Microsoft Access

INTRODUCTION :..................................................................................................................4
NOTIONS DE BASES DE DONNÉES...................................................................................5
GÉNÉRALITÉS SUR LES BASES DE DONNÉES............................................................................5
Qu'est ce qu'une donnée ?..................................................................................................5
Qu'est ce qu'un objet ?........................................................................................................5
Définition d'une base de données.......................................................................................5
Exemples de bases de données...........................................................................................5
SYSTÈMES DE GESTION DE BASE DE DONNÉES : S.G.B.D.......................................................5
Définition............................................................................................................................5
Systèmes de Gestion de Base de Données Relationnelles : S.G.B.D.R..............................6
Structure d'une base de données........................................................................................6
la table :...........................................................................................................................6
La Clé :............................................................................................................................7
RELATIONS :................................................................................................................7
MODÉLISATION PHYSIQUE DE LA BASE DE DONNÉES “COMMANDES CLIENT”................8
MICROSOFT ACCESS :.........................................................................................................9
DÉFINITIONS............................................................................................................................9
DEMARRAGE D’ACCESS...........................................................................................................9
Créer une nouvelle base de données..................................................................................9
Puis cliquer sur le bouton créer, la fenêtre suivants s’ouvre :........................................10
OUVERTURE D’UNE BASE DE DONNÉES.................................................................................10
COPIE, SUPPRESSION ET MODIFICATION DU NOM D’UNE BASE DE DONNÉES.........................11
LES TABLES..........................................................................................................................11
DÉFINITION............................................................................................................................11
CRÉATION D’UNE NOUVELLE TABLE.....................................................................................12
Mode assistant..................................................................................................................12
Création manuelle d’une table.........................................................................................12
TYPES DE CHAMPS.................................................................................................................13
PROPRIÉTÉS DES CHAMPS......................................................................................................14
Propriété Taille................................................................................................................14
Propriété Format..............................................................................................................14
Propriété Masque de saisie..............................................................................................15
Propriété Légende............................................................................................................15
Propriété Valeur par défaut.............................................................................................15
Propriété Valide Si...........................................................................................................15
Propriété Message si erreur.............................................................................................15
Propriété Nul interdit.......................................................................................................15
Propriété Chaînes vides autorisées..................................................................................16
Propriété Indexé...............................................................................................................16
LISTE DE CHOIX.....................................................................................................................16
IMPORTATION, EXPORTATION ET ATTACHE D’UNE TABLE....................................................16
Importer une table............................................................................................................16
Exporter une table............................................................................................................17
LES RELATIONS ENTRE TABLES.............................................................................................17
Type de relation................................................................................................................18
L'intégrité référentielle.....................................................................................................19
Mise à jour et la suppression en cascade les champs correspondants............................19
Type de jointure................................................................................................................19
Jointure interne..............................................................................................................19

1
Microsoft Access

Jointure externe gauche.................................................................................................19

Jointure externe droite...................................................................................................20
Définir Type de jointure................................................................................................20
LES REQUÊTES....................................................................................................................21
DÉFINITION............................................................................................................................21
MODES D'AFFICHAGE DES REQUÊTES :..................................................................................22
Mode Création :...............................................................................................................22
Mode feuille de données ou exécution.............................................................................22
Mode SQL.........................................................................................................................23
CRÉATION DE REQUÊTES.......................................................................................................23
CRÉATION MANUELLE D'UNE REQUÊTE.................................................................................24
Critères de sélection.........................................................................................................25
L'expression..................................................................................................................26
Les opérateurs...............................................................................................................26
Les caractères génériques dans la recherche.................................................................27
Champs calculés...............................................................................................................27
Mise en forme d'un champ calculé................................................................................28
Calculs globaux.............................................................................................................29
Regroupements.............................................................................................................29
LES REQUÊTES PARAMÉTRÉES...............................................................................................30
REQUÊTES ACTIONS...............................................................................................................31
Requête création de table.................................................................................................31
Ajout d'enregistrements dans une table............................................................................32
Requête Suppression.........................................................................................................32
Requête Mise A Jour d'une table......................................................................................33
requête analyse croisée....................................................................................................33
LES FORMULAIRES :..........................................................................................................35
DÉFINITION............................................................................................................................35
LA FENÊTRE FORMULAIRE.....................................................................................................35
Mode création...................................................................................................................35
mode Formulaire..............................................................................................................36
mode Feuille de données..................................................................................................36
CRÉATION D'UN NOUVEAU FORMULAIRE :............................................................................37
L'ASSISTANT GRAPHIQUE :.....................................................................................................37
L'ASSITANT TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE :.......................................................................38
CRÉATION MANUELLE ET PERSONNALISATION D'UN FORMULAIRE.......................................41
Les sections d'un formulaire.............................................................................................41
En-tête de formulaire....................................................................................................42
Pied de formulaire.........................................................................................................42
En-tête de page..............................................................................................................43
Pied de page..................................................................................................................43
Section Détail................................................................................................................43
Boîte à outils.....................................................................................................................43
Fenêtre Propriétés............................................................................................................43
Liste des champs...............................................................................................................44
LES CONTROLES.....................................................................................................................44
FORMULAIRE ET SOUS FORMULAIRE.....................................................................................45
LES ÉTATS :...........................................................................................................................47
DÉFINITION............................................................................................................................47

2
Microsoft Access

CRÉATION D'UN ÉTAT............................................................................................................47

ASSISTANT ÉTAT....................................................................................................................48
L'ASSISTANT ÉTIQUETTE :.....................................................................................................50
CRÉATION MANUELLE D'UN ÉTAT.........................................................................................51
OUVERTURE ET MODES D'AFFICHAGE D'UN ÉTAT.................................................................52
Ouvrir un état...................................................................................................................52
Mode Création..................................................................................................................53
Mode Aperçu Avant Impression.......................................................................................53
Mode Aperçu Avant Format.............................................................................................53
CALCULS, REGROUPEMENT ET TRI DANS UN ÉTAT................................................................54
LES MACROS :......................................................................................................................54
DÉFINITION............................................................................................................................54
Série d'actions...................................................................................................................55
Groupe de macros............................................................................................................55
Actions conditionnelles.....................................................................................................55
CRÉATION D'UNE MACRO......................................................................................................56
LES ACTIONS PRÉDÉFINIES PAR ACCESS................................................................................56
EXÉCUTION D'UNE MACRO....................................................................................................58
Associer une macro à un bouton de commande...............................................................58
Associer une macro à un événement.................................................................................58
Exécuter automatiquement une macro.............................................................................58
CAS PRATIQUE : "COMMANDES DES CLIENTS"......................................................59
OBJECTIF DE L'APPLICATION.................................................................................................59
MANIPULATION DES TABLES.................................................................................................59
MANIPULATIONS DES REQUÊTES...........................................................................................60
Liste des Contacts.............................................................................................................60
Liste des produits..............................................................................................................60
Bon de commande.............................................................................................................61
Statistiques des ventes......................................................................................................61
MANIPULATION DES FORMULAIRES.......................................................................................62
MANIPULATION DES ÉTATS...................................................................................................62

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Microsoft Access

INTRODUCTION :

Le numéro un du marché dans le domaine des bases de

données pour la micro-informatique est ACCESS de Microsoft.
C'est une base de données extrêmement simple à utiliser et
proposant malgré tout l'ensemble des outils indispensables
pour l'utilisation professionnel. La première partie du présent
chapitre reflète les notions de base sur les bases de données.
La seconde partie suivra les particularités du logiciel pour
expliquer comment on utilise une base de données. Les
éléments fondamentaux sont en fait les mêmes quand on
travail avec les logiciels de ce type. Les explications fournis
peuvent être considérées comme une introduction générale au
sujet.

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Microsoft Access

NOTIONS DE BASES DE DONNÉES

GÉNÉRALITÉS SUR LES BASES DE DONNÉES
QU'EST CE QU'UNE DONNÉE ?
C'est une information provenant de l'environnement qui
va être traitée.
QU'EST CE QU'UN OBJET ?
Un objet ou une entité est un ensemble structuré qui
regroupe en lui tous les éléments dont il a besoin.
DÉFINITION D'UNE BASE DE DONNÉES
Une base de données est un ensemble d'informations
structurées et non redondantes, stockées dans un support
physique.
En fait, c'est une collection d'informations, de même
nature, rangées dans un fichier de données. Elle est constituée
d'enregistrements ; ceux-ci sont constitués sur des champs. Les
champs sont, en général, disposés en colonnes et les
enregistrements en lignes.
EXEMPLES DE BASES DE DONNÉES
 Vous connaissez ces films où le détective est assis devant le
PC de la brigade de police, cherchant quelque chose de
temps en temps au clavier, secoue la tête, tape encore… Il
lève enfin la tête en criant victoire ; le PC vient de lui livré
l'escroc qui figurait dans sa base de données (1,86m,
cheveux frisés blond, yeux verts, une cicatrice sur la joue
gauche…) et les données souhaitées à son propos (Charles,

5
Microsoft Access

dit le blondin, condamné à deux reprises pour vol à main

armée…)
 Supposons maintenant que vous téléphoniez à votre
opérateur du téléphone mobile, une voix agréable vous
répond par votre nom et vous vous apercevez qu'elle en sait
davantage sur vous. Elle peut même, sur votre demande et
après avoir effectué une saisie au clavier, vous communiquer
les informations sur vous communications (Le numéro
appelé, la durée, le montant…)
 Considérant maintenant le vieux carnet d'adresses, qui se
remplit d'année en année de surcharges et de feuillets
supplémentaires, ceux-ci manquant souvent au moment
précis ou l'on a besoin d'eux ?
 Il y' a aussi les recettes de cuisine, de cocktails que vous
aviez toujours voulu rassembler.
 Que diriez-vous de dresser une liste de vous CD et de vos
cassettes vidéo et de noter à qui vous les avez prêtés ?
 Ou encore la liste de tous les anniversaires que vous ne
devez pas manquer de souhaiter à vos parents, amis et
connaissances.
Bref, les exemples ne manquent pas, d'ailleurs tout ce
que d'habitude vous inscrivez dans un carnet ou dans un
fichier, ce que vous épinglez sur le mur de votre chambre pour
ne pas l'oublier, mérite d'entrer dans une base de données
personnelle.
SYSTÈMES DE GESTION DE BASE DE DONNÉES : S.G.B.D
DÉFINITION
Un S.G.B.D est un ensemble de fonctions permettant
l'exploitation de bases de données : la description, la
manipulation, le stockage, la sécurité et l'intégrité des données.
SYSTÈMES DE GESTION DE BASE DE DONNÉES RELATIONNELLES : S.G.B.D.R
Un S.G.B.D.R est un S.G.B.D où les données peuvent être
mises en rapport les unes avec les autres.
STRUCTURE D'UNE BASE DE DONNÉES
Une base de données est constituée d’enregistrements.
Ceux-ci sont construits sur des champs. Une liste de clients (le
nom et l’adresse) ainsi que la liste des produits (référence,
désignation, Prix unitaire de vente, prix d'achat, quantité en
stock…), des commandes (Numéro de la commande, la date de
la commande, les produits commandés) et la liste des
fournisseurs (la raison sociale, l’adresse, le numéro de

6
Microsoft Access

téléphone, le numéro de fax…) constituent, par exemple, une

base de données. Le nom et l’adresse sont deux champs et
chacun des clients constitue un enregistrement. L’ensemble des
enregistrements est désigné par le nom ""TABLE". Les champs
sont disposés en colonnes et les enregistrements en lignes.

La table :
La table est le support physique de l'information. C'est un
regroupement d'informations sur un sujet précis comme une
liste de publipostage.

Les Champs :
Un champ est une catégorie précise d'information dans
une table.
Les enregistrements :
Un enregistrement est un regroupement d'informations
sur une personne, un lieu ou toute autre chose dans une table.

