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Procédure de gestion des
Date : 10/11/2024
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Rédacteur Vérificateur Approbateur
BOUKHOUIMA BOUKHOUIMA BOUALAM
Nom et prénom Salma Salma Ghizlane
Responsable Qualité Responsable Qualité Directeur Générale
Fonction
Date et visa 10/11/2024 10/11/2024 12/11/2024
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Table des matières
1. Objet .............................................................................................................................................................................................................................. 3
2. Domaine d’application .................................................................................................................................................................................................. 3
3. Références normatives .................................................................................................................................................................................................. 3
4. Définitions et abréviations ............................................................................................................................................................................................ 3
5. Méthodologie ................................................................................................................................................................................................................ 3
5.1. Identification des documents ................................................................................................................................................................................. 3
5.2. Format des documents ........................................................................................................................................................................................... 5
5.3. Rédaction des documents ...................................................................................................................................................................................... 5
5.4. Présentation des documents ................................................................................................................................................................................... 5
5.5. Diffusion des documents ....................................................................................................................................................................................... 6
5.6. Revue périodique des documents .......................................................................................................................................................................... 6
5.7. Modification et retrait des documents ................................................................................................................................................................... 7
5.8. Archivage des documents ...................................................................................................................................................................................... 7
5.9. Elimination des documents .................................................................................................................................................................................... 8
5.10. Logigramme ....................................................................................................................................................................................................... 8
6. Maitrise des documents externes .................................................................................................................................................................................. 9
7. Maitrise des enregistrements ......................................................................................................................................................................................... 9
8. Destinataires .................................................................................................................................................................................................................. 9
9. Listes de documents associées .................................................................................................................................................................................... 10
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1. Objet
La présente procédure définit les règles d’élaboration et de gestion des informations documentées dans le cadre du Système de Management de la Qualité
(SMQ) de la société Véga flour. Elle vise à fournir une description détaillée et complète du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur
destruction, en garantissant la disponibilité adéquate des documents pertinents. Elle établit également des modalités claires pour la gestion et la
modification des documents sans oublier la méthode de gestion des enregistrements.
2. Domaine d’application
Cette procédure s’applique pour tous les documents internes et externes établies ou modifiées après la date d’approbation de cette présente procédure.
3. Références normatives
Norme ISO 9001 : 2015 (Système de management de la qualité).
4. Définitions et abréviations
Gestion de la documentation : une démarche qui consiste à gérer un document, sur un support solide ou dématérialisé, de sa création à sa
destruction, en passant parfois par sa conservation
Pyramide documentaire : Document liés au
managment
(MQ,PQ)
Procédure PRQ
Mode opératoire MQ
Document externe EXT
Enregistrement ENR
Procédure : Une méthode qui décrit un processus en précisant les responsabilités de chaque personne impliquée, les actions à réaliser, la
manière de les réaliser, le lieu où elles doivent être effectuées et les raisons de les réaliser.
Mode opératoire : Un document qui donne des indications ou des directives sur la manière de réaliser une tâche
Document externe : Tout document externe applicable à l’entreprise (guides, fiches des instruments, normes etc.) nécessite une gestion pour
assurer sa pertinence.
Enregistrement : Un document qui prouve de la réalisation d’une activité ou qui rend compte des résultats obtenus.
SMQ : Système de Management de la Qualité.
RQ : Responsable Qualité.
5. Méthodologie
5.1. Identification des documents
Les documents internes sont identifiés par un système de codification et de version, défini comme suit :
Codification : Chaque document est référencé sous la forme AA-BB(CC), où :
AA : désigne le code du service comme le montre le tableau suivant :
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Service Code
Direction SD
Ressources humaines SRH
Qualité SQ
Hygiène sécurité environnement SHSE
Laboratoire SL
Production SP
Maintenance SM
Logistique SL
Finance SF
Métrologie SMT
Planification et approvisionnement SPA
Expédition SE
Achat SA
BB : désigne la nature du document, selon le tableau suivant :
BB P I MO E FT ORG DOC
Type du Procédure Instruction Mode opératoire Enregistrement Fiche technique Organigramme Autre document
document
CC : Indique le numéro séquentiel du document (01, 02, 03, …) attribué en fonction de l’ordre de création.
Exemple : PM-P (01) La procédure n°01 liée au processus management.
Version : Le numéro de version est exprimé par une séquence à deux chiffres, qui progresse de manière chronologique. Par exemple la
première version d’un document est "Version 0.0». À chaque modification, le numéro de version augmente : 0.1, 0.2, etc.
