des DS : le MSD de la fiche de stock MSD = 400/100 = 4 mois
correspond à la disponibilité au magasin du
district. Le MSD réel sera calculé dans le
rapport commande en prenant en compte
les quantités des centres.

Numéro de lot : inscrire le En cas de réception de différents lots, entrer

17 250BK01
numéro de lot du produit une ligne pour chaque lot.

Date de péremption : Inscrire la

18 date de péremption du produit jj/mm/ aaaa 25 /04/2014
sur le conditionnement.
Perte : Noter la quantité de Indiquer le nombre de produits perdus en
19 5
produit perdue valeur absolue

Ecart d’inventaire : Noter la - Ecart d’inventaire = Stock inventorié –

20
différence entre le stock Stock Théorique + 45 ou - 17
théorique et le stock inventorié - Indiquer le signe de l’Ecart
Casses, Péremption, correctif
21 d’inventaire ou autres… : Casses, coulage ou
Inscrire ces mentions selon le autre
cas
Cette tâche est complète si :
□ L’en-tête est bien remplie
□ Les dates, origine/destinataire, quantités, observations sont renseignés à chaque mouvement

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 36

 PHARMACIE DE LA
MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA LUTTE SANTE PUBLIQUE DE
CONTRE LE SIDA COTE D'IVOIRE
FICHE DE STOCK

ETABLISSEMENT SANITAIRE :
………………………………………………..

ARTICLE:……………………………………….. CODE PRODUIT: …………………………….

…

DOSAGE: ……………………………………… PCU………………………

PRESENTATION: …………………………… MIN……………………..

CONDITIONNEMENT:………………………… MAX……………………..

QUANTITES OBSERVATIONS
ORIGINE / DESTINATAIRE
DATE P.U. DATE DE ECART Casses, Péremptions,
/N° de BL ENTREES SORTIES EN STOCK MSD N° LOT PERTES
PEREMPTION D'INVENTAIRE Correctif d’inventaire…

REPORT

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 37

 AIDE-MEMOIRE 2 : LE REGISTRE DE DISPENSATION DES ARV (ADULTE OU ENFANT)

Tâche : Remplir le registre de dispensation des ARV et des médicaments pour IO

Effectuée par : Le dispensateur
Objectifs : 1. Enregistrer les informations quotidiennes sur les clients,
2. Enregistrer les régimes de traitement,
3. Enregistrer les quantités de produits sortis quotidiennement.
Quand : Chaque fois que l’on reçoit un client
Matériel : Registre de dispensation, stylo bleu
Notes : - Pour chaque client, utiliser une ligne du registre
- Les informations relatives à l’identification du centre doivent figurer sur la page de garde
- Les parties grisées ne doivent pas être renseignées.

ETAPES ACTIONS NOTES EXEMPLES

Région sanitaire : Inscrire le nom de la région sanitaire à

1. Figure à la page de garde HAUT SASSANDRA
laquelle appartient l’établissement sanitaire

District sanitaire : Inscrire le nom du district sanitaire de

2. Figure à la page de garde ISSIA
l’établissement sanitaire

Etablissement sanitaire : Inscrire le nom de l’établissement

3. Figure à la page de garde CSU de SAIOUA
sanitaire

Figure à la page de garde

Code PSP-CI : Inscrire le code du centre de santé ou de NB : Les centres de santé et PPS
4. utilisent le code PSP-CI des 270110
l’établissement sanitaire
établissements sanitaires auxquels
ils sont rattachés

Nom du service : Inscrire le nom du service qui soumet ce

5. Pharmacie
rapport

Mois de : inscrire le mois et l’année pour lequel le registre est

6. Mois/aaaa Juillet 2012
renseigné

Ces numéros correspondent aux

cas suivant mentionnés par les
prescripteurs sur l’ordonnance
facture :
Numéro : 1, 2,3, 4, 5
1 Nouveau
2 AES
3 Anémie
4 TB/VIH
5 VIH/HB
6 PTME
Pour débuter un nouveau mois le
7. Report : Inscrire le total de la page précédente. 0
report sera égal à zéro

Date : inscrire la date de réception du client et de

8. jj/mm/aaaa 19/07/12
dispensation des produits

9. Numéro : inscrire le code d’identification du client 0150/YT/12/00153

Sexe : cocher la case correspondant au sexe du client : M

10. X
pour Masculin ou F pour Féminin

11. Âge : Cocher la colonne « Adulte » ou « Enfant (0-15 ans) » X

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 38

 12. Poids : Inscrire (en Kg) le poids du client 35

Les sujets sous ARV provenant

Nouveau : cocher la case si le client prend les ARV pour la
13. d’un autre site ne sont pas X
toute première fois (sujet Naïf)
concernés

AES (accident d’exposition au sang) : cocher la case si le

14. X
client a été exposé à des secrétions biologiques

TB/VIH : cocher la case si le client est co-infecté VIH- Cette information est disponible
15. X
tuberculose sur l’ordonnance facture. A
VIH/Hépatite B : cocher la case si le client est co-infecté défaut, procéder par
16. l’interrogatoire du patient. X
VIH/Hépatite B

PTME : cocher la case si le client est pris en charge dans le

17. X
cadre de la PTME

Durée du traitement (en jours): inscrire le nombre de jours de

18. 30
traitement dans la case

Régimes thérapeutiques : Cocher le régime correspondant au

19. X
traitement du client

Quantités distribuées :
Médicaments ARV : Inscrire les quantités dispensées ::
inscrire la quantité de produits par unité de chaque
médicament
20. IO : Inscrire la quantité de chaque produit distribué pour 60
les infections opportunistes
Autres : Inscrire la quantité de chaque produit distribué
pour les infections opportunistes

C’est la somme arithmétique du

report et des dispensations
21. Sous Total : Inscrire le total de la page enregistrées sur la page. 90
En fin de mois remplir cette ligne
et la répéter dans la ligne suivante

Le total de ce produit AZT–3TC

22. Total pour le mois : Inscrire le total du mois 90
300/150mg est 90 comprimés.

Cette tâche est complète si :

□ L’entête est bien remplie;

□ La date, les données patients (sexe, âge, poids, nouveau, AES, TB/VIH, VIH/Hépatite, PTME), les régimes
thérapeutiques et les quantités de médicaments sont renseignés

□ Le sous total et le total pour le mois ont été notifiés;

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 39

 Date
MOIS de :

Sous Total
REPORT
Numéro

Total pour le mois

M F
SEXE

Age (0-14 ans)

Poids (en Kg)
Nouveau
AES
Anémie
TB / VIH
VIH / Hépatite B
PTME
1 2 3 4 5 6

Durée du traitement (en jours)

1ère ligne
AZT/3TC/NVP
AZT/3TC/EFV
AZT/3TC/LPV/r
AZT/3TC/TDF
AZT/3TC/ABC
ABC/3TC/NVP
ABC/3TC/LPV/r
ABC/3TC/ATV/r
TDF/3TC/EFV

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire

TDF/3TC/LPV/r
TDF/3TC/ATV/r
2ème ligne
AZT/3TC/LPV/r
AZT/3TC/ATV/r
ABC/3TC/LPV/r
Régime thérapeutique

ABC/3TC/ATV/r
TDF/3TC/LPV/r
TDF/3TC/ATV/r
Autres protocoles

Infections opportunistes
Cotrimoxazole
40
REGISTRE DE DISPENSATION DES ARV / IO - ENFANTS

AZT 60 /3TC 30 /NVP 50

ABC 600/3TC 300
ABC 60 /3TC 30
AZT 60 /3TC 30
ATV/r 300/100
AZT 100
AZT 10, sirop
NVP 200
NVP 10, sirop
EFV 200
Médicaments ARV

LPV-R 80/20
TDF 300/3TC 300
TDF300/FTC 200
Quantités distribuées

RTV 100
RTG 400
DRV 300

Cotrimoxazole 960
Cotrimoxazole 120
IO
AUTRES
 Date
MOIS de :

Sous Total
REPORT
Numéro

Total pour le mois

M F
SEXE

A g e (> 1 4 a n s )
P o id s (e n K g )
N ouveau
AES
A n é m ie
T B / V IH
V IH / H é p a tite B
1 2 3 4 5 6

PTM E
D u ré e d u tra ite m e n t (e n jo u rs )

1 è re lig n e
A Z T /3 T C /N V P
A Z T /3 T C /E F V
A Z T /3 T C /L P V /r
A Z T /3 T C /T D F
T D F /3 T C /E F V
T D F /3 T C /L P V /r
T D F /F T C /E F V
T D F /F T C /L P V /r
A Z T /3 T C /A B C
A B C /3 T C /N V P
A B C /3 T C /L P V /r

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire

2 è m e lig n e
A Z T /3 T C /L P V /r
A Z T /3 T C /A T V /r
T D F /3 T C /L P V /r
Régime thérapeutique

T D F /3 T C /A T V /r
T D F /F T C /L P V /r
T D F /F T C /A T V /r
A B C /3 T C /L P V /r
A u tre s p ro to c o le s

In fe c tio n s o p p o rtu n is te s
C o trim o x a zo le

A Z T 3 0 0 /3 T C 1 5 0 / N V P 2 0 0
T D F 3 0 0 /3 T C 3 0 0 /E F V 6 0 0
41
T D F 3 0 0 /F T C 2 0 0 /E F V 6 0 0
REGISTRE DE DISPENSATION DES ARV / IO - ADULTES

T D F 3 0 0 /3 T C 3 0 0
T D F 3 0 0 /F T C 2 0 0
A Z T 3 0 0 /3 T C 1 5 0
A T V /r 3 0 0 /1 0 0
E FV 600
L P V -R 2 0 0 /5 0
T D F300

A Z T 6 0 /3 T C 3 0 /N V P 5 0
A B C 6 0 0 /3 T C 3 0 0
MEDICAMENTS

A B C 6 0 /3 T C 3 0
A Z T 6 0 /3 T C 3 0
A Z T 100
Quantités Distribuées

N V P 200
E FV 200
L P V -R 8 0 /2 0

R T V 100
R TG 400
D R V 300

C o trim o x a z o le 9 6 0
C o trim o x a z o le 1 2 0
IO
AUTRES
AIDE-MEMOIRE 3 : LE RAPPORT MENSUEL DE DISPENSATION DES ARV, IO

Tâche : Remplir le rapport mensuel de dispensation des ARV/IO

Effectuée par : Le gestionnaire de la pharmacie
Objectifs :
1. Faire le point mensuel du nombre de patients reçus par régime de traitement et par
catégorie d’âge (adulte /enfant),
2. Faire le point mensuel des nouvelles inclusions par régime de traitement et par catégorie
d’âge (adulte /enfant),
3. Faire le point mensuel du nombre de patients co-infectés TB/VIH, VIH/Hépatite B et des
patients reçus en PTME et des cas d’AES

Quand : Chaque fin de mois.

Matériel : Rapport vierge, rapport du mois passé, stylo bleu
Note : Ce document devra être transmis :
- au plus tard le 02 du mois pour les annexes de pharmacie à la pharmacie centrale de l’établissement
sanitaire
- au plus tard le 05 du mois pour les centres de santé à la pharmacie du district sanitaire,
- selon le chronogramme de dépôt des commandes et de livraison de la PSP pour les pharmacies de
districts et les établissements sanitaires
Ce rapport doit être compilé au niveau des établissements sanitaires auxquels ces CS/annexes sont rattachés
Ce rapport se présente en 2 feuillets:
L’original (page blanche) est transmis au niveau hiérarchique supérieur et la souche est conservée pour
archivage.
ETAPE ACTIONS NOTES EXEMPLES

Région sanitaire : Inscrire le nom de la région

1. Gboklé Nawa San
sanitaire à laquelle appartient l’établissement
Pedro
sanitaire

2. District sanitaire : Inscrire le nom du district sanitaire

SAN PEDRO
de l’établissement sanitaire

3. Etablissement sanitaire : Inscrire le nom de Disp. Urbain de San

l’établissement sanitaire Pedro

Nom du service : Inscrire le nom du service qui Maternité du

4. dispensaire Urbain de
soumet ce rapport
San Pedro

Les centres de santé et les

5. Code PSP-CI : Inscrire le code du centre de santé pharmacies annexes utilisent le code
390290
ou de l’établissement sanitaire PSP-CI des établissements sanitaires
auxquels ils sont rattachés

6. Date : Inscrire la date d’élaboration du rapport jj/mm/aaaa 30/07/2012

Mois de : Inscrire le mois et l’année de la période Mois aaaa

7. Juillet 2012
couverte par le rapport

Nombre de rapports attendus : Inscrire le nombre

8. 23
de rapports attendus des CS/pharmacies annexes

Nombre de rapports reçus : Inscrire le nombre de

9. 23
rapports reçus des CS/pharmacies annexes

- Reporter les totaux du mois du

10. Nombre de patients reçus : Nombre total de AZT/3TC/NVP
registre de dispensation selon le
patients reçus (anciens et nouveaux) au cours du (colonne Adulte)
régime de traitement et selon la

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 42

 mois. catégorie d’âge 2450
- Reporter les totaux du mois du
registre de dispensation selon le
type de co-infection (TB/VIH,
VIH/Hépatite B) et selon des cas
de PTME et AES et selon la
catégorie d’âge
Inclusion (Naïfs) :Inscrire les totaux du mois de tous
les patients de la colonne « Nouveau » du registre AZT/3TC/NVP
11.
de dispensation selon le régime de traitement et (colonne Adulte) 120
selon la catégorie d’âge

Anémie : inscrire le nombre de clients présentant

12
une anémie

TB/VIH : inscrire le nombre de clients co-infectés

13
TB/VIH pris en charge selon la catégorie d’âge

VIH/Hépatite B : inscrire le nombre de clients co-

14 infectés VIH/Hépatite B pris en charge dans le
centre selon la catégorie d’âge

PTME : inscrire le nombre de clients pris en charge Cette information provient du

15
dans le cadre de la PTME selon la catégorie d’âge registre PTME

AES (accident d’exposition au sang) : inscrire le

nombre de clients exposés à des secrétions
16.
biologiques pris en charge selon la catégorie
d’âge

Commentaires : Inscrire toute autre information ou

17.
remarques nécessaires

Nom, Signature, contacts et cachet du gestionnaire

de la pharmacie: Inscrire le nom, les contacts, la
18.
signature et apposer le cachet du responsable de
la pharmacie

Nom, Signature, contacts et cachet du responsable

19 du centre : Inscrire le nom, les contacts, la signature
et apposer le cachet du responsable du centre

Cette tâche est complète si :

□ L’entête est bien remplie;
□ Les nombres de patients reçus par ligne thérapeutique et par régime, les inclusions sont renseignés
□ Les nombres de patients co-infectés TB/VIH et VIH /Hépatite, les patients reçus en PTME, le nombre
d’AES sont notifiés
□ Les noms et signatures du gestionnaire de la pharmacie et du responsable du centre ont été notifiés.
□ Le rapport est transmis au niveau supérieur dans le délai

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 43

 RAPPORT MENSUEL DE DISPENSATION DES ARV/IO

Région Sanitaire :……..………………………….

District Sanitaire :…………………………………… Date : ……/……/………….

Etablissement Sanitaire :………………………………

Nom du service :…………………………..………. Mois de : ………………….

Code PSP-CI :…………………………………….

Nombre de Rapports attendus : ………………..

Nombre de Rapports reçus :………………..……

Nombre de patients reçus Inclusion (Naïfs)

Régimes
Adulte (≥ 15 ans) Enfant (< 15 ans) Adulte (≥ 15 ans) Enfant (< 15 ans)
ère
1 ligne
AZT/3TC/NVP
AZT/3TC/EFV
AZT/3TC/LPV/r
AZT/3TC/TDF
TDF/3TC/EFV
TDF/3TC/LPV/r
TDF/FTC/EFV
TDF/FTC/LPV/r
AZT/3TC/ABC
ABC/3TC/NVP
ABC/3TC/LPV/r

2ème ligne
AZT/3TC/LPV/r
AZT/3TC/ATV/r
TDF/3TC/LPV/r
TDF/3TC/ATV/r
TDF/FTC/LPV/r
TDF/FTC/ATV/r
ABC/3TC/LPV/r

Autres protocoles
…………………………….
…………………………….
…………………………….
IO
Cotrimoxazole

Anémie
TB/VIH
VIH/HEPATITE B
PTME
AES
Commentaires :
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________

Nom,Signature, contact et cachet du Gestionnaire Nom,Signature, contact et cachet du

de la Pharmacie Responsable du centre

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 44

 AIDE-MEMOIRE 4:LE RAPPORT MENSUEL DES ARV, IO

Tâche : Remplir le rapport mensuel des ARV et médicaments pour IO

Effectuée par : Le responsable de la pharmacie

Objectifs :
1. Rendre compte de l’utilisation des stocks reçus
2- Rendre compte du stock disponible et utilisable
3- Rendre compte du nombre de jours de rupture
4- Transmettre le rapport au district ou à la pharmacie centrale du CHU

Quand : A la fin de chaque mois

Matériel : Rapport vierge, rapport des deux mois passés, stylo bleu et stylo rouge

Note : Ce document devra être transmis :

- au plus tard le 02 du mois pour les annexes de pharmacie à la pharmacie centrale de l’établissement
sanitaire
- au plus tard le 05 du mois pour les centres de santé à la pharmacie du district sanitaire,

Ce rapport se présente en 2 feuillets:

L’original (page blanche) est transmis au niveau hiérarchique supérieur et la souche est conservée pour
archivage.

ETAPES ACTIONS NOTES EXEMPLES

Région sanitaire : Inscrire le nom de la région sanitaire Gboklé Nawa

1
à laquelle appartient l’établissement sanitaire San pedro

District sanitaire : Inscrire le nom du district sanitaire de

2 San Pedro
l’établissement sanitaire

Etablissement sanitaire : Inscrire le nom de Disp. Urbain de San

3
l’établissement sanitaire Pedro

Nom du service : Inscrire le nom du service qui soumet Pharmacie du Disp.

4
ce rapport Urbain de San Pedro

Les centres de
Code PSP-CI : Inscrire le code du centre de santé ou santé/annexes utilisent le
5 390290
de l’établissement sanitaire code PSP-CI de leur
district/pharmacie centrale

Date : Inscrire la date de remplissage et de soumission

6 jj/mm/aaaa 28 / 02 / 2012
du rapport

7 Mois de : Inscrire le mois couvert par le rapport Mois aaa Février 2012

Rapport d’urgence : Cocher la case au stylo rouge si

8
rapport d’urgence

9 Code Produit : Ces informations sont pré

10 Désignation : imprimées

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 45

 11 Unité

Ce chiffre est égal au stock

Stock initial: Inscrire la quantité totale de produits en début de mois.
disponibles dans le centre de santé au premier jour du
12 Cette quantité doit être 120
mois
égale à celle notée dans la
colonne E du rapport du
mois passé.

Cette information figure sur

Quantité Reçue : Inscrire la quantité totale de produits les fiches de stock ou sur les
13 reçus du district (CS/ONG locales)ou de la pharmacie bons de livraison de la 300
centrale (pharmacie annexe) au cours du mois. pharmacie du district ou de
la pharmacie centrale

Reporter le « total pour le

mois» de la colonne
Quantité utilisée : Inscrire la somme des quantités « quantités distribuées » du
14 150
totales de produits remis aux clients. registre de dispensation des
ARV, médicaments pour IO
sur la période du rapport.

Cette information se trouve

Pertes : Inscrire le total de pertes enregistrées au cours sur la Fiche de Stock.
15 5
du mois Ecrire les pertes en valeur
absolue

Cette information est

obtenue après un inventaire
Stock disponible : Inscrire la quantité de stock physique.
16 284
disponible en fin de mois.
Pour vérifier l’information :

E = A + B – C –D

Les jours fériés et autres jours

de repos (samedi et
dimanche) doivent être
Nombre de jours de rupture: Inscrire le nombre de comptés également. Cette
17 jours dans le mois pendant lesquels le produit n’a pas information est obtenue à 0
été disponible. partir des fiches de stock.

Ce nombre ne devrait pas

excéder 31.

Reporter la quantité de la
Quantité utilisée M-1: Inscrire la quantité distribuée du
18 Colonne quantité utilisée du
mois précédent
rapport du mois précédent

Reporter la quantité de la
Quantité utilisée M-2 : Inscrire la quantité distribuée du Colonne quantité utilisée du
19
mois avant le mois précédent. rapport du mois avant le
mois précédent.

si l’espace prévu n’est pas

Exemple 1 : 60
suffisant, veuillez écrire au
comprimés périmés
verso du rapport ou utiliser
Commentaires : Inscrire des observations sur la
20 une autre feuille.
péremption, les ajustements faits sur des produits
Les produits périmés
Exemple 2 : 14
rapportés dans les pertes
comprimés retournés
doivent être obligatoirement

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 46

 notifiés dans les par le client
commentaires

Nom, signature, cachet et contact du gestionnaire de

la pharmacie: Le responsable de la pharmacie signe
21
le rapport et l’envoie au responsable du centre de
santé.

Nom, signature, cachet et contact du responsable du

centre: Le Responsable du centre de santé approuve
22
et signe le rapport qui lui est soumis et appose son
cachet.

Cette tâche est complète si :

□ L’entête est bien remplie;

□ Le stock initial, quantité reçue, quantité utilisée, les pertes, le stock disponible et le nombre de jours de
rupture, les quantités utilisées aux mois M-1 et M-2 ont été renseignés;

□ Les commentaires ont été notifiés;

□ Les noms et signatures du gestionnaire de la pharmacie et du responsable du centre ont été notifiés.

□ Le rapport est transmis au niveau supérieur dans le délai

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 47

 RAPPORT MENSUEL ARV ET IO

Région sanitaire : ……………………………………… Date : …. / … / ………

District Sanitaire : ………………………………………………………….
Etablissement sanitaire: …………………………………………………………… Mois de : ……………………………………
Niveau de stock Max :
Nom du service : _____________________
Code PSP-CI : __________ Rapport Urgent

Nombre de
Quantité Stock Quantité utilisée M- Quantité utilisée
Stock initial Quantité utilisée Pertes jours de
Reçue Disponible 1 M-2
rupture
CODE
DESIGNATION Unité
Produit A B C D E F G H
Col. E du Fiches de Fiches de Fiches de Fiches de Col. C Du
Registre de Col. C Du rapport
rapport du Stock Stock Stock Stock rapport du mois
dispensation du mois passé
mois passé M-2
ARV adultes

AR33342 Atazanavir 300/Ritonavir 100 mg cp

AR33106 Darunavir 300 mg* cp

AR33165 Efavirenz 600 mg cp

AR33190 Lamivudine 150 mg/Zidovudine 300 cp

Lamivudine 150/Zidovudine
AR33305 cp
300/Nevirapine 200 mg
AR33251 Lopinavir ritonavir 200/50 mg cp

AR33005 Raltégravir 400 mg* cp

AR33025 Ritonavir 100 mg cp

AR33315 Tenofovir 300 mg cp

AR33321 Tenofovir 300/Emtricitabine 200 mg cp

AR33521 Tenofovir 300/Lamivudine300 mg cp

Tenofovir 300/Emtricitabine 200
AR33326 cp
mg/Efavirenz 600mg
Tenofovir 300/Lamivudine
AR33326 cp
300/Efavirenz 600 mg

ARV pédiatriques
AR33196 Abacavir 600/Lamivudine 300mg cp
AR33197 Abacavir 60/Lamivudine 30mg cp
Abacavir 60/Lamivudine
AR33295 cp
30/Zidovudine 60 mg
AR33160 Efavirenz 200 mg gélule cp

AR33161 Efavirenz 200 mg cp sécable cp

Lamivudine 30 /Zidovudine
AR33520 cp
60/Nevirapine 50 mg
AR33306 Lamivudine 30 mg/Zidovudine 60 cp
AR33250 Lopinavir ritonavir 80/20 mg Flacon
AR33156 Nevirapine 10mg/ml fl.240 ml Flacon
AR33158 Nevirapine 10mg/ml fl.25 ml Flacon
AR33135 NevIrapine 200 mg cp
AR33030 Zidovudine 100mg cp
AR33090 Zidovudine 10mg/ml Flacon

IO
AR01321 Cotrimoxazole 120 mg cp
AR01340 Cotrimoxazole 800/160 mg cp

* réservé au centre de référence

Commentaires :
…………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Nom, Signature, contacts et Cachet du Nom, signature et cachet du responsable du service

gestionnaire de stock

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 48

 AIDE-MEMOIRE 5: LE RAPPORT COMMANDE MENSUEL DES ARV, IO
Tâche : Remplir le Rapport – Commande ARV/IO

Effectuée par : Le Responsable de la pharmacie

Objectifs : 1. Rendre compte de l’utilisation des stocks reçus

2. Rendre compte de l’état de stock
3. Déterminer la quantité de produits à commander
4. Passer la commande
5. Transmettre les données à la PSP-CI

Quand : A la fin de chaque mois

Matériel : Rapport commande mensuel vierge, rapport-commande mensuel du mois passé, rapports mensuels des
CS/Annexes (cas des DS et CHU), fiche de stock, stylo bleu et stylo rouge

Note : Ce rapport se présente en 2 feuillets: L’original (page blanche) est transmis à la PSP et la souche est conservée
pour archivage.

Il est transmis à la PSP-CI selon la date indiquée par le chronogramme de dépôt de commande de la PSP-CI

TAPES ACTIONS NOTES EXEMPLES

Région sanitaire : Inscrire le nom de la région

Gboklé Nawa
1 sanitaire à laquelle appartient l’établissement
San Pédro
sanitaire

District sanitaire : Inscrire le nom du district

2 San Pedro
sanitaire de l’établissement sanitaire

Etablissement sanitaire : Inscrire le nom de District San

3
l’établissement sanitaire Pedro

Nom du service : Inscrire le nom du service qui

4 Pharmacie
soumet ce rapport

Code PSP-CI : Inscrire le code du centre de

5 Ce code est fourni par PSP-CI 390290
santé ou de la formation sanitaire

Date : Inscrire la date de remplissage et de

6 jj/mm/aaaa 04/03/ 2012
soumission du rapport - commande

7 Mois de : Inscrire le mois du rapport FEVRIER

Niveau de stock maximum= Inscrire le niveau

8 4mois
maximum de votre structure en mois

Commande urgente : Cocher la case au stylo

9
rouge s’il s’agit d’une commande d’urgence

Nombre de rapports attendus : Inscrire le nombre Cette information est demandée

10 de rapports attendus des CS/Annexes de uniquement aux DS et CHU qui ont des 15
pharmacie annexes de pharmacie.

Nombre de rapports reçus : Inscrire le nombre de Cette information est demandée

11 15
rapports reçus des CS/Annexes de pharmacie uniquement aux DS et CHU qui ont des

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 49

TAPES ACTIONS NOTES EXEMPLES

annexes de pharmacie.

12 Code Produit

13 Désignation Ces informations sont pré imprimées

14 Unité

CHR, INS, HG, ES : Ce chiffre correspond à

la balance de votre Fiche de Stock le
premier jour du mois.

District et CHU : il est égal à la somme de

Stock initial : Inscrire la quantité de produits tous les stocks initiaux des centres de
15 disponibles le premier jour du mois dans santé (DS) ou des annexes de pharmacie 180
l’établissement sanitaire. de CHU et du magasin du
District/pharmacie centrale

Il est aussi la balance en fin de mois

(colonne F) du rapport du mois
précédent.

16 Cette information provient de la Fiche de

Quantité reçue : Inscrire la quantité totale de
Stock ou des bordereaux de livraison de 140
produits livrés par la PSP-CI.
la PSP-CI.

CHR, INS, HG, ES : cette quantité provient

du registre de dispensation des ARV,
médicaments pour IO ou de la fiche de
Quantité utilisée : Inscrire la somme totale des stock.
17 120
quantités distribuées (ou utilisées) aux clients. District et CHU: elle est la somme des
quantités utilisées par l’ensemble des
centres de santé/annexes sur la période
du rapport (voir rapport mensuel des CS)

CHR, INS, HG, ES : obtenir cette quantité

à partir de la Fiche de Stock.

Pertes: Inscrire la somme des quantités District et CHU: C’est la somme des pertes
18 60
enregistrées en pertes enregistrées dans tous les centres de
santé /annexes et de celles du magasin.