7
Microsoft Access

La Clé :
Chaque table contient au moins un champ qui permet
d’identifier l’enregistrement, ce champ est appelé
"IDENTIFIANT" ou "CLE" de la table.
Un identifiant ne peut pas prendre deux valeurs
identiques. Par exemple, si une personne est identifiée par son
Nom et son Prénom alors on ne doit pas avoir, dans la même
table, deux enregistrements de même noms et de même
prénoms.
 Clé primaire : c'est le plus petit sous-ensemble de champs
permettant d'identifier chacun des enregistrements.
 Clé étrangère: c'est un champ issu de la migration de la clé
primaire d'une autre table.
Exemple :
Table : Fournisseur
Identifiant : Code fourni
Code Fourni Raison sociale Adresse Ville Téléphone Fax
F001 Maison de stylo 15, Bd. Med. Casa 022 24 15 022 24 37
F002 BIC V Casa 36 25
Paper Edition 229, Rue 022 36 45 022 36 46
Alami Sekat 89 76
… … … … …
Table : Produit
Identifiant : Réf Produit
Clé étrangère : Fournisseur
Réf Produit Désignation Qté Stock PUV PUA Fournisseur
001 Stylo à bille couleur 50000 25 20 F001
002 bleu 10000 50 45 F001
Ramette de papier
blanc 80gr
… … … … … …
Exercice :
Donner la structure des tables : Client, commande, lignes
de commande
RELATIONS :
Dans une entreprise, les informations sont multiples est
regroupées par famille (Client, Produits, Fournisseurs,
Commandes, Détails commandes…) Pour connaître les
commandes d'un client, les produits commandés par un client,
le fournisseur d'un produit… il faut établir un lien entre les
différentes tables de la base de données.
La notion de relation est extrêmement importante car elle
fige d'une certaine manière la liberté d'action pour de garantir

8
Microsoft Access

une plus grande sécurité dans la cohérence des informations.

Informatiquement, la relation est gérée par l'introduction de
valeurs communes dans les deux tables liées. Il est donc
obligatoire d'avoir un champ commun de même type qui
contiendra les données. Ce champ ne peut être que la clé
primaire de la première table (table mère) qui devient comme
clé étrangère de la seconde table (table fille)
Les relations sont de trois types :
Relation UN à PLUSIEURS (1----  ) :
C’est une relation où chaque occurrence de la première
table est liée à un nombre quelconque d’occurrences de la
deuxième table, alors qu'à chaque enregistrement de la
seconde table ne correspond qu'un enregistrement de la
première table.
Exemple :
La relation entre la table Fournisseur et Produit la table
est une relation UN à PLUSIEURS car un Fournisseur fourni par
un ou plusieurs produits, mais le produit ne peut être fourni que
par un et un seul fournisseur.
Relation UN à UN (1---- 1) :
C’est une relation où chaque occurrence de la première
table participe une et une seule fois dans la deuxième table et
réciproquement.
Ce type de relation est peu courant, car la plupart des
informations qui seraient associées de la sorte font
normalement partie d'une même table. Vous pouvez utiliser
une relation un à un pour diviser une table en plusieurs
champs, pour isoler une partie d'une table pour des raisons de
sécurité ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu'à
un sous-ensemble de la table principale.
Exemple :
Considérant qu'à chaque commande on émet une facture,
de même qu'une facture est émise pour une seule commande ;
la relation entre les tables Commande et Facture.
Relation PLUSIEURS à PLUSIEURS (----) :
Dans une relation plusieurs à plusieurs, un
enregistrement de la table A peut être mis en correspondance
avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement un
enregistrement de la table B peut être mis en correspondance
avec plusieurs enregistrements de la table A. Ce type de
relation n'est possible qu'après définition d'une troisième table

9
Microsoft Access

(appelée table de jonction), dont la clé primaire est composée

de deux champs -les clés étrangères des tables A et B. Une
relation plusieurs à plusieurs n'est en fait rien d'autre que deux
relations un à plusieurs avec une troisième table. Par exemple,
la table Commande et la table Produits ont une relation
plusieurs à plusieurs définie en créant deux relations un à
plusieurs avec la table Ligne commandes.
MODÉLISATION PHYSIQUE DE LA BASE DE DONNÉES “COMMANDES CLIENT”
CLIENT COMMANDE LIGNE DE PRODUIT FOURNISSEUR
COMMANDE
CodeClt N° Commande N° Commande Réf Produit Code_Fourni
Nom_Clt 1  Date_Cde 1  Réf Produit  1 Désignation  1 Raison Social
Prénom CodeClt Qté_Ach Qté_Stk Adr_Fourni
Adr_Clt N° Facture PUV Tel_Fourni
Ville_Clt Date_Facture PUA Fax_Fourni
Code_Fourni Nom_Contact
Ville_Fourni

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Microsoft Access

MICROSOFT ACCESS :
DÉFINITIONS :
C'est le SGBDR conçu par la firme Microsoft coopération
combinant entre l'interface graphique et les fonctionnalités des
systèmes de gestion des bases de données ; ainsi les
commandes sont affichées sous forme de boutons, sur lesquels
il suffit de cliquer dessus pour les exécuter ; et comme la
plupart des SGBDR, Microsoft Access gère six grandes
catégories d’objets à l’intérieur d’une base de données : Les
tables, Les requêtes Les formulaires Les états Les
Macros Les modules.
En effet, à l'aide de Microsoft Access, vous pouvez gérer
toutes vos informations à l'aide d'un fichier unique de base de
données. Dans ce fichier, vous devez répartir ces données entre
plusieurs contenants appelés tables. Les formulaires en ligne
vous permettent de consulter, d'ajouter et de mettre à jour les
données des tables. Les requêtes vous permettent de
rechercher et de récupérer les données que vous voulez. Quant
aux états, ils servent à analyser et à imprimer les données
selon la mise en page de votre choix.
DEMARRAGE D’ACCESS :
Lorsque vous lancez Microsoft Access à l'aide de
"Démarrer/Programme/ Microsoft Access", la fenêtre
suivante s’ouvre:

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Microsoft Access

CRÉER UNE NOUVELLE BASE DE DONNÉES

1.Dans le bouton office choisir Nouveau , puis donner un nom
à la base dee données.

12
Microsoft Access

Puis cliquer sur le bouton créer, la fenêtre suivants s’ouvre :

OUVERTURE D’UNE BASE DE DONNÉES :

Au lancement d’Access, dans la fenêtre apparue, cliquez
sur “Ouvrir”. Vous pouvez, également, ouvrir une base de
données à partir du menu “Bouton office/Ouvrir…” ou à l’aide
du bouton “Ouvrir” de la barre d’outil ou en utilisant les touche
de raccourci du clavier. La boîte de dialogue “Ouvrir” apparaît :

Cherchez le nom de la base de données dans laquelle

vous voulez travailler, puis cliquez sur le bouton “Ouvrir”. La
fenêtre “Base de données” apparaît sur l’écran.

13
Microsoft Access

COPIE, SUPPRESSION ET MODIFICATION DU NOM D’UNE BASE DE DONNÉES

Les bases de données Access sont enregistrées dans des
fichiers d’extensions“.ACCDB”. Pour copier, supprimer ou
renommer une base de données, on est obligé de passer par le
poste de travail ou l’explorateur Windows.
LES TABLES
DÉFINITION :
Les tables sont les objets principaux sur lesquelles repose une
base de données. Elles contiennent des enregistrements
arrangés selon plusieurs champs. Les tables sont utilisées en
deux modes :

14
Microsoft Access

CRÉATION D’UNE NOUVELLE TABLE

MODE ASSISTANT

CRÉATION MANUELLE D’UNE TABLE

Pour créer manuellement une table, cliquez dans le menu
Créer sur Table. Une nouvelle fenêtre appelée “Table” est
affichée :

Dans le menu affichage cliquer sur Mode création et donner un

nom à votre tableau. Une nouvelle fenêtre apparue :

15
Microsoft Access

Cette fenêtre est organisée en trois colonnes :

Nom du champ Types de données Description
Sert à définir le Défini le type de On y inscrit un
nom de chaque données du champ. C’est commentaire pour indiquer
champ de la une information la fonction du champ. Cette
table. obligatoire. information est optionnelle.
Exemple :
Soit la table Client qui contient les champs suivants :
Nom du champ Types de données Observations
Code_clt NuméroAuto Index à incrémentation automatique,
champ clé
Nom_clt Texte Taille du champ (=nombre de caractère) 15
Prénom Texte Taille du champ 15
Adr_clt Texte Taille du champ 50
Pour définir la clé de table, sélectionnez le
champ clé (Code_Clt) puis cliquez sur le bouton
de la barre d’outils.
Pour enregistrer la table cliquez sur le bouton “Enregistrer” ou
utilisez le menu “Fichier/Enregistrer”, puis tapez le nom de la
table Client.
A la fin on obtient la fenêtre suivante :

Exercice :
Créer les tables produites, fournisseur, commande et
lignes de commandes de la modélisation physique citée dans
la première partie.
TYPES DE CHAMPS
Type Signification
Texte Les champs texte peuvent contenir une combinaison
quelconque de textes et de nombres jusqu’à concurrence de
255 caractères. Ils sont utilisés pour la plupart des champs
Mémo Les champs Mémo peuvent contenir une combinaison
quelconque de textes et de nombres jusqu’à concurrence de

16
Microsoft Access

65535 caractères
Numériq Les champs numériques ne peuvent contenir que des nombres
ue entiers ou réels. Vous les utiliserez chaque fois que les données
stockées dans un champ sont utilisées dans des calculs
mathématiques
Date/ Les champs Date/Heure permettent de mémoriser des dates
Heure comprises entre les années 100 et 9999 et des données
horaires codées sur 12 ou 24 heures
Monétai Les données monétaires sont utilisées pour stocker des
re nombres réels contenant 1 à 4 décimales
Numéro Les champs NuméroAuto définissent des compteurs à
Auto incrémentation automatique souvent utilisés en tant que clé
primaire
OuiNon Les champs booléens ne peuvent accepter que les valeurs
OuiNon, Vrai/Faux ou Actif/inactif.
Liaison Les champs Liaison OLE permettent de stocker des données
OLE issues d’une application compatible OLE. Ils peuvent par
exemple contenir des feuilles de calcul, des graphiques, des
sons ou des vidéos
Lien Les champs Lien hypertexte peuvent contenir le chemin
hyperte complet d’un fichier local ou l’adresse URL d’un fichier distant
xte
Assistan Cet assistant crée un champ dans lequel l’utilisateur peut
t liste de choisir une valeur dans une liste prédéfinie
choix
PROPRIÉTÉS DES CHAMPS
La partie inférieure de la fenêtre "TABLE" regroupe la
liste des propriétés qui permettent de préciser la nature de
chaque type de champ.
PROPRIÉTÉ TAILLE
Donne une précision sur la taille du champ selon le type
de données. Suivant la taille, la mémoire de l'ordinateur lui
réserve un espace en octets.
Type de données Taille Nombre d’octet
Numérique Entier 2 octets
Entier Long 4octets
Réel simple 4 octets
Réel double 8octets
Date/Heure 8 octets
Texte Jusqu’à 255 2
caractères octets/caractèr
e
Mémo Au-delà de 255 2
caractères octets/caractèr
e
Monétaire Réel double 8 octets
Booléen 1 octet

17
Microsoft Access

PROPRIÉTÉ FORMAT
Permet de définir un format de saisie et d'affichage des
données, celui-ci dépend du type de champs.
Type champ Symbole Signification
Texte @ Un caractère quelconque ou un espace
Mémo & obligatoire
< Un caractère non obligatoire
> Transforme tous les caractères en minuscules
Transforme tous les caractères en majuscules
Numérique Nombre Le nombre est affiché tel qu’il a été entré
Monétaire général Le nombre reçoit des séparateurs de milliers
Monétaire/ Le nombre contient au moins une décimale
standard Le nombre entré est multiplié par 100, il
Fixe apparaît suivit du signe %
Pourcentage Le nombre apparaît en notation scientifique
Scientifique Un chiffre ou un espace
# Séparateur décimal
, Un chiffre ou 0
0 notation scientifique
E+ ou e+ caractère $
$
Date/ Général La date et l’heure sont affichées en
Heure Complet abrégé ex : 10/06/03 16 :48:12
Réduit La date est affichée au format long lundi 10-
Abrégée Mars-2003
Heure La date et l’heure sont affichés au format
complète réduit 10-Mars-2003
Heure Réduit La date et l’heure sont affichés au format
Heure Abrégée abrégé 10/06/03
L’heure est affichée au complet 16 :48:12
L’heure est affichée au format réduit codé sur
12heures 04 :48
L’heure est affichée au format réduit codé sur
24heures 16 :48
PROPRIÉTÉ MASQUE DE SAISIE
C’est le format établi par le programmeur pour définir
certains champs longs ou complexes. Un assistant peut vous
aider à établir la masque de saisie de certains types de
données. Toutefois, vous pouvez définir la masque de saisie
sans l'aide de l'assistant en utilisant les symboles du tableau
suivant :
Symbole Signification
0 Un chiffre (saisie impérative)
9 Un chiffre uniquement (saisie facultative)
# Un chiffre, signes + ou - ou espace (saisie facultative--blancs
convertis en espaces)
L Une lettre (saisie impérative)

