11 Transmettre les informations

RÉFÉRENTIEL
Compétence Savoirs associés
Transmettre et expliquer les informations La communication managériale ; les modalités de diffusion
de l’information ; les principes de conduite d’un entretien et
d’une réunion

Missions

Mission 1 Rendre la communication managériale plus efficiente

1. Recensez tous les supports utilisés par la société et leur utilisation dans un
tableau à remettre à Paco.

Outil Utilisation
Documents concernant les congés payés, convention collective,
Classeur
anciennes notes de service
Documents concernant les congés payés, convention collective,
Intranet anciennes notes de service
Documentation technique
Mail Entre managers ou managers et hiérarchie
Newsletter Nouveautés du groupe, mot de Paco Martinez
Note de
Information sur les éléments qui changent dans le travail quotidien
service
Planning de
Pour savoir qui est présent, en repos, en congés
la semaine
Tableau Pour noter les objectifs, le CA réalisé, communiquer sur des événements
d’affichage (repas), pense-bête, un mot d’encouragement du manager
Papier Documentation technique
Sms Pour des informations entre collègues
2. Indiquez, dans un e-mail adressé à Paco, les supports redondants et ceux
qui pourraient être mis en place, notamment pour communiquer entre
magasins.

De : Manager
Date : XX/XX/N 00:00
À : [email protected]
Objet : Analyse des outils de communication
M. Martinez,

Comme demandé, j’ai fait un point sur nos outils de communication interne et voici mes
conclusions.
 Le classeur est important pour la convention collective, mais il ne devrait pas y
avoir les éléments sur les congés payés ou les anciennes notes de service, que l’on
devrait pouvoir trouver sur l’intranet.
 La newsletter : à conserver, affichée (le temps adéquat) et sur l’intranet (avec les
anciennes newsletters). Les salariés pourraient être incités à y participer. Inutile de
garder le format papier pour l’archivage.
 La note de service : à conserver, affichée puis archivée dans l’intranet. Inutile de
les garder sous format papier pour l’archivage.
 Le planning : à afficher, mais à rendre accessible aussi sur l’intranet.
 Le tableau d’affichage : indispensable pour une communication plus humaine.
11 Transmettre les informations 1
  Le papier : à utiliser le moins possible désormais. La documentation technique se
trouve sur l’intranet, il y a donc risque de doublon.
 Les sms : pourquoi pas, mais pas avec les téléphones personnels. Peut-être
pourrions-nous échanger pour acquérir un téléphone portable par magasin afin que
ces échanges de sms puissent avoir lieu ? De plus, les stocks sont en ligne, les
salariés ne devraient pas s’envoyer des sms à ce sujet.
 Le blog interne : notre structure est trop petite, la newsletter interne est suffisante
pour le moment.
 Le mail : entre managers, ou entre les managers et la hiérarchie.
 Les outils partagés : peuvent être intéressants pour les managers et pour notre
relation avec vous.
 La visio-conférence : la mise en place d’un outil tel que Teams ou Zoom pourrait
être intéressante pour faire des réunions avec les managers des différentes
succursales.
 Les outils imprimés : inclure ces documents le plus possible sur l’intranet, ils sont
redondants.
 La boîte à idées : c’est une bonne idée !
 Les réunions : ok.
 Les repas : ok.
 Les séminaires : pas d’utilité pour le moment.
 Le livret d’accueil : c’est une bonne idée !

Bien cordialement,

Le/la manager
3. Créez un document synthétique expliquant aux managers les principes
fondateurs de la communication managériale.

Accepter toute forme de document tant qu’elle est pertinente, synthétique, et rassemble
les points ci-dessous.
La communication managériale est bien davantage que la transmission d’informations avec
un outil. Il s’agit d’une posture du manager qui est dans l’échange avec un outil adapté,
afin d’amener les salariés à donner le meilleur d’eux-mêmes. Cela n’empêche pas de
recadrer quand c’est nécessaire. Le manager doit également défendre les intérêts et les
résultats de son équipe auprès de la direction.
L’échange et la participation des salariés dans les décisions les concernant sont
primordiaux. En effet, en se sentant impliqué et écouté, le salarié comprendra et acceptera
mieux les orientations stratégiques de l’entreprise.

Mission 2 Mettre en place un forum interne d'entreprise

4. Préparez le document expliquant le principe du forum interne d'entreprise,
ses avantages et ses inconvénients. Il sera présenté à la prochaine réunion
avec la direction.

Accepter toute forme de document tant qu’elle est pertinente et rassemble les points ci-
dessous.
Le forum interne d'entreprise est :
- une plateforme collaborative interne sous forme de questions/réponses
structurées par thème ;
- utilisé par les salariés, les managers, la direction ;
- utilisé pour des échanges purement professionnels ayant lieu dans un cadre
défini.