Ecrire les pertes en valeur absolue

Un ajustement négatif (transfert de

Ajustements : Inscrire le total des ajustements produit à une autre structure de même
19 enregistrés au cours du mois au niveau de la niveau) doit être accompagné d’un
pharmacie signe ( – ) et un ajustement positif doit
être accompagné du signe (+)

CHR, INS, HG, ES : ce chiffre est le solde

Stock disponible : Inscrire la quantité de stock de votre Fiche de Stock à la fin du mois.
20 disponible au dernier jour du mois dans 360
District et CHU: il est égal à la somme de
l’établissement sanitaire
tous les stocks de fin de mois des centres
de santé/annexes et du magasin de

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 50

TAPES ACTIONS NOTES EXEMPLES

District/pharmacie centrale

Il doit être obtenu à partir de l’inventaire

physique.

Vérifier vos données en faisant le calcul: F

=A+B–C–D+E

Les jours fériés et autres jours de repos

(samedi et dimanche) doivent être
comptés également.
Nombre de jours de rupture: Inscrire le nombre
21 de jours dans le mois pendant lesquels l’ARV ou Cette information est obtenue à partir 0
le médicament pour IO n’a pas été disponible. des fiches de stock.

Ce nombre ne devrait pas excéder

30/31.

Cette information est obtenue à partir

Nombre de sites ayant connu une rupture: des rapports des centres de santé ou des
Inscrire le nombre de CS/annexes de pharmacie annexes de pharmacie.
22 dans lesquels l’ARV ou le médicament pour IO 0
n’a pas été disponible pendant au moins un Cette information est demandée
jour. uniquement aux DS et CHU qui ont des
annexes de pharmacie.

CMM : Inscrire la consommation mensuelle Se référer à l’aide-mémoire du calcul du

23 120
moyenne MSD

MSD : Calculer et Inscrire le nombre de mois de Se référer à l’aide-mémoire du calcul du

24 1,2
stock disponible du produits MSD

QàC = CMM x Max- SD = I * 4 – F

Si le résultat de cette opération est positif,

le chiffre obtenu correspond à la
quantité à commander.
Quantité à commander : Calculer et inscrire la
25 120
quantité à commander Si le résultat de cette opération est égal
ou inférieur à zéro (négatif), vous avez un
stock suffisant ou excédentaire. Inscrire
zéro dans la colonne K ou colonne de la
quantité commandée

La quantité accordée sera inscrite par la

26 Quantité accordée : Laisser la case vide.
PSP-CI.

si l’espace prévu n’est pas suffisant,

veuillez écrire au verso du rapport ou
Commentaires : Inscrire des observations sur la utiliser une autre feuille.
27
péremption, les ajustements faits sur des produits Les produits périmés rapportés dans les
pertes doivent être obligatoirement
notifiés dans les commentaires

Nom, Signature, Cachet, Contacts du

28 gestionnaire de la pharmacie: Inscrire le nom, la
signature ; le numéro de téléphone et le cachet

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 51

TAPES ACTIONS NOTES EXEMPLES

du responsable de la pharmacie

Nom, Signature, Cachet, Contacts du

gestionnaire du centre: Inscrire le nom, la
29
signature ; le numéro de téléphone et le cachet
du responsable de la pharmacie

Nom, Signature, Cachet, Contacts du Le pharmacien de la PSP-CI inscrira son

30 gestionnaire du pharmacien de la PSP-CI Laisser nom, sa signature et son cachet au
la case vide moment du traitement de la commande

Cette tâche est complète si :

□ L’entête est bien remplie;

□ Le stock initial, la quantité reçue, la quantité utilisée, les pertes, les ajustements, le stock disponible, le nombre
de jours de rupture, le nombre de sites ayant connu une rupture, la CMM, le MSD, la QàC ont été renseignés;

□ Les commentaires ont été notifiés;

□ Les noms et signatures du gestionnaire de la pharmacie et du responsable du centre ont été notifiés.

□ Le rapport est transmis à la PSP dans le délai

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 52

 RAPPORT COMMANDE MENSUEL ARV/IO

Région Sanitaire : _____________________ Date : _____________________ Niveau de Stock Maximum : __________

District Sanitaire : _____________________
Etablissement sanitaire : _________________ Mois de : _____________________ Commande Urgente
Nom du service : _____________________
Code PSP-CI : __________ Nombre de Rapports attendus : __________
Nombre de Rapports reçus : __________

Stock initial Stock Disponible Nombre de jours de Nombre de sites Consommation

Quantité reçue par Pertes (Pharmacie Ajustements Mois de Stock
(Pharm. + Quantités utilisées (Pharmacie + rupture ayant connu une Mensuelle Moyenne Quantités à commander Quantités accordéés
la Pharmacie + CS/annexe) (Pharmacie) Disponible (MSD)
CS/annexe) CS/annexe) (Pharmacie) rupture (CMM)
CODE
DESIGNATION Unité
Produit
A B C D E F G H I J K L

Registre de disênsation FS FS
Col. F du rapport du FS FS FS
ou Total Col. C Rapports de la Pharmacie de la Pharmacie RM des CS/annexe A calculer A calculer QàC = I x MAX - F
mois passé de la Pharmacie de la Pharmacie de la Pharmacie
des CS/Annexe + RM des CS/Annexe + RM des CS/Annexe

ARV Adultes
AR33342 Atazanavir 300/Ritonavir 100 mg cp

AR33106 Darunavir 300 mg* cp

AR33165 Efavirenz 600 mg cp

AR33190 Lamivudine 150 mg/Zidovudine 300 cp

AR33305 Lamivudine 150/Zidovudine 300/Nevirapine 200 mg cp

AR33251 Lopinavir ritonavir 200/50 mg cp

AR33005 Raltégravir 400 mg* cp

AR33025 Ritonavir 100 mg cp

AR33315 Tenofovir 300 mg cp

AR33321 Tenofovir 300/Emtricitabine 200 mg cp

AR33521 Tenofovir 300/Lamivudine300 mg cp

AR33323 Tenofovir 300/Emtricitabine 200 mg/Efavirenz 600mg cp

AR33326 Tenofovir 300/Lamivudine 300/Efavirenz 600 mg cp

ARV pédiatriques
AR33196 Abacavir 600/Lamivudine 300mg cp

AR33197 Abacavir 60/Lamivudine 30mg cp

AR33295 Abacavir 60/Lamivudine 30/Zidovudine 60 mg cp

AR33160 Efavirenz 200 mg gélule cp
AR33161 Efavirenz 200 mg cp sécable cp
AR33520 Lamivudine 30 /Zidovudine 60/Nevirapine 50 mg cp
AR33306 Lamivudine 30 mg/Zidovudine 60 cp
AR33250 Lopinavir ritonavir 80/20 mg Flacon
AR33156 Nevirapine 10mg/ml Flacon 240ml Flacon
AR33158 Nevirapine 10mg/ml Flacon 25 ml Flacon
AR33135 NevIrapine 200 mg cp
AR33030 Zidovudine 100mg cp

AR33090 Zidovudine 10mg/ml Flacon

IO
AR01321 Cotrimoxazole 120 mg cp
AR01340 Cotrimoxazole 800/160 mg cp

* réservé au centre de référence

Commentaires :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………….
Nom, Signature, Cachet, Contacts du gestionnaire de la pharmacie Nom, Signature, Cachet, Contacts du Directeur Nom, Signature, Cachet, Contacts du Pharmacien de la PSP

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 53

AIDE-MEMOIRE 6:LE REGISTRE DE DEPISTAGE

A. Introduction et contexte
Ce registre est un outil conçu pour rendre votre travail plus rationnel. Notre but est d’alléger votre charge de travail pour le
rendre plus efficace.
L'autre but est d'améliorer la qualité des données enregistrées. Par exemple, n’utilisez jamais de "correcteur liquide" en cas
d’erreur. Au lieu de cela, barrez simplement d’un seul trait l'erreur et paraphez pour des besoins d'assurance qualité. Par
exemple, ceci une erreur et devrait être effacé. Tout le monde fait des erreurs. Savoir d’où proviennent plus fréquemment les
erreurs aidera à améliorer le système.
L’expression «TOTAL PAGE » au bas de chaque page résume les résultats des tests réalisés de la page. Ces résultats
donneront des informations sur la qualité du dépistage et la performance des kits individuels.
Utilisez une nouvelle page pour chaque nouveau lot de tests et pour chaque nouveau mois.
Utilisez de l’encre noire ou bleue et n’enregistrez pas les données au crayon.
Vous trouverez ci-dessous les directives pour chaque colonne à remplir dans le registre. Les directives pour l'interprétation des
résultats dépendent des différents kits. Il faut faire attention aux différences entre les kits et suivre scrupuleusement la
procédure opératoire fournie par le fabriquant. Ces directives s’appliquent aussi bien pour un algorithme en série que pour un
algorithme de dépistage en parallèle

B. Les colonnes du registre

1. Date du dépistage
Ecrivez la date exacte du dépistage en utilisant le format: jour/mois/année.
2. Code client ou Code patient
C’est le numéro qui anonyme le prélèvement. Il représente pour le laboratoire le nom du patient. Le plus souvent ce numéro est
attribué par le conseiller selon une codification (code CDV, code PTME) qui permet de rattacher le client au conseiller ou du
moins au registre de conseil dans lequel il est anonyme.
La majorité des sites possèdent des dossiers d’admission qui contiennent des informations sur le patient. Pour des raisons de
confidentialité, il faut éviter d’inscrire les noms des patients dans ce registre de dépistage.
3. Code de laboratoire ou code de dépistage : code unique du laboratoire qui effectue le bilan initial
Ecrivez en caractères d’imprimerie les numéros consécutifs sur chaque ligne. Chaque ligne est associée à un client/patient. Si un
des tests est invalide (INV) et que cela nécessite la reprise du dépistage, il faut dans ce cas ajouter une note dans la colonne
‘Commentaires’ et continuer sur la même ligne. Evitez d’utiliser les mêmes numéros pour des échantillons différents.
4 Age
Exprimez l’âge en années. Si vous ne connaissez pas l’âge exact, donnez un âge estimatif.
[Link]
Entourez M pour masculin et F pour féminin.

INSTRUCTIONS POUR LES TESTS A REALISER AU NIVEAU POSTE (colonnes 6, 8 et 9)

6. Nom du Kit relatif au test-1, numéro de Lot, date d’expiration

Ecrivez le nom du kit, le numéro de lot et la date d’expiration dans l’espace réservé en haut de la colonne. Lorsque le même kit
ne peut plus être utilisé (par exemple lorsque c’est la fin du kit, ou bien que la date d’expiration est dépassée), veuillez entamer
une nouvelle page de sorte que l’expression « TOTAL PAGE » soit réservée à un seul kit de dépistage. Dans ce cas ajouter
également une note dans la colonne ‘Commentaires’, par exemple : ‘Fin du kit pour le test-1’. Suivre cette procédure
d’enregistrement des informations est important pour l’assurance qualité.
Résultats du test-1
Enregistrez les résultats du test-1 dans cette section :
Pour un test Réactif (Réactif sur la fenêtre de contrôle et Réactif sur la fenêtre patient/ test) entourez R .
Pour un test Non Réactif (Réactif sur la fenêtre de contrôle et Non Réactif sur la fenêtre patient/ test) entourez NR.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 54

 Pour un test INVALIDE (Non Réactif sur la fenêtre de contrôle), entourez INV .
Si cela se produit, reprenez le test et utilisez la même ligne. Il faut dans ce cas ajouter une note dans la colonne ‘Commentaires’.
8. Nom du Kit relatif au test-2 (Poste), numéro de Lot, date d’expiration
Identique au point 5
Résultats du test-2(Poste)

Enregistrez les résultats du test-3 dans cette section :

Pour un test Réactif (Réactif sur la fenêtre de contrôle et Réactif sur la fenêtre patient/ test) entourez R
Pour un test Non Réactif (Réactif sur la fenêtre de contrôle et Non Réactif sur la fenêtre patient/ test) entourez NR.
Pour un test INVALIDE (Non Réactif sur la fenêtre de contrôle),entourez INV .
Si cela se produit, reprenez le test et utilisez la même ligne. Il faut dans ce cas ajouter une note dans la colonne ‘Commentaires’.

9. Résultat final fourni au client (Poste)

• Algorithme en Série
Le test-1 est réalisé en première intention.
Lorsque le test-1 est Non Réactif (NR), le résultat final rendu au client est Négatif (NEG).
Lorsque le test-1 est Réactif (R), le test-3 est réalisé en seconde intention.
Si le test-3 est Réactif, le résultat final rendu au client est POS.
Si le test-3 est Non Réactif, le résultat final rendu au client est IND

Scénario Test-1 Test-3 Résultat final

EN SERIE fourni au client
1 NEG Pas nécessaire NEG
2 POS POS POS
3 POS NEG IND

INSTRUCTIONS POUR LES TESTS A REALISER AU NIVEAU LABORATOIRE (colonnes 6, 7, 8 et 9)

6. Nom du Kit relatif au test-1, numéro de Lot, date d’expiration
Ecrivez le nom du kit, le numéro de lot et la date d’expiration dans l’espace réservé en haut de la colonne. Lorsque le même kit
ne peut plus être utilisé (par exemple lorsque c’est la fin du kit, ou bien que la date d’expiration est dépassée), veuillez entamer
une nouvelle page de sorte que l’expression « TOTAL PAGE » soit réservée à un seul kit de dépistage. Dans ce cas ajouter
également une note dans la colonne ‘Commentaires’, par exemple : ‘Fin du kit pour le test-1’. Suivre cette procédure
d’enregistrement des informations est important pour l’assurance qualité.
Résultats du test-1
Enregistrez les résultats du test-1 dans cette section :
Pour un test Réactif (Réactif sur la fenêtre de contrôle et Réactif sur la fenêtre patient/ test) entourez R .
Pour un test Non Réactif (Réactif sur la fenêtre de contrôle et Non Réactif sur la fenêtre patient/ test) entourez NR.
7. Nom du Kit relatif au test-2 (Laboratoire), numéro de Lot, date d’expiration
Ecrivez le nom du kit, le numéro de lot et la date d’expiration dans l’espace réservé en haut de la colonne. Lorsque le même kit
ne peut plus être utilisé (par exemple lorsque c’est la fin du kit, ou bien que la date d’expiration est dépassée), veuillez entamer
une nouvelle page de sorte que l’expression « TOTAL PAGE » soit réservée à un seul kit de dépistage. Dans ce cas ajouter
également une note dans la colonne ‘Commentaires’, par exemple : ‘Fin du kit pour le test-2’. Suivre cette procédure
d’enregistrement des informations est important pour l’assurance qualité.
Résultats du test-2
Pour un test Réactif pour le VIH-1(Réactif sur la fenêtre de contrôle et Réactif sur la fenêtre patient/ test correspondant au
VIH-1) entourez R1.
Pour un test Réactif pour le VIH-2 (Réactif sur la fenêtre de contrôle et Réactif sur la fenêtre patient/ test correspondant au
VIH-2) entourez R2.
Pour un test Réactif pour le VIH-1 et le VIH-2 (Réactif sur la fenêtre de contrôle et Réactif sur les fenêtres patient/ test
correspondant au VIH-1 et au VIH-2) entourez R1+2.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 55

 Pour un test Non Réactif (Réactif sur la fenêtre de contrôle et Non Réactif sur les fenêtres patient/ test correspondant au VIH-
1 et au VIH-2) entourez NR.
Pour un test INVALIDE (Non Réactif sur la fenêtre de contrôle), entourez INV .
Si cela se produit, reprenez le test et utilisez la même ligne. Il faut dans ce cas ajouter une note dans la colonne ‘Commentaires’.
8. Test-3 (Tie-breaker, Laboratoire) nom de kit, numéro de lot, date d’expiration
(Identique au point5.)
Résultats Test-3
Enregistrez les résultats du TROISIEME test effectué dans cette section :
Pour un test Réactif (Réactif sur la fenêtre de contrôle et Réactif sur la fenêtre patient/ test) entourez R .
Pour un test Non Réactif (Réactif sur la fenêtre de contrôle et Non Réactif sur la fenêtre patient/ test) entourez NR.
Pour un test INVALIDE (Non Réactif sur la fenêtre de contrôle), entourez INV .
Si cela se produit, reprenez le test et utilisez la même ligne. Il faut dans ce cas ajouter une note dans la colonne ‘Commentaires’.

9. Résultat final fourni au client (Laboratoire)

• Algorithme en Série
Le test-1 est réalisé en première intention.
Lorsque le test-1 est Non Réactif (NR), le résultat final rendu au client est Négatif (NEG).
Lorsque le test-1 est Réactif (R), le test-2 est réalisé en seconde intention.
Si le test-2 est Réactif pour le VIH-1 (R 1) uniquement, le résultat final rendu au client est POS.
Si le test-2 est Réactif pour le VIH-2 (R 2) uniquement, le résultat final rendu au client est POS.
Si le test-2 est Réactif pour le VIH-1 et pour le VIH-2 (R 1+2), le résultat final rendu au client est POS.

Scénario Test-1 Test-2 Test-3 Résultat final fourni au client

EN SERIE
1 NEG Pas nécessaire Pas nécessaire NEG
2 POS POS Pas nécessaire POS
3 POS NEG POS POS
4 POS NEG NEG NEG

10. Personnel ayant exécuté la procédure de dépistage

Ecrire le nom de la personne qui a exécuté le test.

11. Commentaires
Utilisez cette section pour enregistrer des informations supplémentaires. Par exemple, si un test est enregistré comme invalide
(INV) ou indéterminé, cet espace peut être utilisé pour indiquer le numéro de la ligne en dessous de laquelle le résultat du test
repris est enregistré (voir spécimen). Un autre exemple d’information à inscrire dans cet espace est celui du client dépisté qui doit
revenir pour un test supplémentaire à du a des résultats indéterminés répétés ou à la période de séroconversion.
-Echantillon collecté pour le redépistage dans le cadre de l’assurance qualité
-Résultats du redépistage pour l’assurance qualité

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 56

 REGISTRE DE DEPISTAGE

Date Code Code Age Sexe Test-1* (Poste et laboratoire) Test-2* (Laboratoire) Test-2* (Poste) ouTest-3 (Tie-breaker Résultat Final Nom et Prenoms
(jj/mm/aa) Client laboratoire (ans) Laboratoire) Donné au Client** personnel ayant
(ou) Code exécuté le Commentaires
dépistage Nom de Kit _____________ Nom de Kit _____________ dépistage
Nom de Kit _____________
No. Lot _______________ No. Lot _______________
No. Lot _______________
Date d’Expiration___/___/___ Date d’Expiration___/___/___
Date d’Expiration___/___/___

1
/ / M F INV NR R INV NR R1 R2 R1+2 INV NR R NEG POS POS 1 POS 2 POS 1+ 2 IND

2
/ / M F INV NR R INV NR R1 R2 R1+2 INV NR R NEG POS POS 1 POS 2 POS 1+ 2 IND

3
/ / M F INV NR R INV NR R1 R2 R1+2 INV NR R NEG POS POS 1 POS 2 POS 1+ 2 IND

4
/ / M F INV NR R INV NR R1 R2 R1+2 INV NR R NEG POS POS 1 POS 2 POS 1+ 2 IND

5
/ / M F INV NR R INV NR R1 R2 R1+2 INV NR R NEG POS POS 1 POS 2 POS 1+ 2 IND

6
/ / M F INV NR R INV NR R1 R2 R1+2 INV NR R NEG POS POS 1 POS 2 POS 1+ 2 IND

7
/ / M F INV NR R INV NR R1 R2 R1+2 INV NR R NEG POS POS 1 POS 2 POS 1+ 2 IND

8
/ / M F INV NR R INV NR R1 R2 R1+2 INV NR R NEG POS POS 1 POS 2 POS 1+ 2 IND

9
/ / M F INV NR R INV NR R1 R2 R1+2 INV NR R NEG POS POS 1 POS 2 POS 1+ 2 IND

1
5 / / M F INV NR R INV NR R1 R2 R1+2 INV NR R NEG POS POS 1 POS 2 POS 1+ 2 IND

** l’interprétation finale considère que le résultat est indéterminé (IND) si les test 1 est positif et le test 2est négatif au niveau du poste de dépistage alors référer le client ou son échantillon au niveau du laboratoire.

TOTAL PAGE
Total de testsréalisés Exemples de commentaires fréquents:
Nombre d’enfants testés
Total de test Positif (test réactif) - Fin de kit pour le test
Total de tests négatifs (Non Réactif)
Total de personnes dépistées positive au VIH
Total de personnes Positives VIH-1 - RV dans 3 mois
Total de personnes Positives VIH-2 - Test 1 répété car invalide
Total de personnes Positives VIH-1+2 - dépistage de contrôle / qualité
Total de personnes Négatives au VIH - Test périmé
Total de tests invalides*
Total de tests indéterminés**
* le test est considéré comme invalide (INV) si les lignes ou les points n’apparaissent pas sur la fenêtre de contrôle ou sur celle du client.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 57

AIDE-MEMOIRE 7 : LE REGISTRE DE SUIVI BIOLOGIQUE

Tâche : Remplir le registre de suivi biologique

Effectuée par : Le technicien de laboratoire et validé par le responsable du laboratoire

Objectifs :

1. Enregistrer les informations quotidiennes sur les patients

2. Enregistrer les tests réalisés

Quand : Chaque fois qu’on exécute un test

Matériels : Registre de suivi biologique, stylo bleu

ETAPES ACTIONS NOTES EXEMPLES

Etablissement sanitaire : Inscrire le nom CHR

1
de la structure sanitaire. Yamoussoukro

Mois, année,
Mois de : Inscrire le mois couvert par le
2 toujours commencer un mois en Juillet 2012
rapport.
utilisant une nouvelle page du registre

Date : Inscrire la date de remplissage du La date s’écrit en jour/mois/année

3 07/05/2009
registre. (jj/mm/aaaa)

Le premier test du mois est considéré

comme #001 et ainsi de suite jusqu’à
4 Ordre : Inscrire le numéro d’ordre. la fin du mois. Commencer toujours par 001
une nouvelle page et le N°001 lorsque
vous commencez un nouveau mois.

Identité du client : Inscrire l’identité du

Patient/contrôle/calibration testé. En cas En cas de reprise de test, veuillez noter
5 Patient1
de reprises de test, réinscrire l’identité du en observation « reprise ».
Patient.

Inscrire l’âge du Patient en année par

rapport au 1er janvier de l’année en
cours

NB : Pour les enfants de moins d’un an 22

6 Age : Inscrire l’âge du Patient.
inscrire l’âge en mois (ex : 8 Mois).

Cette information provient de la feuille

de demande d’analyse. A défaut
procéder à l’interrogatoire du client

Sexe: Cocher la case « M » s’il s’agit d’un Cette information provient de la feuille
7 sexe masculin ou la case « F » s’il s’agit de demande d’analyse. A défaut X
d’un sexe Féminin. procéder à l’interrogatoire du client.

Cette information provient de la feuille

Bilan : Cocher la case « initial » s’il s’agit
de demande d’analyse. A défaut
8 d’un bilan initial ou la case « suivi » s’il X
procéder à l’interrogatoire du client ou
s’agit d’un bilan de suivi.
du prescripteur.

9 Type de client : Cocher la case « ARV » Cette information provient de la feuille X

s’il s’agit d’un client sous ARV ou la case de demande d’analyse. A défaut

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 58

 « Pré-ARV » s’il s’agit d’un client NON procéder à l’interrogatoire du client ou
éligible. du prescripteur.

Ne pas cocher « ARV » ni « Pre-ARV »en

cas de Bilan initial.

En cas de Bilan de suivi, cocher

absolument la case ARV ou Pre-ARV.

Sérotype VIH : Cocher le sérotype du

10
client

Porter une croix dans la cellule POS si

11 Ag HBs : Inscrire le résultat du test AgHBS.
positif et NEG si résultat négatif

Test de grossesse : Inscrire le résultat du Porter une croix dans la cellule POS si
12
test de grossesse. positif et NEG si résultat négatif

CD4% : Inscrire la valeur relative en Il peut s’agir de la valeur relative des

13 pourcentage du test de numération des tests et re-tests CD4 de patients, ou 35
lymphocytes CD4. des contrôles effectués.

Il peut s’agir de la valeur absolue des

CD4 : Inscrire la valeur absolue du test de
14 tests et re-tests CD4 de patient, ou des 99
numération des lymphocytes CD4.
contrôles effectués.

Globules rouges: Inscrire le nombre de Il peut s’agir du nombre de globule

15 globules rouges rapporté à l’unité de rouge des tests et re-tests de patients, 4,5
mesure. ou des contrôles effectués.

Globules blancs : Inscrire le nombre de Il peut s’agir du nombre de globules

16 globules blancs rapporté à l’unité de blancs des tests et re-tests de patients, 3,4
mesure. ou des contrôles effectués.

Taux d’hémoglobine : inscrire le taux Il peut s’agir du taux d’hémoglobine

17 d’hémoglobine rapporté à l’unité de des tests et re-tests de patients, ou des 10,6
mesure. contrôles effectués.

Lymphocytes : inscrire la valeur absolue Il peut s’agir du nombre de

18 des lymphocytes rapportée à l’unité de lymphocytes des tests et re-tests de 800
mesure. patients, ou des contrôles effectués.

Plaquettes : inscrire la valeur absolue des Il peut s’agir du nombre de plaquettes

19 plaquettes rapportée à l’unité de des tests et re-tests de patients, ou des 140
mesure. contrôles effectués.

Glycémie : inscrire le résultat du test de Il peut s’agir du taux de glycémie des

20 0.86
glycémie rapporté à l’unité de mesure. Patients, ou des contrôles effectués.

Créatinine : inscrire le résultat du test de Il peut s’agir du taux de créatininémie

21 créatininémie rapporté à l’unité de des patients, ou des contrôles 6,7
mesure. effectués.

TGP/ ALAT : inscrire le résultat du test de Il peut s’agir du taux de TGP/ ALAT des
22 49
TGP/ ALAT. patients, ou des contrôles effectués

Charge virale : inscrire le résultat de la Il peut s’agir de la charge virale des

23
charge virale. patients, ou des contrôles effectués.

Il peut s’agir de reprise de test, de

24 Observation : Inscrire les observations
contrôle ou calibration. Notifier
constatées au cours de l’exécution des
également la panne d’un équipement

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 59

 analyses. et les ruptures et pertes d’un réactif
donné.

Report : Inscrire dans cette ligne le total

25 par colonne réalisé sur la page
précédente

Total : inscrire le nombre total de test par Il faut mettre la somme à la fin de la
26 bilan, par sexe, par type de Patient et page et ramener le total sur la page
par type de test (hématologie, suivante.
biochimie, immunologie).

27 Signature de l’opérateur : Inscrire les

noms et prénoms et apposer la signature
de celui qui remplit le registre.

Signature du responsable du laboratoire :

28 Inscrire les noms et prénoms et apposer
la signature de responsable du
laboratoire.

Cette tâche est complète si :

□ L’en-tête est remplie;

□ Le report est fait lorsqu’on ouvre une nouvelle page;

□ Les date, numéro d’ordre, âge, sexe, bilan, type de patient, ont été notifiés

□ Les résultats des tests (Ag HBs, test de grossesse, immunologie, hématologie, biochimie, charge virale) et
les observations ont été notifiés

□ Le Total est fait en fin de page

□ L’operateur et le responsable du laboratoire ont apposé leur signature

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 60

 REGISTRE DE SUIVI BIOLOGIQUE

Etablissement sanitaire: -------------------- Mois de : -----------------------

Type de Sérotype Ag Test de

Sexe Bilan VIH Immunologie Hématologie Biochimie
Client HBs Grossesse

Charge virale
(copies/mm )
Taux Hémoglobine

3
Globules rouges

Créatinine (mg/l)
Globules Blancs

TGP/ALAT (UI/l)
Glycémie (g/l)
Lymphocytes
Identité

CD4 (/mm3)

Plaquettes
(10 /mm )

(10 /mm )

(10 /mm )
(g/100ml)
VIH 1 + 2
Prè-ARV

3
CD4 (%)
Date N⁰Ordre du Age

(/mm )
Initial

VIH 1

VIH 2

3
Suivi

NEG

NEG
ARV

POS

POS
Client M F

6
Report

Total
Signature du responsable
Signature de l'opérateur du laboratoire

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 61

AIDE-MEMOIRE 8:LE RAPPORT MENSUEL TESTS RAPIDES ET CONSOMMABLES

Tâche : Remplir le rapport mensuel des Tests rapides et consommables

Effectuée par : 1- Le gestionnaire des stocks au sein du laboratoire ou du poste de dépistage

2-Le gestionnaire des stocks de la pharmacie des CS et ONG

Objectifs :

1. Rendre compte de l’utilisation des stocks reçus

2. Rendre compte du stock disponible et utilisable
3. Rendre compte du nombre de jours de rupture
4. Transmettre le rapport à la Pharmacie

Quand : A la fin de chaque mois et transmis en fonction du type de votre structure.