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Microsoft Access

? Une lettre (saisie facultative)

A Une lettre ou un chiffre (saisie impérative) Une lettre ou un
chiffre (saisie impérative)
a Une lettre ou un chiffre (saisie facultative)
& Tout caractère ou espace (saisie impérative)
C Tout caractère ou espace (saisie facultative)
.,:;-/ Virgules décimales, séparateurs de milliers, de date et d’heure
(en fonction des paramètres de l’option Internationale du
Panneau de configuration Windows)
< Afficher les caractères à droite de ce symbole en minuscules
Afficher les caractères à droite de ce symbole en minuscule
> Afficher les caractères à droite de ce symbole en majuscule
! Remplir le masque de droite à gauche si le caractère spécial est
situé à n’importe quel endroit du masque. A utiliser lorsque des
caractères optionnels se trouvent dans la partie gauche du
masque.
\ Afficher les caractères qui suivent ce symbole dans la mise en
forme littérale du masque de saisie. A utiliser pour inclure dans
la mise en forme l’un des caractères spéciaux précédents
PROPRIÉTÉ LÉGENDE
Etiquette utilisée pour référencer le champ en mode
feuille de données ou dans les formulaires…
C’est une option facultative, si elle n’est pas remplie, Ms
Access lui attribue comme valeur par défaut le nom du champ.
PROPRIÉTÉ VALEUR PAR DÉFAUT
C’est la valeur que prendra le champ lors de l’insertion
d’un nouvel enregistrement.
PROPRIÉTÉ VALIDE SI
Condition qui limite les valeurs saisies dans le champ.
Lors qu’une donnée ne correspond pas à la condition, un
message d’erreur Sera affiché..
PROPRIÉTÉ MESSAGE SI ERREUR
Message d’erreur qui apparaît lors que la valeur saisie est
non permise.
PROPRIÉTÉ NUL INTERDIT
Cette propriété prend deux valeurs Oui ou Non. Si c’est
le Oui qui est choisi, Access n’acceptera pas les
enregistrements dont le champ contient les valeurs Nulles.
PROPRIÉTÉ CHAÎNES VIDES AUTORISÉES
Valide ou interdit les chaînes vides.
PROPRIÉTÉ INDEXÉ
Défini un index sur le champ.

19
Microsoft Access

En fait, un champ clé primaire identifie de façon unique

chaque enregistrement de la table. Cependant, si vous devez
fréquemment effectuer des tris ou des recherches sur des
champs, outre les champs clés, créez un index pour ces champs
afin d’accélérer le processus de tri ou de recherche. La
propriété indexée prend trois valeurs :
 Oui-avec doublons : le champ est indexé et peut reprendre
plusieurs fois la même valeur ;
 Oui-sans doublons : le champ est indexé, mais les valeurs du
champ sont uniques ;
 Non : le champ ne sera pas indexé.
Exemple :
Dans la base de données COMMANDES CLIENTS qui traite
la gestion des commandes, l’utilisateur sera souvent amené à
faire des recherches par Nom et Prénom sur les clients. Il est
donc indispensable d’indexer les deux champs Nom_clt et
Prénom, et vu que les occurrences des champs peuvent se
répéter, on choisie pour la propriété indexé l’option Oui-avec
doublon.
Exercice :
Dans la même base de données, déterminer la liste des
champs susceptibles d’être indexés. Justifier votre choix et
donner la valeur de la propriété.
LISTE DE CHOIX
L’assistant liste de choix crée une liste de valeurs. Au lieu
e saisir au clavier une valeur du champ, l’utilisateur la
sélectionne dans une liste prédéfinie.
Pour cela, on choisit l’une des entrées de la liste
"Afficher le contrôle", puis celle de la propriété "Origine
source". Si vous avez choisi "liste de valeurs", faites entrer
les valeurs dans la propriété “Contenu” en les séparant par
des “ ; ”.
IMPORTATION, EXPORTATION ET ATTACHE D’UNE TABLE
IMPORTER UNE TABLE
Si vous devez utiliser une table existante appartenant à
une autre base de données (Access, Excel, Dbase…), vous
pouvez l’importer afin d’éviter la ressaisie de la table et des
données qu’elle contienne.
Pour cela, on utilise la commande du menu “Données
externes” et cliquer sur Access.

20
Microsoft Access

EXPORTER UNE TABLE

Supposons maintenant que vous voulez envoyer des
données d'une table vers une autre base de données. Ms
Access, comme il vous permet l'apport des tables, vous permet
aussi le transfert des tables vers d'autre base de données, pour
cela utilisez l'option de menu 'Données
externes/Exportation…".

LES RELATIONS ENTRE TABLES

Access est un gestionnaire de base de données
relationnel. Il permet de définir des relations entre les tables de
la base, afin d'assurer la cohérence des données et d'éviter de
saisir plusieurs fois les mêmes informations.
En effet, ce n'est pas à chaque fois que le client passe
une commande qu'on va ressaisir les informations le
concernant. Il suffit de les introduire la première fois dans la
table et à chaque nouvelle commande les informations

21
Microsoft Access

s'afficheront automatiquement si l'on saisit le nom et le prénom

du client.
Pour définir les relations entre les tables d'une base de
données, lancez la commande du menu "Outils de base de
données/Relations" ou cliquez sur le bouton la fenêtre
relation apparaît. Dans la boîte de dialogue "Ajouter une

table", ajoutez les tables en relations entre-elles et cliquez sur

le bouton "Fermer". Si la boîte de dialogue n'est pas affichée
cliquez sur le bouton
Pour définir une relation, pointez un des champs d'une
table et déplacez-le vers le champ correspondant dans l'autre
table en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. La
boîte de dialogue "Modifier des relations" s'affiche.

TYPE DE RELATION
Le type de relation créé par Microsoft Access dépend de
la manière dont sont définis les champs liés :
 Une relation UN A PLUSIEURS est créée si un seul des
champs liés est une clé primaire ou a un index unique.

22
Microsoft Access

 Une relation UN A UN est créée si les deux champs

liés sont des clés primaires ou ont des index uniques.
 Une relation PLUSIEURS A PLUSIEURS est composée
de deux relations un à plusieurs, avec une troisième
table, appelée une TABLE DE JONCTION, dont la clé
primaire consiste en deux champs, qui sont les clés
étrangères des deux autres tables.
L'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE
Le modèle relationnel implique des contraintes de saisie
dans les tables afin de garantir l'intégrité des données et la
validité des relations entre les enregistrements. L'intégrité
référentielle entre les données de plusieurs tables est le
contrôle de la modification ou de la suppression des données
entre une table mère et une table fille.
Ainsi, lorsque l'intégrité référentielle est en vigueur,
l'ajout d'un enregistrement dans la table fille ne peut se faire
que si un enregistrement connexe du champ matérialisant la
relation existe déjà dans la table mère. Aussi la suppression
d'un enregistrement de la table mère ne peut se faire que si
tous les enregistrements liés de la table fille sont supprimés.
MISE À JOUR ET LA SUPPRESSION EN CASCADE LES CHAMPS CORRESPONDANTS
Si vous sélectionnez les options "Effacer en cascade les
champs correspondants" et "Mettre à jour en cascade les
champs correspondants" les opérations de suppression et
de mise à jour qui outrepassent généralement les règles
d'intégrité référentielle sont autorisées. Lorsque vous
supprimez des enregistrements ou vous modifiez des valeurs de
clé de la table source, Access apporte automatiquement les
modifications nécessaires aux tables liées en respectant
l'intégrité référentielle.
TYPE DE JOINTURE
Pour qu'Access puisse savoir comment lier ou joindre les
informations que contiennent les tables de la relation, on peut
tracer les lignes de jointure entre les tables. Une jointure
indique à Microsoft Access comment les données sont
associées.
En fait lorsque vous ajoutez des tables à une requête, et
qu'une relation a déjà été définie pour ces tables, Access crée
automatiquement une jointure interne qui sélectionne les
enregistrements des deux tables lorsque les valeurs des
champs joints sont identiques. Même si aucune relation n'avait

23
Microsoft Access

été définie auparavant, Access crée automatiquement une

jointure interne entre les champs de même nom et de même
type de données si l'un des champs est une clé primaire. Vous
pouvez également créer des jointures manuellement. Access
autorise la création manuelle de jointures internes, de jointures
externes et de jointures réflexives.
Jointure interne
C'est une jointure dans laquelle les enregistrements de
deux tables sont combinés et ajoutés aux résultats d'une
requête uniquement si les valeurs des champs joints répondent
à une condition spécifiée. Par exemple, lorsque vous créez une
requête, la jointure par défaut entre les tables est une jointure
interne qui sélectionne les enregistrements des deux tables
uniquement si les valeurs des champs joints sont identiques.

Jointure externe gauche

Jointure externe dans laquelle tous les enregistrements
du côté gauche de l'opération LEFT JOIN dans l'instruction SQL
de la requête sont ajoutés aux résultats de la requête, même si
le champ joint de la table située à droite ne contient pas de
valeurs correspondantes. Les enregistrements de la table de
droite ne sont combinés à ceux de la table de gauche que si les
champs joints comportent des valeurs correspondantes.
Une jointure externe gauche est signalée par une ligne de
jointure en forme de flèche (base de données Microsoft Access)
ou par un symbole de clé pointant vers la droite.

Jointure externe droite

Jointure externe dans laquelle tous les enregistrements
qui figurent à droite de l'opération RIGHT JOIN dans l'instruction
SQL de la requête sont ajoutés aux résultats de la requête,
même s'ils ne présentent aucune correspondance avec les
champs joints de la table située à gauche. Les enregistrements
de la table de gauche sont combinés avec ceux de la table de

24
Microsoft Access

droite uniquement si les champs joints présentent des valeurs

identiques.
Une jointure externe droite est symbolisée par une ligne
de jointure en forme de flèche (base de données Microsoft
Access) ou par une clé (projet Microsoft Access) pointant vers la
gauche.

Définir Type de jointure

Cliquez sur le bouton Type de jointure, puis sur le type de
jointure souhaité :

 L'option 1 définit une jointure interne. Il s'agit de la valeur

par défaut.
 L'option 2 définit une jointure externe gauche.
 L'option 3 définit une jointure externe droite.
Sélectionnez l'option qui convient, cliquez sur le bouton
"OK" puis dans la fenêtre "Modification des relations"
cliquez sur le bouton "Créer". La mise en relation entre les
deux champs est matérialisée par un trait épais. D'un côté du
trait on a le chiffre "1" qui matérialise le côté UN de la relation,
de l'autre côté on a le signe "∞" qui indique le côté PLUSIEURS
de la relation.
Exercice
Etablir les relations entre les tables de la base "GESTION
COMMANDES"

25
Microsoft Access

LES REQUÊTES
DÉFINITION

Alors que les tables permettent de mémoriser les

données, les requêtes servent à retrouver rapidement ces
données selon un ou plusieurs critères et les réorganiser à des
fins d'analyse. C'est donc l'outil d'interrogation des tables et
d'extraction des données. Il offre plusieurs possibilités :
 Choix des champs : on peut ne pas inclure la totalité des
champs de la table mais uniquement les champs
nécessaires.
 Choix des enregistrements : on spécifie les critères auxquels
doivent obéir les enregistrements qui seront affichés
 Interrogation de plusieurs tables : on peut extraire, dans une
même feuille de données, les champs de plusieurs tables
liées entre-elles.
 Calculs : les champs calculés sont crées grâce aux
requêtes.