Avantages Inconvénients
 Plus d’autonomie  Les salariés peuvent ne pas être à
 Plus d’implication l’aise avec ce type d’application,
2
  Travail collaboratif sentiment d’exclusion
favorisé  Les managers ayant peur de perdre le
 Donne plus de sens au contrôle de leurs équipes
travail  Peur d’être jugés, d’être mal vus
 Moins de verticalité dans  Les salariés n’osent pas intervenir
la hiérarchie
5. Créez un questionnaire afin de savoir si les salariés utiliseraient ou non un
forum interne d'entreprise.

Bonjour, dans le cadre de l’éventualité de la mise en place d’un RSE (réseau social
d’entreprise) nous avons besoin de votre avis ! Prenez le temps de répondre à ces quelques
questions. Merci de votre participation.

1. Connaissez-vous les forums ? Oui/Non

2. Vous les utilisez :
a. une ou deux fois par semaine.
b. une ou deux fois par mois.
c. moins souvent.
3. Que faites-vous sur ces forums ?
a. Je pose des questions.
b. Je réponds à des questions posées.
c. Je lis les réponses.
4. Pensez-vous qu’un forum dédié aux salariés de notre entreprise pourrait vous être
bénéfique ?
a. Oui
b. Non
c. Je ne sais pas.
5. Pensez-vous que vous y participeriez ?
a. Oui.
b. Non.
c. Je ne sais pas.
6. Si vous pensez ne pas y participer, c’est parce que :
a. c’est une perte de temps.
b. je ne saurais pas m’en servir.
c. je n’aime pas écrire.
7. Si oui, quelles sont les rubriques que vous aimeriez voir apparaître ? Réponse libre
............................................................................................................................................
8. Si oui, quelles sont les informations que vous échangeriez ? Réponse libre
............................................................................................................................................
9. Quel est votre âge ?
a. 18-29 ans
b. 30-39 ans
c. 40-49 ans
d. 50 ans et plus
10.Quel poste occupez-vous ?
a. Je travaille à l’atelier.
b. Je travaille dans un point de vente en tant que conseiller.
c. Je travaille dans un point de vente en tant que manager.
d. Je travaille dans les bureaux.
6. Indiquez, dans un e-mail adressé à Paco, quels moyens de communication
pourraient être remplacés par un forum interne d'entreprise.

7. Dans ce même e-mail, précisez si, oui ou non, vous êtes favorable à cette
mise en place et justifiez.

De : Manager
Date : XX/XX/N 00:00
11 Transmettre les informations 3
 À : [email protected]
Objet : Remplacement de moyens actuels de communication par un forum
Bonjour M. Martinez,

Pour répondre à votre demande :

 le tableau d’affichage doit rester ;
 l’intranet doit rester et même être développé quant à son
utilisation ;
 la boîte à idées physique (non utilisée par notre structure) pourrait
directement devenir virtuelle grâce au forum
D’après les informations en notre possession, il semblerait qu’il soit trop
tôt pour mettre en place un forum. En effet, l’intranet n’est pas encore
utilisé totalement et il ne faudrait pas ajouter un outil qui pourrait être vu
comme une difficulté supplémentaire. De plus, nous ne connaissons pas le
degré de digitalisation des salariés de l’entreprise, mais si l’intranet n’est
pas utilisé, c’est peut-être parce que les salariés ne sont pas à l’aise avec
l’outil informatique.

Bien cordialement,

Le/La manager

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Entraînement

Exercice 1
1. Rédigez un e-mail à son intention lui expliquant les difficultés ressenties
par l’équipe en matière de communication.

2. Dans ce même e-mail, proposez des solutions quant aux outils utilisés.

De : Vous
Date : XX/XX/N 00 :00
À : Matthieu
Objet : Difficultés ressenties par l’équipe en matière de communication
Bonjour Matthieu,

Tu m’as demandé de faire le point sur la communication interne de

l’entreprise. Tu trouveras ci-dessous, sous format tableau les difficultés que j’ai
recensées et des pistes d’amélioration.
Difficultés Pistes d’amélioration
Pas de modification des documents Cloud/drive sur lequel chacun a des
en temps réel droits de lecture et/ou de
modification
Utilisation simultanée d’outils pour Choisir ensemble les outils les plus
communiquer (mail, sms, messagerie adaptés (ex. : téléphone ou sms
instantanée) quand urgence ; sinon mail).
Toutes les personnes ne sont pas à Groupe sur messagerie instantanée
un même niveau d’information.