Matériel : Rapport mensuel vierge, rapport mensuel des deux mois passés, registre de dépistage, fiche de
stock, stylo bleu et rouge

Note : Ce document devra être transmis :

- au plus tard le 02 du mois pour les laboratoires et postes de dépistage à la pharmacie de

l’établissement sanitaire
- au plus tard le 05 du mois pour les centres de santé à la pharmacie du district sanitaire,

Ce rapport se présente en 2 feuillets:

L’original (page blanche) est transmis au niveau hiérarchique supérieur et la souche est conservée pour
archivage.

ETA
ACTIONS NOTES EXEMPLES
PES

Région sanitaire : Inscrire le nom de la

1 région sanitaire à laquelle appartient la Bélier
structure sanitaire.

District sanitaire : Inscrire le nom du

2 Yamoussoukro
district sanitaire de la structure sanitaire.

Etablissement sanitaire : Inscrire le nom

3 PMI Habitat
de la structure sanitaire.

Nom du service : Inscrire le nom du

4 Pharmacie
service qui soumet ce rapport.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 62

 Code PSP-CI : Inscrire le code client de Ce code est fourni soit par la
5 490790
l’établissement hospitalier. pharmacie du DS ou par PSP-CI.

Date : Inscrire la date de remplissage et

6 jj/mm/aaaa 28 / 02 / 2012
de soumission du rapport

Mois de : Inscrire le mois couvert par le

7 mois aaaa Février 2012
rapport

Rapport Urgent : Cocher la case à l’encre En cas de commande

8 rouge s’il s’agit d’une commande d’urgence, faire le rapport d’au
d’urgence. plus 5 produits

600 (300 tests à la

Cas des CS/ONG: pharmacie, 100
tests au
Stock initial (CS/ONG) = Stock
laboratoire, 50 tests
Stock initial: Inscrire la quantité totale de initial (Pharmacie) + Stock initial
au poste de
produits disponibles le premier jour du (laboratoire) + Stock initial
9 dépistage N°1 et
mois. Exprimer les quantités en unité de (postes de dépistage)
150 tests au poste
conditionnement.
Cette quantité doit être égale à de dépistage N°2
celle notée dans la colonne E du notifiés dans les
rapport du mois passé. rapports mensuels
du mois antérieur)

Quantité Reçue : Inscrire la quantité Cette information figure sur les

10 totale de produits reçus du district au fiches de stock ou sur les bons de 300
cours du mois. livraison

• Au laboratoire et poste de
dépistage, cette information
figure sur les fiches de stock
150 (150 tests de
(colonne "sorties").
Determine® utilisés
Quantité utilisée: Inscrire la quantité • Dans le cas des CS/ONG :
11 par le laboratoire
totale de produits utilisés.
Quantité utilisée (CS/ONG) = et les postes de
Quantité utilisée (laboratoire) + dépistage)
Quantité utilisée (postes de
dépistage)

Cette information se trouve sur la

Fiche de Stock dans le cas des 100 (10 tests
laboratoires et postes de périmés à la
dépistage. pharmacie, 40
Pertes : Inscrire le total des pertes En ce qui concerne la pharmacie tests périmés au
12
enregistrées au cours du mois de CS/ONG l’information se laboratoire et 50
trouve sur la fiche de Stock et tests périmés dans
dans les rapports mensuels du le poste de
mois en cours du laboratoire et dépistage N°1)
des postes de dépistage.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 63

 Dans ce cas :

Pertes (CS/ONG) = Pertes

(Pharmacie) + Pertes
(laboratoire) + Pertes (postes de
dépistage)

Cette information est obtenue

après un inventaire physique des
stocks à la fin du mois.

Dans les laboratoires et postes

de dépistage cette information 650 (350 tests
se trouve sur la fiche de stock disponibles à la
Dans le cas des CS/ONG locales pharmacie, 100
Stock disponible : Inscrire la quantité tests au
cette information se trouve sur la
13 totale de stock disponible et utilisable laboratoire, 50 tests
fiche de stock de la pharmacie
et dans le rapport mensuel du au poste de
mois en cours du laboratoire et dépistage N°1 et
des postes de dépistage 150 tests au poste
de dépistage N°2)
Stock disponible (CS/ONG) =
Stock disponible (Pharmacie) +
Stock disponible (laboratoire) +
Stock disponible (postes de
dépistage)

Les jours fériés et les samedis et

Nombre de jours de rupture : Inscrire le dimanche doivent être comptés
14 nombre de jours dans le mois pendant également. Cette information est 0
lesquels le produit n’a pas été disponible. obtenue à partir des fiches de
stock.

Reporter la quantité de la
Quantité Distribuée M-1: Inscrire la
15 Colonne quantité distribuée du
quantité distribuée du mois précédent
rapport du mois précédent

Reporter la quantité de la
Quantité Distribuée M-2 : Inscrire la
Colonne quantité distribuée du
16 quantité distribuée du mois avant le mois
rapport du mois avant le mois
précédent.
précédent.

140 (100 personnes

Au laboratoire et au poste de
rapportées par le
dépistage, cette information
laboratoire, 20
provient des registres de
personnes
Nombre d’individus dépistés au VIH : dépistage. Eviter les doubles
rapportées par le
17 Inscrire le nombre total d’individus comptages.
poste de
dépistés.
A la pharmacie de CS/ONG dépistage N°1 et
locales, cette information 20 autres par le
provient des rapports mensuels poste de
du laboratoire et des postes de dépistage N°2).

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 64

 dépistage.
10 (5 personnes
dépistées HIV
positifs rapportés
par le laboratoire,
Nombre d’individus dépistés POSITIFS au
2 personnes
VIH : Inscrire le nombre total d’individus
18 rapportés par le
qui ont été dépistés POSITIFS au VIH selon
poste de
l’algorithme en vigueur
dépistage N°1 et 3
autres positifs par
le poste de
dépistage N°2).

Au laboratoire, cette information

provient du registre de
dépistage. Eviter les doubles
comptages.
Nombre d’individus dépistés POSITIFS au
19 VIH 1: Inscrire le nombre total d’individus A la pharmacie de CS/ONG
qui ont été dépistés POSITIFS au VIH 1 locales, cette information
provient du rapport mensuel du
laboratoire.

Au laboratoire, cette information

provient du registre de
dépistage. Eviter les doubles
comptages.
Nombre d’individus dépistés POSITIFS au
20 VIH 2: Inscrire le nombre total d’individus A la pharmacie de CS/ONG
qui ont été dépistés POSITIFS au VIH 2 locales, cette information
provient du rapport mensuel du
laboratoire.

Au laboratoire, cette information

provient du registre de
Nombre d’individus dépistés POSITIFS au dépistage. Eviter les doubles
VIH 1 + 2: Inscrire le nombre total comptages.
21
d’individus qui ont été dépistés POSITIF au A la pharmacie de CS /ONG
VIH dual locales, cette information
provient du rapport mensuel du
laboratoire.

Cette information provient du

registre DNA-PCR pour le
Nombre d’enfants prélevés par DBS : laboratoire ou le poste de
22 Inscrire le nombre d’enfants prélevés par dépistage.
la technique DBS au cours du mois.
Pour la pharmacie de CS/ONG,
cette information provient du
rapport mensuel du

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 65

 laboratoire/poste de dépistage.

Au laboratoire, cette information

provient du registre de suivi
Nombre d’individus testés à l’hépatite B : biologique.
23 inscrire le nombre d’individus ayant reçus A la pharmacie de CS/ONG
le test d’AgHBs locale, cette information provient
du rapport mensuel du
laboratoire.

Au laboratoire, cette information

provient du registre de suivi
Nombre d’individus testés positifs à biologique.
24 l’hépatite B : inscrire le nombre A la pharmacie de CS/ONG
d’individus POSITIFS au test d’AgHBs locale, cette information provient
du rapport mensuel du
laboratoire.

Au laboratoire, cette information

provient du registre de suivi
Nombre de femmes ayant fait le test de biologique.
25 grossesse : inscrire le nombre de femmes A la pharmacie de CS/ONG
ayant fait l’objet d’un test de grossesse locale, cette information provient
du rapport mensuel du
laboratoire.

Au laboratoire, cette information

provient du registre de suivi
Nombre de femmes testées POSITIVES au biologique.
test β-HCG : inscrire le nombre de
26 A la pharmacie de CS/ONG
femmes ayant été positives au test de
grossesse locales, cette information
provient du rapport mensuel du
laboratoire.

Si l’espace prévu n’est pas

Commentaires : Inscrire des observations 100 tests sont
suffisant, veuillez écrire au verso
27 sur les pertes (péremption, expirés sans être
du rapport ou utiliser une autre
endommagement, vols, etc.) utilisés
feuille.

Nom, Signature et cachet du gestionnaire

de la pharmacie : Inscrire les nom et
28 prénoms, mettre le cachet et apposer la
signature de du gestionnaire de la
pharmacie

Nom, Signature et cachet du responsable

du centre : Inscrire les nom et prénoms,
29
mettre le cachet et apposer la signature
du responsable du centre

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 66

Cette tâche est complète si :

□ L’en-tête est bien remplie;

□ Le stock initial, la quantité reçue, la quantité utilisée, les pertes, le stock disponible, le nombre de jours
de rupture, les quantités utilisées aux mois M-1 et M-2 ont été renseignés;

□ Les indicateurs de laboratoire ont été notifiés;

□ Les commentaires ont été notifiés;

□ Les noms et signatures du gestionnaire de la pharmacie/laboratoire /poste de dépistage et du

responsable du centre ont été notifiés.

□ Le rapport est transmis dans le délai au niveau supérieur

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 67

 RAPPORT MENSUEL TESTS RAPIDES ET CONSOMMABLES
Région sanitaire : ……………………………………… Date : …. / … / ………
District Sanitaire : ………………………………………………………….
Etablissement sanitaire: …………………………………………………………… Mois de : ……………………………………..
Niveau de stock Max :
Nom du service : _____________________
Code PSP-CI : __________ Rapport Urgent

Nombre de
Quantité Stock Quantité Quantité Distribuée
Stock initial Quantité Utilisée Pertes jours de
Reçue Disponible Distribuée M-1 M-2
rupture
CODE
DESIGNATION Unité
Produit
A B C D E F G H
Col. E du Fiches de Fiches de Fiches de Fiches de
Fiches de Stock Col. C Du rapport Col. C Du rapport
rapport du Stock Stock Stock Stock
du mois passé du mois M-2
mois passé
TESTS RAPIDES
AR24430 Détermine HIV kit de 100 T Test
AR24220 Génie III HIV 1/2 50 TESTS Test
AR24245 Stat-Pak kit de 20 Tests Test
AR24239 Test urinaire de grossesse Test
AR24238 Test rapide Ag Hbs Test
CONSOMMABLES
AR47015 Aiguille 21/22G Aiguille
AR47016 Aiguille 23/24G Aiguille
AR26060 Bande adhésive pour prélèvement P/100
AR07167 Boite de Sécurité Boite
AR26120 Compresse Non stériles 20x20cm P/100
AR47030 Corps pour prélèvement Corps
AR26156 Coton hydrophile 500GR roul 500gr
AR08247 Cryoboite Boite
AR08246 Cryotubes Cryotube
AR02213 DBS Kit unitaire pour prélèvement Kit
AR04180 DBS Papier Filtre Carte
AR02211 DBS Dessicant B/100 100/B
AR07677 Embouts 100-1000µl (bleu) Embout
AR07164 Embouts 20-200µl (jaune) Embout
AR50080 Enveloppe glassine Enveloppe
AR23050 Ethanol, 1L 1L
AR42140 Gant latex boite/100
AR45430 Indicateur d'humidité B/125 Carte
AR03410 Lancettes retractables Lancette
AR50174 Pastille de Chloramine Pastille
AR03421 Sachet Ziplock 8x12cm Sac
AR03420 Sachet Ziplock, 24,5x16cm Sac
AR50138 Sacs poubelles Noir Sac
AR50139 Sacs poubelles Rouge Sac
AR23148 Savon Liquide1L Flacon
AR47150 Tubes EDTA (violet) Tube
AR47080 Tubes flutorure oxalate (Gris) Tube
AR47040 Tubes Secs (rouge) Tube

INDICATEURS DE LABORATOIRE

CD PTME Suivi biologique

Nombre d'individus dépistés VIH :
Nombre d'individus dépistés POSITIFS au VIH :
Nombre d'individus dépistés VIH 1
Nombre d'individus dépistés VIH 2
Nombre d'individus dépistés VIH dual (VIH 1+2)

Nombre d'enfants prélévés par DBS :

Nombre d'individus testés à l"Hépatite B :

Nombre d'individus dépistés POSITIFS au test Ag HBs:

Nombre de femmes ayant fait le test de grossesse :

Nombre de femmes testées positives au test de grossesse:

Commentaires :
…………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nom, Signature, contacts et Cachet du gestionnaire de Nom, signature et cachet du responsable du service
stock

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 68

 AIDE-MEMOIRE 9:LES RAPPORTS MENSUELS « REACTIFS DE LABORATOIRE » (CD4,
HEMATOLOGIE, BIOCHIMIE, CHARGE VIRALE)

Tâche : Remplir les rapports mensuels des réactifs de laboratoire (CD4, HEMATOLOGIE, BIOCHIMIE,CHARGE VIRALE)
Effectuée par : 1- Le gestionnaire des stocks au sein du laboratoire
2- Le gestionnaire des stocks de la pharmacie des CS et ONG
Objectifs : 1- Rendre compte de l’utilisation des stocks reçus
2. Rendre compte du stock disponible et utilisable
3. Rendre compte du nombre de jours de rupture
4. Transmettre le rapport à la pharmacie du CS ou du district
Quand : A la fin de chaque mois et transmis en fonction du type de votre structure.
- au plus tard le 02 du mois pour le laboratoire à la pharmacie de l’établissement sanitaire
- au plus tard le 05 du mois pour les centres de santé à la pharmacie du district sanitaire,
En cas de commande d’urgence: rédiger un rapport sur au maximum 5 produits et envoyer le rapport
par un courrier spécial
Matériel : Rapport mensuel vierge, rapports mensuels des deux mois passés, rapports mensuels des laboratoires (cas
des pharmacies de CS), fiche de stock, stylo bleu et rouge
Note : Ce rapport se présente en 2 feuillets:
L’original (page blanche) est transmis au niveau hiérarchique supérieur et la souche est conservée pour
archivage

ETAPE ACTIONS NOTES EXEMPLES

Région sanitaire : Inscrire le nom de la
1 région sanitaire à laquelle appartient Bélier
la structure sanitaire.
District sanitaire : Inscrire le nom du
Yamoussouk
2 district sanitaire de la structure
ro
sanitaire.
Etablissement sanitaire : Inscrire le nom
3 CM Wallè
de la structure sanitaire.
Nom du service : Inscrire le nom du
4 Pharmacie
service qui soumet ce rapport.
Code PSP-CI : Inscrire le code de la
5 Ce code est fourni par PSP-CI. 490790
l’établissement hospitalier.
Date : Inscrire la date de remplissage 28 / 02 /
6 jj/mm/aaaa
et de soumission du rapport. 2012
Mois de : Inscrire le mois couvert par le
7 mois aaaa Février 2012
rapport.
Rapport Urgent : Cocher la case à
8 l’encre rouge s’il s’agit d’une
commande d’urgence.

Stock initial: Inscrire la quantité totale Cette quantité doit être égale à celle notée 08
9 de produits disponibles le premier jour dans la colonne E du rapport du mois passé.
(6 Kits à la
du mois. Exprimer les quantités en unité • Au laboratoire, cette information figure sur le pharmacie

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 69

 de présentation (comptage) rapport mensuel du mois passé (SDU) et 2 Kits au
laboratoire)
• Cas des CS/ONG:
Stock initial (CS/ONG) = Stock initial (Pharmacie)
+ Stock initial (laboratoire).
Quantité Reçue : Inscrire la quantité
Cette information figure sur les fiches de stock ou
10 totale de produits reçus du district au 06
sur les bons de livraison
cours du mois.
• Au laboratoire, cette information figure sur
les fiches de stock (colonne "sorties").
Quantité utilisée: Inscrire la quantité
11 totale de produits utilisés par le • Dans le cas des CS/ONG : 04
laboratoire.
Quantité utilisée (CS/ONG) = Quantité utilisée au
laboratoire
Cette information se trouve sur la Fiche de Stock
dans le cas du laboratoire.
02 (1 Kit
En ce qui concerne la pharmacie de CS/ONG périmé à la
Pertes : Inscrire le total des pertes l’information se trouve sur la fiche de Stock et pharmacie
12 enregistrées au cours du mois à la dans les rapports mensuels du mois en cours du et 1 autre
pharmacie et au laboratoire. laboratoire. Dans ce cas : Kit périmé
Pertes (CS/ONG) = Pertes (Pharmacie) + Pertes au
(laboratoire) laboratoire)

Inscrire les pertes en valeur absolue

Cette information est obtenue après un
inventaire physique des stocks à la fin du mois.
Dans les laboratoires et postes de dépistage
08 (6 Kits
cette information se trouve sur la fiche de stock
Stock disponible : Inscrire la quantité disponibles
Dans le cas des CS/ONG locales cette
totale de stock disponible et utilisable à la
13 information se trouve sur la fiche de stock de la
dans la pharmacie et le laboratoire à pharmacie
pharmacie et dans le rapport mensuel du mois
la fin du mois. et 2 Kits au
en cours du laboratoire et des postes de
laboratoire)
dépistage
Stock disponible (CS/ONG) = Stock disponible
(Pharmacie) + Stock disponible (laboratoire)
Nombre de jours de rupture: Inscrire le Les jours fériés et les samedis et dimanche
nombre de jours dans le mois pendant doivent être comptés également. Cette 0 (pas
14
lesquels le produit n’a pas été information est obtenue à partir des fiches de de rupture)
disponible. stock.
Quantité Distribuée M-1: Inscrire la Reporter la quantité de la Colonne quantité
15
quantité distribuée du mois précédent distribuée du rapport du mois précédent
Quantité Distribuée M-2 : Inscrire la Reporter la quantité de la Colonne quantité
16 quantité distribuée du mois avant le distribuée du rapport du mois avant le mois
mois précédent. précédent.
17Indicateurs de laboratoire variables selon le type rapports mensuels de réactifs de laboratoire
Nombre de numérations CD4 C’est le nombre de tests réalisés par le
Rapport réalisées : Inscrire le nombre laboratoire. Ce chiffre inclut les tests patients, les 200 (200 tests
mensuel de numération CD4 réalisées reprises de tests et les tests utilisés pour les CD4 réalisés)
CD4 par le laboratoire au cours du contrôles de qualité.
mois.
- Dans le cas du laboratoire, cette information
Rapport Nombre de NFS réalisées : est fournie par le registre de suivi biologique.
mensuel Inscrire le nombre de NFS 200
hématolo réalisées dans le cadre du suivi - Dans le cas de pharmacie de CS/ONG,

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 70

 gie biologique des PVVIH prendre l’information dans le rapport mensuel
du laboratoire
Nombre de tests Glycémie
réalisés : nombre de tests de 200 (200 tests
glycémie réalisés dans le cadre CD4 réalisés)
du suivi biologique des PVVIH
Nombre de tests de
Créatininémie réalisées Inscrire
Rapport
le nombre de tests de
mensuel 228
créatinémie réalisées dans le
Biochimie
cadre du suivi biologique des
PVVIH
Nombre de tests ALAT réalisés
Inscrire le nombre de tests ALAT
230
réalisées dans le cadre du suivi
biologique des PVVIH
Nombre de charges virales
Rapport
réalisées Inscrire le nombre de
mensuel
tests de charge virale réalisés 10
Charge
dans le cadre du suivi
virale
biologique des PVVIH
18 Indicateurs de laboratoire communs aux différents rapports mensuels de réactifs de laboratoire

Nombre de jour de Il s’agit du nombre de jours dans le mois pendant

fonctionnement de lesquels l’équipement a été fonctionnel au cours du
l’équipement : Inscrire le mois. 31
nombre de fonctionnement Attention : ce nombre n’est pas cumulatif. Il ne
de l’équipement devrait pas dépasser 30 ou 31.
C’est le nombre de patients PVVIH qui viennent pour
leur premier bilan biologique.
Nombre de Bilans initiaux
- Dans le cas du laboratoire, cette information est
réalisés : inscrire le nombre de
fournie par le registre de suivi biologique. 32
PVVIH reçus pour un bilan
initial. - Dans le cas de pharmacie de CS/ONG, prendre
l’information dans le rapport mensuel du
laboratoire
C’est le nombre de patients PVVIH sous ARV ou non
qui reviennent au laboratoire pour un bilan biologique
de contrôle.
Un bilan de routine signifie un bilan effectué en
Nombre de Bilans de suivi : dehors du premier bilan dit bilan initial.
inscrire le nombre de PVVIH 158
reçus pour un bilan de suivi. - Dans le cas du laboratoire, cette information est
fournie par le registre de suivi biologique.
- Dans le cas de pharmacie de CS/ONG, prendre
l’information dans le rapport mensuel du
laboratoire
Nombre de Patients sous ARV : - Dans le cas du laboratoire, cette information est
Inscrire le nombre de PVVIH fournie par le registre de suivi biologique.
58
sous ARV parmi les patients
- Dans le cas de pharmacie de CS/ONG, prendre
suivis
l’information dans le rapport mensuel du
Nombre de Patients en Pré- laboratoire
ARV : Inscrire le nombre de 100
PVVIH non éligibles au TARV

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 71

 parmi les patients suivis.
Commentaires : Inscrire des 02 kits de
observations sur les pertes Si l’espace prévu n’est pas suffisant, veuillez écrire au Facscount
19
(péremption, verso du rapport ou utiliser une autre feuille. reagent
endommagement, vols, etc.). périmés
Nom, Signature et cachet du Inscrire les nom et prénoms, mettre le cachet et
20
gestionnaire de la pharmacie : apposer la signature de celui qui fait le rapport.
Nom, Signature et cachet du Inscrire les nom et prénoms, mettre le cachet et
21
responsable du centre : apposer la signature du responsable du centre.

Cette tâche est complète si :

□ L’en-tête est bien remplie;
□ Le stock initial, la quantité reçue, la quantité utilisée, les pertes, le stock disponible, le nombre de jours de
rupture, les quantités utilisées aux mois M-1 et M-2 ont été renseignées;
□ Les indicateurs de laboratoire ont été notifiés;
□ Les commentaires ont été notifiés;
□ Les noms et signatures du gestionnaire de stock du laboratoire et du responsable du centre ont été notifiés.
□ Le rapport est transmis dans le délai au niveau supérieur

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 72

 RAPPORT MENSUEL - CD4

Région sanitaire : Date :

District Sanitaire :

Nom de l'Etablissement : Mois de : Niveau de stock Max :

Code client PSP-CI :

Nom du service : Rapport Urgent :

Nombre de jours Quantité Distribuée Quantité Distribuée

Code Produit Stock initial Quantité Reçue Quantité Utilisée Pertes Stock Disponible
Désignation Unité de rupture M-1 M-2
A B C D E F G H

Col. E du rapport Fiches de Stock Fiches de Stock Fiches de Stock Fiches de Stock Fiches de Stock Col. C Du rapport Col. C Du rapport
du mois passé du mois passé du mois M-2

FACSCALIBUR, FACSCAN
AR24223 TriTest sans Tube Tucount, 50T KIT

AR24260 TriTest avec Tube Trucount, 50T KIT

AR07300 Calibrite 3 Beads, 25T KIT

AR07291 FACS Lysing 100 ml, 500T Flacon

AR07161 Tubes Plastique Falcon 12X75 Tube

FACSCOUNT

AR07230 FACSCount Reagent CD3/CD4, 50T KIT

AR07241 FACSCount Control, 25T KIT

AR07483 Facscount Papier thermique, 200T Rouleau

FACSCOUNT, FACSCALIBUR, FACSCAN

AR07232 FACSFlow, 20Litres, 200T Bidon

AR07246 FACSClean 5 Litres Bidon

AR07290 FACSRinse 5 Litres Bidon

GUAVA

AR07532 Easy Auto CD4/CD4%, 100T KIT

AR07533 Guava check, 50T KIT

AR07534 Guava Instrument Cleaning Fluid, 100 ml Fl

AR47195 Guava Micro-tubes a fond conique Microtube

CONTROLES

AR03038 Immunotrol Normal, 2x3 ml KIT

AR07802 Immunotrol Pathologique, 2x3 ml KIT

PIMA

PIMA réactif, kit de 100 tests KIT

PIMA papier imprimante Rouleau

PIMA billes de contrôle KIT

AUTRES

INDICATEURS DE LABORATOIRE
Nombre de numeration CD4 réalisées : Nombre de Bilans initiaux réalisés : Nombre de Bilans de suivi realises:

Nombre de jours de fonctionnement de l'equipement : Nombre de Patients sous ARV : Nombre de Patients en Pré-ARV :

COMMENTAIRES :

Nom, Signature, Contacts et Cachet du Gestionnaire de stock Nom, signature, Contacts et cachet du responsable du laboratoire

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 73

 RAPPORT MENSUEL - HEMATOLOGIE

Région sanitaire :………………………. Date : --------/--------/---------

District Sanitaire :……………………….
Etablissement sanitaire:………………. Mois de : ---------------
Nom du service : ---------------------
Code PSP: ---------------------------------- Rapport Urgent :

Nombre de
Quantité Quantité Stock Quantité Distribuée Quantité Distribuée
Stock initial Pertes jours de
Désignation Unité Reçue Distribuée Disponible M-1 M-2
rupture

A B C D E F G H

Col. E du rapport Fiches de Stock Fiches de Stock Fiches de Stock Fiches de Stock Fiches de Stock Col. C Du rapport du Col. C Du rapport du
du mois passé mois passé mois M-2

ACT DIFF & ACT DIFF II

AR07556 ACT Diff Pack 15 L/0,3 L, 425T Pack

AR03091 ACT Diff Rinse 500ml 500ml

AR07577 ACT Diff 4C Control, 3x3,3mL KIT

SYSMEX (Réactifs communs: KX 21 et XT2000/1800)

AR02233 CellPack PK, 500T 20L

AR02235 Cellclean 50 ml 50mL

SYSMEX Kx21N

AR07172 Stromatolyser-WH, 500T 500mL

AR07500 Papier Thermique, 150T Rouleau

AR02340 Control Eight-THECK L. 1,5mL KIT

AR02339 Contrôle Eight-THECK N. 1,5mL KIT

AR02341 Contrôle Eight-THECK H. 1,5mL KIT

SYSMEX xt1800/2000i

AR07176 Sulfolyser, 10000T 5L

AR07174 Stromatolyser FB, 2500T 5L

AR07175 Stromatolyser 4DL, 2500T 5L

AR07173 Stromatolyser 4DS, 840T 42mL

AR07177 Retsearch, 500T 1L

AR02336 Control E-THECK L. 7x4,5mL KIT

AR02337 Control E-THECK N. 7x4,5mL KIT

AR02338 Contrôle E-THECK H. 7x4,5mL KIT

MEDONIC

AR02236 Medonic Diluent, 800T 20L

AR02237 Medonic Lyse, 800T 10L

AR02238 Medonic Cleaner Enzy. 5L

AR02239 Medonic control 3x4,5mL KIT

AUTRES

INDICATEURS DE LABORATOIRE

Nombre de NFS réalisées : ----------- Nombre de Bilans initiaux : --------------- Nombre de Bilans de suivi : -------------
Nombre de jours de fonctionnement de l'equipement : Nombre de Patients ARV : ---------------- Nombre de Patients Pré-ARV: ------------
COMMENTAIRES : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nom, Signature , contacts et Cachet du Nom, signature et cachet du responsable du service

gestionnaire de stock

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 74

 RAPPORT MENSUEL - BIOCHIMIE (COBAS C111, HITACHI)

Région sanitaire : -------------------------------- Date : ----------/---------/----------- Max :

District Sanitaire : --------------------------------

Etablissement sanitaire: ---------------------------- Mois de : ----------------------

Nom du service : -------------------------------------- Rapport Urgent

Code PSP: -----------------------------

Nombre de Quantité Quantité

Quantité Quantité Stock
Stock initial Pertes jours de Distribuée Distribuée
Désignation Unité Reçue utilisée Disponible
rupture M-1 M-2

A B C D E F G H
Col. E du Fiches de Fiches de Fiches de Fiches de Fiches de Col. C Du Col. C Du
rapport du St ock St ock St ock St ock St ock rapport du rapport du
mois passé mois passé mois M-2

COBAS C111
REACT IFS COBAS C111

AR03251 ALAT/GPT 400T KIT

AR03259 Creatinine 400T KIT
AR03254 Glucose 400T KIT
CONSOMMABLES COBAS C111

AR03164 Sample cups Cup

AR03165 Sample cups - micro Cup
AR03166 Papier thermique Rouleau
AR03124 Cleaner 1L 1L
AR03250 Activator 9x12 ml KIT
AR03160 micro cuvettes Cuvette
PIECES DE RECHANGE COBAS C111

Lampe halogène (Bulb) piece

AR07065 Aiguille (Needle) piece
HITACHI 902
REACTIFS HITACHI

AR03155 Glucose 12x50mL, 2050T KIT

AR07092 Creatinine 12x50mL, 2050T KIT
AR03161 ALT/GPT 12x50mL, 1950T KIT
CONSOMMABLES HITACHI

AR50254 Cuvette Cuvette

AR03157 Sample Cups Cup
AR03158 MultiClean, 2L 2L
AR03217 Hitergent Solution, 1L 1L
AR03171 Papier thermique, 333T Rouleau
PIECES DE RECHANGE HITACHI

AR03208 Lampe halogène (Bulb) piece

AR03207 Aiguille (Needle) piece
SERUM DE CONTRÖLE & CALIBRAT EUR HITACHI / COBAS C111

AR03204 Cfas, 12x3mL KIT

AR03143 Precinorm U 4x5mL KIT
AR03144 Precipath U 4x5mL KIT
AUTRES

INDICATEURS DE LABORATOIRE
Nombre de tests de Glycémie : ----------- Nombre de Bilan initial : ---------------
Nombre de tests de créatininémie : ----------------- Nombre de Bilan de suivi : -----------
Nombre de tests de ALAT/TGP : -------------- Nombre de Patients ARV : ----------
Nombre de jours de fonctionnement de l'equipement : Nombre de Patients Pré-ARV : ----------

COMMENTAIRES : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nom, Signature, Contacts et Cachet du Nom, Signature et Cachet du Responsable du service
gestionnaire de stock

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 75

AIDE-MEMOIRE 10: LE RAPPORT-COMMANDE MENSUEL « TESTS RAPIDES ET
CONSOMMABLES »

Tâche : Remplir le rapport commande mensuel des tests rapides et consommables

Effectuée par : Le Responsable de la pharmacie CHU, INS, CHR, HG, ES d’Abidjan, CS, ONG locales
Objectifs :
1. Rendre compte de l’utilisation des stocks reçus
2. Rendre compte de l’état de stock
3. Déterminer la quantité de produits à commander
4. Passer la commande
5. Transmettre les données à la PSP-CI

Quand : A la fin de chaque mois

Matériel : Rapport commande mensuel vierge, rapport-commande mensuel du mois passé, rapports mensuels
des laboratoire/postes de dépistage, fiche de stock, stylo bleu et stylo rouge
Note : Ce rapport se présente en 2 feuillets: L’original (page blanche) est transmis à la PSP et la souche est
conservée pour archivage
Il est transmis à la PSP-CI selon la date indiquée par le chronogramme de dépôt de commande de la
PSP-CI.