26
Microsoft Access

 Création de tables, formulaires, états et autres requêtes.

 Modification des données des tables.
Pour ce fait, plusieurs types de requêtes existent:
 Requête sélection : permet d'afficher, d'analyser et de modifier
les données provenant d'une ou plusieurs tables.
 Requête analyse croisée : ce type de requêtes complexes permet
de synthétiser de grandes quantités d'informations en les
réorganisant sous une forme tabulaire.
 Requête action : sert à créer une table, à ajouter, supprimer
ou modifier des enregistrements d'une table.
 Requête union : combine des champs similaires provenant de
plusieurs tables.
MODES D'AFFICHAGE DES REQUÊTES :
MODE CRÉATION :
Le mode création est utilisé pour définir ou modifier la
structure d’une requête. Pour ouvrir une requête en mode
Création, basculez vers le volet de navigation", cliquez sur
l'Objet "Requêtes", puis sur la requête que vous voulez ouvrir
et enfin sur "Mode création".

La fenêtre peut être subdivisée horizontalement en deux

sections.
 1ère section : La partie supérieure contient les tables de la
requête.
 2ème section : La partie inférieure contient un tableau de
plusieurs lignes :
 Champ : référence les champs visualisés dans
la requête
 Table : indique la provenance de chaque
champ.

27
Microsoft Access

 Afficher : si la case est cochée, le champ va

être affiché en mode feuille de donnés.
 Tri : indique l'ordre de tri des données.
 Critères : pour définir les critères de sélection
des enregistrements.
MODE FEUILLE DE DONNÉES OU EXÉCUTION
Fenêtre qui permet de visualiser le résultat de la
recherche. La fenêtre ressemble étrangement à celle des
tables. Elle est accessible en cliquant sur l’icône “Ouvrir” la
fenêtre "Base de données".
Si la requête ouverte, basculez en mode Feuille de
données en cliquant sur le bouton "Mode d'affichage" dans la
barre d'outils puis sélectionnez

MODE SQL

Fenêtre qui affiche l'instruction SQL pour la requête en

cours ou qui est utilisée pour créer une requête propre à
SQL.Lorsque vous créez une requête en mode Création,
Microsoft Access crée l'équivalent SQL en mode SQL. Pour
accéder à cette fenêtre, la requête doit être déjà ouverte, vous
pouvez alors basculer en cliquant sur le bouton "Mode
d'affichage" de barre d'outils puis sélectionnez
CRÉATION DE REQUÊTES
Pour définir une requête, cliquez sur l'entrée "Créer" de

la barre "Menu" puis sur le bouton "Création de requête".

28
Microsoft Access

.
Exemple :
On désire visualiser la liste des clients ainsi que la ville ou
ils résident.

Etape 1 : choix des champs de la requête. Ceux-ci peuvent Etape 2 : Un clic sur le bouton "suivant" et l'assistant
provenir de différentes tables ou requêtes. Pour notre exemple vous propose d'ouvrir la requête ou de modifier sa
nous choisissons la table client et les champs Nom-Clt, structure. Choisissez une des deux options et appuyez sur
Prenom_Clt et ville le bouton "Terminer"
On choisissant la première option, on obtient le résultat
suivant :

Exercice :
A l'aide de l'assistant requêtes simples créer les requêtes
suivantes :
1. la liste des commandes des clients (Nom, Prénom -client,
N° et date -commande)

29
Microsoft Access

2. La liste des fournisseurs

3. la liste des produits
CRÉATION MANUELLE D'UNE REQUÊTE
Les requêtes créées avec "l'assistant requête simple"
sont ordinaires. Elles se contentent de limiter l'affichage d'une
table à certains de ses champs sans effectuer aucune autre
opération. Pour définir des requêtes plus évoluées, il faut choisir
"Mode création". Une nouvelle fenêtre intitulée "Requête",
accompagnée la boîte de dialogue "Ajouter une table"
apparaisse. Cette boîte de dialogue vous permet d'ajouter les
tables à interroger, sélectionnez-les et cliquez sur "Ajouter"
puis fermer la boîte de dialogue.

Pour inclure les champs de la requête, il suffit de double-

cliquez sur leur nom.

30
Microsoft Access

CRITÈRES DE SÉLECTION
Les critères sont des restrictions que vous appliquez sur
une requête pour identifier les enregistrements spécifiques que
vous voulez manipuler. Pour spécifier les critères d'un champ
dans la grille de création, tapez une expression dans la cellule
"Critères" de ce champ. Si la requête porte sur des tables
liées, les valeurs spécifiées en tant que critères sur les champs
de ces tables doivent respecter la casse (c.-à-d. être tapées
exactement telles qu'elles figurent dans la table sous-jacente)
On peut définir plusieurs critères pour le même champ ou
pour des champs différents. Si on tape des expressions dans
plusieurs cellules "Critères", Access les combine à l'aide de
l'opérateur "Et" ou "Ou". Si les expressions occupent des
cellules différentes dans une même ligne, Access utilise
l'opérateur "Et", dans ce cas, seuls les enregistrements
satisfaisant aux critères de toutes les cellules seront retournés.
Si les expressions se trouvent dans des lignes différentes de la
grille de création, Access utilise l'opérateur "Ou", les
enregistrements satisfaisant à au moins un des critères seront
retournés.
L'expression
L'expression du critère est une combinaison
d'opérateurs, de constantes, de valeurs littérales, de
fonctions et de noms de champs (colonnes), de contrôles et de
propriétés dont l'évaluation fournit une valeur unique.

31
Microsoft Access

Les opérateurs
L'opérateur est un symbole ou mot, tel que ">", "=", "et",
"Ou", qui indique l'opération à effectuer sur un ou plusieurs
éléments.
Opérateurs Expression Signification
Entre … Entre #1/1/03# Les occurrences du champ sont comprises
et et #1/6/03# entre deux valeurs. Dates comprises entre le 1-
Janv-03 et le 1-Juin-03.
>(<) >5000Dh(<500 Nombres supérieurs (inférieurs) à 5000Dh
0Dh)
= ="Kenitra" Tous les enregistrements dont le champ est
égal à "Kenitra"
>= >="Kenitra" Tous les enregistrements depuis "Kenitra"
jusqu'à la fin de l'alphabet
<= <="Kenitra" Tous les enregistrements depuis "Kenitra"
jusqu'au début.
<> <>"Kenitra" Tous les enregistrements sauf ceux dont le
champ égale à "Kenitra"
Pas Pas "K*" Tous les enregistrements sauf ceux qui
commencent par K
Est Null Est Null Extrait des enregistrements contenant des
valeurs Nulle
Date() Date() Extrait les enregistrements contenant la date
courante
Dans Dans (Kenitra, Tous les enregistrements contenant l'une des
Rabat) valeurs de la liste.
Exemple :
On désire afficher la liste des clients résidant à
Casablanca.

Exercice :
Quelle est la signification des expressions suivantes :
 <#2/1#/03#
 PAS 5200
 Entre 500 et 1000

32
Microsoft Access

 >="JALILA"
 Dans (100, 450, 2856,700)
Les caractères génériques dans la recherche
On utilise les caractères génériques dans la recherche de
valeurs partielles ou équivalentes pour remplacer d'autres
caractères lorsqu'on ne connaît qu'une partie de cette valeur ou
lorsqu'on recherche des valeurs commençant par une lettre
spécifique ou correspondant à une séquence spécifique.
Signe Utilisation Exemple
* Représente un nombre""bl*" trouve blanc, blé, bleu…
quelconque de caractères.
? Représente un seul caractère"Gr?s" trouve gras, gris, gros
alphabétique.
[] Représente l'un des caractères"B[ae]lle" trouve balle et belle
entre crochets.
! Représente tout caractère sauf"b[!ae]lle" trouve bulle, bille
ceux entre crochets. mais pas balle ni belle
- Représente l'un des caractères"b[a-c]r" trouve bar, bbr et bcr
de la plage, spécifier dans l'ordre
croissant (de A à Z)
# Représente un caractère1#3 trouve 103, 113, 123…
numérique quelconque.
Exemple :
On désire créer une requête qui permet de sélectionner
les clients qui résident dans une ville qui commence par la
lettre "K" ou dont le nom a pour deuxième lettre la lettre "A".

Exercice :
1. Quelle est la signification des expressions suivantes ?
Suggérer des réponses.
 "Ala?i"
 L*ng
 *che
 GHR-212-ABE-###

33
Microsoft Access

 */10/03
 AR[CKNS]
 J[!i]li*
 [B-D]all
2. Dans la base de données "COMMANDES DES CLIENTS", créer
la requête affichant la liste des produits achetés dans la
commande 312 (Réf, désignation, PUV, Qté Achetée)
CHAMPS CALCULÉS
C'est un champ défini dans une requête qui affiche le
résultat d'une expression plutôt que les données stockées. La
valeur est recalculée chaque fois qu'une valeur de l'expression
est modifiée.
Il existe plusieurs types de calculs qu'on peut effectuer
dans une requête. Par exemple, on peut calculer la somme ou
la moyenne des valeurs dans un champ, multiplier les valeurs
dans deux champs ou calculer la date trois mois au-delà de la
date du jour… Pour afficher les résultats d'un calcul, on peut
utiliser un calcul prédéfini que Microsoft Access fournit ou des
calculs personnalisés. Pour calculer les montants pour des
groupes d'enregistrements ou pour tous les enregistrements
combinés, utilisez les calculs prédéfinis, appelés "opérations".
Un calcul personnalisé permet d'effectuer des calculs
numériques, de date et de texte sur chaque enregistrement à
l'aide des données de l'un ou de plusieurs champs. Pour cela,
on crée un nouveau champ calculé directement dans la grille de
création en introduisant une expression dans une cellule
Champ vierge dans la grille de création de la requête. Si vous
avez besoin d'aide pour créer l'expression, utilisez le
Générateur d'expression. Pour l'afficher, cliquez avec le bouton
droit de la souris dans la ligne Champ où vous ajoutez le
champ calculé, puis cliquez sur Générer.
Exemple :
On désire créer une requête qui affiche la liste des
produits (Réf, désignation, PUV, Qté achetées) commandés par
le client de la commande 312. la requête doit contenir le
montant total à payer pour chaque produit.

34
Microsoft Access

Mise en forme d'un champ calculé

Pour personnaliser l'affichage d'un champ calculé, on
utilise la fonction "Format" selon la syntaxe :
Format(Formule ; MiseEnForme) où formule désigne
l'expression sui définit le champ calculé. MiseEnForme prend les
valeurs du tableau suivant :
Format Signification
0 Un chiffre ou 0
1 Un chiffre
, Séparateur décimal
% Signe de pourcentage
E+, E-, e+ou e- Notation scientifique
: Séparateur horaire
/ Séparateur de date
"Texte" Affichage du texte
Par exemple, pour afficher sous forme monétaire, le
montant total de chaque produit acheté par le client dans la
commande 312, vous devez taper, dans la grille de création,
l'expression : Mt Produit : Format([Qte_Ach]*[PUV] ; "0,00\
F")

Calculs globaux
Un calcul global en Access désigne les opérations de
calculs qu'on effectue en utilisant les valeurs d'un champ pour
tous les enregistrements d'une table. Le tableau suivant
regroupe les différentes fonctions qu'on utilise pour les calculs :
Fonction Significations Types de champs
Somme Le total des valeurs dans Nombre, Date/Heure, Monétaire, et
un champ. NuméroAuto
Moyenne La moyenne des valeurs Nombre, Date/Heure, Monétaire, et
d'un champ NuméroAuto
Min La plus petite valeur d'un Texte, Nombre, Date/Heure, Monétaire,
champ et NuméroAuto
Max La plus grande valeur Texte, Nombre, Date/Heure, Monétaire,
d'un champ et NuméroAuto
Compte Le nombre de valeurs Texte, Mémo, Nombre, Date/Heure,
non Nulles dans un Monétaire, NuméroAuto, Oui/Non, et
champ Objet OLE
Ecartype L'écart type des valeurs Nombre, Date/Heure, Monétaire, et
d'un champ. NuméroAuto
Var La variance des valeurs Nombre, Date/Heure, Monétaire, et
d'un champ NuméroAuto

35
Microsoft Access

Pour accéder à ces fonctions, cliquez sur l'icône ou

sélectionnez la commande du menu "Affichage/Opérations",
la ligne opération apparaît dans la grille de création.
Exemple :
On désire créer une requête affichant le nombre de
commande et la somme perçue. Pour cela, on crée d'abord la
requête qui calcul les montants totaux des produits
commandés.