Date : Les formats de date a adapté est britannique : JJ/MM/AAAA Exemple : Le 05 Octobre 2024 05/10/2024
Pagination : a/b où ‘a’ désigne le numéro de la page et ‘b’ désigne le total des pages.
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5.2. Format des documents
Charte graphique
Police Times New Roman
Taille des titres 14 ( en gras )
Taille des sous titres 13 ( en gras )
Taille du texte 12
Interligne 1,5
Espacement 6 point
Alignement justifié
5.3. Rédaction des documents
Tout le personnel a la possibilité de rédiger un document à condition qu’elle soit vérifiée par le RQ et le pilote du processus et approuvée par la
direction.
5.4. Présentation des documents
Cartouche d’entête : Cette cartouche est dédiée aux documents internes
Code :
Version :
Titre du document
Date :
Page :
Cartouche de validation : Tout les documents à l’exception des enregistrements, doivent être approuvées par la direction et comporter, en
bas de la première page, une cartouche de validation présentée sous forme de tableau.
La vérification des documents implique une révision à la fois textuelle et fonctionnelle, réalisé par le RQ. Cette cartouche doit indiquer
clairement les informations relatives au rédacteur, au vérificateur, et l’approbateur du document.
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Et voilà la cartouche de validation :
Rédacteur Vérificateur Approbateur
Nom et prénom
Fonction
Date et visa
5.5. Diffusion des documents
On a deux types de diffusion :
Diffusion sur intranet :
Le RQ est chargé de définir des destinataires pour la distribution des documents, qui se déroule comme suit : les documents électroniques sont
diffusés aux parties concernées via un intranet auquel seul le RQ a accès pour distribuer les documents à consulter
Pour garder la traçabilité, le RQ informe les utilisateurs pertinents par courrier électronique de la disponibilité du document dans l'espace, en activant
les fonctions de réception et de lecture.
Attention : le téléchargement de document n'est pas autorisé et l'impression est interdit, toute personne doit s'assurer que la version utilisée est la
version en vigueur.
Diffusion par papier
Dans certaines situations où le personnel n’a pas d’accès à l'intranet (comme les stagiaires temporaires, etc.) ou en cas de panne du système, des
documents imprimés sont distribués physiquement en interne. Il est strictement interdit de faire des copies, que ce soit sous forme numérique ou papier.
Cette mesure s'applique particulièrement aux documents sensibles, confidentiels ou indispensables pour garantir la continuité des analyses. Par
conséquent, ces documents sont remis en main propre.
Pour suivre la diffusion, une liste de diffusion est maintenue (SQ-E-01) par le responsable qualité et complétée par le personnel lors de la distribution.
Pour les documents dont la distribution est difficile à suivre et à contrôler, la mention suivante doit être incluse en bas de page : « NB : La diffusion de
ce document n'est pas maîtrisée ».
5.6. Revue périodique des documents
La révision périodique implique l'examen des documents selon le principe des 3U (utile, utilisable, utilisée), et la fréquence de ces révisions peut varier
en fonction de la nature et de l'importance des documents. Chaque responsable est chargé d'examiner les documents liés au fonctionnement et à
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L’amélioration de son processus. Après cette révision, trois options sont possibles pour le document : le retirer s'il n'est plus utilisé, le modifier ou le
conserver tel quel est. Les résultats de cette révision seront parmi les éléments pris en compte lors de la revue de direction.
Le RQ a l'accès aux serveurs de l'IMANOR et de l'ISO, qui lui permet de suivre les nouvelles publications et les mises à jour dans tous les domaines.
L’organisme consulte les nouveautés spécifiques au secteur de l'agroalimentaire. Les nouvelles normes ou documents identifiés comme pertinents sont
ensuite enregistrés et pris en compte pour un suivi rigoureux
5.7. Modification et retrait des documents
Chaque modification entraîne automatiquement une augmentation de la version par un indice. Pour rendre les modifications apportées à un document
existant plus facilement identifiables, la partie du texte modifiée est signalée par une barre verticale dans la marge gauche. En cas de modifications
multiples, seule la dernière est signalée. Voir la liste des versions (SQ-E-02). La personne qui a rédigé le document ou bien son hiérarchie se sont eux
qui ont le droit de modifier le document
Pour garantir que tout le personnel disposant d'un accès aux documents modifiés soit tenu informé, les responsables de la diffusion se réfèrent à la table
de diffusion mentionnée précédemment. Voir liste de diffusion (SQ-E-01). Cette table permet de tracer tous les destinataires ayant accès aux documents,
facilitant ainsi leur mise à jour. Ces destinataires sont informés des modifications apportées aux documents les concernant
par une réunion en cas de distribution physique, ou par des notifications sur l'intranet contenant la version mise à jour.