ETAPES ACTIONS NOTES EXEMPLES

Région sanitaire : Inscrire le nom de
1 la région sanitaire à laquelle Cavally Guémon
appartient la structure sanitaire.
District sanitaire : Inscrire le nom du
2 district sanitaire de la structure Bangolo
sanitaire.
Nom de l’établissement : Inscrire le
3 HG Bangolo
nom de la structure sanitaire.
Code client PSP-CI : Inscrire le code
4 Ce code est fourni par la PSP-CI. 070050
de l’établissement hospitalier.
Nom du service : Inscrire le nom du
5 Pharmacie
service qui soumet ce rapport.
Date : Inscrire la date de remplissage
6 jj/mm/aaaa 28 / 02 / 2012
et de soumission du rapport.
7 Mois de : Inscrire le mois du rapport Mois aaaa Février 2012
Niveau de stock maximum : Inscrire
8 le niveau maximum de votre 4 mois
structure en mois
Commande urgente : Cocher la
9 case au stylo rouge s’il s’agit d’une
commande d’urgence.
Nombre de rapports attendus :
10 Inscrire le nombre de rapports 4
attendus des CS/laboratoires/ postes

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 76

 de dépistage
Nombre de rapports reçus : Inscrire le
11 nombre de rapports reçus des 4
CS/laboratoires/postes de dépistage
12 Code produit :
13 Désignation: Ces informations sont pré imprimées
14 Unité
Ce chiffre correspond à la balance de
votre Fiche de Stock le premier jour du
mois.
- District : Il est égal à la somme de
tous les stocks initiaux des centres
de santé + stock initial
Stock initial : Inscrire la quantité de pharmacie du DS
15 produits disponibles le premier jour du - CHU, CHR, INS, HG, ES Abidjan : Il 200 tests
mois dans l’établissement sanitaire. est égal à la somme de tous les
stocks initiaux des
laboratoire/postes de dépistage
+ stock initial de la pharmacie
Il est aussi la balance en fin de mois
(colonne F) du rapport du mois
précédent.
Cette information figure sur les fiches de
Quantité reçue : Inscrire la quantité
16 stock ou sur les bordereaux de livraison 300 tests
totale de produits livrés par la PSP-CI
de la PSP-CI.
CHU, CHR, INS, HG, ES : cette quantité
Quantité utilisée :Inscrire la quantité provient des rapports mensuels des
totale de produits utilisés (ou laboratoire/postes de dépistage
17 150 tests
consommés) par le laboratoire et les
postes de dépistage District : cette quantité provient des
rapports mensuels des CS/ ONG locales
Ecrire les pertes en valeur absolue
Pertes (CHU, CHR, INS, HG, ES Abidjan) =
Pertes (Pharmacie) + Pertes (laboratoire)
Pertes: Inscrire la somme des + Pertes (postes de dépistage
18 100
quantités enregistrées en pertes
Pertes (DS) = Pertes (Pharmacie) + Pertes
(CS/ONG locales)

Un ajustement négatif (transfert de

Ajustement : Inscrire le total des produit à une autre structure de même
200 (2 kits reçus
19 ajustements enregistrés au cours du niveau) doit être accompagné d’un
du DS)
mois au niveau de la pharmacie. signe ( – ) et un ajustement positif doit
être accompagné du signe (+).
Cette information est obtenue après un
inventaire physique des stocks
Stock disponible : Inscrire la quantité SDU (CHU, CHR, INS, HG, ES Abidjan) =
20 450
de stock disponible et utilisable. SDU (Pharmacie) + SDU (laboratoire) +
SDU (postes de dépistage)
SDU (DS) = SDU (Pharmacie) + SDU

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 77

 (CS/ONG locales)
Les jours fériés, les samedis et dimanches
doivent être comptés également.
Nombre de jours de rupture : Inscrire L’information sur le nombre de jour de
le nombre de jours dans le mois 0
21 rupture est obtenue sur les fiches de
pendant lesquels le produit n’a pas stock de la pharmacie. (pas de rupture)
été disponible.
Ce nombre ne devrait pas excéder
30/31.
Nombre de sites ayant connu une Cette information est obtenue à partir
rupture: Inscrire le nombre de des rapports des centres de santé ou des
22 CS/postes de dépistage dans postes de dépistage
lesquels le produit n’a pas été
disponible pendant au moins un jour.
Se référer à l’aide-mémoire du calcul du
CMM : Inscrire la consommation MSD
23 150
mensuelle moyenne.

MSD : Calculer et Inscrire le nombre Se référer à l’aide-mémoire du calcul du

24 de mois de stock disponible du MSD
produits

QàC = CMM x Max- SD = I * 4 – F

Si le résultat de cette opération est positif,
le chiffre obtenu correspond à la
quantité à commander.
Quantité à commander : Calculer et
25 150
inscrire la quantité à commander. Si le résultat de cette opération est égal
ou inférieur à zéro (négatif), vous avez
un stock suffisant ou excédentaire.
Inscrire zéro dans la colonne K ou
colonne de la quantité commandée
Quantité accordée : Laisser la case La quantité accordée sera inscrite par la
26
vide. PSP-CI.
140 (100
personnes
rapportées par le
laboratoire, 20
Nombre d’individus dépistés au VIH : personnes
27 Inscrire le nombre total d’individus rapportées par le
dépistés. poste de
dépistage N°1 et
20 autres par le
Cette information provient des rapports poste de
mensuels du laboratoire et des postes de dépistage N°2).
dépistage
10 (5 personnes
dépistées HIV
Nombre d’individus dépistés POSITIFS positifs rapportés
au VIH : Inscrire le nombre total par le laboratoire,
28 d’individus qui ont été dépistés 2 personnes
POSITIFS au VIH selon l’algorithme en rapportés par le
vigueur poste de
dépistage N°1 et
3 autres positifs
par le poste de

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 78

 dépistage N°2).
Nombre d’individus dépistés POSITIFS
au VIH 1: Inscrire le nombre total
29
d’individus qui ont été dépistés
Cette information provient du rapport
POSITIFS au VIH 1
mensuel du laboratoire
Nombre d’individus dépistés POSITIFS
au VIH 2: Inscrire le nombre total
30
d’individus qui ont été dépistés
POSITIFS au VIH 2
Nombre d’individus dépistés POSITIFS
au VIH 1 + 2: Inscrire le nombre total Cette information provient du rapport
31
d’individus qui ont été dépistés mensuel du laboratoire
POSITIF au VIH 1 + 2
Nombre d’enfants prélevés par DBS :
Cette information provient du rapport
Inscrire le nombre d’enfants
32 mensuel du laboratoire ou des postes de
prélevés par la technique DBS au
dépistage.
cours du mois.
Nombre d’individus testés à
l’hépatite B : inscrire le nombre
33
d’individus ayant reçus le test
d’AgHBs
Nombre d’individus testés positifs à
34 l’hépatite B : inscrire le nombre
d’individus POSITIFS au test d’AgHBs Cette information provient du rapport
mensuel du laboratoire.
Nombre de femmes ayant fait le test
de grossesse : inscrire le nombre de
35
femmes ayant fait l’objet d’un test
de grossesse
Nombre de femmes testées
POSITIVES au test β-HCG : inscrire le
36
nombre de femmes ayant été
positives au test de grossesse
Commentaires : Inscrire des
Si l’espace prévu n’est pas suffisant, 100 tests sont
observations sur les pertes
37 veuillez écrire au verso du rapport ou expirés sans être
(péremption, endommagement,
utiliser une autre feuille. utilisés
vols, etc.)
Nom, Signature et cachet du
gestionnaire de la pharmacie :
38 Inscrire les nom et prénoms, mettre
le cachet et apposer la signature de
du gestionnaire de la pharmacie
Nom, Signature et cachet du
responsable du centre : Inscrire les
39 nom et prénoms, mettre le cachet
et apposer la signature du
responsable du centre
Nom, Signature et cachet du
40
responsable de la PSP :

Cette tâche est complète si :

□ L’en-tête est bien remplie;

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 79

□ Le stock initial, la quantité reçue, la quantité utilisée, les pertes, les ajustements, le stock disponible le nombre
de jours de rupture, le nombre de sites ayant connus une rupture, la CMM le MSD et la quantité à commander
ont été renseignés;
□ Les indicateurs laboratoire ont été notifiés
□ Les commentaires ont été notifiés;
□ Les noms et signatures du gestionnaire de la pharmacie et du directeur ont été notifiés.
□ Le rapport est transmis dans le délai à la PSP CI

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 80

 RAPPORT -COMMANDE MENSUEL TESTS RAPIDES ET CONSOMMABLES

Région Sanitaire : _____________________ Date : _____________________ Niveau de Stock Maximum : __________

District Sanitaire : _____________________
Etablissement sanitaire : _________________ Mois de : _____________________ Commande Urgente
Nom du service : _____________________
Code PSP-CI : __________ Nombre de Rapports attendus : __________
Nombre de Rapports reçus : __________

Stock initial Nombre de Nombre de

Pertes Stock Disponible Consommation Mois de Stock
(Pharm. + Quantité reçue par Ajustements jours de sites ayant Quantités à Quantités
Quantités utilisées (Pharmacie + (Pharmacie + Mensuelle Disponible
CS/Postes de la Pharmacie (Pharmacie) rupture connu une commander accordéés
CS/postes) CS/annexe) Moyenne (CMM) (MSD)
dépistage) (Pharmacie) rupture
CODE Produit DESIGNATION Unité
A B C D E F G H I J K L
FS FS
Total Col. C Rapports FS
Col. F du rapport du FS de la Pharmacie FS de la Pharmacie RM des
des CS/Postes de de la A calculer A calculer QàC = I x MAX - F
mois passé de la Pharmacie + RM des de la Pharmacie + RM des CS/Postes
dépistage Pharmacie
CS/Postes CS/Postes
TESTS RAPIDES
AR24430 Détermine HIV kit de 100 T Test
AR24220 Génie III HIV 1/2 50 TESTS Test
AR24245 Stat-Pak kit de 20 Tests Test
AR24239 Test urinaire de grossesse Test
AR24238 Test rapide Ag Hbs Test
CONSOMMABLES
AR47015 Aiguille 21/22G Aiguille
AR47016 Aiguille 23/24G Aiguille
AR26060 Bande adhésive pour prélèvement P/100
AR07167 Boite de Sécurité Boite
AR26120 Compresse Non stériles 20x20cm P/100
AR47030 Corps pour prélèvement Corps
AR26156 Coton hydrophile 500GR roul
500gr
AR08247 Cryoboite Boite
AR08246 Cryotubes Cryotube
AR02213 DBS Kit unitaire pour prélèvement Kit
AR04180 DBS Papier Filtre Carte
AR02211 DBS Dessicant B/100 100/B
AR07677 Embouts 100-1000µl (bleu) Embout
AR07164 Embouts 20-200µl (jaune) Embout
AR50080 Enveloppe glassine Envelop
pe
AR23050 Ethanol, 1L 1L
AR42140 Gant latex boite/10
0
AR45430 Indicateur d'humidité B/125 125/B
AR03410 Lancettes retractables Lancette
AR50174 Pastille de Chloramine Pastille
AR03421 Sachet Ziplock 8x12cm Sac
AR03420 Sachet Ziplock, 24,5x16cm Sac
AR50138 Sacs poubelles Noir Sac
AR50139 Sacs poubelles Rouge Sac
AR23148 Savon Liquide 1 L Fl.
AR47150 Tubes de prélevement sous vide EDTA (violet) Tube
AR47080 Tubes de prélevement sous vide Oxalate (Gris) Tube
AR47040 Tubes de prélevement sous vide Sec (rouge) Tube

CD PTME Suivi biologique

Nombre d'individus dépistés VIH :
Nombre d'individus dépistés POSITIFS au VIH :
Nombre d'individus dépistés VIH 1
Nombre d'individus dépistés VIH 2
Nombre d'individus dépistés VIH dual (VIH 1+2)

Nombre de DBS Collectés :

Nombre d'individus testés à l"Hépatite B :

Nombre d'individus dépistés POSITIFS au test Ag
HBs:

Nombre de femmes ayant fait le test de grossesse :

Nombre de femmes testées positives au test de
grossesse:

Commentaires :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………….
Nom, Signature, Cachet, Contacts du gestionnaire de la pharmacie Nom, Signature, Cachet, Contacts du Directeur Nom, Signature, Cachet, Contacts du Pharmacien de la PSP

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 81

 AIDE-MEMOIRE 11:LES RAPPORT-COMMANDES MENSUELS « REACTIFS DE
LABORATOIRE » (CD4, HEMATOLOGIE, BIOCHIMIE, CHARGE VIRALE)

Tâches :

- Remplir le rapport commande mensuel des réactifs CD4

- Remplir le rapport commande mensuel des réactifs d’hématologie

- Remplir le rapport commande mensuel des réactifs de biochimie

- Remplir le rapport commande mensuel des réactifs de Charge virale

Effectuée par : Le Responsable de la pharmacie CHU, INS, CHR, HG, ES-FS d’Abidjan, CS, ONG locales)

Objectifs :

1. Rendre compte de l’utilisation des stocks reçus

2. Rendre compte de l’état de stock

3. Déterminer la quantité de produits à commander

4. Passer la commande

5. Transmettre les données à la PSP-CI

Quand : A la fin de chaque mois

Matériel :Rapport commande mensuel vierge, rapport-commande mensuel du mois passé, rapports mensuels
des CS (cas des DS)ou du laboratoire, fiche de stock, stylo bleu et stylo rouge

Note : Ce rapport se présente en 2 feuillets: L’original (page blanche) est transmis à la PSP et la souche est
conservée pour archivage.

Il est transmis à la PSP-CI selon la date indiquée par le chronogramme de dépôt de commande de
la PSP-CI.

ETAPES ACTIONS NOTES EXEMPLES

Région sanitaire : Inscrire le nom

1 de la région sanitaire à laquelle Bélier
appartient la structure sanitaire.

District sanitaire : Inscrire le nom

2 du district sanitaire de la Yamoussoukro
structure sanitaire.

Nom de l’établissement : Inscrire

3 CM Walle
le nom de la structure sanitaire.

Code client PSP-CI : Inscrire le

Ce code est fourni soit par la
4 code de l’établissement 490790
pharmacie ou par la PSP-CI.
hospitalier.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 82

 Nom du service : Inscrire le nom
5 du service qui soumet ce Pharmacie
rapport.

Date : Inscrire la date de

6 remplissage et de soumission du jj/mm/aaaa 28 / 02 / 2012
rapport.

Mois de : Inscrire le mois couvert

7 Mois aaaa Février 2012
par le rapport.

Niveau de stock maximum :

8 Inscrire le niveau maximum de 4 mois
votre structure en mois

Commande urgente :Cocher la

9 case à l’encre rouge s’il s’agit
d’une commande d’urgence.

Nombre de rapports attendus :

Inscrire le nombre de rapports
10 4
attendus des CS/laboratoires/
postes de dépistage

Nombre de rapports reçus :

Inscrire le nombre de rapports
11 4
reçus des CS/laboratoires/postes
de dépistage

Code produit :Inscrire le code

12
du produit

Désignation: Inscrire la Ces informations sont pré imprimées

13
désignation du produit

14 Unité :

Ce chiffre correspond à la balance de

votre Fiche de Stock le premier jour du
mois.

- District : Il est égal à la somme

de tous les stocks initiaux des
centres de santé ayant un
Stock initial : Inscrire la quantité laboratoire + stock initial
de produits disponibles le magasin du DS
15
premier jour du mois dans
l’établissement sanitaire. - CHU, CHR, INS, HG, ES Abidjan :
Il est égal à la somme de tous
les stocks initiaux dulaboratoire
+ stock initial de la pharmacie

Il est aussi la balance en fin de mois

(colonne F) du rapport du mois
précédent.

16 Quantité reçue : Inscrire la Cette information figure sur les fiches 10

quantité totale de produits livrés de stock ou sur les bordereaux de

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 83

 par la PSP-CI livraison de la PSP-CI.

CHU, CHR, INS, HG, ES : cette quantité

Quantité utilisée : Inscrire la provient des rapports mensuels du
quantité totale de produits laboratoire.
17 15
utilisés (ou consommés) par le District : cette quantité provient des
laboratoire rapports mensuels des CS/ ONG
locales

Ecrire les pertes en valeur absolue

Pertes (CHU, CHR, INS, HG, ES Abidjan)

= Pertes (Pharmacie) + Pertes 02 (2 Kits de
Pertes: Inscrire la somme des (laboratoire)
18 réactif Facscount
quantités enregistrées en pertes
Pertes (DS) = Pertes (Pharmacie) + périmés)
Pertes (CS/ONG locales)

Un ajustement négatif (transfert de

Ajustement : Inscrire le total des +6
produit à une autre structure de même
ajustements enregistrés au cours
19 niveau) doit être accompagné d’un (6 kits reçus du
du mois au niveau de la
signe ( – ) et un ajustement positif doit DS)
pharmacie.
être accompagné du signe (+).

Cette information est obtenue après un

inventaire physique des stocks

Stock disponible : Inscrire la SDU (CHU, CHR, INS, HG, ES Abidjan) =

20 quantité de stock disponible et SDU (Pharmacie) + SDU (laboratoire)
utilisable. SDU (DS) = SDU (Pharmacie) + SDU
(CS/ONG locales)

Les jours fériés, les samedis et

dimanches doivent être comptés
Nombre de jours de rupture : également. L’information sur le
Inscrire le nombre de jours dans 0
21 nombre de jour de rupture est obtenue
le mois pendant lesquels le sur les fiches de stock de la pharmacie (pas de rupture)
produit n’a pas été disponible.
Ce nombre ne devrait pas excéder
30/31.

Nombre de sites ayant connu Cette information est obtenue à partir

une rupture: Inscrire le nombre de des rapports des centres de santé ou
22 CS/laboratoire dans lesquels le du laboratoire
produit n’a pas été disponible
pendant au moins un jour.

CMM : Inscrire la consommation Se référer à l’aide-mémoire du calcul

23 15
mensuelle moyenne. du MSD

MSD : Calculer et Inscrire le

Se référer à l’aide-mémoire du calcul
24 nombre de mois de stock
du MSD
disponible du produits

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 84

 QàC = CMM x Max- SD = I * 4 – F

Si le résultat de cette opération est

positif, le chiffre obtenu correspond à la
quantité à commander.
Quantité à commander :
25 Calculer et inscrire la quantité à Si le résultat de cette opération est (15 x 3)-13=32 Kits)
commander. égal ou inférieur à zéro (négatif), vous
avez un stock suffisant ou
excédentaire. Inscrire zéro dans la
colonne K ou colonne de la quantité
commandée

Quantité accordée : Laisser la La quantité accordée sera inscrite par

26
case vide. la PSP-CI.

27 Indicateurs de laboratoire variables selon le type de rapport mensuel de réactifs de laboratoire

Nombre de numérations CD4

Rapport
réalisées : Inscrire le nombre de 200 (200 tests CD4
mensuel
numération CD4 réalisées par le réalisés)
CD4
laboratoire au cours du mois.

Rapport Nombre de NFS réalisées : 200

mensuel Inscrire le nombre de NFS
hématolo réalisées dans le cadre du suivi
gie biologique des PVVIH

Nombre de tests Glycémie 200

réalisés : Inscrire le nombre de
tests de glycémie réalisés dans le C’est le nombre de tests réalisés par le
cadre du suivi biologique des laboratoire. Ce chiffre inclut les tests
PVVIH patients, les reprises de tests et les tests
Rapport
utilisés pour les contrôles de qualité.
mensuel Nombre de tests de 200
Biochimie Créatininémie réalisées : Inscrire Cette information est fournie par le
le nombre de tests de rapport mensuel de laboratoire ou de
créatinémie réalisées dans le CS/ONG locale ayant un laboratoire.
cadre du suivi biologique des
PVVIH

Nombre de tests ALAT réalisés 200

Inscrire le nombre de tests ALAT
réalisées dans le cadre du suivi
biologique des PVVIH

Nombre de charges virales

Rapport
réalisées Inscrire le nombre de
mensuel
tests de charge virale réalisés 48
Charge
dans le cadre du suivi biologique
virale
des PVVIH

Indicateurs de laboratoire communs aux différents rapports commande mensuels de réactifs de

28
laboratoire

29 Nombre de jour de Il s’agit du nombre de jours dans le

fonctionnement de mois pendant lesquels l’équipement a

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 85

 l’équipement : Inscrire le nombre été fonctionnel au cours du mois.
de fonctionnement de
Attention : ce nombre n’est pas
l’équipement
cumulatif. Il ne devrait pas dépasser
30 ou 31.

C’est le nombre de patients PVVIH qui

viennent pour leur premier bilan
biologique.

- Dans le cas des CHU, INS, CHR, ES

Nombre de Bilans initiaux d’Abidjan, cette information est
32 (32 patients
30 réalisés : inscrire le nombre de provient du rapport mensuel du
PVVIH)
PVVIH reçus pour un bilan initial. laboratoire.

- Dans le cas de DS, prendre

l’information dans le rapport
mensuel des CS/ONG ayant un
laboratoire

C’est le nombre de patients PVVIH

sous ARV ou non qui reviennent au
laboratoire pour un bilan biologique
de contrôle.

Un bilan de routine signifie un bilan

effectué en dehors du premier bilan dit
Nombre de Bilans de suivi : bilan initial.
31 inscrire le nombre de PVVIH - Dans le cas des CHU, INS, CHR, ES
reçus pour un bilan de suivi. d’Abidjan, cette information est
provient du rapport mensuel du
laboratoire.

- Dans le cas de DS, prendre

l’information dans le rapport
mensuel des CS/ONG ayant un
laboratoire

Nombre de Patients sous ARV : - Dans le cas des CHU, INS, CHR, ES
32 Inscrire le nombre de PVVIH sous d’Abidjan, cette information est
ARV parmi les patients suivis provient du rapport mensuel du
laboratoire.
Nombre de Patients en Pré-ARV :
- Dans le cas de DS, prendre
Inscrire le nombre de PVVIH non
33 l’information dans le rapport 158
éligibles au TARV parmi les
mensuel des CS/ONG ayant un
patients suivis.
laboratoire

Commentaires : Inscrire des

Si l’espace prévu n’est pas suffisant, 02 kits de
observations sur les pertes de
34 veuillez écrire au verso du rapport ou Facscount
produits (péremption,
utiliser une autre feuille. reagent périmés
endommagement, vols, etc.).

Nom, Signature, Cachet,

35 Contacts du gestionnaire de la
pharmacie: Inscrire le nom, la

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 86

 signature ; le numéro de
téléphone et le cachet du
responsable de la pharmacie

Nom, Signature, Cachet,

Contacts du gestionnaire du
centre: Inscrire le nom, la
36
signature ; le numéro de
téléphone et le cachet du
responsable de la pharmacie

Nom, Signature, Cachet, Le pharmacien de la PSP-CI inscrira

Contacts du gestionnaire du son nom, sa signature et son cachet
37
pharmacien de la PSP-CI Laisser au moment du traitement de la
la case vide commande

Cette tâche est complète si :

□ L’en-tête est bien remplie;

□ Le stock initial, la quantité reçue, la quantité utilisée, les pertes, les ajustements, le stock disponible, le
nombre de jours de rupture, le nombre de sites ayant connu une rupture, la CMM, le MSD, la QàC ont été
renseignés

□ Les indicateurs de laboratoire ont été notifiés;

□ Les commentaires ont été notifiés;

□ Les noms et signatures du gestionnaire de la pharmacie et du directeur de l’établissement ont été notifiés.