Par suite, on crée une autre requête, basée sur la

première requête et on utilise les calculs globaux pour compter
le nombre de commande et la somme perçue sur ces
commandes. On sélectionne les champs "Num_Cde" et "Mt
Produit". On clique sur l'icône "opérations" et dans la grille de
création on choisit les opérations "compte" pour le champ
"Num_Cde" et "somme" pour le champ "Mt Produit".

Regroupements
Les fonctions de calcul global peuvent être appliquées à
certains groupes d'enregistrements dont un ou plusieurs
champs ont une valeur identique.
En effet, on peut effectuer des opérations de calcul sur
des groupes d'enregistrements en utilisant des requêtes de
regroupement. Supposons, par exemple, que l'on désire
obtenir le montant perçu sur chaque commande. Il faut alors
effectuer un regroupement sur le champ "Num_Cde".

36
Microsoft Access

LES REQUÊTES PARAMÉTRÉES

Une requête de paramètres est une requête qui exige la
spécification de critères chaque fois qu'elle est exécutée. Elle
affiche une ou plusieurs boîtes de dialogue prédéfinies invitant
l'utilisateur à spécifier les valeurs des paramètres (critères)
On crée une requête paramétrée si l'on veut exécuter à
maintes reprises la même requête en modifiant les critères de
sélection. Pour cela, il suffit de saisir une invite entre crochets
dans la zone critère de la grille de création sous les champs
paramétrés
Exemple :
Supposons que l'on désire afficher la liste des clients pour
une ville donnée.

Exercices :
Créer des requêtes paramétrées permettant L'affichage
de :
1. La liste des commandes d'un client.
2. La liste des produits commandés dans une
commande.
3. La liste des produits fournis par un fournisseur.
4. Le montant total à payer d'une commande.
5. Le nombre de produits achetés d'une commande.

37
Microsoft Access

REQUÊTES ACTIONS

Les requêtes étudiées jusqu'ici se contentaient d'extraire

des données des tables. Dans ce qui suit, vous allez apprendre
à définir et mettre à jour une table, ajouter et supprimer des
enregistrements dans une table en utilisant une requête action.
REQUÊTE CRÉATION DE TABLE
Pour créer une table à l'aide d'une requête, commencez
par définir une requête sélection classique en incluant les
champs et les conditions de sélection nécessaires. Lancez la
commande du menu "Requête/Création de table". Celle-ci
provoque l'affichage de la boîte de dialogue "Création de
table".

Dans la zone "Nom de table", définissez le nom de la

nouvelle table, spécifiez la base de données qui va contenir la
nouvelle table, puis exécutez la requête.
Exemple :
Soit la table "Contacts», qui regroupe la liste des
contacts pour les fournitures des produits commercialisés par la
société. Elle contient les champs : Nom_Contact, Raison,
Tel_Fourni, Fax_Fourni et Désignation.

38
Microsoft Access

Exercice
A l'aide de la requête création de table, créer la table
Région Nord qui contient les champs : Nom_Contact,
Tel_Fourni et Ville_Fourni telle que la ville est égale à Rabat.
AJOUT D'ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE
Les requêtes "ajout" sont utilisées pour ajouter des
enregistrements dans une table existante.
Pour créer une requête ajout", commencez par définir
une requête sélection classique basée sur la table contenant les
enregistrements à ajouter. Cette requête doit contenir les
mêmes champs que la table dans laquelle elle va ajouter les
enregistrements, spécifiez le critère de sélection des
enregistrements à ajouter et lancez la commande du menu
"Requête/Requête Ajout", définissez le nom de la table
destination puis exécuter la requête.
Exemple :
Soit la table "Région Nord", il faut ajouter les
enregistrements tels que la ville du contact se trouve au nord
du Maroc (Tanger Casablanca)

REQUÊTE SUPPRESSION
Les requêtes "Suppression" sont utilisées pour enlever
d'une table des enregistrements qui correspondent à certains
critères.

39
Microsoft Access

Pour créer une requête "Suppression", définissez une

requête sélection classique basée sur la table contenant les
enregistrements à supprimer, spécifiez le critère de sélection
des enregistrements à supprimer et lancez la commande du
menu "Requête/Supprimer une requête" et exécuter la
requête.
Exemple :
Soit la table "Région Nord", les contacts de la ville de
Casablanca font partie de la région centre. Supprimez ces
enregistrements de la table

REQUÊTE MISE A JOUR D'UNE TABLE

Les requêtes "Mise à jour" sont utilisées afin de modifier
la valeur d'un champ dans certains ou dans tous les
enregistrements d'une table.
Pour créer une requête "Mise à jour", définissez une
requête sélection basée sur la table contenant les
enregistrements à modifiés, sélectionnez les champs à modifier
et les champs qui comportent les critères de sélection, puis
choisissez la commande du menu "Requête/Mettre à jour
une requête", une nouvelle ligne intitulé "Mise à jour"
apparaît dans la grille de création. Il suffit d'indiquer la
modification souhaitée sous le nom du champ et exécuter la
requête.
Exemple :
La quantité commandée du produit référencé "A0001"
dans la commande 1009 est de 32. Définissez la requête mise à
jour modifier les données de la table.

40
Microsoft Access

Exercice :
Les produits d'achat et de vente (champs PUA et PUV) des
produits fournis par "TOUZIT" ont augmenté de 1,2%. Créer la
requête qui permet d'accomplir cette opération.
REQUÊTE ANALYSE CROISÉE
La requête "Analyse croisée" est utilisée pour
réorganiser sous une forme tabulaire les données d'une table.
Elle est basée sur une requête sélection classique de la table ou
la requête contenant les champs. La commande du menu
"Requête/Analyse croisée" permet l'affichage des lignes
"Opération" et "Analyse" dans la grille de création. Si la ligne
"Opération" indique les opérations à effectuer sur les champs,
la ligne "Analyse" permet de préciser les entêtes de lignes de
colonnes et les valeurs du tableau croisé.
Exercice
On désire créer un tableau croisé qui permet l'analyse,
par ville, des ventes de chaque produit. Pour cela, on crée une
requête "ProdVille" qui calcule le total des ventes de chaque
produit par ville. Cette requête contient les champs "Ville_Clt",
"Ref_Produit" et TotProduit qui est la Somme ventes de ce
produit dans cette ville. Puis, on crée une requête analyse
croisée basé sur cette requête. Les villes figureront comme
entêtes de lignes les produits seront les entêtes de colonnes.

41
Microsoft Access

Exercice :
Soit la table "Pub et
Inscriptions" illustrée
ci-contre, créer une
requête analyse
croisée en
choisissant :
 Le champ
"Publicité" comme
entête de lignes.
 Le champ
"Secteur" comme
entête de colonnes.
 Le champ "
Nombre des Inscrits"
comme données à
placer dans le tableau
croisé.
Faites une analyse du tableau et indiquer quel est le secteur qui
a attiré le plus d'inscrits.

42
Microsoft Access

LES FORMULAIRES :
DÉFINITION

Un formulaire permet de visualiser les informations

sauvegardées dans les tables dans une interface graphique
conviviale. Il facilite la saisie, la modification et même la
suppression des données. La plupart des informations d'un
formulaire proviennent d'une source d'enregistrement sous-
jacente. Les autres informations du formulaire sont stockées
dans sa structure. Pour créer le lien entre un formulaire et sa
source d'enregistrement on utilise des objets graphiques
nommés contrôles.
LA FENÊTRE FORMULAIRE
La fenêtre formulaire propose trois modes de travail :
"Mode création", "Mode formulaire" et "Mode feuille de
données".

MODE CRÉATION
Fenêtre dans laquelle vous créez des formulaires.

Pour créer un formulaire, vous devez utiliser le mode

Création. Afficher un formulaire en mode Création revient à

43
Microsoft Access

s'installer dans un atelier en tenant les outils indispensables à

portée de main.

Pour ouvrir un formulaire en mode Création, basculez vers

volet de navigation", cliquez sur le formulaire que vous voulez
ouvrir, et enfin sur le bouton "Mode création" dans le menu
affichage.
MODE FORMULAIRE

Fenêtre qui affiche généralement un ou plusieurs

enregistrements entiers. Le mode Formulaire sert
principalement à l'ajout et à la modification des données des
tables.

Pour ouvrir un formulaire en mode Formulaire, basculez

vers volet de navigation ", cliquez sur "Formulaires" sous
"Objets", cliquez deux fois sur le formulaire que vous voulez
ouvrir".

44
Microsoft Access

Si le formulaire est déjà ouvert en mode Création, vous

pouvez basculer vers le mode Formulaire en cliquant sur le
bouton "Mode d'affichage" dans la barre d'outils.
MODE FEUILLE DE DONNÉES
Fenêtre qui affiche les données sous forme de lignes et
de colonnes. En mode Feuille de données, vous pouvez modifier
des champs, ajouter, supprimer et rechercher des données.

Pour ouvrir un formulaire en mode Feuille de données,

basculez vers la fenêtre "Base de données", ouvrez
le formulaire puis cliquez sur la flèche située à côté du
bouton "Mode d'affichage" dans la barre d'outils.
CRÉATION D'UN NOUVEAU FORMULAIRE :

L'ASSISTANT GRAPHIQUE :
L'assistant graphique définit un graphique à partir des
données numériques contenues dans une table ou une requête.
Supposons qu'on veut comparer les ventes des différents
produits commercialisés par la société. Pour cela, on crée une
requête qui représente la somme des ventes par produit. Pour
comparer les valeurs, on va les représenter dans un graphe

45
Microsoft Access

plutôt que de travailler sur les données brutes. De ce fait, nous

allons définir un formulaire graphique grâce à "l'assistant
graphique" de la boîte de dialogue Nouveau Formulaire".
Dans un premier temps, l'assistant demande de
sélectionner les champs à utiliser dans le graphique. Dans un
deuxième temps, on doit choisir le type de graphe.

Dans l'étape suivante, on doit sélectionner les champs qui

doivent être représentés dans le graphe.

La quatrième et dernière étape donne un nom au

graphique, détermine sa légende et son mode d'ouverture. Un
clic sur le bouton "Terminer" et le graphe apparaît sur l'écran.

L'ASSITANT TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE :

"L'assistant tableau croisé dynamique" permet de
réorganiser sous une forme tabulaire les données numériques

46
Microsoft Access

d'une table ou requête pour faciliter leur analyse. Il effectue

donc la même tâche que "requête Analyse croisée", mais de
façon quasi-automatique.

Pour illustrer le fonctionnement de cet assistant,

considérons la même requête "ProdVille" que celle de l'exemple
de la partie requête Analyse croisée".

La première boîte de dialogue qui apparaît vous explique

le rôle d'un formulaire tableau croisé dynamique. N'hésitez pas
à lire attentivement le contenu avant de poursuivre la tâche en

47
Microsoft Access

passant à la seconde étape qui n'est autre que la sélection des

champs à inclure dans le tableau croisé dynamique.

Un clic sur le bouton suivant déclenche l'ouverture de

Microsoft Excel et l'affichage de la boîte de dialogue suivante :

Appuyez sur le bouton "Disposition" et déposez les

champs concernés sur les zones "Ligne", "Colonnes" et
"Données", comme le montre la figure ci-après :

Validez puis appuyez sur le bouton "Terminer" de la

précédente boîte de dialogue, pour que vous puissiez nommer
le formulaire, mettre les légendes et l'ouvrir.

48
Microsoft Access

CRÉATION MANUELLE ET PERSONNALISATION D'UN FORMULAIRE

Pour créer manuellement un formulaire, on choisit l'option
"Mode création" dans la boîte de dialogue "Nouveau
formulaire", un formulaire vierge s'affiche en mode création.