Le responsable doit veiller à ce que les documents obsolètes ne soient plus accessibles aux employés ni présents dans
l'environnement de travail. Ces documents doivent être clairement marqués comme "Périmé" par un cachet. Voir liste des
Documents périmés (SQ-E-03).
5.8. Archivage des documents
Le RQ assure l'archivage de l’originale version antérieure, elle doit être identifiée comme périmé à l'aide d'un cachet Pour les documents
électroniques, Véga flour a décidé de faire un abonnement mensuel pour archiver ces documents dans un espace Cloud (juste le RQ à l’accès).
Pour les documents papiers :
Utilisation de pochettes protectrices : Optez pour des pochettes protectrices spéciales pour les documents sensibles, afin de les préserver des
dommages dus aux manipulations fréquentes.
Utilisation des coffres forts ignifuges : Installez des coffres forts ignifuges pour protéger les documents importants contre les incendies et
autres dommages potentiels.
Étiquetage et classification efficaces : Utilisez un système d'étiquetage clair et cohérent pour faciliter la recherche et la récupération des
documents archivés, permettant ainsi un gain de temps précieux lors de leur consultation ultérieure.
N.B : : Les documents dont l'édition est périmée ou supprimée sont conservés en archives pendant une période de 5 ans. Sauf s’il y’a une exigence
légale. Et pour suivre l’archivage des documents : Voir liste des documents archivées (SQ-E-04).
La salle d'archivage est équipée des éléments suivants :
Une centrale de traitement de l'air pour contrôler la température, l'humidité et la qualité de l'air.
Une porte à verrouillage automatique mécanique avec des clés d'accès intelligentes (carte électronique) pour limiter l'accessibilité aux documents
confidentiels.
Un générateur d'électricité disponible en cas de coupure de courant.
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5.9. Elimination des documents
Pour les documents de l’intranet : Pour garantir une suppression permanente des documents périmés, l'espace de l'intranet est configuré pour
une suppression définitive. Seul le responsable qualité, à l'aide de ses identifiants d'accès, est habilitée à effectuer cette opération.
Pour les documents papier : Après la fin de la durée d'archivage, les documents seront détruits par une déchiqueteuse micro-coupe afin de
garantir la confidentialité. À chaque destruction, une liste des documents éliminées sera remplie (SQ-E-05).
5.10. Logigramme
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6. Maitrise des documents externes
On peut citer les exemples suivant des informations documentées externes :
Normes système
Documents législatifs : bulletin officiel
Notice et recommandations fournisseurs
Rapport de vérification par les organismes externes
Les spécifications techniques des matières utilisées
Fiche de données de sécurité des produits chimiques ou dangereux...
Pour identifier les documents externes notre entreprise a établi une liste qui contient différentes informations. Voir liste des documents externes (SQ-
E-06). Les originaux des documents externes sont soigneusement classés et accessibles au bureau du responsable du service concerné. Ces
responsables sont tenus de vérifier régulièrement, au moins une fois par an et avant la revue de direction, toute évolution éventuelle des documents
en leur possession.
7. Maitrise des enregistrements
Les enregistrements sont gérés par les services qui les créent où les utilisent. La responsabilité de préserver ces enregistrements contre les pertes,
dommages et détériorations incombe au RQ ainsi qu'aux pilotes des processus concernés.
Les enregistrements sont organisés dans des classeurs ou des dossiers pertinents pour assurer une accessibilité facile. Ils sont conservés dans un
environnement approprié en fonction de leur durée de conservation.
La confidentialité des enregistrements est assurée, et des mesures sont prises pour prévenir toute utilisation non autorisée. Dans la mesure du possible,
les enregistrements sont préservés sous format électronique pour faciliter leur conservation à long terme
La durée de conservation des enregistrements est fixée à 5 ans. Au-delà de cette période, les enregistrements peuvent être éliminés.
En ce qui concerne les documents et enregistrements externes d'origine réglementaire, leur durée de vie est déterminée en fonction des délais fixés
par le régulateur.
8. Destinataires
Cette procédure est à diffuser à tous le personnel du VEGA FLOUR.
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9. Listes de documents associées
Intitulé de document CODE
Liste de diffusion SQ-E-01
Liste de version SQ-E-02
Liste de document périmes SQ-E-03
Liste des documents archivés SQ-E-04
Liste des documents éliminés SQ-E-05
Liste des documents externes SQ-E-06