□ Le rapport est transmis dans le délai à la PSP CI

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 87

 RAPPORT COMMANDE MENSUEL- CD4

Région sanitaire : Date : Niveau de stock Max :

District Sanitaire :
Etablissement sanitaire : Mois de : Commande Urgente
Code client PSP-CI :
Nom du service : Nombre de rapports attendus : __________
Nombre de rapports reçus : __________

Stock initial Stock Disponible Nombre de jours Nombre de sites Consommation

Quantité reçue par la Pertes (Pharmacie + Ajustements Mois de Stock Quantités à Quantités
(Pharm. + Quantités utilisées (Pharmacie + de rupture ayant connu une Mensuelle Moyenne
Pharmacie CS/laboratoire) (Pharmacie) Disponible (MSD) commander accordéés
CS/laboratoire) CS/laboratoire (Pharmacie) rupture (CMM)
Code du
DESIGNATION Unité
produit
A B C D E F G H I J K L

FS FS
Col. F du rapport du mois FS Total Col. C Rapports FS FS
de la Pharmacie de la Pharmacie RM des CS/laboratoires A calculer A calculer QàC = I x MAX - F
passé de la Pharmacie des CS/laboratoires de la Pharmacie de la Pharmacie
+ RM des CS/laboratoires + RM des CS/laboratoires

FACSCALIBUR, FACSCAN
AR24223 TriTest sans Tube Tucount, 50T KIT
AR24260 TriTest avec Tube Trucount, 50T KIT
AR07300 Calibrite 3 Beads, 25T KIT
AR07291 FACS Lysing 100 ml, 500T Fl

AR07161 Tubes Plastique Falcon 12X75 Tube

FACSCOUNT
AR07230 FACSCount Reagent CD3/CD4, 50T KIT

AR07241 FACSCount Control, 25T KIT

AR07483 Facscount Papier thermique, 200T Rouleau
FACSCOUNT, FACSCALIBUR, FACSCAN
AR07232 FACSFlow,20 litres 200T Bidon
AR07246 FACSClean 5 litres Bidon
AR07290 FACSRinse 5 litres Bidon
GUAVA
AR07532 Guava auto CD4/CD4%, 100T KIT
AR07533 Guava check, 50T KIT
AR07534 Guava Instrument Cleaning Fluid, 100 ml Fl

AR47195 Guava Micro-tubes a fond conique Microtube

CONTROLES
AR03038 Immunotrol Normal, 2x3 ml KIT
AR07802 Immunotrol Pathologique, 2x3 ml KIT
PIMA
PIMA réactif, kit de 100 tests KIT
PIMA papier imprimante Rouleau
PIMA billes de contrôle KIT
AUTRES

INDICATEURS DE LABORATOIRE

Nombre de bilans initiaux realisés : Nombre de bilans de suivi réalisés :

Nombre de numeration CD4 réalisés :

Nombre de jours de fonctionnement de l'equipement : Nombre de patients sous ARV : Nombre de patients en Pré-ARV :
COMMENTAIRES :

Nom, Signature, Contacts et Cachet du gestionnaire Nom, Signature, Contacts et Cachet du Directeur Nom, Signature, Contacts et Cachet du Pharmacien
de la pharmacie de la PSP

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 88

 RAPPORT COMMANDE MENSUEL - HEMATOLOGIE

Région sanitaire : --------------------- Date : --------/--------/---------

District Sanitaire : ------------------------ Max: ------------
Etablissement sanitaire: ----------------------------- Mois de : ------------------ Commande Urgente
Code client PSP-CI : ------------------------------ Rapports attendus : __________
Nom du service : --------------------------------------------- Rapports reçus : __________

Stock initial Stock Disponible Nombre de jours de Nombre de sites Consommation

Quantité reçue par la Pertes (Pharmacie Ajustements Mois de Stock Quantités à
(Pharm. + Quantités utilisées (Pharmacie + rupture ayant connu une Mensuelle Moyenne Quantités accordéés
Pharmacie + CS/laboratoire) (Pharmacie) Disponible (MSD) commander
CS/laboratoire) CS/laboratoire (Pharmacie) rupture (CMM)

DESIGNATION Unité A B C D E F G H I J K L
FS
FS
Col. F du rapport du FS Total Col. C Rapports des de la Pharmacie FS FS RM des
de la Pharmacie A calculer A calculer QàC = I x MAX - F
mois passé de la Pharmacie CS/laboratoires + RM des de la Pharmacie de la Pharmacie CS/laboratoires
+ RM des CS/laboratoires
CS/laboratoires

ACT DIFF & ACT DIFF II

AR07556 ACT Diff Pack 15 L/0,3 L, 425T Bidon
AR03091 ACT Diff Rinse 500ml Flacon

AR07577 ACT Diff 4C Control, 3x3,3mL KIT

SYSMEX (Réactifs communs: KX 21, XT-1800/2000)

AR02233 CellPack PK20L, 500T Bidon

AR02235 Cellclean 50 ml Flacon

SYSMEX KX 21N

AR07172 Stromatolyser-WH, 500ml,500T Flacon

AR07500 Papier Thermique, 150T Rouleau
AR02340 Contrôle Eight-CHECK L. 1,5mL KIT

AR02339 Contrôle Eight-CHECK N. 1,5mL KIT

AR02341 Contrôle Eight-CHECK H. 1,5mL KIT

SYSMEX xt1800/2000i

AR07176 Sulfolyser ,5L,10000T Bidon

AR07174 Stromatolyser FB,5L, 2500T Bidon

AR07175 Stromatolyser 4DL,5L, 2500T Bidon

AR07173 Stromatolyser 4DS, 42ml, 840T Flacon

AR07177 Retsearch,1L, 500T Flacon

AR02336 Contrôle E-CHECK L. 7x4,5mL KIT

AR02337 Contrôle E-CHECK N. 7x4,5mL KIT
AR02338 Contrôle E-CHECK H. 7x4,5mL KIT
MEDONIC
AR02236 Medonic Diluent, 20L, 800T Bidon
AR02237 Medonic Lyse, 10L, 800T Bidon
AR02238 Medonic Cleaner Enzy. 5L Bidon
AR02239 Medonic control 3x4,5mL KIT
HEMOGLOBINOMETRE

Cuvettes cuvette

Cleaner Flacon

INDICATEURS DE LABORATOIRE

Nombre de NFS réalisées : ----------- Nombre de Bilans initiaux : ---------------

Nombre de jours de fonctionnement de l'equipement : Nombre de Bilans de suivi : -----------

Nombre de Patients ARV : ----------

Nombre de Patients Pré-ARV : ----------

COMMENTAIRES : --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nom, Signature , contacts et Cachet du Nom, Signature, Contacts et Cachet du Directeur Nom, Signature, Contacts et Cachet du Pharmacien de la PSP
gestionnaire de la pharmacie

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 89

 RAPPORT COMMANDE MENSUEL - BIOCHIMIE (Fully)

Région sanitaire : --------------------- Date : --------/--------/---------

District Sanitaire : ------------------------ Max: ------------

Etablissement sanitaire: ----------------------------- Mois de : ----------------- Commande Urgente

Code client PSP-CI : ------------------------------ Rapports attendus : __________

Nom du service : --------------------------------------------- Rapports reçus : __________

Consommatio Mois de
Stock initial Stock Disponible Nombre de jours de Nombre de sites
Quantité reçue par la Quantités Pertes (Pharmacie + Ajustements n Mensuelle Stock Quantités à Quantités
(Pharm. + (Pharmacie + rupture ayant connu une
Pharmacie utilisées CS/laboratoire) (Pharmacie) Moyenne Disponible commander accordéés
CS/laboratoire) CS/laboratoire (Pharmacie) rupture
(CMM) (MSD)
DESIGNATION Unité

A B C D E F G H I J K L

Total Col. C FS FS
Col. F du rapport du FS FS FS
Rapports des de la Pharmacie de la Pharmacie RM des CS/laboratoires A calculer A calculer QàC = I x MAX - F
mois passé de la Pharmacie de la Pharmacie de la Pharmacie
CS/laboratoires + RM des CS/laboratoires + RM des CS/laboratoires

REACTIFS FULLY

AR07550 Glucose 200ml, 400T KIT

AR07551 Créatinine 4x50ml, 400T KIT
AR07553 TGP/ALT 200ml, 400T KIT
SERUM DE CONTRÖLE & CALIBRATEUR FULLY

AR07547 Sérum de contrôle Niveau I 5x5ml KIT

AR07548 Sérum de contrôle Niveau II 5x5ml KIT
AR07549 Sérum Calibrateur 5x5ml KIT
CONSOMMABLES FULLY

AR63752 Cuvettes Cuvette

AR07671 Sample cups Cup
AR07574 Cleaner 500 ml ( à diluer 1% ) Fl
AR07555 Papier d'impression Rouleau
PIECES DE RECHANGE FULLY

AR07673 Lampe halogène (Bulb) Lampe

AR07672 Aiguille de dispensation (Needle) Aiguille
GLUCOMETRE ET AUTRES

Cuvettes pour glucomètre

Cleaner pour glucomètre

INDICATEURS LABORATOIRE

Nombre de tests de Glycémie : ----------- Nombre de Bilans initiaux : ---------------

Nombre de tests de créatininémie : ------------ Nombre de Bilans de suivi : -----------
Nombre de tests de ALAT/TGP : ---------- Nombre de Patients ARV : ----------
Nombre de jours de fonctionnement de l'equipement : ----------- Nombre de Patients Pré-ARV : ----------

COMMENTAIRES : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nom, Signature, Contacts et Cachet du Nom, Signature; Contacts et Cachet du Directeur Nom, Signature, Contacts et Cachet du
gestionnaire de la pharmacie Pharmacien de la PSP

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 90

IV. SYSTEME DE CONTROLE D’INVENTAIRE DES ARV,
MEDICAMENTS POUR IO ET PRODUITS DE LABORATOIRE
(TESTS RAPIDES, REACTIFS ET CONSOMMABLES DE
LABORATOIRE)

Le but d’un système de contrôle d’inventaire (SCI) est de savoir quand commander et quelle
est la "quantité à commander" pour maintenir un niveau de stock adéquat permettant de
satisfaire les besoins des clients. Un bon système de contrôle d’inventaire aide à prévenir les
ruptures de stock, les sur-stockages et à éviter des produits périmés.

A. Niveaux de Stock
Le système de contrôle d’inventaire mis en place pour la gestion des ARV, médicaments pour IO et
produits de laboratoire (tests rapides, réactifs et consommables de laboratoire liés au VIH) a tenu
compte du système de distribution existant au niveau national par la PSP. Trois systèmes ont été
retenus :

- La « Commande Forcée » avec un Point de Commande d’Urgence pour la majorité des

produits.
- La livraison immédiate des produits à durée de vie courte (<4 mois) par la PSP
- La « Revue continue » dans sa variante système à deux corbeilles pour les produits à faible
rotation.

1. Commande Forcée avec le point de commande d’urgence :

C’est à dire que chaque structure (2ème niveau et 3ème niveau) doit soumettre un rapport
d’utilisation de produits à une période déterminée avant d’être approvisionnée.

L’approvisionnement se fait à la fin de chaque période de revue pour ramener les stocks à leur niveau
maximum. La période de revue est variable selon les structures. Le tableau ci-dessous décrit le
processus de soumission de rapports et de réapprovisionnement des formations sanitaires. Si le
niveau de stock d’une structure atteint le niveau de point de commande d’urgence (PCU) avant la
période prévue, celle-ci envoie un rapport mensuel urgent d’au maximum 5 produits.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 91

Tableau 3: Soumission de rapports et réapprovisionnement des sites

Chaque mois…

Structures Activités Notes/ Observations

Le rapport doit parvenir à la

Soumettent un rapport mensuel pharmacie centrale au plus tard le
Tests Rapides et consommables 2ejour du mois suivant la période
Laboratoire et
(Laboratoire et postes de du rapport mensuel.
Postes de dépistage
dépistage), CD4, Biochimie,
Ces services rapportent sur les trois
hématologie et charge virale
données essentielles ainsi que les
(uniquement pour le laboratoire)
indicateurs de laboratoire.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 92

 Après réception des rapports du
Laboratoire et des Postes de
dépistage, la pharmacie du centre
déterminera immédiatement les
quantités à accorder à ces services
pour ramener leur stock au niveau
maximum.

Le rapport doit parvenir au district

La livraison peut se faire une seule sanitaire au plus tard le 5ème jour
fois ou deux fois par mois selon du mois suivant la période du
les capacités de stockage du rapport mensuel.
laboratoire et des postes de
Pharmacie des dépistage.
Centres de Ces services rapportent sur les trois
Santé/ONG données essentielles ainsi que les
locales Soumettent un rapport mensuel indicateurs de laboratoire.
ARV, médicaments pour IO, Tests
Rapides/consommables, CD4,
Biochimie et/ou hématologie au
district sanitaire.

Une copie du rapport mensuel du

laboratoire et des postes de
dépistage doit être acheminée au
DS avec le Rapport Mensuel de la
pharmacie.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 93

 Après réception des rapports
mensuels des Centres de santé et
ONG locales, les pharmacies de
district détermineront
immédiatement les quantités à
accorder à ces structures de santé
pour ramener leur stock au niveau
maximum.
Le Rapport – Commande Mensuel
doit parvenir à la PSP selon le
Soumettent un rapport commande chronogramme de dépôt des
mensuel ARV, médicaments pour commandes et de livraison de la
IO, Tests Rapides/consommables, PSP (exemple en annexe). Ce
CD4, Biochimie et/ou rapport concerne les activités du 1er
hématologie à la PSP. au dernier jour du mois.
Pharmacie DS

Une copie du rapport mensuel des NB : Dans le cas particulier où la date de

CS/ONG locales doit être dépôt à la PSP est située avant le 7 du
archivée au DS pour d’éventuelles mois, les centres sont invités à faire le point
vérifications lors des passages de de leurs activités une semaine avant la fin
supervision. du mois de rapport. Le rapport du mois
suivant prendra en compte la semaine
manquante

Le district calcule la quantité à

commander pour tout le district et
rapporte sur les trois données
essentielles ainsi que les indicateurs
de laboratoire.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 94

 Après réception des rapports
mensuels, la pharmacie du centre
déterminera immédiatement les
quantités à accorder à ces services
pour ramener leur stock au niveau
maximum.

La livraison peut se faire une seule Le rapport commande mensuel doit

fois ou deux fois par mois selon parvenir à la PSP selon le
Pharmacie CHU, les capacités de stockage de ces chronogramme de dépôt des
INS, CHR, HG, services. commandes et de livraison de la
ES Abidjan PSP.
Soumettent un rapport commande
mensuel ARV, médicaments pour Ce rapport concerne les activités du
IO, Tests Rapides/consommables, 1er au dernier jour du mois.
CD4, Biochimie, hématologie
et/ou charge virale à la PSP.
En plus de la quantité à commander
Une copie des rapports mensuels
ce rapport rapporte sur les trois
de ses services doit être archivée à
données essentielles ainsi que les
la pharmacie.
indicateurs de laboratoire.

Dès réception des Rapports – La PSP rédige un rapport trimestriel

Commandes mensuel des DS, de rétro-information et le diffuse
CHR, CHU, INS, HG, ES aux DS, CHR, CHU,INS, HG, ES
d’Abidjan, la PSP après d’Abidjan.
vérification des calculs, les
PSP Elle met à jour le plan
approvisionne selon le
chronogramme de dépôt des d’approvisionnement.
commandes et de livraison pour
ramener leur stock au niveau
maximum.

* Passer une commande d’urgence si les niveaux de stock tombent en dessous du point de
commande d’urgence avant la fin du mois, voir l’aide-mémoire sur « Commande d’urgence » à la
page 114

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 95

 Pour maintenir des niveaux de stock adéquats, des Niveaux Maximum de stock et des Points de
Commande d’Urgence ont été établis.

• Le niveau de stock maximum est la plus grande quantité de chaque produit que le centre de
prise en charge doit avoir à un moment donné. Si le centre a plus que le maximum, il est sur-
stocké et risque d’avoir des quantités qui périmeront avant utilisation.

• Le point de commande d’urgence est le niveau en dessous duquel le risque de rupture de

stock est probable. Pour ce faire, une commande d’urgence doit être placée.

Les niveaux de stock maximum, minimum et point de commande d’urgence pour chaque
structure sanitaire de la chaîne d’approvisionnement ont été fixés comme suit :

Tableau 4: Niveaux de stock par catégorie de site

Point de Stock
Période de Stock
Niveaux institutionnels commande Minimum
revue Maximum
d’urgence

2 semaines * 2 jours 2 semaines 1 mois

Laboratoire/Postes de dépistage

Pharmacie des CS et ONG

1 mois 2 semaines 1 mois 2 mois
locales

Pharmacie CHU, INS, CHR, 1 mois 1 mois 2 mois 4 mois

DS, HG, ES Abidjan
5 mois
PSP-CI 3 mois 3 mois 8 mois
*A la période de revue, le personnel du niveau doit faire sa revue (l’inventaire des stocks ou
inspection visuelle). Elle ne donne pas forcément lieu à la soumission d’un rapport mensuel.

2. Livraison immédiate de la PSP pour les produits à durée de vie courte (Contrôles
Hématologie et CD4)
Ces produits seront acheminés directement sur les sites avec un bordereau de livraison selon le
programme de distribution établi par zone. La PSP est responsable de la traçabilité de ces
produits. Les sites fourniront un rapport d’utilisation dans le rapport mensuel sans passer la
commande (Voir annexe pour la liste de ces produits).

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 96

 3. Revue Continue :
La variante du système de revue continue « système à 2 corbeilles » a été maintenue pour les
produits à faible rotation. Le Max de ces produits sera 2 unités et le minimum 1. La commande
est passée quand la structure atteint le niveau minimum. Ces produits seront commandés avec
les autres au moment de la commande normale en utilisant le rapport commande mensuel. (Voir
annexes pour la liste de ces produits)

B. Evaluation de l’État de Stock

Un système de contrôle d’inventaire maximum / minimum est un système qui permet

d’avoir des quantités qui oscillent entre un niveau maximum et un niveau minimum.
Pour savoir si le niveau de stock se situe entre le minimum et le maximum, vous devrez
évaluer l’état de votre stock ou encore calculer le nombre de mois de stock disponible.

Quand vous évaluez l’état de votre stock, vous cherchez à savoir Combien de temps cette
quantité durera. Pour ce faire, vous procédez à un inventaire physique des stocks disponibles et
utilisables. Après comptage, vous allez avoir une quantité totale disponible. Ensuite, il est
important de savoir si cette quantité de produits disponible est suffisante pour couvrir les
besoins des clients jusqu’à la prochaîne livraison de la commande en cours ou à venir car la
quantité en soit ne signifie rien pour le gestionnaire ; c’est la durée qui permet de prendre une
décision si il faut passer une commande d’urgence ou pas avant la prochaine livraison. Procéder
à un tel exercice, c’est ce qu’on appelle déterminer le mois de stock disponible.

Mois de stock disponible (MSD) est le nombre de mois que dureront les médicaments, tests
rapides, réactifs et consommables de laboratoire en tenant compte du taux de consommation
actuel. « 4 mois de stock » signifie que votre stock durera 4 mois, aussi longtemps que le taux de
consommation actuel restera le même.

Le calcul du MSD permet de déterminer si votre centre est sous-stocké, sur-stocké, ou stocké
selon les normes c'est-à-dire stocké entre le niveau du stock minimum et le niveau du stock
maximum.

Si vous êtes sous-stockés et que votre commande en cours n’est pas en voie d’être livrée,
vous devez passer une commande d’urgence.

Si vous êtes sur-stocké, retournez le surplus de stock à votre magasin

d’approvisionnement pour être redistribué ou il faut transférer les produits sur d’autres
sites.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 97

 1. Comment Calculer le Mois de Stock Disponible

a). Calcul de la Consommation Mensuelle Moyenne

Calculer la Consommation Mensuelle Moyenne (CMM) c’est déterminer le niveau moyen de

consommation des clients sur une période de temps donné.

La CMM est une donnée très importante pour la logistique. Elle est utilisée dans le calcul de la
quantité à commander et dans le calcul des niveaux de stock disponible.

Pour calculer la CMM, suivez les étapes suivantes :

**Cas des CHU, INS, CHR, HG, ES Abidjan

1. Faire la somme de la consommation des trois (3) derniers mois typiques

2. Diviser le total obtenu par trois (3).

D’où la formule:

CMM = Consommation des 3 derniers mois typiques / 3

**Cas des Districts sanitaires

1. Faire la somme des quantités distribuées aux clients par les CS/ONG locales (rapportées par
les rapports mensuels des CS/ONG locales).

2. En cas des rapports manquants voir le chapitre sur la substitution des données manquantes
(page 108).Calculer la CMM à partir de la méthode retenue selon la formule.

REMARQUES

• L’utilisation de la CMM a un sens si la consommation est stable d’un mois à un autre et

qu’il n’y a ni rupture ni surconsommation due à une action quelconque de sensibilisation
ou à une migration temporaire de la population.
• Si la consommation varie d’un mois à un autre d’une façon constante pendant trois mois
de suite, il ne faut plus calculer la CMM sur les bases de données antérieures ou écoulées.
Dans un tel cas, il y a lieu de considérer la consommation du dernier mois pour évaluer le
niveau de stock.
• Utiliser les données des quantités distribuées ou utilisées pour l’exécution des analyses

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 98

 pour le calcul de la CMM (voir les colonnes C de vos rapports).
• Arrondir la CMM par excès. Par exemple 23,2 Kits = 24 Kits
• Recalculer votre CMM à la fin de chaque mois. Elle change en fonction des quantités
distribuées chaque mois.
• Chaque produit a sa CMM. Si vous avez 8 produits, vous aurez 8 différentes CMM à
calculer.
• Vérifier vos calculs pour vous assurer que la CMM calculée est correcte.

b). Calcul du MSD:

Pour calculer le MSD, le gestionnaire des stocks devra suivre les 4 étapes suivantes:

1. Isoler les produits périmés, endommagés ou non utilisables

2. Faire un inventaire physique des stocks disponibles et utilisables
3. Déterminer la Consommation Mensuelle Moyenne (CMM) pour chaque marque de
produit

4. Diviser le stock disponible et utilisable par la CMM.

D’où la formule :

MSD = Stock Disponible et Utilisable

CMM

Le MSD permet au gestionnaire de prendre des décisions nécessaires à la bonne gestion des
produits.

Si le MSD est supérieur au niveau maximum de votre structure, vous êtes sur stocké.
Vous ne devrez pas commander ces produits. Si c’est la période de commande vous
marquerez 0 dans la colonne pour la quantité à commander.

Si le MSD est compris entre le seuil d’alerte (point de commande d’urgence) et le niveau
maximum, vous disposez encore suffisamment de stock pour répondre aux besoins des
clients.

Si le MSD atteint le Min surveiller le stock

Si le MSD est inférieur ou égal au seuil d’alerte (point de commande d’urgence), vous
n’êtes plus loin d’une rupture de stock. Passez une commande d’urgence.

REMARQUES

S’il y a des produits en stock qui périmeront avant l’utilisation si possible il faut les envoyer dans

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 99

les structures qui pourront les utiliser, mais s’ils périment dans la structure il faut les soustraire de
la quantité disponible et utilisable. Ils doivent être isolés puis détruits selon la procédure en
vigueur.
Arrondir le MSD au dixième près (exemple: 1,16 devient 1,2)

2. Quand procéder à une évaluation de l’état des stocks

L’état de stock d’un magasin doit être évalué chaque fois que vous pensez que les niveaux de
stock ne sont plus entre les niveaux maximum et minimum recommandés pour votre structure
sanitaire. Cette situation peut se produire si les produits sont endommagés, périmés, volés, ou si
vous avez une hausse ou une baisse inattendue de la consommation.

Les districts devront non seulement évaluer l’état de stock de leur pharmacie mais aussi l’état des
stocks des centres de santé durant les visites de supervision et/ou pendant un suivi de routine.

L’aide-mémoire présenté ci-dessous résume les étapes à suivre pour évaluer l’état des stocks
d’une structure sanitaire:

N .B : Le calcul du MSD se fait après chaque inventaire mensuel, avant tout transfert ou en cas
de mouvements atypiques. Dans le cas des DS, le MSD de la fiche de stock correspond à la
disponibilité au magasin du district. Le MSD réel sera calculé dans le rapport commande en
prenant en compte les quantités des centres.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 100

 AIDE-MEMOIRE 12: LE CALCUL DU MOIS DE STOCK DISPONIBLE DES ARV,
MEDICAMENTS POUR IO ET PRODUITS DE LABORATOIRE

Tâche: Calculer le Mois de Stock Disponible

Effectuée par: Gestionnaire de pharmacie (District, CHU, INS, CHR, HG, ES d’Abidjan, CS/ONG)

Objectif: Déterminer combien de temps durera le stock des produits

Quand: - Quand on suspecte une baisse du niveau de stock

- Pendant un suivi de routine et une supervision

- Lors de la préparation du rapport mensuel

Matériel : Rapport commande mensuel des trois derniers mois, stylo bleu, calculatrice

Note : Pour calculer le MSD, vous aurez besoin de la fiche de stock,

Du rapport - commande des ARV, médicaments pour IO, tests rapides et consommables,
CD4, Biochimie et Hématologie des trois derniers mois, et d’une calculatrice.

Etapes Action Notes

Obtenir les données de consommation dans la colonne du formulaire

de Rapport Commande des ARV/IO, tests rapides et
consommables, CD4, Biochimie et hématologie.

Exemple : BD Tri-Tests CD3/CD4/CD45 50Tests/Kit

Déterminer la Nombre total de Kits distribués ce mois : 104

consommation des trois
1. derniers mois: Pour Nombre total de Kits distribués le mois dernier : 92
chaque produit,
additionner la Nombre total de Kits distribués le mois précédent le mois dernier : 87
consommation des trois
104 + 92 + 87 = 283 Kits
derniers mois typiques les
plus récents.
Si il y a eu une rupture de stock au cours d’un des trois mois, ne pas
considérer ce mois mais plutôt choisir le mois le plus proche qui n’a
pas enregistré de rupture.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 101

 Exemple:

283 ÷ 3 = 94.3 ≈ 95 Kits

CMM = 95 Kits
Calculer la
2. Consommation Mensuelle Toujours arrondir par excès.
Moyenne: Diviser la Exemple:
consommation totale des
trois derniers mois par 3. 37.2 ≈ 38 Kits

102.7 ≈ 103 Kits

Déterminer le Stock Exemple:

Disponible et Utilisable:
Procéder à un inventaire Inventaire physique est de 200 Kits
3. physique ou obtenir la
quantité inscrite dans la
colonne K du formulaire
de Rapport Commande.

Le MSD vous dit combien de temps votre stock durera en tenant

compte du taux de consommation actuel. Si vous avez 2.5 mois, alors
votre stock durera 2.5 mois.

Calculer le Mois de Stock Exemple:

4. Disponible : Diviser la
200÷95 = 2.1 mois
quantité de Stock
Disponible et Utilisable par Toujours arrondir le MSD à une décimale près.
produit par la
Consommation Mensuelle
Moyenne du produit.

Prendre une décision Voir l’aide-mémoire « Action à prendre après avoir calculé le MSD. »
5. basée sur le MSD, si
nécessaire.

Cette tâche est complète si :

□ La Consommation Mensuelle Moyenne est calculée;

□ L’inventaire physique a été conduit pour déterminer le stock disponible et utilisable;

□ Le mois de stock disponible est calculé.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 102

 AIDE-MEMOIRE 13: ACTION A PRENDRE APRES AVOIR CALCULE LE MOIS DE
STOCK DISPONIBLE

Tâche: Décider de l’action à prendre après avoir calculé le Mois de Stock disponible

des produits au niveau de la pharmacie

Effectuée par: Le Gestionnaire de la pharmacie

Objectifs : Faire le suivi de l’état des stocks dans les pharmacies, laboratoires et postes de dépistage

Corriger tout surplus de stock ou sous stock

Quand: Quand le niveau de stock a fortement baissé

Pendant un suivi de routine ou une supervision

A la réception ou préparation du Rapport mensuel ou du Rapport – Commande mensuel.

Note : Si une communication est nécessaire pour la prise de décision sur l’évaluation de l’état de stock,
les structures doivent contacter les niveaux suivants :

- Les Pharmacies des CS et ONG locales devront contacter leur pharmacie de DS respective

- Les Pharmacies des DS, HG, CHR, CHU, INS, ES d’Abidjan qui approvisionnent leurs
CS/laboratoire/postes de dépistage devront contacter d’abord leurs services et ensuite la
PSP

Mois de Stock Interprétation Décision

Compris entre le Le niveau de stock est Pas d’action à prendre.

Maximum et le adéquat.
Minimum

Le magasin est sur-stocké Discuter l’état de stock du produit avec le gestionnaire

pour ce produit. des produits.
Supérieur au
Maximum Si certains produits périmeront dans un futur proche,
vous devez transférer ces produits à un autre centre qui
pourra les utiliser plus rapidement.

En dessous du Le magasin est sous-stocké Continuer de suivre les niveaux de stock jusqu’à la
Minimum mais au- pour ce produit, mais le prochaine livraison, ou jusqu’au point de commande
dessus du point de niveau de stock n’a pas d’urgence.
commande encore atteint le point de
d’urgence commande d’urgence.

Egal ou inférieur au Le service est sous stocké Discuter l’état des stocks avec le gestionnaire des
point de commande pour ce produit. Il y a risque produits. Une commande d’urgence doit être placée.
d’urgence de rupture de stock.

Cette tâche est achevée si :

□ Une décision sur le stock a été prise après avoir calculé le mois de stock disponible.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 103

V. COMMANDE DES TESTS RAPIDES, CONSOMMABLES ET
REACTIFS CD4, HEMATOLOGIE ET BIOCHIMIE

Nous avons deux types de commandes : la commande systématique ou routinière et la

commande d’urgence.