Grâce à cette option vous pouvez créer des formulaires

indépendants soit pour afficher des informations, soit pour
inviter l'utilisateur à transmettre des données ou pour concevoir
un "Menu général" pour l'application.
Pour ce faire, plusieurs types de contrôles sont
disponibles dans "la boîte à outils", il suffit de les glisser dans
la section "détail" du formulaire.
LES SECTIONS D'UN FORMULAIRE
Vous pouvez renforcer l'efficacité d'un formulaire en
ajoutant une ou plusieurs sections. Tous les formulaires
contiennent une section Détail mais un formulaire peut
également comprendre des sections d'en-tête de formulaire,
d'en-tête de page, de pied de page et de pied de formulaire.

49
Microsoft Access

Pour ajouter ou supprimer un en-tête/pied de formulaire

ou un en-tête/pied de page, cliquez sur "En-tête/pied de
formulaire" ou "En-tête/pied de page" dans le menu
"Affichage".
Si vous supprimez un en-tête et un pied, Microsoft Access
supprime les contrôles qui s'y trouvent et comme les en-têtes
et les pieds vont de pair, vous ne pouvez les ajouter que
simultanément. Si vous ne voulez pas les deux en même temps,
redimensionnez l'un des deux afin qu'il n'ait aucune taille ou
attribuez à sa propriété Visible le paramètre Non.
En-tête de formulaire
Permet d'afficher le titre du formulaire, les instructions
d'utilisation du formulaire ou des boutons de commande qui
ouvrent des formulaires liés ou effectuent d'autres opérations.
Un en-tête de formulaire apparaît sur toute sa hauteur afin que
les contrôles de la section demeurent affichés en permanence.
Un en-tête de formulaire apparaît en haut d'un formulaire en
mode Formulaire et au début d'une version imprimée. Il
n'apparaît pas en mode Feuille de données.

50
Microsoft Access

Pied de formulaire
Permet d'afficher les instructions d'utilisation du
formulaire, des boutons de commande ou des contrôles
indépendants, relatives à l'acceptation des entrées. Un pied de
formulaire apparaît sur toute sa hauteur afin que les contrôles
de la section demeurent affichés en permanence. Un pied de
formulaire apparaît en bas d'un formulaire en mode Formulaire
et à la fin d'une version imprimée. Il n'apparaît pas en mode
Feuille de données.
En-tête de page
Permet d'afficher un titre, des en-têtes de colonne ou
toute information souhaitée en haut de chaque page. L'en-tête
de page n'apparaît que sur les formulaires imprimés. Il n'est pas
visible en mode Formulaire.
Pied de page
Permet d'afficher la date, le numéro de page ou toute
information souhaitée au bas de chaque page. Le pied de page
n'apparaît que sur les formulaires imprimés et n'apparaît pas en
"mode Formulaire".
Section Détail
Permet d'afficher des enregistrements provenant de la
source du formulaire. Cette section contient en général des
contrôles dépendant des champs de la source. Elle peut aussi
comprendre des contrôles indépendants, tels que des
étiquettes…
BOÎTE À OUTILS
C'est un ensemble d'outils qu'on peut utiliser en "mode
Création" pour placer des contrôles dans un formulaire, un
état ou une page d'accès aux données. Vous pouvez afficher ou
masquer la boîte à outils en cliquant, dans le menu
"Affichage", sur "Boîte à outils".

51
Microsoft Access

FENÊTRE PROPRIÉTÉS

On utilise les propriétés pour définir les caractéristiques

des tables, requêtes, champs, formulaires, états et pages
d'accès aux données. Chaque section et contrôle d'un
formulaire, d'un état ou d'une page d'accès aux données
possède également des propriétés. Celles-ci déterminent la
structure, l'aspect et le comportement du formulaire ou de
l'état, mais aussi les caractéristiques du texte ou des données
qu'il contient. La feuille des propriétés sert à paramétrer les
propriétés.
LISTE DES CHAMPS
Dans un formulaire, un état ou une requête, une petite
fenêtre donne la liste de tous les champs d'une source
d'enregistrements sous-jacente (Table ou requête), il s'agit de
la boîte "liste de champs". Vous pouvez afficher cette liste
dans le "mode Création" d'un formulaire, d'un état ou d'une
requête, en cliquant sur le bouton

LES CONTROLES
Objet graphique, notamment une zone de texte, une case
à cocher, un bouton de commande ou un rectangle que vous
placez dans un formulaire, un état ou une page d'accès aux
données en mode Création pour afficher des données, exécuter
une action ou faciliter la lecture du formulaire. Il existe trois
types de contrôles :
 Contrôle dépendant : c'est un contrôle lié à un champ de la
table ou de la requête associée au formulaire. Il permet
de saisir, de visualiser et de modifier les valeurs des
champs de la source de données.

52
Microsoft Access

 Contrôle indépendant : c'est un contrôle sans source de

données, il permet d'afficher des commentaires, des
images ou de saisir une entrée qui ne sera pas stockée
dans la table ou de la requête source de données du
formulaire.
 Contrôle calculé : il comporte une expression ou une
formule de calcul qu'on peut saisir dans la feuille de
propriétés dans l'attribut "Source contrôle".
Voici la liste des contrôles pour la saisie, l'affichage et le
filtrage de données.
Contrôles Utilisations
Cases à cocher Permet d'afficher une valeur Oui/Non
Zones de liste Permet de sélectionner une valeur dans une liste
modifiable Une zone de liste modifiable est la combinaison
d'une zone de texte et d'une zone de liste.
Boutons de commande Permet d'exécuter une action ou un ensemble
d'actions.
Étiquettes Permet d'afficher des textes descriptifs, tels que
des titres, des légendes ou des instructions brèves.
Zones de liste Permet de sélectionner une valeur dans une liste.
La liste d'une zone de liste se compose de lignes de
données. Elle peut comporter plusieurs colonnes,
qui peuvent s'afficher avec ou sans en-tête.
Boutons d'options Permet d'afficher une valeur Oui/Non
Groupes d'options Affiche un ensemble limité d'alternatives. Il permet
de sélectionner aisément une valeur, car il vous
suffit de cliquer dessus. Vous ne pouvez
sélectionner qu'une seule option d'un groupe
d'options à la fois.
Sous-formulaires (états) est un formulaire (état) dans un formulaire (état)
Zones de texte Affiche les données d'une source
d'enregistrements. Ce type de zone de texte est
dite dépendante car elle est liée aux données d'un
champ. Mais, elles peuvent également être
indépendantes. Par exemple, on peut créer une
zone de texte indépendante pour afficher les
résultats d'un calcul ou pour saisir des entrées. Ces
données ne sont pas stockées dans la source de
données.
Boutons à bascule Permet d'afficher une valeur Oui/Non
Pour placer un contrôle dans un formulaire, il suffit de le
glisser de la boîte à outils dans la zone ou vous voulez le placer.
Pour supprimer un contrôle, il faut le sélectionner et appuyer
sur la touche "Suppr" du clavier. La police et les attributs
peuvent être modifier grâce à la barre d'outils "Mise en
forme" ou à la feuille de propriétés du contrôle qui s'affiche en

53
Microsoft Access

cliquant sur le bouton et naturellement, il faut auparavant

sélectionner le contrôle.
FORMULAIRE ET SOUS FORMULAIRE
Un sous-formulaire est un formulaire imbriqué dans un
formulaire. Le formulaire primaire est appelé formulaire
principal et le formulaire qu'il contient, sous-formulaire. Une
combinaison formulaire/sous-formulaire est souvent appelée
formulaire hiérarchique ou formulaire père/fils.
Les sous-formulaires sont particulièrement utiles lorsque
vous voulez afficher les données de tables ou de requêtes qui
ont une relation un à plusieurs. Vous pouvez, par exemple,
créer un formulaire qui contient un sous-formulaire afin
d'afficher les données d'une table "COMMANDE" et d'une table
"LIGNES DE CDE". Les données de la table "COMMANDE"
représentent le côté "un" de la relation. Les données de la table
"LIGNES DE CDE" représentent le côté "plusieurs" de la
relation.
Dans ce type de formulaire, les deux formulaires,
principal et le sous-formulaire, sont liés. Ainsi, le sous-
formulaire n'affiche que les enregistrements qui correspondent
à l'enregistrement en cours du formulaire principal. Ainsi, si
vous visualisez les données de la commande 312, seules les
enregistrements de la table "LIGNE DE COMMANDE" associé à
ce numéro de commande apparaissent à l'écran
Lorsque vous utilisez un formulaire possédant un sous-
formulaire pour entrer de nouveaux enregistrements, Access
sauvegarde l'enregistrement en cours dans le formulaire
principal lorsque vous entrez le sous-formulaire. Grâce à cela,
les enregistrements de la table "plusieurs" pourront être reliés
à un enregistrement dans la table "un". Chaque enregistrement
est également automatiquement enregistré lorsqu'il est ajouté
au sous-formulaire.
Un sous-formulaire peut être affiché sous forme de feuille
de données, mais il peut également être affiché sous la forme
d'un formulaire unique ou continu. Un formulaire principal ne
peut être affiché que sous forme de formulaire unique.
Un formulaire principal peut contenir autant de sous-
formulaires que vous le souhaitez à condition qu'ils soient
placés dans le formulaire principal. Vous pouvez également
imbriquer jusqu'à dix sous-formulaires. Cela signifie que vous
pouvez avoir un sous-formulaire contenu dans le formulaire

54
Microsoft Access

principal mais aussi un second sous-formulaire contenu dans le

premier sous-formulaire, etc. Vous pouvez, par exemple, avoir
un formulaire principal qui affiche les clients, un sous-formulaire
qui affiche les commandes et un autre sous-formulaire qui
affiche les détails des commandes.
Pour créer un formulaire et sous formulaire, on crée tout
d'abord un formulaire simple pour chacune des deux sources de
données. Dans le formulaire principal, on fait glisser de la
fenêtre "Base de données" sur le formulaire principal, le
formulaire du sous-formulaire à imbriquer. Sinon, utilisez le
contrôle "Sous-formulaire" de la boîte à outils.
Exemple :
A titre d'exemple, dans la base de données "COMMANDES
CLIENT", un client peut effectuer plusieurs commandes, mais un
numéro de commande ne peut correspondre qu'à un et un seul
client. On a donc une relation de type un à plusieurs entre les
tables "CLIENT" et "COMMANDE" à travers le champ Code_Clt.
Ainsi, dans un même formulaire, nous allons afficher la
liste des commandes d'un client. Pour ce faire nous allons, tout
d'abord, créer des formulaires instantanés pour les tables
"CLIENT" et "COMMANDE".
Le formulaire "CHOIX CLIENTS", lié à la table CLIENT",
sera de type colonne simple. Le formulaire, lié à la table
"COMMANDE", sera affiché en mode feuille de données. On
imbriquera le formulaire "COMMANDE" dans le formulaire
"CHOIX CLIENTS" en le glissant, à partir de la fenêtre "Base de
données", dans celui-ci. Ainsi, à l'affichage, on aura pour
chaque client visualisé la liste des commandes qu'il a faite.

Exercice :
Les tables "COMMANDE" et "LIGNE DE COMMANDE" sont
reliées par une relation de type un à plusieurs. Créer un
formulaire permettant l'affiche des détails d'une commande

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Microsoft Access

(Liste des produits commandés, les quantités et les montants

des achats)
Les prix mentionnés dans la table "PRODUIT" sont des
prix hors taxe. En bas du détail du formulaire, créer un champ
de calcul du montant total hors taxe de la commande ainsi que
le montant TTC. La TVA étant de 20%.

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Microsoft Access

LES ÉTATS :
DÉFINITION

Les formulaires sont certes très pratiques pour améliorer

la présentation des données, cependant, leur domaine
d'utilisation se limite à l'écran. Si vous aimez présenter vos
données sous forme de rapport professionnel plus soigné, vous
devrez définir un état.
En fait, un état se compose des informations qu'on
organise et qu'on peut mettre en forme en fonction des
besoins. Ces informations peuvent être le résultat d'une
requête, une table, d'une instruction SQL ou sont stockées dans
sa structure. Elles peuvent représenter un bon de commande,
une facture etc.
CRÉATION D'UN ÉTAT
La définition d'un état peut se faire de façon automatique,
à l'aide d'un assistant ou de façon manuelle en mode création.
Cependant, l'utilisation de l'assistant constitue un moyen sûr et
rapide de créer un état de base, qui peut ête modifié ou utilisé
tel quel.