Bien à toi,
Signature

Exercice 2
1. Pour chaque entretien, relevez les maladresses du manager Jérôme en
termes de communication.

Les deux entretiens rencontrent les mêmes problèmes :

- les phrases introductives sont très directes, et semblent être un constat sans appel ;
- il n’y a pas de termes positifs, pas d’encouragements ;
- il n’y a pas de recherche de solutions ensemble (formation, livraison, timidité) ;
- on note des menaces sous-jacentes (« Je ne pourrai pas te garder ») ;
- le manager ne se remet pas du tout en question, il estime que c’est le vendeur qui
possède toutes les clés pour atteindre les objectifs fixés.
2. Reformulez les phrases du manager, Jérôme, dès que besoin.

Ce qui a été dit Reformulation possible

As-tu eu le temps d’analyser tes résultats ce
Et bien, ça n’a pas été fort ce mois-ci !
mois-ci ?
La fréquentation a baissé de x % par rapport à
Personne, tu exagères…
la même période l’an dernier.
Pour les livraisons, non. Je serais plus nuancé pour les livraisons.
As-tu le temps de regarder quels produits de
C’est à toi de trouver un produit de
substitution pourraient être proposés quand on
substitution.
est en rupture de stock ?
On verra… C’est une bonne idée. On va programmer cela.
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 Tu comptes faire quoi pour améliorer tes Voyons ensemble comment on pourrait
résultats ? progresser.
Tu fais mieux que le mois passé, mais ce
Je te félicite pour les progrès faits ce mois-ci !
n’est pas encore ça.
Ça ne suffit pas Manon ! Je vois bien les efforts que tu fais, et ils vont
Ben ça ne se voit pas trop… payer !
Je vais t’aider à progresser encore afin de
Je ne pourrai pas te garder…
valider ton CDI.

Exercice 3
 Réorganisez le drive en classant les fichiers dans les dossiers suivants :
documentation technique, fournisseur, clients, communication externe.

Classement des fichiers dans les dossiers.

 Documentation technique : documentation tables, IMG 89-52 (tables), IMG 12-42
(chaises), documents chaises.
 Fournisseurs : cadencier 1, catalogue fournisseur Aguerre, cadencier 2, catalogue
fournisseur Bertrand.
 Client : fiche réservation, e-mail type retour client, fiche devis.
 Communication externe : flyer mariage, flyer Noël, e-mail type stagiaire, carte de
visite entreprise, planning communication réseaux sociaux.

Exercice 4
1. Dans un e-mail au gérant, indiquez les manquements du système actuel
ainsi que les souhaits des salariés et des revendeurs.

De : Vous
Date : XX/XX/N 00:00
À : Gérant
Objet : Manquements du système actuel et souhaits
Bonjour,

Voici la liste des manquements et des souhaits des salariés et revendeurs :

 pas de réelle réponse instantanée ;
 impossible pour les revendeurs de prendre part à l’amélioration
continue du produit ;
 les ingénieurs sont très souvent « dérangés » au téléphone et
fournissent des réponses similaires, mais pas identiques ;
 pas de documentation détaillée, mais trop complexe, chaque cas est
unique ;
 pas de réels retours des utilisateurs, pas de réel retour des
revendeurs.

Bien cordialement.
[Signature]

2. Pour chacune des étapes de mise en place, expliquez comment vous allez
faire concrètement.

1. Réunissez les collaborateurs afin de leur expliquer le principe : réunir ici par groupes
(de 6 à 8 personnes) les revendeurs par vidéo conférence.
2. Recensez les besoins et les souhaits de chacun : créer un document type à
renseigner, noter les idées lors de la réunion.
3. Nommez une personne référente du forum interne d’entreprise (personne source) :
la personne devra être volontaire.

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 4. Créez une note de cadrage : pour savoir exactement les attendus (objectif, cible,
attendus, calendrier, budget).
5. Recherchez des prestataires : sur internet, grâce à LinkedIn ou au bouche-à-oreille.
6. Faites réaliser des devis : ne pas oublier de voir les services associés, les délais de
paiement.
7. Comparez les prestataires et choisissez : suivre une grille avec des critères préétablis
et des pondérations si besoin/modèle linéaire additif.
8. Créez une ligne éditoriale : en collaboration avec les futurs auteurs des posts.
9. Suivez la mise en place : utiliser un calendrier de mise en place.
10.Formez les collaborateurs : cette formation peut être incluse dans la prestation de
service du fournisseur de la solution.
11.Suivez l’utilisation du forum interne d’entreprise : tableau de bord, indicateurs clés.
12.Réunissez les collaborateurs pour faire un retour d’expérience : félicitez, incitez.

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