La commande systématique ou routinière est effectuée à la fin de l’intervalle de

commande. C’est-à-dire une fois par mois pour les Districts, les CHU, INS , CHR, HG, ES
d’Abidjan, les CS/ONG locales.
La commande d’urgence est effectuée
lorsque le niveau de stock disponible
(MSD) est inférieur ou égal au niveau de
point de commande d’urgence.

A. Comment passer une commande?

Pour passer une commande, les
laboratoires/Postes de dépistage des
CHU, INS, CHR, HG, ES d’Abidjan,
CS/ONG locale doivent soumettre leurs Rapports Mensuels des ARV et IO, tests
rapides/consommables, CD4, Biochimie, hématologie et charge virale respectivement
aux pharmacies des CHU, CHR, HG, ES, CS et ONG.

De même les pharmacies des CS et ONG doivent soumettre leurs Rapports mensuels des
ARV et IO, tests rapides/consommables, CD4, Biochimie et hématologie à la
Pharmacie du DS.

Quant aux Pharmacies des CHU, INS, CHR, HG, FS et ES d’Abidjan, et DS, elles
soumettront leurs formulaires respectifs de Rapport – Commande Mensuel des ARV et
IO, tests rapides/consommables, CD4, Biochimie, hématologie et charge virale à la
PSP.

Ces formulaires doivent être remplis entièrement et envoyés à votre magasin

d’approvisionnement.

En cas de commande d’urgence, cochez la case « Commande Urgente » ou « Rapport Urgent »

de votre Rapport commande mensuel ou rapport mensuel.

Des modèles de formulaires de Rapport mensuels des tests rapides/consommables, CD4,

Biochimie, hématologie et charge virale et Rapport – Commande des tests
rapides/consommables, CD4, Biochimie, hématologie et charge virale sont présentés et
expliqués aux pages 32 à 90 du présent manuel.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 104

 1) Conséquences d’une commande incorrecte

Si vous commandez trop:

Vous n’arriverez pas à écouler tous les produits et, ils risquent de périmer.
Votre espace de stockage sera considérablement réduit par des produits qui sont à peine
distribués ou utilisés.
D’autres centres de santé et ONG locales qui sont dans le besoin n’auront pas
suffisamment de produits pour les analyses de leurs clients.

Si vous ne commandez pas assez :

Vous courez le risque de rupture de stock et le service aux clients sera de moindre qualité.

2) Calcul de la Quantité à Commander (QÀC)

Système de la commande forcée avec un point de commande d’urgence

Commander la bonne quantité de produits c’est commander une quantité qui permet d’éviter à
la fois les ruptures de stock et les surstocks. Cette quantité est déterminée en prenant en
compte des paramètres suivants :

L’intervalle de commande,
Le niveau de stock maximum, et
Le stock disponible et utilisable.

L’intervalle de commande : Il définit la périodicité de la commande. Toutes les structures

passeront une commande selon le chronogramme établi par la PSP.

Le calcul de la Quantité à Commander passe par les 5 étapes suivantes :

1. Calculer la CMM
2. Déterminer la Quantité du Stock Maximum (QSM)

QSM = CMM x Niveau du Stock Maximum

3. Déterminer le stock disponible et utilisable (SDU)
4. Faire la soustraction entre la quantité du stock maximum et le stock
disponible et utilisable
5. Vérifier vos calculs

D’où la formule:

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 105

 QàC = (Quantité du stock maximum) – (stock disponible et utilisable)

Ou encore :

QàC = (CMM x niveau du stock maximum) – (stock disponible et utilisable)

REMARQUES

Niveau de stock maximum est de 4 (quatre) mois pour DS, CHR, INS, CHU, HG, ES
d’Abidjan.
Si la consommation varie de manière significative d’un mois à un autre d’une façon
constante pendant trois mois de suite, il ne faut pas utiliser la CMM dans le calcul de la
quantité à commander. Il est souhaitable de se référer à la consommation du dernier
mois si ce mois est un mois typique et l’utiliser comme « CMM ».
En cas de prise en compte de nouveaux clients par le centre, ajouter les quantités
correspondantes aux résultats de vos calculs sur la QàC.
Les pharmacies des DS, CHU locales calculeront les quantités à allouer aux CS et ONG
locales et annexes de pharmacies sur présentation du Rapport Mensuel des ARV et
IO, tests rapides/consommables, CD4, Biochimie, hématologie et charge virale.
Les pharmacies des INS, CHR, HG, ES, CS et ONG locales calculeront les quantités à
allouer aux laboratoires/Postes de dépistage de ces structures sanitaires respectives sur
présentation du Rapport Mensuel des tests rapides/consommables, CD4,
Biochimie, hématologie et charge virale.

• Calcul de la quantité à allouer à un CS/ONG locale par le DS

Quantité à allouer = (CMM x niveau du stock maximum) – (stock disponible et

utilisable)

- La CMM du CS ou ONG locale correspond à la quantité de produits

distribués par le CS ou ONG locale (voir colonne C du rapport mensuel du CS
ou ONG locale)
- Niveau de stock maximum est de 2 (deux) mois pour les CS et ONG locales

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 106

 • Calcul de la quantité à allouer aux pharmacies annexes/laboratoire/postes de
dépistage par la Pharmacie du CHU, INS, CHR, HG, ES Abidjan, CS et ONG
locales

Quantité à allouer = (CMM x niveau du stock maximum) – (stock disponible et

Utilisable )

- La CMM du laboratoire ou du poste de dépistage correspond à la quantité de

produits utilisés (distribués) par le laboratoire ou le poste de dépistage
- Niveau de stock maximum est de 1 (1 mois) pour le laboratoire ou le poste de
dépistage
- Quantités distribuées (laboratoire ou poste de dépistage) = Stock Initial
(Stock disponible du mois antérieur du laboratoire ou du poste de dépistage) +
Quantités livrées (au cours du mois au laboratoire ou au poste de dépistage) –
Stock Disponible (du mois en cours du laboratoire ou du poste de dépistage) +
Pertes (du mois en cours du laboratoire ou du poste de dépistage)
- Le gestionnaire de la pharmacie doit pouvoir rapprocher la quantité de
produits distribués par le laboratoire ou le poste de dépistage aux nombres de
tests rapportés par le laboratoire ou le poste de dépistage dans son rapport
mensuel et mener des investigations si nécessaire.
- Exemple: Fully Glucose 200ml, 400 tests par Kit. Si la quantité distribuée par
le laboratoire est de 4 Kits, le gestionnaire doit s’attendre à ce que la laboratoire
lui rapporte au moins 90% de tests réalisés avec ces 4 kits, c'est-à-dire 400 tests x
4 x 90% = 1440 tests réalisés.
- Ainsi donc, pour les tests de Biochimie et Hématologie, 10% de pertes
sont tolérées. 5% de perte pour les tests de CD4, les tests rapides et les
consommables.

Le stock disponible et utilisable est obtenu en faisant un inventaire physique.

Le stock disponible et utilisable ne prend pas en compte les produits en cours
d’utilisation sur un automate, endommagés, périmés, où qui périmeront avant utilisation.
Les produits endommagés, périmés, où qui périmeront avant utilisation sont à retirer du
stock et isoler pour destruction selon la procédure en vigueur.

2.2) Système de la revue continue avec sa variante à 2 corbeilles

CHU, INS, CHR, HG, ES, DS ne passent des commandes que s’il ne reste en stock qu’un seul
produit. Dans ce système la quantité du stock maximum est de 2 produits et la quantité du stock
minimum est de 1 produit.

QàC = (Quantité du stock maximum) – (stock disponible et utilisable)

1 = 2 – 1

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 107

Remarque :
La commande est faite lors de la commande routinière quand un produit est en train
d’être utilisé.
Le produit en cours d’utilisation au laboratoire ou au poste de dépistage doit être
considéré comme faisant partie du stock disponible et utilisable.
Donc, si vous êtes dans une pharmacie ne passer la commande que si un produit est en
cours d’utilisation au laboratoire et à la pharmacie votre stock est 0.
Pour la pharmacie du DS, s’il y a plusieurs CS qui utilisent un produit à faible rotation,
gérer ce produit comme faisant partie du système de la commande forcée avec PCU au
sein de votre DS.

B. Substitution/ Ajustement des données manquantes

Quelques fois le pharmacien du district ne recevra pas tous les Rapports Mensuels des Centres de
Santé/ONG locales à temps pour élaborer son Rapport Commande Mensuel à soumettre à la PSP. Si
cette situation se présente, le pharmacien du district doit ajuster la CMM (Consommation
Moyenne Mensuelle) en agrégeant les rapports reçus des centres de santé/ONG locales. Pour
commander il ne peut pas attendre à obtenir tous les rapports. Il doit faire son rapport à temps
afin d’éviter les ruptures de stocks. Il doit demander assez de produits pour servir même les sites
qui n’ont pas fourni de rapports. S’il ne le fait pas, les sites seront en rupture de stock.

Toutefois, il doit contacter une personne du site qui n’a pas envoyé son rapport car il en a besoin
pour les archives. Mais en attendant, il doit calculer et substituer les données de CMM de telle
sorte qu’il puisse soumettre son rapport à temps.

La substitution n’est pas aussi

bonne qu’avoir tous les rapports Ne jamais attendre pour envoyer ton propre
avec les données de qualité, mais RAPPORT!
quelquefois cette opération est
nécessaire. Soumettez toujours votre rapport à temps. Les districts et les
hôpitaux doivent envoyer leur rapport mensuel à la PSP
Il y a trois méthodes utilisées chaque mois. Les centres de Santé et ONG locales envoient
pour la substitution des données leur rapport au District chaque mois. Dans le cas de DS, il
: doit envoyer ses rapports commandes chaque mois même si
il y a des rapports manquants de CS/ONG locales. Attendre
Méthode de la Moyenne –
peut causer des ruptures de stock d’où l’ajustement des
Additionner les CMM des
données est très recommandé.
rapports reçus et la diviser par le
nombre de sites ayant rapporté et
utiliser la moyenne obtenue comme CMM des rapports manquants. Multiplier la moyenne par le
nombre de sites, vous devriez avoir la CMM du District.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 108

Méthodes des données anciennes – Pour un rapport manquant, utiliser la CMM du dernier
rapport de ce même site. Additionner toutes les CMM des sites pour avoir la CMM du District.

Méthode de Pourcentage – Calculer le pourcentage de sites ayant soumis les rapports et puis
estimer la consommation moyenne mensuelle du District.

Les trois méthodes ont leurs avantages et inconvénients. Vous pouvez utiliser plus d’une
méthode et comparer les résultats obtenus.

Le tableau ci-dessous compare les trois méthodes de substitution de données. Vous constaterai
que chaque méthode a ses avantages et inconvénients. Vous devrez toujours utiliser au moins
deux méthodes pour faire une comparaison avant de remplir votre rapport commande.

METHODES AVANTAGES INCONVENIENTS

- Facile à utiliser. Si les sites ont des données de

consommation très variables d’un site à
Méthode de la - Peut être utilisée lorsque vous un autre, cette méthode ne peut pas
Moyenne n’avez pas de données anciennes, fournir de bonnes données à substituer.
comme un nouveau programme ou
un nouveau produit.

- Facile à utiliser. Ne peut pas être utilisée pour de

nouveaux sites ou de nouveaux produits.
Méthode des - Bonne si la consommation
données anciennes n’augmente ou ne décroit pas
rapidement.

- Une bonne méthode si utilisée Une erreur mathématique avec cette

exactement. méthode peut être très sérieuse,
Méthode de entrainant des ruptures de stocks ou des
pourcentage - Bonne si les sites sont généralement surstocks.
stables et certains n’augmentent pas
rapidement que d’autres. Ne peut pas être utilisée pour de
nouveaux sites ou de nouveaux produits.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 109

 Deux Notes! Quelle réponse est la “bonne” réponse

1. Si un site n’a pas commandé dans les Quand vous utilisez deux ou trois méthodes de
deux derniers intervalles de commande, substitution, vous aurez deux ou trois réponses.
essayez de rechercher quel est le problème Vous devrez déterminer laquelle des CMM
avant d’envoyer des produits additionnels sur obtenues sera utilisée comme CMM pour votre
ce site. Vous pouvez le sur-stocker commande.
sérieusement. Faites tout le possible pour
communiquer avec eux et utiliser des • Utiliser votre jugement professionnel mais
techniques de supervision formative pour les dans ce manuel nous avons suggéré un outil
utilisant la méthode de pourcentage. Ceci vous
aider à comprendre comment fournir les permettrait de contrôler le pourcentage de
données nécessaires. rapport qui est un indicateur d’un système qui
fonctionne bien.
2. Vous devriez généralement éviter d’utiliser
des données vieilles de plus de 6 mois. Plus
les données sont anciennes, moins elles sont • Selon la façon dont vous jugez la qualité de
bonnes pour la substitution. Et dans tous les données et ce que vous jugez quelle méthode est
cas vous devriez rechercher pourquoi vous la plus appropriée, vous pouvez sélectionner un
n'aviez pas reçu leurs données. nombre près de la réponse la plus élevée ou
s'approcher de la plus basse réponse, ou quelque
part d’autre entre vos réponses selon les besoins
des sites que vous approvisionnez.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 110

• Votre objectif est d’estimer un nombre qui évitera à vous et à vos sites d’avoir une rupture de
stock ou un surstock.

UTILISATION DE LA METHODE DE LA MOYENNE

Etape 1. Additionner sur votre table de données les CMM des sites ayant rapporté. Si les
rapports reçus se représentent comme cette table de données, vous devriez additionner 27, 34, 28,
35 et 29. Le total serait 153. Noter que deux sites n’ont pas soumis de rapports. Il y a également
un X pour un site qui n’est pas autorisé à distribuer un produit particulier.

27 X 34 28 35 29

Etape 2. Diviser le nombre total obtenu par le nombre de sites ayant rapporté. Arrondir le
nombre au supérieur si nécessaire. Pour l’exemple ci-dessus, vous avez 5 sites qui ont rapporté,
donc diviser 153 par 5. Ceci vous donne comme moyenne 31 en arrondissant.

Etape 3. Ecrire la Moyenne dans les deux espaces vides qui correspondent aux données
manquantes. Entourer la moyenne dans les deux espaces de tel sorte à vous rappeler une
prochaine fois où vous aviez substitué les données de CMM.

27 X 34 28 31 35 29
31

Etape 4. Multiplier la Moyenne de 31 par le nombre total de sites qui devraient vous soumettre
les rapports, vous devriez obtenir la CMM du district.

Ceci donne pour l’exemple ci-dessus 31 x 7 = 217, et c’est donc la CMM de votre district.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 111

 UTILISATION DE LA METHODE DE DONNEES ANCIENNES
Etape 1. Pour le rapport manquant, utiliser la CMM du dernier rapport et l’inscrire dans la cellule
blanche de la table de données suivantes. En d’autres termes, votre table de données doit se présenter
comme suit:

Mai 78 72 105 132 88 71

Juin 70 115 92 68

Votre table de données avec les données substituées doit se présenter comme suit :

Mai 78 72 105 132 88 71

Juin 70 72 115 132

92 68

--Noter comme d’habitude, les données substituées doivent être cerclées de tel sorte que vous
puissiez les identifier dans le futur. Aussi, si les rapports vous parviennent ultérieurement, vous
pouvez les remplacer par les données réelles.

Etape 2. Additionner les CMM du mois de Juin incluant les données substituées entourées. Vous
devriez obtenir 70+72+115+132+92+68=549

Le total est donc 549, et devrait être votre CMM du mois pour votre district. Souvenez vous que la
commande est mensuelle pour chaque district.

Note: Une autre voie pour l’utilisation de la méthode des données anciennes est de
prendre la moyenne des anciennes données de CMM des deux ou trois derniers rapports
mensuels du site et utiliser la moyenne pour la substitution. Ceci peut être très utile si la
donnée récente ne semble pas typique à la CMM du site. Il est sage, cependant, de faire
attention en utilisant les données de plus de six mois. Et bien sûr, il est important
d’éviter les erreurs de calcul mathématique.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 112

 USAGE DE LA METHODE DE POURCENTAGE

Etape 1. Pour le rapport manquant, utiliser le pourcentage (%) de rapports reçus et inscrire le
taux en pourcentage de rapports CS/ONG locales reçus par le district. En d’autres termes, votre
table de données doit se présenter comme suit:

Juin 70 115 92 68

Etape 2. Additionner le nombre des centres qui ont envoyé un rapport du mois de Juin puis
diviser par le nombre des rapports attendus et multiplié par 100

Vous devriez obtenir (4 ÷ 6) x 100 = 67%

Etape 3. Calculer la Consommation Moyenne du district en divisant la quantité totale de

produits distribués par le pourcentage de CS/ONG

Le pourcentage s’obtient en divisant le chiffre du pourcentage par 100

(67÷ 100) = 0,67

La CMM du DS =

(70 + 115 + 92 + 68) ÷0,67 = 515

Etape 4. Inscrire dans la colonne J du Rapport commande mensuel du DS le résultat obtenu 515

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 113

 C. Commande d’Urgence
Le système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire a été conçu pour éviter
les commandes d’urgence. Cependant, le système mis en place prévoit une procédure de
commande d’urgence si les niveaux de stock ont atteint ou sont tombés en dessous du point de
commande d’urgence.

Pour les DS, INS, CHU, CHR, ES d’Abidjan qui s’approvisionnent à la PSP, le délai de livraison
est de 72 h, livraison faite à la PSP. Le site a 5 jours ouvrables pour l’enlèvement des produits.

Pour les CS qui s’approvisionnent à la pharmacie de district ce délai est d’un (1) jour.

Note: La commande d’urgence doit porter au maximum cinq (5) produits pour un site.

Lors d’une commande d’urgence le rapport sur les quantités doit être réalisé uniquement
sur les produits commandés

L’aide-mémoire qui suit décrit le processus pour passer une commande d’urgence.

AIDE-MEMOIRE 14: LA COMMANDE D’URGENCE

Tache: Passer une commande d’urgence

Effectuée par : Gestionnaire de la Pharmacie

Objectif: Commander des produits une fois en dessous du niveau du point de commande d’urgence.

Quand: Chaque fois que le niveau de stock est en dessous du point de commande d’urgence c'est-à-dire :

- District sanitaires, CHU, INS, CHR, HG, ES Abidjan ; MSD <1 mois

- Centre de Santé et ONG : MSD < 2 semaines

- Laboratoire et poste de dépistage : MSD < 2 jours

Matériels : Rapport vierge, du mois passé, rapports des laboratoires et postes de dépistage du

mois passé, fiche de stock, stylo bleu et rouge.

Note: Si le stock est au point de commande d’urgence ou en dessous, passer une commande d’urgence
d’au plus 5 produits pour ramener les stocks à leur niveau du stock maximum.

Etapes Action Notes

1. Cocher la case “’commande urgente” ou “’rapport urgent” en Utiliser un stylo rouge pour cocher la
haut du formulaire de rapport –commande Mensuel ou Rapport case ”Commande urgente” ou
mensuel. “’Rapport urgent”.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 114

2. Si… Alors…

…Vous êtes un laboratoire Alerter la pharmacie de la Justifier de l’utilisation des produits

ou poste de dépistage de nécessité d’une commande dans le rapport mensuel à élaborer à
CHU, CHR, HG, ES, CS et d’urgence. Retirer les produits à la la fin du mois.
ONG locale pharmacie le même jour.

…Vous êtes dans une Remplir le formulaire de Rapport Voir l’AIDE-MÉMOIRE pour le
pharmacie de Centre de mensuel pour 5 produits au remplissage du rapport – mensuel des
santé ou ONG locale maximum et l’acheminer au DS. ARV et IO, tests
Retirer les produits au DS le même rapides/consommables, CD4,
jour par vos propres moyens. Biochimie, Hématologie.

Approvisionner immédiatement le
laboratoire ou le poste de
dépistage en cas d’alerte d’une
urgence. Le laboratoire et les
postes de dépistage sont
responsables du retrait des
produits à la pharmacie le même
jour.

…Vous êtes dans une Remplir le formulaire de Rapport Voir l’AIDE-MÉMOIRE pour le
pharmacie de CHU, INS, commande mensuel pour 5 remplissage du rapport – commande
CHR, HG, ES d’Abidjan produits au maximum et mensuel des ARV et IO, tests
l’acheminer à la PSP. Utiliser vos rapides/consommables, CD4,
propres moyens pour le transport Biochimie, Hématologie et charge
des colis de la PSP vers votre virale.
structure sanitaire.

Approvisionner immédiatement le
laboratoire ou le poste de
dépistage en cas d’alerte d’une
urgence. Le laboratoire et les
postes de dépistage sont
responsables du retrait des
produits de la pharmacie le
même jour.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 115

 …Vous êtes dans une Remplir le formulaire de Rapport Voir l’AIDE-MÉMOIRE pour le
pharmacie de district commande mensuel pour 5 remplissage du rapport – commande
sanitaire produits au maximum et mensuel des ARV et IO, tests
l’acheminer à la PSP. Utiliser vos rapides/consommables, CD4,
propres moyens pour le transport Biochimie, Hématologie..
des colis de la PSP vers votre
magasin de DS.

Revoir et approuver la
commande d’urgence pour un
approvisionnement immédiat des
CS/ONG locales. Les CS et ONG
locales sont responsables du
retrait des produits de la
pharmacie du DS le même jour.

…Vous êtes dans le Revoir et approuver les

service commandes d’urgence des DS,
d’approvisionnement de CHU, INS, CHR, HG, ES d’Abidjan
la PSP pour un traitement immédiat. Ces
structures sanitaires sont
responsables du retrait des
produits de la PSP vers leur
magasin.

Cette tâche est complète si au moment de la commande d’urgence :

□ La case Commande d’Urgence est cochée en stylo rouge,

□ Le remplissage du rapport mensuel ou du rapport– commande mensuel selon les instructions dans l’AIDE-
MÉMOIRE.

□ Le rapport urgent est transmis immédiatement au niveau hiérarchique supérieur

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 116

D. Réclamation :
C’est l’expression d’une non satisfaction du client (établissement sanitaire ou point de
prestation de service) portant sur la qualité et la quantité des produits reçus.
Une réclamation doit être faite lorsqu’une anomalie est constatée sur la livraison. Il peut s’agir :

• d’erreurs constatées sur le colisage

• d’un produit facturé mais non livré
• d’un produit livré avarié :
• d’un produit livré à péremption proche : Ici le gestionnaire du stock peut
retenir la quantité qu’il estime utilisable avant la date de péremption indiquée, et
faire le retour des produits restant en renseignant sa fiche de réclamation.
• d’un produit livré non commandé :

La réclamation doit être faite sur une fiche de réclamation. Ces fiches sont regroupées dans un
cahier appelé cahier de réclamation. Le cahier de réclamation est un outil de gestion disponible
à la PSP et commandé par le client avec le bon de commande des outils de gestion.

La réclamation doit être faite dès réception des colis.

Pour les structures qui s’approvisionnent à la PSP :
- prévenir la PSP par téléphone, mail ou fax dans les 72h qui suivent la livraison
- la réclamation ne sera prise en compte par la PSP que si elle n’excède pas 30 jours
pour les clients de l’intérieur et 15 jours pour ceux d’Abidjan, et ce à partir de la date
de réception des colis.
- la réclamation doit être adressée à la PSP, à la Sous-Direction suivi et gestion des
Clients, au bureau gestion des réclamations.
- la réclamation ne sera prise en compte que si elle est accompagnée d’une Copie de la
facture sur laquelle est mentionné le produit à réclamer et d’une copie de l’état
d’expédition

E. Transfert/Retour de produits
En cas de surstock, le site a la possibilité de faire un transfert à un site de même niveau ou faire
un retour au niveau supérieur. Un transfert est également possible en cas de besoin urgent par un
autre site dans l’attente de la livraison de sa commande d’urgence.

Le retour de produit se fera sur la fiche de réclamation en cochant la colonne retour en bon état
en cas de date de péremption éloignée. La réclamation ne sera prise en compte que si elle est
accompagnée d’une copie de la facture sur laquelle est mentionné le produit à réclamer (Se
référer à l’aide-mémoire de la fiche de réclamation)

Le transfert utilisera le bordereau de livraison et de transfert en cochant la case « transfert » (se

référer à l’aide-mémoire du bordereau de livraison et de transfert)

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 117

 N.B : En cas de retour de produit par un client, ne pas entrer ce produit dans le stock mais le
stocker dans la zone des PPI et l’enregistrer dans la fiche d’inventaire de PPI.

AIDE-MEMOIRE 15: LE CAHIER DE RECLAMATION

Tâche : Remplir le cahier de Réclamation

Effectuée par : Le gestionnaire de la pharmacie

Objectif : Faire des réclamations

Quand : Chaque fois qu’il y a une anomalie de livraison

Matériel : cahier de réclamation vierge, stylo bleu

Note : - Procéder à une réclamation dans un délai de15 jours maximum pour les sites d’Abidjan et
d’un mois maximum pour les sites de l’intérieur lorsqu’il s’agit d’une réclamation à la PSP.

- Procéder à une réclamation dans un délai de 5 jours pour les pharmacies de Centre de
Santé/ONG locales

- La fiche de réclamation est remplie en trois exemplaires dont l’original et le double sont
acheminés à la PSP-CI et la troisième copie servant de souche dans le cahier de
réclamation

- La fiche de réclamation doit être accompagnée d’une copie du bon de livraison du

produit incriminé

ETAPES ACTIONS NOTES EXEMPLES

N° du cahier : pré-imprimé

Date de réclamation : Inscrire la date

1
de la réclamation.

Date de réponse de la PSP-CI: Inscrire Cette date sera marquée par l’agent qui
2
la date de la réponse PSP-CI. donnera suite à la réclamation.

Code client: inscrire le code attribué Ce code est attribué par la PSP-CI
3
au centre de santé.

Cachet client: Mettre le cachet du Il s’agit du cachet du centre faisant la

4
client (cachet du centre). réclamation.

Numéro du bordereau de livraison: Il s’agit d bon de la livraison du produit

5
Inscrire le numéro du BL incriminé

Date: indiquer la date

6
d’établissement du BL

Joindre une photocopie du BL :

Code du produit: Inscrire le code Prière vous référez à la liste des codes établis
7
attribué aux produits par la PSP-CI. par la PSP-CI.

Désignation et N° de lot : Inscrire la

8 désignation et le numéro de lot du
produit.

9 Quantités à réclamer : Inscrire la Cette colonne est remplie par le réclamant.

quantité de produit faisant l’objet de

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 118

 la réclamation.

Prix unitaire : Ne rien inscrire dans Les produits de laboratoire liés au VIH sont
10 cette colonne. mis à la disposition des patients / clients
gratuitement.

Nature de la réclamation: Mettre une Cochez « Divers » lorsque la nature de la

croix dans la case correspondante réclamation ne correspond pas à celles
11
pour indiquer la nature de la énumérées sur la fiche. Puis donnez plus de
réclamation. précision dans la colonne « Observations ».

Produit non livré : A Cocher si c’est le cas

Retour en bon état : A Cocher si c’est le cas

Retour avarié périmé : A Cocher si c’est le cas

Produit livré non commandé : A Cocher si c’est le cas

Divers A Cocher si c’est le cas

Observations du client: Préciser toute

12
autre information complémentaire.

Réponse de la PSP-CI Cette colonne est réservée à la PSP-CI qui

13
devra donner une réponse dans les 15 jours.

Nom, signature et cachet du

responsable de la pharmacie :
Inscrire le nom, la signature et le
14
cachet du responsable de la
structure sanitaire émettant la
réclamation.

Cette tâche est complète si :

□ la date de réclamation, le code client, le cachet du client, le numéro de bordereau de livraison et la

date sont mentionnés;

□ le code du produit, le nom du produit, la quantité, le prix, la nature de réclamation, les observations
ont été notifiés;

□ Le nom du responsable, sa fonction et sa signature ont été mentionnés.