En effet, pour faciliter la création des états, Microsoft

Access met à votre disposition plusieurs assistants état.

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Microsoft Access

58
Microsoft Access

ASSISTANT ÉTAT
"L'assistant état" permet de réaliser un état d'aspect
professionnel destiné à rassembler les données d'une table ou
requête, sous forme personnalisée, en répondant à une série de
question que l'assistant vous pose.

Sélectionnez alors la source contenant les données et

choisissez les champs à inclure dans votre état puis cliquez sur
«Suivant".

Lors de la seconde étape, si les données proviennent de

plusieurs table, indiquez si vous souhaitez regrouper les
données. Pour ce faire, choisissez la table à utiliser comme base
de regroupement, puis en cliquez sur le bouton "Suivant".
Dans la nouvelle boîte de dialogue, spécifiez, parmi les champs
de l'état, le champ qui sera le support de regroupement, la zone
de droite affiche l'exemple du regroupement choisi. Cliquez sur
le bouton "Suivant".

59
Microsoft Access

La troisième étape est consacrée au triage des données.

En effet, le tri de l'état permet en général de mieux organiser
les informations. Vous pouvez choisir plusieurs champs de tri
selon l'ordre croissant ou décroissant. Cochez les calculs et
option souhaités, et validez.

Etat avec groupement des données

Durant la quatrième étape, vous pouvez choisir parmi
plusieurs présentations celle à appliquer à votre état. La
présentation définit l'arrangement et la position des
informations dans l'état. Les présentations disponibles
dépendent des choix préalablement effectués. Cochez le
modèle de présentation choisi, sélectionnez le format

60
Microsoft Access

d'orientation du papier et cliquez sur le bouton "Suivant" pour

choisir le style de l'état. Lors de la dernière étape, nommez
votre état et lancez la création de l'état après sélection du
mode d'affichage.

Une fenêtre apparaît, affichant votre état selon le mode

d'ouverture choisi :

L'ASSISTANT ÉTIQUETTE :
Grâce à "l'assistant étiquette", vous pouvez créer une
étiquette d'adresse pour chaque client. Vous les utiliserez pour
les mettre sur des enveloppes ou colis ou pour créer des
badges d'identifications. Pour ce faire, dans la boîte de dialogue
"Nouvel état", choisissez l'option "l'assistant étiquette"
ainsi que le nom de la source des enregistrements. Une
nouvelle boîte de dialogue intitulée "Assistant Etiquette"
apparaît.

61
Microsoft Access

Etapes Boîte de dialogue Description

Etape 1 Lors de cette étape, l'assistant vous
demande de choisir le format d'étiquettes
fourni par les fabricants selon le type de
papier : feuille à feuille (feuilles
d'étiquettes individuelles) ou continu
(listing)
Si le format n'est pas répertorié, vous
pouvez définir un format personnalisé.
Etape 2 Pour changer la présentation du texte sur
les étiquettes, vous pouvez changer la
police, la taille, épaisseur, la couleur et
les attributs de l'écriture.
Les modifications apportées à l'apparence
affecteront toutes les étiquettes. On ne
peut pas changer la présentation pour une
partie d'étiquettes seulement.

Etape 3 Dans cette étape, sélectionnez les champs

que vous souhaitez imprimer en les
agrémentant si nécessaire de textes.
Les champs doivent apparaître comme
vous les voulez sur l'étiquette. Ajouter les
espaces et les ponctuations nécessaires.

Etape 4 Cette étape est consacrée au tri des

étiquettes. Vous pouvez spécifier un
ordre selon lequel Access rangera les
étiquettes. Si le champ contient des
données répétitives, vous pouvez trier
suivant plusieurs champs.

Etape 5 La dernière étape de création de l'état

vous demande de donner un nom à votre
état et de choisir le mode d'ouverture :
aperçu avant impression ou modification.

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Microsoft Access

Etape 6 Une étiquette est crée pour chaque

enregistrement de la table. Imprimez,
coupez les étiquettes et collez-les sur vos
enveloppes, colis…

CRÉATION MANUELLE D'UN ÉTAT

Quoique les assistants d'état soient performants et faciles

à utilisés, il est possible de créer un état de toutes pièces, sans
l'aide de l'assistant, il suffit pour cela de choisir, dans la boîte
de dialogue "Nouvel état", "mode création", qui offre un état
vierge, et d'y placer toutes les zones de textes, étiquettes et
autres contrôles nécessaires.

63
Microsoft Access

Pour placer un champ dans un état, il suffit de le faire

glisser depuis la liste des champs sur la zone "détail". Vous
pouvez aussi utiliser les contrôles de la boîte à outils. Ajustez
les contrôles dans l'état, modifiez leurs propriétés…
Tout comme pour les formulaires, vous pouvez créer des
champs de calculs, effectuer des regroupements créer des sous
états…
OUVERTURE ET MODES D'AFFICHAGE D'UN ÉTAT
OUVRIR UN ÉTAT
Après avoir créer un état, vous pouvez l'ouvrir pour
l'afficher à l'écran et parcourir les informations qu'il contient. A
chaque ouverture d'un état, Access extrait de la base de
données les informations mises à jour pour les afficher dans
l'état.
Si votre état comporte plusieurs pages, vous pouvez les
parcourir pour consulter toutes les données grâce au navigateur
qui se trouve en bas de l'état. Vous pouvez afficher votre état
par page entière afin de vous rendre compte de la présentation
générale de la page. Vous pouvez aussi agrandir une partie de
la page pour la consulter plus en détail, il suffit pour cela de
manipuler le pointeur.
Un état peut être utilisé sous trois modes d'affichage
différents, chacun permettant d'accomplir des tâches
différentes.
MODE CRÉATION
Ce mode permet de modifier la présentation et la
structure d'un état. Le fond est constitué d'une grille de lignes
et de petits points pour faciliter l'alignement et le
positionnement précis des différents éléments. Dans ce mode
d'affichage, les données apparaissent réparties en plusieurs
sections, comme la section En-tête d'état ou Pied de page.

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Microsoft Access

Pour ouvrir un état en mode Création, basculez vers la

fenêtre Base de données, cliquez sur États sous Objets, cliquez
sur l'état que vous voulez ouvrir, et enfin sur le bouton Modifier
dans la barre d'outils de la fenêtre Base de données. Si l'état
est déjà ouvert, vous pouvez basculer vers le mode Création en
cliquant sur le bouton Mode d'affichage dans la barre d'outils.

MODE APERÇU AVANT IMPRESSION

Vous y voyez la présentation de l'état tel qu'il sera
imprimé. Vous pouvez vous déplacer à travers les différents
pages, et examiner soigneusement comment chaque page
s'imprimera.

MODE APERÇU AVANT FORMAT

Bien que très semblable au précédent, ce mode ne donne
qu'un aperçu et n'affiche pas toutes les données de l'état. Il est
beaucoup plus succinct et permet essentiellement d'obtenir un
aperçu rapide du style et de la présentation de l'état.

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Microsoft Access

CALCULS, REGROUPEMENT ET TRI DANS UN ÉTAT

Pour insérer des fonctions dans un état, vous devez
utiliser des zones de textes. Pour faciliter la définition des
données calculées, utilisez "le générateur d'expressions".
Les sections "en-tête/pied d'état" ne doivent comporter que
les informations fixes sur chaque page imprimée. Le tableau ci-
après recense quelques fonctions couramment utilisées dans un
en-tête/pied d'état, de page ou de groupe, remarquez que ces
fonctions peuvent aussi être utiliser dans les formulaires.
Fonction Signification
=Date() ou Maintenant() Date courante
=VraiFaux(Test, Valeur si vrai, Affectation d'une valeur ou d'une autre
Valeur si faux= en fonction du résultat d'un test
=[Champ1] & " " & … & [Champ Concaténation de plusieurs champs
N] texte
=Gauche([Champ a] ; a) Extraction des caractères à gauche du
champ spécifié
=Droite([Champ a] ; a) Extraction des caractères à droite du
champ spécifié
=Format(Formule, Format) Mise en forme d'un champ
[Page] Numéro de page courante.
Pour trier les données contenues dans un état selon un ou
plusieurs champs, vous pouvez utiliser l'icône "Trier et
regrouper" qui se trouve dans la barre d'outils "Créer un
état". Dans la boîte de dialogue "Trier et regrouper", dans la
cellule "Champ/expression" sélectionnez le ou les champs
selon lesquels vous voulez trier et dans la colonne "ordre de
tri" définissez l'ordre correspondant.
Pour regrouper les données selon un ou plusieurs
champs, procédez de la même manière, sauf que cette fois
vous devez ajouter la valeur "OUI" pour le paramètre "en-tête
de groupe" et/ou "Pied de groupe".
LES MACROS :
DÉFINITION
Une macro comporte une ou plusieurs actions effectuant
chacune une opération particulière, telle l'ouverture d'un
formulaire ou l'impression d'un état. Les macros permettent
d'automatiser les tâches habituelles. Vous pouvez, par
exemple, exécuter une macro qui imprime un état lorsqu'un
utilisateur clique sur un bouton de commande.
Une macro peut se présenter sous forme de macro unique
composée d'une série d'actions ou sous forme de groupe de
macros. Vous pouvez également utiliser une expression

66
Microsoft Access

conditionnelle pour déterminer si, dans certaines circonstances

particulières, une action est effectuée lorsqu'une macro
s'exécute.
SÉRIE D'ACTIONS
Une macro peut être composer d'une série d'actions,
Microsoft Access effectue ces actions en bloc chaque fois que la
macro est exécutée.
GROUPE DE MACROS
Si vous utilisez un grand nombre de macros, regroupez
les macros liées dans des groupes de macros pour faciliter la
gestion de votre base de données. Pour afficher les noms des
macros d'un groupe de macros, cliquez sur "Nom de macro"
dans le menu "Affichage" de la fenêtre Macro. Pour exécuter

une macro contenue dans un groupe de macros, vous devez

indiquer le nom du groupe de macros suivi d'un point, puis le
nom de la macro.
ACTIONS CONDITIONNELLES
Dans certaines situations, il peut être nécessaire
d'exécuter conditionnellement une ou plusieurs actions dans
une macro. C'est par exemple le cas lorsque vous définissez
une macro qui valide le contenu d'un champ.
Pour ce faire, affichez la colonne "Condition" en cliquant
sur "Conditions" dans le menu "créer" de la fenêtre Macro,
tapez l'expression conditionnelle sur la ligne qui contient
l'action à exécuter conditionnellement.

67
Microsoft Access

CRÉATION D'UNE MACRO

Pour créer une macro, dans le menu "Créer", cliquez sur
l'objet "Macros». La fenêtre Macros" apparaît.

La partie supérieure de la fenêtre "Macro" est composée

de deux colonnes intitulées "Action" et "Commentaire". La
première donne accès à 53 actions prédéfinis. Quant à la
seconde, elle apporte des précisions sur les actions complexes.
Dans la colonne "Action", cliquez dans la première cellule
puis cliquez sur la flèche pour afficher la liste d'actions à partir
de laquelle vous allez sélectionner l'action que vous voulez
utiliser. Par suite vous pouvez, si vous le désirez, saisir un
commentaire. En fait, les commentaires sont facultatifs mais
souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard.

