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ASSISTANT.E DE DIRECTION
Synthèse de l'offre
Employeur : CONSEIL DÉPARTEMENTAL D'ILLE-ET-VILAINE
1 avenue de la préfecture
35000Rennes
Référence : O035220200539112
Date de publication de l'offre : 15/02/2022
Date limite de candidature : 21/03/2022
Poste à pourvoir le : 01/06/2022
Type d'emploi : Emploi permanent - vacance d'emploi
Temps de travail : Complet
Durée : 35h00
Nombre de postes : 1
Service d'affectation : SECRETARIAT GENERAL
Lieu de travail :
Lieu de travail :
1 avenue de la préfecture
35000 Rennes
Détails de l'offre
Grade(s) : Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Famille de métier : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Métier(s) : Assistant ou assistante de direction
Descriptif de l'emploi :
Assistant.e de direction à pourvoir au secrétariat général de la Direction Générale des Services Départementaux.
Référence du poste n° 3085.
Profil recherché :
Recrutement sous conditions statutaires.
Connaissances :
- Maîtrise des procédures et des outils internes.
- Maîtrise des outils informatiques.
- Compétences en gestion administrative et financière.
- Très bonne connaissance des services et du fonctionnement de la collectivité.
Aptitudes requises :
- Discrétion et confidentialité.
- Qualités relationnelles et capacité d'adaptation à différents interlocuteurs.
- Autonomie, capacité à prendre des initiatives.
- Réactivité, rigueur, respect des délais.
- Capacité d'organisation et de méthode.
- Esprit d'équipe.
- Capacité à rendre compte.
- Qualités rédactionnelles.
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Expériences :
Expérience sur un poste à responsabilités similaires appréciée.
Des entretiens de recrutement seront organisés. Des tests en lien avec la fiche de poste seront organisés lors de
l'entretien pour vérifier la maîtrise de ces compétences.
Missions :
Fonctions :
L'assistant.e de direction est rattaché.e hiérarchiquement à la secrétaire générale des services et travaille en
binôme avec l'assistante de direction du directeur général des services.
[Link] assure l'assistance du secrétariat général.
Missions générales :
Les missions effectuées sont les suivantes :
- Organiser les rendez-vous, le planning de la secrétaire générale et filtrer les appels et les accueils physiques.
- Préparer et organiser des réunions (convocations, récupération et mise en forme des supports, préparation des
dossiers, réservation de salles) et rédiger et diffuser des comptes-rendus.
- Assurer le suivi des courriers, des notes et des parapheurs, et des relations avec les partenaires extérieurs.
- Assurer la gestion administrative du secrétariat général de la direction générale des services (suivi administratif
du personnel mais aussi suivi enveloppes RH, suivi budgétaire en lien avec la DAAJD et la Direction de la
Communication, gestion des besoins bâtimentaires, logistiques et informatiques, suivi des tableaux de bord, etc).
- Traiter, exploiter, suivre une partie des informations du secrétariat général (correspondance courante, y compris
messagerie et affaires spécifiques).
- Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations.
- Concevoir des mails d'information, des courriers, rapports, notes, documents de présentation...
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et assurer la diffusion de l'information.
- Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe.
- Organiser le tri, le classement et l'archivage des documents.
Missions spécifiques :
Les missions spécifiques sur le poste sont les suivantes :
- Organiser le Groupe Exécutif Restreint (GER) et le Groupe Majoritaire (GM), en binôme avec l'assistante du
Directeur général et en lien avec le cabinet
- Assurer le suivi du Comité de Direction Générale (CoDG), du Comité de direction de gestion (Codir de gestion), en
binôme avec l'assistante du Directeur général.
- Organiser et suivre les réunions des maires et des Président(e)s d'EPCI.
- Suppléer l'assistante du Directeur général pendant ses congés.
- Assurer la gestion de l'organisation administrative de la déconcentration de la fonction RH pour la Direction
Générale, et coordonner le suivi des étapes budgétaires et des enveloppes RH et finances de la DG.
- Assurer la gestion des temps.
- Apporter un appui en assistance à la direction de projet Beauregard
Spécificités du poste :
- Relations quotidiennes avec le cabinet du Président et avec l'ensemble des services départementaux ; relations
ponctuelles avec les groupes politiques
- Discrétion et confidentialité exigées.
- Capacité à travailler en autonomie avec de multiples interlocuteurs ; poste pivot et stratégique.
Contact et informations complémentaires : L'annonce de recrutement complète est disponible sur notre site
internet [Link] dans la rubrique "offres d’emploi". Nous vous remercions de postuler en ligne. Pour les
personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de
situation administrative ou votre attestation d'inscription sur LA. Sinon vous pouvez adresser votre candidature par
voie postale à Monsieur Le Président du Conseil départemental d'Ille et Vilaine, DRH, service Recrutement-mobilité,
1 avenue de la Préfecture, CS 24218, 35042 RENNES CEDEX.
Téléphone collectivité : 02 99 02 30 21
Lien de publication : [Link]
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