□ La fiche de réclamation est transmise au niveau hiérarchique supérieur

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 119

Ministère de la santé et de la Lutte CAHIER DE RECLAMATION N°

contre le Sida
Date réclamation: Code client Cachet client BON DE LIVRAISON PSP-CI
PHARMACIE DE LA SANTE PUBLIQUE DE COTE N° :

D’IVOIRE
|__|__|__|__|
Tél. : 21-23-73-00 BP V5 ABIDJAN RCI

SOUS DIRECTEUR TECHNIQUE

NATURE DE LA RECLAMATION
CODE DU NOM DU Retour Produit livré REPONSE PSP-
QUANTITE PRIX Produit Retour en OBSERVATIONS
PRODUIT PRODUIT avarié non CI
non livré bon état DIVERS
périmé commandé

er
Trois exemplaires : 1 au client,les 2 autres à la PSP-CI qui en réservera un au client en réponse. Faire une croix dans la Nom du responsable
case correspondante selon la nature de la réclamation. Pour les divers, donner des précisions. Aucune réclamation ne
sera prise en considération dans un délai excédant 15 jours. Les références des bordereaux de livraison doivent figurer
sauf pour les produits à date de péremption en clair. Ces données sont destinées à être fournies par l’ordinateur. Merci
de remplir soigneusement les cases. Fonction
Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 120
AIDE-MEMOIRE 16 : LE BORDEREAU DE LIVRAISON ET DE TRANSFERT

Tâche : Remplir le bordereau de livraison et de transfert

Effectuée par : Le gestionnaire de la pharmacie

Objectif : Enregistrer les livraisons entre une structure intermédiaire et périphérique

Enregistrer les transferts entre structures de niveau intermédiaire

Quand : A chaque opération de livraison ou de transfert

Note : - Le bordereau de livraison et de transfert est émis par la structure qui livre les produits

- L’original (page blanche) est à donner à la structure qui reçoit les produits

- La copie double (page couleur) est à annexer au rapport commande mensuel adressée à la PSP-
CI comme dossier à classer

- La troisième copie ou souche (page couleur) reste dans le bordereau de livraison et de transfert
pour archives.

ETAPES ACTIONS NOTES EXEMPLES

Livraison/Transfert : Cocher livraison

1.
ou transfert selon le cas

Région sanitaire : Inscrire le nom de la

région sanitaire à laquelle appartient
2. Sud-Comoé
la structure sanitaire qui fait la livraison
ou le transfert.

District sanitaire : Inscrire le nom du

District sanitaire
3. district sanitaire de la structure
d’Aboisso
sanitaire.

Hôpital Général
Etablissement sanitaire : Inscrire le d’Ayamé
4.
nom de la structure sanitaire.

Code PSP-CI de l’Etablissement :

Ce code est fourni par la PSP-
5. Inscrire le code PSP-CI du centre de 30730
CI.
santé ou de la structure sanitaire.

Nom du service : Inscrire le nom du

6. service de l’établissement sanitaire Pharmacie
qui réalise le transfert ou la livraison

7. N° du bordereau : pré-imprimé

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 121

 Centre de destination : Inscrire le nom
8. CHR d’Aboisso
du centre demandeur.

Date de traitement : Inscrire la date

9.
de traitement du rapport

Nombre de colis : Inscrire le nombre

10 2
total de colis

Reçu le : Inscrire la date de réception

11. jj/mm/aaaa 28/02/2012
des colis par le centre destinataire

Signature et cachet du centre

12. destinataire : Apposer la signature et
le cachet du centre de destination

13. N° du colis : Inscrire le numéro du colis

Code du produit : Inscrire le code du Ce code est donné par la

14 AR24424
produit. PSP-CI.

Désignation du produit : Inscrire la

15. Determine 100T
désignation du produit

Unité : Indiquer l’unité de comptage

16. Test
du produit.

Quantité: Inscrire la quantité de

17. 500
produits accordée

Le numéro de lot doit être

Numéro du lot: Indiquer les numéros identique à celui du produit
18 de lot des produits faisant l’objet de reçu de votre magasin 2245A
transfert au centre demandeur. d’approvisionnement.
habituel.

La date de péremption figure

Date de péremption: Indiquer la date
19 sur l’emballage du produit 30/09/2013
de péremption du produit livré.
livré ou transféré.

Observation : Inscrire d’éventuelles

20.
observations sur les produits reçus

Commentaires: Inscrire un
21.
commentaire

Nom, signature et cachet du

gestionnaire de la Pharmacie :
22.
Inscrire le nom, signature et cachet
du Gestionnaire de la pharmacie du

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 122

 centre d’origine.

Nom, signature et cachet du

Responsable de l’établissement
23. sanitaire : Inscrire le nom, signature et
cachet du responsable de
l’établissement sanitaire

Cette tâche est complète si :

□ la mention livraison ou transfert est cochée

□ la date de traitement, le nombre de colis sont mentionnés;

□ Les noms, contacts et signatures du gestionnaire du centre de destinations sont notifiés

□ le code du produit, le nom du produit, la quantité demandée, la quantité accordée, le numéro de lot
et les dates de péremption ont été notifiés;

□ Les noms, contacts et signatures du gestionnaire de la pharmacie et du responsable de l’établissement

sanitaires ont été mentionnés.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 123

 BORDEREAU DE LIVRAISON ET DE TRANSFERT

Livraison Transfert
Région Sanitaire : ____________________
N° du bordereau :
District Sanitaire : ____________________ Centre de Destination : ______________ Reçu le …. .. / .. / …..

Nom, Signature, Contacts et Cachet du centre de destination

Etablissement sanitaire : _________________

Code PSP-CI
CI : _____________________ Date de traitement : ______________

Nom du service : _____________________ Nombre de colis : ___________________

Quantité
N° du colis Code Produits Désignation produit Unité Quantité demandée Numéro de lot Date de péremption Observations
accordée

Nom, Signature, Contacts et Cachet du Gestionnaire de la Pharmacie Nom, Signature, Contacts et Cachet du Responsable de l'Etablissement Sanitaire

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 124

VI-RECEPTION ET STOCKAGE DES ARV, IO ET PRODUITS DE
LABORATOIRE
La réception et le stockage doivent être réalisés sous la responsabilité du gestionnaire de la
pharmacie (pharmacien, ITS, PGP…)

A. Réception des Produits

A la réception des produits commandés:

Vérifier qu’ils sont accompagnés d’un bon de colisage et/ou d’un bordereau de livraison.
Vérifier l’intégrité des colis reçus (inspection visuelle)
Vérifier la conformité de la livraison avec le bon de colisage (présence de tous les colis
mentionnés sur le bon de colisage)
Accuser réception des produits livrés en signant le bordereau de livraison
Vérifier que les quantités reçues correspondent à celles figurant sur le bon de Commande
et le bordereau de livraison.
Vérifier qu’ils sont utilisables (bonne condition, chaîne de froid respectée, non
endommagés, non périmés ou pas en voie de péremption).
Archiver une copie du Bordereau de Livraison.
Inscrire les quantités reçues sur les Fiches de Stock. Chaque produit a une fiche de
stock.
Notifier sur la fiche de stock les quantités des produits endommagées ou périmés du
stock utilisable
Retirer sans délai les produits endommagées ou périmés du stock utilisable
Après ce bref contrôle, les produits peuvent être rangés au lieu de stockage.

B. Stockage des Produits

Un bon stockage permet d’avoir des produits
toujours disponibles, accessibles, et en bon état.

Une bonne organisation du magasin de stockage

passe par :

La mise en place des mesures de sécurité,

L’application effective des directives pour un
bon stockage.

1) Les Mesures de Sécurité

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 125

 Les mouvements de stock (entrées / sorties) sont contrôlés en :

Fermant le dépôt à clef et en y limitant l'accès aux seules personnes autorisées. La

reproduction de la clef du magasin doit se faire en nombre très limité. Une clef du dépôt
doit toujours être disponible auprès du chef de service ou de son intérimaire en cas
d’absence pour maladie, vacances, réunions, etc.
S’assurant que les livraisons et les réceptions de stocks correspondent aux pièces
justificatives.
Mettant à jour les Fiches de Stock
Protégeant le dépôt contre les vols et incendies.

3) Directives de stockage correct des produits de santé

En général, les produits doivent être protégés du soleil, de la chaleur et de l’eau. Suivez les
recommandations de bon stockage du fabricant. Ces directives parfois figurent soit sur le carton
soit sur la boîte contenant le produit. Le tableau ci-dessous résume les directives d’un bon
stockage à appliquer dans tous les magasins de stockage.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 126

 Tableau 5: Directives de bon stockage

1. Nettoyer et désinfecter régulièrement le magasin ou le dépôt et prendre des précautions

empêchant les insectes et les rongeurs nuisibles d’entrer dans le magasin.
2. stocker les produits de santé dans une pièce sans humidité, bien éclairée et bien ventilée, à
l'abri de la lumière directe du soleil (température du local égale à 25°C).
3 Suivre et enregistrer la température de la salle
4 Protéger le dépôt des fuites d’eau dans la pièce.
5 Rendre le matériel anti-incendie (extincteur…) disponible, accessible, et fonctionnel et
former le personnel à son utilisation.
6. stocker les produits en latex loin des moteurs électriques et lumières fluorescentes.
7 Ranger les produits liquides et cassables sur les étagères les plus basses ou en dessous des
autres produits
8 Maintenir les conditions frigorifiques, y compris la chaîne de froid, pour les produits qui en
ont besoin.
9 Suivre et enregistrer la température du réfrigérateur
10. Limiter l’accès au magasin au personnel autorisé et garder les substances contrôlées ou de
grande valeur dans un endroit fermé à clé.
11 Empiler les cartons à au moins 10 centimètres du sol, 30 centimètres des murs et des autres
piles, et à une hauteur de 2,5 mètres maximum.
12. stocker les produits de santé à l’abri des insecticides, des produits chimiques, des produits
inflammables, des produits dangereux, des vieux dossiers, des fournitures de bureau et tout
autre équipement ; il faut toujours prendre les mesures de sécurité appropriées
13. stocker les produits de santé de manière à faciliter le principe du « Premier Périmé –
Premier Sorti" (PPPS) et la gestion des stocks.
14. Disposer les cartons de sorte que les flèches pointent vers le haut ⇑, et que les étiquettes
d'identification, les dates de péremption et les dates de fabrication soient bien visibles.
15. Séparer les produits endommagés ou périmés, les retirer de l’inventaire immédiatement, et
les détruire conformément aux procédures en vigueur.

C. Conduire un Inventaire Physique

L’inventaire est un processus qui consiste à:

Déterminer le nombre exact d’articles disponibles et utilisables de chaque produit qui se

trouve au magasin ou au lieu de stockage.
Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 127
 Vérifier que les stocks disponibles correspondent aux quantités enregistrées sur les
Fiches de Stock.
Déterminer le nombre d’articles inutilisables en stock (exemple : les produits détériorés
ou périmés).
Identifier toute mesure corrective permettant de garantir que les articles sont reçus,
stockés et comptabilisés selon les procédures en vigueur.
Prévenir toutes possibilités de fraude, de vol ou de perte.

Pour faciliter l’inventaire, suivre les étapes suivantes :

ETAPES ACTIONS NOTES

1 Enregistrer la quantité de produits

pharmaceutiques inutilisables sur la Fiche de
Séparer et compter les produits Stock dans la colonne « PERTE » et inscrire une
pharmaceutiques inutilisables
brève explication sur les produits
pharmaceutiques inutilisables.

Les quantités de PPI doivent être également

enregistrées dans la fiche d’inventaire des PPI.

2 Compter séparément chaque Les boîtes de Ténofovir comprimé, Zidovudine

marque de produit utilisable. sirop, les Kits de Facscount reagent, Facs-lysing
solution, , etc. seront comptés individuellement
et séparément.

Ne pas attendre le jour de l’inventaire pour

enregistrer les mouvements de transferts
Inscrire à l’encre rouge sur la Fiche (entrées et sorties).
de Stock la date de l’inventaire
physique, les mots Enregistrer la quantité comptée dans la colonne
« INVENTAIRE » les quantités « EN STOCK » de la fiche de stock.
comptées.

4 Inscrire lisiblement la date de Certains produits tels que les godets

péremption sur chaque boîte ou échantillons (sample cup) peuvent ne pas avoir
carton. une date de péremption explicite. Si tel est le

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 128

5 Re-disposer les produits en stock cas, alors référez-vous à la date de fabrication à
en suivant le principe de gestion laquelle vous ajouterez la durée de vie du
Premier Périmé, Premier Sorti (si produit concerné.
cela s’avère nécessaire).

N.B. : Les pertes et ajustements préalablement connus devront être enregistrés sur la Fiche de
Stock avant l’inventaire physique.

D. Inspection Visuelle

Une inspection visuelle consiste à examiner avec les yeux les produits et leurs emballages
pour identifier des problèmes concernant la qualité des produits.

Pour préserver la qualité des ARV/IO et produits de laboratoire il est important de procéder à
une inspection visuelle des produits. Elle doit être menée chaque fois que les produits sont reçus,
livrés, ou distribués, ou pendant un inventaire physique.

Pendant une inspection visuelle, veuillez vérifier:

L’intégrité de l’emballage et du produit: rechercher des dommages à l’emballage

(déchirures, perforations, eau ou huile) et aux produits (Flacon de solution percée ou cassé,
Kits ouverts, etc).

Défaut de Fabrication: Produits incomplets, Information d’identification manquante ou

peu lisible.

Les étiquettes: se rassurer que les produits ont des étiquettes avec des dates de fabrication
ou de péremption, le numéro du lot et le nom du fabricant.

Pour les comprimés et capsules, se rassurer que:

• Les comprimés/capsules sont de même taille, forme et couleur

• Les comprimés/capsules ont les mêmes annotations
• Pas de défections telles que des taches, fissures, trop épais etc.
• Pas d’odeur quand la boite est ouverte
• Pas de comprimés brisés ou des capsules vides, ouverts, ou cassées.

1. Prévention des péremptions

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 129

 AIDE-MEMOIRE 17: LE TABLEAU DE SUIVI DES DATES DE PEREMPTION
Tâche : Remplir le tableau de suivi des dates de péremption des produits

Effectuée par : Le gestionnaire de stock

Objectif : Suivre et prévenir la péremption de produits

Quand : Chaque fois que l’on découvre à l’occasion de l’inventaire/l’inspection visuelle/ la réception de
produit ayant moins de 12 mois de durée de vie.

Matériel : tableau de suivi des dates de péremption, marqueur non permanent bleu,

Note : - Le tableau devra régulièrement être mis à jour et visiblement affiché dans la pharmacie afin de
permettre un suivi aisé des dates de péremption des produits disponibles en stock (et partant d’éviter des
péremptions).
- Procéder immédiatement à un transfert dès que le produit est à 4 mois de sa date de péremption

Etapes Actions Note

1 Etablissement sanitaire : Inscrire le

nom du service qui remplit le
tableau

Lé période correspond à 12 mois à partir du Décembre 2012 à

Période : inscrire la période mois de remplissage et doit être modifiée novembre 2013
2 correspondant aux douze chaque mois
prochains mois
Mois aaaa à mois aaaa

Désignation : inscrire le nom du AZT pour la

3 produit, préférentiellement son zidovudine
abréviation

Pour un produit il peut exister plusieurs numéros

de lot.
N° lot: Inscrire le numéro de lot du
4 Une ligne correspond à un numéro de lot de XBJU45
produit.
produit. Pour un lot différent, prendre une
nouvelle ligne, répéter la désignation du
produit et inscrire le second numéro de lot

Quantité : inscrire la quantité de 300

5
produit du lot concerné

Cocher la cellule correspondant au mois de

Date de péremption: Marquer le péremption du produit.
mois de péremption du produit en Répéter la même opération pour les différents
6
cochant la case du mois numéros de lot du produit.
correspondant Le mois suivant, changer la période et déplacer
les croix.
Lorsque la durée de vie du produit atteint 4

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 130

 mois c’est à dire dès que la case M4 est
cochée pour un produit, procéder
immédiatement à un transfert sur un site qui en
a besoin.
Cette tâche est complète si :

□ L’en-tête est bien remplie

□ La période, la désignation du produit, le numéro de lot, la quantité et les dates de péremption sont indiqués

□ Le tableau est mis à jour chaque mois après l’inventaire et à la réception de produits.

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 131

 TABLEAU DE SUIVI DES DATES DE PEREMPTION

ETABLISSEMENT SANITAIRE:…………………………………………………………..……..
SANITAIRE:…………………………………………………………..…….. ...

Désignation PERIODE:…
PERIODE:………………. 20…… à…………
……………20……..
N° lot Quantité
M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 132

 2. Inventaire des produits pharmaceutiques inutilisables (PPI)

Les produits pharmaceutiques inutilisables sont les produits périmés ou endommagés

Le système logistique essaie de minimiser la quantité de produits pharmaceutiques inutilisables.
Cependant, si des produits pharmaceutiques inutilisables sont découverts lors d’une inspection
visuelle ou inventaire physique (ou soit dès réception d’une livraison), ces produits doivent être
retirés du stock. Ils doivent être gardés séparément de sorte qu’ils ne soient plus utilisés ou
distribués. L’aide-mémoire qui suit explique comment inventorier les produits pharmaceutiques
inutilisables et leur gestion se fera selon la procédure en vigueur.

AIDE-MEMOIRE 18 : INVENTAIRE DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES

INUTILISABLES

Tâche: Faire l’inventaire des PPI

Effectuée par: Gestionnaire de la pharmacie

Objectif: Retirer les produits non utilisables du magasin.

Quand: Chaque fois qu’il y a des produits pharmaceutiques inutilisables découverts
Matériels: Fiche d’inventaire des produits pharmaceutiques inutilisables
Note : - Etablir une fiche par type de produit. (Fiche exclusivement ARV et des fiches pour les autres médicaments
essentiels)
- cette fiche doit être mise à jour chaque mois et archivée. Elle sera présentée en cas de besoin ou
acheminée au niveau supérieur selon les procédures de destruction des PPI en vigueur.

Etapes Action Notes Exemple

1 Région sanitaire : inscrire le nom de la région sanitaire

à laquelle appartient l’établissement sanitaire

2 District sanitaire : inscrire le nom du district auquel San Pedro

appartient la structure sanitaire

3 Type de produit : Cocher le type de produit : ARV ou Etablir une fiche par type de
autres médicaments essentiels produit.
Vous aurez donc des fiches
exclusivement ARV et des fiches
« autres médicaments essentiels »

Nom de l’établissement : inscrire le nom de CHR San

l’établissement Pedro

4 Code PSP-CI :inscrire le code client du centre Code fourni par la PSP 390280

5 Nom du service : inscrire le nom du service Pharmacie

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 133

 6 Date : inscrire la date de remplissage de la fiche jj/mm /aaaa 30/11/12

7 Code produit : inscrire le code du produit PSP AR 33321

8 Désignation : inscrire la désignation du produit Dénomination commune TDF/ FTC

internationale ou abréviation

9 Unité :inscrire l’unité de comptage du produit Cp

(comprimés
)

10 PU : inscrire le Prix unitaire du produit. Pour les ARV inscrire 0 0

11 Numéro de lot : Inscrire le numéro de lot ZRT3245

12 Périmé : inscrire la date de péremption et les quantités jj/mm /aaaa 25/11/2012

de produits si le produit est inutilisable du fait de sa
péremption

13 Avarié : inscrire la quantité de produit si le produit est

inutilisable du fait d’une avarie (casse, changement
de couleur, altération physique, etc.)

14 Observation : inscrire toute autre information utile

Cette tâche est complète si après l’inventaire des PPI :

□ Les produits pharmaceutiques inutilisables ont été rangés séparément du stock disponible et utilisable,

□ La mention « produits pharmaceutiques inutilisables » est portée sur les cartons ou les étagères dans lesquels sont
disposés les produits pharmaceutiques inutilisables.

□ l’en-tête, la date, les codes de produit, la désignation, les quantités, les numéros de lot, les dates de péremption, les
observations sont renseignés

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 134

Manuel du système logistique de gestion des ARV, IO et produits de laboratoire 135
VII SUIVI, SUPERVISION ET RETRO-INFORMATION

Les trois grandes responsabilités de support que le gestionnaire de santé exécute sont:
le suivi du système et des activités, la supervision du personnel, et la dissémination de la
retro-information au personnel.

Ces trois responsabilités forment le pilier d’un système logistique efficace.

A. Suivi
Consiste en une collecte continue d’informations ou d’indicateurs relatifs aux activités exécutées,
à leur analyse et à l’interprétation de leurs résultats.

La PSP-CI qui a des clients qui se retrouvent à tous les niveaux de la pyramide sanitaire mène
des activités de suivi auprès de ceux-ci.

La plupart des systèmes logistiques et les activités peuvent être suivis en examinant les rapports.
Ces examens doivent se faire fréquemment. Par exemple, analyser les rapports peut déterminer
si une structure a un stock qui fluctue entre le niveau du stock maximum et le niveau du stock
minimum, ou s’il y a des quantités inhabituelles de produits qui périment ou qui sont perdus. Un
suivi des rapports peut également révéler si la demande augmente ou décroit.

Les activités de suivi doivent tenir compte des indicateurs suivants :

• Promptitude des rapports : est-ce que les rapports arrivent dans le temps déterminé dans
le manuel des procédures? (pour donner le temps à la PSP de traiter les commandes?)
• Précision des calculs dans les rapports: Est-ce que le stock initial du rapport du mois
correspond au stock disponible du mois passé? Est-ce que les chiffres inscrits sur le
rapport ont un sens par rapport aux unités de comptage?
• Conformité des données: est-ce que toutes les informations nécessaires pour calculer
une commande sont incluses dans le rapport?
• Complétude de rapportage: est-ce que tous les sites ont envoyé leurs rapports et est-ce
que tous les items des rapports ont été renseignés?
• Rupture de stock: est-ce que les rapports indiquent qu’il y a des ruptures de stock?
• Stock entre le niveau du stock maximum et le niveau de point de commande d’urgence:
est-ce que les niveaux de stock désignés pour la structure permettent d’éviter les
ruptures de stock ? Ou d’avoir beaucoup de commandes d’urgence?
• Pertes: quelles sont les quantités de stock perdues dues aux avaries, vols, ou périmés…?
• Commande d’Urgence: est-ce que les sites passent fréquemment les commandes
d’urgence?

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 136

Les problèmes identifiés pendant l’analyse des rapports devraient être discutés avec le personnel
de la structure lors d’une prochaine visite. Des actions correctrices devraient être menées à ces
occasions pour améliorer la performance des personnes du site au regard des défaillances
observées.

B. Supervision
C’est un processus continu consistant à guider, former, soutenir et encourager les initiatives du
personnel sur le site de travail de sorte qu’il puisse exécuter son travail avec efficacité et
conformément aux directives (pour plus d’informations sur la supervision des services de santé
se référer au guide de supervision du système national de santé.).
Attention : il ne faut pas se tromper de cible, on supervise du personnel et non pas des
tâches = Superviser c’est former.
La supervision a pour objectif d’améliorer la performance de l’agent de santé en vue de produire
des services de qualité.

Il faut distinguer la supervision des fonctions suivantes :

- Le contrôle : consiste à dégager ce qui est réalisé, à comparer les résultats et les attentes,
ce qui conduit à approuver ou désapprouver les résultats. Dans le cas de désapprobation
il faut adopter des mesures correctrices.
- L’évaluation : est la vérification du degré d’atteinte des objectifs compte tenu des
ressources disponibles, tout en portant un jugement de valeur sur le degré de réalisation
de ces objectifs.
- La coordination : consiste en une répartition harmonieuse des tâches de manière à en
assurer une exécution efficace et efficiente. Elle permet entre autres d’éviter que une ou
plusieurs personnes fassent la même chose en même temps et au même endroit.
Le suivi : consiste en une collecte continue d’informations ou d’indicateurs relatifs aux
activités exécutées, à leur analyse et à l’interprétation de leurs résultats.

La place de la supervision dans la pyramide sanitaire

La supervision est une des activités spécifiques du Paquet Minimum, d’activités (PMA). Elle se
fonde sur le principe de gradient de niveau de supervision. C’est ainsi que le niveau Central
supervise les Directions Régionales, les DR supervisent les Directions Départementales, les DD
supervisent à leur tour les formations sanitaires du district (centres de santé et hôpitaux).Les
formations sanitaires devraient être supervisées tous les deux mois, les districts une fois par
trimestre, les régions une fois par semestre

Dans le cadre de la gestion des ARV/IO et produits de laboratoire le gestionnaire de la

pharmacie approvisionnant directement les laboratoires et postes de dépistage les supervise.

Une supervision n’est efficace que lorsqu’elle est effectuée dans la structure en présence de tout
le personnel. Les superviseurs devront s’organiser pour faire une formation sur site en cas de
besoin.
Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 137
Organisation de la supervision

Elle comporte trois phases que sont la programmation, la préparation et l’exécution.

− La programmation

Les activités de supervision et leur budgétisation doivent être incluses dans le Plan d’action
annuel du district, de la région et du niveau central. Les supervisions se font en général en
équipe :

La supervision est réalisée par les membres de l’ECD pour superviser les formations sanitaires,
par les cadres de la DR pour superviser les DD et par les cadres du niveau central pour
superviser les DR.

− La phase préparatoire
La phase de préparation de la supervision comporte les points suivants :
• Faire un travail de documentation
• Identifier les priorités et les objectifs de la supervision
• Etablir un calendrier de supervision et le ventiler à temps aux formations sanitaires, districts,
régions à superviser, avec les objectifs de la prochaine visite.
• Apprêter les outils (voir un modèle de grille de supervision en annexe) et les ressources
nécessaires

− La phase d’exécution
La supervision étant un processus d’amélioration de la performance de l’agent, il est important
que le superviseur observe l’exécution des activités et tâches du supervisé;

Il n’est pas inutile de rappeler que la supervision est une intervention formatrice et non
d’évaluation ou de contrôle. Par conséquent le superviseur doit développer une relation
d’empathie avec le supervisé. Il doit se mettre parfois à sa place pour mieux le comprendre.

Pendant le déroulement de la supervision, les approches suivantes sont à considérer :

• Faire les salutations d’usage.
• Prendre connaissance des problèmes du personnel.
• Faire le point sur l’état d’avancement des recommandations de la dernière supervision.
• Observer l’exécution des tâches à superviser:
• Faire la synthèse de la supervision avec les supervisés à la fin de la supervision

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 138

Suggestions pour une bonne supervision

Pour faire une bonne supervision, le superviseur doit posséder des connaissances supérieures à
celles du supervisé (gradient de compétences).

Les suggestions suivantes vous donneront des idées sur comment superviser pendant une visite
de supervision, pour que la visite soit bénéfique pour le superviseur et le supervisé.

Ces suggestions peuvent être appliquées à tous les niveaux (même au niveau district), ou pour
un responsable de structure:

1. Conduire une supervision basée sur des critères objectifs comme: suivre le manuel
de procédures, avoir la description des tâches du personnel supervisé, amener le plan
d’action et en plus avoir sur soi les objectifs de la supervision et le calendrier des
visites.
2. Sélectionner les observations les plus importantes ; organiser en observations
générales et en observations spécifiques pour les personnes supervisées, fournir un
feedback (retro-information) en donnant des exemples spécifiques sur des choses
qui ont besoin d’être changées.
3. Aider les personnes supervisées à participer au processus: il est important d’aider les
personnes supervisées à participer au processus car ceci leur permettra de
comprendre que leur opinion est très importante, elles font partie intégrante du
système et peuvent aider à résoudre des problèmes constatés.
4. Etre prêt à fournir une assistance technique quand c’est nécessaire. Leur fournir une
formation sur site sans leur enlever la responsabilité pour l’action.
5. Tenir des rencontres avec un ordre du jour convenable à tous.
6. Montrer l’intérêt du travail aux personnels supervisés et rappeler leur
responsabilité.
7. Renforcer les attitudes positives.
8. Prendre des mesures appropriées pour corriger les attitudes négatives.
9. Leur faire un feedback dans un délai raisonnable.
10. S’assurer que toutes les actions appropriées pour le retrait des produits hors usage
ont été comprises et effectuées.

C. Rétro information
Tous les clients de la PSP-CI doivent recevoir un rapport de retro-information trimestriel
délivré par l’unité de suivi-évaluation pour les activités de suivi.

Les rapports de retro information après supervision

• La retro information immédiate

• La retro information différée

1. Suivi et évaluation des recommandations

Le travail ne s’arrête pas après la supervision, car le superviseur principal de la FS en
collaboration avec l’équipe-cadre doit veiller à suivre la mise en œuvre des recommandations de
la supervision en fonction des catégories de problèmes et recommandations :

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 139

- ceux qui sont urgents à résoudre,
- ceux qui nécessitent des ressources supplémentaires,
- ceux ne nécessitant pas de moyens,
- ceux qui peuvent être résolus tout de suite,
- ceux qui demandent une analyse approfondie,
- ceux qui peuvent être résolus localement,
- ceux qui doivent être résolus au niveau du district, au niveau de la région ou au
niveau central,
- ceux qui doivent être résolus par une recherche-action.