68
Microsoft Access

Dans la partie inférieure de la fenêtre, spécifiez les arguments

de l'action, si ceux-ci sont obligatoires. Cliquez ensuite sur le
bouton d'enregistrement pour sauvegarder la macro, le nom
saisi apparaîtra dans la fenêtre "Base de données"

LES ACTIONS PRÉDÉFINIES PAR ACCESS

Action Signification
Actualiser Mettre à jour les données du contrôle spécifié
AfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre d'outils
AfficherTous Supprime l'effet du filtre sur la table, la requête ou le
Enregistrement formulaire courant en affichant tous les
enregistrements
Agrandir Donne la taille maximale à la fenêtre active
AjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnalisée
d'un formulaire, état
AnnulerEvénement Annule un événement qui a entraîné l'exécution de la
macro
AppliquerFiltre Applique un filtre, une requête à une table, formulaire
ou état.
ArrêtMacro Arrête la macro en cours d'exécution
ArrêtToutesMacros Arrête toutes les macros en cours d'exécution
AtteindreContrôle Active le champ ou le contrôle spécifié dans la feuille
de données ou le formulaire courant
AtteindreEnregistrement Active l'enregistrement spécifié.
AtteindrePage Active le premier contrôle de la page spécifiée
Avertissements Active ou désactive les messages système
Bip Emet un signal sonore
BoiteMsg Affiche une boîte de message d'avertissement ou
d'information
CopierObjet Copie un objet dans une base de données Access
CopierVers Exporte un objet au format Excel, Texte (.RTF
ou .TXT), document HTML
DéfiniElémentMenu Définit l'état des éléments de menus personnalisés
(active, désactive…)
DéfinirValeur Définit la valeur d'un contrôle, un champ ou une
propriété
DéplacerDimentionner Déplace ou redimensionne la fenêtre active

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Microsoft Access

Echo Masque ou affiche les résultats intermédiaires

pendant l'exécution de macro
Enregistrer Enregistre la fenêtre active ou l'objet spécifié
AnvoiTouches Simule une frappe au clavier
EnvoyerObjet Place l'objet dans un message électronique
ExécuterApplication Lance l'application spécifiée
ExécuterCode Lance une fonction Visual Basic
ExécuterCommande Lance une commande du menu Access
ExécuterMacro Lance la macro spécifiée
Fermer Ferme la fenêtre spécifiée
Imprimer Lance l'impression de l'objet courant
OuvrirEtat Ouvre l'état spécifié
OuvrirFormulaire Ouvre le formulaire spécifié
OuvrirModule Ouvre le module spécifié
OuvrirPageAccès Données Ouvre la page d'accès aux données spécifiée
OuvrirProcédureStockée Ouvre la procédure stockée spécifiée
OuvrirRequête Ouvre la requête spécifiée
OuvrirSchéma Ouvre le schéma spécifié
OuvrirTable Ouvre la table spécifiée
OuvrirVue Ouvre la vue spécifiée
Quitter Ferme l'application Microsoft Access
Reduire Réduit la fenêtre
Renommer Définit un autre nom à l'objet spécifié
Restaurer Rétablit la taille initiale de la fenêtre
Sablier Transforme le pointeur en un sablier
SélectionnerObjet Sélectionne l'objet spécifié
SupprimerObjet Supprime l'objet spécifié sans confirmation
TransférerBase Importe les données d'une base à une autre
TransférerFeuilleCalcul Importe les données contenues dans une feuille de
calcul
TransférerTexte Importe les données contenues dans un fichier texte
TrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le
critère spécifié
TrouverSuivant Recherche l'enregistrement suivant celui qui satisfait
le critère spécifié dans l'action "TrouverSuivant"
Exercice :
1. Créer une macro qui permet d'ouvrir le formulaire client
en mode "formulaire". Agrandir la fenêtre.
2. Créer une macro qui permet d'ouvrir l'état "FOURNITURE"
en mode "aperçu avant impression". Imprimer cet état.
3. Créer une macro qui permet d'ouvrir l'état
"FOURNISSEURS" en mode "aperçu avant impression".
Imprimer cet état.
4. Créer une macro qui permet d'ouvrir et d'imprimer l'état
"ETIQUETTES CLIENT".

70
Microsoft Access

EXÉCUTION D'UNE MACRO

Pour exécuter un macro, il suffit de double-cliquer sur son
nom dans la fenêtre "Base de données" ou encore de la
sélectionner et de cliquer sur le bouton "Exécuter". Mais, vous
pouvez également l'associer à un bouton de commande dans
un formulaire, elle s'exécutera automatiquement si l'on presse
le bouton. Vous pouvez aussi l'associer à un événement
reconnu par Access ou l'exécuter automatiquement à
l'ouverture de la base de données.
ASSOCIER UNE MACRO À UN BOUTON DE COMMANDE
Pour relier une macro à un bouton de commande dans un
formulaire en mode création, il suffit d'utiliser la propriété "sur
clic" du bouton concerné. Pour ce faire, activez la boîte de
dialogue "Propriétés" du bouton, cherchez l'événement "sur
clic" et sélectionnez dans la liste déroulante le nom de la macro
à exécuter.
ASSOCIER UNE MACRO À UN ÉVÉNEMENT
Chaque contrôle ou objet de Microsoft Access possède
plusieurs événements. A la production de tel ou tel événement,
vous souhaitez exécuter une action. Créez une macro reflétant
cette action. Puis, dans la propriété représentant cet
événement, sélectionnez le nom de la macro.
EXÉCUTER AUTOMATIQUEMENT UNE MACRO
Si elle existe, la macro nommée "AUTOEXEC" d'exécute
automatiquement à chaque ouverture de la base de données.
Exercice :
Associer les macros crées précédemment à des boutons
de commandes.

71
Microsoft Access

CAS PRATIQUE : "COMMANDES DES CLIENTS"

OBJECTIF DE L'APPLICATION :
Nous désirons créer une application Access qui permet de
gérer les commandes des clients. Pour ce faire, nous devons
gérer, d'un côté, les clients (Ajout modification). Pour chaque
client, nous allons noter son nom, prénom et ses coordonnées.
Un client ne peut faire une commande que s'il est enregistré
dans la base.
D'un autre côté, il faut s'occuper des produits. Pour cela,
nous allons affecter à chaque produit une référence et une
désignation propre. Nous allons consigner la quantité de ce
produit stockée dans les magasins de l'entreprise et la mettre à
jour à chaque vente ou fourniture. Nous allons également
enregistrer le prix d'achat, pour connaître la valeur marchande
du produit, et le prix de vente.
Pour la fourniture, nous devons gérer tous les
fournisseurs de la société. Et dans ce cas, l'application doit
permettre d'enregistrer et mettre à jour les informations
nécessaires sur le fournisseur, à savoir, sa raison sociale, ses
coordonnées ainsi que le nom du contact avec qui s'effectue les
opérations.
Pour la gestion des commandes des clients, l'application
doit enregistrer, pour chaque numéro de commande, la date de
commande et les produits commandés avec leurs quantités.
Elle doit également permettre de calculer les montants à payer
pour chaque produit commandé, le montant hors taxe et le net
à payer. Une fois ceux-ci fait, nous devons imprimer le bon de
commande afin de pouvoir garder une trace du document.
A chaque commande, on établit une facture, le paiement
s'effectue en une seule fois. Il faut donc attribuer un numéro de
facture qui peut ne pas être le même que le numéro de
commande. Le numéro ne doit pas figurer deux fois. On note
aussi la date d'édition de la facture et le mode de paiement.
MANIPULATION DES TABLES
Tables Champs Propriétés et Arguments

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Microsoft Access

Fournis Code_Fo Numérique, Entier long, Clé primaire, indexé sans

seur urni doublon
Raison Texte 30
Social Texte 50
Adr_Four Texte 15
ni Texte 15
Tel_Four Texte 30
ni Texte 15
Fax_Four
ni
Nom_Con
tact
Ville_Fou
rni
Produit Réf Texte 12, Clé primaire, indexé sans doublon
ProduitTexte 50
Désignat
Numérique, Entier
ion Numérique, Entier long, format # ##0,00" F";-# ##0,00"
Qté_StkF"
PUV Numérique, Entier long, format # ##0,00" F";-# ##0,00"
PUA F"
Code_FoNumérique, Entier long, Clé étrangère, indexé avec
urni doublon
Client CodeCltNuméroAuto, Clé primaire, indexé sans doublon
Nom_CltTexte 15, Masque de saisie >LCCCCCCCCCCCCCC,
Prénom indexé avec doublon
Adr_CltTexte 15, Masque de saisie
Ville_Clt
>L<CCCCCCCCCCCCCC, indexé avec doublon
Texte 50
Texte 15
Comma N° Numérique, Entier long, Clé primaire, indexé sans
nde Comman doublon
de DateHeure, Format abrégé, masque de saisie
Date_Cde 00/00/0000
CodeClt Numérique, Entier long, Clé étrangère, indexé avec
N° doublon
Facture Numérique, Entier long, indexé sans doublon
Date_Fac DateHeure, Format abrégé, masque de saisie
ture 00/00/0000
RéfPaie Numérique, Entier long, Clé étrangère
ment
Ligne N° Numérique, Entier long, Clé primaire, indexé avec
de Comman doublon
comma de Texte 12, Clé primaire, indexé avec doublon
nde Réf Numérique, Entier
Produit
Qté_Ach

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Microsoft Access

Mode RéfPaie NuméroAuto, Clé primaire, indexé sans doublon

de ment Texte 50
Paieme ModePai
nt ement
Les relations entre les tables sont matérialisées selon le
schéma suivant :

MANIPULATIONS DES REQUÊTES

LISTE DES CONTACTS
Pour gérer la fourniture une liste des contacts doit être
établit. Pour ce faire nous allons créer une requête "LISTE
CONTACT". Celle-ci, basée sur les tables "PRODUIT" et
"FOURNISSEUR", permettra d'afficher la liste de tous les
contacts, le numéro de téléphone et de FAX, la ville et les
produits fournis. La requête créée est une requête sélection
simple.

LISTE DES PRODUITS

Pour avoir une idée sur les produits vendus par la société,
leurs états de stock et les prix,, une requête sélection simple
regroupant ces informations est nécessaire.

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Microsoft Access

BON DE COMMANDE
Pour imprimer un bon de commande, nous devons
connaître la liste des produits commandés par le client. De ce
fait, nous allons créer une requête sélection qui permettra
d'afficher la liste des produits commandés par commande, ainsi
que le nom et les références du client ayant effectué cette
commande. Etant donné que les données qu'on affichera
dépendent du numéro de la commande, celui-ci doit être fourni
par un paramètre du critère. Deux cas se présentent :
1. On utilisera une requête paramétrée.

2. Dans la zone "Critères", on fera référence au

contrôle du formulaire contenant le numéro de la
commande à laquelle on éditera le bon.

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Microsoft Access

STATISTIQUES DES VENTES

Une bonne gestion des ventes est toujours basée sur des
études de statistiques et des analyses de ventes. De ce fait, des
états permettant l'analyse doivent réaliser. Pour cela, on a
besoin de requêtes d'analyse croisé par produit et des graphes
de ventes. Nous allons créer un tableau croisé qui permet
l'analyse les ventes des produits par ville.

MANIPULATION DES FORMULAIRES

Plusieurs formulaires doivent être créés, parmi ceux-ci il
y'a le formulaire "MENU GENERAL" qui permettra l'accès aux
différents formulaires de gestion de l'application.
Des formulaires de gestion des fournisseurs, produits,
clients permettant l'ajout, la consultation, la modification et la
suppression doivent être crées.
Un formulaire d'ajout de commande permettant aussi
l'insertion des lignes de commandes sera crée. Il doit
également permettre l'impression du bon de commande.
Un formulaire de gestion des factures sera aussi mis au
point. Celui-ci va affecter à chaque bon de commande une
facture qui sera édité après règlement des achats par le client.
Pour les statistiques, nous allons, en plus du formulaire
tableau croisé dynamique, créer des formulaires graphiques
permettant de comparer entre les ventes des produits.
MANIPULATION DES ÉTATS
Les états à prévoir pour l'application sont :
3. Liste des contacts ;
4. Liste des produits ;
5. Bon de commande des clients ;
6. Facture ;

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Microsoft Access

7. Tableau croisé dynamique ;

8. Graphes de comparatifs des ventes.
REMARQUE
Ce cas n'est pas basé sur une étude réelle. Il n'est qu'un
exemple imaginé pour faciliter l'approche de Access par le
stagiaire. Le formateur peut, et doit, éventuellement ajouter
d'autres objets qui lui paraîtront nécessaires à la gestion des
commandes.

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