Collecter des informations afin de prendre connaissance
des activités du domaine audité et éventuellement
constituer les preuves d'audit qui permettront d'atteindre
les objectifs de la mission d'audit.
~ facteurs clés de succès
Préparer l'entretien.
Respecter les personnes interrogées et parler leur
langage.
Ne pas avoir d'idées préconçues.
@.; méthode
Préparer l'entretien
Définir les objectifs de l'entretien.
Définir les thèmes qu'il sera nécessaire d'aborder.
Identifier le(s) i nterlocuteur(s).
Collecter des informations sur le domaine
concerné par l'entretien et sur le(s) interlocuteur(s).
Lister les questions et les organiser par thèmes et sur
le modèle: Qui, Quoi, Où, Comment, Pourquoi,
Quand.
Définir un plan de l'entretien.
Organiser le rendez-vous (date, heure, lieu, durée).
Conduire l'entretien
Le cadrage
Établir une relation de confiance avec le(s)
interlocuteur(s) afin d'encourager la transparence.
Examiner les objectifs de l'entretien, la place de
l'entretien dans la mission, les thèmes à aborder, le
plan prévu.
Les échanges
Poser les questions ; les natures de questions suivantes
sont classées de celles qui sont centrées sur
l'audité vers celles qui sont centrées sur le thème :
ouvertes : elles donnent la parole à l'interlocuteur
et n'influencent pas les réponses ;
en rebond : elles visent à recadrer les échanges sur les
objectifs de l'entretien et donnent l'occasion à l'interlocuteur
d'approfondir son discours dans ce sens ;
factuelles : elles permettent de recueillir rapidement
des informations el des précisions ;
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(±; avantages
Les entretiens sont des situations au cours desquelles
les audités et les auditeurs internes peuvent
échanger. Ces échanges permettent de construire
une relation de travail positive tout au long du
déroulement de la mission d'audit.
~ limites
Sans validation formelle du compte rendu par le(s)
participant(s), les informations collectées à l'occasion
d'un entretien n'ont pas par nature un caractère
probant ; elles doivent impérativement être
rapprochées d'informations collectées par ailleurs.
La qualité des échanges repose en partie sur les
compétences relationnelles de l'auditeur interne.
Certains contextes conduisent les audités à craindre
l'exploitation de leurs dires que fera l'auditeur interne.
ce sont les questions préalablement listées par
l'auditeur (QQOCPQ) ;
à choix multiples : elles proposent à l'interlocuteur
des réponses possibles ;
fermées : elles appellent une réponse oui/non et
visent à obtenir une validation.
Écouler.
S'assurer que les termes techniques sont compris
par l'ensemble des participants.
Reformuler et valider les réponses obtenues pour
chaque thème.
Le bouclage
Synthétiser et valider les points clés de l'entretien.
Lister les documents énumérés pendant l' entretien
et définir les délais de transmission de ceux-ci.
Présenter les étapes suivantes et les éventuels futurs
échanges.
Remercier le(s) interlocuteur(s).
Réaliser un compte rendu de l'entretien
S' il le juge utile, l'auditeur interne pourra réaliser
un compte rendu de l'entretien ; dans ce cas,
il doit être réalisé le plus tôt possible après son
déroulement et enregistré dans le dossier de la
mission d'audit.
En complément d'un compte rendu et si
nécessaire, sa validation formelle par le(s)
participant(s) permettra de donner un caractère
probant aux informations collectées.