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 140

 ANNEXES

I-Liste des produits à durée de vie courte (< 4 mois)

Contrôle CD4

AR03038 Immunotrol, 2x3 ml normal

AR07802 Immunotrol, 2x3 ml pathologique

Contrôle Hématologie

AR07577 ACT Diff II –control (CBC- 3D) 3x5 ml

AR02340 Sysmex Kx 21 - Control Eight-THECK Low, 1,5 ml

AR02339 Sysmex Kx 21 - Contrôle Eight-THECK Normal, 1,5 ml

AR02341 Sysmex Kx 21 - Contrôle Eight-THECK High, 1,5 ml

AR02336 Sysmex xt 2000i - Control E-THECK Low (7 tubes) 7x4,5 ml

AR02337 Sysmex xt 2000i - Contrôle E-THECK Normal (7 tubes) 7x4,5 ml

AR02338 Sysmex xt 2000i - Contrôle E-THECK Hight (7 tubes) 7x4,5 ml

AR02239 Medonic / Swelab - Control, 9 x 4.5ml, tri-pack

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 141

II-Liste des produits à faible rotation
Réactifs CD4

AR07246 BD FACS Clean

AR07290 BD FACS Rinse

Biochimie

AR03175 Cobas Integra 400 - Aiguille de dispensation

Cobas Integra 400 – Lampe

Cobas C111 - Lampe

AR07065 Cobas C111 - Aiguille de dispensation

AR07673 Fully (bIoystem) - Lampe

AR07672 Fully (bIoystem) - Aiguille de dispensation

AR03208 Hitachi 902 - Lampe

AR03207 Hitachi 902- Aiguille de dispensation

AR07257 Konelab 20 - Aiguille de dispensation

AR07256 Konelab 20 - Lampe

AR03220 Kenza Max - Lampe

Humalyser - Lampe

Hématologie

AR03091 ACT Diff Rinse 500 mL

AR02239 Medonic cleaner, 5 L

Dépistage

AR07615 Chronomètre Trois temps

AR02210 DBS Rack de séchage

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 142

 IV-Récapitulatif des niveaux de stock et du
chronogramme de dépôt de rapport

Point de Date de dépôt Date de

Niveaux Période de
commande des rapports reception des
institutionnels revue Maximum
d’urgence produits

Laboratoire/poste 2 semaines* 2 jours 1 mois Au plus tard le Livraison en

de dépistage 2 du mois une seule fois
suivant la ou en deux fois
période de
dans le mois
rapport
Pharmacie des CS 1 mois 2 semaines 2 mois Au plus tard le Selon le
et ONG locales 5 du mois chronogramme
suivant la de livraison du
période de District
rapport
sanitaire

Pharmacie des DS, 1 mois 1 mois 4 mois** Selon le Selon le

CHR, CHU, HG, chronogramme chronogramme
ES d’Abidjan de dépôt des de livraison de
commandes et
la PSP
de livraison de
la PSP*

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 143

V- Les outils SIGL

1. Fiche de stock
2. Registre de dispensation des ARV/IO pour Adultes
3. Registre de dispensation des ARV/IO pour Enfants
4. Registre de dépistage
5. Registre de suivi Biologique
6. Rapport mensuel de dispensation des ARV et médicaments pour IO
7. Rapport mensuel ARV/IO (à renseigner par les CS et les services cliniques)
8. Rapport commande mensuel ARV/IO (à renseigner par les DS et les Hôpitaux)
9. Rapport mensuel TRC (à renseigner par les CS, les postes de dépistage et les laboratoires)
10. Rapport commande mensuel TRC (à renseigner par les DS et les Hôpitaux)
11. Rapport mensuel CD4, (à renseigner par les CS et les laboratoires)
12. Rapport mensuel Hématologie (à renseigner par les CS et les laboratoires)
13. Rapport mensuel Charge virale (à renseigner par les laboratoires)
14. Rapport mensuel Biochimie Fully(à renseigner par les CS et les laboratoires)
15. Rapport mensuel Biochimie Integra 400(à renseigner par les CS et les laboratoires)
16. Rapport mensuel Biochimie Konelab/Kenzamax(à renseigner par les CS et les
laboratoires)
17. Rapport mensuel Biochimie Cobas C111/ Hitachi 902
18. Rapport commande mensuel CD4 (à renseigner par les DS et les Hôpitaux)
19. Rapport commande mensuel Hématologie (à renseigner par les DS et les Hôpitaux)
20. Rapport commande mensuel Biochimie Fully (à renseigner par les DS et les Hôpitaux)
21. Rapport commande mensuel Biochimie Integra 400 (à renseigner par les DS et les
Hôpitaux)
22. Rapport commande mensuel Biochimie Konelab/Kenzamax (DS et Hôpitaux)
23. Rapport commande mensuel Biochimie Cobes C111/ Hitachi 902 (DS et Hôpitaux)
24. Rapport commande mensuel Charge virale (à renseigner par les Hôpitaux)
25. Cahier de commande des outils du SIGL
26. Tableau de suivi des dates de péremption
27. Fiche d’inventaire des produits pharmaceutiques inutilisables
28. Bordereau de transfert et de livraison
29. Cahier de réclamation

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 144

VI- Le bon de commande des outils SIGL ARV

BON DE COMMANDE D'OUTILS SIGL

Région Sanitaire : ………………………………………………..

District Sanitaire : ………………………………….……………… Date:

Etablissement sanitaire:……………………………………………………

Code PSP-CI :…………………….

Nom du service :………………………………………. Nombre de services/CS:…………………..

CODE STOCK QUANTITE QUANTITE

DESIGNATION
PRODUIT DISPONIBLE COMMANDEE ACCORDEE

Bon de commande des outils SIGL

Bordereau de livraison et de transfert

Cahier de reclamation

Fiche de stock

Fiche d'inventaire des produits pharmaceutiques inutilisables

Rapport commande mensuel ARV et Médicaments pour IO

Rapport commande mensuel BIOCHIMIE COBAS C111 ET HITACHI

Rapport commande mensuel BIOCHIMIE COBAS INTEGRA 400 PLUS

Rapport commande mensuel BIOCHIMIE FULLY

Rapport commande mensuel BIOCHIMIE KONELAB ET KENZAMAX

Rapport commande mensuel CD4

Rapport commande mensuel CHARGE VIRALE

Rapport commande mensuel HEMATOLOGIE

Rapport commande mensuel TESTS RAPIDES ET CONSOMMABLES

Rapport mensuel ARV et Médicaments pour IO

Rapport mensuel BIOCHIMIE COBAS C111 ET HITACHI

Rapport mensuel BIOCHIMIE COBAS INTEGRA 400 PLUS

Rapport mensuel BIOCHIMIE FULLY

Rapport mensuel BIOCHIMIE KONELAB ET KENZAMAX

Rapport mensuel CD4

Rapport mensuel CHARGE VIRALE

Rapport mensuel de dispensation

Rapport mensuel HEMATOLOGIE

Rapport mensuel TESTS RAPIDES ET CONSOMMABLES

Registre de dépistage

Registre de dispensation Adultes

Registre de dispensation Enfants

Registre de suivi biologique

Tableau de suivi des dates de péremption des ARV, Ios et produits de laboratoire

Commentaires :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nom, Signature, Contacts et Cachet du Gestionnaire de la Pharmacie Nom, Signature, Contacts et Cachet du Responsable du centre

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 145

 VII- Attestation De Destruction De Produits
Pharmaceutiques
Référence : DPM/EN/SMQ/04
Date de mise en application : 27/11/06
ATTESTATION DE DESTRUCTION DE
PRODUITS PHARMACEUTIQUES Version : 00

Page : 146/155

SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA QUALITE

ETABLISSEMENT DEMANDEUR

NOM……………………………………………………………………………………………

ADRESSE………………………………………………………………………………………

CONTACT………………………………………………………………………………………

RESPONSABLE

NOM……………………………………………………………………………………………

QUALITE…………………………………………………………………………………………

VALEUR DES PRODUITS

EN CHIFFRES…………………………………………………………………………………………

EN LETTRES……………………………………………………………………………………………

Date……………

Visa et cachet du demandeur

PRODUITS DETRUITS LE………………………………………………………………………………..

Visa du Pharmacien Inspecteur

Visa du Directeur de la Pharmacie et du Médicament

____________________________________________________________________________________________________

Direction de la Pharmacie et du Médicament - Côte d’Ivoire 52, Bd de Marseille, BP V 5 ABIDJAN (COTE D’IVOIRE)

Tél. : (225) 21 35 73/13-23 ; Fax : (225) 21 35 69 58 ; dpm_ci@[Link]

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 146

VI- Grilles de supervision
GRILLE DE SUPERVISION APPLICABLE AUX CHU / INS / CHR / HG / ESPC clients directs de la NPSP

Région Sanitaire : __________

District Sanitaire : __________

Questions
Libellés Réponses Commentaires
Organisation de la pharmacie du CHU / INS / CHR / HG / ESPC client direct de la NPSP
Personnel
Disposez-vous du personnel requis pour la gestion de la pharmacie ?
Le personnel a-t-il bénéficié de formation continue dans le cadre de la
gestion de la pharmacie ?
Outils de gestion
Disposez-vous de tous les outils de gestion physiques?
Disposez-vous de tous les outils de gestion electroniques?
Approvisionnement et gestion des stocks
Approvisionnement
Avez-vous transmis régulièrement tous vos rapports à la NPSP au cours
des six derniers mois?
Avez-vous transmis régulièrement tous vos rapports à la NPSP au cours
des trois derniers mois?
Avez-vous transmis régulièrement tous vos rapports à la NPSP au cours
des deux derniers mois?
Stocks
Avez-vous connu une rupture de stock au cours des six derniers mois?
Avez-vous connu une rupture de stock au cours des trois derniers mois?
Avez-vous connu une rupture de stock au cours des deux derniers mois?
Si OUI, quels produits étaient concernés?
Quelles sont les causes de rupture?
Quelles ont été les actions entreprises?
Dispensation
Vérifiez-vous le ticket de consultation avant de dispenser les produits?
Gardez-vous une copie de l'ordonnance-facture ?
Expliquez-vous la prise des médicaments aux clients?
Disposez-vous de fiches de notification de pharmacovigilance ?
Avez-vous mis à la disposition des prestataires des fiches de notifications
de pharmacovigilance ?
Avez-vous reçu des cas de notifications de pharmacovigilance ?
Situation financière
Tous les fonds encaissés sont-ils enregistrés dans le livre de trésorerie du
régisseur (LTR) ?
Tous les impayés ont-ils été recouvrés ?
Tous les fonds enregistrés sont-ils versés conformément aux directives de
la NPSP ?

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 147

 Observations
Libellés Constats Commentaires
Organisation de la pharmacie du CHU / INS / CHR / HG / ESPC client direct de la NPSP
Personnel
Vérifier
Vérifier le port
qu'il y ade blouses
une blanches
séparation entrepropres
la gestion matière et la gestion
financière
Vérifier l'existence d'un comité de médicament fonctionnel
Local
Vérifier la sécurité du local
Vérifier la propreté du local
Vérifier les équipements du local
Vérifier les conditions de stockage
Outils de gestion
Vérifier la disponibilité des outils de gestion physiques
Vérifier la disponibilité des outils de gestion électroniques
Vérifier que tous les items de chaque outils sont bien renseignés
Vérifier que les données sont correctes
Vérifier que les signatures sont conformes
Vérifier que les outils sont archivés par type et par période
Approvisionnement et gestion des stocks
Approvisionnement
Vérifier l'adéquation des commandes
Vérifier la Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) d'au moins trois
produits traceurs
Vérifier la concordance entre l'inventaire du produit sur la fiche de stock
et le stock disponible et utilisable (SDU) du rapport commande du mois
pour les mêmes produits traceurs utilisés
Vérifier la concordance entre le stock disponible et utilisable (SDU) du
mois précédent et le stock initial (SI) du mois suivant pour les mêmes
produits traceurs utilisés
Vérifier que le chronogramme de dépôt des commandes et de livraisons
est affiché
Vérifier que les commandes sont passées selon le chronogramme
Vérifier que les commandes reçues sont enregistrées dans le cahier des
recettes journalières et des versements, puis sur les fiches de stock
Stocks
traceurs
Vérifier le mois de stock disponibilité (MSD) des mêmes produits traceurs
Vérifier que les inventaires mensuels sont realisés
Vérifier que les numéros de lot et les dates de péremption sont notés lors
de l'inventaire
Vérifier que les produits pharmaceutiques inutilisables (PPI) sont retirés du
stock et inventoriés
Dispensation
Observer au point de dispensation si le ticket de consultation est exigé
avant de servir les produits
Vérifier sur les souches d'ordonnances executees les quantites de produits
servies aux clients par rapport aux quantites prescrites
Vérifier qu'il n'y a pas de changement non autorisé de medicaments
Vérifier que le dispensateur explique la prise des médicaments aux clients
Vérifier l'affichage des prix homologués
Vérifier que les produits ont été facturés aux prix homologués a partir des
ordonnances factures
Vérifier que les clients sont bien accueillis (Salutations, Courtoisie,
Explication, Repondre aux questions...)
Verifier
Vérifier la disponibilité des fiches
mise à disposition de notificationdes
des prescripteurs de pharmacovigilance
fiches de
pharmacovigilance
Vérifier la notification des cas de pharmacovigilance
Manuel Situation logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 148
de gestion financière
Vérifier la concordance des écritures entre les ordonnance factures, le bon
de sortie des produits pharmaceutiques, le cahier des impayés, le cahier
des recettes journalières et des versements et le livre de trésorerie du
régisseur (LTR)
 GRILLE DE SUPERVISION APPLICABLE AUX DIRECTIONS DEPARTEMENTALES DE LA SANTE ET DE LA LUTTE CONTRE LE SIDA

Région Sanitaire : __________

District Sanitaire : __________ NB de Structures: ………
HG:
ESPC clients direct de la NPSP:
ESPC non clients de la NPSP:

Questions
Libellés Réponses Commentaires
Supervisions réalisées par le DS au niveau de HG et ESPC
Avez-vous réalisé la supervision prévue pour les HG au
cours du dernier
Si NON, quel trimestre
est le taux?de réalisation pour les
HG?
Avez-vous réalisé la supervision prévue pour les ESPC
au cours des deux derniers mois ?
Si NON, quel est le taux de réalisation pour les
ESPC?
Combien de rapports sont-ils disponibles?
Supervisions prenant en compte la gestion des médicaments
Ces supervisions prennent-elles en compte la gestion
des médicaments?
La disponibilité des médicaments a-t-elle été prise en
compte?
Combien de sites ont connu des ruptures de produits?
Quelles actions correctrices avez-vous entreprises?
Les conditions de stockage ont - elles été prises en
compte ?
La gestion des produits pharmaceutiques inutilisables
(PPI) a-t-elle été prise en compte ?
Le respect de l'application des prix a-t-il été pris en
compte?
Les prix officiels sont-ils affichés et visibles par le
client?
Vous êtes-vous assurés que les clients paient au juste
prix?
Existe-t-il des sorties frauduleuses de produits?
Existe-t-il des produits hors NPSP?
La gestion financière a-t-elle été prise en compte?
Le gestionnaire des finances est-il différent du
gestionnaire de stocks ?
Vous êtes-vous assurés que les recouvrements sont
faits correctement?
Vous êtes-vous assurés que les versements sont faits
correctement?
Quelles actions correctrices avez-vous entreprises en
cas d'irrégularité contastée dans la gestion financière?

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 149

 Organisation de la pharmacie du District
Personnel
Disposez-vous du personnel requis pour la gestion de
la pharmacie ?
Le personnel a-t-il bénéficié de formation continue dans
le cadre de la gestion de la pharmacie ?
Disposez-vous de Outils deoutils
tous les gestion
de gestion
physiques?
Disposez-vous de tous les outils de gestion
êlectroniques?
Approvisionnement et gestion des stocks
Approvisionnement
Avez-vous transmis régulièrement tous vos rapports à
la NPSP au cours des trois derniers mois?
Stocks
Avez-vous connu une rupture de stock au cours des
trois derniers mois?
Si OUI, quels produits êtaient concernés?
Quelle sont les causes de rupture?
Quelles ont été les actions entreprises?
Des contrôles de la gestion des médicaments ont-ils
été effectués depuis les trois derniers mois?
Si OUI, quels aspects ont été concernés?
Sorties frauduleuses de produits
Respect des prix
Existence de produits hors PSP
Détournement de fonds
Quelles mesures ont été prises?
Distribution
Le chronogramme de livraison élaboré est-il diffusé à
l'avance aux structures sanitaires périphériques?
Le chronogramme de livraison est-il respectê?
Toutes les sorties de produits ont-elles été
Situation financiere
Est-ce que des reçus sont delivrés systematiquement
pour tout versement?
Tous les fonds encaissés sont-ils enregistrés dans le
livre de trêsorerie du régisseur?
Tous les fonds enregistrés sont-ils versés
conformément aux directives à la NPSP?

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 150

 Observations
Libellés Constats Commentaires
Organisation de la pharmacie du District
Vérifier que la pharmacie n'a pas de point de
dispensation des produits
Personnel
Vérifier le port de blouses blanches propres
Vérifier qu'il y a une séparation entre la gestion matière
et la gestion
Vérifier financière
l'existence d'un comité de médicament
fonctionnel
Local
Vérifier la sécurité du local
Vérifier la propreté du local
Vérifier les équipements du local
Vérifier les conditions de stockage
Outils de gestion
Vérifier
Vérifier la
la disponibilité
disponibilité des
des outils
outils de
de gestion
gestion physiques
électroniques
Vérifier que tous les items de chaque outils sont bien
renseignés
Vérifier que les données sont correctes
Vérifier
Vérifier que
que les
les signatures sont conformes
outils sont archivés par type et par
période
Approvisionnement et gestion des stocks
Approvisionnement
Vérifier l'adéquation des commandes
Vérifier la Consommation Moyenne Mensuelle
(CMM) d'au moins trois produits traceurs
Vérifier la concordance entre l'inventaire du produit
sur la fiche de stock et le stock disponible et
utilisable (SDU) du rapport commande du mois pour
les mêmes produits traceurs utilisés
Verifier la concordance entre le stock disponible et
utilisable (SDU) du mois précédent et le stock initial
(SI) du mois suivant pour les produits traceurs
Vérifier que le chronogramme de dépôt des
commandes et de livraisons est affiché
Vérifier que les commandes sont passées selon le
chronogramme
Vérifier que les commandes reçues sont enregistrées
dans le cahier des recettes journalières et des
versements, puis sur les fiches de stock
Stocks
Rechercher un stock "zéro" sur les fiches de stock des
mêmes produits traceurs
Verifier le mois de stock disponibilité (MSD) des
mêmes produits traceurs
Verifier que les inventaires mensuels sont realisés
Verifier que les numéros de lot et les dates de
péremption sont notés lors de l'inventaire
Verifier que les produits pharmaceutiques inutilisables
(PPI) sont retirés du stock et inventoriés
Distribution
Verifier les dates de réception sur la Facture Bordereau
de livraison par rapport au chronogramme
Vérifier si les produits sur la facture bordereau de
livraisons sont enregistrés sur la fiche de stock, dans
le cahier de gestion des stocks, dans le cahier de suivi
du stock périphérique
Vérifier l'affichage des prix
homologués à partir de la Facture Bordereau de
Livraison
Situation financière
Vérifier la concordance des écritures entre les souches
des carnets de reçus et le livre de trésorerie du
régisseur
Vérifier la (LTR)
concordance entre les montants déclarés
versés et les montants inscrits sur les bordereaux de
versement

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 151

GRILLE DE SUPERVISION APPLICABLE AUX ESPC NON CLIENTS DIRECTS DE LA PSP

Région Sanitaire : __________

District Sanitaire : __________

Questions

Libellés Réponses Commentaires

Organisation de la pharmacie de l'ESPC non client de la NPSP
Personnel
Disposez-vous du personnel requis pour la gestion de la
pharmacie ?
Le personnel a-t-il bénéficié de formation continue dans le
cadre de la gestion de la pharmacie ?
Outils de gestion
Disposez-vous de tous les outils de gestion physiques?
Disposez-vous de tous les outils de gestion électroniques?
Approvisionnement et gestion des stocks
Approvisionnement
Avez-vous transmis régulièrement tous vos rapports au
District au cours des deux derniers mois?
Stocks
Avez-vous connu une rupture de stock au cours des deux
derniers mois?
Si OUI, quels produits étaient concernés?
Quelles sont les causes de rupture?
Quelles ont été les actions entreprises?
Dispensation
Vérifiez-vous le ticket de consultation avant de dispenser les
produits?
Les ordonnances des clients sont-elles satisfaites ?
Expliquez-vous la prise des médicaments aux clients?
Situation financière
Tous les fonds encaissés sont-ils enregistrés dans le cahier
des recettes journalières et des versements?
Tous les fonds enregistrés sont-ils versés au District
conformement aux directives?

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 152

 Observations
Libellés Constats Commentaires
Organisation de la pharmacie de l'ESPC non client de la NPSP
Personnel
Vérifier le port de blouses blanches propres
Local
Vérifier la sécurité du local
Vérifier la propreté du local
Vérifier les équipements du local
Vérifier les conditions de stockage
Outils de gestion
Vérifier la disponibilité des outils de gestion physiques
Vérifier la disponibilité des outils de gestion électroniques
Vérifier que tous les items de chaque outils sont bien
renseignés
Vérifier que les données sont correctes
Vérifier que les signatures sont conformes
Vérifier que les outils sont archivés par type et par période
Approvisionnement et gestion des stocks
Approvisionnement
Vérifier l'adéquation des commandes
Vérifier la Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) d'au
moins trois produits traceurs
Verifier la concordance entre le stock disponible et
utilisable (SDU) du mois précédent et le stock initial (SI)
du mois suivant pour les produits traceurs utilisés
Vérifier que le chronogramme de dépôt des commandes et
de livraisons
Vérifier estrapports
que les affiché sont déposés selon le
chronogramme
Vérifier que les commandes reçues sont enregistrées dans
le cahier des recettes journalières et des versements, puis
sur les fiches de stock
Stocks
Rechercher un stock "zéro" sur les fiches de stock des
mêmes produits traceurs
Vérifier le mois de stock disponible (MSD) de ces produits
traceurs
Vérifier que les inventaires mensuels sont réalisés pour ses
même produits traceurs
Vérifier que les numéros de lot et les dates de péremption
sont notés lors de l'inventaire
Verifier que les produits pharmaceutiques inutilisables (PPI)
sont retirés du stock et inventoriés
Dispensation
Observer au point de dispensation si le ticket de consultation
est exigé avant de servir les produits
Vérifier sur les souches d'ordonnances exécutées les
quantités de produits servies aux clients par rapport aux
quantités prescrites
Vérifier qu'il n'y a pas de changement non autorisé de
médicaments
Vérifier que le dispensateur explique la prise des
médicaments aux clients
Vérifier l'affichage des prix homologués
Vérifier que les produits ont été facturés aux prix
homologués a partir des ordonnances factures
Vérifier que les clients sont bien accueillis (Salutations,
Courtoisie, Explication, Repondre aux questions...)
Situation financiere
Verifier la concordance des ecritures entre les ordonnance
factures et le cahier des recettes journalieres et des
versements
Vérifier la concordance entre les montants déclarés versés
et les montants inscrits sur les reçus de versement

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 153

VII- Un exemplaire du Chronogramme de dépôt des commandes et de livraison de la PSP

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 154

 VIII- Liste des participants à l’atelier de révision des systèmes logistiques
N0 STRUCTURE NOM ET PRENOMS FONCTION EMAIL

1 PSP DR ODI-CODO CARINE COORDONATRICE CELLULE ARV codokrys@[Link]

2 PSP DR MAHOUSSI NATHALIE PHARMACIEN [Link]@[Link]

3 PSP M, FOFANA ABDUL KHADER SUIVI/EVALUATION khderfofana@[Link]

4 PSP Dr KOUDOUGNON NOEL C. PHARMACIEN SUPERVISEUR cyrillekoudougnon@[Link]

5 PSP Dr BOHI BILE HELENE DIRECTEUR DE LA DISTRIBUTION bohihelene@[Link]

6 PSP Dr GBA FERDINAND S /DIRECTEUR SUIVI GESTION CLIENT gbaferd@[Link]

7 DPECTS Dr KONAN KOKO REGINA DIRECTEUR DPECTS konanregina@[Link]

8 PNPEC Dr KANHON SERGE CONSEILLER TECHNIQUE / PEC kkserges@[Link]

9 PNPEC Dr LIKANE HUGUETTE PHARMACIEN Huguette78@[Link]

10 PNPEC Dr GBALE ELLA FLEUR PHARMACIEN gbale_ella1@[Link]

11 DIPE M. ZADI LOGNON CELESTIN COORDONATEUR CELL PHARMACIE ARV zadilognon@[Link]

12 DIPE Dr MALE MOMINE FELIX CHEF DE SCE COLLECTE momyneh@[Link]

13 DPSES Dr KADIO AKA MEDECIN CHEF DE SCE ENQUETES ET ETUDES kadiojanvieraka@[Link]

14 PNDAP Dr ATTISSOU JOHANNA FRANCISCA PHARMACIENNE/CHARGEE D'ETUDES jattissou2004@[Link]

15 PNLT DR IRIE NATHALIE CHARGEE D'ETUDES APPRO & PHARMACIE [Link]@[Link]

16 SASED DR KIRIWA KOUA J-P MEDECIN kiriwajepas@[Link]

17 DR ABIDJAN 2 Dr BEIBRO MARIE HORTENSE CHARGEE DU SUIVI EVALUATION hortensiabeibro@[Link]

18 DR PORO Dr KONATE ABOU BAKAR PHARMACIEN konateabk@[Link]

TCHOLOGO BAGOUE

19 CHU YOPOUGON Dr LATTE TOUSSAINT MEDECIN BIOLOGISTE lattetouss@[Link]

20 CHU TREICHVILLE ASSEMIAN KOUA PAUL PGP kouapaulassemian@[Link]

21 LNSP Dr LATHRO J. SERGE PHARMACIEN BIOLOGISTE lathrosergefr@[Link]

22 CIRBA KOFFI KOUASSI MICHEL TECHNICIEN SUPERIEUR SANTE koukofmic@[Link]

23 DS YAMOUSSOUKRO M. SORO LOZANI PGP sorolozani@[Link]

24 DS ISSIA Dr KOUASSI KOUAKOU VICTORIEN PHARMACIEN kouassi43@[Link]

25 CHR DIVO Dr ALLANGBA K. MERMOZ PHARMACIEN allangbakouakoumermoz@[Link]

27 CHR KORHOGO Dr KOTCHI K. N'GUESSAN MAXIMIN PHARMACIEN maximinkotchi@[Link]

28 CSU SAIOUA M. YORO GUSTAVE PGP gustaveyoro@[Link]

29 CMS WALE M. KAMAGATE ALASSANE GESTIONNAIRE DE PHARMACIE centremedicosocialwale@[Link]

30 CMS EL RAPHA ETCHE NOUE PGP etche66@[Link]

31 ACONDA VS CI Dr KACOU PATRICE RESPONSABLE DES PHARMACIES ACONDA VS/CEPREF kacoupate@[Link]

32 ACONDA VS CI FIAN PATRICE INGENIEUR BIOLOGIE MEDICALE ET APPLIQUEE fianpatrice@[Link]

33 ARIEL GLASER Dr TIA RAPHAEL PHARMACIEN rtia@arielglaser.

34 HAI Dr OUATTARA GBOSSOUNA PHARMACIEN [Link]@[Link]

35 ICAP Dr ABY LEONARD PHARMACIEN nla2108@[Link]

36 SEV - CI Dr BROU HERVE PHARMACIEN brouhervebrou@[Link]

37 SCMS Dr ELLOH KADJO SEVERIN M&E ADVISOR selloh@[Link]

38 SCMS Dr DJE KOUAKOU LAB LOGISTICS ADVISOR dkouakou@[Link]

39 SCMS Dr COULIBALY ERIC QUANTIFICATION & PROCUREMENT ecoulibaly@[Link]

40 SCMS Dr ZOULOU KORE HIV/AIDS COMMODITIES ADVISOR kzoulou@[Link]

FIN

Manuel de gestion logistique des ARV, IO et produits de laboratoire 155